Conflictregeling Raad van Toezicht en Raad van Bestuur

Transcriptie

1 Conflictregeling Raad van Toezicht en Raad van Bestuur Inleiding Stichting Zorggroep Elde beschikt over een conflictregeling. De conflictregeling is opgenomen in de statuten van de stichting. Statuten Stichting Zorggroep Elde Conflictregeling: Artikel Onder een conflictsituatie tussen de Raad van Toezicht en het Bestuur wordt verstaan een situatie die ontstaat in die gevallen waarin de Raad van Toezicht een statutaire bevoegdheid tot vaststelling of goedkeuring heeft en de Raad van Toezicht een uitspraak heeft gedaan waartegen het Bestuur zich heeft verzet door die uitspraak als onaanvaardbaar te typeren én het Bestuur dan wel de Raad van Toezicht vindt dat er sprake is van een conflict tussen de beide raden. 2. Het vorige lid is niet van toepassing op een arbeidsconflict tussen het Bestuur en de Stichting. 3. In een conflictsituatie als bedoeld in het eerste lid van dit artikel zal een commissie worden geformeerd die bindende aanbevelingen zal doen tot oplossing van het geschil. Deze commissie bestaat uit drie personen; zowel de Raad van Toezicht als het Bestuur is bevoegd één commissielid aan te wijzen, het derde commissielid zal door de eerste twee commissieleden worden aangewezen. Het derde commissielid zal optreden als voorzitter van de commissie. Personen die op enigerlei wijze verbonden zijn aan de stichting kunnen niet als commissielid worden aangewezen. 4. Indien het Bestuur niet bereid is zich neer te leggen bij de gedane aanbevelingen, zal dit leiden tot het defungeren van de betreffende bestuurder(s) zoals bedoeld in artikel 20 lid 1 sub e. Het besluit van het Bestuur aangaande het al dan niet opvolgen van de gedane aanbevelingen dient na uiterlijk zeven dagen schriftelijk kenbaar gemaakt te worden. De Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur willen een uitgebreider conflictregeling opstellen waarin meer ruimte is opgenomen voor keuzemogelijkheden om een conflict tot een oplossing te brengen. De conflictregeling is gebaseerd op het model Conflictregeling Brancheorganisaties Zorg. Doel Doel van de conflictregeling Raad van Toezicht en Raad van Bestuur is om het conflict effectief op te lossen binnen een afzienbare tijd zodat de organisatie zo min mogelijk nadeel ondervindt van het conflict. De Raad van Toezicht en Raad van Bestuur hebben meerdere keuzemogelijkheden om tot een conflictoplossingsroute te komen. Voorop staat dat de totale conflictduur niet de termijn van twee maanden mag overschrijven. Algemeen De Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur blijven in overeenstemming met hun wettelijke en statutaire taak- en bevoegdheidsverdeling volledig verantwoordelijk voor een zorgvuldige oplossing van hun (onderlinge) conflicten. Deze conflictregeling is tot stand gekomen in onderlinge overeenstemming tussen de Raad van Toezicht en Raad van Bestuur. 1

2 Conflictregeling Raad van Toezicht en Raad van Bestuur Zorggroep Elde voldoet aan de belangrijkste wet- en regelgeving en belangrijke codes van de zorg in Nederland. De zorgbrede governancecode 2017 stelt dat elke zorgorganisatie beschikt over een conflictregeling. De conflictregeling is een nadere uitwerking van het artikel: conflictregeling, statuten stichting Zorggroep Elde. In deze conflictregeling zijn de volgende conflicten uitgewerkt: 1. Conflict tussen Raad van Toezicht en Raad van Bestuur; 2. Conflict binnen de Raad van Toezicht; 3. Conflict binnen de Raad van Bestuur (indien de Raad van Bestuur uit meer dan één persoon bestaat). Ad 1: Conflict tussen Raad van Toezicht en Raad van Bestuur 1a. Zodra de Raad van Toezicht of de Raad van Bestuur vaststelt dat er tussen hen sprake is van een conflict over beleidsmatige of bestuurlijke aangelegenheden 1, niet zijnde een arbeidsconflict, zullen zij zich inspannen om in goed overleg binnen twee maanden tot een oplossing te komen. De Raad van Toezicht of de Raad van Bestuur omschrijft de kern van het conflict alsmede de oplossingsrichtingen waarover de andere partij een oordeel geeft. 1b. Indien de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur onderling niet tot overeenstemming over de oplossing van het conflict komen, dan zal de Raad van Toezicht en Raad van Bestuur één van onderstaande conflictoplossingsroutes kiezen: A: Na het vaststellen van het conflict wordt een mediationtraject 2 opgestart welke moet leiden tot het oplossen van het conflict door de conflictpartijen zelf. Mediation leidt tot het oplossen van het conflict. Beide partijen spreken uit dat het conflict is opgelost. B: Na het vaststellen van het conflict wordt een commissie van drie personen 3 geformeerd, de commissie van wijzen 4. Zowel de Raad van Toezicht als de Raad van Bestuur wijst één commissielid aan, het derde commissielid wordt door de eerste twee commissieleden aangewezen. Het derde commissielid treedt op als voorzitter van de commissie. De commissie brengt een bindend 5 advies uit de Raad van Toezicht en Raad van Bestuur. 1 De conflictsituatie in deze conflictregeling is breder geformuleerd dan de omschrijving van de conflictsituatie in de conflictregeling van de statuten Stichting Zorggroep Elde. 2 Bij mediation blijft de mediator inhoudelijk op afstand en laat daarmee de conflictpartijen hun geschil zelf oplossen. 3 De volgende personen kunnen niet als commissielid worden aangewezen: personen die op enigerlei wijze verbonden zijn aan de stichting, personen die een familiaire band onderhouden met een van de leden van de Raad van Toezicht en/of personen die een familiaire band onderhouden met de Raad van Bestuur. 4 De samenstelling van de commissie van wijzen is conform de samenstelling van de commissie zoals beschreven in de statuten St. Zorggroep Elde. 5 Wat het bindend advies inhoudt, wordt nader uitgelegd in 1d van deze conflictregeling. 2

3 C: Indien het mediationtraject niet binnen een afzienbare periode tot een oplossing van het conflict leidt, wordt alsnog een commissie van wijzen (zie B) geformeerd. 1c. De totale conflictduur mag de termijn van twee maanden niet overschrijden. De gestelde termijn van twee maanden is onafhankelijk van de gekozen conflictoplossingsrouten (A, B, C). 1d. Het bindend advies. Indien de Raad van Bestuur niet bereid is zich neer te leggen bij de gedane aanbevelingen (het bindend advies), zal dit leiden tot het defungeren van de Raad van Bestuur. Het besluit van de Raad van Bestuur aangaande het al dan niet opvolgen van de gedane aanbevelingen dient na uiterlijk zeven dagen schriftelijk kenbaar gemaakt te worden bij de voorzitter van de Raad van Toezicht. Ad 2: Conflict binnen de Raad van Toezicht Conflicten binnen de Raad van Toezicht worden beslecht door de Raad van Toezicht. Na het ontstaan van een conflict wordt eerst getracht om in goed overleg tot een oplossing te komen. De Raad van Toezicht omschrijft de kern van het conflict alsmede de oplossingsrichtingen waarover de leden van de Raad van Toezicht een oordeel geeft. Het opstarten van een mediationtraject binnen de Raad van Toezicht behoort tot de mogelijkheden. Indien een minnelijke oplossing niet mogelijk is, wordt in een speciale vergadering van de Raad van Toezicht het conflict besproken, waarna de Raad van Toezicht een besluit neemt over de oplossing van het conflict. De Raad van Toezicht kan alleen dan geldige besluiten nemen indien ten minste twee/derde van het aantal benoemende leden van de Raad van Toezicht aanwezig of vertegenwoordigd is (statuten artikel 15 lid 6). De oplossing van het conflict is binnen een termijn van twee maanden bekend. De gekozen oplossing is een besluit en wordt uitgevoerd. Indien de leden/lid van de Raad van Toezicht niet bereid zijn/is zich neer te leggen bij de oplossing (het besluit), zal dit leiden tot het defungeren van de betreffende toezichthouder(s). Het besluit van de leden/lid van de Raad van Toezicht aangaande het al dan niet opvolgen van het besluit van de Raad van Toezicht dient na uiterlijk zeven dagen schriftelijk kenbaar gemaakt te worden aan de voltallige Raad van Toezicht. Zodra een conflict binnen de Raad van Toezicht is vastgesteld, stelt de voorzitter van de Raad van Toezicht de voorzitter van de Raad van Bestuur op de hoogte van dit conflict. 3

4 Ad 3: Conflict binnen de Raad van Bestuur Dit onderdeel is van toepassing indien stichting Zorggroep Elde over een meerhoofdige Raad van Bestuur beschikt. Conflicten binnen de Raad van Bestuur worden beslecht door de Raad van Toezicht. Na het ontstaan van een conflict wordt eerst getracht om in goed onderling overleg tot een oplossing te komen. Bij het ontstaan van een conflict binnen de Raad van Bestuur wordt de voorzitter van de Raad van Toezicht direct ingelicht. Tevens informeert de Raad van Bestuur de voorzitter van de Raad van Toezicht over de gekozen conflictoplossingsrichting. De Raad van Bestuur omschrijft de kern van het conflict alsmede de oplossingsrichtingen waarover elk lid van de Raad van Bestuur een oordeel geeft. Zo nodig wordt daarbij de bemiddeling van de voorzitter van de Raad van Toezicht ingeroepen. Het opstarten van een mediationtraject behoort tevens tot de mogelijkhedenid. Indien een minnelijke oplossing niet mogelijk is, worden de leden van de Raad van Bestuur in de gelegenheid gesteld om in een speciale vergadering van de Raad van Toezicht te worden gehoord, waarna de Raad van Toezicht een besluit neemt over de oplossing van het conflict. De Raad van Toezicht kan alleen dan geldige besluiten nemen indien ten minste twee/derde van het aantal benoemende leden van de Raad van Toezicht aanwezig of vertegenwoordigd is (statuten artikel 15 lid 6). De oplossing van het conflict is binnen een termijn van twee maanden bekend. De gekozen oplossing is een besluit en wordt uitgevoerd. Indien de leden/lid van de Raad van Bestuur niet bereid zijn/is zich neer te leggen bij de oplossing (het besluit), zal dit leiden tot het defungeren van de betreffende bestuurder(s). Het besluit van de leden/lid van de Raad van Bestuur aangaande het al dan niet opvolgen van het besluit van de Raad van Toezicht dient na uiterlijk zeven dagen schriftelijk kenbaar gemaakt te worden aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. Evaluatie De conflictregeling wordt jaarlijks geüpdatet op o.a. veranderende wet- en regelgeving. 1 x per vier jaar wordt de conflictregeling geëvalueerd door de remuneratiecommissie. De remuneratiecommissie legt voorstellen tot wijziging in de conflictregeling ter goedkeuring voor aan de Raad van Toezicht. De eerstvolgende evaluatie vindt plaats in het jaar De conflictregeling is vastgesteld op 10 oktober 2017 tijdens de reguliere vergadering van de Raad van Toezicht. 4

5 Voorzitter Raad van Toezicht Datum Handtekening Naam De heer M. Kroese Voorzitter Raad van Bestuur Datum Handtekening Naam Mevrouw J. Joppe 5