Procedure PAGINA 1 VAN 8. Geschillenprocedure

Transcriptie

1 Procedure PAGINA 1 VAN 8 Goedgekeurd door Naam Datum goedkeuring Eindverantwoordelijke J. VAN CROMBRUGGE 10/02/2017 Kwaliteitsverantwoordelijke A. ANTONISSEN 10/02/ INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE DOEL TOEPASSINGSGEBIED BEGRIPPEN EN DEFINITIES VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN WERKWIJZE KLACHTEN MET BETREKKING TOT DE KWALITEITSRESULTATEN TE GEBRUIKEN DOCUMENTEN DOEL Het registreren en behandelen van klachten en bezwaren, en vervolgens het nemen van de nodige correctieve en corrigerende maatregelen. 3 TOEPASSINGSGEBIED Deze procedure is van toepassing op externe klachten en bezwaren die verband houden met analyseresultaten en maandbeoordelingen. 4 BEGRIPPEN EN DEFINITIES De begrippen en definities worden weergegeven in FO_284.

2 Procedure PAGINA 2 VAN 8 5 VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN De verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden in de kolom Wie door middel van afkortingen weergegeven. De betekenis van de afkortingen wordt vermeld in FO_ WERKWIJZE 6.1 KLACHTEN MET BETREKKING TOT DE KWALITEITSRESULTATEN Wat Wie Hoe 1 Indienen van de klacht Producent Koper Elke producent of koper kan bezwaar klacht indienen tegen de kwaliteitsresultaten en maandbeoordelingen bij MCC die op hem betrekking hebben. Deze klacht moet ingediend worden bij MCC uiterlijk binnen de termijn vermeld op het beproevingsrapport. De praktische uitvoering wordt beschreven in WI_ Registratie DR HA HBA AP De datum van ontvangst van de klacht wordt geregistreerd. In geval van een mondelinge of telefonische klacht wordt de inhoud van het gesprek geregistreerd. 3 Identificatie Elke klacht krijgt een uniek identificatienummer. 4 Administratief onderzoek Voor elke klacht wordt een dossier aangemaakt. Alle relevante informatie wordt verzameld en

3 Procedure PAGINA 3 VAN 8 toegevoegd aan het dossier. Alle briefwisseling wordt eveneens toegevoegd aan het dossier..1 Beoordeling Aan de hand van alle beschikbare elementen en op basis van de relevante procedures wordt de klacht beoordeeld. 1. Bemonstering of analyse werd niet uitgevoerd volgens de voorschriften Indien de bemonstering of de analyse niet werd uitgevoerd volgens het protocol PT-007 en de bijhorende procedures worden geëvalueerd of de vastgestelde onregelmatigheden impact hebben op de analyseresultaten. Indien dit het geval is worden de resultaten die beïnvloed werden geannuleerd. In het geval van twijfel wordt de klacht voorgelegd aan de Geschillencommissie worden alle resultaten bekomen op het monster van de betrokken levering geannuleerd. 2. Het aantal vereiste kwaliteitsresultaten is niet beschikbaar. Wanneer de klacht betrekking heeft op het niet beschikbaar zijn van het vereiste aantal kwaliteitsresultaten in een bepaalde periode, maken de en de bij de besluitvorming een onderscheid naargelang de leveraar al dan niet aan de basis ligt van het tekort aan kwaliteitsresultaten. Indien de oorzaak bij de leveraar ligt, dan wordt de kwaliteitsreglementering toegepast op het beschikbare aantal resultaten. Dit is het geval bij onregelmatige melkleveringen, te weinig melkleveringen of het voorkomen van nietrepresentatieve monsters, overeenkomstig het protocol PT_007 en de bijhorende procedures. In de andere gevallen (oorzaak ligt niet bij de leveraar) besluiten de en de om bij de maandbeoordeling(en) het eerstvolgende kwaliteitsresultaat één of meerdere malen

4 Procedure PAGINA 4 VAN 8 (afhankelijk van het aantal ontbrekende resultaten) extra op te nemen zodat in de betrokken periode het vereiste aantal bereikt wordt. Ook voor de navolgende maandbeoordelingen worden deze extra resultaten meegerekend. 3. Niet respecteren van het ophaalritme Wanneer de klacht betrekking heeft op het niet respecteren van het wettelijk vastgelegde ophaalritme, maken de en de bij de besluitvorming een onderscheid naargelang de leveraar al dan niet aan de basis ligt van het niet respecteren van het wettelijk vastgelegde ophaalritme. Indien de oorzaak bij de leveraar ligt, dan wordt de kwaliteitsreglementering onverkort toegepast. In de andere gevallen (oorzaak ligt niet bij de leveraar) worden alle resultaten met uitzondering van deze van de remstoffenproef en de filtratieproefbekomen op het monster van de betrokken levering, geannuleerd. 4. Foutieve bemonsteringsdatum Wanneer de klacht betrekking heeft op een foutieve bemonsteringsdatum worden alle resultaten met uitzondering van deze van de remstoffenproef en de filtratieproef - bekomen op het monster van de betrokken levering, geannuleerd. Wanneer de klacht betrekking heeft op een foutieve bemonsteringsdatum wordt geëvalueerd of de analysen al dan niet binnen de vastgestelde termijn werden uitgevoerd. Met uitzondering van de resultaten voor de remstoffenproef en de filtratieproef, worden de resultaten van de analysen die buiten de termijn werden uitgevoerd geannuleerd. 5. Indien de en de besluiten dat zij niet kunnen oordelen over de klacht laten zij het oordeel over aan de eerstvolgende Geschillencommissie en melden dit schriftelijk aan de producent.

5 Procedure PAGINA 5 VAN Mededeling De betrokkene wordt binnen de 30 dagen na ontvangst van de klacht schriftelijk op de hoogte gebracht van het besluit van het administratief onderzoek. Indien de klacht aanleiding geeft tot een wijziging van de oorspronkelijke beoordeling, wordt aan de betrokkenen een deliberatierapport en een gecorrigeerd beproevingsrapport bezorgd. Indien de klacht geen aanleiding geeft tot een wijziging van de oorspronkelijke beoordeling, wordt de wijze waarop beroep kan aangetekend worden bij de Geschillencommissie vermeld a.h.v. FO_ Geschillencommissie Een producent of koper kan binnen de 30 dagen na ontvangst van FO_109 per aangetekend schrijven een verdere afhandeling van de klacht voor de Geschillencommissie aanvragen. Dit bezwaar dient alle argumenten en bewijsstukken te bevatten. Mits schriftelijke machtiging kan de koper of de producent iemand aanstellen die in zijn plaats de procedure afhandelt. De Geschillencommissie bestaat uit één vertegenwoordiger van de producenten en één vertegenwoordiger van de kopers, die door de DR en de HA worden aangeduid uit de leden van de Raad van Bestuur van MCC. De en de wonen de vergaderingen van de Geschillencommissie bij. De DR wordt eveneens uitgenodigd op deze vergadering. Zij hebben een louter adviserende functie. De Geschillencommissie vergadert, indien nodig, om de twee maanden. Indien de en de het nodig achten, wordt de

6 Procedure PAGINA 6 VAN 8 Geschillencommissie in spoedzitting bijeengeroepen. 5.1 Uitnodigingen HA De uitnodigingen voor de vergadering van de Geschillencommissie worden schriftelijk bezorgd aan de aangeduide leden. 5.2 Vergadering Alle elementen van een te bespreken dossier worden voorgelegd en anoniem behandeld. De geschillen worden behandeld op basis van het protocol PR_007 en de bijhorende procedures. 5.3 Beslissing Geschillencommissie De beslissing wordt met eenparigheid van stemmen genomen door de leden van de Geschillencommissie namens de Raad van Bestuur. De Geschillencommissie kan de opdracht geven tot bijkomende onderzoekingen. De beslissing wordt in dit geval uitgesteld tot de volgende vergadering. Indien deze eenparigheid niet wordt bereikt, wordt het dossier ter beoordeling voorgelegd op de eerstvolgende vergadering van de Raad van Bestuur. 5.4 Verslag HA Het verslag van de vergadering van de Geschillencommissie wordt opgemaakt en gestuurd aan de leden van de Geschillencommissie. De namen van de stemgerechtigde leden worden niet vermeld in het verslag van de Geschillencommissie, maar de leden ondertekenen een aanwezigheidslijst. De opmerkingen op het verslag worden verwerkt in een definitief verslag. Het definitieve verslag wordt ter beschikking gesteld

7 Procedure PAGINA 7 VAN 8 van de leden van de Raad van Bestuur. 5.5 Mededeling Het deliberatierapport wordt bezorgd aan de betrokkenen. Indien de geschillenprocedure aanleiding geeft tot een wijziging van de oorspronkelijke beoordeling, wordt een gecorrigeerd beproevingsrapport of keuringsverslag toegevoegd. In het begeleidend schrijven dat meegestuurd wordt met het deliberatierapport wordt vermeld dat de betrokkene bijkomende informatie over de afhandeling van de geschillenprocedure kan bekomen bij de DR. 6 Correctieve acties Het beproevingsrapport wordt aangepast volgens de beslissingen en wordt aan alle betrokkenen overgemaakt. 7 Corrigerende maatregelen Indien de oordeelt dat er corrigerende maatregelen mogelijk zijn om gelijkaardige problemen te voorkomen wordt dit verder afgehandeld volgens PR_ Jaaroverzicht Jaarlijks wordt een overzicht van alle klachten opgemaakt en besproken op een vergadering van de Raad van Bestuur. Dit overzicht maakt deel uit van de jaarlijkse directiebeoordeling. 9 Beheersing van de registraties De algemene regels vermeld in de procedure PR_013 zijn van toepassing.

8 Procedure PAGINA 8 VAN 8 7 TE GEBRUIKEN DOCUMENTEN Code FO_108 FO_109 FO_284 PR_010 PR_013 PT_007 WI_018 Titel Brief niet terecht administratief onderzoek Brief mogelijkheid geschillencommissie Definities en afkortingen Corrigerende en preventieve maatregelen Beheersing van de registraties Protocol betreffende de controle van de kwaliteit en de samenstelling van koemelk geleverd aan kopers Afhandeling van klachten