Q. Is de regeling eenmalig of kunnen we volgend jaar weer een ronde verwachten? A. Op dit moment is één ronde voorzien, dit jaar.

Transcriptie

1 Q&A VOORLICHTINGSBIJEENKOMST CREATIVE TWINNING 22 JANUARI 2018 Disclaimer: aan deze Q&A kunnen geen rechten worden ontleend, de beleidsregels Creative Twinning zijn leidend. ALGEMEEN Q. Waarom is er gekozen voor het principe First Come, First Serve? A. Er is gekeken naar andere opties zoals het gelijktijdig rangschikken van aanvragen (een tender). De kans is dat er onevenredig veel aanvragen komen in verhouding tot het beschikbare budget en het aantal aanvragen dat toegekend kan worden. Dat zou zonde zijn van alle effort voor veel indieners. Q. Is de regeling eenmalig of kunnen we volgend jaar weer een ronde verwachten? A. Op dit moment is één ronde voorzien, dit jaar. Q. In hoeverre moet de overheid van het land waar we het project uitvoeren achter het voorstel staan? En hoe kijkt de commissie daarnaar? A. Het gaat er om dat het project haalbaar is en lokaal is ingebed. Expliciete goedkeuring van de lokale overheid is daarvoor niet altijd nodig. Advies is om jezelf in elk geval goed te informeren over de lokale mogelijkheden en beperkingen en contact op te nemen met de ambassade daarover. Bij de beoordeling van de voorstellen vragen we ook aan de ambassade om hun visie. Maak dus een goede analyse van de context en de risico s. Q. Is er een support programma om partners te vinden? A. Nee, niet als onderdeel van dit subsidieprogramma. Er zijn wel andere instrumenten om Nederlandse aan buitenlandse organisaties te koppelen. RVO Q. Waarom heeft het Ministerie aan RVO gevraagd de uitvoering te doen? A. RVO is dè uitvoeringsinstantie van de rijksoverheid en heeft veel ervaring met internationale programma s. De benodigde kennis op het gebied van cultuur wordt extern ingeschakeld. Q. Wie beoordeelt de voorstellen? A. Adviseurs van RVO beoordelen de aanvragen. Daarnaast worden externe cultuurexperts ingeschakeld en worden de ambassades in de doellanden gevraagd input te leveren op een aantal criteria, waaronder context- en risicoanalyse. Q. Is er ook een aanvraagformulier in het Engels? A. Ja, deze staat op de website, zie Q. Komt er iets als een indicatie die inzichtelijk maakt hoeveel budget nog resteert? A. Ja, we zullen wekelijks aangeven op de site hoeveel aanvragen in behandeling zijn en wat de status daarvan is. LANDEN Q. Welke landen vallen binnen de scope van de beleidsregels? Het programma richt zich op de landen aan de grenzen van de Europese Unie. Activiteiten op landen waar géén Nederlandse ambassade operationeel is, op landen die vallen onder de DAC-classificering minst ontwikkelde landen (LDCs), op de landen Libanon, Mali en Palestijnse Gebieden of de EER-lidstaten, komen niet in aanmerking voor een subsidie in het kader van dit subsidieprogramma. 1 van 5

2 Q. Voor vier landen is er aparte ondersteuning (Rusland, Egypte, Turkije, Marokko). Doen deze landen daarnaast ook nog mee aan Creative Twinning? A. Ja Q. Als we in meerdere landen activiteiten willen uitvoeren, moeten we dan in al die landen een track record hebben? A. Ja, van minimaal één jaar. Laat dat zien. Q. Betreffende de regionale focus: moet het om buurlanden gaan? A. Nee, dat hoeft niet. Q. Wij hebben een format dat we in een aantal landen willen uitrollen. Hoe kan dat in het Excel-sheet bij de indiening worden gespecificeerd? Moeten we de uren per partner uitsplitsen of alleen per activiteit en land? A. Ja. In de budget tool (Annex 2) worden kosten gespecificeerd per activiteit. Van de uren die worden opgevoerd moet worden aangegeven welke organisatie deze maakt. Q. Krijgen we meer punten bij meer dan drie landen? A. Nee, maar projecten die zich richten op twee of meer landen hebben de voorkeur. ALLIANTIE Q. Wie mogen in allianties deelnemen? A. Allianties bestaan uit culturele organisaties (waaronder non-profit organisaties en bedrijven met een cultureel profiel) die een samenwerkingsovereenkomst met elkaar sluiten. Alle partijen binnen een alliantie dienen te beschikken over een rechtspersoonlijkheid naar burgerlijk recht. Niet in aanmerking komen overheidsinstellingen (naar publiek recht), amateurclubs, hobbyverenigingen en private initiatieven. Van de partijen die onderdeel uitmaken van de alliantie is tenminste één partij gevestigd in Nederland één in het land(en) waar het project zich op richt. Een belangrijke voorwaarde is dat cultuur tot de kernactiviteiten van de organisatie behoort. Dat is: het produceren of presenteren van cultuur, het ontwikkelen van artistieke innovaties, of het ondersteunen van het culturele veld. De organisaties moeten dus aantonen dat cultuur een van hun kernactiviteiten is. Organisaties die instellingssubsidie krijgen via het ministerie van BUZA of ambassades, komen niet in aanmerking voor de subsidie. Q. Zijn er voorkeuren of beperkingen aan de (grootte van) de allianties? A. Er zijn alleen minimale eisen en geen maxima gesteld. De drempelcriteria zijn leidend. Laat vooral zien wat de toegevoegde waarde is van elke partner. Q. Kan een onderwijsinstelling penvoerder zijn? A. De penvoerder is een Nederlandse, internationale of lokale culturele niet-gouvernementele organisatie. Laat zien dat je aan de definitie voldoet. Q. Moeten alle partners met elkaar samenwerken? A. De deelnemers in de alliantie logischerwijs wel, maar de daaromheen betrokken (derde) partijen niet. Q. Kan er worden samengewerkt met commerciële partijen? A. Ja, Nederlandse, internationale en lokale bedrijven met een cultureel profiel mogen deelnemer zijn in een alliantie. Hun activiteiten dienen bij te dragen aan de doelstellingen en projectresultaten. Q. Wat wordt er bedoeld met wederkerig? A. De gedachte hierachter is dat er een echte alliantie ontstaat die beide zijden versterkt. Dit hoeft niet direct te gaan om tastbare voordelen, maar het kan ook gaan om bijvoorbeeld nieuwe inzichten die bij de partners worden 2 van 5

3 verkregen. Aangezien er een eigen investering van 25 procent is vereist, nemen we aan dat de partijen hier ook een zeker resultaat voor zichzelf denken te bereiken. Maak dit in de aanvraag concreet. Q. Moeten alle partners en de penvoerder ervaring hebben in betreffende land(en)? A. Ja, 2 jaar met de betreffende subdoelstelling(en) en 1 jaar in het betreffende land waar de activiteiten plaats vinden. Dat geldt voor alle partners in de alliantie die bij de lokale activiteiten betrokken zijn. Q. Bij de indiening moeten we een track record aanleveren van twee cases. Moeten dit lokale cases zijn of breder? A. Ja, lokale cases. Je moet laten zien dat je ervaring hebt in de landen waar de projectactiviteiten worden uitgevoerd. Wij hebben daarbij voorkeur voor meerdere landen. Dit noemen we een regionale aanpak. Het gaat dan bijvoorbeeld om twee of drie landen. Q. Mag je in meerdere allianties deelnemen? A. Nee, dat mag niet. Zowel penvoerders als mede-indieners kunnen ten hoogste éénmaal in aanmerking komen voor subsidie, dan wel participeren in een alliantie die via een penvoerder subsidie ontvangt. INHOUD Q. Is het een eis dat het voorstel op jongeren is gericht? Ook bij erfgoed? Wanneer is een project inclusief? A. Ja, jongeren zijn de doelgroep van dit programma. Het is echter niet voldoende, als het project inclusief wil zijn, dat het zich richt op jongeren. Het projectvoorstel moet duidelijk aangeven hoe inclusiviteit vorm krijgt, m.a.w. welke specifieke jongerengroepen om welke redenen in het bijzonder beoogd worden, wat hun behoeften zijn en hoe het project daarop inspeelt. Het moet duidelijk zijn aangegeven wat er in het project wordt gedaan om een bijdrage te leveren aan inclusiviteit. Q. Hoe gaan jullie om met het criterium Innovatie? Wordt dit op Nederlands niveau bekeken? A. Het gaat om het innovatieniveau ten opzichte van de lokale situatie, dus niet in Nederland. De indieners moeten zelf duidelijk maken wat er innovatief is aan het voorstel en dit ook zo concreet mogelijk laten zien. Q. Moet de bijdrage gerelateerd zijn aan een van de doelstellingen? A. Ja, er moet een relatie zijn tussen de project activiteiten en de begrote subsidiabele kosten. Q. Wat moet ik verstaan onder effect? Het effect van het project is dat het bijdraagt aan 1 of meer subdoelstellingen van het internationale cultuurbeleid. Deze bijdrage, en relevante indicatoren, worden in het voorstel uitgewerkt en vastgelegd in een M&E plan. Dit plan is belangrijk voor een goede verantwoording aan RVO over projectresultaten, en voor de zichtbaarheid van daarvan. Q. Is het een vereiste om een website te maken of op een andere manier exposure te geven? A. Nee, maar je moet wel resultaten aan RVO laten zien conform rapportageverplichtingen. RVO zal projectinformatie verstrekken aan BUZA en mogelijk deze gebruiken in eigen publicatiekanalen. FINANCIERING Q. Gaat RVO de begroting kritisch beoordelen en eventueel kosten schrappen? A. RVO bekijkt de begrotingen en kan eventueel kosten schrappen als deze niet subsidiabel zijn. Het is denkbaar dat hierdoor de begroting van het project onder de ondergrens van komt. Er wordt dan gelegenheid geboden om de begroting te herzien, wat betekent dat de aanvraag als nieuwe aanvraag wordt beoordeeld en dus achteraan in de rij aansluit. 3 van 5

4 Q. Moeten jaarverslagen van alle leden van de alliantie worden aangeleverd? A. Nee, niet alle leden van de alliantie hoeven jaarverslagen aan te leveren. Alleen de penvoerder dient jaarverslagen aan te leveren over 2015 en 2016 (in Annex 7 volgens vrij format). Van de overige alliantieleden worden wel financiële cijfers gevraagd in het aanvraagformulier (over inkomsten en uitgaven), maar geen jaarverslagen. De penvoerder verklaart bij ondertekening dat deze, en de andere, informatie naar waarheid is ingevuld. Het verstrekken van onjuiste informatie, kan leiden tot intrekking van eventueel verleende subsidie. Q. Een deelnemer merkt op dat de eis van financiering van een eigen aandeel van 25% een belemmering is voor veel organisaties uit de culturele sector. Indien een subsidie van (het minimum) wordt aangevraagd, moet het project een omvang hebben van Het is voor veel organisaties in deze sector moeilijk die aanvullende op korte termijn ergens vandaan te halen. Kan die ook tijdens de projectuitvoering worden gezocht? A. Nee, de eigen bijdrage moet gewaarborgd zijn op het moment van indiening door eigen middelen of toezeggingen van een derde partij(en). In het laatste geval is een intentieverklaring vereist. De eigen bijdrage hoeft overigens niet volledig financieel te zijn, ook bijdrages in natura kunnen hiervan onderdeel uitmaken. Q. Geldt de 25 % eigen bijdrage per partner of voor de alliantie? A. Deze 25 procent eigen bijdrage geldt voor de alliantie als geheel. De eigen bijdrage van de Nederlandse partner mag dus bijvoorbeeld ook de kosten/investering van de buitenlandse partner(s) dekken. Dit mag ook in natura zijn, specificeer dit goed. Q. Mag de eigen inbreng voor de cofinanciering van ook in natura zijn (bijvoorbeeld zaalhuur of uren)? A. Ja, dat mag mits dit kan worden uitgedrukt in geld. De financiële waarde van de bijdrage in natura wordt gewoon meegenomen in het budget. In de Samenwerkingsovereenkomst wordt per organisatie gespecificeerd welk deel van de bijdrage in natura wordt geleverd. Deze bijdrages moeten 100% gerelateerd zijn aan de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten van het project. Q. Mag je ook een project indienen met toezeggingen voor de cofinanciering die gaandeweg de uitvoeringen rond gaan komen? A. Nee, het voorstel dient voldoende waarborgen te bieden voor het voldoen van de eigen bijdrage. Als een derde partij hiervoor borg staat, dan moet een intentieverklaring worden overlegd. Q. Is het nodig om het budget te specificeren naar partner? A. Het budget wordt in de budget tool uitgewerkt per activiteit en per organisatie waarvoor subsidie wordt aangevraagd. Q. Is er een maximaal uurtarief of worden er vaste tarieven gehanteerd? A. Nee. Er moet door de penvoerder worden aangetoond dat de kosten waar de subsidieaanvraag betrekking op heeft, redelijkerwijs zijn toe te kennen aan de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd. Kosten zijn werkelijke kosten. Daarvan is in ieder geval geen sprake voor zover kosten hoger zijn dan de bestaande normen of anderszins afwijken van wat de gangbare praktijk is in het maatschappelijke of culturele veld. Subsidie wordt niet verstrekt ter dekking van tekorten na afloop van de activiteiten. Q. Is er een accountantsprotocol? A. Een controleverklaring van de accountant is na afloop van het project bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie vereist. RVO stelt hiervoor een controleprotocol beschikbaar via de website. Q. In de aanvraag onder paragraaf 4 (Financial details) punten 4.6 tot en met 4.12, voor welk jaar wordt dit gevraagd? Voor punt 4.10, wat wordt bedoelt met Permanent staff and organisational costs? A. Onder 4.6 tot en met 4.12 wordt gevraagd naar de cijfers over Onder punt 4.10 wordt bedoeld de totale organisatiekosten in 2016, inclusief de personeelslasten. 4 van 5

5 Q. Is het budget inclusief of exclusief BTW? A. Bent u btw-plichtig, dan mag u de btw niet opvoeren in de begroting. U verrekent de btw in uw aangifte omzetbelasting. Wanneer u niet btw-plichtig bent, dan kunt u de btw over bepaalde kostenposten zoals kosten derden meenemen in de begroting. Zie PROCES Q. Wat gebeurt er als we door onvoorziene omstandigheden, bijvoorbeeld politieke instabiliteit, het project niet volledig kunnen uitvoeren? A. De subsidieontvanger moet hiervan mededeling doen en kan ervoor kiezen voortijdig een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in te dienen. De tot dan gemaakte kosten moeten wel verantwoord worden en tevens moet uitgelegd worden wat er gebeurd is en welke inspanningen er zijn verricht om de situatie te verbeteren. Q. Moet de volledige verantwoording van het project in 2020 gereed zijn of alleen de uitvoering? A. De inhoudelijke uitvoering van het project moet uiterlijk 31 december 2020 zijn afgerond. De financiële afronding, vaststelling en eindverantwoording vinden na afloop van het project plaats. Q. In het geval van een afwijzing; hoe nauwkeurig is de feedback? A. Wanneer een voorstel wordt afgewezen, motiveert RVO dit in het besluit tot afwijzing van de subsidie. Hierover kan door onze adviseurs een (mondelinge) toelichting worden gegeven als daar behoefte aan is. Q. Is het mogelijk bezwaar te maken? A. Ja, in het besluit tot afwijzing van de subsidie is opgenomen hoe en waar bezwaar kan worden gemaakt tegen het besluit. (Aangepaste versie april 2018) 5 van 5