plan CO 2 -prestatieladder
2 Colofon Titel plan CO 2 prestatieladder Status definitief Versie 1.0 Datum 16-08-2012 Auteurs plan CO 2 prestatieladder
3 INHOUDSOPGAVE Colofon 2 Hoofdstuk 1 Inleiding... 4 Hoofdstuk 1 Doelgroepen... 5 1.1 Interne doelgroepen... 5 1.2 Externe doelgroepen... 5 Hoofdstuk 2 doelstellingen... 6 2.1 Algemene communicatiedoelstellingen... 6 2.2 Gespecificeerde communicatiedoelstellingen... 6 Hoofdstuk 4 Verantwoordelijkheden... 8 Hoofdstuk 5 Structurele communicatie... 9 Hoofdstuk 6 Middelen en planning... 10 plan CO 2 prestatieladder
4 Hoofdstuk 1 Inleiding In het beleidsplan van voestalpine Railpro voor de periode 2011-2015 is het onderwerp Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) opgenomen als beleidsonderwerp. MVO wordt binnen voestalpine Railpro BV gezien als een verantwoordelijkheid naar mens en milieu, zowel binnen als buiten de organisatie. Het nemen van maatschappelijk verantwoorde initiatieven leidt tot directe meerwaarde vanuit ondernemen. Hiermee wordt het marktleiderschap van Railpro bestendigd en de continuïteit en de waarde van Railpro voor medewerkers, aandeelhouders en maatschappij gewaarborgd. Daarnaast worden bedrijfsrisico s verkleind; zoals reputatie en aansprakelijkheid en biedt het bedrijfskansen: toegang tot kapitaal, tevredenheid klanten en medewerkers, concurrentievoordeel en kostenreductie. Voor u ligt het communicatieplan in het kader van de CO 2 -prestatieladder van voestalpine Railpro BV. Dit plan fungeert als leidraad voor de structurele interne én externe communicatie over het energiebeleid en de hieraan gerelateerde reductiedoelstellingen. Het communicatieplan geeft een overzicht van de verantwoordelijkheden, de wijze van communicatie en de daarbij behorende taken. plan CO 2 prestatieladder
5 Hoofdstuk 1 Doelgroepen De doelgroepen van voestalpine Railpro zijn onder te verdelen in interne en externe doelgroepen. 1.1 Interne doelgroepen Medewerkers voestalpine Railpro Directie en managementteam voestalpine Railpro Medewerkers René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. Directie en managementteam René Prinsen Spoorwegmaterialen B.V. 1.2 Externe doelgroepen Beheerders: ProRail o ProRail centraal o ProRail regio o ProRail AKI Beheerders: openbaar vervoerbedrijven lightrail Ingenieurbureaus Afnemers o Directie o Inkopers Leveranciers (top 10), alleen Nederlandse leveranciers, naar de toekomst mogelijk ook buitenlandse leveranciers Leveranciers van energiediensten Goois Natuurreservaat Gemeente Hilversum Stichting Railforum (duurzame innovaties aannemers) plan CO 2 prestatieladder
6 Hoofdstuk 2 doelstellingen Voordat er gestart wordt met communiceren is het van belang te definiëren wat het doel is van communicatie. Het stellen van doelen is noodzakelijk om na afloop van de communicatieactiviteiten te meten wat het effect ervan is en het proces eventueel bij te kunnen sturen. 2.1 Algemene communicatiedoelstellingen Het algemene communicatiedoel ten aanzien van de CO 2 -prestatieladder kan worden omschreven op kennis-, houding- en gedragsniveau, voor zowel interne als externe doelgroepen. Allereerst is het doel de verschillende doelgroepen te informeren over de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO 2 -reductie- en energiereductie van voestalpine Railpro (kennis) Ten tweede is het communicatiedoel de verschillende doelgroepen te overtuigen over de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO 2 -reductieen energiereductie van voestalpine Railpro (houding) Ten derde is het communicatiedoel de verschillende doelgroepen te motiveren en stimuleren om ze mee te krijgen in de ontwikkelingen betreffende de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO 2 -reductie- en energiereductie van voestalpine Railpro (gedrag) 2.2 Gespecificeerde communicatiedoelstellingen 2.2.1 doelen Intern Medewerkers van voestalpine Railpro en René Prinsen Spoorwegmaterialen herkennen de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO 2 -reductieen energiereductie en weten dat ze zelf kunnen bijdragen aan CO 2 -reductie en energiereductie (kennis). Medewerkers van voestalpine Railpro en René Prinsen Spoorwegmaterialen voelen zich betrokken bij de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO 2 -reductie- en energiereductie van Railpro (houding). De directie en het MT van voestalpine Railpro en René Prinsen Spoorwegmaterialen kennen en onderschrijven de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO 2 -reductie- en energiereductie van Railpro (kennis/houding) en geven ruimte om de duurzaamheidsambitie te realiseren (gedrag). plan CO 2 prestatieladder
7 2.2.2 doelen Extern eheerders, ingenieursbureaus, aannemers en leveranciers herkennen voestalpine Railpro als duurzame leverancier (kennis) Beheerders, ingenieursbureaus, aannemers en leveranciers herkennen de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO 2 -reductie- en energiereductie van voestalpine Railpro (kennis) Beheerders, ingenieursbureaus, aannemers en leveranciers hebben een positieve houding ten opzichte van de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO 2 -reductie- en energiereductie van Railpro (houding). plan CO 2 prestatieladder
8 Hoofdstuk 4 Verantwoordelijkheden Het is van belang de verantwoordelijkheden voor de in- en externe communicatie vast te leggen in dit communicatieplan. Inhoudelijk verantwoordelijk voor de communicatie omtrent de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde doelstellingen t.b.v. CO 2 -reductie- en energiereductie is de energiemanager. Hij is als projectleider eindverantwoordelijk voor alle activiteiten omtrent het bestijgen van de CO 2 - prestatieladder. De uitvoering van de in- en externe communicatie betreffende de CO 2 -prestatieladder valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling. Deze afdeling ontwikkelt het communicatieplan voor de in- en externe communicatie naar de verschillende doelgroepen en ondersteunt en adviseert de projectleider op het gebied van communicatiezaken. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor het uitvoeren en bewaken van de voortgang van het communicatieplan. plan CO 2 prestatieladder
9 Hoofdstuk 5 Structurele communicatie Voor de interne communicatie onder de Railpro-medewerkers (inclusief directie en MT) wordt structureel twee keer per jaar gecommuniceerd in de interne nieuwsbrief RailproFlits. Voor de RPSmedewerkers wordt er een RPS Memo ingezet voor de interne communicatie. Minimaal eens per halfjaar wordt in een overleg tussen: de directie, de energiemanager en uitvoeringsverantwoordelijke van de afzonderlijke reductiemaatregelen de uitvoering en realisatie van de verschillende reductiemaatregelen gemonitord. Indien nodig worden in dit overleg aanvullende afspraken gemaakt t.a.v. uitvoering en inhoud van het CO2 reductieplan. Voor de externe communicatie geldt dat alles wat extern gecommuniceerd wordt, ook intern wordt gecommuniceerd, zodat interne doelgroepen op de hoogte zijn van wat er aan de externe doelgroepen wordt gecommuniceerd. Vier keer per jaar wordt de carbon footprint geüpdate op de website van voestalpine Railpro. Daarnaast wordt deze pagina CO 2 -prestatieladder op de website gebruikt voor tweejaarlijkse publicatie van het energiebeleid, de hierop gebaseerde CO 2 -reductie- en energiereductiedoelstellingen en de voortgang hierin, voor zowel Railpro als ook voor RPS. Ook wordt hiervoor twee keer per jaar de e-mailing RailproMail aan de externe doelgroepen van Railpro en RPS ingezet. Op de website van René Prinsen Spoorwegmaterialen wordt een link gemaakt naar het moederbedrijf voestalpine Railpro, waarop informatie opgenomen wordt over de carbon footprint, het energiebeleid, en de hierop gebaseerde CO 2 -reductie- en energiereductiedoelstellingen. Naast deze vaste communicatiestructuren wordt voor actuele communicatie over de carbon footprint, het energiebeleid, en CO 2 -reductiedoelstellingen ad hoc gecommuniceerd via website, e-mailings, persberichten, flyers en eventuele specials. plan CO 2 prestatieladder
10 Hoofdstuk 6 Middelen en planning De keuze voor communicatiemiddel is zeer belangrijk voor de effectiviteit van het overbrengen van de boodschap. De keuze is afhankelijk van de aard van de boodschap, van het bereik, van de tijdsinvestering, van de frequentie etc. Het beste effect krijg je wanneer je verschillende middelen naast elkaar gebruikt, zodat ze elkaar kunnen aanvullen en versterken. Onderstaande tabel geeft een planning van in te zetten communicatiemiddelen per doelgroep. Frequentie Maand Actie Doelgroep middel Vier x per April, juli, CO2 inventarisatie Railpro, RPS Extern Website Railpro, jaar oktober, en Railpro Totaal, incl CO2 website RPS Vier x per jaar Eenmalig Eenmalig Twee x per jaar Twee x per jaar januari April, juli, oktober, januari September 12 September 12 Maart, september Maart, september footprint CO2 inventarisatie Railpro, RPS en Railpro Totaal, incl CO2 footprint Publicatie energiebeleid en reductiemaatregelen Railpro, RPS en Railpro Totaal Kick off energiebeleid en reductiemaatregelen Railpro, RPS en Railpro Totaal Voortgang energiebeleid, reductiemaatregelen en keteninitiatieven Railpro, RPS en Totaal Voortgang energiebeleid, reductiemaatregelen en keteninitiatieven RPS Eenmalig Oktober 12 Certificering niveau 3 Railpro, Eenmalig Oktober 12 Certificering niveau 3 Railpro, Eenmalig Oktober 12 Certificering niveau 3 Railpro, Eenmalig Januari 13 Certificering niveau 4 Railpro, Eenmalig Januari 13 Certificering niveau 4 Railpro, Eenmalig Januari 13 Certificering niveau 4 Railpro, Intern Extern Intern Extern Intern Directie Railpro en RPS Extern Intern Directie Railpro en RPS Extern Intern RailproFlits en interne mail Website Railpro, website RPS E-mailing Intranet Railpro RailproFlits Website Railpro Website RPS E-mailing Intranet Railpro RailproFlits Directieoverleg Website Railpro Website RPS E-mailing Intranet Railpro RailproFlits Directieoverleg Website Railpro Website RPS E-mailing Intranet Railpro RailproFlits Uitvoerder Directeur strategische ontwikkeling Directeur strategische ontwikkeling Verantwoordelijke plan CO 2 prestatieladder