CONTROLEPLAN IC & Audit 2011 Team: Concerncontrol/Interne audit i.o. Auteur: Interne audit Versiedatum: 01-02-2011 Versie: 1 Status: Concept Paraaf Concerncontroller Bestandsnaam: CONTROLEPLAN 2011
Index Hoofdstuk 1 Algemeen... 3 1.1 Doel... 3 1.2 Beheerkader controle- en auditbeleid... 3 1.3 Normen- en toetsingskader... 3 1.4 Toleranties... 3 Hoofdstuk 2 Uitgangspunten... 4 2.1 Bestuurlijke keuze en reikwijdte... 4 2.2 Rechtmatigheidcontrole.... 4 2.3 Financiële Rechtmatigheid... 4 2.4 Doelmatigheid en doeltreffendheid... 5 Hoofdstuk 3 Opzet van de controle... 5 3.1 Proces van interne controle... 5 3.2 Uitvoeren van Reguliere IC... 5 3.3 Afstemming accountant over het uitvoeren IC... 6 3.4 Processen in de controle 2011: prioritering en aandachtspunten... 6 3.5 Belangrijke data tussentijdse en Jaarrekeningcontrole.... 7 Hoofdstuk 4 Planning controles... 8 4.1 Planning... 8 4.2 Uitgangspunten verdeling uren.... 8 BIJLAGE 1. Toetsingscriteria... 9 BIJLAGE 2. Interne Controle: processtappen... 10 BIJLAGE 3. Urenplanning controles 2011... 12 BIJLAGE 4. IC-planning 2011... 13 Pagina 2 van 14
Hoofdstuk 1 Algemeen 1.1 Doel Waterschappen leggen conform de Regeling Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen (RBVW) af over hun gevoerde beleid. Zij moeten in hun jaarstukken uitgebreid over risico s rapporteren in de paragraaf weerstandsvermogen en verantwoording afleggen voor het naleven en handhaven van wet- en regelgeving. Dit betekent dat in de begroting tot uitdrukking moet komen welk beleid men voert met betrekking tot risico s en het vermogen om de financiële gevolgen van risico s op te vangen. Ook dient men verantwoording af te leggen over het gevoerde (financieel) beheer en het al dan niet volledig nakomen van afspraken. Dit controleplan heeft uitsluitend tot doel, in overeenstemming met de in de Controleverordening, artikel 109 Waterschapswet, opgenomen bepaling, de controleaanpak met de concerncontroller en organisatie af te stemmen. Het College van D&H kan hierbij accenten (dat zijn specifieke aandachtspunten en specifieke rapporteringtoleranties) aangeven. Dit controleplan wordt verstrekt aan de leden van de rekeningcommissie, het College van D&H, de secretaris-directeur en de concerncontroller. In de eerste plaats zal het waterschap intern maatregelen moeten treffen om te kunnen waarborgen dat rechtmatig wordt gehandeld. In de tweede plaats geeft de accountant, als onderdeel van zijn verklaring bij de jaarrekening, een gekwantificeerd oordeel over de financiële rechtmatigheid van het waterschap. 1.2 Beheerkader controle- en auditbeleid Om de accountantscontrole mogelijk te maken moet Delfland beschikken over een controleprotocol en een auditstatuut (hoe en wat) en een controleplan (wat en wanneer). Daarnaast dient ook een normen- en toetsingskader te worden opgesteld. Deze instrumenten dienen door de VV te worden vastgesteld. Het Controleprotocol en het normen- en toetsingskader zijn op 23 april 2009 door de VV vastgesteld. Dit protocol is voor 2011 uitgebreid met een controleplan voor de operationele uitvoering. Het voorliggende document betreft het controleplan 2011. Vaststelling van dit plan vindt plaats door D&H. Daarna wordt dit controleplan aangeboden aan VV ter informatie. 1.3 Normen- en toetsingskader Voor de toepassing van het voorwaardencriterium in de rechtmatigheidcontrole is door de VV in april 2009 een lijst met relevante regels vastgesteld. Het overzicht van deze bepalingen en de vereiste beheersmaatregelen vormen het normen- en toetsingskader. Voor 2011 en daarna wordt voorgesteld het actualiseren van het normen- en het toetsingskader Delfland op te nemen in de P&C-cyclus. Vaststelling van het kader vindt plaats voorafgaande aan het kalenderjaar bij het vaststellen van de Begroting ( welk kader hanteren we ) en achteraf bij de Jaarrekening ( welk kader hebben we gehanteerd ). 1.4 Toleranties Bij de controle van Delfland worden door ons de wettelijke voorgeschreven toleranties ten aanzien van de strekking van de accountantsverklaring gebruikt. Voor een goedkeurend oordeel geldt dat de fouten in de jaarrekening de 1% van de Waterschapslasten niet mogen overschrijden en er geen onzekerheden boven de 3% van de Waterschapslasten mogen bestaan. De rapporteringtoleranties voor de rechtmatigheidcontrole is 20% van de wettelijke goedkeuringstoleranties. Pagina 3 van 14
Hoofdstuk 2 Uitgangspunten 2.1 Bestuurlijke keuze en reikwijdte De Verenigde Vergadering heeft op 3 juli 2008 ingestemd met een aantal principiële keuzes ten aanzien van het onderwerp rechtmatigheid (Kenmerk VV 694625. Implementatie nieuwe Waterschapswet-Rechtmatigheid, d.d. 3 juli 2008). Hierbij zijn de eisen van het Waterschapsbesluit leidend. De Unie van Waterschappen heeft een handreiking opgesteld om aan deze eisen te kunnen voldoen. Door een goede afbakening van de omvang van de controle wordt in ieder geval een basis gelegd om een goedkeurende accountantsverklaring ten aanzien van de rechtmatigheid te verkrijgen bij de jaarrekening. Delfland richt zich binnen de rechtmatigheid primair op de financiële rechtmatigheid. Dit laatste begrip wordt in paragraaf 2.3 verder toegelicht. De externe regelgeving, verordeningen van het Algemeen Bestuur en besluiten van het Dagelijks Bestuur die verplicht voortvloeien uit externe regelgeving/verordeningen van het Algemeen Bestuur bepalen het normen- en toetsingskader van de controles. Het beleid en de uitvoering van het beleid worden/ kunnen worden getoetst aan de hand van de controleaspecten getrouwheid, rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Deze aspecten worden hieronder kort toegelicht. 2.2 Rechtmatigheidcontrole. Met de invoering van de nieuwe Waterschapswet (art. 109) per 1 januari 2009 staat de rechtmatigheidcontrole centraal in het werk van de accountant en de verbijzonderde interne controle. De rechtmatigheidcontrole IC hanteert de volgende criteria: Getrouw beeld van de Jaarrekening: Calculatiecriterium Valutacriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium Financiële Rechtmatigheid: Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik- en oneigenlijk gebruik In Bijlage 1. Toetsingscriteria zijn deze criteria kort beschreven. 2.3 Financiële Rechtmatigheid Het aspect financiële rechtmatigheid is nieuw en behoeft een korte toelichting. Onder financiële rechtmatigheid wordt verstaan de mate waarin het tot stand komen van de financiële beheersmaatregelen en de vastlegging daarvan, en voor zover deze beheershandelingen leiden tot baten, lasten en balansmutaties, die in de jaarrekening worden verantwoord in overeenstemming zijn met de relevante regelgeving, zoals bedoeld in het Waterschapsbesluit. De rechtmatigheidcontrole richt zich met name op de laatste drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik- en oneigenlijk gebruik. De rechtmatigheidcontrole beperkt zich ten aanzien van het voorwaardencriterium tot de aspecten die betrekking hebben op hoogte, recht en duur. Voor de verdere uitwerking van het rechtmatigheidaspect binnen de controles wordt vooral extra aandacht besteed aan deze nieuwe criteria. Pagina 4 van 14
2.4 Doelmatigheid en doeltreffendheid Controles kunnen worden uitgevoerd gericht op de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid c.q. bedrijfsprocessen. Zie hiervoor Verordening Onderzoeken Doelmatigheid en Doeltreffendheid ex art. 109a Waterschapswet. Met doelmatigheid wordt bedoeld de mate waarin bepaalde prestaties met een beperkt mogelijke inzet van middelen worden gerealiseerd. Doeltreffendheid richt zich op de mate waarin de beoogde doelen en effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Met de bestuurlijke keuzes die genomen zijn in 2008 wordt rechtmatigheid niet breder opgepakt dan strikt noodzakelijk is conform de nieuwe regelgeving. In 2011 zal een aanvang worden gemaakt met aanvullende verbijzonderde interne controles op het gebied van doelmatigheid en doeltreffendheid. Hoofdstuk 3 Opzet van de controle 3.1 Proces van interne controle In het kader van de rechtmatigheid zal de auditmethodiek vanuit de Auditcycle (AMH 07.01) worden geïmplementeerd. Voor de reguliere IC zal gebruik worden gemaakt van de controlewerkinstructie. Het interne controle proces bestaat uit de volgende uit te voeren stappen: Een controledossier wordt aangemaakt met daarin opgenomen de checklist en normen en toetsingskader van het te onderzoeken proces. De te controleren eenheid wordt vooraf geïnformeerd over de controle. De informatie wordt verzameld en getoetst a.d.h.v. het normen- en toetsingskader. De resultaten van de controle worden verwerkt in het concept controlememorandum. Hoor en wederhoor vindt plaats t.a.v. de bevindingen en conclusies van het controlememorandum. De betrokken afdeling stelt een plan van aanpak op met verbeterpunten. Dit wordt gevoegd als bijlage bij het controlememorandum. Over de voortgang van de IC worden secretaris-directeur, college van D&H en rekeningcommissie periodiek gerapporteerd (interim controle). De accountant beoordeelt deze interim-controle en voert een eigen interim-controle en de jaarrekeningcontrole uit, waarbij gebruik wordt gemaakt van de controles uit de IC. De accountant stelt een Management Letter op naar aanleiding van zijn bevindingen bij de interim controle en een accountantsverslag over zijn bevindingen t.a.v. de jaarrekeningcontrole. In Bijlage 2. Interne controle: processtappen zijn deze stappen verder uitgewerkt. 3.2 Uitvoeren van Reguliere IC Bij het opzetten en uitvoeren van de controles dient met de volgende zaken rekening te worden gehouden: Bij aanvang van de interne controlewerkzaamheden zal door middel van een korte risicoanalyse de omvang en de reikwijdte van de deelwaarnemingen worden gedefinieerd; De grondslag voor de reikwijdte van de controle op rechtmatigheid wordt gebaseerd op het VV -voorstel 2008 voor bestuurlijke keuzes rechtmatigheid; Het normenkader wordt afgestemd met de externe accountant; De interne controlewerkzaamheden geschieden primair door detailgerichte controles door middel van een deelwaarneming gericht op de van toepassing van de rechtmatigheidaspecten. Hieruit zullen aanbevelingen volgen voor aanpassingen van de administratieve organisatie. Parallel aan de interne controlewerkzaamheden wordt de administratieve organisatie beoordeeld en worden verbetermaatregelen voorgesteld c.q. aangepast specifiek voor rechtmatigheidaspecten, welke van toepassing zijn. Pagina 5 van 14
3.3 Afstemming accountant over het uitvoeren IC Naar aanleiding van het gesprek met de accountant in 2011 in het kader van prioriteren van de processen, heeft het volgende resultaat opgeleverd: Alle processen zullen in 2011 worden getoetst. Per proces zullen afhankelijk van de prioriteitsstelling twee deelcontroles worden uitgevoerd. De interim controle vindt plaats in de periode augustus/september 2011 en de controle voor de jaarrekening vindt plaats in februari/maart 2012. De rechtmatigheidscontroles en reguliere controles zullen in een single audit worden uitgevoerd in 2011. Met een single audit wordt bedoeld een audit maar een keer wordt uitgevoerd. Dit betekent dat indien de audit wordt uitgevoerd door bijvoorbeeld CC/Interne audit de externe accountant kan steunen op de resultaten uit dit onderzoek en vice versa. Hiermee wordt voorkomen dat de organisatie extra wordt belast tijdens de controleperiode. Voor het proces personeelslasten zal een lijncontrole worden uitgevoerd. 3.4 Processen in de controle 2011: prioritering en aandachtspunten Het volgende schema geeft aan welke kritische processen worden getoetst in het kader van rechtmatigheid en reguliere IC 2011. Tabel 2. Overzicht te toetsen processen i.h.k.v. de Jaarrekening 2011 Rechtmatigheid en reguliere IC Risicoprofiel Code Onderzoeksonderwerpen: Controle 2011: Prioriteit* Lasten 2.1.1.1 Inkoop en Aanbesteding Rechtmatigheid en IC 1 2.1.1.2 Budgetoverheveling Rechtmatigheid en IC 1 2.1.1.3 Verplichtingen /facturen Rechtmatigheid en IC 1 2.1.1.4 Investeringen Rechtmatigheid en IC 1 2.1.1.5 Personeelslasten Rechtmatigheid en IC 2 2.1.1.6 Subsidie/bijdrageregelingen ASV Rechtmatigheid en IC 1 2.1.1.7 Bijdrages overig Rechtmatigheid en IC 3 2.1.1.8 Maandafsluiting Rechtmatigheid en IC 2 2.1.1.9 Nacalculatie investeringen Rechtmatigheid en IC 1 2.1.1.10 Vaste activa Rechtmatigheid en IC 1 2.1.1.11 Werkstromen Rechtmatigheid en IC 1 2.1.1.12 Gemeenschappelijke Regelingen Doelmatigheid/rechtmatigheid en IC 1 Baten 2.1.2.1 Subsidiebaten Rechtmatigheid en IC 2 2.1.2.2 Rechten/facturen Rechtmatigheid en IC 3 2.1.2.3 Baten overig Rechtmatigheid en IC 3 Doelmatigheid en Doeltreffendheid 2.4.1 Programmasturing m.b.t. wisselwerking exploitatie en investeringen Toetsing uitvoering Implementatieplan Kadernota * Risicoprofiel: 1: hoog risico, 2: midden risico, 3: laag risico Er is voor gekozen om de onderzoeksonderwerpen uit het controleplan 2010 te continueren in dit controleplan. Het overzicht is op basis van de ervaring opgedaan met deze onderzoeken in 2010 onderverdeeld naar baten en lasten en waar nodig aangepast en uitgebreid met nieuwe onderwerpen. Indien de wet- en regelgeving in de tussentijd is gewijzigd zullen de controlewerkinstructies hierop worden aangepast. Het volgende schema geeft de aandachtspunten binnen de hierboven benoemde kritische processen voor 2011. Deze punten zijn samengesteld op basis van de bevindingen uit het Pagina 6 van 14
accountantsverslag en management letter naar aanleiding van de controle van de accountant op de Jaarrekening 2009 en de onderwerpen uit het overzicht 100419 reactie managementletter 2009 versie 1.1. vanuit Delfland. Tabel 3. Overzicht van te toetsen processen en aandachtspunten in de controle op de Jaarrekening 2011 Bestuurlijk proces Kaderstelling en toezicht Planning & Control Besturing en beheersing Administratieve Organisatie/Interne Controle Ondersteunend proces Financieel Financiële administratie Inkoop Primaire proces Aandachtspunten: Heroverwegen investeringsprogramma Structureel sluitende Begroting Verbeteren kwaliteit P&C-producten BBVW-proof Opstellen/actualiseren AO-beschrijvingen en toetsen op volledigheid Toetsing (financiële) rechtmatigheid Aandachtspunten: Beheer vreemd vermogen: rentelasten Beoordelen financiële positie Borging in Gids meerjaren investeringsprogramma (inclusief verplichtingen) Aansluitingen sub- en grootboekadministratie Interne controle op o.a. memoriaalboekingen en salarisadministratie Naleving regels Europees Aanbesteden Naleving regels inhuur van derden Verbeteren inkoopdossiers Aandachtspunten: Implementeren projectmanagement en control Verbeteren kwaliteit bestuurlijke rapportages Tussentijdse informatievoorziening: invoeren fasedocumenten Verbeteren Planning/investeringsbegroting (begrotingsrechtmatigheid) Verbeteren dossiervorming investeringsprojecten Actualiseren HPW als gevolg van ingevoerde verbeterprocessen 3.5 Belangrijke data tussentijdse en Jaarrekeningcontrole. Afspraken betreffende de tussentijdse controle: De stafafdeling Concerncontrol/interne auditdienst zal op 1 november 2011 de uitgevoerde werkzaamheden conform het interne controleplan aanleveren. De accountantscontrole op deze uitgevoerde werkzaamheden en aanvullende werkzaamheden in het kader van de beroepsregels van de registeraccountants vindt primair plaats in september/oktober. Het verslag over de interim controle/management letter zal naar verwachting in november 2011 worden besproken met de Rekeningcommissie. Afspraken jaarrekeningcontrole De rapportage van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden zal na overleg met de stafafdeling in november plaatsvinden. Het accountantsrapport zal worden besproken met de rekeningcommissie. Pagina 7 van 14
Hoofdstuk 4 Planning controles 4.1 Planning In de planning wordt invulling gegeven aan de volgende hoofdprocessen: 1. Beleidsvorming IC en auditing: 2. Voorbereiden en uitvoeren van en rapporteren over IC en verbijzonderde onderzoeken; 3. AO-werkzaamheden. In Bijlage 3. Urenplanning controles 2011 is de urenverantwoording van deze hoofdprocessen weergegeven. De uren van het hoofdproces Voorbereiden en uitvoeren van en rapporteren over IC en verbijzonderde onderzoeken zijn onderverdeeld over de processen: Interne controles, verbijzonderde onderzoeken, voorafgaande toetsing en overige controles. In Bijlage 4. IC-planning 2011 is de IC-planning 2011 opgenomen. Hierin zijn de controles m.b.t. de uit te toetsen processen uit tabel 2 verdeeld over het kalenderjaar. 4.2 Uitgangspunten verdeling uren. De volgende uitgangspunten zijn gehanteerd bij de verdeling van de uren: 1. Het controleplan bevat de onderwerpen van de controle, de tijdsinschatting en in welk tijdvak de controle plaatsvindt. 2. De werkzaamheden in het kader van het controleplan 2011 worden verricht door het team Concerncontrol/Interne audit. De urenplanning in dit controleplan gaat uit van het aantal besteedbare uren binnen het team Concerncontrol/Interne audit (formatie 4 fte). Echter de werkelijke inzet zal voor 2011 maximaal 3 fte zijn. 3. Binnen de processen vindt prioriteitstelling plaats als gevolg van de beperkingen binnen de beschikbare capaciteit. De hoogste prioriteit binnen de processen hebben het uitvoeren van de IC, de voorafgaande toetsing van de bestuurlijke stukken en de spoedopdrachten. Daarnaast is een vast aantal uren voor het actualiseren van de AO toegezegd. De resterende tijd is beschikbaar voor het uitvoeren van de overige verbijzonderde onderzoeken. Overigens zijn aan de onderzoeksonderwerpen binnen de IC ook prioriteiten toegekend op basis van het te lopen (financiële) risico. 4. Voor de planning van de uren van de verbijzonderde onderzoeken is uitgegaan van de volgende onderverdeling: een klein onderzoek (advies) bedraagt gemiddeld 20 uur; een middelgroot onderzoek bedraagt 120 uur en een groot onderzoek 400 uur. Voor de voorafgaande toetsing van de bestuurlijke stukken wordt uitgegaan van gemiddeld 28 uren per maand. 5. Delfland beschikt over een goede beschrijving op hoofdlijnen van de primaire processen (KAM-model), maar geen specifiek handboek Administratieve Organisatie voor de secundaire functies. In dit kader is in 2010 besloten om de hoofdprocessen binnen Delfland te actualiseren. Bij het beschrijven van deze hoofdprocessen worden de rechtmatigheid, betrouwbaarheid en doelmatigheid in acht genomen. Het maakt het ook mogelijk om in de toekomst interne controles uit te voeren om te toetsen of de organisatie in control is en blijft. Ook in de planning van de besteedbare uren voor 2011 zijn de toegezegde uren voor de AO separaat inzichtelijk gemaakt. In Bijlage 3. Urenplanning controles 2011 is een overzicht opgenomen dat een wat meer gedetailleerd beeld geeft van de hoofdprocessen alle activiteiten op hoofdlijnen en de producten die daaruit voortvloeien. Pagina 8 van 14
BIJLAGE 1. Toetsingscriteria 1. Getrouwheid (getrouwe beeld van de jaarrekening) 1.1 Calculatiecriterium Is het bedrag van de financiële stroom, gelet op de bepalingen, namelijk; regelgeving, juist vastgesteld? 1.2 Valutacriterium Heeft de verantwoording op het juiste tijdstip plaatsgevonden? 1.3 Adresseringscriterium Is de financiële stroom naar je juiste persoon/instantie gegaan? 1.4 Volledigheidscriterium Zijn de inkomende financiële stromen volledig? 1.5 Aanvaardbaarheidscriterium Past een financiële beheershandeling binnen het kader van de activiteiten van de organisatie en is in relatie tot de prijs een aanvaarbare prestatie geleverd/tegenprestatie overeengekomen. 1.6 Leveringscriterium Is de overeengekomen tegenprestatie ontvangen / geleverd? 2. Rechtmatigheid 2.7 Begrotingscriterium Passen de lasten, baten en balansmutaties binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde begrotingskaders? 2.8 Voorwaardencriterium Zijn lasten, baten en balansmutaties gebaseerd op handelingen die voldoen aan in wet- en regelgeving gestelde voorwaarden A. Omschrijving doelgroep (Recht): doelgroep, aanvraagtermijn, accountantsverklaring benodigd, etc; B. Heffings- en declaratiegrondslag; (Hoogte): Normbedrag, berekeningen, grondslag C. Normbedragen (Hoogte) D. Aan te houden termijnen (Duur): looptijd, periode. E. Bevoegdheden F. Voeren van een administratie G. Verkrijgen van bewijsstukken Alleen op de aspecten recht, hoogte en duur vindt toetsing plaats 2.9 Misbruik en Oneigenlijk gebruikscriterium Wordt geen misbruik en oneigenlijk gebruik van financiële mogelijkheden gemaakt. Wat is het beleid omtrent M&O? Pagina 9 van 14
BIJLAGE 2. Interne Controle: processtappen Het interne controle proces kent over het algemeen de volgende stappen: 1. Voorbereiden IC De geplande interne controle wordt aangekondigd bij de te controleren afdeling en medewerking wordt gevraagd van de gecontroleerde voor de betrokken periode. De auditor maakt een controledossier aan voor de uit te voeren IC. Voorts wordt een korte risicoanalyse uitgevoerd ter bepaling van de reikwijdte en de omvang van de te controleren werkzaamheden. Een checklist wordt opgesteld. De relevante administratieve organisatie en checklisten worden gearchiveerd in het controledossier. 2. Uitvoering IC De auditor verzamelt informatie van de afdeling. De auditor toetst de informatie met de actuele administratieve organisatie (indien aanwezig), het beleid van Delfland en geldende wet- en regelgeving. De bevindingen worden vastgelegd in een concept controlememorandum. Indien noodzakelijk wordt er aanvullende informatie verzameld ten behoeve van het uitbreiden van de controle. Alle controle-informatie wordt gearchiveerd in het controledossier. 3. Accorderen conceptmemo Het conceptmemo wordt ter beoordeling rondgestuurd naar de teamleider van de afdeling, het sectorhoofd, teamleider Risicomanagement en concerncontroller. De afdeling zal binnen de gestelde termijn reactie geven op het conceptmemo. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt, wordt geacht dat men akkoord gaat met de inhoud van het conceptmemo. Een aangepaste versie wordt nogmaals ter beoordeling rondgestuurd met daarbij een kortere reactietermijn. Hierna vindt automatisch vaststelling plaats. Alle reacties worden gearchiveerd in het controledossier. 4. Plan van Aanpak De teamleider van de afdeling bestudeert de bevindingen en stelt in geval van verbeterpunten een plan van aanpak op. Per verbeterpunt wordt het plan van aanpak in het controlememo verwerkt. Het sectorhoofd ondertekent het controlememo met het plan van aanpak. Vervolgens ontvangt de interne controlefunctionaris het controlememo met het plan van aanpak. Het plan van aanpak wordt gearchiveerd in het controledossier. 5. Rapportage aan secretaris-directeur en het college van D&H Samenvattingen van de uitgevoerde interne controles (en eventueel de plannen van aanpak) worden samengevat en worden aangeboden aan de secretarisdirecteur en het college van D&H. 6. Relatie met de accountant De accountant beoordeelt jaarlijks tijdens de interim-controle in het najaar de (belangrijkste) processen binnen Delfland. Vervolgens voert de accountant aan het begin van het volgende jaar een jaarrekeningcontrole uit. Bij beide werkzaamheden maakt de accountant gebruik van de bevindingen en aanbevelingen uit de controles en rapportages van het team risicomanagement. 7. Management Letter De accountant legt zijn bevindingen van de interim-controle vast in de Management Letter. Per bevinding staat vermeld welke risico s Delfland loopt en welke aanbevelingen de accountant doet om de situatie te verbeteren. Deze aanbevelingen worden voor zover van toepassing door de Auditor meegenomen bij de reguliere IC. De aanbevelingen van de accountant kunnen ook leiden tot extra controles. Pagina 10 van 14
8. Accountantsverslag De accountant brengt na de jaarrekeningcontrole een accountantsverslag uit. Bevindingen en aanbevelingen in het accountantsverslag worden op dezelfde wijze door team risicomanagement meegenomen bij de reguliere IC als de bevindingen en aanbevelingen in de Management Letter. Pagina 11 van 14
BIJLAGE 3. Urenplanning controles 2011 URENVERANTWOORDING PER ONDERDEEL 2011 Totaal Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 1. Beleidsvorming IC en audits 740 40 0 98 116 86 88 75 41 43 47 56 50 2. Uitvoeren IC en rechtmatigheidcontroles 4.592 386 443 379 282 343 373 355 387 431 415 413 385 2.1 Interne controles (IC) 1.716 126 184 192 108 182 100 144 138 148 172 154 68 2.2 Verbijzonderde onderzoeken 2.145 232 231 114 146 23 245 183 221 145 215 231 159 2.3 Voorafgaande toetsing 356 28 28 28 28 28 28 28 28 28 28 28 48 2.4 Overige controles 375 0 0 45 0 110 0 0 0 110 0 0 110 Subtotaal uren 3. AO-werkzaamheden 588 0 28 32 56 64 56 64 64 56 64 56 48 5.332 5.920 426 471 509 454 493 517 494 492 530 526 525 483 Totaal uren 5.920 * Inclusief uren 1 e IC-rapportage over de periode januari t/m september in oktober 2010. Pagina 12 van 14
BIJLAGE 4. IC-planning 2011 2011 jan-jun Nr Q1 Q1 Q1 Q1 Q1 Q1 Q1 Q1 Q1 Q1 Q1 Q1 Q2 Q2 Q2 Q2 Q2 Q2 Q2 Q2 Q2 Q2 Q2 Q2 Q2 Q2 IC 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 LASTEN Inkoop & Aanbesteden 2.1.1.1 8 2 14 10 8 8 6 2 20 2 40 16 10 2 Budgetoverhevelingen 2.1.1.2 6 2 16 16 6 2 Verplichtingen/facturen 2.1.1.3 8 4 32 32 6 2 Investeringen 2.11.4 16 2 14 10 8 8 6 2 16 2 24 16 10 2 Personeelslasten 2.1.1.5 6 16 16 4 2 2 16 2 24 16 4 4 2 Bijdrageregelingen ASV 2.1.1.6 Bijdrages overig 2.1.1.7 20 2 40 16 10 2 Maandafsluiting 2.1.1.8 8 2 24 16 6 8 2 24 16 6 Nacalculcatie investeringen 2.1.1.9 Vaste activa 2.1.1.10 16 2 24 16 10 2 Werkstromen 2.1.1.11 Gemeenschap Regelingen 2.1.1.12 18 4 40 16 6 2 Overige lasten IC-rapportage * BATEN IC 4Q 2010 Subsidiebaten 2.1.2.1 8 2 16 Rechten/facturen 2.1.2.2 Overige baten, exclu RBG 2.1.2.3 JAARREKENING Geplande uren 24 12 32 58 50 44 46 44 18 60 44 46 24 30 4 56 18 34 34 26 30 58 34 14 34 18 22 IC 2011 Pagina 13 van 14
2011 jul-dec Q3 Q3 Q3 Q3 Q3 Q3 Q3 Q3 Q3 Q3 Q3 Q3 Q4 Q4 Q4 Q4 Q4 Q4 Q4 Q4 Q4 Q4 Q4 Q4 Q4 Q4 2011 IC 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 TOT LASTEN Inkoop & Aanbesteden 2.1.1.1 20 2 40 16 10 2 238 Budgetoverhevelingen 2.1.1.2 16 2 24 16 8 2 116 Verplichtingen/Facturen 2.1.1.3 10 4 24 16 8 2 148 Investeringen 2.11.4 16 2 24 16 10 2 206 Personeelslasten 2.1.1.5 16 2 24 16 4 4 2 182 Bijdrageregelingen ASV 2.1.1.6 16 2 24 16 6 2 66 Bijdrages overig 2.1.1.7 20 2 40 16 10 2 180 Maandafsluiting 2.1.1.8 8 2 24 16 6 168 Nacalculcatie investeringen 2.1.1.9 16 2 16 8 8 2 52 Vaste activa 2.1.1.10 70 Werkstromen 2.1.1.11 16 2 24 16 8 2 68 Gemeenschap Regelingen 2.1.1.12 86 Overige lasten 0 IC-rapportage * 24 10 34 BATEN Subsidiebaten 2.1.2.1 16 8 2 52 Rechten/Facturen 2.1.2.2 8 2 16 16 6 2 50 Overige baten, exclu RBG 2.1.2.3 0 JAARREKENING 0 Geplande uren 42 14 66 34 40 20 36 8 50 48 28 22 64 36 52 20 46 38 12 42 16 18 4 24 16 6 1716 Pagina 14 van 14