Procedure Erasmus+ 2014-2016 ons kenmerk Erasmus+ Beurzenprogramma contactpersoon Klaartje Gosens datum Maart 2015 telefoon (088) 525 80 01 onderwerp Procedure Erasmus+ 2014-2016 e-mail internationaloffice@avans.nl van International Office Erasmus+ Beurs voor Studie of Stage De Erasmus+ beurzen voor Studie en Stage zijn bedoeld als tegemoetkoming in de extra mobiliteitsuitgaven van de student, te weten: verzekering, eventueel de hogere kosten van levensonderhoud in het gastland en andere extra bijkomende kosten. 1. Toekenning De Erasmusbeurs mag worden toegekend als: De student voor een studie of stage naar één van de deelnemende landen gaat; de periode in het buitenland ligt tussen 1 juni 2014 en 31 mei 2016; de student voor minimaal 2 (stage) of 3 (studie) en maximaal 12 maanden in het buitenland verblijft; de student moet ingeschreven staan bij Avans Hogeschool en een opleiding volgen die wordt afgesloten met een erkend hoger onderwijsdiploma (getuigenschrift); de student zal tijdens de periode in het buitenland het reguliere collegegeld aan Avans Hogeschool blijven betalen en ingeschreven blijven staan bij Avans Hogeschool; bij STUDIE: de beurs wordt slechts toegekend aan studenten die hun eerste studiejaar met goed gevolg hebben afgerond; dat wil zeggen, ze moeten tenminste in het tweede jaar zijn ingeschreven en daadwerkelijk met hun tweede jaar gestart zijn; bij STAGE: de beurs wordt toegekend voor een fulltime stage, tussen de 36 en 40 uur per week; de student woont gedurende de gehele Erasmus+ periode daadwerkelijk ook in het gastland; dus in het geval van België of Duitsland: de student moet er daadwerkelijk wonen en niet elke dag heen en weer rijden; voor studie is er een bilaterale overeenkomst nodig tussen de thuisinstelling en de ontvangende organisatie. De Erasmuscontactpersoon van je academie weten met welke buitenlandse instellingen de academie uitwisselingsovereenkomsten heeft afgesloten; voor stage-uitwisseling is er geen bilaterale overeenkomst nodig, er is wel een bilaterale overeenkomst vereist als de ontvangende organisatie een hoger onderwijsinstelling is; de student kan niet naar het eigen thuisland; dus bijv. Duitsers kunnen niet naar Duitsland, Fransen niet naar Frankrijk. Een verblijf in het eigen land biedt geen culturele meerwaarde die Erasmus+ wel als voorwaarde voor de uitwisseling stelt; de student heeft uitsluitend recht op een stage Erasmus+ beurs als hij/zij van het stagebedrijf géén stagevergoeding, of slechts een kleine vergoeding, minder dan 299 per maand krijgt. Krijgt de student een stagevergoeding van meer dan 299 per maand, dan komt de student niet in aanmerking voor een beurs. 1
1.1 Non EU studenten Het Erasmus+ programma staat open voor personen met een niet EU nationaliteit. Bijv. Een Chinese Avans student die naar Frankrijk gaat voor een studie of een stage kan ook een Erasmus+ aanvraag indienen. 1.2 Selectie bij meer interesse voor een gastinstelling dan er contactueel is vastgelegd In het geval de interesse van studenten om naar bepaalde gastinstelling te gaan groter is dan er in het Erasmus+ contract is vastgelegd, zal de academie die eigenaar is van het contract op basis van haar eigen selectiecriteria bepalen welke studenten voor een Erasmus+ periode bij de betreffende gastinstelling in aanmerking komen. 2. Veelvoudige Erasmusperiodes Een student kan per cyclus (bachelor of master) maximaal 12 maanden op uitwisseling, ongeacht aantal en soort (studie/stage). De 12 maanden per cyclus kan bijvoorbeeld bestaan uit: twee keer 3 maanden studie (= 6 maanden) en drie stages van 2 maanden (= 6 maanden). Een studieperiode van 6 maanden en een stageperiode van 6 maanden. Een stage van 12 maanden. NB: Eerdere mobiliteitsperiodes onder het Erasmus Leven Lang Leren Programma tellen mee voor de 12 maanden per cyclus. Eerdere mobiliteitsperiodes onder Leonardo da Vinci tellen niet mee. 3. Voorlopig en definitief beursbedrag Het voorlopig toe te kennen Erasmus+ beursbedrag wordt op basis van het aantal geplande verblijfsdagen in het buitenland zoals door de student wordt aangegeven in de Grant Agreement berekend. Pas bij de afronding van de Erasmus+ periode, als de student aan alle administratieve verplichtingen van het Erasmus+ programma heeft voldaan wordt op basis van de dan bekende gegevens door International Office een definitief beursbedrag vastgesteld. Mocht achteraf blijken dat de door de student verstrekte gegevens onjuist zijn dan kan alsnog de beurs aangepast worden en eventueel te veel betaalde beursbedragen door Avans teruggevorderd worden. 2
Er wordt met dagbedragen gerekend: Groep STUDIE dagbedrag in STAGE dagbedrag in Groep 1 - hoge kosten 9 13 Groep 2 middelhoge kosten 7 11 Groep 3 lage kosten 5 9 Voor de Europese Commissie is een maand altijd 30 dagen is (ongeacht of het februari, maart of april is) zijn de maandbedragen bij de bovenstaande dagbedragen: dagbedrag x 30. De periode wordt berekend van start- t/m einddatum, dat wil zeggen het exact aantal dagen inclusief de einddatum. 4. Verlenging periode De verblijfsperiode van een student kan gedurende het verblijf verlengd worden mits voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: de afspraken met betrekking tot verlenging van een Erasmus+ periode dienen tenminste 1 maand voor afloop van de, in eerste instantie, vastgestelde periode gemaakt te worden; in het Learning Agreement dient bij de During Mobility het aangepaste studieprogramma te worden ingevuld; de verblijfsperiode in het buitenland met de Erasmus+ status, inclusief de verlenging, mag de 12 maanden niet overschrijden en mag niet later eindigen dan 31 mei 2016; de verlenging moet direct aansluiten op de oorspronkelijke Erasmus+ periode; de twee aaneengesloten periodes mogen bij twee verschillende instellingen zijn, mits de betrokken academie met beide instellingen een uitwisselingsovereenkomst heeft afgesloten. 5. Deelnemende landen Mobiliteit kan plaatsvinden tussen de volgende landen: De 28 lidstaten van de Europese Unie: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Kroatië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, (Nederland), Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk, Zweden; De7 niet Europese Unie programmalanden: Voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Turkije. 6. Deadline Ieder studiejaar wordt de deadline voor het aanvragen van een Erasmus+ beurs vastgesteld op: 30 juni : voor aanvragen semester 1 (vanaf 1 april) 30 november : voor aanvragen semester 2 (vanaf 1 oktober) De startdatum voor het eerst semester is 1 augustus en voor het tweede semester is 1 januari. 7. Aanvraag indienen De aanvraag wordt door middel van een Grant Agreement online via Formdesk ingevuld, daarna uitgeprint en ondertekend door de betreffende partijen Alle informatie / documenten vind je: studentinfo.avans.nl / studie en stage in het buitenland / Beursprogramma Erasmus+ / Meld je aan. De student kan vóór de deadline een aanvraag indienen door de twee formulieren volledig ingevuld én ondertekend (incl. stempels) aan te leveren bij het International Office: internationaloffice@avans.nl 3
1. Een compleet ingevulde en ondertekende Grant agreement >> deze agreement moet worden geaccordeerd door de eigen buitenland/ Erasmus+coördinator en van jouw academie. 2. Een compleet ingevulde en ondertekende Learning Agreement BEFORE >> deze agreement moet worden geaccordeerd door de eigen buitenland/erasmuscoördinator van Avans Hogeschool en door de gastinstelling (Studie) of het stagebedrijf (Stage), 3. Mobility online invullen; https://mobility.avans.nl. Van deze inschrijving moeten de studenten een print screen per mail toesturen. LET OP! Na je aanmelding ontvang je een mail vanuit het Online Linguistic Support (OLS) Dit is een taaltoets die je verplicht voor vertrek en na afronding in moet vullen. De Europese Unie wil hiermee kijken welke ontwikkeling de studenten in hun taal maken tijdens de buitenland periode. Hier ontvang je automatisch een mail vanuit de. Daarna kun je aanvragen om tijdens je verblijft in het buitenland gebruik te maken van een online taalcursus. 8. Aanvraag = niet automatisch een beurs! Als een student een beurs aanvraagt, is het niet automatisch zo dat er ook daadwerkelijk een Erasmus+ beurs toegekend gaat worden. Het budget dat jaarlijks door de Nuffic aan Avans wordt toegekend, stijgt helaas niet evenredig mee het aantal aanvragen. Het International Office kan daarom helaas geen garanties voor beurzen geven, ook al dient een student de aanvraag in (ruim) vóór de gestelde deadline. 9. Uitbetaling van de beurs De uitbetaling van de beurs wordt gedaan in twee delen: 1. De eerste uitbetaling (voorschot) is 70% van het totale voorlopige beursbedrag. 2. De tweede uitbetaling (nabetaling) is de overige 30% van het totale beursbedrag. De uitbetaling van het voorschot van 70% zal gedaan worden vóór vertrek van de student. Dit betekent: bij vertrek in september : eind augustus bij vertrek in januari : eind december 10. Afronden beurs De uitbetaling van de overige 30% zal pas worden gedaan nadat de student het overige Erasmus+ formulier heeft aangeleverd bij het International Office en de twee online formuliere heeft ingevuld. En het dossier na controle volledig en akkoord is bevonden. Alle informatie / documenten vind je: studentinfo.avans.nl / studie en stage in het buitenland / Beursprogramma Erasmus+ / Terug uit het buitenland. De student kan zijn/haar dossier afronden door het overige formulier volledig ingevuld én ondertekend (incl. stempels) aan te leveren bij het International Office: internationaloffice@avans.nl 1. Een compleet ingevulde en ondertekende Learning Agreement AFTER >> deze agreement moet worden geaccordeerd door de eigen buitenland/ Erasmus+coördinator van Avans Hogeschool en door de gastinstelling (Studie) of het stagebedrijf (Stage), 2. Een compleet online ingevuld Participant Report: >> De student ontvangt automatisch een bericht vanuit de Mobility Tool met het verzoek het verslag in te vullen. 1. Online Linguistic Support (OLS) online invullen. Dit is een taaltoets die voor vertrek en 4
na afronding ingevuld moet worden. Europese Unie wil hiermee kijken welke ontwikkeling de studenten in hun taal maken tijdens de buitenland periode. Ook hier ontvang je automatisch een mail vanuit de Mobility Tool. LET OP! De deadline voor de student voor het voltooien van zijn/haar dossier is 6 weken na beëindiging van de Erasmus+ studie- of stageperiode. 11. Procedure Tot aan de deadline worden er geen toezeggingen gedaan; na het verstrijken van de deadline wordt bekeken door het International Office hoeveel (volledige!) aanvragen er zijn ontvangen; als het aantal ontvangen aanvragen binnen het budget valt, dan kunnen alle aanvragen worden gehonoreerd; als er teveel aanvragen zijn ontvangen, dan wordt er na de deadline een loting gedaan; De loting bestaat uit twee delen: - 1 e loting: om te bepalen wie de beurs krijgt toegekend. Na deze loting worden de afvallers op een wachtlijst geplaatst; - 2 e loting: hiermee wordt onder de afvallers geloot voor de volgorde van de wachtlijst (er wordt een ranking aangegeven); binnen twee week na de deadline(s) wordt gecommuniceerd wie wel/geen beurs krijgt toegekend. Als studenten de beurs niet krijgen toegekend (en afhankelijk zijn van deze beurs), kunnen zij uiteindelijk zelf beslissen of ze alsnog naar het buitenland gaan zonder beurs of ze toch hun studie/stage. 12. Terugvorderen van Erasmus beurs Eén van de verplichtingen die de student met het indienen van de Erasmusformulieren betreft de gehele of gedeeltelijke terugbetaling van het uitbetaalde beursbedrag door de student, indien deze toerekenbaar tekort is gekomen in de nakoming van de voorwaarden uit de overeenkomst. Voorbeelden hiervan zijn onjuist ingevulde begin- en einddatum van de Erasmus+ periode, of het verzwijgen van een stagevergoeding die groter is dan 299 per maand. Er zijn ook niet toerekenbare tekortkomingen mogelijk. Er is in ieder geval geen toerekenbare tekortkoming indien er sprake is van zodanige omstandigheden dat in redelijkheid niet van de student verwacht kan worden dat hij/zij het verblijf in het buitenland zal voortzetten en indien deze omstandigheden bovendien aan de contactpersoon van de thuisinstelling zijn gemeld en door zowel de instelling als de Nuffic (schriftelijk) zijn aanvaard. 13. Studenten met een Functie Beperking Studenten die door een functie beperking specifieke onderwijs ondersteuning nodig hebben, kunnen eventueel een aanvullende subsidie toegekend krijgen die hoger is dan het individuele beursbedrag, mits deze extra kosten niet uit andere fondsen gefinancierd kunnen word. 5
6
7