DEEL 1 - VERANTWOORDING VAN DE BEWARINGS- EN VERNIETIGINGSRICHTLIJNEN

Transcriptie

1 DEEL 1 - VERANTWOORDING VAN DE BEWARINGS- EN VERNIETIGINGSRICHTLIJNEN Uit : MARECHAL G., Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel III, Miscellanea Archivistiva Studia 45, Brussel, 1993.

2 10. SECRETARIE INLEIDING De secretaris is de eerste ambtenaar van de gemeente. Hij is verplicht zich te gedragen naar de onderrichtingen die hem door de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen of de burgemeester, al naar gelang hun respectieve bevoegdheden, worden gegeven (art. 26 van de N.G.W.; art. 113 van de O.G.W.). Hij is belast met de voorbereiding van de zaken die aan de gemeenteraad of aan het college worden onderworpen. Onder het gezag van het college leidt en coördineert hij de gemeentelijke diensten en is hij, behoudens uitzonderingen waarin de wet voorziet, hoofd van het personeel (art. 26 bis van de N.G.W.). Wettelijk voorgeschreven is het opmaken van de notulen van de gemeenteraad en van het schepencollege (art. 112 van de O.G.W.; art. 108 van de N.G.W. en art. 21 van de wet van 17 okt tot wijziging van de N.G.W.), het medeondertekenen met de burgemeester van de reglementen en verordeningen van de gemeenteraad en van het college, de bekendmakingen, de akten en de briefwisseling van de gemeente (art. 109 van de N.G.W.) en de boekhouding van de erkende vorderingen en aanwending van de uitgaven. Maar heel wat andere opdrachten kunnen hem of haar toegekend worden met inbegrip van het bijhouden van de registers van de burgerlijke stand (art. 34 van de N.G.W.). Wat behalve zijn wettelijk opgedragen taken concreet tot zijn opdracht behoort, verschilt van gemeente tot gemeente 2. In grote gemeenten is de ontvanger de coördinator, wat meebrengt dat hij slechts weinig archief produceert. In andere brengt het feit dat hij alle dossiers die aan de gemeenteraad of het college voorgelegd worden controleert, mee, dat deze dossiers of althans een exemplaar - maar dan vaak het meest volledige - op de secretarie gearchiveerd worden. Dit kan betekenen dat b.v. alle dossiers inzake vergunningen, toelatingen, openbare onderzoeken in het secretariearchief aan te treffen zijn. In weer andere gemeenten beheert de secretaris behalve zijn wettelijk opgedragen taken enkele "rest"bevoegdheden, die niet aan andere gemeentediensten zijn toegewezen. Maar ook de neerslag van zijn wettelijk opgelegde taken vinden we vaak elders. In dit verband denken we op de eerste plaats aan de nu voorbijgestreefde boekhouding van de secretaris (van de erkende vorderingen en aanwending van de uitgaven). In zo wat alle gemeenten werd dit afgehandeld door een dienst financiën. De bescheiden inzake deze boekhouding zijn echter behandeld in het hoofdstuk gewijd aan de comptabiliteit en fiscaliteit (zie Bewaring en vernietiging, I, p. 61 e.v.). 1 Gepubliceerd in: MARÉCHAL, Griet. Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven Richtlijn en advies. Deel III. Brussel, 1993, p Zie b.v. BURNIAT A., Réflexions sur le rôle du secrétaire communal, p

3 Deze bewaarlijst is dan ook pragmatisch opgevat. Archiefseries die de neerslag van de opdracht van de secretaris vormen en de series die er vaak voorkomen, worden hierna behandeld. Voor bescheiden die soms aangetroffen worden, maar bij andere functies behandeld zijn, wordt verwezen. Een overzichtstabel zal het terugvinden van de bescheiden vergemakkelijken. Voor dubbels van "lopende dossiers" bijgehouden ter controle van de afdoening, iets wat b.v. vaak inzake openbare werken voorkomt, moet steeds vergeleken worden met de dossiers van de betrokken dienst. Indien bewaring voorgeschreven is, moet het meest volledige en originele dossier bewaard worden RICHTLIJNEN VOOR BEWARING EN VERNIETIGING Algemeen Algemene bescheiden van de gemeenteraad Notulen De wetgever omschrijft de inhoud van de notulen van de raadszittingen niet. Algemeen aanvaardt men dat de notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad datgene dienen te bevatten wat tot de esssentie ervan behoort. Dit betekent dat de notulen de volledige tekst met inbegrip van de motivering, van alle door de raad genomen besluiten bevatten. Ook vermelden de notulen het lot van de punten waarover de raad niet tot een besluitvorming is gekomen. Het is dus niet de bedoeling dat de notulen een uitgebreid verslag zouden zijn van alle discussies en besprekingen. Zo'n verslag kan worden opgemaakt, indien de raad dit wenst. Hoe nuttig eventueel ook, dergelijk verslag blijft een officieus document en vervangt de notulen niet 3. N.B. In het Frans wordt voor het officieel document de term procès-verbaux of registre aux procès-verbaux gebruikt en voor het verslag de term compte rendu 4. 3 DUJARDIN J., SOMERS W., VAN SUMMEREN L., DEBYSER J. e.a., Praktisch handboek voor gemeenterecht, 1989, p cfr. Pandectes belges. Encyclopédie de législation, de doctrine et de jurisprudence belges, XXIV, Conseil Communal, nr. 318: "Le procès-verbal n'est autre chose que le résumé des résolutions et délibérations des votes du conseil. Le secrétaire est chargé de le rédiger, et de document est transcrit dans un registre spécial. Le compte rendu reproduit les discussions recueillies par la sténographie; on y publie aussi les rapports des sections et commissions, les avis officiels, etc. le tout habituellement réuni en un bulletin."

4 Zoals reeds aangestipt is de redactie een van de belangrijkste taken van de secretaris. Krachtens art. 108 van de N.G.W. maakt de gemeentesecretaris het ontwerp van de notulen op. De goedkeuring van de "ontwerp"notulen kan volgens art. 89 van de N.G.W. op verschillende manieren geschieden, maar moet geschieden. De goedgekeurde "ontwerp"notulen worden ondertekend door burgemeester en secretaris. Volgens art. 112 van de O.G.W. en art. 108 van de N.G.W. schreef de secretaris deze na de goedkeuring over in het daartoe bestemd register "zonder enig wit vak of tussenregel". De aldus overgeschreven notulen worden door de burgemeester en de secretaris getekend. Volgens art. 21 van de wet van 17 okt tot wijziging van de N.G.W. zorgt de secretaris voor de overschrijving, maar schrijft ze zelf niet meer over. Ook de passus "in het daartoe bestemd register zonder enig wit vak of tussenregel" is verdwenen 5. - Goedgekeurde ontwerpnotulen: kunnen worden vernietigd wanneer de hierna volgende serie nog bestaat. - Goedgekeurde notulen overgeschreven in het wettelijk voorgeschreven register (moet voorkomen): bewaren. N.B. Meer en meer wordt met bijlagen gewerkt. Daar ze inherent deel uitmaken van de notulen moeten ze ook worden bewaard. - Zittingsverslag, eventueel stenografisch verslag (kunnen voorkomen): bewaren. Indien gedrukt, volstaat de bewaring van de publikatie. - Dossiers voorbereid door de secretarie ter ondersteuning van de beslissingen: bewaren. N.B. Meer en meer dossiers worden voorbereid door specifieke diensten en dienen dan aldaar te worden bewaard. Administratief verslag "Elk jaar vooraleer de raad de begroting in behandeling neemt, doet het college van burgemeester en schepenen, in een vergadering waarop het publiek toegelaten wordt, verslag over het beheer en de toestand van de gemeentezaken. Afschrift van dit verslag wordt aan de bestendige deputatie van de provinciale raad overgemaakt" (art. 70 van de O.G.W.). In art. 96 nr. 319: "C'est dans ce compte rendu, s'il existe, que le conseiller peut réclamer l'insertion de l'interpellation qu'il adresse au bourgmestre ou au collège échevinal; le compte rendu, résumant les débats, contiendra même nécessairement l'interpellation sans que le conseiller le demande." nr. 320: "A défaut de compte rendu, on peut demander que le procès verbal mentionne brièvement pareil incident. Mais on n'a pas le droit d'exiger qu'il réproduise in extenso"... 5 DUJARDIN J., SOMERS W., VAN SUMMEREN L., DEBYSER J. e.a., Praktisch handboek voor gemeenterecht, 1989, p

5 van de N.G.W. werd dit: "Het ontwerp van begroting en de rekeningen zijn vergezeld van een verslag. Het verslag bevat een synthese van het ontwerp van begroting of van de rekeningen. Bovendien geeft het verslag dat betrekking heeft op de begroting, het algemeen en financieel beleid van de gemeente aan en een overzicht van de toestand van het bestuur en van de gemeentezaken, alsook alle nuttige informatiegegevens, en geeft het verslag dat betrekking heeft op de rekeningen een overzicht van het beheer van de gemeentefinanciën gedurende het dienstjaar waarop die rekeningen betrekking hebben." - (Jaar)verslagen opgemaakt in uitvoering van art. 70 van de O.G.W. en art. 96 van de N.G.W.: bewaren. Indien gedrukt, volstaat de bewaring van de publikatie Algemene bescheiden van het college Notulen "Luidens artikel 104, derde lid van de N.G.W. worden alleen de beslissingen van het college in de notulen opgenomen. Dit betekent dat in principe de notulen van het college enkel de volledige tekst, met inbegrip van het overwegend [of motiverend] gedeelte, van alle door het college genomen besluiten bevatten. Hieronder zijn ook begrepen de besluiten waarbij het college de gemeenteraad samenroept en diens agenda vaststelt. In tegenstelling tot de notulen van de gemeenteraad maken de notulen van het college echter geen melding van de tijdens de vergaderingen van het college gemaakte overwegingen, opmerkingen of gevraagde toelichtingen", aldus het Praktisch Handboek voor Gemeenterecht 6. Volgens het Recht in de Gemeente daarentegen kan het aangewezen zijn belangrijke overwegingen en/of nuttige opmerkingen die tijdens de besprekingen van het college naar voor zijn gebracht, of nog door sommige leden bij bepaalde punten gevraagde toelichtingen, te notuleren 7. Het college kan, indien het dit nuttig zou achten, bij reglement van orde, het houden van een zittingsverslag, naast de notulen voorschrijven. In dit zittingsverslag zouden dan b.v. alle gevoerde discussies in extenso opgenomen worden. Dit verslag is echter een louter officieus stuk 8. De artikels betreffende de goedkeuring en redactie van de notulen van de gemeenteraad zijn ook van toepassing op de notulen van de vergaderingen van het college 9. 6 DUJARDIN J., SOMERS W., VAN SUMMEREN L., DEBYSER J. e.a., Praktisch handboek voor gemeenterecht, 1989, p p. 205 nr p. 205 nr SOMERS W., VANSUMMEREN L., Recht in de gemeente. College van burgemeester en schepenen, SOMERS W., VANSUMMEREN L., Recht in de gemeente. College van burgemeester en schepenen, DUJARDIN J., SOMERS W., VAN SUMMEREN L., DEBYSER J. e.a., Praktisch handboek voor gemeenterecht, 1989, p. 133.

6 - Goedgekeurde ontwerpnotulen: kunnen worden vernietigd wanneer de hierna volgende serie nog bestaat. - Goedgekeurde notulen overgeschreven in het wettelijk voorgeschreven register (moet voorkomen): bewaren. N.B. Meer en meer wordt met bijlagen gewerkt. Daar ze inherent deel uitmaken van de notulen moeten ze ook worden bewaard. - Zittingsverslag, eventueel stenografisch verslag (kunnen voorkomen): bewaren. - Dossiers voorbereid door de secretarie ter ondersteuning van de beslissingen: bewaren. N.B. Meer en meer dossiers worden voorbereid door specifieke diensten en dienen dan aldaar te worden bewaard. Register van bekendmakingen Ingevolge art. 129 van de Grondwet, dat bepaalt dat geen wet, besluit of verordening van algemeen, provinciaal of gemeentelijk bestuur verbindend is dan na te zijn bekendgemaakt in de vorm bij de wet bepaald, moeten alle gemeentelijke besluiten die de rechtspositie van een of meerdere burgers raken en die men hen tegenstelbaar wil maken, bekend gemaakt worden. Deze bekendmakingen worden in principe verricht door het college van burgemeester en schepenen met uitzondering van de besluiten en verordeningen van de burgemeester waarvan de bekendmaking aan deze laatste zelf is opgedragen. De wijze waarop de bekendmaking moet plaatsvinden is niet uniform (art ; 123, tweede lid van de N.G.W.). Art. 1 van de wet van 8 april 1991 bepaalt dat de reglementen en verordeningen van de gemeenteraad, van het college van burgemeester en schepenen en van de burgemeester door deze laatste moeten worden bekend gemaakt door middel van een aanplakbrief. Voor de gemeentelijke reglementen en verordeningen is bij K.B. van 12 november 1849 een bijzonder en preventief procédé van bewijsvoering georganiseerd, dat hierin bestaat dat het college na iedere bekendmaking het feit en de datum ervan officieel attesteert en dat hiervan melding wordt gemaakt in een register van bekendmakingen 10. Deze vaststelling heeft een 10 Art. 2: "Daar zal ten dien einde door den gemeentesecretaris een register zonder wit noch ruimte tussen de liniën en door den burgemeester genummerd en gekorttekend gehouden worden. De verklaring van bekendmaking zal er in aangetekend worden seffens na de volbrenging van die formaliteit. Art. 4: Afschrift van elke verklaring zal binnen de vierentwintig uren door de zorgen van het collegie van burgemeester en schepenen gezonden worden aan de bestendige deputatie van den provincialen raed die het zal doen plaatsen in het Mémorial administratif." Art. 5: "Dergelijk afschrift voor wat aengaat de ordonnanciën van politie zal bijdien binnen hetzelfde termijn, gezonden worden naar de griffie van de rechtbank van eersten aanleg en naar degene van het vredegerecht waar het zal aangetekend worden op het register dat bestemd is tot de inschrijving van gezegde ordonnantien ter zijde van den akt die het aangaat." (B.S ).

7 authentiek karakter. Het houden van dergelijk register zou echter niet verplicht geweest zijn 11, tot art. 3 van de wet van 8 april 1991 voorschreef dat de bekendmaking van deze reglementen en verordeningen moet blijken uit de aantekening in een speciaal daartoe gehouden register op de bij Koninklijk Besluit bepaalde wijze. Dit gebeurde bij K.B. van 14 oktober 1991 dat meteen bepaalt dat de secretaris dit register moet bijhouden (art. 1). - Registers voor inschrijving van de bekendmakingen van de reglementen, besluiten en verordeningen uitgaande van gemeenteraad en van schepencollege: bewaren. - Registers met volledige tekst van gemeentereglementen en verordeningen: bewaren. - Bekendmakingen van het gemeentebestuur (affiches): vernietigen (tenzij men ze uit documentair oogpunt wil bewaren). Registers en/of repertoria van inschrijving, afkondiging, processen-verbaal van afsluiting van openbare onderzoeken - Registers van processen-verbaal van openbaar onderzoek: bewaren. N.B. voor het openbaar onderzoek inzake hinderlijke, gevaarlijke en ongezonde bedrijven zie Bewaring en vernietiging, II, p. 52 e.v. - Registers van afkondiging: vernietigen tenzij de registers van processen-verbaal niet bewaard zijn. Repertorium van akten voorgeschreven door de wet van 22 frimaire VII Art. 49 van het decreet van 22 frimaire jaar VII (12 december 1798) schreef het bijhouden door de gemeentesecretaris voor van een repertorium van de akten der gemeente aan de registratie onderworpen (zie ook art. 12 van de wet van 13 brumaire jaar VII (3 november 1798). Krachtens art. 9 van de wet van 27 mei 1870 konden akten van afstand in der minne, kwijtingen en andere akten betreffende de verwerving door de gemeenten van onroerende goederen bestemd tot openbaar nut, zonder kosten door tussenkomst van de burgemeester verleden worden. De secretaris moest ervoor instaan dat ze in dit register werden vermeld. Art. 176 van het Wetboek der registratie schrijft het bijhouden van dit repertorium voor secretarissen van gemeenten niet meer voor (K.B. van 30 november 1939). - Repertoria van akten voorgeschreven door de wet van 22 frimaire VII: bewaren. 11 DUJARDIN J., SOMERS W., VAN SUMMEREN L., DEBYSER J. e.a., Praktisch handboek voor gemeenterecht, 1989, p

8 Algemene briefwisseling Zoals reeds aangegeven is in Bewaring en vernietiging, II, p. 95, kan voor briefwisseling geen algemeen geldend bewaar- en vernietigingsvoorschrift worden gegeven. Haar waarde moet telkens opnieuw beoordeeld worden en hangt af van de wijze van registratie, dossiervorming en inhoud. Het is b.v. mogelijk dat een serie ingekomen briefwisseling enkel bevat wat niet in dossiers kon worden ondergebracht. Bewaring dringt zich op wanneer er geen dossiers zijn. Indien van de briefwisseling steeds een exemplaar in de dossiers voorkomt en één exemplaar in de chronologische reeks, mag die tweede reeks vernietigd worden. Er mag ook niet uit het oog verloren worden dat het hier om algemene briefwisseling gaat. Routinebriefwisseling, nl. stukken waarvan de gegevens in de te bewaren bescheiden voorkomen, zoals begeleidingsbrieven, ontvangstmeldingen, uitnodigingen voor vergaderingen, kennisgevingen en verzoeken om uittreksels, inlichtingen (denken we b.v. aan de briefwisseling van de dienst Burgerlijke Stand en Bevolking), bescheiden inzake rouwbeklag en dergelijke meer, mag worden vernietigd. - Repertoria van ingekomen brieven: bewaren. - Repertoria van uitgegane brieven: bewaren. - Ingekomen brieven: te selecteren zoals hierboven beschreven. - Minuten, kopieën van uitgegane brieven (brievenboeken): te selecteren zoals hierboven beschreven. Minuten en klad van uitgegane brieven kunnen worden vernietigd indien de netexemplaren of de brievenboeken bewaard bleven. Indien dit niet het geval is, dringt selectie zich op. N.B. De minuut is de vastgestelde versie van een geschrift waarnaar de expeditie of het netexemplaar wordt opgemaakt. Een brievenboek is een deel waarin minuten van brieven zijn ingeschreven. - Routinebriefwisseling zoals hierboven beschreven: vernietigen. - "Boek met bestellings- en ontvangstbewijzen van de bestuurlijke stukken ten huize van de bewoners afgeleverd": vernietigen. Algemene staten, enquêtes, statistieken - Zie Bewaring en vernietiging, II, p. 95. Dossiers of series m.b.t. aansprakelijkheid en geschillen - Dossiers rechtsgedingen (o.m. schadegevallen): enkel die met precedentswaarde bewaren. Hierover kan de juridische dienst van de gemeente beslissen.

9 Dossiers of series m.b.t. officiële plechtigheden en protocol - Dossiers m.b.t. plechtigheden, feestelijkheden en vieringen, huldebetoon, inhuldigingen (Koninklijke familie, vaderlandslievende plechtigheden, e.a.), ontvangsten, verzusteringen, protocol: enkel die waarin de gemeente aktief betrokken is, bewaren. N.B. Voor feestelijkheden zie ook Bewaring en vernietiging, II, Cultuur, toerisme, jeugd, sport en recreatie, p. 80 e.v. Verslagen door het college - Minuten en/of kopieën van verslagen van het college aan de Duitse overheden tijdens wereldoorlog II: bewaren Organisatie De gemeente als administratieve eenheid - Dossiers inzake oprichting, opheffing, benaming van de gemeente: bewaren. - Dossiers inzake het grondgebied (vaststelling, wijziging, indeling): bewaren. - Dossiers inzake straatnaamgeving: bewaren. - Dossiers inzake voorrechten (b.v. stadstitel), zegel, wapen, vaandel: bewaren. - Bescheiden inzake de rangschikking van de gemeente. Dit is meestal een louter administratief iets, afhankelijk van het aantal inwoners (zie art. 5 van de N.G.W.). Deze bescheiden kunnen worden vernietigd, tenzij bij de rangschikking van de gemeente andere elementen hebben meegespeeld. Indien dit het geval is, moet het dossier worden bewaard. - Bescheiden betreffende samenwerkingsstructuren (o.a. agglomeraties en federaties van gemeenten, verenigingen van gemeenten), m.b.t. de oprichting en het statuut van en de aansluiting bij deze structuren en afvaardiging van vertegenwoordigers in de algemene vergadering, de raad van bestuur en dergelijke: bewaren. - Bescheiden betreffende grote agglomeraties. Op 1 september 1941 werd het Rijkscommissariaat voor de Agglomeraties opgericht. Het was belast met het voorbereiden van de administratieve eenmaking van de grootste agglomeraties. Achtereenvolgens werd de oprichting van Groot-Antwerpen (17 oktober 1941), Groot- Gent (15 mei 1942), Groot-La Louvière (20 juni 1942), Groot-Charleroi (15 juli 1942), Groot-Brussel (27 september 1944), Groot-Brugge (10 oktober 1942) en Groot- Luik (25 oktober 1942) beslist. Deze fusies werden ongedaan gemaakt bij Regentsbesluit van 31 januari Voorbereidende dossiers, plannen en likwidatiedossiers: bewaren. 12 Met dank aan Johan Vannieuwenhuyse voor deze gegevens.

10 De beleidsorganen Gemeenteraad - Dagorden, uitnodigingen, briefwisseling inzake organisatie en deelname aan de gemeenteraadszittingen: vernietigen. - Registers bestemd tot inschrijving van de dagorden van de gemeenteraad. Daar een geheel van dagorden kan worden gebruikt als een toegang op de notulen (inhoudsopgave), wordt voorgesteld die te bewaren. - Aanwezigheidsregisters van de gemeenteraadsleden: vernietigen. - Bescheiden inzake presentiegelden van gemeenteraadsleden: vernietigen. - Gemeentelijke reglementen van orde en inwendige dienst (betreft de vergaderingen, de beraadslagingen en de besluiten van de gemeenteraden: art. 91 van de N.G.W.): afzonderlijke exemplaren kunnen worden vernietigd daar de inhoud voorkomt in de gemeenteraadsnotulen. N.B. Voor de gemeentelijke reglementen van inwendig bestuur en de gemeentelijke politieverordeningen zie art. 119 van de N.G.W. - Dossiers inzake installatie (aanstelling, eedaflegging), ranglijst en afstand. De ranglijst wordt opgemaakt naar de dienstouderdom van de raadsleden te rekenen van de dag van hun eerste ambtsaanvaarding, en, bij gelijke dienstouderdom, naar het aantal stemmen verkregen bij de laatste verkiezing (art. 17 tweede lid van de N.G.W. zoals vervangen bij art. 4 van de wet van 21 maart 1991). De ranglijst is dus een louter formeel iets. Bovendien is het het derde agendapunt van de eerste vergadering van de nieuwe gemeenteraad en komt als dusdanig voor in de notulen. Het eerste agendapunt is de mededeling dat de verkiezing definitief geldig is verklaard hetzij in toepassing van art. 76 1ste lid hetzij van art. 77 1ste lid van de gemeentekieswet. Het tweede is de installatie van de verkozenen, d.i. de eedaflegging. Het belang of het nut van het opmaken van de rangorde van de gemeenteraadsleden is voornamelijk gelegen in het aanduiden van de raadsleden die, desgevallend de schepenen of zelfs de burgemeester moeten vervangen (zie b.v. art. 17 en 125 derde lid van de N.G.W.) 13. Daar de informatie ook in de notulen voorkomt, kunnen deze dossiers worden vernietigd. - Dossiers inzake ontslag of onderbreking van een mandaat, verval lidmaatschap van de Raad: enkel voor zover de informatie niet in de notulen voorkomt, bewaren. - Register van de verkozen gemeenteraadsleden met opgave van de plaatsvervangers: bewaren. 13 VAN LUNTER H., De Gemeenteraad, p. 85.

11 - Bescheiden m.b.t. de organisatie en samenstelling van de raadscommissies. De leden van alle commissies die verband houden met het bestuur van de gemeente, alsmede de vertegenwoordigers van de gemeente in de verenigingen van gemeenten worden door de raad benoemd (art. 120 van de N.G.W.). Enkel voor zover de informatie niet in de notulen voorkomt: bewaren. - Dossiers epuratie gemeenteraad. Vanaf de bevrijding mochten de gemeenteraden opnieuw vergaderen in hun samenstelling van 1 januari 1939 (ministeriële omzendbrief van 1 september 1944). Op vordering van het college of ambtshalve kon de provinciale bestendige deputatie evenwel de vervallenverklaring (tot de eerstvolgende verkiezingen) van een gemeenteraadslid uitspreken wegens "onwaardige" houding (besluitwet van 21 december 1944) 14. Epuratiedossiers: bewaren. Schepencollege - Reglement van orde: daar de inhoud voorkomt in de notulen kunnen afzonderlijke exemplaren worden vernietigd. - Bescheiden m.b.t. de samenstelling van de kabinetten: enkel voor zover de informatie niet in de notulen voorkomt, bewaren. - Dossiers inzake voordracht en verkiezing, rangorde, eedaflegging, afstand en einde mandaat, wijzigingen, tuchtmaatregelen, bevoegdheid: enkel voor zover de informatie niet in de notulen voorkomt, bewaren. - Dossiers inzake wedde, vergoedingen en pensioen: vernietigen. - Persoonsdossiers: bewaren. - Bescheiden m.b.t. de samenstelling en de werking van de adviserende commissies: bewaren. - Dossiers epuratie college. De besluitwetten van 5 mei en 3 augustus 1944 door de regering in Londen opgesteld verklaarden alle benoemingen en afzettingen van burgemeesters en schepenen tussen 16 mei 1940 en het in werking treden van de besluiten nietig. De colleges moesten dus samengesteld worden zoals op 16 mei Toch wenste men ook de schepenen, die in januari 1939 aangesteld waren en gedurende de bezetting in functie waren gebleven, waarbij ze zich niet altijd "onberispelijk" hadden gedragen, ook te weren. Voor deze laatsten waren in Londen de besluitwetten van 8 mei en 24 augustus 1944 voorzien, die het begrip "schorsing bij ordemaatregel" invoerden. De gouverneur kon de betrokkenen telkens voor een termijn van twee maanden schorsen en hen vervangen door waarnemende schepenen 14 Met dank aan Johan Vannieuwenhuyse voor deze gegevens.

12 tot een definitieve regeling zou uitgewerkt zijn. Deze regeling werd ingevoerd bij besluitwet van 15 juni 1945 en hield de afzetting in van de oorlogsburgemeesters en - schepenen van de grote agglomeraties tot aan de volgende gemeenteraadsverkiezingen 15. Epuratiedossiers: bewaren. Burgemeester - Dossiers inzake benoeming, aanstelling, eedaflegging, ontslag: voor zover de informatie niet in de notulen voorkomt, bewaren. - Dossiers inzake wedde, vergoedingen en pensioen: vernietigen. - Persoonsdossiers: bewaren. - Bescheiden m.b.t. de samenstelling (en werking) van het kabinet: bewaren. - Dossiers epuratie burgemeester: zie onder college De diensten - Organogrammen: voor zover de informatie niet in de notulen voorkomt, bewaren. - Dienstvoorschriften en -nota's: bewaren. - Dienstuurregeling: vernietigen. - Bescheiden inzake registratuur en archief: bewaren. - Bescheiden betreffende de materiële inrichting van de diensten (economaat): vernietigen Beheer van domein en patrimonium - Akten en bijhorende dossiers van verwerving, affectatie en desaffectatie van het domein, concessies, erfdienstbaarheden, vervreemding van onroerende goederen: bewaren. - Pacht- en huurcontracten: vernietigen. - Akten en bijhorende dossiers van verwerving, vervreemding, enz. van roerende goederen van duurzame aard: bewaren. - Verzekeringsdossiers van vervallen polissen: vernietigen. N.B. Voor het patrimonium zie ook Bewaring en vernietiging, II, p Met dank aan Johan Vannieuwenhuyse voor deze gegevens.

13 Specifieke bevoegdheden van de burgemeester Vaak worden op de secretarie ook de bescheiden bewaard ontstaan ten gevolge van de specifieke politiebevoegdheid van de burgemeester. De meeste zijn behandeld in Bewaring en vernietiging, II, Openbare veiligheid en de inwendige ordehandhaving. - Inzake het organiseren van die activiteiten geheel of gedeeltelijk op de openbare weg heeft de burgemeester wel omschreven bevoegdheden en verantwoordelijkheden (K.B. van 21 augustus 1967 gewijzigd bij K.B. van 6 februari 1970 en van 14 februari 1974; decreet Vlaamse Raad van 5 maart 1985 en Besluit Vlaamse Executieve van 13 maart 1985 en 10 juli 1985) 16. Bescheiden betreffende het organiseren van wielerwedstrijden en veldritten: vernietigen. - Voor zoveel als nodig willen we nog aanstippen dat bescheiden inzake tijdelijke maatregelen en vergunningen zoals inzake het gebruik van de openbare weg (aanvragen voor toelating voor het organiseren van sport- en spelwedstrijden, plaatsen van feesttenten, organiseren barbecues, plaatsen van tijdelijke publiciteitsborden en wegwijzers, maken van propaganda door middel van radiowagens) vernietigd kunnen worden. De burgemeester is van rechtswege lid met raadgevende stem van de algemene vergadering van de polder en de watering op het grondgebied van de gemeente. De grenzen van polders (wet van 3 juni 1957) en wateringen (wet van 5 juli 1956, gewijzigd bij de wet van 3 juni 1957) omvatten doorgaans het grondgebied van meerdere gemeenten. Meerdere burgemeesters zetelen bijgevolg in de vergadering van deze besturen. De polders en wateringen kunnen bijzondere politiereglementen uitvaardigen. Ze moeten door de Koning worden goedgekeurd en worden daarna bekendgemaakt in de gemeenten waarin de polders en wateringen zich uitstrekken. De besturen maken met dat doel de tekst over aan de burgemeesters van die gemeenten. Zij staan in voor de bekendmaking (K.B. van 20 november 1959 art. 1) Bescheiden die dateren van na het in voege treden van de polder- en wateringwetten (wet van 3 juni 1957 voor de polders en wet van 5 juli 1956, gewijzigd bij de wet van 3 juni 1957 voor de wateringen) kunnen worden vernietigd. Ze moeten worden bewaard op het niveau van polder en watering STRYCKERS H. en MAURISSEN C., De Burgemeester, p STRYCKERS H. en MAURISSEN C., De Burgemeester, p. 87.

14 N.B. Voor vergunningen inzake ruimtelijke ordening en milieubeheer (rooilijnen, ruilverkaveling, B.P.A., beschermen van monumenten en landschappen, afvalstoffen, hinderlijke, gevaarlijke en ongezonde inrichtingen, grondwaterwinning, enz.) zie Bewaring en vernietiging, II, , 10.2., 5.3. en Varia Kabinetsarchief Omwille van zijn belang voor de besluitvorming is de bewaring van het geschoonde kabinetsarchief aangewezen Officiële publikaties Verzameling der wetten en besluiten, Bestuursmemoriaal en Belgisch Staatsblad. Volgens art. 131 tweede lid van de O.G.W. is de gemeenteraad verplicht een abonnement te nemen op de Verzameling der wetten en besluiten en op het Bestuursmemoriaal. In art. 255 van de N.G.W. is dit een abonnement op het Belgisch Staatsblad en op het Bestuursmemoriaal geworden. De wet van 31 mei 1961 heeft de verplichting inzake de Verzameling der wetten en besluiten opgeheven. - Belgisch Staatsblad en Bestuursmemoriaal: het is voldoende als in de gemeente één exemplaar van het Belgisch Staatsblad en het Bestuursmemoriaal aanwezig is. - Verzameling der wetten en besluiten: de verplichting van een abonnement is opgeheven Historisch memoriaal Het bijhouden van een memoriaal dat de belangrijkste feiten die zich in de gemeente hebben voorgedaan zou vermelden, werd gesuggereerd in een ministeriële circulaire van 5 jan Historisch memoriaal: bewaren.

15 DEEL 2 - SELECTIELIJST

16 > LIJST BEWAAR- EN VERNIETIGINGSLIJSTEN 1 TOELICHTING BIJ HET GEBRUIK In de hierna volgende hoofdstukken worden alle bescheiden die tot nu besproken werden, opgesomd met de vermelding van hun uiteindelijke bestemming: bewaren of vernietigen. Wie meer wil weten over de inhoud van de bescheiden, hun onderlinge samenhang, wetgeving en verantwoording voor de genomen beslissing, raadplege het overeenstemmende hoofdstuk 1-8. Zoals ook in de delen I en II aangestipt, zijn deze bewaar- en vernietigingslijsten opgesteld in uitvoering van de archiefwet. Artikel 5 van deze wet van 24 juni 1955 (B.S ) maakt immers het vernietigen van o.m. gemeentebescheiden slechts mogelijk mits toestemming van de algemene rijksarchivaris of diens gemachtigden. Deze lijsten hebben uitdrukkelijk betrekking op gemeentebescheiden en mogen niet toegepast worden op bescheiden van andere archiefvormers zoals arrondissement, provincie, ministerie, O.C.M.W. (en voorlopers) of kerkfabriek. Voor series die op meerdere niveaus voorkomen, is immers geopteerd ze op het ene en niet op het andere niveau te bewaren en vice versa. Wel kunnen de richtlijnen voor gemeentebescheiden op de gelijkaardige bescheiden van het O.C.M.W. toegepast worden. Wat betekenen de termen bewaren en vernietigen? De term bewaren betekent bestendig, permanent bewaren; ook na het verlies van hun administratief nut moeten deze bescheiden dus behouden blijven. Het voorschrift te bewaren geldt ongeacht de drager waarop de informatie voorkomt. Het is immers de informatie die beoordeeld wordt. Of die informatie nu op de klassieke drager, papier, of op machine-leesbare drager zoals magnetische band, schijf, microfilm, microfiche, etc. voorkomt, speelt geen rol. In dit laatste geval zal men ervoor zorg dragen dat die leesbaar blijft. De nodige maatregelen daartoe dienen dus genomen te worden. Vernietigen betekent dat de algemene rijksarchivaris van oordeel is dat de bescheiden op termijn voor vernietiging in aanmerking komen. Die termijn - dit spreekt voor zich - loopt tot na het verval van het administratief nut. In de delen 1 en 2 hebben we een poging gedaan om deze (administratieve) bewaartermijnen van de voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden te vermelden. Niet zo vaak was er een wettelijk of reglementair voorschrift. Meestal moesten we ons dan ook beperken tot suggesties ontleend aan termijnen in voege in enkele gemeenten, of tot termijnen die logisch leken. Voor deel III oordeelde de algemene rijksarchivaris zich overeenkomstig de archiefwet te moeten beperken tot de vermelding van de uiteindelijke bestemming en het aan de gemeenten over te laten de termijn van 1 Gepubliceerd in: MARÉCHAL, Griet. Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven Richtlijn en advies. Deel III. Brussel, 1993, p

17 > LIJST administratief nut te bepalen. Wellicht is hier een taak weggelegd voor overkoepelende instanties, zoals de Vereniging van Belgische Steden en Gemeenten. Bescheiden van na 1945 die voor vernietiging in aanmerking komen, kunnen onder de verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris - bij ontstentenis onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en schepenen - vernietigd worden. De toelating van de algemene rijksarchivaris of zijn gemachtigden blijft noodzakelijk voor het vernietigen van bescheiden ouder dan 1946 én voor het vernietigen van bescheiden die niet in de lijsten voorkomen. Schonen is een aktiviteit die op elk dossier moet uitgevoerd worden, en ten laatste op het ogenblik dat het dossier overgebracht wordt naar het statisch archief. Schonen is de reglementaire procedure die erin bestaat de archiefbescheiden af te zonderen die niet bij het bestand horen, dubbel of blanco zijn en tevens de voor blijvende bewaring schadelijke elementen zoals metalen papierklemmen en ordners te verwijderen en te vervangen door neutrale materialen 2. Alhoewel schonen een vanzelfsprekende aktiviteit zou moeten zijn, wordt ze in veel gevallen achterwege gelaten. Toch kan door schonen zeer veel ruimte gewonnen worden. Kon men recent de omvang van een modern gemeentearchief enkel daardoor niet van 40 tot 24 str.m terugbrengen 3? Voor bescheiden die bij elke functie kunnen voorkomen zoals beleidsdocumenten, boekhoudkundige bewijsstukken, statistieken, briefwisseling, toegangen op het archief, enz., verwijzen we naar Bewaring en Vernietiging, II, p COPPENS H., Archiefterminologie, p. 24, nr 50. DECAVELE J. en VANNIEUWENHUYSE J. (ed.), Hoe functioneert het Archief in de administratie en bij het bestuur van de gemeente?, p. 36.

18 > LIJST 10. SECRETARIE ALGEMENE BESCHEIDEN VAN DE GEMEENTERAAD - Notulen - Goedgekeurde ontwerpnotulen: kunnen worden vernietigd wanneer de hierna volgende serie nog bestaat. - Goedgekeurde notulen overgeschreven in het wettelijk voorgeschreven register (moet voorkomen): bewaren. N.B. Meer en meer wordt met bijlagen gewerkt. Daar ze inherent deel uitmaken van de notulen moeten ze ook worden bewaard. - Zittingsverslag, ev. stenografisch verslag (kunnen voorkomen): bewaren. Indien gedrukt, volstaat de bewaring van de publikatie. - Dossiers voorbereid door de secretarie ter ondersteuning van de beslissingen: bewaren. N.B. Meer en meer dossiers worden voorbereid door specifieke diensten en dienen dan aldaar te worden bewaard. - Administratief (jaar)verslag: opgemaakt in uitvoering van art. 70 van de O.G.W. en art. 96 van de N.G.W.: bewaren. Indien gedrukt, volstaat de bewaring van de publikatie ALGEMENE BESCHEIDEN VAN HET COLLEGE - Notulen - Goedgekeurde ontwerpnotulen: kunnen worden vernietigd wanneer de hierna volgende serie nog bestaat. - Goedgekeurde notulen overgeschreven in het wettelijk voorgeschreven register (moet voorkomen): bewaren. N.B. Meer en meer wordt met bijlagen gewerkt. Daar ze inherent deel uitmaken van de notulen moeten ze ook worden bewaard. - Zittingsverslag, ev. stenografisch verslag (kunnen voorkomen): bewaren. - Dossiers voorbereid door de secretarie ter ondersteuning van de beslissingen: bewaren. N.B. Meer en meer dossiers worden voorbereid door specifieke diensten en dienen dan aldaar te worden bewaard. - Register van bekendmakingen 1 Gepubliceerd in: MARÉCHAL, Griet. Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven Richtlijn en advies. Deel III. Brussel, 1993, p

19 > LIJST - Registers voor inschrijving van de bekendmakingen van de reglementen, besluiten en verordeningen uitgaande van gemeenteraad en van schepencollege: bewaren. - Registers met volledige tekst van gemeentereglementen en verordeningen: bewaren. - Bekendmakingen van het gemeentebestuur (affiches): vernietigen (tenzij men ze uit documentair oogpunt wil bewaren). - Registers en/of repertoria van inschrijving, afkondiging, processen-verbaal van afsluiting van openbare onderzoeken - Registers van processen-verbaal van openbaar onderzoek: bewaren. N.B. voor het openbaar onderzoek inzake hinderlijke, gevaarlijke en ongezonde bedrijven zie Bewaring en vernietiging, II, p. 52 e.v. - Registers van afkondiging: vernietigen tenzij de registers van processen-verbaal niet bewaard zijn. - Repertoria van de akten in overeenstemming met de wet van 22 frimaire VII: bewaren. - Algemene briefwisseling (zie ook en Bewaring en vernietiging, II, p. 95). - Repertoria van ingekomen brieven: bewaren. - Repertoria van uitgegane brieven: bewaren. - Ingekomen brieven: te selecteren zoals in beschreven. - Minuten, kopieën van uitgegane brieven (brievenboeken): te selecteren zoals in beschreven. - Minuten en klad van uitgegane brieven kunnen worden vernietigd indien de netexemplaren of de brievenboeken bewaard bleven. - Routinebriefwisseling, nl. stukken waarvan de gegevens in de te bewaren bescheiden voorkomen, zoals begeleidingsbrieven, ontvangstmeldingen, uitnodigingen voor vergaderingen, kennisgevingen en verzoeken om uittreksels, inlichtingen (denken we b.v. aan de briefwisseling van de dienst Burgerlijke Stand en Bevolking), bescheiden inzake rouwbeklag en dergelijke meer: vernietigen. - "Boek met bestellings- en ontvangstbewijzen van de bestuurlijke stukken ten huize van de bewoners afgeleverd": vernietigen. - Algemene staten, enquêtes, statistieken: zie Bewaring en vernietiging, II, p Dossiers rechtsgedingen (o.m. schadegevallen): enkel die met precedentswaarde bewaren. - Dossiers m.b.t. plechtigheden, feestelijkheden en vieringen, huldebetoon, inhuldigingen (Koninklijke familie, vaderlandslievende plechtigheden, e.a.), ontvangsten, verzusteringen, protocol: enkel die waarin de gemeente aktief betrokken is, bewaren. N.B. Voor feestelijkheden zie ook Bewaring en vernietiging, II, Cultuur, toerisme, jeugd, sport en recreatie, p. 80 e.v. - Verslagen (minuten en/of kopieën) van het college zoals deze aan de Duitse overheden tijdens wereldoorlog II: bewaren.

20 > LIJST ORGANISATIE De gemeente als administratieve eenheid - Dossiers inzake oprichting, opheffing, benaming: bewaren. - Dossiers inzake het grondgebied (vaststelling, wijziging, indeling): bewaren. - Dossiers inzake straatnaamgeving: bewaren. - Dossiers inzake voorrechten (b.v. stadstitel), zegel, wapen, vaandel: bewaren. - Bescheiden inzake de rangschikking van de gemeente: vernietigen, tenzij bij de rangschikking andere elementen dan het bevolkingsaantal hebben meegespeeld. - Bescheiden betreffende samenwerkingsstructuren (o.a. agglomeraties en federaties van gemeenten, verenigingen van gemeenten), m.b.t. de oprichting en het statuut van en de aansluiting bij deze structuren en afvaardiging van vertegenwoordigers in de algemene vergadering, de raad van bestuur e.d.: bewaren. - Voorbereidende dossiers, plannen en likwidatiedossiers betreffende de grote agglomeraties tijdens wereldoorlog II: bewaren. Gemeenteraad - Dagorden, uitnodigingen, briefwisseling inzake organisatie en deelname aan de gemeenteraadszittingen: vernietigen. - Registers bestemd tot inschrijving van de dagorden van de gemeenteraad. Daar een geheel van dagorden kan worden gebruikt als een toegang op de notulen (inhoudsopgave), wordt voorgesteld die te bewaren. - Aanwezigheidsregisters van de gemeenteraadsleden: vernietigen. - Bescheiden inzake presentiegelden van gemeenteraadsleden: vernietigen. - Gemeentelijke reglementen van orde en inwendige dienst: afzonderlijke exemplaren vernietigen. - Dossiers inzake installatie (aanstelling, eedaflegging), ranglijst en afstand: vernietigen. - Dossiers inzake ontslag of onderbreking van een mandaat, verval lidmaatschap van de Raad: enkel voor zover de informatie niet in de notulen voorkomt, bewaren. - Register van de verkozen gemeenteraadsleden met opgave van de plaatsvervangers: bewaren. - Bescheiden m.b.t. de organisatie en samenstelling van de raadscommissies: enkel voor zover de informatie niet in de notulen voorkomt, bewaren. - Dossiers epuratie gemeenteraad: bewaren. Schepencollege - Reglement van orde: afzonderlijke exemplaren vernietigen.

21 > LIJST - Bescheiden m.b.t. de samenstelling van de kabinetten: enkel voor zover de informatie niet in de notulen voorkomt, bewaren. - Dossiers inzake voordracht en verkiezing, rangorde, eedaflegging, afstand en einde mandaat, wijzigingen, tuchtmaatregelen, bevoegdheid: enkel voor zover de informatie niet in de notulen voorkomt, bewaren. - Dossiers inzake wedde, vergoedingen en pensioen: vernietigen. - Persoonsdossiers: bewaren. - Bescheiden m.b.t. de samenstelling en de werking van de adviserende commissies: bewaren. - Dossiers epuratie college: bewaren. Burgemeester - Dossiers inzake benoeming, aanstelling, eedaflegging, ontslag: voor zover de informatie niet in de notulen voorkomt, bewaren. - Dossiers inzake wedde, vergoedingen en pensioen: vernietigen. - Persoonsdossiers: bewaren. - Bescheiden m.b.t. de samenstelling (en werking) van het kabinet: bewaren. - Dossiers epuratie burgemeester: bewaren. Diensten - Organogrammen: voor zover de informatie niet in de notulen voorkomt, bewaren. - Dienstvoorschriften en -nota's: bewaren. - Dienstuurregeling: vernietigen. - Bescheiden inzake registratuur en archief: bewaren. - Bescheiden betreffende de materiële inrichting van de diensten (economaat): vernietigen BEHEER VAN DOMEIN EN PATRIMONIUM - Akten en bijhorende dossiers van verwerving, affectatie en desaffectatie van het domein, concessies, erfdienstbaarheden, vervreemding van onroerende goederen: bewaren. - Pacht- en huurcontracten: vernietigen. - Akten en bijhorende dossiers van verwerving, vervreemding, enz. van roerende goederen van duurzame aard: bewaren. - Verzekeringsdossiers van vervallen polissen: vernietigen. N.B. Voor het patrimonium zie ook Bewaring en vernietiging, II, p

22 > LIJST SPECIFIEKE BEVOEGDHEDEN VAN DE BURGEMEESTER - Bescheiden betreffende het organiseren van wielerwedstrijden en veldritten: vernietigen. - Bescheiden inzake tijdelijke maatregelen en vergunningen zoals voor het gebruik van de openbare weg (aanvragen tot bekomen van toelating voor het organiseren van sport- en spelwedstrijden, plaatsen van feesttenten, organiseren barbecues, plaatsen van tijdelijke publiciteitsborden en wegwijzers, maken van propaganda d.m.v. radiowagens): vernietigen. - Bescheiden die dateren van na het in voege treden van de polder- en wateringwetten (wet van 3 juni 1957 en van 5 juli 1956): vernietigen. N.B. Voor de andere politiebevoegdheden van de burgemeester zie Bewaring en vernietiging, II, Openbare veiligheid en de inwendige ordehandhaving. N.B. Voor vergunningen inzake ruimtelijke ordening en milieubeheer (rooilijnen, ruilverkaveling, B.P.A., beschermen van monumenten en landschappen, afvalstoffen, hinderlijke, gevaarlijke en ongezonde inrichtingen, grondwaterwinning, enz.) zie Bewaring en vernietiging, II, , 10.2., 5.3. en VARIA - Kabinetsarchief: geschoond bewaren. - Belgisch Staatsblad en Bestuursmemoriaal: in de gemeente dient één exemplaar van beide aanwezig te zijn. - Verzameling der wetten en besluiten: de verplichting van een abonnement is opgeheven. - Historisch memoriaal: bewaren.