Jaarverslag betreffende de werking van het Transparantieregister 2014

Transcriptie

1 Jaarverslag betreffende de werking van het Transparantieregister 2014 ingediend door de secretarissen-generaal van het Europees Parlement en de Europese Commissie bij ondervoorzitter van het Europees Parlement Sylvie Guillaume en eerste vicevoorzitter van de Europese Commissie Frans Timmermans Zoals vastgelegd in paragraaf 27 van het Interinstitutioneel Akkoord (IIA) over het Transparantieregister, vastgesteld op 23 juni 2011 als gezamenlijk instrument voor het Europees Parlement en de Europese Commissie, en zoals gecontroleerd door beide partijen, wordt in dit verslag de werking van het Transparantieregister ("het register") in de loop van 2014 toegelicht. Dit verslag: presenteert statistieken over de werking van het register van januari tot december 2014; beschrijft de activiteiten die door het gezamenlijke secretariaat van het Transparantieregister (JTRS) zijn ontplooid om de kwaliteit van de inhoud van het register te verbeteren en de bekendheid van het register te vergroten; schetst de resultaten van de herziening van het IIA, die in 2014 werd afgerond. 1

2 Inhoud I: Stand van zaken van het Transparantieregister 1. Ontwikkelingen in Ontwikkelingen sinds 2011 II: Activiteiten van het gezamenlijke secretariaat van het Transparantieregister in Toezicht en handhaving 2. Begeleiding en bewustmaking III: Herziening van het IIA inzake het Transparantieregister Het proces van herziening in 2014 In het verslag gebruikte afkortingen: EP = Europees Parlement EC = Europese Commissie EU = Europese Unie SGR = Secretariaat-generaal van de Raad IIA = Interinstitutioneel Akkoord IT = Informatietechnologie JTRS = Gezamenlijk secretariaat van het transparantieregister MEP = Lid Europees Parlement NGO = Niet-gouvernementele organisatie TR of "het register" = Transparantieregister 2

3 Het transparantieregister (TR) is 2011 ingevoerd als gezamenlijk register van het Europees Parlement (EP) en de Europese Commissie (EC), om de doorzichtigheid van het Euro pese besluitvormingsproces te verbeteren. Het register 1 biedt burgers informatie over organisaties die hun belangen op EU-niveau onder de aandacht willen brengen. I: STAND VAN ZAKEN VAN HET TRANSPARANTIEREGISTER 2 Het transparantieregister bevat zes afdelingen van inschrijvers. In 2014 was de grootste afdeling "In-huis-lobbyisten en bedrijfs-/beroepsverenigingen", waar bijna de helft van alle inschrijvers deel van uitmaakte (zie tabel 1). Binnen deze afdeling was de grootste subafdeling "Bedrijfs-, branche- en beroepsverenigingen", met bijna 60% van alle in-huislobbyisten en bedrijfs-/beroepsverenigingen (zie tabel 2, afdeling II). Bedrijfs-, branche- en beroepsverenigingen vertegenwoordigden 30% van alle inschrijvers, en vormden daarmee de grootste groep in het register. "Niet-gouvernementele organisaties" was de op een na grootste groep inschrijvers, met 25% van alle geregistreerde organisaties. "Ondernemingen en groepen ondernemingen" was de op twee na grootste groep, met bijna 15% van alle inschrijvers, of 30% van afdeling II. Hoewel " Professionele adviesbureaus" 62% van afdeling I uitmaakten, vertegenwoordigden ze slechts 8% van alle inschrijvers. De kleinste groepen inschrijvers waren entiteiten met gemengde publiek-private status (afdeling VI), gevo lgd door organisaties die kerken of religieuze gemeenschappen vertegenwoordigen (afdeling V) en tot slot advocatenkantoren (afdeling I). Tabel 1: Totaal aandeel van de 6 afdelingen van belangenvertegenwoordigers: Bedrijfs-, branche- en beroepsverenigingen waren in België goed vertegenwoordigd, aangezien 30% meldde een hoofdkantoor in dat land te hebben. Een grote meerderheid van de inschrijvers was gevestigd in de EU (90%), met ruim 11% van alle inschrijvers afkomstig uit Duitsland, 10% uit Frankrijk en 10% uit het VK. Slechts 2,5% van de inschrijvers was afkomstig uit de VS, en slechts iets minder dan 2% uit Zwitserland De cijfers in dit verslag geven de situatie op 31 december 2014 weer. 3

4 Tabel 2: Verdeling per onderafdeling 3 : Afdeling I: Professionele adviesbureaus/advocatenkantoren/als zelfstandige werkzame raadgevers Afdeling II: In-huislobbyisten en bedrijfs-/beroepsverenigingen Afdeling IV - Denktanks, universitaire en onderzoeksinstellingen 3 De afdelingen III en V hebben geen onderafdelingen 4

5 Afdeling VI - Vertegenwoordigende organisaties van plaatselijke, gewestelijke en gemeentelijke autoriteiten, andere openbare of gemengde entiteiten, enz. 5

6 Tabel 3: Uittreksel van de statistieken per 31 december 2014: Op 31 december 2014 bevatte het register inschrijvingen, verdeeld over de volgende (onder)afdelingen: I - Professionele adviesbureaus/advocatenkantoren/als zelfstandige werkzame raadgevers 933 Professionele adviesbureaus 579 Advocatenkantoren 89 Als zelfstandige werkzame raadgevers 265 II - In-huis-lobbyisten en bedrijfs-/beroepsverenigingen Ondernemingen en groepen ondernemingen Bedrijfs-, branche- en beroepsverenigingen Vakbonden 147 Overige soortgelijke organisaties 240 III - Niet-gouvernementele organisaties Niet-gouvernementele organisaties, platformen en netwerken e.d IV Denktanks, universitaire en onderzoeksinstellingen 537 Denktanks en onderzoeksinstellingen 384 Universitaire instellingen 153 V Organisaties die kerken of religieuze gemeenschappen vertegenwoordigen 42 Organisaties die kerken of religieuze gemeenschappen vertegenwoordigen 42 VI Vertegenwoordigende organisaties van plaatselijke, gewestelijke en gemeentelijke autoriteiten, andere openbare of gemengde entiteiten, enz. 329 Plaatselijke, gewestelijke en gemeentelijke autoriteiten (op subnationaal niveau) 147 Andere openbare of gemengde entiteiten, enz Ontwikkelingen in 2014 In 2014 lieten nieuwe entiteiten zich inschrijven 4, wat bijna een verdubbeling was van het aantal organisaties dat zich in 2013 liet inschrijven. Van deze nieuwe inschrijvers werden 355 geregistreerd in afdeling I, 894 in afdeling II, 574 in afdeling III, 171 in afdeling IV, 11 in afdeling V en 114 in afdeling VI. Tabel 4: Jaar van inschrijving van momenteel actieve inschrijvers Jaar van Aantal actieve inschrijvers inschrijving Statistieken geldig op 23 februari 2015; geteld zijn alleen entiteiten die nog geregistreerd zijn. 6

7 In 2014 lieten zich gemiddeld 170 organisaties per maand inschrijven. Tabel 5: Inschrijvingen in 2014: De toename van het aantal inschrijvingen was het grootst aan het begin en het eind van In het eerste kwartaal vond een derde van het totale aantal inschrijvingen in 2014 plaats en in het laatste kwartaal eveneens een derde. Dit valt samen met twee periodes waarin het Transparantieregister veel aandacht kreeg in de pers: aan het begin van het jaar, in verband met de herziening (zie deel III van dit verslag), en aan het einde van het jaar, toen de Commissie een nieuw transparantie-initiatief startte. In december was het aantal inschrijvingen zelfs twee keer zo hoog als het maandelijks gemiddelde, toen twee nieuwe besluiten van de Commissie in werking traden met betrekking tot de publicatie van informatie over vergaderingen van commissarissen, leden van hun kabinetten en directeuren-generaal met organisaties en als zelfstandige werkende personen 5. In beginsel mogen deze vergaderingen alleen worden gehouden met organisaties en zelfstandigen die in het Transparantieregister zijn ingeschreven 6. Inschrijving in het register is een voorwaarde voor organisaties en als zelfstandige werkzame personen wier vertegenwoordigers eenvoudiger toegang wensen tot de gebouwen van het EP. De accreditatie moet jaarlijks vernieuwd worden: In 2014 heeft het Parlement keer recht op toegang verleend voor vertegenwoordigers van bijna 2000 organisaties in het register (als nieuw verzoek of als vernieuwing). In 2014 ontving de website van het Transparantieregister per maand gemiddeld unieke bezoekers (verschillende gebruikers die de website binnen een specifieke periode bekijken), of bezoeken (totaal aantal malen dat de website is bezocht door afzonderlijke bezoekers). 30% van de bezoeken kwam tot stand via de Europa-website, terwijl bijna 15% de TR-website bereikt via zoekmachines blz. 9 7

8 2. Ontwikkelingen sinds 2011 De groei van het aantal inschrijvingen was het grootst in 2011 en in de eerste helft van 2012, bij de start van het Transparantieregister. De groei stabiliseerde op 10% in 2013, maar is sindsdien weer toegenomen. In 2014 nam het aantal geregistreerde organisaties met een kwart toe. Uitgesplitst naar afdeling vond de sterkste groei plaats in afdeling II, die sinds 2011 meer dan verdriedubbeld is. De laagste groei vond plaats in de afdelingen V en VI, die min of meer gelijk zijn gebleven sinds het begin. Tabel 6: Inschrijvingen : II: Activiteiten van het gezamenlijke secretariaat van het transparantieregister in 2014 Het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister (JTRS) is samengesteld uit ambtenaren van het secretariaat van het Europees Parlement en het secretariaat-generaal van de Commissie, en wordt gecoördineerd door het hoofd van de eenheid Transparantie binnen het secretariaat-generaal van de Commissie. Het JTRS komt wekelijks bijeen, waarbij de Raad sinds juni 2012 als waarnemer aanwezig is. Het JTRS bestaat uit vijf personeelsleden (drie voor het EP en twee voor de EC) die de werkzaamheden in verband met het register verrichten, en beschikt over twee helpdesks 7 voor elk van de instellingen, waar gebruikers van het TR zich rechtstreeks toe kunnen wenden. In deel V van het IIA worden aan het JTRS een aantal taken toegewezen in verband met de uitvoering van het systeem, zoals het opstellen van richtsnoeren voor belanghebbenden, bewaking van de kwaliteit van de inhoud van het register en activiteiten om het register meer bekendheid te geven. 1. Toezicht en handhaving In 2014 voerde het JTRS 900 kwaliteitscontroles uit, met een gemiddelde van 15 controles per week. De helft betrof routinecontroles (om vast te stellen of de inschrijver binnen het toepassingsbereik van het IIA viel of niet). Een kwaliteitscontrole houdt een verificatie in van de gegevens die de inschrijver heeft geleverd, om overeenstemming met bijlage II van het IIA te waarborgen. 7 Contactgegevens zijn te vinden op de website: 8

9 Het aantal inschrijvers dat uit het register is verwijderd omdat ze inconsistente, onjuiste of onvolledige gegevens hadden geleverd, de gegevens niet naar behoren actualiseerden of niet in aanmerking kwamen voor registratie, bedroeg 212 in Tabel 7: Een overzicht van kwaliteitscontroles: Controledatum Aantal controles Meldingen Uit het register verwijderd sinds 1 januari De overgrote meerderheid van de controles is willekeurig, maar een aantal vindt plaats na een door het JTRS ontvangen melding van onjuiste gegevens in het register. Meldingen, afkomstig van bronnen binnen en buiten de instellingen, worden apart vermeld als deel van het totale aantal kwaliteitscontroles (zie bovenstaande tabel). Als derde vorm van controle behandelt het JTRS ook formele "klachten" over ernstiger schendingen van de Gedragscode door inschrijvers. In 2014 werden 10 klachten ingediend, waarvan er 7 ontvankelijk waren; dit is aanzienlijk minder dan het aantal klachten in 2013 (17). De in 2014 ingediende ontvankelijke klachten hadden betrekking op mogelijke overtredingen van de clausules b) "ongepaste druk", c) "geven van een verkeerd beeld" en d) "correcte informatie" van de Gedragscode. Na onderzoek door het JTRS en na contact te hebben opgenomen met de betrokken inschrijvers is één inschrijving bijgewerkt en zijn vier inschrijvingen ongedaan gemaakt (er werden drie onafhankelijke klachten ingediend over dezelfde inschrijver, leidend tot één schrapping). Deze schrappingen hadden alle vier betrekking op niet in aanmerking komende entiteiten (zie paragraaf 9 van het IIA). 2. Begeleiding en bewustmaking De taken van het JTRS omvatten ook activiteiten op het gebied van training en communicatie, om het register bekendheid te geven en het gebruik ervan te bevorderen. In 2014 heeft het secretariaat 17 presentaties gehouden voor externe organen, waaronder drie studentengroepen, en tijdens evenementen, waaronder het Lobbying Integrity Event van de OESO in maart Tevens heeft het JTRS uitvoeringsrichtsnoeren voor inschrijvers opgesteld, om ze te helpen bij het voldoen aan de inschrijvingsvereisten. Ook zijn presentaties gehouden voor personeel binnen de instellingen, om het register onder hun aandacht te brengen. III: HERZIENING VAN HET IIA INZAKE HET TRANSPARANTIEREGISTER Overeenkomstig paragraaf 30 van het IIA wordt het gezamenlijk register niet later dan twee jaar na de inwerkingtreding van het Transparantieregister herzien. Hiertoe is in 2014 een interinstitutionele werkgroep op hoog niveau tussen het Parlement en de Commissie opgericht om het IIA te evalueren en aanbevelingen te doen over de nodige wijzigingen. De werkgroep werd voorgezeten door de voor dit dossier verantwoordelijke vicevoorzitters van het Parlement en de Commissie en bestond uit EP-leden van alle fracties in het Parlement, waaronder de voorzitter en de rapporteur van de Commissie constitutionele zaken (AFCO) van het EP. 1. Het proces van herziening in 2014 Naar aanleiding van de aanbevelingen van de werkgroep op hoog niveau hechtte de commissie AFCO haar goedkeuring aan een ontwerpverslag over "de wijziging van het Interinstitutioneel akkoord over het Transparantieregister" 8, dat vervolgens door de Plenaire vergadering op 15 april 2014 is goedgekeurd met 646 stemmen voor bij 7 stemmen tegen en 14 onthoudingen. Het herziene IIA is ondertekend door het Europees Parlement en de Commissie en in 8 Zie proceduredossier: 9

10 september 2014 gepubliceerd in het Publicatieblad van de EU. 9 1 januari 2015 in werking. Het nieuwe IIA trad op Het proces van herziening was gebaseerd op a) een openbare raadpleging na het eerste jaar van het register (2012), b) twee jaarverslagen van het JTRS (2012 en 2013), c) overk oepelende bijeenkomsten van belanghebbenden uit heel Europa (drie bijeenkomsten op politiek niveau in 2013 en twee bijeenkomsten op technisch niveau) en d) overleg over benchmarks met andere openbare regelgevende instanties (in het kader van de OESO). De Raad was door het Europees Parlement en de Commissie uitgenodigd als waarnemer van het proces van herziening. Belangrijkste met de herziening ingevoerde wijzigingen: Alle inschrijvers dienen een raming te verstrekken van de kosten die verband houden met relevante activiteiten (dit vereiste gold eerder alleen voor afdeling II); Het personeel dat zich bezighoudt met de desbetreffende activiteiten moet worden ingedeeld in percentages van voltijdsequivalenten (FTE) (voorheen hoefde alleen een algemeen cijfer van het aantal personeelsleden te worden gegeven); Inschrijvers moeten hun deelname melden aan deskundigengroepen van de EU, fora, intergroepen van het EP of andere soortgelijke structuren; Bepaalde definities (afdelingen, activiteiten en uitgaven) van het Transparantieregister zijn verder verduidelijkt; Er is een gestroomlijnde "meldings- en klachtenprocedure" ingevoerd om een doeltreffender controle mogelijk te maken van registraties die naar verluidt verkeerde of misleidende informatie zouden bevatten; Nieuwe stimulansen voor registratie. Daarnaast zijn een moderner design en een verbeterde structuur ontworpen voor de website van het transparantieregister, die in januari 2015 zullen worden ingevoerd, overeenkomstig de nieuwe vereisten. Deze modernisering heeft tot doel: een eenvoudiger registratieproces, vergezeld van uitgebreide richtsnoeren; een snellere zoekfunctie; verbeterde helpdeskdiensten en het aanbieden van nuttige links. Het nieuwe register is in alle officiële talen van de EU beschikbaar. De nieuwe richtsnoeren, overeenkomstig het herziene IIA, zijn opgesteld en vertaald in alle officiële talen van de EU