COMMUNICATIEPLAN CO 2 PRESTATIELADDER VERSIE 2, 2015 Attero, afdeling Communicatie
Inleiding CO 2 -prestatieladder 1.0 Doel prestatieladder 3 2.0 Transparantie 3 3.0 Organisatie 3 4.0 Communicatiestrategie 5 4.1 Interne communicatie 5 4.2 Externe communicatie 5 5.0 Uitvoering en planning 7 5.1 Budget 7
Inleiding CO 2 -Prestatieladder De CO 2 -Prestatieladder is een instrument om bedrijven die deelnemen aan aanbestedingen te stimuleren tot CO 2 -bewust handelen in de eigen bedrijfsvoering en bij de uitvoering van projecten. Het gaat daarbij vooral om energiebesparing, het efficiënt gebruik maken van materialen en het gebruik van duurzame energie. De CO 2 -prestatieladder is ontwikkeld door ProRail en is sinds 2009 in gebruik voor aanbestedingen in de spoorsector. Maar ook andere aanbestedende partijen en andere sectoren in het bedrijfsleven zagen de mogelijkheden van de ladder. Het beheer en de verdere ontwikkeling van de CO 2 -Prestatieladder is in maart 2011 ondergebracht bij de Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen (SKAO).
1.0 DOEL PRESTATIELADDER Het doel van de ladder is: bedrijven te stimuleren om de eigen CO 2 -uitstoot - en die van hun leveranciers - te kennen; permanent te zoeken naar nieuwe mogelijkheden om de uitstoot als gevolg van de eigen bedrijfsvoering en de eigen projecten terug te dringen; het stimuleren van bedrijven vervolgens om die maatregelen daadwerkelijk uit te voeren; de verworven kennis transparant te delen; samen met collega s, kennisinstellingen, maatschappelijke partijen en overheden actief te zoeken naar mogelijkheden om de uitstoot gezamenlijk verder terug te dringen. 2.0 TRANSPARANTIE Het intern en extern communiceren van het beleid, reductiedoelstellingen en geboekte voortgang, evenals het aangaan van een dialoog met overheid en NGO s betekent dat het nakomen van de aangekondigde acties wordt geborgd. Interne communicatie heeft als doel de betrokkenheid van alle medewerkers in de organisatie te vergroten, alsmede het creëren van draagvlak voor de uitvoering van beleid en om gebruik te kunnen blijven maken van ervaringen en ideeën van de eigen medewerkers. De externe communicatie levert kansen op voor de onderneming doordat andere partijen het bedrijf kunnen benaderen met nieuwe input of voorstellen voor samenwerken. Dat levert synergie op waar beide partijen beter van worden. Attero BV heeft in 2012 besloten het CO 2 -Bewust Certificaat niveau 3 te willen behalen. Dit communicatieplan beschrijft hoe de interne en externe communicatie is vormgegeven en de uitvoering ervan. Attero heeft al een overzicht van de (externe) belanghebbenden. De verschillende communicatievormen die we kennen zijn daarin toegespitst op specifieke doelgroepen. Het communicatieplan voor de CO 2- prestatieladder maakt gebruik van dit overzicht en heeft de communicatievereisten vanuit de CO 2 -prestatieladder hieraan toegevoegd. Het overzicht geeft aan hoe Attero de verschillende belanghebbenden gaat informeren over de ambitie, doelstellingen en resultaten op het gebied van CO 2. 3.0 ORGANISATIE Om te kunnen voldoen aan de eisen van de CO 2 -prestatieladder, heeft Attero een procedure opgesteld en deze onderdeel gemaakt van het Attero Managementsysteem. In deze procedure zijn alle relevante taken en verantwoordelijkheden benoemd. De procedure vormt verder het startpunt voor een effectieve stuurcyclus overeenkomstig de systematiek van PDCA (plan-do-check-act). De verantwoordelijkheid voor het opstellen, bijhouden en uitvoeren van het communicatieplan ligt bij de afdeling Communicatie. Het opstellen van de CO 2 -footprint en de beschrijving van voortgangsrapportages gebeurt onder regie van de energiemanager. Deze zal in nauwe samenwerking met de afdeling Communicatie de inhoud van de communicatie samenstellen. Daarnaast kunnen medewerkers ideeën voorstellen aandragen bij de werkgroep CO2 prestatieladder of hun leidinggevende.
4.0 COMMUNICATIESTRATEGIE 4.1 Interne communicatie Dit is de communicatie naar het personeel van Attero. Deze doelgroep is van essentieel belang, omdat veel CO 2 -emissies direct gerelateerd zijn aan het gedrag van onze medewerkers(lampen laten branden, motoren laten draaien, etc.). Doel van de interne communicatie is de medewerkers bewust te maken van hun gedrag en de invloed daarvan op het energieverbruik. De communicatie gaat in eerste instantie top down. Dus het management maakt duidelijk aan de medewerkers wat de doelstellingen zijn en welke resultaten behaald moeten worden. Uiteindelijk zullen collega s elkaar onderling elkaar aanspreken en stimuleren om de CO 2 -emissie te reduceren. Attero zet hiervoor de volgende communicatiemiddelen in: Cirkel. Dit is het personeelsblad van Attero. Dit verschijnt 4 keer per jaar in digitale vorm. Hierin wordt informatie waarin ingegaan wordt op de CO 2 -prestaties van activiteiten van Attero opgenomen. Personeelsbijeenkomsten. In de presentatie komt het onderwerp ter sprake en wordt aangegeven welke resultaten er behaald zijn. Intranet. Hier zal informatie over de CO 2 -voetafdruk opgenomen worden. Management Info. Dit is de maandelijkse rapportage van de afdeling KAM. Hierin wordt ook een hoofdstuk gewijd aan de CO 2 -prestatieladder. Deze rapportage wordt verstrekt aan de bedrijfsleiders. Zij kunnen zo hun medewerkers informeren en aangeven als er maatregelen genomen moeten worden. Elke zes maanden is een gedetailleerde CO 2 -voetafdruk beschikbaar. De communicatie naar het personeel is een combinatie van mondeling contact en schriftelijke en digitale informatie. 4.2 Externe communicatie Dit is de communicatie naar alle externe relaties van Attero. In grote lijnen zijn die te verdelen in de volgende doelgroepen: direct belanghebbenden, als omwonenden; overheden als afnemer van diensten of producten; overheden als handhaver of vergunningverlener; bedrijven als afnemer van diensten of producten; partners in projecten waarmee Attero samenwerkt. Omwonenden Bewoners in de omgeving van enkele locaties van Attero worden met een zekere regelmaat geïnformeerd. Zij hebben te maken met eventuele nadelen van de activiteiten van Attero. Daarom heeft Attero, daar waar dat aan de orde is, contact met vertegenwoordigers van bewoners. Zij hebben zich vaak verenigd in een belangenvereniging of actiegroep. Doel van deze contacten is begrip te hebben voor elkaars belangen en standpunten en gezamenlijk zoeken naar oplossingen. De bijeenkomsten worden tevens gebruikt om informatie uit te wisselen. Bij deze contacten zullen ook de CO 2 -doelstellingen en de resultaten worden besproken. Overige externe relaties De overige externe relaties worden via de website, maatschappelijk jaarverslag en een digitale nieuwsbrief geïnformeerd. Daarnaast bestaan er natuurlijk de persoonlijke contacten met accountmanagers en andere vertegenwoordigers van het bedrijf.
Symposia Attero organiseert jaarlijks bijeenkomsten voor gemeentelijke klanten en andere zakelijke belangstellenden. Doel hiervan is hen te betrekken bij (duurzame) ontwikkelingen van Attero. Tevens is het een moment om aan de hand van gerichte onderwerpen informatie uit te wisselen en de behoefte van onze klanten te inventariseren. Tijdens deze bijeenkomsten benadrukken wij dat ontwikkelingen binnen het bedrijf mede gericht zijn op verduurzaming en vergroening van de bedrijfsactiviteiten, waarbij CO 2 -emissies beperkt worden. Emissiecertificaten (gft) Bij de omzetting van gft tot compost (door vergisten en composteren) en het gebruik van compost, wordt de emissie van CO 2 vermeden en vindt vastlegging van CO 2 in de bodem plaats. Voor elke klant die gft-afval bij Attero aanlevert, kunnen wij berekenen hoeveel CO 2 zij met hun levering besparen. Dit wordt vastgelegd in een document, dat aan de klant wordt aangeboden. Jaarverslag Attero publiceert sinds zijn zelfstandige bedrijfsvoering per 2010 een jaarverslag. Daarin geven wij een overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen en prestaties in het jaar dat dan achter ons ligt. Van 2011 tot 2013 is het opnemen van de CO 2 -voetafdruk een vast onderdeel geweest in dit verslag. Sommige activiteiten van Attero hebben CO 2 -emissies tot gevolg. Andere activiteiten leiden tot een reductie van de CO 2 emissie binnen de organisatie of bij derden. Het jaarverslag was een belangrijk communicatiemiddel van Attero. Begin 2014 is Attero door zijn toenmalige aandeelhouders, zes provincies en 116 gemeenten, verkocht aan Waterland Private Equity Investments. De uitgave van het jaarverslag over 2014 beperkt zich tot de jaarcijfers en een korte tekst. Het maatschappelijke deel zal geen onderdeel meer uitmaken van het jaarverslag. Nieuwsbrief relaties en klanten Attero geeft een digitale nieuwsbrief uit en verstuurd deze naar klanten en relaties. De nieuwsbrief verschijnt naar verwachting zes keer per jaar, maar de frequentie is mede afhankelijk van het nieuws en de onderwerpen. Het geeft een keur aan artikelen, variërend in grootte, waarin ook bedrijfsprestaties op diverse terreinen, waaronder milieuprestaties, worden meegenomen. De CO 2 prestaties maken daar ook deel van uit. Website Op de site van Attero besteden wij, naast bedrijfsinformatie en nieuws, ook aandacht aan onze prestaties op het gebied van duurzaam ondernemen en activiteiten die CO 2 -reductie opleveren. Ook geven wij nadere uitleg en onderbouwing voor de CO 2 berekening, waaronder de gemaakte aannamen, de gebruikte kengetallen en (externe) referenties
5.0 Uitvoering en planning. Belanghebbenden Frequentie Werkwijze Verantwoordelijk Medewerkers 4 x per jaar Attero stuurt personeelsblad naar het mailadres van de medewerker. Attero plaatst berichten op intranet. Dat gebeurt vrijwel dagelijks. Klanten (gemeenten) Klanten (overig) 6 x per jaar Attero stuurt digitale nieuwsbrief Afd. Commercie verzendt 6 x per jaar Attero stuurt digitale nieuwsbrief Afd. Commercie verzendt Overheid Onregelmatig In werkoverleg, persoonlijke contacten en managementsystemen Afd. Compliance Jaarverslag Is op te vragen bij Attero Omwonenden 1-2 x per jaar In bijeenkomsten, bijpraatsessies Management en afd.communicatie Milieuorganisaties Onregelmatig Jaarverslag In bijeenkomsten, bijpraatsessies Is op te vragen bij Attero Management Brancheorganisaties VA, BRBS, Stichting Groen Gas Nederland, Energy Valley In bijeenkomsten, vergaderingen Verantwoordelijke afdeling TU Delft, RU Groningen, HanzeHogeschool Groningen, Windesheim, Waterschap Noorderzijlvest, Brightwork, Center of Expertise Watertechnology, Wetterskip Fryslân, Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier, BWA, CH Energy, Noblesse, Onregelmatig, maar wel gestructureerd In bijeenkomsten, vergaderingen, werkoverleg, projectvergaderingen Verantwoording diverse afdelingen: Engineering &Tecniek, Recycling, Business Development en Commercie 5.1 Budget Voor de uitvoering van de communicatieactiviteiten is het volgende aanvullende budget nodig: Onderhouden website 1.000,= Certificaten 500,= Onvoorzien 500,=