Modernisering van de burgerlijke stand: Waar staan we (met onze gemeente)? GTI19 Informatiesessie 12 juni 2018

Transcriptie

1 Modernisering van de burgerlijke stand: Waar staan we (met onze gemeente)? GTI19 Informatiesessie 12 juni 2018

2 Dagorde De modernisering en informatisering in een notendop Wetgevingstraject Wat is nieuw? Technische tijdslijn Aandachtpunten implementatie Communicatie

3 In een notendop Van 597 registers naar één centraal register (DABS) Uniforme documentaire elektronische akten Uniek centraal aktenummer Rijksregisternummer (bisnummer KSZ) als sleutel Dubbel bij griffies verdwijnt Partijen tekenen niet meer enkel ABS tekent Plaatsonafhankelijke dienstverlening Vereenvoudigde (elektronische) processen Koppeling Burgerlijke stand Rijksregister Generiek notificatiemechanisme voor het uitwisselen van informatie tussen alle betrokken diensten en besturen

4 Wetgevingstraject 12/2017: wetsontwerp goedgekeurd in Ministerraad 02/2018: wetsontwerp ingediend in Kamer Wetsontwerp houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en houdende wijziging van het Gerechtelijk Wetboek met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing. - Parlementair Document 54/K/ /05/2018: wetsontwerp gestemd in Commissie Justitie 07/06/2018: wetsontwerp gestemd in Kamer Publicatie wet wordt verwacht tegen half 2018 Voorbereiding uitvoeringsbesluiten is gestart, o.a.: Modellen uittreksels en afschriften Operationalisering beheerscomité Raadpleging oude gearchiveerde akten

5 Wat is nieuw t.o.v. vorige infosessies? Verschillende types akten Structuur aktenummer Van randmeldingen naar e-meldingen (automatische verwerking van o.a. echtscheidingsvonnissen en wijzigingen achternaam) Uittreksels worden de regel en afschriften de uitzondering

6 Types akten TYPE AKTEN Akte van geboorte (van een vondeling) Akte van prenatale erkenning Akte van erkenning Akte van verklaring van naamskeuze Akte van aanpassing van de registratie van het geslacht Akte van huwelijk Akte van overlijden Akte van een levenloos kind Akte van afwezigheid Akte van voornaamsverandering Akte van naamsverandering Akte van echtscheiding Akte van adoptie Akte van herroeping of herziening van adoptie, van nieuwe aanpassing van de geslachtsregistratie of van nietigverklaring Akten van Belgische nationaliteit In voorkomend geval, dient de BASIS VAN DE AKTE aangeduid te worden Rechterlijke beslissing Proces-verbaal Koninklijk besluit tot naamsverandering Buitenlandse akte Buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing WIJZIGINGEN van de akten zijn mogelijk, t.g.v. materiële fouten of beslissingen inzake de afstamming. De gewijzigde akte moet opnieuw ondertekend worden door de ABS. Akte van echtscheiding zal in principe enkel opgemaakt worden o.b.v. buitenlandse beslissing. Een Belgische echtscheidingsbeslissing leidt niet tot de 6 opmaak van een akte, maar tot een MELDING

7 Structuur uniek aktenummer JJJJ = JJJJ-XXXX.XXXX-CC 1. vanaf 1/1/2019 (louter elektronische akten) staat JJJJ voor het jaartal waarin de ontwerp-akte werd gecreëerd in de DABS (dus niet noodzakelijk het jaar van ondertekening van de akte); 2. voor de gemigreerde papieren akten (< 01/01/2019) wordt gestart met 1111 en vervolgens verder genummerd. Opgelet: uit het DABS-nummer kan dus nooit op een betrouwbare wijze het jaar van de akte worden afgeleid! xxxx xxxx = Een doorlopend volgnummer binnen de DABS. Per jaar kunnen er theoretisch dus akten opgemaakt worden. cc = Het controlecijfer (modulus 97) op basis van alle voorgaande cijfers.

8 Van randmeldingen naar automatische e-meldingen Meldingen worden automatisch gegenereerd door de DABS, geen tussenkomst nodig van de ABS. Echtscheidingsbeslissing Nietigverklaring van het huwelijk Vergunning tot naamsverandering (KB) Intrekking of vernietiging van een vergunning tot naamsverandering Verbetering van de akte van afwezigheid indien afwezige terugkeert Verbetering van de akte van overlijden indien gerechtelijk overleden verklaarde terugkeert PROCES: I. Griffier/bevoegde ambtenaar FOD Justitie stuurt gegevens van het vonnis/arrest/vergunnin g tot naamsverandering door naar DABS II. DABS maakt op basis III. hiervan melding op. Melding wordt automatisch ondertekend via een elektronisch zegel DABS IV. Melding wordt verbonden met betrokken akte(n)

9 Aantal meldingen. Stroom vonnissen en arresten Familierechtbanken % Echtscheidingen % Wijziging afstamming 400 1,5% Verbetering van akten 250 0,9% Wijziging geslacht 100 0,4% Vervanging van akten 60 0,2% Nietigverklaring van akten 40 0,1% Adoptie (binnenland) 40 0,1% Hoven van Beroep Vredegerechten Strafrechtbanken Andere stromen Parketten Beperkt Beperkt Beperkt Beperkt Dienst naamswijzigingen Federale Centrale Autoriteit 77 Centrale Dienst Buitenlandse Akten Te bepalen 9

10 Stromen vanuit justitie FOD Justitie DABS/BAEC Gemeenten Consulaten Hoven van Beroep Samenstelling dossier Web Service (Raadpleging) DABS/BAEC DB DABS/BAEC Client Familierechtbanken Stand Alone VAJA Web Service (Notificaties) Notificatie DB Vrederechten Dienst Naamverandering Federal Centrale Autoriteit (Buitenlandse adopties) Centrale Dienst Buitenlandse akten (advies) Parketten (advies)

11 Tijdslijn migratie oude akten Voorbereiding gegevens voor migratie: verwerking extract RR/voorzien metagegevens akten/voorzien beelden van de akten/controle van gegevens 1 april 2018: start migraties naar productieomgeving DABS Go Live DABS 2019: gemigreerde akte moet = papieren akte (die niet meer aangepast wordt) Akten staan klaar voor migratie. Vanaf dit punt: metagegevens/scans up-to-date houden i.g.v. bijwerkingen van de akten Uitvoeren testmigraties testomgeving DABS Bijwerking op reeds gemigreerde akte? digitale versie in DABS aanpassen! - Resterende bulk migraties - Ad-hoc migraties

12 Tijdslijn nieuwe toepassingen DABS Eind maart 2018: Ontwikkeling interfaces (Ws) gemeenten aangepast aan wetsvoorstel Eind juni 2018: Go/NoGo Nagaan of al de gemeenten gestart zijn met testen 6 maanden acceptatietesten door gemeenten Go Live DABS 2019: overstap op nieuwe systeem door al de gemeenten. Akten worden louter elektronisch opgemaakt en beheerd. Integratie met DABS door IT-partners: softwaresystemen gemeenten aanpassen aan DABS December 2018: Go/NoGo Acceptatietesten afgerond: nagaan of de testen succesvol waren

13 Aandachtpunten implementatie Migratie oude akten is aanbevolen mogelijkheid, maar geen verplichting om te starten Delegatie zal noodzakelijk zijn om dienstverlening aan loket te verzekeren Vereist materiaal: PC, kaartlezer en scanapparaat Maak tijdig de noodzakelijke afspraken met uw softwareleverancier, migratiepartner en leverancier e-handtekingen

14 Communicatie : geplande acties Tweemaandelijkse vragenlijst gemeenten. Hierin wordt gepeild naar: Algemene kennis over project Status migratie + hulp en bijstand Status testen DABS + hulp en bijstand Gemeenten krijgen toegang tot online dashboard met geaggregeerde resultaten Ter beschikking stellen van FAQ op website DAV/gemeenteorganisaties (na review) Communicatie via gemeenteorganisaties aangevuld met rechtstreekse communicatie naar gemeenten Voorzien van andere one-pagers, o.a. over: - In plaats stelling verschillende omgevingen bij het RR - Elektronische ondertekening van akten

15 Vragen?

16 Erwin De Pue Directeur-generaal Dienst Administratieve Vereenvoudiging