Uitnodiging tot inschrijving Europese aanbesteding ICT Hardware Openbare procedure Nr. 2011/S <invullen> Quadraam Datum : 18 mei 2011 Versie : 0.2 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Pro Mereor B.V. te Arnhem. Bij overtreding van het bovenstaande, wordt het auteursrecht geschonden.
Inhoudsopgave Uitnodiging tot inschrijving ICT Hardware Inleiding 4 1. De Europese aanbesteding... 5 1.1 Doel van de Europese aanbesteding... 5 1.2 Toelichting Aanbestedende dienst... 5 1.3 Tijdsplanning van de aanbesteding... 5 1.4 Definities... 5 2. Procedurevoorschriften... 7 2.1 Contactpersonen Adviseur... 7 2.3 Informatieverstrekking... 7 2.4 De Inschrijving... 7 2.4.1 Wijze van inschrijving... 7 2.4.2 Tijdstip van Inschrijving... 8 2.4.3 Opening van de Inschrijvingen... 8 2.5 Voorwaarden... 8 2.5.1 Contractering... 8 2.5.2 Voorwaarden voor Inschrijving... 8 2.6 Rechtsverwerking... 9 3. Voorwerp van opdracht... 10 3.1 Algemeen... 10 3.1.1 Omvang van de opdracht... 10 3.1.2 Technische infrastructuur Aanbestedende dienst... 10 3.1.3 Afnameverplichting Raamovereenkomst... 11 3.2 Gelijkwaardigheid... 11 3.3 Varianten en alternatieven... 11 3.4 Percelen/inschrijven op een gedeelte van de opdracht... 11 4. Beoordelingsprocedure... 12 4.1 Inkoopteam... 12 4.2 Beoordelingsprocedure... 12 4.3 Gunningscriteria... 15 4.4 Gunning... 17 Annex I Uitsluitingsgronden... 18 Datum: 18 mei 2011 Pagina 2 van 59
A Standaardformulier akkoord overige voorwaarden... 19 B Standaardformulier eigen verklaring... 20 C Standaardformulier verklaring regelmatigheid Inschrijving... 22 D1 Standaardformulier aanmelding combinatie... 23 D2 Standaardformulieren aanmelding hoofd/onderaannemer...26 D3 Standaardformulier verklaring middelen derden... 28 D4 Standaardformulier concern... 30 Annex II Geschiktheidseisen... 31 Annex III Programma van Eisen... 33 Annex IV Programma van wensen kwaliteit... 39 Annex V Programma van wensen prijs... 42 Annex VI Minimale configuraties (voorbeeld)... 45 Annex VII Configuratie procedure (voorbeeld)... 49 Annex VIII Acceptatietest (voorbeeld)... 50 Annex IX Bedrijfsgegevens Ondernemer... 51 Annex X Prijzenblad... 54 Annex XI Raamovereenkomst... 56 Annex XII Inkoopvoorwaarden... 57 Annex XIII Checklist aan te leveren informatie / Inhoudsopgave Inschrijving Ondernemer... 59 Datum: 18 mei 2011 Pagina 3 van 59
Inleiding Voor u ligt de Uitnodiging tot inschrijving met betrekking tot de Europese aanbesteding ICT Hardware, van Quadraam met als referentienummer 2011/S <invullen>. De aanbesteding geschiedt op basis van de richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, die in Nederland is geïmplementeerd via het besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (Bao). Deze aanbesteding wordt uitgevoerd middels de openbare procedure. Bij de beoordeling geldt het gunningscriterium van de economisch meest voordelige inschrijving. Datum: 18 mei 2011 Pagina 4 van 59
1. De Europese aanbesteding 1.1 Doel van de Europese aanbesteding Het doel van Aanbestedende dienst is het selecteren en contracteren van één Ondernemer waarmee een Raamovereenkomst wordt gesloten voor de levering van ICT-hardware in de vorm van desktops, laptops, tablets, beeldschermen en printers en dienstverlening daaromtrent, gedurende een periode van twee jaar met twee maal een optionele verlenging van één jaar. 1.2 Toelichting Aanbestedende dienst Onder Quadraam vallen dertien scholen voor voortgezet onderwijs in Arnhem, de Liemers en de Overbetuwe. Quadraam staat voor een compleet en kleurrijk aanbod van kwalitatief hoogwaardig voortgezet onderwijs in een kleinschalige setting. Leerlingen en hun ouders kunnen daardoor kiezen voor een school die het beste bij ze past. Daarmee wil de Quadraam leerlingen alle kansen bieden voor de wereld van morgen. Met een professionele organisatie, moderne ICT en excellent werkgeverschap wil Quadraam een vernieuwende rol vervullen en een aansprekende maatschappelijke partner zijn. Voor verdere informatie zie de website van Quadraam: www.quadraam.nl. 1.3 Tijdsplanning van de aanbesteding De te hanteren planning van deze aanbesteding is in onderstaande tabel opgenomen: Activiteit Verzenden Aankondiging van opdracht / Uitnodigingen tot inschrijving (streef)datum 7 juli 2011 Binnenkomst vragen 18 augustus 2011 Beantwoording vragen middels Nota van inlichtingen 25 augustus 2011 Binnenkomst inschrijvingen 1 september 2011 Beoordeling inschrijvingen 1 september 12 september 2011 Beoordelingsvergadering 12 september 2011 Voorlopige gunning 13 september 2011 Definitieve gunning 29 september 2011 Ondertekening contract 30 september 2011 Start levering/dienstverlening 3 oktober 2011 1.4 Definities In deze Uitnodiging tot inschrijving wordt een aantal begrippen gebruikt, welke hieronder worden gedefinieerd. Begrippen worden in de Uitnodiging tot inschrijving met een hoofdletter geschreven. Begrip Aanbestedende dienst Adviseur A-merk Definitie Quadraam Pro Mereor B.V. Inkoopkenniscentrum te Arnhem, die optreedt als gemachtigde voor Aanbestedende dienst. Een merk dat algemene bekendheid geniet. Producenten van A-merken zijn vaak innovatief en lopen voorop in technologie. De kwaliteit, de wijze van assemblage en de gebruikte componenten zijn hoog en constant. Onderdelen zijn nog minstens vier jaar na aanschaf leverbaar en worden nog ondersteund. Datum: 18 mei 2011 Pagina 5 van 59
Begrip Batch Contractregisseur Gunningsadvies Inkoopteam Inschrijving Nota van inlichtingen Ondernemer Raamovereenkomst Uitnodiging tot inschrijving Winstopslag Definitie De bestelling van meerdere identieke apparaten gelijktijdig. Uitnodiging tot inschrijving ICT Hardware De persoon werkzaam bij Aanbestedende dienst die is belast met het toezicht op de naleving van de in de Raamovereenkomst overeengekomen dienstverlening en/of leveringen en dus de Raamovereenkomst centraal beheert. Het advies van Adviseur aan Aanbestedende dienst ten aanzien van de voorlopige gunning, na beoordeling van de Inschrijvingen. Op basis van dit advies kan Aanbestedende dienst besluiten om tot gunning over te gaan. Afgevaardigden van Aanbestedende dienst, die gezamenlijk met Adviseur dit aanbestedingstraject doorlopen. Een aanbieding van Ondernemer uitgebracht aan Aanbestedende dienst gebaseerd op de eisen en wensen van Aanbestedende dienst zoals beschreven in deze Uitnodiging tot inschrijving en de Nota(s) van inlichtingen Een document dat dient als aanvulling of wijziging op deze Uitnodiging tot inschrijving, waarin in ieder geval de door Ondernemer gestelde vragen en de daarop door Aanbestedende dienst gegeven antwoorden worden opgenomen. De verstrekte Nota(s) van inlichtingen maken bij contractering deel uit van deze Uitnodiging tot inschrijving. Een natuurlijk of rechtspersoon (of een combinatie van rechtspersonen) die naar aanleiding van deze Uitnodiging tot inschrijving een Inschrijving heeft ingediend en waarmee al dan niet een Raamovereenkomst wordt gesloten. Raamovereenkomst tussen Aanbestedende dienst en Ondernemer betreffende de voorwaarden die gelden voor de levering/dienstverlening door Ondernemer aan Aanbestedende dienst. Het document Uitnodiging tot inschrijving Europese aanbesteding ICT Hardware met nummer 2011/S <invullen> waarin Aanbestedende dienst haar eisen en wensen heeft verwoord en waarop Ondernemer zijn Inschrijving baseert. Het percentage dat de Ondernemer rekent over de inkoopprijs van de producten. Deze winstopslag dekt alle kosten van de Ondernemer en bepaalt het verschil tussen de inkoopprijs van de Ondernemer en de verkoopprijs aan de Aanbestedende dienst. Datum: 18 mei 2011 Pagina 6 van 59
2. Procedurevoorschriften In dit hoofdstuk staat beschreven hoe de aanbesteding wordt uitgevoerd. Gedurende de aanbesteding kan Ondernemer op de in dit hoofdstuk omschreven wijze in contact treden met Adviseur. Tevens worden de voorwaarden waaronder ingeschreven moet worden en de eisen waaraan de Inschrijving moet voldoen in dit hoofdstuk vermeld. 2.1 Contactpersonen Adviseur De Adviseur begeleidt de Aanbestedende dienst bij de uitvoering van de aanbestedingsprocedure. Uw contactpersoon in deze is: De heer Y. Bakker, projectconsultant. U kunt bovenstaand contactpersoon bereiken via het e-mailadres: Quadraam@pro-mereor.nl 2.3 Informatieverstrekking Ondernemer wijst ten behoeve van deze aanbestedingsprocedure één contactpersoon en één vervangend contactpersoon aan. Het is niet toegestaan dat Ondernemer zich in contact stelt met Aanbestedende dienst over het onderwerp van deze aanbesteding. Vragen voor de Nota van inlichtingen kunnen uitsluitend per e-mail, in de Nederlandse taal en middels bijgevoegd format worden gericht aan het adres: Quadraam@pro-mereor.nl. U kunt uw vragen stellen tot uiterlijk: 18 augustus 2011 tot 14:00 uur Vragen die niet tijdig zijn binnengekomen worden niet beantwoord. Vragen die tijdig zijn ingediend worden beantwoord in een Nota van inlichtingen. Hierbij zij verwezen naar het bepaalde in paragraaf 2.6 van deze Uitnodiging tot inschrijving. Deze Nota van inlichtingen wordt naar alle houders van de onderhavige Uitnodiging tot inschrijving gezonden. De streefdatum voor het versturen van de Nota van inlichtingen is 25 augustus 2011 2.4 De Inschrijving 2.4.1 Wijze van inschrijving Bij indiening van de Inschrijving moet het volgende in acht worden genomen: Gesloten verpakking zonder firmanaam van Ondernemer (geen adresgegevens en/of logo zichtbaar); Op de verpakking dient duidelijk leesbaar te zijn vermeld: Aanbestedingsnummer: 2011/S <invullen> Niet te openen voor 1 september 2011, 14:00 uur Bezorging en/of aflevering tijdens kantooruren; Rechtsgeldige ondertekening; Eén papieren versie, samengevoegd in een ringbandmap; Eén digitale versie op cd-rom, dvd of usb-stick; Inschrijvingen per fax of e-mail worden niet geaccepteerd; Indien de Inschrijving per post of koerier wordt verzonden, rust het risico van postvertraging bij Ondernemer; Datum: 18 mei 2011 Pagina 7 van 59
Uitnodiging tot inschrijving ICT Hardware Indien de Inschrijving persoonlijk door of namens Ondernemer wordt overhandigd op onderstaand adres, kan een ontvangstbewijs worden verkregen; Met strafport bezwaarde zendingen worden niet geaccepteerd. 2.4.2 Tijdstip van Inschrijving De gesloten Inschrijving dient vóór 1 september 2011, 14:00 uur in het bezit te zijn van: Pro Mereor B.V. Burgemeester Weertsstraat 69a 6814 HM Arnhem Ter attentie van de heer Y. Bakker Indien op deze datum en tijdstip geen Inschrijving is ontvangen van Ondernemer, wordt de Ondernemer geacht niet meer deel te nemen aan deze procedure. Een Inschrijving die binnenkomt na bovenstaande datum en tijdstip blijft gesloten en wordt direct geretourneerd. 2.4.3 Opening van de Inschrijvingen De gesloten Inschrijvingen worden op 1 september 2011 na 14:00 uur geopend op het adres: Pro Mereor B.V. Burgemeester Weertsstraat 69a 6814 HM Arnhem De opening is niet openbaar. Ondernemers ontvangen na opening van de Inschrijvingen het proces-verbaal van opening per e-mail. 2.5 Voorwaarden 2.5.1 Contractering Na gunning wordt er een Raamovereenkomst gesloten tussen Aanbestedende dienst en Ondernemer. De algemene voorwaarden van de Ondernemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen en uitgesloten. 2.5.2 Voorwaarden voor Inschrijving Tegenstrijdigheden De Uitnodiging tot inschrijving met bijbehorende documenten zijn met de grootste zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u uiterlijk met het indienen van uw vragen, als bedoeld in paragraaf 2.4, deze schriftelijk kenbaar te maken. Datum: 18 mei 2011 Pagina 8 van 59
Voorbehoud Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor deze aanbesteding tijdelijk of definitief stop te zetten. Tevens heeft Aanbestedende dienst geen verplichting tot het aangaan van een Raamovereenkomst en/of Nadere overeenkomst. Kostenvergoeding Het vervaardigen en uitbrengen van een Inschrijving geeft Ondernemer geen recht op vergoeding van de kosten, ook niet in geval Aanbestedende dienst de gehele aanbesteding stopzet. Voorlopige gunning Conform artikel 55 lid 1 Bao houdt de beslissing inzake de voorgenomen gunning geen aanvaarding in, als bedoeld in artikel 6:217 lid 1 BW. Aldus wordt voorkomen dat deze mededeling als aanvaarding van een aanbod van Ondernemer kan worden aangemerkt. Dit is van belang gelet op het uitgangspunt in artikel 6:217 lid 1 BW dat een overeenkomst in beginsel ontstaat door aanbod en aanvaarding. Tevens is Aanbestedende dienst, als gevolg van de voorgenomen gunning niet gehouden aan tevergeefs gemaakte kosten of gederfde winst te vergoeden op basis van schending van de precontractuele goede trouw. Vertrouwelijkheid De inhoud van de Uitnodiging tot inschrijving dient als vertrouwelijk te worden behandeld. Ondernemer dient er zorg voor te dragen dat slechts die medewerkers die betrokken zijn bij de Inschrijving inzage hebben in de Uitnodiging tot inschrijving. Evenmin zal door Ondernemer op enigerlei wijze aan derden, welke niet deelnemen aan de procedure, kennis worden gegeven van de gegevens die in het kader van deze Uitnodiging tot inschrijving door Aanbestedende dienst zijn of worden verstrekt. Aanbestedende dienst zal de door Ondernemer ingediende documenten als vertrouwelijk behandelen. Slechts de leden van het Inkoopteam hebben inzage in de Inschrijving. De vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd, ongeacht of een Inschrijving zal leiden tot een Raamovereenkomst voor Ondernemer. Instemming Het indienen van een Inschrijving houdt in dat Ondernemer instemt met alle voorwaarden zoals gesteld in deze Uitnodiging tot inschrijving en bijbehorende documenten. 2.6 Rechtsverwerking Ondernemer dient te handelen zoals van een redelijk geïnformeerde en zorgvuldig handelende Ondernemer mag worden verwacht. Hieruit vloeit onder meer voort dat het recht om na Inschrijving te klagen over onduidelijkheden of onvolkomenheden in de procedure is verwerkt indien niet tijdig, voorafgaand aan de Inschrijving, om opheldering wordt gevraagd. Indien Ondernemer na kennisneming van de Nota van inlichtingen nog altijd meent dat de procedure ondeugdelijk is, dient Ondernemer vóór Inschrijving een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank van het arrondissement waar Aanbestedende dienst is gevestigd. Aanbestedende dienst moet van de procedure in kennis worden gesteld door het laten betekenen van de dagvaarding op het adres van Aanbestedende dienst. Datum: 18 mei 2011 Pagina 9 van 59
3. Voorwerp van opdracht 3.1 Algemeen Aanbestedende dienst wil voor de levering van ICT-hardware en dienstverlening daaromtrent een Raamovereenkomst afsluiten met één Ondernemer. Het betreft de levering van desktops, laptops, beeldschermen, tablets en randapparatuur (w.o. printers, videokaarten, externe harddisks, externe dvd-writers, cardreaders, muizen en ergonomische producten zoals muizen en toetsenborden etc.). De dienstverlening betreft ondersteuning op het gebied van logistiek, advies, service en garantie afwikkeling. In het Programma van Eisen (Annex III ) staan de eisen waaraan de ICT-hardware en dienstverlening daaromtrent minimaal dient te voldoen. Daarnaast wordt in Annex VI een minimale specificatie voor de ICT-hardware voorgeschreven. Het staat iedere Ondernemer vrij om een A-merk of model te kiezen dat daaraan voldoet. 3.1.1 Omvang van de opdracht De verwachting is dat gedurende de Raamovereenkomst jaarlijks ± 1.000 desktops, ± 2.500 laptops/tablets, ± <invullen> beeldschermen en ± <invullen> printers vervangen dienen te worden. De geschatte inkoopwaarde per jaar bedraagt ca. 1.750.000,- excl. BTW. Deze raming dient slechts ter indicatie, hier kunnen geen rechten aan worden ontleend. 3.1.2 Technische infrastructuur Aanbestedende dienst Aanbestedende dienst maakt bij de locaties gebruik van de volgende technische infrastructuur: Netwerk: Lokaal netwerk Ethernet 100/1000 Mbps; Alle locaties draadloos netwerk 802.11x; Glasvezel breedband aansluiting voor intranet en internettoegang. Desktops: X86-compatible processoren; Microsoft Windows XP Professional (er wordt gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst over gegaan op een nieuwere versie); Mogelijkheid tot koppeling van externe apparatuur als usb-sticks, digitale (video-) camera s, tekentablets, lokaal aangesloten printers, Digitale schoolborden, mogelijkheid om twee beeldschermen aan te sluiten. Softwaretoepassingen: Aanbestedende dienst maakt gebruik van images voor de uitrol van software. Microsoft Office 2003 of hoger; Educatieve- en bedrijfsapplicaties; Internet Explorer; Norman antivirus client (wordt regelmatig geüpdate); Programmatuur voor het bewerken/afspelen van multimedia; Programmatuur ten behoeve van het beheer op afstand (software en hardware inventarisatie); Programmatuur voor het bewerken van foto s en video; En vele andere applicaties. Datum: 18 mei 2011 Pagina 10 van 59
Omgeving: Desktops worden ingezet in een schoolomgeving met de volgende kenmerken: Veel verschillende gebruikers, meeste door leerlingen en personeel; Stoffige omgeving met veel luchtcirculatie; Ruimtegebrek; Behoefte aan stilte; Gevoelig voor vandalisme en vooral diefstal. Uitnodiging tot inschrijving ICT Hardware 3.1.3 Afnameverplichting Raamovereenkomst De Raamovereenkomst heeft tot gevolg dat er voor Aanbestedende dienst geen afnameverplichting geldt. Dit houdt in: Dat Aanbestedende dienst zich het recht voorbehoudt om op basis van de Raamovereenkomst geen nadere overeenkomsten te sluiten; Dat het Aanbestedende dienst vrij staat een nadere opdracht te gunnen aan een derde die geen partij is bij de Raamovereenkomst in de volgende gevallen: o Indien de bij de Raamovereenkomst aangesloten Ondernemer niet kan voldoen aan de minimale eisen en criteria; o Indien de bij de Raamovereenkomst aangesloten Ondernemer niet binnen de daarvoor gestelde redelijke termijn een nadere offerte indient. Een en ander zonder enig recht op schadevergoeding. 3.2 Gelijkwaardigheid Daar waar in deze Uitnodiging tot inschrijving een norm, merk- of fabricaatnaam staat vermeld en onverhoopt de toevoeging of gelijkwaardig is weggelaten, is deze toevoeging niettemin geldig, om zodoende niet in strijd met het Europese non-discriminatiebeginsel te handelen. 3.3 Varianten en alternatieven In het kader van deze aanbesteding zijn varianten (ook wel alternatieven genoemd), conform artikel 24 Bao, niet toegestaan. 3.4 Percelen/inschrijven op een gedeelte van de opdracht Deze opdracht is niet onderverdeeld in percelen. Inschrijven op een gedeelte van de opdracht is niet toegestaan. Datum: 18 mei 2011 Pagina 11 van 59
4. Beoordelingsprocedure 4.1 Inkoopteam Aanbestedende dienst heeft ten behoeve van de beoordeling van de Inschrijvingen een objectief en onafhankelijk Inkoopteam samengesteld. Het is, op straffe van uitsluiting, niet toegestaan om in het kader van deze aanbesteding op een andere dan de eerder aangegeven wijze contact te zoeken met Aanbestedende dienst of leden van het Inkoopteam, ter verkrijging van welke informatie dan ook. Hierbij zij verwezen naar paragraaf 2.3. De namen van de leden van het Inkoopteam worden niet bekend gemaakt, om enige vorm van externe beïnvloeding op de beoordeling te voorkomen. Aanbestedende dienst zal de beoordeling in de gunningsfase laten uitvoeren door voornoemd, Inkoopteam. De leden van het Inkoopteam beoordelen individueel alle Inschrijvingen op basis van de gunningscriteria, zoals opgenomen in hoofdstuk 4.3, Annex IV en Annex V van deze Uitnodiging tot inschrijving. Tijdens de beoordelingsvergadering zullen de door de leden van het Inkoopteam toegekende scores per (sub)gunningscriterium worden besproken. Op basis van de toegekende scores en de hieraan ten grondslag liggende argumenten, wordt door het inkoopteam een score per (sub)gunningscriterium per Ondernemer bepaald. Het Inkoopteam controleert de Inschrijvingen allereerst op geldigheid. Indien een Inschrijving niet aan de in deze Uitnodiging tot inschrijving vermelde minimumeisen voldoet, kan die Inschrijving als ongeldig ter zijde worden gelegd. Voorts wordt van alle geldige Inschrijvingen een totaalscore op basis van de behaalde scores van een Ondernemer vastgesteld. Het Inkoopteam bepaalt aan de hand van de rangorde met welke Ondernemer een Raamovereenkomst zal worden gesloten. Aanbestedende dienst kan Ondernemer wiens Inschrijving onvolledig verzoeken de Inschrijving aan te vullen in geval van een kennelijke omissie. Aanbestedende dienst heeft geen plicht om Ondernemer op dergelijke omissies te wijzen. Ondernemer aan wiens Inschrijving voorwaarden zijn verbonden worden uitgesloten. Indien Aanbestedende dienst een Inschrijving ongeldig verklaart, zal de betreffende Ondernemer daar schriftelijk van op de hoogte worden gesteld. De betreffende Ondernemer wordt in dat geval geacht geen Inschrijving te hebben gedaan en zal van het verdere verloop van de procedure niet meer op de hoogte worden gesteld. Deze Ondernemer is in rechte aanhangig gemaakte bezwaren tegen het verloop van de aanbesteding, het gunningvoornemen aan andere Ondernemers of de aanbesteding in het algemeen, niet-ontvankelijk. 4.2 Beoordelingsprocedure Beoordeling van de Inschrijving vindt plaats op basis van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving. De openingsvergadering en de beoordelingsvergaderingen zijn niet openbaar. De beoordelingsprocedure omvat de volgende fasen: Fase 1 Het openen van de Inschrijvingen De gesloten Inschrijvingen worden geopend en er wordt een proces-verbaal van opening opgesteld. Vervolgens wordt bekeken of de Inschrijvingen voldoen aan de formele vereisten uit deze Uitnodiging tot inschrijving conform paragraaf 2.4.1. Fase 2 Beoordeling van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. In deze fase wordt beoordeeld of Ondernemer voldoet aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Deze zijn opgenomen in Annex I en II. In dit stadium is invulling en ondertekening van deze annexen ter akkoord (mits van toepassing) voldoende. Tijdens de verificatiefase dienen de bewijsstukken pas te worden ingeleverd. Fase 3 Beoordeling van programma van eisen. Datum: 18 mei 2011 Pagina 12 van 59
In deze fase wordt beoordeeld of iedere Ondernemer onvoorwaardelijk voldoet aan alle eisen uit het programma van eisen. Ondernemer die niet onvoorwaardelijk voldoet aan het gestelde programma van eisen conform Annex III valt af. Fase 4 Beoordeling van programma van wensen Fase 4a Beoordeling prijs De beoordeling geschiedt conform de beschrijving in paragraaf 4.3 en Annex V en met inachtneming van het tabblad handleiding vermeld in het prijzenblad. De scores worden afgerond op twee decimalen. Fase 4b Beoordeling kwaliteit De beoordeling geschiedt conform de beschrijving in paragraaf 4.3 en Annex IV. Het gunningscriterium kwaliteit is onderverdeeld in sub-gunningscriteria (paragraaf 4.3) en sub-subgunningscriteria. Voor elk sub-(sub)gunningscriterium kan maximaal 10 punten worden behaald. Bij de beoordeling worden hele punten gegeven. Bij de scoreberekeningen kunnen decimalen ontstaan. De scores worden afgerond op twee decimalen. Fase 5 Verificatie van bewijsstukken De Ondernemer met de economisch meest voordelige inschrijving wordt, indien gewenst, uitgenodigd de bewijsstukken aangaande Annexen I en II in te leveren per e-mail. De bewijsstukken zijn niet ouder dan zes maanden vanaf dagtekening van de brief waarin om de bewijsstukken wordt gevraagd. Fase 6 Gunningsadvies Indien zich geen ongerijmdheden voordoen in de vorm van verouderde bewijsstukken of bewijsstukken waarin geen blijk wordt gegeven van voldoening van één van de eisen komt het Inkoopteam tot een eindoordeel. Dit eindoordeel is samengevoegd in het Gunningsadvies van Adviseur aan Aanbestedende dienst. Na fiattering van het Gunningsadvies door Aanbestedende dienst, stelt Adviseur Ondernemers schriftelijk in kennis van voorgenomen gunning en afwijzing, waarna het gestelde in paragraaf 4.4 van toepassing is, met name voor de afgewezen Ondernemers. Datum: 18 mei 2011 Pagina 13 van 59
Datum: 18 mei 2011 Pagina 14 van 59
4.3 Gunningscriteria Uitnodiging tot inschrijving ICT Hardware Een totaalscore voor een Inschrijving wordt bepaald door de scores op de (sub-sub)gunningscriteria met onderstaande wegingsfactoren te vermenigvuldigen. De optelling van de aldus verkregen uitkomsten levert het eindtotaal van de Inschrijving. Hierbij verwezen zij naar Annex IV en V, waar de (sub-sub)gunningscriteria met bijbehorende punten zijn aangegeven. Criterium Subcriterium Inhoud van het criterium Maximale punten Wegings- Subwegings-factor Subsub-wegings- Maximale Factor factor score Prijs 700 Prijswens 1 Verkoopprijzen + winstopslag 500 Totale som verkoopprijzen desktops 10 100 1.000 Winstopslag desktops 10 25 250 Totale som verkoopprijzen laptops 10 120 1.200 Winstopslag laptops 10 30 300 Totale som verkoopprijzen beeldschermen 10 40 400 Winstopslag beeldschermen 10 10 100 Totale som verkoopprijzen tablets 10 100 1.000 Winstopslag tablets 10 25 250 Totale som verkoopprijzen randapparatuur 10 40 400 Winstopslag randapparatuur 10 10 100 Prijswens 2 Aanvullende diensten 10 200 2.000 Kwaliteit 300 Kwaliteitswens 1 Uitvoering van de Raamovereenkomst 10 100 1.000 Kwaliteitswens 2 Onderhoud en service 10 100 1.000 Kwaliteitswens 3 Digitale besteltool 10 100 1.000 Totaal 1.000 10.000 Datum: 18 mei 2011 Pagina 15 van 59
Illustratieve voorbeelden van het bovenstaande: Uitnodiging tot inschrijving ICT Hardware Prijs: Ondernemer X biedt een brutoprijs aan van 818,18 en hanteert een winstopslag van 10%. Ondernemer Y biedt een brutoprijs aan van 695,65 en hanteert een winstopslag van 15%. Ondernemer Y biedt een netto verkoopprijs desktop van 800,- (695,65 + 15%) en is daarmee de Ondernemer met de laagste prijs. Ondernemer X biedt een netto verkoopprijs van 900,- (818,18 + 10%). Conform het gestelde in Annex V wordt de nettoprijs als volgt beoordeeld: Punten = 10 * (1 - (prijs Ondernemer X laagste prijs)/laagste prijs). De uitwerking is als volgt: Ondernemer X: 10*(1-(900 800)/800) = 8,75 punten voor Ondernemer X. Ondernemer Y krijgt 10 punten. Het puntenaantal wordt voorts vermenigvuldigd met de subwegingsfactor. Hierdoor ontstaan de volgende scores voor de Ondernemers: Ondernemer Y heeft de laagste prijs, 10 punten * sub-subwegingsfactor 100 = score 1.000,00.; Ondernemer X heeft 8,75 punten * sub-subwegingsfactor 100 = score 875,00. Conform het gestelde in Annex V wordt de winstopslag als volgt beoordeeld: Punten = 10 * (1-(winstopslag Ondernemer X laagste winstopslag)/laagste winstopslag) De uitwerking is als volgt: Ondernemer Y: 10*(1-(15-10)/10) = 5,00 punten voor Ondernemer X. Ondernemer X krijgt 10 punten. Het puntenaantal wordt voorts vermenigvuldigd met de subwegingsfactor. Hierdoor ontstaan de volgende scores voor de Ondernemers: Ondernemer X heeft de laagste winstopslag, 10 punten * sub-subwegingsfactor 25 = score 250,00.; Ondernemer Y heeft 5,00 punten * sub-subwegingsfactor 25 = score 125,00. Kwaliteit: Ondernemers beschrijven de wijze waarop zij de opdracht zullen uitvoeren ter beantwoording van kwaliteitswens 1. Het Inkoopteam stelt hieromtrent de volgende punten per sub-subgunningscriteria vast, vermenigvuldigd met de sub-subwegingsfactor: Ondernemer X, 7,5 punten * sub-subwegingsfactor 100 = score 750,00. Ondernemer Y, 6 punten * sub-subwegingsfactor 100 = score 600,00. Totaalscore: Totaalscore Prijswensen + Totaalscore kwaliteitswensen = Eindscore Datum: 18 mei 2011 Pagina 16 van 59
4.4 Gunning Alvorens over te gaan tot de definitieve gunning zal Aanbestedende dienst haar voorgenomen gunning bekendmaken aan alle Ondernemers die geldig hebben ingeschreven. Indien een Ondernemer zich niet met dit gunningsvoornemen kan verenigen, dient die betreffende Ondernemer binnen vijftien kalenderdagen na verzending van het gunningsvoornemen een voorlopige voorziening aanhangig te maken bij de terzake bevoegde voorzieningenrechter, bij gebreke waarvan een Ondernemer niet-ontvankelijk is in zijn bezwaren tegen de voorgenomen gunning. Eventuele verzoeken om (nadere) mondelinge toelichting van het gunningsvoornemen schorten deze termijn niet op. Indien genoemd termijn van vijftien kalenderdagen is verstreken zonder dat een voorlopige voorziening aanhangig is gemaakt, is Aanbestedende dienst vrij om tot definitieve gunning over te gaan en de Raamovereenkomst te ondertekenen. Datum: 18 mei 2011 Pagina 17 van 59
Annex I Uitsluitingsgronden Het niet voldoen aan de uitsluitingsgronden leidt tot uitsluiting van verdere deelname. Om te bepalen of geen van de uitsluitingsgronden van toepassing is, dienen Standaardformulieren A tot en met D, indien van toepassing, ingevuld en ondertekend te worden. Datum: 18 mei 2011 Pagina 18 van 59
A Standaardformulier akkoord overige voorwaarden Ondernemer verklaart dat: Geheimhouding/publiciteit geen enkele informatie, welke in het kader van deze aanbesteding beschikbaar komt, aan derden ter beschikking wordt gesteld; geen publiciteit aan deze aanbesteding of een mogelijke gunning zal worden gegeven, anders dan na schriftelijke toestemming van Aanbestedende dienst. Voorbehoud/juistheid hij borg staat voor de juistheid en volledigheid van alle gevraagde en geleverde informatie; hij akkoord gaat met hetgeen in de Uitnodiging tot inschrijving staat vermeld. Door ondertekening van dit formulier verwerkt Ondernemer het recht een kort geding aanhangig te maken in een later stadium met betrekking tot één van de voorwaarden beschreven in de Uitnodiging tot inschrijving. Dit laat de mogelijkheid open in een later stadium een kort geding aanhangig te maken indien Ondernemer zich benadeeld voelt over de wijze van gunning en de uitslag hiervan. Getekend voor akkoord: Naam Ondernemer: Naam en functie van vertegenwoordigingsbevoegde: Handtekening: Datum: Datum: 18 mei 2011 Pagina 19 van 59
B Standaardformulier eigen verklaring Ondernemer verklaart dat geen van de onderstaande omstandigheden van toepassing zijn: 1. Hij bij een onherroepelijk vonnis of arrest een veroordeling tegen zich heeft horen uitspreken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420ter, 420quater van het Wetboek van Strafrecht; 2. Hij in staat van faillissement, vereffening, surseance van betaling of akkoord verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke nationaalrechtelijke procedure; 3. Zijn faillissement of liquidatie is aangevraagd, dat tegen hem een procedure van vereffening, akkoord of surseance van betaling dan wel een andere soortgelijke nationaalrechtelijke procedure aanhangig is gemaakt; Als instantie die bevoegd is tot het afgeven van een bewijsstuk waaruit blijkt dat Ondernemer niet verkeert in één van de omstandigheden, zoals weergegeven onder nummers 2 en 3, geldt de griffier van de rechtbank die op grond van artikel 2 van de Faillissementswet bevoegd is tot het uitspreken van de faillietverklaring van Ondernemer of tot het op Ondernemer van toepassing verklaren van de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen. 4. Hij bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde veroordeeld is geweest voor een delict dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels; 5. Hij in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan; Als instantie die bevoegd is tot het afgeven van een verklaring waaruit blijkt dat een gegadigde of Ondernemer niet verkeert in de omstandigheden zoals weergegeven onder nummers 1, 4 en 5 geldt de Minister van Justitie. 6. Hij niet aan zijn verplichting heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van Nederland; Als instantie die bevoegd is tot het afgeven van een verklaring waaruit blijkt dat Ondernemer niet verkeert in de omstandigheid, als bedoeld in nummer 6, geldt voor zowel de bijdragen ten behoeve van werknemersverzekeringen als voor de bijdragen ten behoeve van de volksverzekeringen, de ontvanger onder wie Ondernemer ressorteert voor de inning van belastingen. 7. Hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van Nederland; Als instantie die bevoegd is tot het afgeven van een bewijsstuk waaruit blijkt dat Ondernemer niet verkeert in de omstandigheid, als bedoeld in nummer 7, geldt de ontvanger onder wie de gegadigde ressorteert voor de inning van belastingen. Datum: 18 mei 2011 Pagina 20 van 59
Getekend voor akkoord: Naam Ondernemer: Naam en functie van vertegenwoordigingsbevoegde: Handtekening: Datum: Datum: 18 mei 2011 Pagina 21 van 59
C Standaardformulier verklaring regelmatigheid Inschrijving De ondergetekende,..(naam), geboren te.. verklaart hierbij namens.(naam onderneming/vennootschap) dat deze onderneming noch hijzelf, noch één of meerdere van haar werknemers, door haar ingeschakelde derden of met haar verbonden vennootschappen en hun werknemers of adviseurs ten aanzien van de Inschrijving inzake. betrokken is of is geweest bij: overleg of afspraken betreffende prijsvorming met (mede)ondernemers, (onder)aannemers en/of andere derden, anders dan binnen een gevormde of te vormen combinatie van ondernemingen of participatie na gunning van de opdracht als onderaannemer; overleg met één of meer andere ondernemingen die deelnemen of wensen deel te nemen aan de betreffende overheidsopdracht/aanbesteding met het doel of het effect dat de prijsaanbieding van één van de betrokken ondernemingen zo aantrekkelijk wordt dat zij in aanmerking komt voor gunning van de opdracht; overleg of afspraken aangaande het beurtelings uitbrengen van het laagste bod met het doel of het effect beurtelings opdrachten of contracten te krijgen gegund; overleg of afspraken die tot doel of tot gevolg hebben dat één of meer ondernemingen worden beperkt in hun vrijheid inschrijfcijfers vast te stellen of in te schrijven op een overheidsopdracht/aanbesteding; enig overleg of afspraken die op welke wijze dan ook in strijd zijn met de bepalingen van de Mededingingswet en/of de artikelen 81 en 82 EG Verdrag; enig overleg of afspraken met het doel tot het aanbieden of geven van geld of andere op geld te waarderen stoffelijke en nietstoffelijke voordelen aan één of meer ambtenaren die direct of indirect betrokken is/zijn bij of enige invloed kan/kunnen uitoefenen op de beslissing tot gunning van de betrokken opdracht. Tevens verklaart ondergetekende dat Inschrijving niet op een andere dan onder de bovenstaande punten genoemde wijzen onregelmatig tot stand is gekomen. Ondergetekende die kennis heeft van overleg en afspraken zoals hierboven genoemd, waarbij andere Ondernemers of derden zijn betrokken dan wel kennis van andere onregelmatigheden die zich in het kader van de Inschrijvingen van andere Ondernemers hebben voorgedaan, is verplicht hierover desgevraagd de Aanbestedende dienst informatie te verstrekken ten tijde van de verificatievergadering. Datum: 18 mei 2011 Pagina 22 van 59
Getekend voor akkoord: Naam Ondernemer: Naam en functie van vertegenwoordigingsbevoegde: Handtekening: Datum: D1 Standaardformulier aanmelding combinatie Ondergetekenden verklaren dat: Datum: 18 mei 2011 Pagina 23 van 59
Een onderneming zich slechts eenmaal zelfstandig of in combinatie mag inschrijven (behoudens uitzondering formulier D4); De combinatie dient een penvoerder te benoemen. De penvoerder is de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de combinatie jegens de Aanbestedende dienst; De Aanbestedende dienst zal uitsluitend met de penvoerder over de aanbestedingsprocedure corresponderen; Alle leden van de combinatie gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de juiste uitvoering van de opdracht; De combinatie is de Ondernemer, derhalve: o dienen formulieren A tot en met C door alle leden van de combinatie te worden ondertekend. Ten tijde van de verificatievergadering dienen de bewijsstukken overgelegd te worden; o dient de combinatie gezamenlijk te voldoen aan de geschiktheidseisen (Annex II), zoals gesteld in dit document. De penvoerder dient in dat geval aan te tonen dat hij bij de uitvoering van de opdracht daadwerkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering noodzakelijke middelen. Ten tijde van de verificatievergadering dient dit middels formulier D3 aangetoond te worden; Na de Inschrijving van de combinatie mag de samenstelling van de combinatie niet meer wijzigen, tenzij de combinatie hiertoe door vennootschappelijke omstandigheden, zoals fusies, overnames of faillissement gedwongen wordt én de combinatie ook na wijziging voldoet aan alle door de Aanbestedende dienst gestelde eisen; Een beroep van Ondernemer op de bekwaamheid van de combinanten slechts is toegestaan indien de betreffende combinant ook daadwerkelijk beschikbaar is en bij de uitvoering van de overeenkomst wordt of kan worden ingezet. In dat geval zal de Ondernemer dit moeten kunnen aantonen middels een terbeschikkingstellingverklaring c.q. overeenkomst; De volgende rolverdeling gehanteerd wordt: Penvoerder:... Naam organisatie:... Rol in de combinatie:.. Penvoerder:... Naam organisatie:... Rol in de combinatie:.. Datum: 18 mei 2011 Pagina 24 van 59
Getekend voor akkoord: Naam Ondernemer: Naam en functie van vertegenwoordigingsbevoegde: Handtekening: Datum: Datum: 18 mei 2011 Pagina 25 van 59
D2 Standaardformulieren aanmelding hoofd/onderaannemer Ondergetekenden verklaren dat: Uitnodiging tot inschrijving ICT Hardware Zowel tijdens de aanbestedingsprocedure als tijdens de uitvoering van de overeenkomst voorzien zal worden van één primair aanspreekpunt (woordvoerder/penvoerder) voor Aanbestedende dienst, dat rechtens bevoegd is namens hoofd/onderaanneming op te treden; De hoofdaannemer de inschrijving indient, waarbij: o formulieren A tot en met C door zowel hoofd- als onderaannemer worden ondertekend. Ten tijde van de verificatievergadering dienen de bewijsstukken overgelegd te worden; o hoofd- en onderaannemer gezamenlijk voldoen aan de geschiktheidseisen (Annex II), zoals gesteld in deze Uitnodiging to inschrijving. De (woord- of) penvoerder dient in dat geval aan te tonen dat hij bij de uitvoering van de opdracht daadwerkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering noodzakelijke middelen. Ten tijde van de verificatievergadering dient dit middels formulier D3 aangetoond te worden; Middels dit formulier aangetoond wordt welk deel van de opdracht door de onderaannemer wordt uitgevoerd, conform artikel 25 Bao; De Inschrijving geschiedt door de hoofdaannemer, waarbij, indien gewenst, gebruik gemaakt kan worden van de middelen van de onderaannemer(s). De hoofdaannemer is bij deze constructie volledig aansprakelijk voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de Inschrijving alsmede de eventuele uitvoering van de Overeenkomst. De hoofdaannemer is ook aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen van de door hem ingeschakelde onderaannemer(s). Hoofdaannemer (penvoerder):... Naam organisatie:.... In onderaanneming met:..... Naam organisatie(s):...... Beschrijving van het deel van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegeven:.................. Datum: 18 mei 2011 Pagina 26 van 59
Getekend voor akkoord: Naam Ondernemer: Naam en functie van vertegenwoordigingsbevoegde: Handtekening: Datum: Datum: 18 mei 2011 Pagina 27 van 59
D3 Standaardformulier verklaring middelen derden Ondergetekende verklaart in zijn/haar hoedanigheid van. (functie) dat [Naam ondernemer/combinant] zich met betrekking tot geschiktheideis:.. (vul hier de nummers van annex II in) beroept op de middelen van [naam derde ]; [naam derde] voldoet, zo blijkt uit bijgevoegd bewijsstuk, alleen of gezamenlijk (doorhalen wat van toepassing is) met [naam Ondernemer/combinant] aan deze eis; [naam Ondernemer/combinant] bij eventuele gunning van de opdracht voor de uitvoering van de opdracht op diens eerste verzoek vrijelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen. Ondergetekende verklaart dat hij/zij deze verklaring naar waarheid heeft ondertekend en tevens dat hij/zij daartoe rechtens bevoegd is. Derde: Plaats Datum Naam Functie Statutaire firmanaam Handtekening Firmastempel Ter akkoord: [Ondernemer/Combinant]: Plaats Datum Naam Functie Statutaire firmanaam Handtekening Firmastempel Datum: 18 mei 2011 Pagina 28 van 59
Getekend voor akkoord: Naam Ondernemer: Naam en functie van vertegenwoordigingsbevoegde: Handtekening: Datum: Datum: 18 mei 2011 Pagina 29 van 59
D4 Standaardformulier concern Indien Ondernemer deel uitmaakt van een concern en inzake één van de minimumeisen op enigerlei wijze een beroep doet op de draagkracht of bekwaamheden van een onderneming elders binnen het concern, dient een verklaring zoals weergegeven in standaardformulier D3 ingevuld te worden. Kruis aan welke van toepassing is: Ondernemer verklaart hij/zij geen deel uitmaakt van een concern; Ondernemer verklaart dat geen andere deelnemer van het concern een Inschrijving uitbrengt; Ondernemer verklaart dat, indien een andere deelnemer van het concern meedingt naar de onderhavige opdracht, de afhankelijke ondernemingen over een bepaalde autonomie beschikken om hun handelsbeleid en hun economische activiteiten, met name op het gebied van deelneming aan openbare aanbestedingen, te bepalen. Getekend voor akkoord: Naam Ondernemer: Naam en functie van vertegenwoordigingsbevoegde: Handtekening: Datum: Datum: 18 mei 2011 Pagina 30 van 59
Annex II Geschiktheidseisen Het niet voldoen aan deze criteria leidt tot uitsluiting van verdere deelname. 1) Geschiktheid Algemeen Ondernemer, evenals de alle combinanten en onderaannemers, zijn ingeschreven in het handelsregister overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Als bewijsstuk dient Ondernemer het uittreksel uit het handelsregister toe te voegen bij de inschrijving. Uit dit uittreksel dient de vertegenwoordigingsbevoegdheid te blijken van degene die de Inschrijving ondertekent. Indien de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet blijkt uit dit uittreksel, dient bij de Inschrijving een volmacht te zijn bijgevoegd waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid van degene die ondertekend blijkt. 2) Geschiktheid ter attentie van financiële bekwaamheid: a) Omzeteis Ondernemer heeft over de jaren 2008, 2009 en 2010 een gemiddelde omzet op het gebied van relevante levering van ICT hardware en dienstverlening daaromtrent, die qua aard en omvang overeenkomt met onderhavige opdracht. Gemiddelde minimale jaaromzeteis 5.000.000,- De omzetgegevens dient Ondernemer te vermelden in onderstaande tabel. Omzet 2008 2009 2010 Gemiddeld Omzet Bedrijfsactiviteit Indien u wordt aangemerkt als de economisch meest voordelige inschrijving, dient u als bewijs van de juistheid van de gegevens een accountantsverklaring te overleggen. c. Bewijs van verzekering voor bedrijfs- en/of beroepsaansprakelijkheid Ondernemer verklaart te beschikken over een afschrift van een recente polis (niet ouder dan één jaar), inclusief alle van toepassing zijnde polisvoorwaarden van een bedrijfs- en/of beroepsaansprakelijkheid met een minimale dekking van 1.250.000. Deze minimale dekking dient per gebeurtenis en de maximale uitbetaling gelimiteerd tot minimaal tweemaal per jaar te zijn. Indien de Ondernemer hieraan niet kan voldoen, dient de Ondernemer een offerte van zijn verzekeringsmaatschappij toe te voegen waarin deze aangeeft in geval van gunning de dekking te verhogen of de voorwaarden te veranderen. Indien u wordt aangemerkt als de economisch meest voordelige inschrijving, dient u als bewijs van de juistheid van de gegevens een polis te overleggen. 3) Geschiktheid ter attentie van de technische bekwaamheid: a. Referentie Ondernemer dient 2 referenties met tevredenheidsverklaringen van vergelijkbare opdrachten op te geven, uitgevoerd bij verschillende organisaties waar Ondernemer desktops en laptops heeft geleverd en als service- and repaircentre diensten op locatie heeft geleverd. Minimaal één van de referenties dient een organisatie in het onderwijsveld te zijn die qua omvang vergelijkbaar is aan Aanbestedende dienst. Datum: 18 mei 2011 Pagina 31 van 59
Uit de referenties dient te blijken dat de afgelopen drie jaar, gerekend vanaf de publicatiedatum van deze Europese aanbesteding, ervaring is opgedaan met een soortgelijke opdracht (soortgelijkheid is hierboven gedefinieerd). Ondernemer dient een contactpersoon van de organisatie op te geven. Van deze persoon moet ook een recent telefoonnummer worden opgegeven. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om zonder nadere kennisgeving contact op te nemen met de door Ondernemer doorgegeven persoon. Wanneer u inschrijft als combinatie dient u duidelijk te vermelden door welke deelnemers van de combinatie de referent wordt opgegeven. Geef in maximaal 200 woorden een omschrijving van de opdracht. Gebruik de format zoals hieronder beschreven. De format mag worden aangepast, enkel indien de beschikbare schrijfruimte onvoldoende is. Referentie 1 Organisatie 2 Naam contactpersoon Naam: Telefoonnummer: 3 In onderaanneming uitgevoerd Ja/nee 4 In combinatie uitgevoerd Ja/nee 5 Korte omschrijving van het project [max. 200 woorden] Getekend voor akkoord: Naam Ondernemer: Naam en functie van vertegenwoordigingsbevoegde: Handtekening: Datum: Datum: 18 mei 2011 Pagina 32 van 59
Annex III Programma van Eisen Uitnodiging tot inschrijving ICT Hardware Door middel van invulling en ondertekening van dit standaardformulier verklaart Ondernemer te voldoen aan het hieronder genoemde programma van eisen. Nummer Inschrijvingseisen P.E. 1. P.E. 2. P.E. 3. P.E. 4. P.E. 5. P.E. 6. P.E. 7. P.E. 8. P.E. 9. Eis De gestanddoeningstermijn van de Inschrijving is 90 dagen na datum van indiening. Contractering en communicatie geschieden in de Nederlandse taal. De Inschrijving is een best-bid, dat wil zeggen: een eerste en enige Inschrijving. Er wordt niet nader onderhandeld over de Inschrijving. Ondernemer is bij zijn Inschrijving uitgegaan van geldende prijzen voor de dienstverlening en/of levering. Niet genoemde kosten kunnen onder geen geval alsnog in rekening worden gebracht bij Aanbestedende dienst. Ondernemer verklaart dat hij ermee akkoord gaat dat prijswijzigingen niet eerder van kracht zijn dan na schriftelijke goedkeuring door Aanbestedende dienst. Ondernemer heeft zijn Inschrijving gebaseerd op de verwachte afname van de diensten en/of levering. De verwachte afname is geen garantie, derhalve geldt er geen afnameverplichting voor de Aanbestedende dienst. Alle aangeboden prijzen, tarieven en kosten zijn vermeld in euro s, zoveel mogelijk gespecificeerd, exclusief btw. Onderhavige aanbesteding heeft primair betrekking op de organisatie van Aanbestedende dienst en de bij haar aangesloten scholen. De opdracht kan worden uitgebreid tot andere instellingen die op de een of andere wijze gelieerd zijn aan Aanbestedende dienst, waarbij het uitgangspunt geldt dat deze kunnen afnemen onder de met Ondernemer afgesproken condities en voorwaarden. Ondernemer vermeldt op de factuur minimaal: Een door Aanbestedende dienst aan te geven projectnummer en kenmerk; De daadwerkelijk geleverde aantallen en soorten producten en diensten; Afzonderlijke bedragen, alsmede het totaalbedrag; De datum van levering; Het afleveradres; Het btwbedrag; btwnummer; KvK-nummer (indien van toepassing); Bankrekeningnummer. P.E. 10. P.E. 11. P.E. 12. P.E. 13. P.E. 14. P.E. 15. Ondernemer factureert naar één factuuradres: O.v.v. <invullen> Ondernemer gaat akkoord met een betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van een geldig/juist factuur. Ondernemer houdt Aanbestedende dienst tenminste ieder kwartaal digitaal op de hoogte van de marktontwikkelingen van apparatuur en nadere marktinformatie. Aanbestedende dienst evalueert in het eerste jaar per kwartaal met Ondernemer de gang van zaken met betrekking tot de overeenkomst. Daarna vindt twee maal per jaar een evaluatie plaats. Ondernemer neemt daartoe het initiatief. Ondernemer factureert de daadwerkelijk geleverde apparatuur per levering achteraf. Ondernemer hanteert geen drempelbedragen, toeslagen, factuurkosten, verpakkingskosten en bezorgkosten etc. voor orderbedragen hoger dan 250 exclusief btw. Ondernemer is in staat en bereid om op verzoek een lijst met de actuele inkoopprijzen aan Aanbestedende dienst Datum: 18 mei 2011 Pagina 33 van 59
Nummer P.E. 16. P.E. 17. P.E. 18. P.E. 19. P.E. 20. Eis Algemene materie-eisen P.E. 21. P.E. 22. P.E. 23. P.E. 24. P.E. 25. P.E. 26. P.E. 27. P.E. 28. P.E. 29. P.E. 30. P.E. 31. P.E. 32. P.E. 33. P.E. 34. beschikbaar te stellen. Uitnodiging tot inschrijving ICT Hardware Ondernemer gaat akkoord met een eventuele accountantscontrole in opdracht van Aanbestedende dienst ter controle van de doorberekende inkoop-/kostprijs. Indien de accountantscontrole uitwijst dat niet de juiste prijs aan Aanbestedende dienst is doorberekend, heeft Aanbestedende dienst het recht de Raamovereenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden. De bevoegdheid van Aanbestedende dienst als omschreven in deze eis wordt beperkt tot die gevallen waarin er gerede twijfel is aan de juistheid van de doorberekende inkoop-/kostprijs alsmede tot die informatie die vereist is om de betreffende prijzen te verifiëren. Ondernemer accepteert onvoorwaardelijk de concept- raamovereenkomst zoals bijgevoegd in Annex XI Ondernemer accepteert onvoorwaardelijk de Algemene Inkoop Voorwaarden zoals bijgevoegd in Annex XII. De Algemene voorwaarden van Ondernemer wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Geen der partijen hanteert in het kader van deze aanbesteding andere voorwaarden dan de voorwaarden zoals opgenomen in dit document. Leveringsvoorwaarden van Ondernemer zijn nadrukkelijk uitgesloten. Op de overeenkomst is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. Buitenlandse wetgeving en verdragen zijn uitdrukkelijk uitgesloten De aangeboden producten en diensten van de Ondernemer zijn zodanig dat Ondernemer aan de verwachte behoefte van Aanbestedende dienst, zoals beschreven in dit document, kan voldoen. De, door Ondernemer aangeboden apparatuur past volledig binnen de technische infrastructuur als beschreven in hoofdstuk 3. Alle door Ondernemer te leveren apparatuur is nieuw en samengesteld uit deugdelijke onderdelen. Ondernemer is bereid en in staat A-merken te leveren. De door Ondernemer aangeboden desktops en laptops beschikken minimaal over alle specificaties als genoemd in annex VI. Afhankelijk van de marktontwikkelingen kunnen gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst de specificaties door Aanbestedende dienst, eventueel na advisering door Ondernemer, worden aangepast. Ondernemer stelt in geval van gewijzigde specificaties gedurende tien werkdagen een proefexemplaar van de apparatuur aan Aanbestedende dienst beschikbaar om deze te onderwerpen aan een test. Ondernemer levert bij de apparatuur alle technische handboeken, gebruiks- en onderhoudsvoorschriften en materialen. Aanbestedende dienst heeft het recht in overleg met Ondernemer een kleur te kiezen uit de kleuren die Ondernemer kan aanbieden. De door Ondernemer aangeboden desktops, laptops en tablets hebben een lifecycle van ten minste 9 maanden. De verwachte levensduur van desktops, laptops en tablets is minimaal vier jaar. Ondernemer is bereid en in staat desktops, laptops en tablets te leveren overeenkomstig de batch regeling als beschreven in dit document. Ondernemer is bereid en in staat per batch (onafhankelijk van de omvang van de batch ) identieke desktops en laptops te leveren, dat wil zeggen dat alle componenten identiek zijn. Ondernemer garandeert dat de desktops, laptops en tablets uit de batch die staan opgeslagen bij Ondernemer, daadwerkelijk voor Aanbestedende dienst beschikbaar zijn en ook als zodanig staan geadministreerd. Datum: 18 mei 2011 Pagina 34 van 59