Sectorafspraken over het omgaan met cliëntinformatie in Centra Algemeen Welzijnswerk Januari 2016

Transcriptie

1 In samenwerking met Sectorafspraken over het omgaan met cliëntinformatie in Centra Algemeen Welzijnswerk Januari 2016 Inhoud 1. Een code over cliëntinformatie De cliënt centraal als uitgangspunt Het beroepsgeheim en het CAW Het decreet AWW en uitwisseling van persoonsgegevens Anonieme begeleiding Minderjarigen en het CAW Het cliëntdossier Bewaartermijn van onderdelen van een dossier In beslagname van een CAW dossier Terugkerende cliënten Beveiliging van cliëntdossiers Verwerven, gebruiken en doorgeven van cliëntinformatie Samenwerking met partners van een CAW Elementen uit het decreet IJH die weerslag hebben op werken met cliëntinformatie Deelname aan cliëntgericht overleg binnen IJH vanuit een CAW Artikel 458 bis: hoe mee omgaan vanuit een CAW Gezamenlijk beroepsgeheim Gedeeld beroepsgeheim Schuldig verzuim

2 20. Cliëntgericht driehoeksoverleg vanuit een CAW Integriteit in gevaar Online hulp vanuit een CAW De bezoekruimte en verslaggeving aan de rechters Inwerkingtreding en evaluatie Een code over cliëntinformatie In het kader van het kwaliteitsdecreet ontwikkelden de CAW s reeds in 2004 een kwaliteitshandboek: één van de minimale kwaliteitseisen voorzag in de opmaak van een deontologische code inzake cliëntinformatie. In een CAW wordt voortdurend met cliëntinformatie gewerkt. De code schrijft voor hoe CAW-medewerkers correct omgaan met het verwerven, het gebruiken en het doorgeven van cliëntinformatie/cliëntgegevens. De ontwikkeling van een concrete code was opdracht van elk CAW. Zulke code is alleen werkbaar, wanneer ze gedragen en toegepast wordt door alle medewerkers. Dit veronderstelt dat een code ontwikkeld wordt vanuit het denken over praktijksituaties. Een code dient de dagelijkse praktijk immers te ondersteunen. Het mag geen hol theoretisch kader zijn, waarbij de medewerkers het gevoel krijgen dat het hun dagelijks werk niet ondersteunt. Daarenboven is een code een verplicht onderdeel van het kwaliteitshandboek. Op sectorniveau werd de keuze gemaakt om, met ondersteuning van het Steunpunt Algemeen Welzijnswerk, een sectorale afsprakentekst te maken, die de basis vormde om op centrumniveau een code te ontwikkelen. Deze tekst is gegroeid in samenspraak met het werkveld. Er werd ruim de tijd genomen om de uitgangspunten op allerlei fora af te toetsen. De tekst werd ook grondig getoetst op zijn juridische consequenties. Deze tekst kwam tot stand na overleg met en advies van: Werksoortelijk overleg van deelwerkingen van Centra Algemeen Welzijnswerk Overleg met de kwaliteitscoördinatoren van de CAW s De CAW beleidsgroep (d.i. het overleg van de CAW-directies) Advies van prof. Hutsebaut, prof. Put, I. Van Der Straete, P. Geens (allen KU- Leuven) en Katrien Herbots (Universiteit Gent). In de loop van 2007 en begin 2008 evalueerden we de oorspronkelijke tekst cliëntinformatie een eerste maal en stuurden hem bij. Zowel cliënten als hulpverleners spraken zich uit over de CAW codes. Uit deze bemerkingen haalden we relevante aspecten voor de huidige sectortekst. Bovendien pasten we de tekst ook aan, aan verandering in de regelgeving: sinds 2004 is er namelijk een decreet in voege dat de rechtspositie van minderjarigen in de integrale jeugdhulp regelt. 1 1 Decreet rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp,

3 Sindsdien veranderde er op regelgevend vlak heel wat. Om die reden werd de sectortekst in 2015 opnieuw aangepast en zal de tekst in de toekomst geregeld bijgestuurd worden afhankelijk van wijzigende regelgeving en eventuele praktijk. Deze aanpassingen kwamen tot stand na overleg en afstemming met een sectorale werkgroep en de kwaliteitscoördinatoren. Omgaan met cliëntinformatie binnen de context van een CAW vraagt om bewustzijn en reflectie over informatie van en over cliënten. In de regel worden cliënten maximaal betrokken bij informatie-uitwisseling over hun situatie. Uitzonderingen worden te allen tijde doorgesproken met de direct leidinggevende. Bij twijfel over het al dan niet verwerven, gebruiken en doorgeven van informatie is overleg met de leidinggevende nodig om te overwegen vooraleer men tot uitwisseling overgaat. Bovendien wordt nauwgezet in het cliëntdossier genoteerd welke cliëntinformatie uitgewisseld wordt. Cliënten worden hierover transparant ingelicht. 3

4 1.1. Toepassingsgebied van de tekst De CAW s stemmen hun werkwijze inzake cliëntformatie in de praktijk af op de voorliggende tekst. Deze tekst is dan ook geen vrijblijvend document: hij bindt alle CAW-medewerkers. Zowel professionele krachten, als vrijwilligers en stagiaires, mensen die voor het CAW in onder aanneming werken (bvb. supervisoren) en mensen die naar het CAW worden gedetacheerd en voor wie het CAW de inhoudelijke werkgever is, worden door deze tekst gevat. De tekst richt zich met nadruk tot het CAW als voorziening ressorterend onder het decreet op het Algemeen Welzijnswerk en niet als sociale onderneming ( projecten lokale besturen etc.) Het is van belang dat hulpverleners goed weten welke de uitgangspunten zijn over cliëntinformatie binnen de context van een CAW De verhouding CAW-cliënt De tekst zoemt in op de verhouding tussen hulpverleners uit een CAW en hun cliënten en op de informatiestromen die in deze verhouding spelen. Hiermee hebben we niets gezegd over de verhouding tussen de hulpverleners als werknemers en hun verhouding tot hun werkgever. Maar uiteraard raakt een en ander elkaar. Je kan als hulpverlener beroepsgeheim correct hanteren als de arbeidsomstandigheden deze verplichting ondersteunen. Zo is ruimte voor bijscholing op het terrein van cliëntinformatie van belang. Heldere overlegprocedures en verantwoordelijken die vlot aanspreekbaar zijn bij dilemma s geven hulpverleners de nodige ruggensteun. Werken in veilige omstandigheden en het hebben van duidelijke kaders en richtlijnen maken dat hulpverleners correct kunnen omgaan met de buitenwacht, zoals politie, andere diensten in het uitwisselen van info Competente hulpverleners Op een deontologisch correcte wijze omgaan met cliëntinformatie vraagt van de hulpverlener in een CAW een aantal competenties. Hij of zij beschikt over basiskennis over de wetgeving op het vlak van beroepsgeheim, de wet verwerking persoonsgegevens, het decreet rechtspositie van minderjarigen in integrale jeugdhulp, de wetgeving op het vlak van schuldig hulpverzuim. Hij kan hierover reflecteren en de dilemma s die het oproept in de praktijk bespreekbaar maken en hanteren. Hij informeert de cliënt op een duidelijke manier over de wijze waarop het CAW met cliëntinformatie om gaat. De hulpverlener kan rekenen op voldoende ondersteuning op dit vlak door het CAW, via een adequaat vorming - en trainingsbeleid. Het CAW voert een coherent deontologisch beleid, overeenkomstig de afspraken in deze sectortekst. 2. De cliënt centraal als uitgangspunt De cliënt centraal is het belangrijkste uitgangspunt in de sectortekst cliëntinformatie. Dit betekent geenszins dat enkel naar het individu gekeken wordt, zonder rekening te houden met de context en de situatie van de cliënt. 4

5 Het CAW zet cliënten wel centraal in de infostromen van en over hen. Ze worden maximaal betrokken bij de informatie-uitwisseling. Infostromen lopen bij voorkeur via hen. Het is immers de cliënt die een mandaat geeft aan het CAW om samen te werken. Logisch dus dat de cliënt maximaal op zijn verantwoordelijkheid aangesproken wordt. Het decreet algemeen welzijnswerk (2009) bepaalt namelijk dat de hulp vanuit een CAW gevraagd of aanvaard moet zijn. Binnenkomende info vanuit andere instanties en organisaties wordt zo snel als mogelijk aan de cliënt verteld. Voor opgevraagde en buitengaande info wordt de nadrukkelijke toestemming van de cliënt gevraagd. Vragen van derden om informatie worden zorgvuldig beluisterd. De CAW medewerker vertrekt hierbij vanuit de vraag: Wat maakt dat ik beter geplaatst ben dan de cliënt zelf om antwoord te geven op infovragen over de situatie van de cliënt? Deze vraag geeft meteen aan dat helder uitlegbaar moet zijn waarom een hulpverlener over een cliënt spreekt. Dit brengt mee dat samenwerking tussen diensten soms herijkt moet worden, omdat er onder welzijnswerkers nogal eens de neiging bestaat om welwillend info te verstrekken of te ontvangen. Het vraagt van hulpverleners een zeer alerte houding: weet de cliënt dat u me deze info wil verstrekken? Ik wil de cliënt hierover inlichten. Wat moet ik met informatie die ik niet met hen mag bespreken? Kunnen cliënten betrokken worden bij dit overleg? Cliënten worden ingelicht over het feit dat ze te allen tijde om inlichtingen mogen verzoeken over de wijze van omgaan met cliëntinformatie. 3. Het beroepsgeheim en het CAW Alle medewerkers van het CAW zijn gebonden door het beroepsgeheim, zoals omschreven in artikel 458 van het strafwetboek. Het Decreet algemeen welzijnswerk bepaalt in artikel 9: Iedereen die met toepassing van dit decreet in contact komt met gebruikers, eerbiedigt hun ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging en is tot geheimhouding verplicht. 2 Voor een CAW is het beroepsgeheim niet enkel een strafrechtelijke verplichting, maar ook een belangrijke waarde. (klik waarden) 4. Het decreet AWW en uitwisseling van persoonsgegevens Het decreet legt niet enkel vast dat een CAW-hulpverlener een beroepsgeheim heeft, er zijn tevens bepalingen omtrent gegevensdeling, gegevensverwerking en samenwerking met het oog op verantwoorde hulp en dienstverlening in functie van continuïteit van de hulp. (klik artikel 10) 2 Decreet van 8 mei 2009 betreffende het Algemeen Welzijnswerk 5

6 de gegevensuitwisseling heeft alleen betrekking op gegevens die noodzakelijk 3 zijn voor hulpverlening in het algemeen welzijnswerk. Dit wordt beoordeeld door de CAW medewerker, na overleg met de direct leidinggevende, en moet door de hulpverlener beargumenteerd kunnen worden.(zie voetnoot) de gegevens worden alleen uitgewisseld in het belang van de cliënten. De CAWhulpverlener gaat, voor zover mogelijk, over dit belang in dialoog met de cliënt. De cliënt wordt ondersteund om in de mate van het mogelijke deze gegevens zelf uit te wisselen. 4 de derden met wie de gegevens worden uitgewisseld moeten betrokken zijn bij de concrete hulp-en dienstverlening behoudens overmacht of dringende noodzaak, dient de cliënt op wie de gegevens betrekking hebben, zijn geïnformeerde en volgehouden instemming te geven met de gegevensuitwisseling op de tijdstippen en wijze zoals bepaald door de Vlaamse Regering. Deze uitwisseling gebeurt met schriftelijke instemming van de cliënt en voorafgaand aan de uitwisseling. 5 Het Decreet gegevensdeling bepaalt dat bij elektronische gegevensdeling altijd schriftelijke toestemming nodig is van de cliënt. Als het niet onmiddellijk mogelijk is om een schriftelijke instemming te bekomen noteert de hulpverlener in het cliëntdossier dat men naar een schriftelijke instemming streeft. Dit wordt aangeduid in het dossier met vermelding van de datum. Bekomt men in een latere fase toch een schriftelijke instemming, wordt deze aan het dossier toegevoegd. Worden in geval van dringende noodzaak toch gegevens uitgewisseld zonder instemming van de cliënt, dan wordt de cliënt zo snel als mogelijk ingelicht over deze uitwisseling. Er wordt gemotiveerd waarom zonder instemming informatie werd uitgewisseld. Er moeten relevante argumenten zijn om van overmacht of dringende noodzaak te kunnen spreken. De toestemming voor de gegevensuitwisseling is niet alleen geïnformeerd en volgehouden, maar ook tijdelijk en specifiek. Hulpvragers die een beroep doen op het CAW, worden ingelicht over het verwerken van persoonsgegevens, want persoonsgegevens verwerken hoort bij de werking van een CAW. Daarom wordt de volgende procedure gevolgd: 1. Hulpvragers worden ingelicht over het feit dat in een CAW persoonsgegevens verwerkt worden. Dit gebeurt door middel van affiches, folders of een mondelinge toelichting. 2. De schriftelijke instemming 6 wordt opgemaakt in de vorm van een wederzijdse overeenkomst, waarin de betrokken dienst weergeeft waartoe men zich engageert: men 3 Richtvragen voor de hulpverlener om de noodzaak te bepalen zijn: met welk doel wordt info eventueel uitgewisseld? Wat wil ik als CAW-hulpverlener en wat wil de andere dienst met de uitwisseling? Wat is de mogelijke impact van de uitwisseling op de cliënt en de context van de cliënt? Levert niet delen van info nadeel op voor de concrete hulpverlening aan de cliënt vanuit het CAW en zo ja welk nadeel? 4 Besluit van de Vlaamse regering van 21 juni 2013 betreffende het algemeen welzijnswerk 5 Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het algemeen welzijnswerk, art Als het niet onmiddellijk mogelijk is om een schriftelijke instemming te bekomen noteert de hulpverlener in het cliëntdossier dat 6

7 gaat een samenwerkingsrelatie aan met de hulpvrager om te proberen samen hulpverleningsdoelstellingen te realiseren en men zal de hulpvrager hierbij de nodige ondersteuning bieden. Dit engagement kan mede gerealiseerd worden, doordat de cliënt ermee instemt dat er persoonsgegevens verwerkt worden. Beide partijen ondertekenen het document. De toestemming kan ook elektronisch worden gegeven of ingetrokken indien de elektronische toestemming dezelfde waarborgen biedt als de schriftelijke. 3. Indien de cliënt niet wenst dat er persoonsgegevens verwerkt worden, wordt hij ingelicht over de consequenties die deze keuze heeft voor het hulpverleningsproces. In de onthaalfase kan er eventueel gewerkt worden zonder verwerking van cliëntgegevens, alhoewel dit wel consequenties heeft voor het praktisch verloop van het onthaalproces. Deze worden met de cliënt besproken. In de begeleiding is het daarentegen moeilijk om zonder persoonsgegevens te werken. Tenzij men uitzonderlijk anoniem begeleidt (zie punt 5) of indien de gekende persoon vraagt om zijn gegevens niet-identificeerbaar te verwerken. 4. Indien CAW s onderling schriftelijke informatie meedelen wordt dit elektronisch doorgegeven via het WE-dossier. De hulpverlener maakt een zorgvuldige afweging tot welke informatie het ander team leesbevoegdheid krijgt. Er wordt geen schrijfbevoegdheid aan een ander team gegeven om in dezelfde casus te werken. (Klikken naar sectorafspraak) 5. Anonieme begeleiding Met anoniem bedoelen we dat de hulpverlener de identiteit van de hulpvrager niet kent. 7 De vraag van een cliënt om in een begeleiding anoniem te kunnen blijven, wordt beluisterd in het CAW als eerstelijnsdienst en dus niet meteen verworpen. Het is moreel niet verantwoord dat een CAW een hulpaanbod weigert enkel omwille van de vraag om onbekend te blijven. Tenzij er goede argumenten zijn om aan te nemen dat de vraag vanuit malafide bedoelingen gesteld wordt. Zelfs wanneer een CAW vindt dat men niet op de vraag kan ingaan, gaat het CAW na wat eventuele alternatieve mogelijkheden zijn voor de hulpvrager. Een CAW zet hem of haar niet zomaar in de kou. Gaat het CAW niet in op de hulpvraag, dan wordt de cliënt gepast doorverwezen. Het uitgangspunt bij begeleiding blijft dat een cliënt zijn identiteit kenbaar maakt en dit omwille van de kwaliteit van de hulp. De vraag om onbekend te blijven in een begeleiding wordt niet principieel verworpen, maar is eerder uitzondering dan regel. De wens om anoniem te starten of te blijven wordt doorgesproken met de cliënt en door de hulpverlener ter goedkeuring voorgelegd aan de direct verantwoordelijke. In de loop van de begeleiding wordt nagegaan of de men naar een schriftelijke instemming streeft. Dit wordt aangeduid in het dossier met vermelding van de datum. Bekomt men in een latere fase toch een schriftelijke instemming, wordt deze aan het dossier toegevoegd. Uiterlijk op het ogenblik van de verwerking van de instapgegevens dient er een schriftelijke toestemming aanwezig te zijn. 7 Dit is een andere situatie dan wanneer een gekende cliënt verzoekt om zijn gegevens niet identificeerbaar te verwerken in een dossier. 7

8 anonimiteit behouden moet blijven. Met de cliënt wordt besproken welke gevolgen deze wens heeft voor de begeleiding en voor de opmaak van een dossier. Als op het verzoek om onbekend te blijven wordt ingegaan, wordt door de hulpverlener expliciet aandacht besteed aan de veiligheid van cliënt, derden én hulpverlener Minderjarigen en het CAW 9 Ook minderjarigen hebben het recht om in vertrouwen dingen te kunnen vertellen aan een hulpverlener van een CAW. Bij elke vraag vanwege ouders over de situatie of het dossier van de jongere stelt zich in eerste instantie de vraag waarom de hulpverlener beter geplaatst is dan de jongere zelf om op deze vraag te antwoorden. Een CAW zorgt er namelijk voor om communicatie tussen de betrokken partijen maximaal te bevorderen én te faciliteren. Bovendien maakt het beroepsgeheim dat een hulpverlener niet zomaar antwoord kan geven op die vraag. Werken als hulpverlener in een CAW betekent immers dat je ertoe gehouden bent om het beroepsgeheim te respecteren. 10 Dit is geen afspraak maar een verplichting ten aanzien van cliënten, ook t.a.v. minderjarige cliënten. Minderjarigen hebben het recht op een vertrouwelijke behandeling van hun persoonlijke gegevens en zij kunnen dit recht inroepen ten aanzien van hun ouders. Dit betekent dat hulpverleners zorgvuldig moeten omgaan met de noodzakelijke vertrouwensrelatie, die hen in staat stelt om als hulpverlener te werken. Hulpverleners hebben een principiële zwijgplicht t.a.v. de ouders van een minderjarig kind. De toegang tot gegevens betreffende de minderjarige op grond van het ouderlijk gezag 11 vormt een uitzondering op het recht op privacy in hoofde van de minderjarige en moet restrictief geïnterpreteerd worden. Een hulpverlener kan de ouder(s) enkel informatie over de minderjarige meedelen a) voor zover de minderjarige niet over voldoende onderscheidingsvermogen beschikt; b) met het oog op het nemen van bepaalde opvoedingsbeslissingen; c) in het belang van de minderjarige. Daarnaast kunnen sommige noodsituaties rechtvaardigen (zoals acute dreiging van zelfdoding) dat de hulpverlener contact opneemt met de ouders. In dat geval moet de privacy van de minderjarige wijken voor een hoger belang van de minderjarige (de bescherming van de fysieke of seksuele integriteit wordt gezien als het hoogste rechtsgoed). Per situatie wordt een doordachte afweging gemaakt. 8 Anonieme begeleiding in een CAW,(2009) Kris Stas, Steunpunt algemeen welzijnswerk, Berchem 9 Kris Stas, Sectoraal advies, Decreet rechtspositie van minderjarigen in IJH toegepast in een CAW, Steunpunt algemeen welzijnswerk, Berchem, november Decreet van 8 mei 2009 betreffende het Algemeen Welzijnswerk, artikel 9 11 Ouderlijk gezag betekent dat ouders opvoedingsbeslissingen moeten kunnen nemen en daartoe over relevante informatie moeten kunnen beschikken. 8

9 Bij het maken van een afweging rond het doorbreken van het beroepsgeheim spelen contextvariabelen een rol: is de hulpverlening gestart op vraag van de minderjarige of op vraag van de ouders? Wat is de mate van betrokkenheid van ouders in de concrete hulpverleningssituatie? Wat is het doel of motief van de vraag van de ouders? Is de vraag naar informatie door de ouders relevant en precies welke informatie is nodig in functie van het nemen van opvoedingsbeslissingen? Is het meedelen van deze informatie noodzakelijk om een goede hulpverlening te bieden? Hoe reageert de minderjarige op de vraag van zijn ouders om info? Het ouderlijk gezag heeft tot doel om in het belang van de minderjarige uitgeoefend te worden. Het is aan de hulpverlener om na te gaan of dit het geval is. Bovendien heeft het ouderlijk gezag een uitdunnend karakter: naarmate minderjarigen ouder worden kunnen ze meer en meer zelf beslissen en boet het ouderlijk gezag aan omvang in 12. Bij een vraag om informatie vanwege de ouders over de minderjarige wordt aan de ouders het belang van een noodzakelijke vertrouwensrelatie toegelicht: de hulpverlener schermt hiermee zichzelf niet af, maar beveiligt het vertrouwen van de minderjarige. Vooraleer de hulpverlener overweegt om (bepaalde) informatie over hulpverlening te geven of door te geven aan derden of andere hulpverleners, gaat de hulpverlener na of cliënten ingelicht zijn over het doorgeven van deze informatie. Dit gebeurt enkel na overleg met de direct verantwoordelijke. 7. Het cliëntdossier 7.1. Definitie Een cliëntdossier omschrijven we als volgt: een systematisch geordende verzameling van gegevens met betrekking tot individuele cliënten of cliëntsystemen, met als doel, 1) een werkinstrument te zijn voor hulp en dienstverlening, en 2) de hulpverlening overdraagbaar te maken. Een cliëntdossier in het WE-dossier is een bundeling van één of meerdere casussen. Een casus is een bundeling van relevante informatie rond één hulpverleningstraject aan een cliënt of een cliëntsysteem Status Een dossier behoort toe aan een CAW. Het dossier is een werkinstrument ten behoeve van de hulpverlening. Dit betekent niet dat iedereen van een CAW toegang heeft tot een cliëntdossier. Er worden in het CAW procedures afgesproken over de toegang tot een dossier binnen het CAW. 12 Isabelle Van der Straete en Johan Put, Beroepsgeheim en hulpverlening, Brugge, 2005, Die Keure, p Mendonck, Koen, Definitie- en Afsprakenboek, september 2014, p.6 9

10 7.3. Inhoud Elk CAW bepaalt rekening houdend met de sectorale afspraken in het kader van het elektronisch dossier - na interne overwegingen wat de inhoud is van een dossier. Enkel relevante gegevens voor de hulpverlening worden opgenomen in het cliëntdossier. Hierbij enkele aandachtspunten a. Persoonlijk functioneren hulpverlener Gegevens met betrekking tot het louter persoonlijke functioneren van de hulpverlener (vb. wanneer de cliënt begint te schelden, sla ik meteen in zeven knopen en weet niet meer wat gedaan ) horen niet thuis in het cliëntdossier. Zij maken deel uit van het persoonlijke werkmateriaal van de hulpverlener, dat bijgevolg ook geen identificeerbare cliëntgegevens mag bevatten. b. Gezondheidsgegevens Gezondheidsgegevens zijn die gegevens die aspecten van informatie bevatten over iemands gezondheid (de fysieke of psychische gezondheid) Een CAW verwerkt uitsluitend relevante gezondheidsgegevens, nodig voor de concrete doelstellingen van de hulp- en dienstverlening. Originele documenten met medisch geattesteerde gegevens zijn eigendom van de cliënt. Afschriften van deze originelen worden in het We-dossier opgenomen, in een aparte map. De hulpverlener deelt geen medisch geattesteerde gegevens met derden, omdat dit buiten zijn bevoegdheid valt. Cliënten kunnen deze gegevens wel delen. Geven cliënten de schriftelijke toestemming om gezondheidsgegevens te verwerken dan moeten deze niet bewaard worden onder de verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar van de gezondheidszorg. Zonder schriftelijke toestemming moeten deze gegevens onder verantwoordelijkheid van een gezondheidsbeoefenaar worden bewaard: dit betekent dat dergelijke beoefenaar zich bereid verklaart de verantwoordelijkheid te dragen voor de verwerking die gebeurt door de voorziening en dat deze persoon steeds de theoretische en praktische mogelijkheid heeft om het nodige toezicht uit te oefenen, vragen te beantwoorden en tussen te komen Put, Johan, Advies : werken met gezondheidsgegevens in de integrale jeugdhulp, KU Leuven, Instituut voor sociaal recht, mei 2007, p.29 6 Idem, p Persoonsgegevens betreffende de gezondheid zijn alle persoonsgegevens die de vroegere, huidige of toekomstige fysieke of psychische gezondheidstoestand van de betrokkene betreffen. Die gegevens zijn dus ruimer dan louter medische gegevens. Uit memorie van toelichting bij artikel 10 van het decreet algemeen welzijnswerk van 8 mei Put, Johan, Advies: werken met gezondheidsgegevens in de integrale jeugdhulp, KU Leuven, Instituut voor sociaal recht, mei 2007, p.29 6 Idem, p.46 10

11 Het gaat hier om de beoefenaars, bedoeld in K.B. nr. 78 van 10 november 1967 betreffende de uitoefening van de gezondheidsberoepen (B.S. 14 november 1967): artsen, tandartsen, vroedvrouwen, apothekers, kinesitherapeuten, verpleegkundigen, paramedici (vb. logopedisten, bandagisten, opticiens, gehoorprothesisten, orthopedisten, podologen, ergotherapeuten) en zorgkundigen. Daarnaast zijn er de beroepsbeoefenaars van een niet- conventionele praktijk bedoeld in de wet van 29 april 1999, betreffende de niet-conventionele praktijken inzake de geneeskunde: de artsenijbereidkunde, de kinesitherapie, de verpleegkunde en de paramedische beroepen. Deze wet erkent de volgende niet conventionele praktijken: homeopathie, chiropraxie, osteopathie en acupunctuur. Elk CAW gaat na welke beoefenaar in de gezondheidszorg de taak van bewaarder van medische gegevens kan opnemen. Concreet kan het bijvoorbeeld gaan om een arts waar mee het CAW samenwerkt, de huisarts van de cliënt of een arts naar keuze van de cliënt. Het toezicht van de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg verhindert niet dat hulpverleners met deze gegevens kunnen werken in de hulpverleningspraktijk. Het vereiste toezicht kan namelijk ruim geïnterpreteerd worden. De mogelijkheid tot controle of mogelijkheid tot interventie of raadpleging volstaan. Het volstaat dat vb. een geneesheer een contract ondertekent waarin bepaald is dat de geneesheer de algemene verantwoordelijkheid opneemt voor de verwerking van gezondheidsgegevens. 17 Wat betreft de toegang tot de gezondheidsgegevens geldt de wet op de privacy. Artikel 10 2 regelt de toegang tot gegevens die de gezondheid betreffen. De toegang kan ofwel rechtstreeks uitgeoefend worden, ofwel niet rechtstreeks door tussenkomst van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg. In de praktijk komt de vraag om toegang tot het medische luik van het dossier terecht bij de hulpverlener. De geneesheer die toezicht heeft kan interne richtlijnen uitwerken waarin bepaald is in welke concrete gevallen de hulpverlener de beslissing over de modaliteiten van toegang moet overlaten aan de verantwoordelijke geneesheer. 18 De wijze van toegang is niet wettelijk geregeld. Naar analogie van de wet op de patiëntenrechten is een rechtstreekse inzage de logica. De verantwoordelijke voor de verwerking heeft de keuze: ofwel laat hij de cliënt zelfstandig zijn dossier inkijken, gepaard gaande met een toelichting door de verantwoordelijke zelf of door de hulpverlener, ofwel kent hij de inzage toe aan een de door de cliënt aangewezen beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg die vervolgens de gegevens kan overbrengen in een vorm die hij zelf verkiest. De keuze om een hulpverlener gezondheidsgegevens te laten toelichten gebeurt doordacht. 19 c. Gerechtelijke gegevens Gerechtelijke gegevens worden enkel in het dossier bewaard voor zover strikt noodzakelijk voor het team en in overeenstemming met de opdracht van het CAW 20 en de ingezette typemodule. Het betreft onder meer: uittreksels uit vonnissen, beschikkingen van een procureur in het kader 17 Jan Vos, Verwerken van gezondheidsgegevens, Steunpuntnota, Berchem, juli Idem 19 Idem 20 Decreet algemeen welzijnswerk van 8 mei 2009, artikel 8 11

12 van bemiddeling in strafzaken, het omgaan met de vraag van een cliënt om stukken uit zijn/haar gerechtelijk dossier tijdelijk te bewaren, zoals bvb. afschriften van geldboetes bij schuldbemiddeling, Een CAW verwerkt uitsluitend relevante gerechtelijke gegevens, nodig voor de concrete doelstellingen van de hulp- en dienstverlening en in functie van de unieke situatie van de cliënt Vorm Het dossier is een werkinstrument en geen archief van de persoonlijke documenten van de cliënt. Indien het noodzakelijk is om dergelijke documenten te bewaren bevat het dossier kopieën (scans) van persoonlijke documenten. Originele persoonlijke documenten van de cliënt worden, enkel indien dit strikt noodzakelijk is, bewaard in een aparte map. Deze map is eigendom van de cliënt. Cliënten stapsgewijs leren omgaan met belangrijke documenten is een onderdeel van een hulpverleningsproces. Bij het beëindigen van een begeleiding wordt de map met persoonlijke documenten meegegeven met cliënt. Een cliëntdossier wordt bij voorkeur zoveel mogelijk opgemaakt in een voor de cliënt begrijpelijke formulering Teamoverleg en het dossier Conclusies van geïndividualiseerde cliëntbespreking (hypothesen, werkdoelen in de hulpverlening, voortgangsbewaking, ) horen thuis in het cliëntdossier en niet in een teamverslag. Ze worden op een begrijpelijke manier geformuleerd Instap en het dossier Relevante gegevens uit het instapinstrument worden opgenomen in het cliëntdossier. Relevante gegevens zijn die gegevens die belangrijk zijn in het kader van de vooropgestelde doelstellingen in het hulpverleningsvoorstel Minderjarigen en het dossier De minderjarige heeft een verzetsmogelijkheid (vertrouwelijkheidsexceptie): hij kan stellen dat sommige door hem verstrekte gegevens vertrouwelijk zijn. Ze zijn niet toegankelijk voor andere leden van het cliëntsysteem. 21 Recht op een dossier: binnen IJH heeft een minderjarige recht op een dossier. Het algemeen welzijnswerk kiest er voor om anoniem te kunnen werken in een onthaalfase en dit geldt ook voor minderjarigen: cliënten hoeven hun identiteit niet kenbaar te maken. Als cliënt heb je recht op een dossier als je dit wil. Recht op een dossier 22 is dan ook letterlijk te verstaan. 21 Decreet rechtspositie van minderjarigen in integrale jeugdhulp, Brussel, mei Idem 12

13 7.8. Toegang tot het cliëntdossier Toegang Toegang tot het cliëntdossier kan verschaft worden door inzage, via een gesprek, door gedeeltelijke inzage, door afschriften en door rapportage. Toelichting vanwege een hulpverlener is bij een vraag om toegang vanzelfsprekend om te vermijden dat inhoud uit het dossier niet of verkeerd begrepen wordt. Inzage is een specifieke manier om toegang mogelijk te maken. Via inzage kunnen cliënten hun dossier daadwerkelijk inzien (kijken, lezen). Sinds 1 januari 2009 is inzage in een cliëntdossier van het CAW mogelijk. Dit heeft uiteraard consequenties voor de manier waarop een cliëntdossier wordt samengesteld én voor de taal die gebruikt wordt in een dossier. Modaliteiten van toegang Bij de opmaak van een cliëntdossier wordt de cliënt ingelicht over de modaliteiten van het toegangsrecht. Toegang gebeurt conform de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De cliënt kan delen van het dossier inzien, waaraan inzagerecht wordt toegekend. De cliënt kan enkel inzagerecht hebben in die delen die betrekking hebben op de cliënt zelf. Delen die uitsluitend betrekking hebben op andere cliënten uit het cliëntsysteem (partners, ouders, kinderen) of relevante derden (leerkracht, buur, ), kunnen niet worden ingezien. Er kan wel informatie worden gegeven over deze delen. De cliënt heeft m.a.w. wel toegang tot deze delen, maar geen inzage. Dit geldt zeker wanneer de privacy van derden kan geschonden worden door inzage te verschaffen aan de cliënt. De hulpverlener die betrokken is op het dossier verschaft uitleg over gegevens die in het dossier staan. De cliënt wordt tijdens de inzage steeds bijgestaan door een hulpverlener. In het elektronisch dossier begeleidt de hulpverlener de inzage op een dusdanige manier dat de cliënt geen informatie van andere cliënten of derden kan bekijken. De cliënt mag geen elementen uit het dossier meenemen, vermits het dossier geen eigendom is van de cliënt. De cliënt kan om een afschrift (kopie) verzoeken van die delen waarover inzagerecht werd toegestaan (zie hoger). Over de andere delen waarover de cliënt uitleg krijgt, kan hij op verzoek een rapport bekomen opgemaakt door de hulpverlener. Op het afschrift of rapport wordt vermeld dat het persoonlijk en vertrouwelijk is en enkel bruikbaar voor hulpverleningsdoeleinden. Indien de hulpverlener het vermoeden heeft dat de cliënt deze afschriften voor negatieve doeleinden zal gebruiken, worden de consequenties daarvan met hem besproken. Uiteindelijk is het wel de cliënt die beslist of hij al dan niet een afschrift of rapport wil. Voor de uitoefening van het toegangsrecht kan de cliënt zich laten bijstaan door een door hem aangeduide vertrouwenspersoon (naar analogie met de wet op de patiëntenrechten). Indien er twijfels zijn over deze vertrouwenspersoon dan delen we deze aan de cliënt mee (= spiegelen). De uiteindelijke keuze blijft bij de cliënt. De bedenkingen van de hulpverlener of van de dienst worden eventueel in het cliëntdossier opgenomen. 13

14 Wanneer de cliënt erom verzoekt dient het recht op toegang zo snel mogelijk gerealiseerd te worden. Dit gebeurt binnen een termijn van maximaal 14 dagen, conform de wet op de patiëntenrechten. Het CAW voorziet in een procedure die omschrijft op welke manier toegang gevraagd kan worden. Er wordt hierbij gekozen voor een eerder soepele opstelling. Zware procedures werken drempelverhogend en ontmoedigend. Cliënten hebben het recht om correctie te eisen van fouten aan feitelijke gegevens uit het dossier (adres, leeftijd, naam etc). Bij interpretaties van hulpverleners, die door cliënten als onjuist ervaren worden, voegt het CAW op vraag hun versie aan de interpretatie toe. Cliënten kunnen niet eisen dat interpretaties verwijderd worden Minderjarigen en inzage 23 In principe heeft de minderjarige recht op inzage in die gegevens die hem betreffen en oefent hij dit recht zelfstandig uit. Het gaat om die gegevens die de minderjarige zelf verstrekt heeft of die door anderen over hem (ouders, hulpverleners, opvoedingsverantwoordelijken, derden) verstrekt werden mits ze deze gegevens niet als vertrouwelijk bestempelden. Bij +12 jarige minderjarigen De plus twaalfjarige wordt vermoed in staat te zijn om zijn belangen af te wegen en kan het toegangsrecht zelfstandig uitoefenen. Dit vermoeden is evenwel weerlegbaar : indien de hulpaanbieder van mening is dat de plus 12 jarige niet matuur is, moet hij dit in het dossier motiveren. (zie verder) Bij -12 jarige minderjarigen Wordt de min twaalfjarige als onvoldoende matuur gezien door de hulpverlener, dan kunnen in principe zijn ouders of de vertrouwenspersoon het recht op toegang uitoefenen. Daarom zal de hulpverlener actief beoordelen of de minderjarige in staat is om zijn toegangsrecht zelfstandig uit te oefenen. De vertrouwenspersoon kan het toegangsrecht uitoefenen voor de minderjarige die niet in staat is tot de zelfstandige uitoefening van het recht op toegang en dit in twee gevallen: Inzage Indien de ouders het toegangsrecht niet uitoefenen Ingeval er tegenstrijdige belangen zijn tussen de minderjarige en de ouders De minderjarige heeft dus recht op inzage in: gegevens die hij zelf aanbracht/gegevens die derden over hem aanbrachten, tenzij de betrokken derden deze gegevens als vertrouwelijk bestempelden. 23 Decreet rechtspositie van minderjarigen in integrale jeugdhulp, Brussel, mei

15 contextgegevens die ook over hemzelf gaan, tenzij bepaalde leden uit het cliëntsysteem deze gegevens als vertrouwelijk bestempelden. De minderjarige heeft geen inzage in die gegevens: waarvan aangetoond is ( afgewogen en gemotiveerd in het dossier) dat het niet in het belang van de minderjarige is om deze informatie op dat moment te kennen (agogische exceptie). De vertrouwenspersoon kan deze informatie wel inzien. die derden betreffen Er wordt toegang gegeven via een gesprek, gedeeltelijke inzage of rapportage, als bepaalde gegevens ook een derde betreffen en volledige inzage afbreuk zou doen aan zijn recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer Hypothesen in het dossier Door de hulpverlener geformuleerde hypothesen over de cliëntsituatie worden enkel opgenomen in het cliëntdossier, voor zover ze deel (zullen) uitmaken van het actieve hulpverleningsproces. Hypothesen waarvan men inschat dat ze in het hulpverleningsproces niet aan bod (kunnen) komen of die men niet (wil, kan of durft) in communicatie te brengen met de cliënt, worden niet opgenomen in het cliëntdossier. Uitspraken, bevindingen, feiten die aanleiding kunnen geven tot een hypothese worden zo helder mogelijk genoteerd in het dossier. Hypothesen worden zo veel als mogelijk getoetst bij cliënten. Ook als dit nog niet gebeurde worden ze opgenomen in het dossier in een klare taal. De hulpverlener zet er nadrukkelijk bij dat het om zijn hypothese op dat moment (datum) gaat. Ook bij collega s getoetste hypothesen worden opgenomen in het cliëntdossier. Door een hypothese op te nemen in het dossier onderschrijft de hulpverlener de intentie om de hypothese te toetsen. Hypothesen die verkend en getoetst werden, maar waarbij blijkt dat ze niet kloppen, worden opgenomen in het dossier met een duidelijke vermelding dat ze niet kloppen. Dit voorkomt onnodig werk en onderzoek van hypothesen in de toekomst. Als hypothesen identificeerbaar besproken worden met derden, gebeurt dit met instemming van cliënten. 8. Bewaartermijn van onderdelen van een dossier De bewaartermijnen verschillen naargelang het onderdeel van een cliëntdossier. Indien persoonlijke documenten van de cliënt (zoals: trouwboekje, spaarboekje, huurcontract, verzekeringspolissen) in het cliëntdossier of in een aparte map zitten, worden deze zoveel mogelijk en zo snel mogelijk teruggegeven aan de cliënt. Indien dergelijke documenten niet kunnen terugbezorgd worden, bvb. omdat de cliënt plots verdwijnt, dienen ze blijvend in het CAW te worden gearchiveerd. In geen geval mogen ze vernietigd worden. Bepaalde stukken uit het cliëntdossier behoren tot de begeleidingsadministratie, bvb. briefwisseling met schuldeisers in kader van schuldbemiddeling. Hierbij moet nagegaan worden hoelang deze gegevens best bewaard worden, om zich als hulpverlener te kunnen verweren tegen een aansprakelijkheidsvordering, bvb. in het kader van een schuldbemiddeling. Om te bepalen 15

16 hoelang deze administratie best bewaard blijft, zal men de specifieke vereisten van de deelwerkingen binnen het CAW moeten nagaan. Daarnaast bestaat het cliëntdossier uit diverse hulpverleningsgegevens zoals: weergaven van hulpverleningsgesprekken, verslagen en cliëntgegevens. De bewaartermijn wordt dus gediversifieerd naargelang de aard van de documenten die het cliëntdossier bevat. Gegevens die vernietigbaar zijn worden vijf jaar bewaard na het afsluiten van de hulpverlening, tenzij er andere wettelijke bewaartermijnen bestaan. Bij de afsluiting van de hulpverlening worden enkel nog relevante gegevens bewaard. Cliënten kunnen verzoeken om hun dossier sneller te vernietigen. Dit wordt toegestaan, tenzij de doelstelling van de werking expliciet aangeeft waarom het relevant is om gegevens te bewaren. Denk hierbij vb. aan heraanmelding. De vernietiging van dossiergegevens gebeurt op een wijze die de privacy van de cliëntgegevens waarborgt. Ze worden met andere woorden op een veilige manier vernietigd. Cliënten worden ingelicht over de bewaartermijn. 9. In beslagname van een CAW dossier Cliëntdossiers behoren toe aan het CAW. Ze zijn een werkinstrument binnen de hulpverlening en ze zijn beschermd door het beroepsgeheim. Dit betekent dat een CAW zich kan verzetten tegen inbeslagname door justitie omwille van beroepsgeheim. Indien politie of de onderzoeksrechter naar het CAW komt om informatie op te vragen, overlegt de hulpverlener altijd met de direct verantwoordelijke. Hiermee wint men tijd om rustig na te denken en intern beraad brengt helderheid. Naar politie, onderzoeksrechter geeft de CAWwerker de boodschap dat hij dit moet doen als werknemer van het CAW. Het CAW geeft geen toestemming voor huiszoeking. Een huiszoeking kan enkel met een rechtmatig bevel. Bij een bevel tot huiszoeking gaat het CAW na of dit werd afgeleverd door een onderzoeksrechter, want alleen dan is een huiszoekingsbevel rechtmatig. Zegt politie in opdracht van de onderzoeksrechter te komen maar zonder huiszoekingsbevel, dan stelt het CAW wel rechtstreeks contact te willen hebben met de onderzoeksrechter. Het CAW geeft tegenover de politie aan geen verklaringen te kunnen afleggen, omdat men als werknemer van een CAW gehouden is aan het beroepsgeheim. Als er een machtiging tot inbeslagname in het huiszoekingsbevel staat, kan niet verhinderd worden dat dossiers meegenomen worden, want dan dossiers weigeren kan beschouwd worden als belemmering van het onderzoek. Indien het dossier op een elektronische drager staat en het ter plaatse afgedrukt kan worden, wordt de papieren versie in beslaggenomen document a144011, 30/09/

17 Neemt politie of justitie dossiers in beslag, dan vraagt het CAW dat politie een proces-verbaal opmaakt, waarin staat dat het CAW zich verzet tegen inbeslagname, omwille van de geheimhoudingsplicht. Door het inroepen van het beroepsgeheim moet de onderzoeksrechter verantwoorden waarom het beroepsgeheim mogelijk niet zou gelden. Komt de onderzoeksrechter tot het besluit dat het beroepsgeheim terecht werd ingeroepen, mogen de gegevens niet gebruikt worden in het strafdossier. De meegenomen stukken moeten dan apart bewaard worden in het gerechtelijk dossier. Zowel de onderzoeksrechter als de vonnisrechter moeten dan rekening houden met de vertrouwelijkheid van deze gegevens. Een onderzoeksrechter/gerechtelijk officier moet de stukken die onder beroepsgeheim worden meegegeven, verzegelen in bijzijn van de geheimhouder, dus de CAW-hulpverlener. Enkel de onderzoeksrechter mag die zegel verbreken, om na te kijken of het beroepsgeheim terecht wordt ingeroepen. Als dat zo is, worden die stukken teruggegeven bij afsluiten van het vooronderzoek. Je kan als geheimhouder ook bepaalde gedeeltes aanduiden die zeker geheim moeten blijven omdat ze zo zeer raken aan de vertrouwelijkheid van je relatie met de cliënt in het bijzonder en van je beroepsuitoefening in het algemeen. Het verdient aanbeveling, dat de hulpverlener zelf al een zekere selectie uitvoert Terugkerende cliënten Binnen hetzelfde team Meldt een cliënt zich terug aan bij eenzelfde team dan kan het oude dossier terug opgezocht worden, mits het relevant is voor de hulpverlening nu én mits medeweten van de cliënt Binnen hetzelfde CAW Meldt een cliënt zich opnieuw aan bij een ander team van het CAW, dan kan relevante informatie uit het dossier opgevraagd worden bij een ander team, mits het relevant is voor de huidige hulpverlening en mits toestemming van de cliënt. 11. Beveiliging van cliëntdossiers Elk team bewaart haar cliëntdossiers op een beveiligde wijze door middel van een persoonsgebonden paswoord dat enkel gekend is door de medewerker. Per CAW wordt een lijst van gemachtigde functies opgemaakt die toegang hebben tot de (elektronische en papieren) dossiergegevens. In het We-dossier is de toegang geregeld via het instellen van gebruikersgroepen. 25 Min Bergmans, Steunpunt jeugdhulp, Brussel,

18 12. Verwerven, gebruiken en doorgeven van cliëntinformatie Het verwerven van informatie De cliënt wordt op de hoogte gebracht van het feit dat een dossier wordt aangelegd. Indien bij derden relevante informatie moet opgevraagd worden ten behoeve van de hulpverlening, wordt dit met de cliënt overlegd in functie van de concrete situatie en gebeurt dit met zijn schriftelijke toestemming. Wanneer bijvoorbeeld afgesproken wordt dat de hulpverlener de ziekteverzekering van de cliënt in orde brengt, dan vraagt hij de toelating om hiervoor de nodige contacten te kunnen leggen met verschillende diensten. De hulpverlener koppelt stapsgewijze terug naar de cliënt wat hij reeds ondernomen heeft. Indien er in de loop van deze contacten ook medische zaken uitgeklaard moeten worden, bespreekt hij dit eerst met de cliënt vooraleer er verdere contacten gelegd worden. Indien de cliënt de toestemming weigert om informatie op te vragen, worden de consequenties voor de hulpverlening met de cliënt besproken. In sommige gevallen zal de hulpverlening dan stopgezet worden, omdat men zonder de informatie niet zinvol kan werken. Er wordt enkel die informatie opgevraagd bij derden die nodig is om een hulpverlening op maat te kunnen uitbouwen. Omdat in het algemeen welzijnswerk de waarde van open communicatie en betrouwbaarheid vooropstaat, wordt nooit aan de cliënt gevraagd om een blanco cheque te ondertekenen, die het centrum toelaat om allerhande informatie op te vragen, zonder hiervoor telkens diens toelating te vragen. Bij het opmaken van een wederzijds contract tussen de dienst en de cliënt (zie schriftelijke toestemming) vermeldt de dienst dat men toestemming zal vragen aan de cliënt, vooraleer er info opgevraagd wordt bij derden. Dit uitgangspunt vereist dat binnen het CAW vooraf nagedacht wordt over de noodzaak om welbepaalde diensten te contacteren. Op die manier kan vooraf met cliënten overlegd worden. Ook binnen een residentiële setting is dit overleg met de cliënt van belang: er wordt afgesproken welke diensten de cliënt de volgende dag zelf kan contacteren en welke diensten door de begeleider worden gecontacteerd. In het kader van zelfredzaamheid stimuleert een CAW cliënten om dit zoveel mogelijk zelf op te nemen. Als men beslist om toch informatie op te vragen zonder dat de cliënt vooraf toestemming gaf, gebeurt dit omdat eerst de toestemming vragen de belangen van de cliënt zal schaden. Men krijgt bijvoorbeeld na herhaaldelijk proberen geen contact met de cliënt en er moet dringend bijkomende info opgevraagd worden. Waar mogelijk overlegt men met collega s vooraleer men besluit info op te vragen. De volgende vragen worden meegenomen in de overweging: 1. Welk doel wil ik bereiken met het verstrekken/opvragen van informatie? 2. Kan dit doel ook bereikt worden zonder dat ik informatie aan een ander verstrek/ opvraag? 18

19 3. Heb ik alles gedaan om de toestemming van de cliënt te krijgen? Zo niet, waarom was dit niet mogelijk? 4. Weegt de schade die ik voor de cliënt wil voorkomen, op tegen het belang dat de cliënt heeft bij geheimhouding? 5. Wordt de geheimhoudingsplicht zo min mogelijk geschonden? Het is belangrijk dat de hulpverlener alleen die informatie uitwisselt die de ander nodig heeft om het belang van de cliënt te dienen en het gevaar af te wenden. Verstrek/Vraag geen informatie die hiervoor niet ter zake doet Wanneer wordt de cliënt ingelicht? Informatie over de cliënt, die aangeleverd wordt door derden (andere diensten of partners van cliënten die niet in begeleiding zijn), wordt zoveel mogelijk aan de cliënt meegedeeld. In het contact met de diensten of personen die informatie leveren, wordt zo snel mogelijk duidelijk gemaakt dat informatie aan de cliënt doorgegeven zal worden. Dit geeft de informant de mogelijkheid om de geleverde informatie te beperken tot het noodzakelijke. Indien het CAW werkt met een cliëntsysteem, bestaande uit verschillende personen, wordt door één deel van het cliëntsysteem vaak informatie aangeleverd over een ander deel. Bijvoorbeeld een moeder die in een afzonderlijk gesprek met de hulpverlener tot dan toe onbekende zaken vertelt over haar zoon, die ook in begeleiding is en waarbij niet geweten is dat de zoon wil dat deze gegevens bekend zijn. Om dergelijke situaties te vermijden, maakt men best van bij het begin van een hulpverlening aan het gehele cliëntsysteem duidelijk hoe met aangeleverde informatie omgesprongen wordt. Men dient hier met zorg te waken over de betrouwbaarheid van de hulpverlener voor het gehele cliëntsysteem. Het gevaar is niet denkbeeldig dat het hulpverleningsproces door het leveren van informatie aan een deel van het cliëntsysteem dreigt vast te lopen. Enkel de verworven informatie die relevant en noodzakelijk is voor de hulpverlening wordt opgenomen in het cliëntdossier (zie: gebruiken van informatie). Indien informatie wordt verworven via berichten van cliënten of over cliënten, zal het CAW afspraken maken over de toegang tot deze berichten en de archivering ervan. Relevante informatie verstrekt per wordt bewaard in het dossier Het gebruiken van informatie In het cliëntdossier worden enkel die gegevens opgeslagen die noodzakelijk zijn voor een hulpverlening op maat. Alle cliëntgegevens worden op een zodanige wijze bewaard en gebruikt dat de privacy van cliënten maximaal gewaarborgd wordt. Dossiergegevens worden beveiligd bewaard. Er wordt zorgvuldig omgegaan met identificatiegegevens, d.i. alleen indien noodzakelijk. Cliëntgegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor betrokken CAW -medewerkers, voor zover de specifieke werking van het team dit vereist. Ze hebben enkel toegang tot die info die noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak. In het WE-dossier wordt de toegang ingesteld door middel 26 Horen, zien en zwijgplicht? Wegwijzer huiselijk geweld en beroepsgeheim, Ministerie van justitie, Nederland 19

20 van gebruikersgroepen. Het CAW bepaalt wie toegang heeft tot welke gegevens over cliënten. De toegang tot cliëntgegevens zal in een ambulante werking en in een residentiële werking verschillend geregeld worden. In een residentiële werking zullen doorgaans meerdere medewerkers toegang hebben tot één dossier. Per team worden hierover transparante afspraken gemaakt. De inhoud van een dossier moet voor alle CAW-medewerkers, die toegang moeten kunnen hebben tot de gegevens, duidelijk zijn. De cliënt wordt geïnformeerd over wie toegang heeft tot zijn gegevens. De cliënt wordt ingelicht over het feit dat er overleg over zijn situatie wordt gepleegd en met wie dit overleg plaatsvindt. Hypothesen over cliëntsituaties worden niet uitgewisseld met andere diensten, indien ze niet met cliënten besproken werden. Al wie toegang heeft tot cliëntgegevens is gehouden aan het beroepsgeheim. De cliënt wordt geïnformeerd over de toegangsmodaliteiten (zie boven). Indien er brieven toekomen op naam van cliënten, wordt het briefgeheim gerespecteerd. Zonder uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming van de cliënt worden persoonlijke brieven niet geopend Het doorgeven van informatie Indien informatie uit een cliëntdossier gebruikt wordt in de samenwerking met andere diensten, dient onderzocht te worden in welke mate er sprake kan zijn van gedeeld beroepsgeheim (zie verder gedeeld beroepsgeheim). Bij het gebruiken van informatie vertrekt de CAW-medewerker van de centrale vraag: wat maakt dat ik beter geplaatst ben om informatie door te geven dan de cliënt zelf? De hulpverlener moet deze vraag kunnen beargumenteren, vooraleer hij informatie gaat uitwisselen. Indien een hulpverlener oordeelt dat het beroepsgeheim doorbroken moet worden (bvb. bij een getuigenis in rechte voor de onderzoeksrechter of vonnisrechter), doet hij dit enkel na overleg met zijn direct leidinggevende. Blijft wel dat de hulpverlener de individuele verantwoordelijkheid heeft om te beslissen of hij het beroepsgeheim dient te doorbreken, bvb. bij een getuigenis in rechte. Het is namelijk de individuele hulpverlener die, strafrechtelijk gezien, drager is van het beroepsgeheim. De cliënt kan de hulpverlener niet ontslaan van het beroepsgeheim. Dit belet niet dat de hulpverlener kan overleggen met de cliënt over het doorbreken van zijn beroepsgeheim. De hulpverlener moet kunnen argumenteren ten aanzien van zijn dienst waarom hij van oordeel is dat het beroepsgeheim doorbroken kan worden. Het beroepsgeheim blijft doorlopen na het afsluiten van een hulpverlening (zelfs na overlijden van de cliënt). Wanneer een begeleiding wordt overgedragen (binnen het team) of extern overgedragen (buiten het team), gebeurt dit in overleg met de cliënt en na diens toestemming. Bij voorkeur en in de mate van het mogelijke is de cliënt aanwezig bij de overdracht.(zie driehoeksoverleg) 20