GEZINSSPORTFEDERATIE VZW Troonstraat BRUSSEL Tel. (02) Fax. (02) Website:

Transcriptie

1 GEZINSSPORTFEDERATIE VZW Troonstraat BRUSSEL Tel. (02) Fax. (02) Website: MEET & GREET Ontmoetingsmomenten voor sportclubs. Doe mee en GSF steunt je organisatie!

2 Deel 1: Het meet & greet -project: meer ontmoetingskansen voor onze clubs en leden! 1. Wat is de bedoeling van het Meet & Greet -project? We willen op de eerste plaats onze clubleden meer recreatieve ontmoetingskansen bieden. We stimuleren en ondersteunen onze clubs bij de organisatie van ontmoetingen voor GSF-sportclubs binnen eenzelfde sporttak. Hierbij kan het accent zowel liggen op wedstrijdformules (meten) zoals sporttornooien of een zwemmarathon als op ontmoetingen zoals een dans- of gymshow. Het competitie-element kan er bij maar is dus zeker niet het belangrijkste! Elkaar ontmoeten in een leuke sfeer is minstens even belangrijk! 2. Wanneer komt de organisatie van jouw club in aanmerking? - De organisator is een GSF-club. - Er nemen minstens 4 GSF-sportclubs in dezelfde sporttak deel aan de ontmoeting (er mogen ook niet-gsf-clubs deelnemen, maar minstens deelnemers uit 4 GSF-clubs). - Je meldt je organisatie uiterlijk één maand vooraf aan GSF via het aanvraagformulier (zie bijlage). - Op al je drukwerken (folder, brief, affiche, ) neem je het GSF-logo en het logo van de provinciale sportdienst op. (digitaal te bekomen via GSF, hetzij zwart, hetzij in kleur). - Je maakt ter plaatse promotie voor GSF door middel van één van volgende middelen die je gratis via GSF kan ontlenen: spandoek, vlag of banner, brochures, folders. - Je maakt promotie voor een aansluiting bij GSF als er niet GSF-clubs deelnemen aan het tornooi of de happening. Hiervoor kan je folders bekomen via het GSF-secretariaat met de aansluitingsvoorwaarden en voordelen. - Je bezorgt na afloop het ingevulde evaluatieformulier terug aan GSF.

3 3. Wat kan je van GSF als ondersteuning verwachten bij jouw organisatie? - Een financieel duwtje in de rug via een toelage van 50 Euro (aangevuld met een mogelijke steun van jouw provinciale GSF-werking) - We helpen je bij de organisatie met een digitaal basisdraaiboek en enkele leuke ideeën voor de organisatie van jouw ontmoeting (zie verder). - Heb je extra materiaal nodig? Hetzij sportmateriaal (bv. extra rackets, zwembadmateriaal, ) of promotioneel (bvb. vlaggen, spandoeken, flyers, banners, wimpels, ) of organisatorisch (bvb. geluidinstallatie, afbakenlint, een beamer, ). Je kan dit bij ons tijdelijk ontlenen. - We promoten jouw initiatief op onze website: Meet & greet -rubriek en via ons tijdschrift Sportief (Hou wel rekening met de verschijningsdata en tijdig indienen van je tekst! Zie tabel.) - je organisatie is verzekerd via GSF (dit via het systeem van de eenmalige verzekering (voor clubs is de eerste organisatie per jaar in een bepaalde sport steeds gratis; ook niet-leden zijn hierdoor verzekerd!) Publicatiedata tijdschrift Sportief nr. Publicatie Teksten voor 1 10 januari 15 november 2 10 april 15 februari 3 10 juli 15 mei 4 10 oktober 15 augustus Meer informatie of vragen? Stuur een mailtje naar: Gsf.clubwerking@gezinsbond.be tel. 02/ Onze medewerkers helpen je graag verder!

4 Deel 2: Wat zijn de mogelijkheden in het Meet & Greet -project? Enkele voorbeelden (steeds deelname van min. 4 GSF clubs). Naargelang de sporttak vind je hieronder een aantal leuke suggesties. Het staat de club natuurlijk vrij om zelf een andere vorm te kiezen, of een combinatie van deze vormen. We willen je als clubverantwoordelijke hiermee op weg helpen, maar uiteindelijk beslis je zelf. Ondervind je enige moeilijkheden met het opstellen van bepaalde tornooischema s of andere hindernissen, neem dan gerust contact op met onze sporttechnische medewerkers. Zij komen je graag helpen! 1. Ploegsporten (basket volley voetbal) Binnen deze sporten kan je op twee mogelijkheden inspelen: ofwel organiseer je een klassiek tornooi (op één of twee dag(del)en) ofwel kan je ook een mini competitie organiseren (duurtijd: meerdere weken/maanden). Bij elk van de mogelijkheden streven we uiteraard naar maximale deelname van de spelers en trachten we een vlugge uitschakeling te vermijden! 1.1. Klassiek ploegsportentornooi: Afhankelijk van het aantal deelnemende ploegen kan het hier gaan over een activiteit die plaatsvindt op één dag of dagdeel. Wellicht zal het nodig zijn om de spelregels (vooral de duurtijd) wat aan te passen / in te korten. Indien mogelijk kan je er ook voor zorgen dat de ploegen op het einde elk een herinnering mee naar huis kunnen nemen. De klassieke bekers kunnen nog steeds, maar ook alternatieve prijzen vallen soms in de smaak (taart, fruitpakket, gadget, ) Hieronder geven we een aantal mogelijke tornooischema s: Voorbeeld 1 (1 terrein 4 ploegen) Hierbij speelt elke ploeg twee wedstrijden en zijn er in het totaal 4 wedstrijden Schema: wedstrijd 1: A B wedstrijd 2: C D wedstrijd 3: verliezers W1 & W2 wedstrijd 4: finale: winnaars W1 & W2 Een zeer eenvoudig systeem met een hoge betrokkenheid van de clubs. Ook als men niet speelt zit men rond het terrein te supporteren. Na de finale volgt dan de prijsuitreiking met het gebruikelijke drankje...

5 OF We kunnen ook elke ploeg tegen elkaar laten spelen. Dan hebben we 6 wedstrijden op ons terrein en speelt elke ploeg 3 wedstrijden. Hier spelen we zonder finale, maar maken we op het einde van de dag een klassement op. Schema: wedstrijd 1: A B wedstrijd 2: C D wedstrijd 3: A C wedstrijd 4: B D wedstrijd 5: A D wedstrijd 6: B - C Hier zal je wellicht reeds een dag moeten voor uittrekken. Dit kan best gezellig zijn door over de middag ook broodjes te voorzien en eventueel met een BBQ af te sluiten Voorbeeld 2 (2 terreinen - 6 ploegen) Indien we over 2 terreinen beschikken dan kunnen we de deelnemende ploegen indelen in 2 poules. Indien we onderstaand schema volgen dan hebben we 4 wedstrijden die tegelijkertijd doorgaan op de beide terreinen, met als afsluiter de finale. Elke ploeg heeft hier ook 3 wedstrijden te spelen. Schema: Terrein/poule X wedstrijd 1: A B wedstrijd 2: B C wedstrijd 3: A - C Terrein/poule Y wedstrijd 1: D E wedstrijd 2: E F wedstrijd 3: D F Voor beide poules maken we nu een klassement op zodat we de volgende wedstrijden kunnen spelen: Terrein X wedstrijd 4: laatste poule X laatste poule Y Terrein Y wedstrijd 4: tweede poule X - tweede poule Y Terrein X/Y wedstrijd 5: finale: winnaar poule X winnaar poule Y Met een goede timing kan dit misschien wel afgewerkt worden op een (lange) namiddag, maar je kan er gerust ook een gezellige dag van maken Indien er meerdere ploegen deelnemen en je beschikt over meerdere terreinen dan kan er steeds een combinatie van voorgaande mogelijkheden toegepast worden. Makkelijke formule: je wil elke ploeg/deelnemer tegen iedereen laten spelen: X = aantal wedstrijden Y = aantal deelnemers/ploegen X = [Y x (Y-1)] : 2

6 1.2. organisatie (mini)competitie voor ploegsporten: opstarten recreatieve competitie met minstens 4 GSF ploegen (= samenwerking tussen de verschillende clubs) Dit is meer een organisatie voor een langere periode, vooral afhankelijk van het aantal deelnemende ploegen. Als er bvb. 6 ploegen deelnemen dan moeten er, voor een volwaardige competitie, in totaal 30 wedstrijden (zie formule + heen/terug) gespeeld worden. Voor elke ploeg betekent dit 5 thuis- en 5 uitwedstrijden. Hieronder enkele belangrijke aandachtspunten opmaken wedstrijdkalender (afspraken met ploegen, locaties, ) opstellen van korte, heldere reglementering opmaken en bijhouden van een klassement gebruiken we scheidrechters? organisatie van een kampioenenviering 2. Racketsporten: Tennis badminton tafeltennis Binnen deze sporten kan je op vier mogelijkheden inspelen: 3 verschillende tornooivormen en ook een mogelijkheid van een (individuele) competitie. Bij elk van de mogelijkheden streven we terug naar maximale deelname van de spelers en trachten we een vlugge uitschakeling te vermijden! 2.1 klassiek dubbeltornooi / enkeltornooi: Activiteit: 1 dag(deel) Stel dat je over 5 terreinen/tafels beschikt dan kan je hier al gauw zo n 50-tal deelnemers inschrijven (indien dubbelspel). Poulesysteem per terrein: tracht de poules zo evenwaardig (niveau) mogelijk te maken: vraag bij inschrijving naar het spelersniveau (van prille beginner tot zeer goede speler) Per terrein voorzie je best 5 ploegen/deelnemers. Als elke ploeg/deelnemer tegen iedereen speelt dan hebben we in totaal 10 wedstrijden op dit terrein. Elke ploeg/deelnemer speelt dan 4 wedstrijden. Berekening van aantal wedstrijden per terrein: N = A x (A-1) : 2 waarbij A = aantal ploegen/deelnemers en N = aantal wedstrijden Na het opmaken van een klassement kennen we dan de winnaars per poule. 2.2 teamtornooi (genre fed-cup): Activiteit: 1 dag(deel) Ideaal wanneer je over weinig terreinen/tafels beschikt. In ons voorbeeld hieronder gaat het over maximaal 16 à 20 deelnemers.

7 4 ploegen, twee terreinen: totaal 10 wedstrijden Een ploeg bestaat uit 2 dames en 2 heren (met eventueel reservespeler) Voorronde 1 enkelwedstrijd heren 1 enkelwedstrijd dames 1 wedstrijd dubbel gemengd 1 dubbelwedstrijd heren 1 dubbelwedstrijd dames => elke deelnemer speelt 2 wedstrijden Dus per terrein: twee ploegen > 5 wedstrijdjes De verliezende ploeg van terrein X speelt troosting tegen verliezende ploeg van terrein Y (zelfde wedstrijden als in de voorronde) De winnende ploeg van terrein X speelt finale tegen winnende ploeg van terrein Y (ook hier dezelfde wedstrijden als in de voorronde) In totaal speelt elke speler dus 4 wedstrijden Indien meerdere teams: meer terreinen noodzakelijk en indelen per niveau. 2.3 Laddertornooi: Activiteit: 1 dag(deel) Deelnemers schrijven individueel in Systeem o Elke ploeg/deelnemer wordt met naam vermeld op een kaartje en dit wordt willekeurig op de treden van de ladder geplaatst (Je ladder kan bvb. een waslijn met elk naamkaartje aan een wasknijper zijn of een magneetbord met één magneet per kaartje, zodat je makkelijk kan schuiven). Doel is om op het einde van de tijdsduur zo hoog mogelijk te raken door het uitdagen van tegenspelers. (reglement!) o Ladders best niet hoger dan 12 treden. o Indien mogelijk de ladders indelen volgens niveau (het spelersniveau kan via de inschrijving opgevraagd worden) o Indien er veel deelnemers zijn kan je verschillende ladders aanmaken om op het einde nog finalerondes te laten spelen door de winnaars van de ladders o Indien veel deelnemers: met een piramidesysteem werken = bredere basis en smalle top 2.4 Box competitie: Activiteit: periode Goed systeem voor spelers die regelmatig willen spelen Periode: gaat over meerdere maanden (vooraf bepalen) Van het aantal deelnemers worden er boxen gemaakt van max. 6 spelers/ploegen Bij de start van een dergelijke recreatieve competitie is het aangewezen om de indeling van de boxen zo goed mogelijk volgens niveau te doen. Box 1 = hoogste niveau

8 Spelers spreken onderling af wanneer zij hun wedstrijd tegen elkaar spelen en per box wordt een klassement opgemaakt. Nadat in elke box alle wedstrijden zijn gespeeld mogen de winnaars 1 box stijgen en de verliezers moeten 1 box dalen Met kampioenenviering? Kan zowel tijdens als buiten de cluburen doorgaan (spelers spreken onderling af) Ontmoeting kan eventueel georganiseerd worden op verschillende locaties en in verschillende deelnemende clubs 3. Zwemclubs Ook onze zwemclubs komen aan bod! Hier kan je op een viertal mogelijkheden inspelen. Nadruk ligt hier op het ontmoeten, maar een klassiek wedstrijdje kan uiteraard ook. Uit onderstaande mogelijkheden kan je ook een combinatie maken. Bij elk van de mogelijkheden streven we terug naar maximale deelname van de spelers en proberen we elkeen zoveel mogelijk aan bod te laten komen! Het afhuren van het zwembad is hier vrijwel noodzakelijk. Voor sommige vormen kan je heel wat informatie halen uit de sporttechnische bijdrage De zweminstuif 3.1 klassieke zwemwedstrijden Best is hier om vooraf met de geïnteresseerde clubs eens samen te zitten om te bepalen welke disciplines eventueel aan bod kunnen komen. Ook hier enkele belangrijke aandachtspunten: activiteit: een dag(deel) goede timing is noodzakelijk > vlot verloop van de wedstrijden mogelijkheden tijdopname nood aan veel medewerkers (10-tal) voorzie prijsjes voor de deelnemers, gadget voor iedereen? misschien te combineren met een spetterend einde? Mogelijke wedstrijdvormen, enkele suggesties: meter in verschillende disciplines (crawl schoolslag - ) Enkel met arm- of beenbeweging Onderwaterzwemmen Individueel of in teamverband (estafettes aflossing - wisselslag) 3.2 Marathonzwemmen Ook hier kan je best vooraf eens polsen bij de andere GSF clubs of er wel interesse zou zijn voor een dergelijk initiatief. Misschien kan je een actie opzetten voor het goede doel?

9 Om het aantrekkelijk te maken kan je ook stimulansen inbouwen, bvb.: per gezwommen lengte of vooraf bepaalde afstand krijgt de deelnemer / club iets terug (stukje taart, pannenkoek, gadget, ) Meestal wordt er hier in een bepaalde tijdspanne zover mogelijk gezwommen door de deelnemende clubs, maar je kan ook een afstand nastreven die in een zo kort mogelijke tijd moet gehaald worden. Afsluiten met een spetterend einde? 3.3 Ludieke wedstrijden Een beetje dezelfde organisatie als de klassieke zwemwedstrijden maar hier trachten we de wedstrijden steeds op een ludieke manier te laten verlopen. Enkele mogelijkheden: klassieke zwemafstanden met extra opdrachten: voorwerpen opduiken en/of overbrengen, met kledij zwemmen, door hoepels, over hindernissen, Andere mogelijkheden: per twee zwemmen, achteruit zwemmen, aquajoggen, met matten over roeien, Binnen deze organisatievorm kan je ook een waterspel zonder grenzen organiseren, waarbij een aantal ploegen het tegen elkaar opnemen in diverse ludieke waterspelen. 3.4 Instuifprogramma We maken van het zwembad een speeltuin in het water waarbij de deelnemers naar hartelust, maar onder begeleiding, van het aanbod kunnen genieten. Dit kan in circuitvorm en/of doorschuifsysteem. 4. Dans gymclubs Ook deze clubs laten we niet in de kou staan en zullen we ondersteunen wanneer zij een ontmoeting organiseren. Enkele mogelijkheden hieronder: organisatie van een open-deur of optreden van verschillende GSF groepen kan ook combinatie zijn van dans en gym clubs motivatie van clubleden om naar optreden toe te werken organisatie van een dansgala / gymshow thema-avond van GSF clubs line-dance, moderne dans, kleuterdans, volksdans, jazzgym, acro-gym, rope-skipping, tumbling, trampoline, eventueel met publiekstrekker / gastoptreden gericht naar verschillende doelgroepen (kleuters jeugd volwassenen senioren)

10 Deel 3: DRAAIBOEK MEET & GREET Eens je het er over eens bent een organisatie op touw te gaan zetten en een bepaald concept hebt gekozen voor jouw sporttak, is het goed om je organisatie voor te bereiden aan de hand van een draaiboek. Geen administratieve rompslomp, maar eerder een plan en een checklist die je als hulp en nuttige leidraad kan beschouwen om van je organisatie een succes te maken. Je moet dit voor ons niet allemaal invullen. Gebruik het vooral voor jezelf en je clubbestuur om de snaren gelijk te stemmen en goede afspraken te maken! 1. Basisconcept (product) Vooraleer we aan de uitwerking beginnen, moeten we weten wat we precies willen, met welke doelstelling en voor welke doelgroep. Organisator: Naam verantwoordelijke:. Sportclub/afdeling Gezinsbond: Clubindex:... Adres:.. Tel.: Naam van de activiteit: Meet en Greet formule en doelstelling:.. Publiek - doelgroep: O kinderen O volwassenen O senioren O gezinnen Leeftijden:.. Plaats - locatie: Adres: Tel.: ... Datum: / / Uur aanvang: u Uur einde: u

11 2. begroting (prijs) Een begroting moet trachten inkomsten en uitgaven in evenwicht te houden. Aan de hand van volgende tabel kan je de verschillende posten invullen Inkomsten Uitgaven Sponsoring Drukwerk Subsidie Secretariaatskosten via federatie Verplaatsingskosten via gemeente/provincie Accommodatie Inschrijvingen Sporthal of zaal) Giften Tafels en stoelen Verkoop Geluid drank/broodjes e.d. Materiaal Wegwijzers & aanduidingen... Medewerkers vergoeding lunchpakket Verzekering Veiligheid (EHBO, ) Sabam Billijke vergoeding Catering TOTAAL TOTAAL Eindafrekening: inkomsten uitgaven =.. 3. medewerkers (personeel) Een activiteit organiseren vereist heel wat mankracht; taakverdeling is heel belangrijk: probeer dit reeds van bij het begin te doen Wie? Wat? organisatieverantwoordelijke Secretaris Penningmeester Scheidsrechters Monitoren & animatoren Andere

12 4. Uitwerking (planning) Elk aspect van de organisatie moet grondig voorbereid worden; probeer overal een naam en een timing erop te plakken Wat? Wie? Wanneer? Meet & Greetformule - reglement - scenario Sporthal & kleedkamers Platte grond & schema Onthaal & inschrijving Catering Randanimatie Parking Materiaal Eventueel nevenprogramma Veiligheid (verzekering, crisisplan, EHBO,..) Communicatie Promotie Hoe maak ik mijn activiteit bekend? Hoe bereik ik het best mijn doelgroep? Maak werk van je promotiecampagne! - Drukwerk (uitnodiging, flyer, affiche) - Pers (plaatselijk, Sportief, Bondsblad,.) - websites >Wie doet wat en wanneer? Stel hier ook een duidelijke planning op. 6. Uitvoering (D-day)

13 Een activiteit kan mislukken doordat er één detail over het hoofd wordt gezien; er gebeuren vaak onverwachte dingen, medewerkers komen te laat of niet opdagen tracht op elk moment alles onder controle te hebben. Vooraf tijdens nadien Wat Van tot.. Wie OK Check-up sporthal en kleedkamers, reglement Bewegwijzering Inrichting parking/toegang Inrichting zaal Briefing medewerkers Onthaal deelnemers Tornooireglement infostand Mededelingen Bediening bar / zaal / terras Prijsuitreiking Opruim omgeving Opruim zaal Opruim parcours Afsluiting kassa Afsluiter met medewerkers 7. Evaluatie Voorzie nadien een evaluatiemoment: wat was goed, wat liep fout welke lessen kunnen we hieruit trekken met het oog op een volgende activiteit? Vergeet niet je evaluatieformulier in bijlage op te sturen naar GSF (een verslagje en foto s zijn ook altijd welkom) BIJLAGEN: - Bijlage 1: aanvraagformulier - Bijlage 2: evaluatieformulier (nodig voor betaling toelage) - Bijlage 3: GSF logo + logo provinciale sportdienst - Bijlage 4: verzekeringspolis en -aangifte - Bijlage 5: bericht voor "BONDSBLAD", bericht voor "SPORTIEF" (2 maanden vooraf) - Bijlage 6: reglementering Sabam & Billijke Vergoeding