Verzuimprotocol Katholieke Scholengemeenschap Hoofddorp Goedgekeurd door de MR d.d. 15 januari 2013
Dagelijks 1. Ouders/verzorgers melden tussen 08.00 uur en 09.00 uur de afwezigheid van hun zoon/dochter. Dit bij voorkeur per e-mail (receptie@ksghoofddorp.nl). 2. De receptie noteert de afwezigheid in de verzuimregistratie. 3. De administratie belt het eerste uur dat een brugklas les heeft de docent in het lokaal en informeert of alle leerlingen aanwezig zijn. Is dit niet het geval, dan neemt de receptie telefonisch contact op met de ouders/verzorgers van de betreffende leerling om de absentie te melden. 4. Leerlingen die te laat komen worden geregistreerd door de receptie. In de klas 1. De docent noteert de aan-/afwezigheid van de leerlingen aan het eind van de les. Verzuimcoördinator 1. Is een leerling afwezig zonder dat zijn/haar afwezigheid gemeld is, dan neemt de verzuimcoördinator contact op met de ouders/verzorgers. Er wordt gevraagd naar de reden van het verzuim. 2. Als er mogelijk sprake is van ongeoorloofd verzuim of er is geen contact mogelijk met de ouders/verzorgers, dan meldt de verzuimcoördinator dit direct bij de teamleider. 3. De verzuimcoördinator onderneemt in overleg met de teamleider verdere actie, zoals het uitnodigingen van de ouders/verzorgers voor een gesprek, schriftelijke waarschuwing, contact met eventuele hulpverlening. Verzuimcodes/verzuimregistratiesysteem De receptie voert dagelijks het geoorloofd verzuim in het verzuimregistratiesysteem in. De verzuimcoördinator voert na overleg met ouders en teamleider het ongeoorloofd verzuim in. Dit is nodig om het ongeoorloofd schoolverzuim van 16 lesuren of meer onverwijld (binnen 3 dagen) te kunnen melden zoals volgens de Leerplichtwet verplicht is. De school moet vermelden of het verzuim geoorloofd of ongeoorloofd is en zij moet van elk geoorloofd verzuim de reden aantekenen. Hiervoor gebruikt de school verzuimcodes. De school gebruikt de volgende codes voor verzuim: Z1 ziek gemeld door ouders/ geoorloofd verzorgers Z2 ziek gemeld door leerling zelf ongeoorloofd (contact verzuimcoördinator met ouder/verzorger) Z3 ll ziek naar huis, melding ouders/ geoorloofd verzorgers Z4 ll ziek naar huis, melding ll zelf ongeoorloofd (contact verzuimcoördinator met ouder/verzorger) Z5 vervolg ziekmelding geoorloofd MA bezoek dokter, tandarts, geoorloofd fysiotherapie, orthodontist e.d. TL te laat ongeoorloofd (bij 2x of meer in een rapportperiode melden om 08.00 uur in de collegezaal) TO meer dan 15 minuten te laat ongeoorloofd (leerling moet naar lokaal 103) TV te laat ll heeft zich gemeld ongeoorloofd (ll heeft zich aan de schoolregels gehouden) TG te laat geoorloofd geoorloofd (na terugkomen van tandarts, dokter
etc.) AG afwezig geoorloofd geoorloofd (met goedgekeurde reden niet aanwezig in de les) A? afwezig reden onbekend ongeoorloofd (verzuimcoördinator neemt contact op met de ouder/verzorger) AO afwezig ongeoorloofd ongeoorloofd (ll is afwezig in de les zonder goedgekeurde reden) SP spijbelen ongeoorloofd OD open dag geoorloofd (ll bezoeken een open dag op andere school. Hiervoor moet de ll toestemming hebben van de teamleider) FA familieomstandigheden geoorloofd (ll moet wel toestemming hebben van de teamleider, m.u.v. plotselinge ernstige omstandigheden, zoals terminale dierbaren en begrafenissen ) BV bijzonder verlof geoorloofd (ll moet wel toestemming hebben van de teamleider) VV vakantieverlof geoorloofd (ll moet wel toestemming hebben van de teamleider) SV sportverlof geoorloofd (ll moet wel toestemming hebben van de teamleider) Vervolgacties Vervolg bij te laat komen (tot 15 minuten te laat; code TL): 1. De leerling haalt een te laat briefje bij de receptie, d.m.v. scannen schoolpas. 2. Het te laat komen wordt geregistreerd in de verzuimadministratie. 3. De leerling gaat z.s.m. de les in en levert het briefje in bij de docent. Vervolg bij te laat komen (meer dan 15 minuten te laat; code TO): 1. De leerling meldt zich bij de receptie. 2. De receptie registreert het te laat komen in de verzuimadministratie. 3. De receptie belt naar lokaal 103 en meldt dat de leerling eraan komt. 4. De leerling meldt zich in 103 en maakt daar tot het eind van het lesuur huiswerk. Vervolg bij de laat komen (na doktersbezoek, tandarts, e.d.; code TG): 1. De leerling haalt een te laat briefje bij de receptie en meldt de reden van het te laat komen. De receptie checkt of de reden gemeld is/neemt briefje ouder in ontvangst. 2. De receptie registreert het te laat komen in de verzuimregistratie. 3. De leerling gaat z.s.m. de les in en levert het briefje in bij de docent. Sancties bij te laat komen: 1. Bij 2x te laat gekomen in één rapportperiode meldt de leerling zich om 08.00 uur in de collegezaal. 2. Bij veelvuldig te laat komen (5x), bespreekt de mentor met de leerling hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. 3. Na 10x te laat komen geeft de verzuimcoördinator een signaal via mail of telefoon aan de ouders/verzorgers en meldt de verzuimcoördinator de leerling bij de leerplichtambtenaar om op het spreekuur te komen. De verzuimcoördinator informeert de teamleider hierover. 4. Bij te laat komen, AO en SP van 16x of meer in een periode van vier weken meldt de verzuimcoördinator via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. Tegelijkertijd stelt de verzuimcoördinator de leerplichtambtenaar van de school op de hoogte en stuurt hem/haar de verzuimoverzichten (digitaal) toe.
Vervolg bij ziekte: 1. Als een leerling langer dan 3 dagen ziek is, neemt de verzuimcoördinator contact op met de ouders/verzorgers. In dit gesprek informeert de verzuimcoördinator naar de leerling en wordt afgesproken wanneer de leerling weer op school komt. De verzuimcoördinator informeert de teamleider. 2. Als de afgesproken termijn verlopen is en de leerling nog niet op school is, neemt de verzuimcoördinator opnieuw contact op met de ouders/verzorgers. Zijn er zorgen over de leerling, dan informeert de verzuimcoördinator de teamleider en zorgcoördinator en wordt de leerling door de teamleider aangemeld bij de schoolarts. 3. Wanneer een leerling zich 3x per maand kortdurend ziek meldt, neemt de verzuimcoördinator contact op met de ouders/verzorger en informeert de teamleider. Inoverleg wordt de schoolarts ingeschakeld. De schoolarts kan constateren of het echt ziekteverzuim betreft of ongeoorloofd verzuim. 4. Ziekmeldingen die vermoedelijk ongeoorloofd verzuim zijn, meldt de verzuimcoördinator in overleg met de teamleider via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. Vervolg bij incidenteel ongeoorloofd verzuim of beginnend verzuim Dit is ongeoorloofde afwezigheid van 16 uren lestijd in een periode van vier weken. De verzuimcoördinator neemt zo snel mogelijk contact op met de ouders/verzorgers. Er wordt gevraagd naar de reden van het verzuim. 1. De verzuimcoördinator geeft het verzuim door aan de teamleider. 2. De teamleider spreekt de leerling hierop aan. 3. De verzuimcoördinator onderneemt in samenspraak met de teamleider verdere actie: - stuurt een schriftelijke waarschuwing. - nodigt de ouders/verzorgers en leerling uit voor een gesprek. - neemt eventueel contact op met hulpverlening. - bij te laat komen, AO en SP van 16x of meer meldt de verzuimcoördinator via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. Tegelijkertijd stelt de verzuimcoördinator de leerplichtambtenaar van de school op de hoogte en stuurt hem/haar de verzuimoverzichten (digitaal) toe. Vervolg bij zorgwekkend verzuim Dit kan gaan om langdurig ziekteverzuim, (vermoeden van) onterechte ziekmeldingen of spijbelgedrag van meerdere lesuren per week. 1. De verzuimcoördinator signaleert het verzuim en informeert de teamleider. 2. De teamleider overlegt met de zorgcoördinator. 3. De zorgcoördinator verwijst zo nodig door naar relevante instanties. 4. De zorgcoördinator en teamleider stellen in overleg de ouders/verzorgers hiervan op de hoogte. 5. In overleg met teamleider en zorgcoördinator meldt de verzuimcoördinator de leerling via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar (dit geldt bij leerlingen tot 18 jaar).
Vervolg bij wettelijk ongeoorloofd verzuim Dit is 16 lesuren ongeoorloofd verzuim of meer. Het kan ook om luxeverzuim gaan (zie hieronder). 1. De verzuimcoördinator signaleert het verzuim en overlegt met de teamleider. 2. De verzuimcoördinator meldt het ongeoorloofd verzuim binnen 3 dagen via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. Dit is een wettelijke verplichting. (Bij leerlingen tot 18 jaar.) 3. Tegelijkertijd stuurt de verzuimcoördinator een verzuimoverzicht (digitaal) aan de leerplichtambtenaar, stelt hem/haar op de hoogte van de achtergronden van het verzuim en geeft door welke acties de school heeft ondernomen. Extra verlof. Extra verlof mag alleen worden toegekend wegens gewichtige omstandigheden of vanwege de aard van het beroep van (één van) de ouders/verzorgers.. Verlof vanwege het voldoen aan religieuze verplichtingen, moet door ouders minimaal twee dagen van tevoren aan de school, liefst schriftelijk, kenbaar gemaakt worden (dit is een kennisgeving, geen aanvraag).. De schoolleiding neemt een gemotiveerde beslissing bij aanvragen van 10 dagen of minder. Bij twijfel kan de school contact opnemen met de leerplichtambtenaar, echter de schoolleiding blijft verantwoordelijk voor het nemen van een beslissing;. De schoolleiding houdt een dossier bij van de verlofaanvragen. Extra verlof aanvraagprocedure 1. Ouders vragen schriftelijk toestemming aan de schoolleiding. 2. Als het gaat om meer dan 10 dagen geeft de teamleider de aanvraag door aan de leerplichtambtenaar. 3. De schoolleiding geeft het toegekende of afgewezen extra verlof door aan de verzuimcoördinator. 4. De verzuimcoördinator registreert het extra verlof in de centrale verzuimregistratie. Als de leerling niet terug is na het toegekende verlof 1. De verzuimcoördinator neemt direct contact op met ouders/verzorgers en vraagt naar de reden van het verzuim. 2. De verzuimcoördinator informeert de teamleider. 3. De verzuimcoördinator meldt het ongeoorloofd verzuim binnen 3 dagen via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. 4. Tegelijkertijd stuurt de verzuimcoördinator een verzuimoverzicht (digitaal) aan de leerplichtambtenaar en informeert hem/haar over de verlofaanvraag. Luxeverzuim Dit is verzuim waarbij een leerling met vakantie gaat buiten de vastgestelde vakanties, zonder toestemming van de teamleider of de leerplichtambtenaar. Hierbij gaat het eigenbelang van de ouder/jongere/verzorger voor dat van schoolbezoek. Het kan bv. gaan om een ziekmelding voorafgaand aan of aansluitend op een schoolvakantie,waarbij de school het vermoeden heeft dat het een onterechte ziekmelding is en dat het om vakantie gaat. Actie: als bij wettelijk ongeoorloofd verzuim (zie hierboven).
Vervanging Bij afwezigheid van de verzuimcoördinator worden diens taken overgenomen door de kwaliteitscoördinator. Dossiervorming 1. Als er gesprekken worden gevoerd met ouders/verzorgers en de leerling m.b.t. het verzuim,dan wordt hier een verslag van gemaakt. 2. De informatie wordt ingevoerd in het leerlingvolgsysteem (LVS). 3. Aanvragen voor Extra Verlof worden bijgehouden door de schoolleiding. 4. Het verzuim wordt bijgehouden in het digitale verzuimregistratiesysteem. 5. Indien nodig kan de verzuimcoördinator een uitdraai van het verzuim maken.
Leerplichtwet 1969 Melden van verzuim bij leerplicht De school is verplicht om wettelijk ongeoorloofd verzuim onverwijld (binnen 3 dagen) via een verzuimmelding aan de leerplichtambtenaar te melden. Wat is wettelijk ongeoorloofd verzuim: - Ongeoorloofde afwezigheid van 16 uren lestijd in een periode van vier weken. Dit is ongeveer gelijk aan 3 dagen afwezigheid. - Luxe verzuim. Dit kan minder dan 16 lesuren zijn. - Zeer frequent te laat komen. Verzuimregistratie De school is verplicht al het verzuim te registreren. Zij moet daarbij vermelden of het verzuim geoorloofd of ongeoorloofd is en zij moet van elke geoorloofd verzuim de reden aantekenen. Om op tijd een melding in het verzuimloket van DUO te kunnen doen, is het noodzakelijk dat de verzuimregistratie actueel en volledig is. Verzuimprotocol De school heeft een verzuimprotocol, waarin de verschillende verzuimtaken aan de medewerkers zijn toebedeeld en waarbij ook eventuele vervanging geregeld is wanneer deze medewerker afwezig is. Extra verlof - Extra verlof mag alleen worden toegekend wegens gewichtige omstandigheden of vanwege de aard van het beroep van (één van) de ouders/verzorgers. - Verlof voor het voldoen aan religieuze verplichtingen is een kennisgeving, geen aanvraag. - Over verlof van 10 dagen of minder beslist de teamleider van de school. - Over verlof van meer dan 10 dagen beslist de leerplichtambtenaar. Luxe verzuim - Dit is verzuim waarbij met vakantie wordt gegaan buiten de vastgestelde vakanties, zonder toestemming van de teamleider of de leerplichtambtenaar. Hierbij gaat het eigenbelang van de ouder/jongere/verzorger voor dat van schoolbezoek. - Het kan bv. gaan om een ziekmelding aansluitend voor of na een schoolvakantie, waarbij de school het vermoeden heeft dat het een onterechte ziekmelding is en dat het om vakantie gaat.