Bibliotheektechnisch medewerker

Bibliotheektechnisch medewerker Doel Uitvoeren van de eerstelijnsinformatievoorziening aan gebruikers inzake informatiebestanden, alsmede verrichten van bibliotheektechnische werkzaamheden, om (facultaire) gebruikers van de wetenschappelijke collectie/bibliotheek te ondersteunen bij het verkrijgen van gevraagde wetenschappelijke informatie op onderwijs- en onderzoeksgebied. Context Rapporteert aan/ontvangt hiërarchische richtlijnen van een van de volgende functionarissen: Directeur dienst Afdelingshoofd Teamleider VSNU 1 UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE ONDERWIJS- EN ONDERZOEKSONDERSTEUNING BIBLIOTHEEKTECHNISCH MEDEWERKER VERSIE 2.0 - JANUARI 2005

1 Gebruikersondersteuning en -voorlichting Beantwoorden van vragen en geven van voorlichting aan gebruikers 2 Uitlenen van informatiemateriaal Behandelen van elektronische en mondelinge aanvragen van gebruikers 3 Ontvangst van informatiemateriaal In ontvangst nemen van retour gekomen informatiemateriaal 4 Informatiebemiddeling Informeren en ondersteunen van gebruikers van informatiesystemen Procedures en richtlijnen Wensen/eisen van gebruikers Administratieve voorschriften Regels omtrent innemen informatiemateriaal Wensen/eisen van gebruiker Beschikbare zoekmogelijkheden Optimaal gebruik van de faciliteiten die de wetenschappelijke collectie/bibliotheek biedt Tijdige en juiste beschikbaarstelling van gevraagde informatie Juiste terugplaatsing binnen de collectie Efficiënt en effectief gebruik van de informatiesystemen Verstrekken van informatie over producten en diensten van de organisatie/bibliotheek (collectie(s), catalogi, uitleenprocedures, e.d.) Ondersteunen en (door)verwijzen van gebruikers bij het zoeken in geautomatiseerde catalogi, in (elektronische) naslagwerken en bibliografieën, alsmede bij het gebruik van elektronische databases Verzorgen van rondleidingen, instructies en demonstraties over diensten aan (groepen) gebruikers Meewerken aan de ontwikkeling van methoden van voorlichting over producten en diensten Verwijzen naar externe informatiebronnen Aanmaken van lenerspasjes Ontvangen van aanvragen en zoeken van aangevraagde informatiematerialen in de eigen collectie of catalogi van andere organisaties Corrigeren van bibliografisch onjuiste aanvragen Beschikbaar stellen van informatiemateriaal om in te zien Uitboeken en ter hand stellen van informatiematerialen aan de aanvragers Signaleren van knelpunten in het uitleensysteem en formuleren van voorstellen om deze op te lossen In ontvangst nemen van ingeleverd informatiemateriaal (aan de balie of via de post) Registreren van terug ontvangen informatiemateriaal in het systeem Sturen van terug ontvangen informatiemateriaal naar de organisatie/bibliotheek van herkomst Sorteren van de uitdraai van en versturen van rappels voor informatiemateriaal dat niet op tijd is ingeleverd Toepassen van een boeteregeling bij geconstateerde overtredingen van het uitleenreglement Informeren over geschikte informatiesystemen en zoekmogelijkheden ervan en assisteren bij het gebruik Signaleren van problemen en storingen in de informatiesystemen Doen van voorstellen om te komen tot verbetering van gebruiksmogelijkheden Deelnemen aan werkgroepen VSNU 2 UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE ONDERWIJS- EN ONDERZOEKSONDERSTEUNING BIBLIOTHEEKTECHNISCH MEDEWERKER VERSIE 2.0 - JANUARI 2005

5 Literatuuraanvragen Behandelen van literatuuraanvragen 6 Acquisitie informatiemateriaal Aanschaffen van informatiemateriaal 7 Titelbeschrijvingen Vaststellen van de beschikbare gegevens over nieuw verkregen materialen van de collectie 8 Beheer van collectie(s) Toezien op het gebruik en de toestand van de (elektronische) collectie(s) Wensen/eisen van gebruiker Procedures en richtlijnen Wensen/eisen van gebruikers Aanschafbeleid van de afdeling Aanschafprocedures Regels voor titelbeschrijven (Inter)nationale standaards Systematiek voor opslaan Gebruik- en gedragsregels Richtlijnen voor onderhoud Tijdige en correcte afhandeling van aanvragen Optimale afstemming van de collectie op de gebruik(er)swensen Correcte titelbeschrijvingen die gebruikers faciliteren bij het gebruik maken van de zoekstructuur Optimale onderhoudsstatus en beschikbaarheid van de collectie(s) Controleren van aanvragen op volledigheid en zonodig verifiëren van aanvragen met behulp van bibliografieën of bibliografische bestanden Opzoeken van gevraagde informatie in geautomatiseerde systemen en/of selecteren (met behulp van locatiesystemen, host-organisaties en het internet) van (inter)nationale leveranciers van niet bij de organisatie/bibliotheek voorhanden (informatie)materialen Doorzenden van de literatuuraanvraag naar de geselecteerde leverancier en/of de interne afdeling leverantie Doen van aanschafvoorstellen voor informatiemateriaal op basis van aanvraagpatronen Verzorgen van de administratieve afhandeling van en informatieverstrekking rond aanvragen (waaronder maken van facturen bij leenverkeer tussen organisaties) Bijhouden van aanvragen en aanvraagpatronen Inventariseren van het aanbod van (elektronische) informatiematerialen op basis van vastgestelde bronnen Opstellen van een voorselectie voor de informatiespecialist(en)/vakreferent(en) Bijdrage leveren aan het licentiebeheer en het bijhouden van de administratie van afgesloten licenties Bestellen en na ontvangst op juistheid en volledigheid controleren van informatiematerialen en zorgen voor doorgeleiding naar de informatiespecialist(en); claimen van niet-geleverde zaken Leggen en onderhouden van contacten met leveranciers en administreren van bestelopdrachten Toekennen van formele ontsluitingskenmerken aan geselecteerde (informatie)materialen en doen van voorstellen voor onderwerpontsluiting aan de informatiespecialist/vakreferent Maken van titelbeschrijvingen en gestandaardiseerde plaatsingsgegevens Invoeren van gegevens in de relevante catalogi en muteren van bestaande records Leveren van bijdrage aan opbouw en onderhoud van de (landelijke) database met titelbeschrijvingen Op orde houden van studie- en (lees/tentoonstellings)za(a)l(en) Terugplaatsen van materialen en op orde houden van kasten/systemen waar de (elektronische) collectie is ondergebracht Aanmaken van barcodes Uitleenklaar maken van materialen Bijhouden van losbladige naslagwerken Invoeren en verwerken van links in catalogi naar elektronische informatiebronnen VSNU 3 UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE ONDERWIJS- EN ONDERZOEKSONDERSTEUNING BIBLIOTHEEKTECHNISCH MEDEWERKER VERSIE 2.0 - JANUARI 2005

9 Beheer van apparatuur Toezien op het gebruik en de toestand van de apparatuur 10 Coaching (variant) Coachen en vakinhoudelijk begeleiden van minder ervaren collega s Gebruik- en gedragsregels Richtlijnen voor onderhoud Eigen discipline/vakgebied 11 Coördinatie werkuitvoering (variant) Coördineren van de door Bevoegdheden en richtlijnen medewerkers van de afdeling uit te voeren werkzaamheden Optimale beschikbaarheid en bedrijfszekerheid van apparatuur Bevordering van de vakinhoudelijke/professionele ontwikkeling van collega s Bevordering van doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering Op orde houden van (werk)plekken waar apparatuur is opgesteld Signaleren van storingen in aanwezige apparatuur (kopieerapparaten, e.d.) Verhelpen van eenvoudige storingen Inschakelen van derden Geven van feedback aan minder ervaren collega s Informeren van nieuwe of minder ervaren collega s over (nieuwe) processen of methoden van werken Optreden als vraagbaak voor andere collega s voor operationele en vakinhoudelijke problemen Overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis aan nieuwe of minder ervaren collega s Informeren van medewerkers over de te realiseren doelstellingen en resultaten Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures (Laten) maken van roosters en afstemmen van vrije dagen Medebeoordelen van resultaten en toezien op en bevorderen van een kwalitatief en kwantitatief juiste voortgang van werkzaamheden Oplossen of doorgeven van zich voordoende problemen welke niet door medewerkers zelf kunnen of mogen worden opgelost VSNU 4 UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE ONDERWIJS- EN ONDERZOEKSONDERSTEUNING BIBLIOTHEEKTECHNISCH MEDEWERKER VERSIE 2.0 - JANUARI 2005

Indelingscriteria Bibliotheektechnisch medewerker Functieniveau Bibliotheektechnisch medewerker 1 Bibliotheektechnisch medewerker 2 Bibliotheektechnisch medewerker 3 Indelingscriteria Contact met gebruikers Toepassing technieken Coördinatie werkuitvoering en coaching Naar aanleiding van de vraag van de gebruiker zelfstandig ondersteunen van individuen en groepen, met betrekking tot gebruik van alle voorkomende informatiesystemen. Toepassing van meerdere (complexe) technieken en/of systemen (breed én specialistisch). Coördineren van werkzaamheden van de medewerkers van de afdeling of het project. Vakinhoudelijk begeleiden en ondersteunen van collega's. Naar aanleiding van de vraag van de gebruiker onder begeleiding leveren van een bijdrage aan ondersteuning aan individuen en groepen, met betrekking tot gebruik van alle voorkomende informatiesystemen. Toepassing van meerdere technieken en/of systemen (breed óf specialistisch). Vakinhoudelijk begeleiden en ondersteunen van collega's Geen of zeer beperkt direct contact met de gebruiker of Contact is beperkt tot het geven van informatie naar aanleiding van eenvoudige vragen. Toepassing van (één of) meerdere eenvoudige technieken en/of systemen. niet van toepassing Indelingsregels Bibliotheektechnisch medewerker Bibliotheektechnisch medewerker 3 is van toepassing indien tenminste aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Bibliotheektechnisch medewerker 3 Bibliotheektechnisch medewerker 2 is van toepassing indien tenminste aan 2 van de 3 criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Bibliotheektechnisch medewerker 2 Bibliotheektechnisch medewerker 1 is van toepassing indien tenminste aan 2 van de 3 criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Bibliotheektechnisch medewerker 1 VSNU 5 UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE ONDERWIJS- EN ONDERZOEKSONDERSTEUNING BIBLIOTHEEKTECHNISCH MEDEWERKER VERSIE 2.0 - JANUARI 2005