1 VERZUIMBELEID SINT-VITUSCOLLEGE BUSSUM versie 12-10-2011 Leerlingen hebben de plicht om bij lessen en andere onderwijsactiviteiten aanwezig te zijn. De lessen leveren een essentiële bijdrage aan de prestaties van de leerlingen. Ouders verwachten dat de school voldoende inspanningen pleegt om te zorgen dat de leerlingen inderdaad in de lessen aanwezig zijn. Omgekeerd verwacht de school dat de leerlingen en ouders hetzelfde doen. In het verzuimbeleid geeft de school aan op welke manier wordt gewerkt om schoolverzuim te voorkomen, te controleren en terug te dringen. Een correcte verzuimregistratie door de docenten en een goede communicatie met leerlingen, ouders en personeel zijn belangrijke voorwaarden voor een goede werking van het totale verzuimbeleid. De leerlingen en ouders worden over het verzuimbeleid geïnformeerd. Zeker als er verdergaande maatregelen worden ingezet, worden mentor, ouders en leerlingen actief betrokken. Leerling die problematisch verzuimgedrag vertonen worden ook in het Zorg afstemmingsteam (ZAT) besproken. Deze notitie Verzuimbeleid zal zowel op het leerlingenportaal, ouderportaal als personeelsportaal gepubliceerd worden. Alle leerlingen worden bij de start van het schooljaar geïnformeerd over de verzuimaanpak. Tijdens de eerste ouderavond van het schooljaar zal het verzuimbeleid toegelicht worden. Registratie van afwezige leerlingen door de docenten: Docenten voeren tijdens iedere les of een andere, georganiseerde onderwijsactiviteit de afwezige leerlingen in in het Magister-systeem. Mochten er ict-problemen zijn dan kunnen absenties bij de verzuimcoördinator in de loge gemeld worden door middel van de gele absentiebriefjes of de klassentelefoon. Ook als er geen absenten zijn dient dat in Magister of op het gele briefje aangegeven te worden. Docenten die vergeten de absenties (tijdig) door te geven worden hierop aangesproken. Door een goede registratie ontstaat inzicht in verzuimgedrag van de leerling en is er een stevige basis om actie te ondernemen. Docenten die verantwoordelijk zijn voor de organisatie van een excursie melden minimaal een week van te voren welke leerlingen afwezig zullen zijn i.v.m. de excursie. De verzuimcoördinator verwerkt die melding in Magister. Registratie en afhandeling van absenties Ziekte: 1. Indien een leerling ziek is, melden de ouders/verzorgers s morgens vroeg telefonisch dat de leerling ziek is. Dit wordt door de mediatheekmedewerker in Magister (het registratiesysteem) gezet. Tijdens het tweede of derde lesuur wordt door de verzuimcoördinator gebeld naar de ouders/verzorgers van leerlingen van wie is vastgesteld, dat zij in de les ontbreken en over wie geen ziekmelding door de ouders is ontvangen. Deze actie wordt in de loop van die dag herhaald. 2. indien een leerling langer dan één dag ziek is, wordt de absentie altijd op de dag van herstel met een brief verantwoord. De verzuimcoördinator zet die verantwoording in Magister. 3. De leerling die dit vergeet wordt daarop één maal aangesproken door de afdelingsleider of verzuimcoördinator. 4. Indien de leerling toch nog in gebreke blijft, zal het verzuim vervolgens worden aangemerkt als.
2 5. Als een leerling langer dan 5 dagen ziek is, neemt de verzuimcoördinator contact op met de ouders/verzorgers. In dit contact informeert de medewerker hoe het gaat met de leerlingen en wordt een inschatting gemaakt wanneer de leerling weer op school komt. De verzuimcoördinator meldt de afdelingsleider en de mentor wat besproken is. De mentor gaat met de leerling in gesprek na diens terugkeer op school. 6. Als de leerling na het verstrijken van de ingeschatte termijn nog niet op school is, neemt de verzuimcoördinator op met de afdelingsleider en de mentor. De mentor legt contact met de ouders/verzorgers over het verzuim. Verzuim anders dan door ziekte: Een leerling kan ook om andere reden afwezig zijn. Een afspraak met een arts of een andere behandelaar dient altijd vooraf schriftelijk gemeld te worden. De leerling wordt geadviseerd dit soort afspraken buiten schooltijd te plannen. Indien dergelijk verzuim niet vooraf schriftelijk gemeld is, zal de verantwoording op dezelfde manier benaderd worden als het verantwoorden van ziekteverzuim. Voor bepaalde bijzondere gelegenheden kan extra verlof worden aangevraagd. Ouders dienen dit ruim van te voren schriftelijk aan te vragen. Indien deze aanvraag niet ingediend is en/of gehonoreerd wordt, zal het verzuim als ongeoorloofd geregistreerd worden. Tevens wordt dit soort verzuim direct gemeld bij het regionaal Bureau Leerplicht. Te laat komen: Te laat komen geldt als een vorm van verzuim. De aanpak hiervan is als volgt: De leerling die te laat komt, moet zich bij de loge melden. Daar wordt de te-laat-melding in Magister genoteerd. Minder dan 10 minuten te laat: als de leerling minder dan 10 minuten te laat is, gaat hij met een briefje van de conciërges naar de les. De onderbouwleerling meldt zich de volgende ochtend vóór 08.15 uur bij de loge. Wordt deze melding vergeten dan heeft de leerling de volgende dag nog één herstelkans. Meldt de leerling zich weer niet, dan wordt hij opgeroepen door de afdelingsleider. De bovenbouwleerling meldt zich de volgende ochtend vóór 08.15 uur in L21. Wordt deze melding vergeten dan heeft de leerling de volgende dag nog één herstelkans. Meldt de leerling zich weer niet, dan wordt hij opgeroepen door de verzuimcoördinator en verwezen naar de strafuren aan het einde van de dag. De verzuimcoördinator maakt daarvan dagelijks melding bij de afdelingsleiders en verzorgt een controlelijst voor de surveillant van de strafuren. Indien de leerling niet verschijnt op het aangegeven strafuur, wordt het betreffende verzuim geregistreerd als. De afdelingsleider zorgt vervolgens voor een passende maatregel. Meer dan 10 minuten te laat: Onderbouw: de onderbouwleerling die meer dan 10 min. te laat is, wordt wel toegelaten tot de les, maar meldt zich in de eerstvolgende pauze bij de afdelingsleider. De afdelingsleider zorgt voor een passende maatregel. Bovenbouw: de bovenbouwleerling die meer dan 10 minuten te laat is kan de les niet meer in. Het betreffende verzuimuur wordt geregistreerd als. De verzuimcoördinator stuurt de leerling naar het straflokaal voor lang nablijven in de middag. Indien een leerling frequent te laat komt geldt de volgende aanpak: Frequentie: School: Leerplicht: >6x te laat stuurt ouders een brief met daarin opgenomen: Neemt melding op in dossier - de mate van te laat komen
3 - verwijzing naar de ouderlijke verantwoordelijkheid - consequenties van het verzuim - de mededeling dat er melding is gedaan bij RBL (per e-mail of standaard brief) - RBL ontvangt een afschrift. >9x te laat - melding via digitaal verzuimloket (IB/RBL) RBL Geeft een formele schriftelijke waarschuwing en legt afspraken vast in het dossier. >12x te laat - nieuwe melding digitale loket: blijft te laat komen. RBL voert gesprek met leerling/ouders. RBL informeert school; - bovenbouw: het aantal herkansingen wordt verminderd met minimaal één. >16x te laat -nieuwe melding digitale loket: blijft te laat komen. Halt-verwijzing door RBL of een - RBL ontvangt schriftelijk ondertekend overzicht proces-verbaal indien Haltvan gemelde verzuim verwijzing niet meer kan. Brengt de school schriftelijk op de hoogte van bevindingen en ondernomen acties. Toelichting: Een leerling die 6 keer te laat is gekomen: de afdelingsleider stuurt de ouders een brief met daarin opgenomen hoe vaak de leerling te laat is gekomen, een verwijzing naar de ouderlijke verantwoordelijkheid en de mededeling dat er melding gedaan wordt bij RBL. Daarnaast wordt ook toegelicht wat er na 9, 12 en 16 keer te laat komen gebeurt. Bovenbouw: in de brief wordt ook aangegeven, dat bij herhaling van te laat komen de leerling verder straf krijgt. In het examenreglement staat beschreven dat de leerling die zich normaal houdt aan de regels van de school een aantal herkansingen van toetsen mag doen; de leerling die hierin niet slaagt, bouwt dit recht niet als vanzelfsprekend op en kan dus met minder herkansingen genoegen moeten nemen. Na 9 keer te laat krijgt de leerling een nieuwe waarschuwing. Afdelingsleider en mentor brengen het volledige schoolgedrag van de leerling in beeld. Er wordt een melding gedaan bij het digitaal verzuimloket en RBL. De afdelingsleider nodigt de leerling uit en heeft contact met de ouders. RBL geeft een formele schriftelijke waarschuwing. Voor de bovenbouw: de afdelingsleider bepaalt de omstandigheden wegend of aan de leerling al een herkansing ontvalt. Na 12 keer te laat wordt opnieuw een melding gedaan via het Digitaal verzuimloket. Het RBL voert een gesprek met ouders en leerling en informeert de school vervolgens over de gemaakte afspraken. De school vermindert voor de bovenbouwleerling het aantal herkansingen voor de bewuste leerling met in ieder geval één. Na 16 keer te laat wordt opnieuw een melding gedaan via het Digitaal verzuimloket. RBL ontvangt van school een schriftelijk ondertekend overzicht van het gemelde verzuim. RBL maakt vervolgens een Halt-verwijzing op of, afhankelijk van de leeftijd van de leerling, een proces-verbaal. RBL informeert de school vervolgens over de bevindingen en ondernomen acties. School vermindert het aantal herkansingen met opnieuw één herkansing.
4 Onverantwoord en Om onverantwoord en zoveel mogelijk te beperken, wordt wekelijks voor de afdelingsleiders een uitdraai gemaakt met a) de te laatkomers en de leerlingen die zich niet vóór 08.15 uur gemeld hebben b) alle absenten van die week (zowel verantwoorde als onverantwoorde absenten). De verzuimcoördinator zal, in de eerste week waarin verzuimd is, de bovenbouwleerling oproepen, aanspreken en waar nodig ouders mailen, indien zij telefonisch niet bereikbaar zijn. Na elke week maakt de verzuimcoördinator voor alle afdelingsleiders een uitdraai met daarop het nog niet verantwoorde verzuim. De afdelingsleider zorgt ervoor dat vastgesteld wordt of het verzuim alsnog verantwoord kan worden of dat er sprake is van ongeoorloofd verzuim. In het geval van worden de ouders op de hoogte gesteld en wordt door de afdelingsleider een passende maatregel getroffen. Eén van de mogelijkheden is het onder toezicht deelnemen aan één of meerdere strafuren in de week of - voor bovenbouwleerlingen - het kwijtraken van een herkansing. De afdelingsleider informeert de mentor over zorgwekkend verzuim (ook de mentor ontvangt de weekuitdraai). Zij maken samen afspraken over de te nemen maatregelen en de benodigde begeleiding. Acties school en RBL bij Bij verzuim houdt de school zich aan datgene wat met het RBL t.a.v. relatief verzuim is afgesproken. - dat de school aan het RBL een melding doet, als een leerling meer dan 16 lesuren om ongeldige redenen heeft verzuimd in een periode van 4 opeenvolgende weken. Het RBL stuurt dan een waarschuwingsbrief naar de ouders en leerling. Als na 4 weken het verzuim niet gestopt is, volgt een oproep bij het RBL. - Bij minder dan 16 uren in een periode van 4 opeenvolgende weken, handelt de school zelf het verzuim af met de middelen die zij daarvoor heeft (waarschuwingen, gesprekken met leerling en ouders, strafmiddagen, verlies van herkansing, schorsing). - In ieder geval geldt dat, als bij verzuim of te-laat-komen sprake is van achterliggende problematiek, dit aan het RBL wordt gemeld. Ook wordt dan de leerling besproken in het ZAT. Wanneer er sprake is van acties door het RBL houdt dit niet in, dat de school haar eigen maatregelen niet meer neemt. Immers, de school houdt de verplichting te realiseren, dat aan een einde komt en zij moet daarvoor dus ook haar eigen maatregelen treffen. De verzuimcoördinator bereidt de brieven voor en de afdelingsleider tekent persoonlijk. Periodieke overzichten verzuim voor ouders en leerlingen: Ouders/verzorgers krijgen per trimester een overzicht van alle verzuimde uren van hun kind indien er sprake is van meer dan 10% verzuim. Dat betreft dan zowel het verantwoorde als onverantwoorde verzuim.
5 Jaarplanning verzuimcoördinatie De verzuimcoördinator maakt in overleg met de afdelingsleiders in augustus een jaarplan voor de benodigde verzuimrapporten, RBL- en verzuimloket-meldingen en standaardbrieven aan de ouders. Deze jaarplanning dient ter borging van de verzuimaanpak. RBL-protocol en registratieafspraken Op basis van het RBL-protocol schoolverzuim zijn de volgende registratieafspraken gemaakt: Reden afwezigheid Spijbelen: - betreft hele uren of dagen - reden onbekend of niet legitiem - reden achteraf gemeld Te laat komen: - te laat bij aanvang van de schooldag en/of bij aanvang van een tussentijds lesuur - reden onbekend of niet legitiem Vrije dag/vakantie zonder toestemming (= luxeverzuim) Bezoek arts, specialist e.d.: Niet conform gemeld. Ziekte niet gemeld conform afspraak: (ongedekt ziekteverzuim) - niet bijtijds gemeld - niet gemeld door een van de ouders - gemeld door de leerling zelf - geen schriftelijke verklaring afgegeven Schorsing Registreren als schorsing Ziekte gemeld conform afspraak: ziekte (gedekt ziekteverzuim) - 's morgens (telefonisch gemeld door één van de ouders) - bij hervatten van onderwijs schriftelijke verklaring afgeven Langdurig ziekteverzuim Bezoek arts, specialist e.d. Gemeld conform afspraak. Vrije dag/vakantie met toestemming directie Vrij verleend i.v.m.begrafenis, bruiloft, jubileum; verlof aangevraagd conform afspraak Vrij verleend i.v.m. sociale omstandigheden; het besluit hieromtrent ligt altijd bij de directie in samenspraak met RBL ziekte geoorloofd verzuim; bezoek arts geoorloofd verzuim; extra verlof geoorloofd verzuim; extra verlof geoorloofd verzuim; extra verlof
6 Meldplicht bij het Digitale Verzuimloket IB-groep Samenvattend kunnen we aangeven, dat voor de afdelingsleiders van onze school een meldplicht geldt bij het Digitale Verzuimloket (IB) op basis van vastgestelde criteria. De verzuimcoördinator zal in principe deze meldingen voor de afdelingsleiders verrichten. Vooraf zal echter altijd overleg zijn met de afdelingsleider, die de inhoud van de melding bepaalt. De vastgestelde criteria zijn: Soort verzuim: Melden: Hoe? Absoluut verzuim - als een leerplichtige leerling niet Uitschrijving direct melden bij (meer) staat ingeschreven bij school IB/RBL Relatief verzuim - bij vanaf 16 uur Melden bij IB/RBL gedurende een periode van 4 opeenvolgende weken - bij 9 of meer te laat komen - bij verzuim gerelateerd aan (vermoedelijk) achterliggende problematiek Luxeverzuim - als een leerplichtige leerling zonder Direct melden bij IB/RBL toestemming van school wegblijft vanwege extra vakantie of familiebezoek.