1 ARTSEN ZONDER GRENZEN Verantwoordingsverklaring 2014 Morgana Wingard
2 ARTSEN ZONDER GRENZEN Verantwoordingsverklaring Jeroen Oerlemans Vrouwen wachten tot ze hun net geboren baby s kunnen laten vaccineren in de kliniek van Artsen zonder Grenzen in Baraka. Democratische Republiek Congo, februari 2014. Deze verantwoordingsverklaring van het bestuur van Artsen zonder Grenzen belicht de belangrijkste zaken met betrekking tot: het toezicht houden, het besturen en de uitvoering van het beleid (de governance); de effectiviteit en doelmatigheid van het realiseren van de doelstellingen van Artsen zonder Grenzen, het risicomanagement en de interne controle; het informeren van belanghebbenden; en voor zover deze van invloed zijn op het bewerkstelligen van de doelstellingen van de Vereniging Artsen zonder Grenzen Nederland. Deze verantwoordingsverklaring moet worden gelezen als integraal onderdeel van het gehele jaarverslag van het bestuur en het managementteam en in aanvulling op de jaarrekening van de Vereniging Artsen zonder Grenzen. 1 Alle in dit jaarverslag vermelde projectactiviteiten worden uitgevoerd onder leiding van het samenwerkingsverband Operationeel Centrum Amsterdam (MSF OCA) onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de Vereniging Artsen zonder Grenzen Nederland. Cover: Psychosociaal medewerker Ane Bjøru Fjeldsæter met de zesjarige Patrick als hij wordt ontslagen uit het ebolabehandelcentrum van Artsen zonder Grenzen. Liberia, augustus 2014.
3 ARTSEN ZONDER GRENZEN Het bestuur kijkt terug op een jaar waarin het uiterste werd gevergd van de medische en operationele mogelijkheden en capaciteit van de organisatie. Vanuit 2013 liepen de grote noodhulpprojecten in de Centraal-Afrikaanse Republiek (CAR) en Zuid-Sudan direct door in 2014. Interne gewapende conflicten in deze landen vergden het uiterste van onze medewerkers. In maart verloren twee van onze lokale medewerkers in CAR het leven bij een gewapende overval. In Zuid-Sudan werd één van onze hospitalen verwoest en moesten we onze projecten onderbreken en opnieuw opstarten. Ons project in Syrië hebben we gesloten omdat het voor onze medewerkers te onveilig werd. We bleven actief in de landen rondom Syrië om de bevolking zoveel als mogelijk enige hulp te kunnen blijven bieden. In februari van het jaar werden we geconfronteerd met een pijnlijke tegenslag toen de overheid van Myanmar ons dwong onze projecten in Rakhine te staken. De directe aanleiding was de publicatie van ons rapport over het lot van de Rohingya bevolking. Aan het einde van het jaar zagen we een voorzichtige terugkeer, zij het op onvergelijkbare schaal, van onze activiteiten. Op de algemene ledenvergadering (ALV) in 2014 verdedigde het bestuur haar positie om in Myanmar te blijven en van daar uit terugkeer naar Rakhine te blijven nastreven. Op de ALV van 2015 zal dit zeker weer ter sprake komen. In juli-augustus werd duidelijk dat onze Belgische zusterorganisatie de bestrijding van ebola in West-Afrika niet langer alleen aan kon. MSF OCA (zie voetnoot 1 pagina 2) nam het project in Sierra Leone over en startte nieuwe behandelcentra voor ebola in dat land. Daarnaast zetten we een trainingscentrum voor ebola op in Amsterdam waar we naast onze eigen medewerkers ook medewerkers van vele andere organisaties voorbereidden op het werken in een ebola-behandelcentrum. Naast de behandeling van ebolapatiënten, die ons voor nieuwe medische uitdagingen stelde, kenmerkte het jaar zich door de enorm intensieve communicatie en voorlichting die we deden rondom ebola en onze krachtige oproep om andere organisaties en overheden te bewegen ook in actie te komen en de aanvankelijke wereldwijde passiviteit te doorbreken. Mede daardoor en door de overweldigende toestroom van patiënten hebben wij moeilijke keuzes moeten maken waar we in 2015 zeker verder op zullen reflecteren. 2014 was daarnaast een jaar waarin we wederom mochten rekenen op de enorme steun van onze donateurs in Nederland maar zeer zeker ook in Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en alle andere landen waar Artsen zonder Grenzen is gevestigd. Die enorme steun stelt ons in staat onze noodhulpprojecten structureel uit te breiden en andere initiatieven om onze medische hulpverlening te verbeteren en uit te breiden, mogelijk te maken. Het bestuur zal zich daar de komende jaren actief voor inspannen. Governance Het bestuur van de Vereniging Artsen zonder Grenzen Nederland heeft de dagelijkse leiding van de operationele zaken en van het ondersteunende kantoor gedelegeerd aan de algemeen directeur en de vier door de algemeen directeur benoemde leden van het managementteam. Voor het management van de noodhulpprojecten werken de directeuren van de zusterorganisaties in Duitsland en het Verenigd Koninkrijk actief samen met het managementteam en participeren daarmee in het operationele management. Het bestuur behoudt hiervoor de volledige verantwoordelijkheid. De bestuursbeginselen van de Vereniging Artsen zonder Grenzen zijn uitgewerkt in drie documenten: de statuten, het huishoudelijk reglement en het managementstatuut. Daarnaast regelt de samenwerkingsovereenkomst met MSF OCA de gedelegeerde operationele managementbevoegdheden aan MSF OCA en de hierop toezicht houdende MSF OCA-raad. De in deze documenten overeengekomen en beschreven beginselen weerspiegelen de door de organisatie onderschreven principes van goed bestuur. Het bestuur ziet toe dat deze bestuursbeginselen relevant zijn en daadwerkelijk worden toegepast. Het bestuur heeft dit gedurende het jaar gecontroleerd met behulp van door het bestuur ingestelde commissies en regelmatig overleg met de algemeen directeur en de mede door het bestuur aangestelde controller. Strategisch Plan 2015-2019 Gedurende 2014 hebben we intensief gewerkt aan ons nieuwe Strategisch Plan dat we begin december hebben vastgesteld. Het Strategisch Plan vormt de leidraad voor onze medische, operationele en organisatorische ambities voor de jaren 2015 tot en met 2019. Gebaseerd op onze visie, onze waarden en onze principes en volgend op een uitgebreide analyse van de humanitaire hulpverlening in de wereld hebben we zes overkoepelende doelstellingen geformuleerd die we in deze periode willen nastreven. Naast deze doelen willen we ook aandacht besteden aan de diversiteit en verdere internationalisering binnen de organisatie. Onze belangrijkste doelstellingen die zijn vastgesteld in het MSF OCA Strategisch Plan zijn: Verbetering van onze toegang tot bevolkingsgroepen in nood en meer acceptatie door de autoriteiten en bevolking in onze diverse operationele contexten; Voortdurende verbetering van de uitvoering van onze medische programma s, waarbij we er met name naar streven om medische programma s te realiseren die effectiever en toegankelijker zijn voor patiënten en gemeenschappen en daarnaast beter zijn afgestemd op hun behoeften; Verbetering van de acute noodhulp en steun aan vluchtelingen, verzorgd door zowel OCA als de rest van het humanitaire systeem;
4 ARTSEN ZONDER GRENZEN Werving en behoud van voldoende gekwalificeerde, effectief ondersteunde en goed toegeruste medewerkers; Een verbeterd support model dat voorziet in passende en tijdige ondersteuning, zodat onze medewerkers zich kunnen richten op de behoeften in het veld; Een doorslaggevende bijdrage aan een financieel gezond en verantwoordelijk Artsen zonder Grenzen, dat operationeel sterk en divers blijft; Een steeds diverser, internationaler en meeromvattend OCA, waarmee we onze relevantie in de veranderende wereldwijde context kunnen vergroten. Internationale samenwerking Op het gebied van de bedrijfsvoering werd in het internationale netwerk Médecins Sans Frontières (MSF) voortgang gemaakt met wederzijdse transparantie en verantwoording betreffende de financiële planning, de bewaking van de uitgaven en de ontwikkelingen van de financiële stromen tot en met 2015. In 2014 werd begonnen met de planning en afstemming voor de jaren 2016-2019. Deze worden in juni 2015 door MSF internationaal vastgesteld. Ons nieuwe Strategisch Plan, dat vanaf 2015 geldt, loopt mede daarom ook tot en met 2019. De interne analyse van de structuur en het management van de verschillende operationele centra die in 2014 voor het eerst werd gedaan zal in 2015 worden herhaald. Het uiteindelijke doel van de analyse is te komen tot een afname van de complexiteit, een effectievere samenwerking en een efficiëntere bedrijfsvoering. (Zie ook hoofdstuk 6 van de jaarrekening). Organisatorische ontwikkelingen, beleid en procedures De in 2013 in gang gezette wijziging van de supportstructuur van ons personeelsmanagement heeft geleid tot verbetering van de personeelsadministratie in de projecten en een stevigere verankering in het management in de projectlanden. De voorgenomen noodzakelijke aanpassingen in de ondersteuning op het hoofdkantoor zijn eind 2014 deels herzien omdat het gewenste resultaat uit bleef en tot hiaten in de in staande procedures leidde. Gezien het belang van goede personele processen wordt bijstelling van de structurele wijzigingen op het hoofdkantoor met prioriteit opgevolgd. De herstructurering van de afdeling IT en verbetering van de IT ondersteuning van de projecten zijn succesvol afgerond. De voor de bedrijfsvoering kritieke systemen werden succesvol gemigreerd naar een nieuw extern data-centre. In het internationale samenwerkingsverband werd verder gewerkt aan nieuwe systemen voor het verbeteren van de integratie van de financiële en logistieke administratie in onze projecten en aan de totstandkoming van een internationale database en informatiesysteem voor het personeelsmanagement. Deze projecten zijn van strategisch belang voor een effectieve en kostenefficiënte bedrijfsvoering in de toekomst. Naar verwachting zal het financieel-logistiek systeem medio 2015 proefdraaien in onze projecten in Bangladesh. In 2014 is voortgang gemaakt met het ontwikkelen van een mogelijk beleggingsbeleid. Artsen zonder Grenzen belegt momenteel niet. Gezien de ontwikkeling van de reserves en de ontwikkelingen op de financiële markten wil het bestuur een zorgvuldige afweging maken over goed en verantwoord beheer van de financiële reserves. Planning en controle In overeenstemming met de reglementen van Artsen zonder Grenzen keurde het bestuur het jaarplan 2014 goed. Het bestuur achtte het jaarplan in overeenstemming met het Strategisch Plan 2011-2014 van MSF OCA, dat in februari 2011 werd goedgekeurd. Hoewel een groot deel van de planning- en controlecyclus onder de met de MSF OCAraad gedeelde verantwoordelijkheid valt, wordt het bestuur regelmatig op de hoogte gehouden van de doelstellingen, programma s en activiteiten die in het jaarplan zijn opgenomen. Artsen zonder Grenzen heeft een planning- en controlecyclus met drie rapportage momenten: het jaarplan (in het najaar), de bijstelling van het jaarplan (in het voorjaar) en de realisatie van het jaarplan na 12 maanden. De rapportage cyclus heeft in 2014 voor het eerst in de nieuwe, lichtere vorm plaatsgevonden. Deze rapportages leveren bondige managementinformatie op over de uitgevoerde projecten, de medische kwaliteit en de hoeveelheid geboden hulp, maar ook over de inkomsten (fondsenwerving) en uitgaven (HRM, financiën, inkoop). In het nieuwe Strategisch Plan 2015-2019 heeft het bestuur voorzien dat er zal worden geïnvesteerd in het verbeteren van rapportages en sturingsinformatie. Programma-evaluaties Jaarlijks wordt een aantal programma s zorgvuldig geselecteerd voor evaluatie. Naast de uitvoering en impact van onze hulpverlening keken we in 2014 ook naar overstijgende operationele vraagstukken. In toenemende mate en zeker in de conflicten van vandaag, zoals bijvoorbeeld in Syrië, is één van de grootste uitdagingen in ons werk het verkrijgen van toegang tot bevolkingsgroepen die zijn verstoken van medische zorg of andere hulp. Ook keken we naar de veranderingen op het gebied van de beschikbaarheid van noodhulpcapaciteit in de wereld en welke gevolgen dat heeft voor ons werk. Dit onderzoek leidde in 2014 tot de publicatie van het rapport Where is everyone. Een belangrijke prioriteit voor Artsen zonder Grenzen is het verbeteren van de effectiviteit en het management van onze projectcoördinatie. In 2014 rondden we een review en uitgebreide consultatie af. De omvang en complexiteit van het werk dat we doen en wat we vergen van onze coördina-
5 ARTSEN ZONDER GRENZEN tie teams is sterk toegenomen. Dat geldt niet alleen voor de politieke contexten de medische behandelingen die wij doen maar ook voor omvang en samenstelling van onze noodhulpteams. Vanaf 2015 zullen we onze organisatiemodellen voor projectcoördinatie gaan aanpassen. Daarnaast zullen we investeren in leiderschapsontwikkeling en verbetering van loopbaanbegeleiding. Ook zullen we de context-analyse en informatiefuncties in onze projecten versterken. In 2014 hebben we gekeken naar de best practices van de emergency response units die we in veel van onze landen hebben. Als sterke punten kwamen naar voren dat deze units over goede pools van ervaren staf beschikken en dat er goede operationele guidelines beschikbaar zijn. Deze laatste moeten echter wel veel breder worden gedeeld tussen de verschillende emergency response units. Interne en externe audits Interne Audit Artsen zonder Grenzen heeft twee fulltime auditors in dienst onder leiding van de controller. Deze rapporteert rechtstreeks aan de auditcommissie van het bestuur, de MSF OCA-raad en de algemeen directeur. Het bestuur heeft toegezien op de voortgang van het 2014 auditplan en de daaruit voortvloeiende managementacties en daarnaast het auditplan voor 2015 goedgekeurd. De audits worden gepland en uitgevoerd op basis van een systematische risicobeoordeling. In 2015 streven we naar een hogere betrokkenheid van het management van onze projecten bij het bepalen van de aandachtsgebieden voor interne audit. Voor 2015 zijn er zes interne audits van projecten gepland. Daarnaast zijn er twee audits op hoofdkantoorprocessen gepland. In 2014 zijn in totaal zes interne audits uitgevoerd van onze activiteiten in Ethiopië, Myanmar, Noord-Kivu (Democratische Republiek Congo), Pakistan, Papoea Nieuw Guinea en Rusland/Tsjetsjenië. Daarnaast hebben er drie audits plaatsgevonden van hoofdkantoorprocessen en coördinatieprocessen in het veld, namelijk de processen rondom de introductie van SEPA, van de administratieve coördinatie van onze projecten in India en van onze Indiase vestiging. De opvolging van de aanbevelingen van de interne audits wordt periodiek beoordeeld vanuit het hoofdkantoor. In het algemeen worden de bevindingen in alle projectlanden goed opgevolgd. Naast de specifieke bevindingen is vooral toegezien op onderwerpen die in meerdere projectlanden voorkomen. Voorbeelden zijn de voortdurende noodzaak om lokale belastingwetgeving en arbeidswetgeving te blijven volgen en het verbeteren van het voorraadbeheer. Bevindingen, rapportages en opvolging van aanbevelingen uit interne audits worden gerapporteerd aan de auditcommissie en besproken in haar vergaderingen. Bij de interne audit in Papoea-Nieuw-Guinea werden ernstige tekortkomingen in de interne controle van de personeels- en financiële administratie geconstateerd die onverwijld door het management zijn opgevolgd waardoor nadelige gevolgen voor de projecten werden voorkomen. In 2014 zijn de meest voorkomende bevindingen opnieuw in kaart gebracht en in nauwe samenwerking met het management met hernieuwde prioriteit in de jaarplanning van de verschillende afdelingen opgenomen. Het bestuur en de auditcommissie worden regelmatig geïnformeerd over de voortgang die wordt gemaakt met betrekking tot de meest voorkomende bevindingen. Externe audit Naar aanleiding van de bevindingen uit de 2013 audit van onze externe accountant PwC is door het management verder gewerkt aan het doorvoeren van verbeteringen van de administratieve processen rondom de contract- en salarisadministratie van lokale medewerkers in de projectlanden. In 2014 heeft PwC vastgesteld dat er goede verbeteringen zijn bereikt en hebben zij gerapporteerd dat de interne controle-omgeving adequaat is. Nadat we verschillende aanwijzingen van uitgezonden medewerkers in onze projecten in Zuid-Sudan ontvingen hebben we PwC Forensic gevraagd een onderzoek te doen naar de integriteit van onze inkoop en logistieke ondersteuning vanuit Kenia. Uit het onderzoek zijn geen malversaties van betrokken medewerkers gebleken. Wel stelde PwC vast dat de inkoopprocedures, de contractering van transport en de algemene logistieke organisatie sterke verbetering behoeven met inbegrip van de ondersteuning vanuit het hoofdkantoor. Eind 2014 is een begin gemaakt met de opvolging van de bevindingen van PwC. Door verschillende terugkerende medewerkers werd daarnaast de aandacht gevestigd op wat zij hebben ervaren als een gebrek aan openheid in het hoofdkantoor om de uitvoering van sommige ondersteunende functies te bespreken. Het bestuur volgt deze zorgen met nadruk op met het management. Risicomanagement en integriteitsbeleid Integriteit van onze projecten en de bestrijding van fraude en corruptie blijven hoog op onze agenda staan. Helaas heeft de volledige verspreiding van ons integriteitsbeleid en verantwoord gedrag veel vertraging opgelopen. Alle beleidstukken en een toegankelijke samenvatting zullen nu in het eerste kwartaal van 2015 aan al onze medewerkers worden uitgereikt (in het Engels en Frans). In 2014 zijn geen fraudezaken van betekenis gemeld. In 2013 rapporteerden we twee fraude zaken. De fraudezaak die in Nigeria in 2013 aan het licht kwam is succesvol opgevolgd en in 2014 afgesloten. Er lopen nog procedures in ons project in Katanga, Democratische Republiek Congo
6 ARTSEN ZONDER GRENZEN waar we ook in 2013 een fraude vaststelden tijdens een interne audit. Risicomanagement en het verbeteren daarvan is een van de belangrijkste aandachtspunten van het bestuur. Er wordt een organisatie brede risicoinventarisatie onderhouden waarbij medewerkers en het middenkader worden betrokken. Bij deze inventarisatie hebben we risico s geïdentificeerd die mogelijke gevolgen hebben voor het bereiken van onze doelstellingen, waarbij de financiële gevolgen en de kans dat deze risico s zich voordoen zijn gekwantificeerd. Het bestuur let daarnaast vooral op risico s die gevolgen kunnen hebben voor de reputatie van Artsen zonder Grenzen en daarmee het vertrouwen van onze donateurs in onze organisatie negatief zouden kunnen beïnvloeden. Op basis van de risicoanalyse hebben we de financiële buffer, die nodig is om deze risico s op te vangen, uitgerekend en in ons reservebeleid opgenomen. Hierdoor zijn we beter in staat ons risicomanagement in te richten en op adequate wijze met deze risico s om te gaan. Het bestuur onderkent dat risico s inherent zijn aan ons werk en werkt aan een open cultuur om risico s te bespreken. Horizontaal toezicht en convenant In 2009 hebben we met de Nederlandse Belastingdienst een convenant afgesloten waarin de fiscale verhouding tussen beide partijen is geregeld, inclusief afspraken over toezicht, specifieke procedures en open uitwisseling van relevante informatie. Dit convenant blijft zeer relevant. In 2014 is met de belastinginspecteur intensief overleg gevoerd over de fiscale verwerking van de daggeldvergoeding die uitgezonden medewerkers van Artsen zonder Grenzen in de projecten ontvangen en het forfait voor onder meer huisvesting en verzekeringen. In onderling overleg is besloten over te gaan op een systeem van fiscale bijtelling dat bovendien een kostenbesparing voor Artsen zonder Grenzen oplevert. MSF-India In januari 2013 is op verzoek van MSF Internationaal de Indiase vestiging van Artsen zonder Grenzen Nederland opgericht. Het doel van de vestiging in India is het versterken van de aanwezigheid van Artsen zonder Grenzen in India en de regio. MSF-India heeft veel te bieden voor het internationale netwerk van Médecins Sans Frontières, waaronder het opbouwen van een structurele relatie met de zich sterk ontwikkelende Indiase samenleving en de bredere regio, het werven van fondsen en van nieuwe medewerkers. India is daarnaast van groot belang voor medisch onderzoek, medische innovatie en voor de productie van zogeheten generieke medicijnen die vaak worden gebruikt door Artsen zonder Grenzen. In mei 2013 zijn we op kleine schaal gestart met de fondsenwerving in India. In 2014 is in totaal 3 1,4 miljoen geïnvesteerd in MSF-India. Op deze investering wordt toegezien door middel van interne controle procedures waaronder een interne audit in 2014. Artsen zonder Grenzen Nederland heeft een formeel belang van 80% in het te storten aandelenkapitaal van MSF-India. De overige 20% is in handen van onze Britse zusterorganisatie. Het feit dat Artsen zonder Grenzen Nederland een besluitvormend belang heeft, dat vanuit het gezichtspunt van de Indiase overheid als belangrijk buitenlands belang wordt gezien, heeft in 2014 in toenemende mate tot belemmeringen in de ontwikkeling van het Indiase kantoor geleid. Zo is bijvoorbeeld vrije import en export van fondsen niet mogelijk. Het bestuur heeft daarom besloten haar formele belang in 2015 terug te brengen tot 1%. Het overige belang wordt over gedragen aan Indiase ingezetenen die gelieerd zijn aan Artsen zonder Grenzen. Dit gaat samen met een pakket van maatregelen die een goed toezicht door het bestuur borgen. Communicatie met belanghebbenden In 2014 heeft Artsen zonder Grenzen zich op ongekende wijze laten zien en horen. Dat betreft niet alleen communicatie met onze donateurs, maar vooral ook het meewerken aan radio- en tv-uitzendingen en de publicatie van artikelen, studies en evaluaties in gerenommeerde medische tijdschriften, kranten en tijdschriften voor een breed publiek. Vooral onze grote rol in de ebolacrisis en onze dringende oproep voor actieve steun en hulp van andere organisaties en de overheid voor het bestrijden van de ebola-epidemie leidde in het laatste half jaar tot vrijwel dagelijkse zichtbaarheid in de media. Ook het trainingscentrum dat wij hebben opgezet in Amsterdam en waarin wij medici en andere hulpverleners van Artsen zonder Grenzen en andere organisaties opleidden voor de behandeling van ebola trok veel media-aandacht. De actieve voorlichting die we deden over ebola versterkte onze medische identiteit in Nederland. Artsen zonder Grenzen vraagt structureel aandacht voor de vele humanitaire crises waarin de organisatie werkt. In 2014 brachten we de steeds nijpender afwezigheid van andere organisaties en overheden die humanitaire hulp verlenen onder de aandacht. In een rapport Where is everyone? beschrijven we het schrijnende gebrek aan humanitaire hulp en medische zorg in veel landen waar wij actief zijn, zoals Zuid-Sudan, de Centraal-Afrikaanse Republiek en de Democratisch Republiek Congo. Helaas stond Artsen zonder Grenzen, ondanks herhaalde krachtige oproepen, ook in West-Afrika veel te lang alleen bij de bestrijding van de ebolaepidemie. Om de noodzaak van het bevorderen van onafhankelijke hulp in het Nederlandse buitenlandbeleid onder de aandacht te brengen hebben we bij het ministerie van Buitenlandse Zaken meerdere malen onze zorgen over humanitaire ontwikkelingen in een aantal landen uitgesproken. Naast de hulp in West-Afrika bleven we ook bijvoorbeeld de situatie in Zuid-Sudan, Syrië en de Centraal-Afrikaanse Republiek onder de aandacht brengen. Ook in 2015 zullen we de blijvende noodzaak van onafhankelijke
7 ARTSEN ZONDER GRENZEN noodhulp en onze zorgen over specifieke situaties aan de orde blijven stellen. Het blijft een belangrijke uitdaging om mensen te betrekken bij ons werk. Om ons werk tastbaar en dichtbij te brengen hebben wij in het voorjaar van 2014 wederom een noodhulpkamp neergezet in Utrecht, Zwolle en Eindhoven voor een aantal dagen. Grote tenten met onder meer een ondervoedingskliniek, cholerabehandelcentrum en opblaasbaar ziekenhuis alles dat we in echte noodsituaties ook gebruiken. Medewerkers uit het veld gaven er rondleidingen aan voorbijgangers, uitgenodigde donateurs en schoolklassen. Het is gebleken dat vooral onze bestaande donateurs dit enorm waarderen, maar dat het lastig is om een breed publiek te trekken. In 2014 zijn we gestart met onze geïntegreerde aanpak voor onze fondsenwerving en communicatie. We willen vooral het menselijk gezicht van Artsen zonder Grenzen naar buiten brengen. Door de ogen van onze artsen en verpleegkundigen brengen we het werk van Artsen zonder Grenzen onder de aandacht. Hiermee hopen we ook aansluiting te vinden bij nieuwe generaties en mensen die ons minder goed kennen. In 2015 zullen we dit verder ontwikkelen en op zoek gaan naar nieuwe manieren om het publiek op een relevante manier bij ons werk te betrekken. In onze informatievoorziening aan individuele donateurs houdt Artsen zonder Grenzen zich in Nederland aan principes en richtlijnen die zijn geformuleerd door het CBF en de Vereniging voor Fondsenwervende Instellingen (VFI). In 2014 is het CBF-keurmerk opnieuw voor een periode van 3 jaar toegekend. Er zijn geen openstaande kwesties met betrekking tot het CBF-keurmerk. In onze projecten hechten we eraan de afstand tot onze patiënten en de lokale bevolking zo gering mogelijk te maken. Open en goede betrekkingen met plaatselijke belanghebbenden zijn een essentiële voorwaarde voor ons medisch werk en de veiligheid van onze medewerkers. We blijven werken aan de verbetering van de communicatie met de groepen mensen aan wie we hulp bieden. Dit is een prioriteit die expliciet is benoemd in het Strategisch Plan voor 2015 2019. De vereniging Op 31 december 2014 telde de vereniging 656 (2013: 563) leden. In 2014 heeft een statutenwijziging plaatsgevonden waardoor lidmaatschap van de vereniging sneller mogelijk is. In 2014 hebben zich 96 nieuwe leden aangemeld en zijn 3 leden uitgeschreven vanwege opzegging. Van de 656 leden wonen er 398 in Nederland, en 258 in het buitenland. De bestuurstaken en verantwoordelijkheden met betrekking het stimuleren van een actieve en vitale vereniging zijn gedelegeerd aan een ad hoc commissie verenigingszaken. Op 31 december 2014 bestond de commissie verenigingszaken uit twee bestuursleden, Peter Giesen en Annemarie ter Veen, een gecoöpteerd verenigingslid, Michiel van Tongeren en een medewerker verenigingszaken. Algemene ledenvergadering Op 24 mei 2014 legde het bestuur verantwoording af voor het gevoerde beleid aan de algemene ledenvergadering (ALV). 84 leden bezochten de vergadering en een groot aantal volgde de vergadering online via een livestream. 178 leden brachten hun stem uit voor de goedkeuring van de jaarrekening 2013, de verkiezing van nieuwe bestuursleden en verschillende moties van het bestuur. De enorme betrokkenheid van onze verenigingsleden en medewerkers bij de gebeurtenissen in Rakhine, Myanmar van maart 2014 leidde tot intense discussies waaraan we ook voor en na de ALV veel aandacht hebben besteed. De moeilijke keuzes die het management en het bestuur soms (moeten) maken kunnen en moeten binnen de vereniging in alle openheid worden besproken en dat is precies waaraan Artsen zonder Grenzen haar kracht aan ontleent. Het bestuur heeft de leden toegezegd om de leden te informeren over haar inspanning voor terugkeer naar Rakhine in Myanmar. Naast een nieuwsbrief (29 juli) en een open bestuursvergadering begin 2015 zal in de ALV van 2015 verdere verantwoording worden afgelegd. Debatbijeenkomsten In september 2014 werd voor de tweede maal een succesvol en levendig OCA-Café gehouden. Voor het eerst werd door de OCA-raad informeel verantwoording afgelegd over het door haar gehouden toezicht en gevoerde beleid aan de leden van de partnerverenigingen van Operationeel Centrum Amsterdam, waaronder Nederland, Duitsland, Verenigd Koninkrijk, Canada, Zuidoost-Azië, Oost-Afrika en Zweden. Naast toelichting op het MSF OCA medisch operationele beleid werden debatten gevoerd over veiligheid in de projecten, diversiteit binnen de organisatie en het medische beleid met betrekking tot de ebola-uitbraak in West-Afrika. De vereniging organiseerde acht debat- en informatieavonden voor de leden over onder meer de leefomstandigheden van de Rohingya bevolking in Myanmar, Bangladesh en Maleisië, over de zoektocht naar een ebolavaccin en de situatie in Sierra Leone en naar aanleiding van de vertoning van de documentaire Access to the Danger Zone waarin de veiligheidsdilemma s en problemen de Artsen zonder Grenzen tegenkomt bij het werken op de meest gevaarlijke plaatsen ter wereld worden getoond.
8 ARTSEN ZONDER GRENZEN Overige activiteiten van de vereniging Een belangrijke activiteit van de vereniging is de organisatie van de speakerspool. Teruggekeerde veldmedewerkers van Artsen zonder Grenzen verzorgen op verzoek van scholen, maatschappelijke organisaties e.d. lezingen over hun ervaringen in het veld en over het werk van Artsen zonder Grenzen. In 2014 werd aan ruim 190 bijeenkomsten (2013: 121) deelgenomen. De groei kan worden toegeschreven aan de enorme aandacht in de media in verband met ebola en de verbeterde publiekswebsite waarin het Nederlandse publiek nadrukkelijker de mogelijkheid wordt geboden voor het uitnodigen van een gastspreker van Artsen zonder Grenzen. De vereniging is voorts nauw betrokken bij de organisatie van het Psycho Social Network dat voorziet in de begeleiding van veldmedewerkers bij hun terugkomst door vrijwilligers. Teruggekeerde medewerkers wordt, naast de professionele debriefing en begeleiding, peer-gesprekken of andere ondersteuning aangeboden indien zij daaraan behoefte hebben. In 2013 werd het Association Action Plan vastgesteld. In 2014 werden de lidmaatschapscriteria versoepeld en werd de informatievoorziening aan de leden verbeterd, onder meer door meer online en livestream-faciliteiten te bieden.
9 ARTSEN ZONDER GRENZEN Samenstelling bestuur Op 31 december 2014 bestond het bestuur uit tien bestuursleden (2013: 8). De leden van de vereniging Artsen zonder Grenzen kiezen de bestuursleden uit de leden van de vereniging. In 2014 werd de bestuursverkiezing gehouden in de statutaire algemene ledenvergadering die werd gehouden op 24 mei. Daarnaast heeft het bestuur de mogelijkheid drie bestuursleden te benoemen met specifieke expertise of ervaring om haar taak goed te kunnen vervullen. De samenstelling van het bestuur is als volgt: Wilna van Aartsen (tweede termijn) Benoemd of herbenoemd sinds: 2012 Functie: voorzitter-lid OCA-raad, lid overlegorgaan bestuur-directie; lid OCA auditcommissie Aftreden per: 2015 Nevenfuncties: Geen andere functies naast het voorzitterschap Joost van der Meer (eerste termijn) Benoemd of herbenoemd sinds: 2013 Functie: vicevoorzitter; lid OCA-raad, lid overlegorgaan bestuur-directie Aftreden per: 2016 Nevenfuncties: Consultant Public Health and Humanitarian Aid bij Phesta; consultant International Union against Tuberculosis and Lung Diseases (IUATLD); lid van de werkgroep TB in Prisons; penningmeester Nedwork Broodfonds; voorzitter bestuur Aids Foundation East-West (AFEW); voorzitter Public Health werkgroep NVTG. Joke Bakker-Jansen (tweede termijn, gecoöpteerd lid) Benoemd of herbenoemd sinds: 2014 Functie: penningmeester-lid overlegorgaan bestuur-directie; niet stemgerechtigd lid OCA-raad; voorzitter OCA auditcommissie; voorzitter remuneratiecommissie Aftreden per: 2017 Nevenfuncties: Managing Director Accenture Management Consultants; lid Nederlandse Beroepsorganisatie Accountants (NBA); lid Professional Risk Managers International Association (PRMIA). André Griekspoor (eerste termijn) Benoemd of herbenoemd sinds: 2013 Functie: lid OCA medische commissie Aftreden per: 2016 Nevenfuncties: medewerker Wereldgezondheidsorganisatie (WHO); lid Active Learning Network on Accountability and Performance Overseas Development Institute (ODI) Peter Giessen (eerste termijn) Benoemd of herbenoemd sinds: 2012 Functie: lid commissie verenigingszaken Aftreden per: 2015 Nevenfuncties: consultant bij Humanitarian Strategy Consult Annemarie ter Veen (eerste termijn) Benoemd of herbenoemd sinds: 2013 Functie: lid remuneratiecommissie, lid commissie verenigingszaken Aftreden per: 2016 Nevenfuncties: senior adviseur Koninklijk Instituut voor de Tropen (KIT) Amsterdam; consultant en docent London School of Hygiene and Tropical Medicine; lid Afghanistan National Public Health Organisation Nonhlanhla Dube (eerste termijn) Benoemd of herbenoemd sinds: 2012 Functie: lid remuneratiecommissie Aftreden per: 2015 Nevenfuncties: student Universiteit van Groningen: onderzoek Influence of host governments on humanitarian relief efforts from a logistical perspective; lid van Student in Free Enterprise (SIFE) Joe Belliveau (eerste termijn) Benoemd of herbenoemd sinds: 2014 Functie: bestuurslid Aftreden per: 2017 Nevenfuncties: Senior Program Manager Humanitarian Access at Conflict Dynamics International Josine Blanksma (eerste termijn) Benoemd of herbenoemd sinds: 2014 Functie: bestuurslid Aftreden per: 2017 Nevenfuncties: huisarts-in-opleiding; arts Internationale Gezondheidszorg en Tropengeneeskunde Gert van Essen (eerste termijn, gecoöpteerd lid) Benoemd of herbenoemd sinds: 2014 Functie: Lid OCA auditcommissie Aftreden per: 2017 Nevenfuncties: directeur Ndola Holding BV; toezichthouder: St. IJsselland Ziekenhuis Rode Kruis Ziekenhuis BV American Appraisal Benelux BV Bright HR Strategy; adviseur RSM; assessor NVZD
10 ARTSEN ZONDER GRENZEN Eén bestuurslid, Jonathan Fisher, trad in 2014 terug na beëindiging van zijn maximale zittingstermijn. Het bestuur heeft haar voornemen om meer expertise uit het bedrijfsleven en de gezondheidszorg in het bestuur op te nemen kunnen verwezenlijken met de in 2014 benoemde bestuursleden. Ook voor de nabije toekomst stelt het bestuur zich ten doel haar bestuurlijke diversiteit en competenties te versterken. Alle bestuursleden hebben conform artikel 5 van het Huishoudelijk Reglement openheid van zaken gegeven over hun professionele activiteiten, hun nevenactiviteiten en overige belangen. Het bestuur heeft vastgesteld dat er geen sprake is van directe of indirecte belangenverstrengeling. Bestuursevaluatie Jaarlijks vindt er een bestuursevaluatie plaats waarbij het bestuur haar functioneren, evalueert met betrekking tot proces, inhoud, vergaderstijl en de verhouding tussen bestuur en management team. Uit de evaluatie, die in september werd gedaan, kwamen verbetering van voorbereiding en agendering en verdeling van onderwerpen over de verschillende bestuursleden als aandachtspunten naar voren. Bezoldiging en kostenvergoeding van het bestuur Met uitzondering van de voorzitter ontvangen de bestuursleden geen bezoldiging voor de tijd die ze aan het bestuurswerk voor Artsen zonder Grenzen besteden. Wel worden de bestuursleden vergoed voor de door hun gemaakte kosten zoals reis, print en telefoonkosten. Bestuursleden kunnen maximaal 3 1.000 per jaar als vrijwilligersvergoeding ontvangen. In 2014 maakten 8 bestuursleden gebruik van die mogelijkheid. De statuten van Artsen zonder Grenzen regelen specifiek de vergoeding van de voorzitter. Hij of zij mag gedeeltelijk vergoed worden uitsluitend voor de tijd die aan bestuurstaken ten behoeve van het internationale Artsen zonder Grenzen netwerk wordt besteed. Met het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) is afgestemd dat. de (gedeeltelijke) bezoldiging van de voorzitter uitsluitend mag worden toegekend voor de activiteiten en afspraken binnen het internationale netwerk van Médecins Sans Frontières en in de hoedanigheid als lid van de diverse bestuursorganen binnen het netwerk. De bezoldiging van de voorzitter is vastgesteld in de Policy on the Remuneration of MSF-Holland Board en is in overeenstemming met door de algemene ledenvergadering goedgekeurde uitgangspunten. De voorzitter kan maximaal 20 uur per week declareren; Het uurtarief wordt gerelateerd aan de salarissen van het managementteam; De bezoldiging wordt altijd bekeken in samenhang met andere inkomsten. In 2014 heeft Artsen zonder Grenzen een vergoeding betaald aan de voorzitter Wilna van Aartsen van 3 15.000 (2013: 3 15.000). Conform het vastgestelde beleid is dat een uurvergoeding van 3 47,24 met een maximum van 3 1.250 per maand. In 2014 is opnieuw vastgesteld dat dit een realistische vergoeding is voor de werklast in verband met internationale bestuurswerkzaamheden. Aan vrijwilligersvergoedingen aan bestuursleden werd in 2014 3 8.000 (2013: 3 6.000) betaald. Besturen Het bestuur is in 2014 zes maal in vergadering bijeen gekomen: op 17 januari, 4/5 april, 13/14 juni, 11/12 juli, 26/27 september en 28 november. Op 14 mei en 10 december is een telefonische vergadering gehouden. De OCA-raad is vijf maal in vergadering bijeen gekomen: op 14/15 februari, 11/12 april, 18/19 juli, 14 september, 24/25 oktober en 12/13 december. De gemiddelde tijd die bestuursleden aan hun bestuurstaak besteden, wordt geschat op één dag per week. Er zijn grote verschillen in tijdbesteding tussen de verschillende bestuursleden afhankelijk van lidmaatschappen van bestuurscommissies en het zitting hebben in de MSF OCA-raad. Overleg met het managementteam Een staande afvaardiging van het bestuur overlegt op gezette tijden met het managementteam en de controller over lopende organisatorische onderwerpen die niet of niet direct volledige bestuursbetrokkenheid nodig hebben, de voortgang op afgesproken onderwerpen en ter voorbereiding op voltallige bestuursvergaderingen. In 2014 heeft dit overleg vier maal plaatsgevonden (11 maart, 6 mei, 8 september en 4 november).
11 ARTSEN ZONDER GRENZEN Toezicht houden Artsen zonder Grenzen Nederland kent drie statutaire commissies: medische commissie, de auditcommissie en de remuneratiecommissie. Medische commissie De medische commissie bestaat uit vier leden. De partnerorganisaties uit Nederland, Duitsland, Verenigd Koninkrijk en Canada hebben ieder één lid in de commissie. Daarnaast nemen de voorzitter van de OCA-raad en de medisch directeur deel aan de vergaderingen. De medische commissie wordt voorgezeten door André Griekspoor. De medische commissie adviseert in eerste aanleg de OCA-raad en indirect het bestuur van Artsen zonder Grenzen Nederland ten aanzien van het medische beleid en stelt onder andere het raamwerk vast voor het afleggen van verantwoording over de uitvoering van de geplande medische programma s. De medische commissie is vier keer bijeen geweest in 2014 en heeft een aantal keren telefonisch vergaderd over de medische strategische koers voor de komende vijf jaar, de voortgang zoals gerapporteerd door het management, chirurgische programma s, nieuw beleid ten aanzien van neonatale levensverlengende behandelingen en de vele medische uitdagingen rondom ebola. Auditcommissie De auditcommissie bestaat uit zes leden: de penningmeesters van Artsen zonder Grenzen Nederland, -Duitsland, -Verenigd Koninkrijk en -Canada, de bestuursvoorzitter en een bestuurslid van Artsen zonder Grenzen Nederland. De voorzitter van de OCA-raad, de controller evenals de algemeen directeur van Artsen zonder Grenzen Nederland nemen deel aan de bijeenkomsten van de auditcommissie. De penningmeester van Artsen zonder Grenzen Nederland, Joke Bakker-Jansen, is voorzitter van deze commissie. De auditcommissie adviseert zowel de MSF OCA-raad als het bestuur van Artsen zonder Grenzen Nederland op het gebied van financiën, risicomanagement, governance en interne controle. De auditcommissie is in 2014 bijeengeweest op 31 maart, 10 juli, 29 september, 27 oktober en 8 december. De commissie heeft in 2014 het bestuur voornamelijk geadviseerd over de jaarrekening 2013, de begroting 2015, de tussentijdse financiële rapportages en de bevindingen uit interne audits welke zijn uitgevoerd door de control unit van Artsen zonder Grenzen in het veld en op het hoofdkantoor. In 2014 werd onder toezicht van de auditcommissie een begin gemaakt met de herziening van het beleid met betrekking tot de reserves en het ontwikkelen van het beleggingsbeleid. Ook raadpleegde de commissie de externe accountant PwC over haar bevindingen met betrekking tot de financiën en de interne controle. Remuneratiecommissie De remuneratiecommissie bestaat uit drie bestuursleden en wordt voorgezeten door Joke Bakker-Jansen. Het hoofd personeelszaken en de controller nemen deel aan de bijeenkomsten van deze commissie. De remuneratiecommissie adviseert het bestuur over het kader van het beloningsbeleid voor Artsen zonder Grenzen en het specifieke beloningsbeleid voor de leden van het managementteam en bestuursleden. De remuneratiecommissie heeft in haar bijeenkomst van 26 november het te voeren beleid met betrekking tot de duur van de aanstelling van leden van het managementteam en het middenkader besproken. Een belangrijk onderdeel van de beperking van de aanstellingsduur van deze groepen is het beleid met betrekking tot eventuele vergoeding of mobiliteit (doorstroom of uitstroom) bij beëindiging van de functie. Aangezien de nieuwe Wet Werk en Zekerheid (invoering 1 juli 2015) dit onderwerp ook regelt en de precieze consequenties van deze wet op het voorgestelde beleid nog niet duidelijk waren, heeft de commissie haar beslissing uitgesteld tot begin 2015. Overleg met de ondernemingsraad Conform de reglementen van Artsen zonder Grenzen heeft een afvaardiging van het bestuur in 2014 overleg gehad met ondernemingsraad (OR) (op 4 december). De belangrijkste onderwerpen die aan de orde kwamen in dit gesprek waren de nieuwe strategische koers van Artsen zonder Grenzen, het vanaf juli 2014 gewijzigde beloningsbeleid voor uitgezonden medewerkers, de werkkostenregeling, het contact tussen OR en managementteam en de werklast van OR leden. Overleg met afdelingshoofden en operationeel managers De reglementen van Artsen zonder Grenzen voorzien in een jaarlijks overleg van een bestuursafvaardiging met de afdelingshoofden, met de controller en met de operationeel managers. In 2014 heeft dit overleg niet plaatsgevonden. Er is wel regelmatig bilateraal overleg geweest tussen de penningmeester en de controller, en tussen de bestuursvoorzitter en een aantal afdelingshoofden en operationeel managers.
12 ARTSEN ZONDER GRENZEN Verantwoording Naar de mening van het bestuur geeft het jaarverslag van 2014 een getrouw beeld van de programma s, activiteiten en behaalde resultaten in 2014 in relatie tot het overeengekomen jaarplan voor 2014, de lange termijn strategische doelstellingen en tot datgene wat door het bestuur in de loop van het jaar is goedgekeurd. De jaarrekening, opgesteld door het management voor het jaar dat is geëindigd op zaterdag 31 december 2014 geeft een getrouw beeld van de financiële positie en mutaties van de Vereniging Artsen zonder Grenzen. Het bestuur is ervan overtuigd dat de toepassing van de drie kernbeginselen van goed bestuur met betrekking tot toezicht, beleid en communicatie met alle belanghebbenden van de organisatie in dit jaarverslag en deze verantwoording goed is toegelicht. Door het ondertekenen van de zogenaamde Bijlage 12 van het CBF onderschrijven de leden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur ook individueel deze drie principes van goed bestuur voor goede doelen. Alle leden van het bestuur aanvaarden de verantwoordelijkheid voor de jaarrekening en het jaarverslag. Het bestuur aanvaardt de verantwoordelijkheid voor het interne controlesysteem dat is ingericht en wordt onderhouden door het managementteam en dat is ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verschaffen over de integriteit en betrouwbaarheid van de financiële verslaglegging in de organisatie en het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. Namens het bestuur en mede namens de OCA-raad danken wij alle medewerkers van Artsen zonder Grenzen voor hun enorme inspanningen en toewijding, die in het bijzonder in 2014 tot buitengewone resultaten in het behalen van onze medische en humanitaire doelstellingen hebben geleid. Amsterdam, 10 april 2015 Namens het bestuur Wilna van Aartsen, voorzitter