Gedragscodes Thuiswerken, Internet, DOTCOM, Website, E-mail en Sociale Media
Algemeen: Internet Ethiek : hoe gaan we met elkaar om op het web? De toename van het gebruik van internet roept niet alleen praktische en juridische vragen op. Ook de ethische kant van het webgebruik komt steeds meer in de belangstelling: wat zijn de omgangsvormen en gedragscodes op internet? Wat moet je doen als er gescholden wordt in de chatbox en hoe leer je kinderen niet op zoek te gaan naar niet voor hen bestemde sites? Welke privé-gegevens van anderen geef je wel door en welke niet en waarom is het niet netjes om in te breken in iemands computer? Internetters worden er meer en meer op gewezen dat zij bepaalde verantwoordelijkheden hebben ten opzichte van elkaar. Ongewenst gedrag wordt ook steeds vaker aangepakt. 'Netiquette', ook wel Cyber Etiquette genoemd, is een begrip dat men meer en meer tegenkomt. Onder dit begrip worden gedragsregels verstaan die op internet gelden: hoe hoort het wel en hoe hoort het niet. Hieronder vind je de gedragscodes voor de medewerkers van de Nutsscholen Oss. Inleiding Ten behoeve van het uitvoeren van de werkzaamheden voorziet Nutsscholen Oss haar medewerkers van elektronische informatie- en communicatiemiddelen, zoals computers en de daarop geïnstalleerde software, netwerken, e-mail, internet en telefoon. Ook wordt de website ter beschikking gesteld met een digitale werkplek met daarop de schoolprogramma s en het digitale leerlingvolgsysteem. Het gebruik van deze middelen brengt steeds grotere risico s met zich mee. Zo kan vertrouwelijke informatie onjuist terechtkomen of misbruikt worden of zou ongeautoriseerd toegang tot informatie en gegevens verkregen kunnen worden. Het bestuur van de Nutsscholen Oss heeft maatregelen genomen om onverantwoord gebruik van deze middelen zoveel mogelijk te voorkomen. Een van deze maatregelen is deze gedragscode, waarin wordt aangegeven op welke wijze de ter beschikking gestelde informatie- en communicatiemiddelen gebruikt dienen te worden, met als doel een goede balans te vinden tussen een verantwoord en zorgvuldig gebruik en de controle daarop door het bestuur Nutsscholen Oss en de bescherming van de privacy van medewerkers op de werkplek. Het bestuur Nutsscholen Oss heeft als werkgever de bevoegdheid om voorschriften te geven voor het verrichten van de werkzaamheden en om ordemaatregelen te nemen. Deze gedragscode is dan ook in dat kader opgesteld. De voorschriften en controle door het bestuur Nutsscholen Oss op het gebruik van informatie- en communicatiemiddelen vinden plaats met als doel: 1. Het niet-zakelijk gebruik te begrenzen. 2. Te voorkomen dat Nutsscholen Oss worden geassocieerd met onethische en/of illegale praktijken en eventueel hieruit voortvloeiende aansprakelijkheidsstellingen en vorderingen tot schadevergoeding. 3. De privacy van de medewerkers te beschermen en hen tegelijkertijd te informeren over het feit dat het gebruik van deze informatie- en communicatiemiddelen wordt gecontroleerd en in welke mate deze controle kan plaatsvinden. 4. Oneigenlijk gebruik van deze middelen tegen te gaan en te voorkomen dat door oneigenlijk gebruik aan Nutsscholen Oss schade wordt toegebracht, bijvoorbeeld door daaruit voortkomende verstoring van ICT-diensten of digitale netwerken. 2
5. Om het systeem van de informatie- en communicatiemiddelen zo goed mogelijk te beveiligen van buitenaf. 6. Te voorkomen dat via de informatie- en communicatiemiddelen van Nutsscholen Oss aan derden schade wordt toegebracht. 7. Alle overige belangen van Nutsscholen Oss te waarborgen. Deze gedragscode geldt voor alle medewerkers van het bestuur Nutsscholen Oss. Onder medewerkers worden in dit kader verstaan: 1. Medewerkers met (een tijdelijke of vaste) arbeidsovereenkomst. 2. Stagiaires. 3. Ingeleende medewerkers, zoals uitzend- en freelance-krachten en personeel op basis van een detacheringscontract. 4. Vrijwilligers. 5. Overblijfouders en hulpouders. 6. Externe consultants. Gebruik algemeen De informatie- en communicatiemiddelen worden door het verantwoordelijk management ter beschikking gesteld. De toegang tot deze middelen of het gebruik daarvan kan door het verantwoordelijk management beperkt worden tot bepaalde faciliteiten, onderdelen, programma s/software/applicaties en/of tijden. De informatie- en communicatiemiddelen dienen op een professionele, verantwoorde, rechtmatige, ethische, redelijke en zorgvuldige wijze voor zakelijke doeleinden te worden gebruikt. Deze middelen dienen in beginsel binnen het kader van de uit te voeren functie te worden gebruikt. De medewerkers hebben hun eigen verantwoordelijkheid om inbreuken op de beveiliging van de informatie- en communicatiemiddelen en het gebruik daarvan dat in strijd is met de in de inleiding genoemde doeleinden te voorkomen. Medewerkers kunnen de informatie- en communicatiemiddelen buiten werktijd binnen redelijke grenzen voor privé-doeleinden gebruiken. Dit gebruik mag echter op geen enkele wijze storend zijn voor de dagelijkse werkzaamheden. Het bestuur Nutsscholen Oss stelt uitdrukkelijk dat medewerkers ook voor het privé-gebruik een eigen verantwoordelijkheid hebben. Aan een medewerker kan voor het gebruik van bepaalde middelen een gebruikersnaam, een mailnaam en een individueel password worden toegekend. De medewerker staat in dat geval in voor de veiligheid en bescherming van deze gegevens en is bovendien verantwoordelijk voor het gebruik van de informatie- en communicatiemiddelen die met behulp van deze gegevens plaatsvindt. Dit om te voorkomen dat belangrijke informatie uit bijvoorbeeld het digitale leerlingvolgsysteem naar buiten komt. Ongewenst gebruik algemeen Beveiligingen mogen niet worden uitgeschakeld, gewijzigd of omzeild. De door het bestuur Nutsscholen Oss voorgeschreven beveiligingsmiddelen en - maatregelen moeten zonder meer gebruikt en gevolgd worden. In het bijzonder is het verboden om beledigend en/of aanstootgevend materiaal, in welke vorm dan ook, te openen, op te slaan, te verspreiden, te verzenden of te downloaden. Het ontvangen ervan moet door de medewerker zoveel mogelijk worden voorkomen. Onder beledigend en/of 3
aanstootgevend materiaal is in ieder geval inbegrepen materiaal van pornografische (inclusief kinderporno), racistische of discriminerende aard en materiaal dat anderszins in strijd is met de wet en goede zeden. Verder is het in het bijzonder verboden om via de informatie- en communicatiemiddelen onderwerpen, zaken of organisaties van politieke en/of persoonlijke aard aan de orde te stellen, te bepleiten en te propaganderen die niet in het belang van de Nutsscholen Oss kunnen worden geacht, dan wel niet verenigbaar zijn met de eer en goede naam van Nutsscholen Oss. Daarnaast is ieder gebruik van de informatie- en communicatiemiddelen dat een strafbaar feit kan opleveren, dan wel oplevert, verboden. Het zonder toestemming van de rechthebbende beschikbaar hebben, verspreiden, veranderen, vernietigen, downloaden en (illegaal) vermenigvuldigen van wettelijk of contractueel beschermde werken, zoals software, applicaties, (grafische) bestanden, audio- en videofragmenten en documenten is niet toegestaan. Emailgebruik 1. Het e-mailsysteem is in principe bestemd voor zakelijk gebruik. 2. De werknemer is bij gebruik van e-mail gebonden aan de volgende voorwaarden: Het is niet toegestaan dreigende, seksueel intimiderende, dan wel racistische of discriminerende berichten of pornografisch materiaal te versturen; Aanmelding c.q. inschrijving bij een mailinglist, anders dan voor zakelijk gebruik, is niet toegestaan; Het is niet toegestaan kettingbrieven te versturen; Email mag niet anoniem of onder een fictieve naam verzonden worden, evenmin mag een naam van een ander worden gebruikt. 3. Het versturen van persoonlijke mailberichten, zowel intern als extern, is bij wijze van uitzondering toegestaan. 4. Wanneer de werknemer gebruik maakt van de mogelijkheid om mailberichten te ontvangen en te versturen, stemt hij automatisch in met de inhoud van dit protocol. 5. De werkgever zal als regel de inhoud van persoonlijke mailberichten niet lezen. Eveneens zullen *persoonsgebonden gegevens omtrent het aantal mails, de mailadressen en andere data hieromtrent als regel niet geregistreerd en/of gecontroleerd worden. Dit laat onverlet dat controles op incidentele basis kunnen plaatsvinden wanneer daar aanleiding voor is of als er een sterk vermoeden bestaat van verkeerd gebruik. Een dergelijke controle kan door de medewerker niet worden voorkomen door een beroep te doen op de bescherming van privacygevoelige informatie (WBP). De medewerker verplicht zich om volledige medewerking te verlenen aan deze controle. * Toelichting persoongegevens Van persoonsgegevens is sprake als de identiteit van de persoon op wie de informatie betrekking, heeft ook redelijkerwijs vastgesteld kan worden. Het feit dat de naam van de betrokkene niet aan de gegevens gekoppeld is, maakt niet altijd uit. Zo is met behulp van een personeelsnummer of een login-naam een werknemer te traceren. Getotaliseerde gegevens van het gehele personeelsbestand of een afdeling met een redelijke omvang, vallen niet onder dit protocol. Het internet, e-mailgebruik, thuis werken en werken met schoolprogramma s is aan bepaalde voorwaarden verbonden. Het is mogelijk de lijst van voorwaarden, in overleg tussen bestuur en GMR, in te korten dan wel uit te breiden. 4
Het mailsysteem logt de volgende gegevens: datum en tijdstip van verzonden en ontvangen mail met daarbij de e-mail adressen van de afzender en de geadresseerde en het onderwerp. Deze log wordt gedurende maximaal 14 dagen bewaard. Afhankelijk van het gebruikte systeem kunnen deze gegevens eventueel automatisch na een bepaalde periode worden verwijderd. Het internetsysteem logt dagelijks de URL s van de websites die zijn bezocht en door welke gebruiker (op basis van inlognaam). Ook wordt bijgehouden of de bezochte websites zijn toegestaan of geweigerd. Tevens kunnen algemene statistieken van het totale Internetgebruik worden opgevraagd waaruit de intensiteit van het internetverkeer per uur is te herleiden. De systeembeheerder en Bovenschoolse ICT er hebben, uit hoofde van hun taken, toegang tot alle gegevens in een computernetwerk. Zij zijn in beginsel bevoegd tot het lezen van documenten of e-mail of het real-time meekijken met het internetgebruik van de werknemers. De systeembeheerder en BovenschoolseCT er hebben geheimhoudingsplicht over de inhoud van de op deze wijze verkregen informatie. Alleen indien hier aanleiding toe is, bijvoorbeeld door het niet naleven van dit protocol door een medewerker, dient de systeembeheerder of BovenschoolseICT er het verantwoordelijke management te informeren. Controle op e-mail- en internetgebruik kan geschieden vanwege de volgende doeleinden: 1. Vanuit het oogpunt van beveiliging: Om systeemaanvallen tegen te kunnen gaan. 2. Ter controle op de naleving van de afspraken die in dit protocol zijn vastgelegd (dit geschiedt in principe alleen als daar aanleiding toe is). Deze rechten vloeien voort uit de Wet bescherming persoonsgegevens. Internet-gebruik 1. Wanneer de werknemer gebruik maakt van het internetsysteem stemt hij/zij automatisch in met de inhoud van dit protocol. 2. De werkgever zal als regel geen persoonsgebonden gegevens over internetgebruik, zoals tijdsbesteding en bezochte sites, registreren en/of controleren. Dit laat onverlet dat controles op incidentele basis kunnen plaatsvinden wanneer daar aanleiding toe is of als er een sterk vermoeden bestaat van verkeerd gebruik. Een dergelijke controle kan door de medewerker niet worden voorkomen door een beroep te doen op de bescherming van privacygevoelige informatie (WBP). De medewerker verplicht zich om volledige medewerking te verlenen aan deze controle. 3. De werknemer is bij gebruik van internet gebonden aan de volgende voorwaarden: Het is niet toegestaan doelbewust sites te bezoeken die pornografisch of racistisch materiaal bevatten of anderszins niet relevant zijn voor het werk; Het is niet toegestaan betaalde websites te bezoeken; Het is niet toegestaan om via facebook met een persoonlijk account ( en dergelijke programma s) contact te hebben met leerlingen; Online deelnemen aan kansspelen is niet toegestaan; Het is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van de systeembeheerder programma s vanaf het internet te downloaden en te installeren (Het downloaden van documenten/bestanden, bijv. Word-, Excel- of Adobe Acrobat bestanden, voor zakelijk gebruik is wel toegestaan); Het downloaden van illegale software (bijv. muziek) is niet toegestaan; Het is niet toegestaan zonder toestemming van betrokkenen/ouders foto s en ander beeldmateriaal te publiceren. 4. De werkgever kan softwarematig bepaalde websites blokkeren. 5
Sociale media Wat is Sociale media nu eigenlijk? Het is een verzamelnaam voor alle internet toepassingen, waarmee het mogelijk is om informatie met elkaar te delen op een gebruiksvriendelijke en leuke wijze. Informatie in de vorm van tekst, geluid en beeld worden gedeeld. Bekend zijn: Facebook, YouTube, Twitter en Wikipedia. Sociale media biedt de mogelijkheid om een bijdrage te leveren aan een positief imago van Nutsscholen te Oss. Het kan ook een positieve bijdrage aan de professionalisering van personeel en de kwaliteit van onderwijs bieden. Van belang is te beseffen dat je met sociale media de goede naam van school en betrokkene n kunt schaden. Om deze redenen vragen we de medewerkers bewust met sociale media om te gaan. 1. Het is toegestaan om kennis en informatie te delen, mits het geen vertrouwelijke of persoonlijke informatie betreft en anderen niet schaadt. 2. Betrokkene is zelf verantwoordelijk voor de inhoud welke hij/ zijn publiceert op sociale media. 3. Elke betrokkene dient zich er bewust van te zijn dat gepubliceerde teksten of uitdrukkingen voor onbepaalde tijd openbaar zullen zijn, ook na het verwijderen. 4. Het is de medewerkers niet toegestaan om vrienden/volgers te worden met leerlingen op sociale media op een persoonlijk account. 5. Indien je deelneemt aan een discussie die te maken heeft met het Nut, dient de medewerker altijd te vermelden dat hij/ zij medewerker is van het Nut. 6. Ga niet in discussie met leerlingen of ouders of sociale media. 7. Werknemers respecteren beeld-, auteurs- en citaatrechten. Rechten van werknemers 1. Inzagerecht: Werknemers hebben het recht de over hem of haar geregistreerde data in te zien. Verzoeken om inzage worden binnen twee weken ingewilligd. 2. Kopierecht: werknemers hebben het recht van de over hem of haar geregistreerde data een kopie te ontvangen binnen twee weken. 3. Correctierecht: Werknemers hebben het recht om feitelijk onjuiste gegevens uit de geregistreerde data te (laten) verbeteren of aan te vullen. Over verzoeken van correctie of aanvulling wordt binnen vier weken beslist. Indien een verzoek tot correctie of aanvulling wordt ingewilligd wordt de correctie terstond uitgevoerd. 4. Verwijderingsrecht: Werknemers hebben het recht om de over de hem of haar geregistreerde data, die niet (langer) ter zake doen, of in strijd zijn met dit protocol of een wettelijk voorschrift te verwijderen en te vernietigen. Over een verzoek om verwijdering en vernietiging wordt binnen vier weken beslist. Indien een dergelijk verzoek wordt ingewilligd, vinden verwijdering en vernietiging terstond plaats. 5. Verzoeken zoals bedoeld in lid 1 t/m 4 dienen te worden ingediend bij de directe leidinggevende waaronder de betreffende medewerker valt. Klachtenprocedure Indien de werknemer meent benadeeld te zijn in zijn rechten op grond van dit protocol, kan hij, via de interne of externe vertrouwenspersonen, een beroep doen op de bestaande klachtenregeling. Hiervoor is het bestuur Nutsscholen Oss aangesloten bij de het NUT voor een onafhankelijke klachtenregeling voor machtsmisbruik in het onderwijs. 6
Controle Het bestuur Nutsscholen Oss heeft het recht om ter controle van de naleving van deze gedragscode het gebruik van de communicatie- en informatiemiddelen te controleren en registreren als daar een gegronde aanleiding voor is. De controle zal overeenkomstig deze gedragscode plaatsvinden. In situaties waarin deze gedragscode niet voorziet, zal conform het arbeidsrechtelijk kader en de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), gehandeld worden. Als er aanleiding toe is wordt er gerapporteerd over het gebruik van de informatie- en communicatiemiddelen. Deze controle zal slechts door enkele daartoe geautoriseerde personen kunnen worden uitgevoerd. De autorisatie voor deze controle kan uitsluitend verleend worden door de directeur / algemeen directeur. Inzage in en wijziging etc. van persoonsgegevens en beklag In verband met controle en periodieke rapportages dient het bestuur Nutsscholen Oss persoonsgegevens te verwerken. Daarbij is de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing, in het bijzonder die met betrekking tot het verkrijgen van inzage in en het verzoek om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens en het verzet tegen de verwerking van die gegevens. Als een medewerker zich over het niet nakomen van deze gedragscode door het bestuur Nutsscholen Oss wenst te beklagen, is de klachtenprocedure eveneens van toepassing. Sancties Het handelen in strijd met deze gedragscode kan leiden tot het treffen van disciplinaire maatregelen, waaronder beëindiging van de arbeidsrelatie. Informatie Deze gedragscode ligt ter inzage bij de directeur. In het geval van vragen kunt u met hem contact opnemen. Slot Deze gedragscode is vastgesteld door het bestuur van Nutsscholen Oss in 2013 en tot stand gekomen in overleg en met instemming van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad die deze gedragscode bij besluit van november 2013 voor akkoord heeft verklaard. Deze gedragscode zal minimaal eens in de vier jaar door het bestuur Nutsscholen Oss en de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad geëvalueerd worden. Het bestuur Nutsscholen Oss kan deze regeling met instemming van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad wijzigen. Deze wijzigingen zullen schriftelijk worden vastgelegd en tijdig aan de medewerkers bekend worden gemaakt. Deze gedragscode kan worden aangehaald als Gedragscode Nutsscholen Oss voor gebruik van informatie- en communicatiemiddelen door medewerkers. 7