Energie Kwailteitsmanagement systeem (4.A.2) Colofon: Opgesteld : drs. M.J.C.H. de Ruijter paraaf: Gecontroleerd : W. van Houten paraaf: Vrijgegeven : W. van Houten paraaf: Datum : 1 april 2012 Energie Kwaliteitsmanagement systeem Versie 1.0 Pagina 1 van 10
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Inleiding... 3 Hoofdstuk 2: Scope... 4 Hoofdstuk 3: Werking kwaliteitsmanagement systeem... 5 Hoofdstuk 4: Plan... 6 Hoofdstuk 5: Do... 7 Hoofdstuk 6: Check... 8 Hoofdstuk 7: Act (continue verbetering)... 9 Energie Kwaliteitsmanagement systeem Versie 1.0 Pagina 2 van 10
Hoofdstuk 1: Inleiding Voor u ligt het Energie kwaliteitsmanagementsysteem voor het borgen van de kwaliteit van de CO2 Emissie inventarisatie conform het Greenhouse Gas (GHG) protocol en de ISO 14064-1:2006 norm. Doel van dit plan is het vaststellen hoe het meten en rapporteren van de carbon Footprint plaatsvindt: van data collectie tot interne en externe rapportage. Dit plan geeft aan hoe wij ervoor zorgen dat deze procedures geïntegreerd zijn in het ISO 9001 gecertificeerde Kwaliteitssysteem. Om invulling te geven aan de ambitie om de reductiedoelstellingen te verwezenlijken, wordt er halfjaarlijks gemeten en gerapporteerd om de voortgang t.a.v. de reductiedoelstellingen te bewaken. Door middel van het kwaliteitsmanagementplan beoogt de organisatie om de kwaliteit van de data te borgen in de organisatie en de prestaties continue te verbeteren. Energie Kwaliteitsmanagement systeem Versie 1.0 Pagina 3 van 10
Hoofdstuk 2: Vaststellen organisatorische boundaries 2.1 Laterale methode Het gehanteerde kwaliteitsmanagementsysteem en de toepassing daarvan zijn conform het Greenhouse Gas (GHG) protocol en de ISO 14064-1:2006 norm en hebben betrekking op de organisatorische afbakening. Op basis van het GHG-protocol is er voor gekozen voor de operational approach waarbinnen de keuze is gemaakt voor operationele controle. De organisational boundaries lopen gelijk met de grenzen van de onderneming behorend bij Heatpoint b.v. met kvk. nr. 30146922. Energie Kwaliteitsmanagement systeem Versie 1.0 Pagina 4 van 10
Hoofdstuk 3: Werking kwaliteitsmanagement systeem Continue evaluatie van de activiteiten en geconstateerde afwijkingen om verbeteringen te realiseren. De werking van het kwaliteitsmanagementsysteem is gebaseerd op de uitgangspunten van Plan-Do-Check-Act cyclus. Het kwaliteitsmanagementsysteem wordt beheerd door de Kwaliteitsmanager (Administratie). 3.1 Scope De CO2 emissies van energiestromen zijn overeenkomstig het GHG protocol onder te verdelen in scope 1, 2 of 3. Ieder half jaar worden de energiestromen waarover Heatpoint rapporteert, geïdentificeerd en uiteengezet in de tabel conform bijlage 1 (CO2 emissie inventarisatie). 3.2 Rapportageproces Het rapportage proces bestaat uit de volgende stappen: -Verzamelen van de benodigde data; -Validatie van de data; -Documentatie van de onderliggende documenten -Opstellen van de rapportage m.b.t. de CO2 Inventarisatie en de verspreiding naar de interne en externe belanghebbenden incl. publicatie op de website. 3.3 Verzamelen van de benodigde data In onderstaand overzicht is aangegeven wie verantwoordelijk is voor het verzamelen en aanleveren van de verschillende data. Emissiebron Meeteenheid Verantwoordelijk Gasverbruik Nm3 Kwaliteitsmanager: per half jaar aflezen meterstanden en controleren met eindafrekening gasleverancier Brandstofverbruik bedrijfsauto s Liters diesel, benzine Kwaliteitsmanager: brandstofaankopen via MKB brandstofpassen Elektriciteitsverbruik kwh Kwaliteitsmanager: per half jaar aflezen meterstanden en controleren met eindafrekening gasleverancier Vliegreizen Reizigerskilometers Kwaliteitsmanager: per half jaar gegevens berekenen via www.vliegafstanden.nl Brandstofverbruik zakelijke km s privé auto s Kilometers Kwaliteitsmanager: per half jaar informatie uit km-vergoeding lijsten opnemen (indien van toepassing) Energie Kwaliteitsmanagement systeem Versie 1.0 Pagina 5 van 10
Hoofdstuk 4: Plan 4.1 Beleid en doelstellingen Heatpoint wil een actieve bijdrage leveren aan het tegengaan van klimaatverandering door het reduceren van de CO2 emissies. Hiertoe zijn o.a. gekwantificeerde doelstellingen geformuleerd die halfjaarlijks worden geëvalueerd en jaarlijks worden bijgesteld. 4.2 Organisatie van het kwaliteitsmagementsysteem voor de carbon Footprint Door de directie is de Kwaliteitsmanager (Administratie) aangewezen voor het beheer van het kwaliteitsmanagementsysteem bestaande uit de procedurebeschrijvingen, werkinstructies en de formulieren. Daarnaast coördineert de Kwaliteitsmanager de uitvoering en de optimalisatie van het kwaliteitsmanagementsysteem alsmede het bewustzijn met betrekking tot emissieaspecten binnen de gehele organisatie. De Kwaliteitsmanager is bevoegd om binnen de organisatie problemen aangaande energie/co2 uitstoot te identificeren en corrigerende maatregelen te adviseren aan de directie. Tevens is Kwaliteitsmanager bevoegd aller relevante documenten in te zien en te communiceren met externe partijen met betrekking tot kwesties die een relatie hebben met het kwaliteitsmanagement-systeem. Energie Kwaliteitsmanagement systeem Versie 1.0 Pagina 6 van 10
Hoofdstuk 5: Do 5.1 Rapportage CO2 footprint De voortgang op de CO2 reductiedoelstellingen wordt d.m.v. de Carbon Footprint bewaakt. Dit houdt in dat er periodiek een inventarisatie en identificatie plaatsvindt van de belangrijkste energiestromen. Het rapportageproces loopt continue door de volgende fases: - Datacollectie; - Validatie; - Rapportage; - Borging documentatie. De verantwoordelijkheid voor de datacollectie, validatie, rapportage en documentatie is beschreven in de procedure (=Hoofdstuk 3) van het energie kwaliteitsmanagementsysteem. 5.2 Beheersing van de processen Het borgen van de kwaliteit van de carbon Footprint gebeurd op verschillende manieren: - Door middel van procedures; - Door middel van formulieren en (digitale) formats; - Door interne vergaderingen. 5.3 Beheer van documentatie De documenten (procedures en werkinstructies) die betrekking hebben op het energie kwaliteitsmanagementsysteem van de carbon Footprint worden beheerd en actueel gehouden door de Kwaliteitsmanager. De wijze hiervan is vastgelegd in de procedure documentenbeheer (Hoofdstuk 3). 5.4 Communicatie Heatpoint streeft naar periodiek in- en externe communicatie over de voortgang op de CO2 reductiedoelstellingen en de CO2 footprint. De wijze waarop dit plaatsvindt is beschreven in de procedure van het energie kwaliteitsmanagementsysteem. Communicatie vindt o.a. op de volgende wijze plaats: in intern overleg, via internet, via in- en externe nieuwsbrieven. Energie Kwaliteitsmanagement systeem Versie 1.0 Pagina 7 van 10
Hoofdstuk 6: Check 6.1 Validatie van de gerapporteerde data De Kwaliteitsmanager is verantwoordelijk voor de controle op de juistheid van de verzamelde data. Daarnaast voert de Kwaliteitsmanager (eventueel in overleg met de Directie) daar waar mogelijk nog een finale controle uit op de juistheid van de verkregen informatie alvorens deze te verwerken in de uiteindelijke rapportage. Om de kwaliteit van de gerapporteerde data te borgen is het validatieproces van de gerapporteerde energiedata als volgt ingericht: steekproefsgewijs worden de onderliggende documenten die de Kwaliteitsmanager toepast gecheckt door de Directie. 6.2 Interne audits Een interne audit heeft tot doel om de kwaliteit van de carbon Footprint te verhogen om een betrouwbaar beeld te krijgen van de voortgang op de reductiedoelstellingen. Een interne audit richt zich op de mate waarin de procedures worden gevolgd. Met deze informatie kunnen eventuele afwijkingen worden gecorrigeerd en verbeteringen worden doorgevoerd. Om gerichte maatregelen te kunnen nemen voor het verminderen van het energieverbruik en de daaraan verbonden kosten is het ook nodig een inzicht te verwerven in het bestaande energieverbruik, in de verdeling ervan over de verschillende bedrijfsdoeleinden en de oorzaken van energieverlies. Het uitvoeren van interne audit is vastgelegd in de procedure interne audits in het energie kwaliteitsmanagementsysteem. 6.3 Externe verificatie De carbon Footprint wordt extern door een erkend kennisinstituut (verificateur) getoetst. Energie Kwaliteitsmanagement systeem Versie 1.0 Pagina 8 van 10
Hoofdstuk 7: Act (continue verbetering) 7.1 kwaliteitsjaarverslag Halfjaarlijks worden de CO2 reductiedoelstellingen (scope 1, 2 en 3 emissies) geëvalueerd. Aan de orde komt of de organisatie op weg is om haar CO2 reductiedoelstellingen daadwerkelijk te realiseren. Deze evaluatie wordt op papier vastgelegd en de resultaten worden via in- en externe nieuwsbrieven gecommuniceerd naar de eigen medewerkers en de externe belanghebbenden. Op basis van de CO2 emissie inventarisatie rapportage voert de Kwaliteit manager een analyse uit, inhoudende: - Maken van een vergelijking tussen de nieuwe CO2 emissie inventarisatie en de CO2 emissie inventarisatie over dezelfde periode van het referentiejaar; - Het verder analyseren in het geval zich significante afwijkingen voordoen; - Nagaan in hoeverre doelstellingen als dan niet gerealiseerd gaan worden; - Adviseren over mogelijk te nemen (reductie)maatregelen ingeval doelstellingen dreigen niet gehaald te worden. De rapportage m.b.t. deze analyse wordt halfjaarlijks door de Kwaliteitsmanager aan de directie voorgelegd. De directie neemt het uiteindelijke besluit welke (reductie)maatregelen er genomen gaan worden. Deze maatregelen worden verwerkt in de Management Review Actie punten. Jaarlijks wordt door de directie het geïmplementeerde kwaliteitsmanagementsysteem beoordeeld op geschiktheid, passendheid en doeltreffendheid. Gezien het belang daarvan wordt de Management Review opgesteld. Dit verslag wordt gezien als een kwaliteitsregistratie. De output van de Management Review zijn actiepunten met daarin de vermelde doelstellingen en/of verbeteringen voor het nieuwe jaar. De wijze van het kwaliteitsjaarverslag is vastgelegd in de procedure in het Kwaliteit managementsysteem. 7.2 Feedback Aan de hand van de input uit de vorige fases van het evaluatieproces van het kwaliteitsjaarverslag kunnen doelstellingen, indien nodig, worden bijgesteld en kunnen vervolgacties worden uitgezet om de verbeteringen te realiseren. Dit is nodig om de continue verbetering van het geïmplementeerde kwaliteitsmanagementsysteem te bevorderen. De terugkoppeling van uitkomsten wordt zowel schriftelijk (Management Review) als mondeling (intern overleg) naar betrokkenen verzorgd. Zij dragen zorg voor het nemen van corrigerende/preventieve maatregelen binnen hun eigen organisatieonderdeel/afdeling. Energie Kwaliteitsmanagement systeem Versie 1.0 Pagina 9 van 10
Bijlage 1 CO2 emissie inventarisatie Energie Kwaliteitsmanagement systeem Versie 1.0 Pagina 10 van 10