E-crown Communicatieplatform - Gebruikershandleiding Inhoud 1. Wordpress multisite 2. Content beheer a. Content types b. Speciale content c. Publiceren, wachtend op review en concept d. Content sorteren e. Content categorieën en tags f. Content distribueren / broadcasten 3. Pagina beheer 4. Gebruikersbeheer (enkel voor beheerders of superadmins) a. Gebruikersrollen b. Gebruikers rechten c. Gebruikersrollen toevoegen
2 1. Wordpress multisite Voor de opzet van het E-crown communicatie platform maken wij gebruik van het content management systeem Wordpress. Deze kan gebruikt worden voor individuele sites en voor multisites. In dit geval hebben wij de multisite geïnstalleerd. Dit houdt in dat we een netwerk creëren van verschillende websites die beheerd worden vanop een gemeenschappelijk platform. We zullen dan enerzijds het E- crown dashboard hebben waar we gemeenschappelijke content aanmaken en kunnen distribueren. En anderzijds voor elke website in het netwerk een individueel dashboard waar website specifieke content wordt aangemaakt. Naar gelang de instelling van de gebruikersrollen zal er kunnen geswitcht worden tussen het E-crown dashboard en de verschillende individuele sites.
2. Content beheer a. Content types In Wordpress maken we gebruik van content types om verschillende soorten content toe te voegen op een correcte manier. Deze worden individueel aangemaakt en verzameld op één locatie (per type) binnen het dashboard, wij zorgen er dan op ons beurt voor dat deze op de juiste locatie terechtkomen op de website. In het dashboard zijn deze eenvoudig terug te vinden in de linker menu (zie screenshot). 3 We kunnen content toevoegen door naar het gewenste content type te gaan en op de knop voeg toe te klikken die zich in het submenu bevind en bovenaan de pagina.
4 b. Speciale content Beelden Alle gebruikte afbeelding worden in een standaard Wordpress installatie verzameld in de media bibliotheek en je kan hier ook een hele hoop beelden tegelijkertijd uploaden om ze nadien in eender welk content type eenvoudig te selecteren uit deze bibliotheek. Dit geldt voor elke individuele website. Wanneer we beelden willen uploaden in het E-crown platform om ze vervolgens te distribueren naar meerdere sites binnen het netwerk, gaan we niet meer via het Media-menu werken maar via het content type Beelden. Van hieruit kunnen we per beeld toestaan op welke site dit gebruikt kan worden. Conclusie: Media is een zeer handige tool maar gaan we enkel gebruiken op individuele sites en niet het E-crown platform. Cijfers & index tabellen Standaard worden tabellen niet voorzien in een Wordpress tekst editor maar, aangezien dit nodig zal zijn voor het content type cijfers & indexen, hebben we hier een uitbereiding op voorzien. Deze is terug te vinden door op het meest rechtse icoon te klikken van de tekst editor.
Publicatie-en vervaldatum De publicatiedatum wordt voor elk bericht automatisch opgeslagen in Wordpress. Deze kan je per bericht bekijken in de rechter menu balk onder het blok Publiceren. Voor sommige content types is er ook een vervaldatum voorzien. Dit is geen verplicht invult veld, dus als we dit leeglaten zal er ook geen vervaldatum op het bericht staan. Vanaf we een datum meegeven, zal het bericht van alle website waarop het gepubliceerd staat verdwijnen. Het zal nog wel blijven staan in het dashboard maar de zichtbaarheid zal na deze datum wijzigen naar privé (enkel zichtbaar voor admins en de auteur indien ingelogd). 5
6 c. Publiceren, wachtend op review en concept Er zijn drie statussen waarin een nieuw/bestaand bericht zich kan bevinden. 1. Wanneer we een nieuw bericht toevoegen zal dit standaard een concept zijn. Wensen we hier later aan verder te werken kunnen we opteren om dit op te slaan als een concept. 2. Zijn we zeker van het resultaat kunnen we dit ook rechtstreeks publiceren. Om te publiceren hebben we de keuze om dit direct te publiceren of op een later tijdstip. En of het zichtbaar is voor iedereen of privé (enkel beheerders, redacteurs en auteurs die ingelogd zijn). 3. Afhankelijk van de gebruikers rollen kunnen we ook de optie kiezen (beheerders, redacteurs) om het bericht op te slaan met de status wachtend op review. Er kan dus ook voor beperkte redacteurs en/of auteurs opgelegd worden dat publiceren niet mogelijk is en dat zij enkel op wachtend voor review kunnen klikken totdat een bevoegd persoon dit bericht goedgekeurd heeft en op zijn beurt wel publiceerd.
d. Content sorteren Per content type kunnen we de aangemaakte items van plaats wijzigen. Op het E-crown platform is dit van weinig belang (omdat dit geen website op zich is) maar op de individuele sites kan dit wel handig zijn om items te sorteren naar bv. belangrijkheid. Elk content type heeft een submenu item Re-order waar we d.m.v. het verslepen van deze items een nieuwe volgorde kunnen bepalen. Als we op de update-knop klikken zal deze volgorde bewaard worden. 7
8 e. Content categorieën en tags Zoals eerder vermeld werken we in Wordpress met content types. Dit is een vorm van berichten sorteren naar hun structurele vorm. Daarnaast bieden we ook de mogelijkheid om te sorteren op Categorieën inhoud. Dit word mogelijk door elk bericht een categorie en/of tags mee te geven. Categorieën zijn al vast gelegd in het systeem maar zijn ook uit te bereiden. Deze bestaan op platform niveau en op de individuele websites, nl.: algemeen verzekeren pensioen sparen beleggen kredieten Om categorieën toe te wijzen aan een nieuw/bestaand item(bericht), gaan we naar de rechter menu kijken in het dashboard bij een specifiek item waar een oplijsting staat van alle categorieën. Het volstaat om één of meerdere categorieën gewoon aan te vinken. Om een nieuwe categorie toe te voegen klikken we op de onderstaande knop + Nieuwe categorie toevoegen. N.B. Vanaf we een bericht met een nieuwe categorie distribueren naar andere sites zal deze categorie automatisch geregistreerd worden in die sites. We moeten die dus niet op elke site individueel toevoegen.
Tags / taxonomies Tags, ook wel taxonomies genoemd, zijn iets uitgebreider dan de categorieën. Momenteel zijn er 3 hoofdtags aangemaakt, m.n. Uitgever, Afdeling en Domein. Deze hoofdtags worden in de programmeer code vastgelegd dus zullen door ons aangemaakt worden. Alles dat daaronder valt, kan heel eenvoudig via de Wordpress uitgebreid worden. Om tags aan een bericht te koppelen gaan we op dezelfde manier te werk als bij de categorieën, namelijk in de rechterbalk van een nieuw/bestaand bericht. Je kan tags op dezelfde manier toevoegen en aanvinken. N.B. Vanaf we een bericht met een nieuwe tag(s) distribueren naar andere sites zal deze tag(s) automatisch geregistreerd worden in die sites. We moeten die dus niet op elke site individueel toevoegen. 9
10 f. Content distribueren / broadcasten Het hoofddoel van dit communicatie platform is dat we gemeenschappelijke content kunnen creëren en verspreiden over de verschillende websites binnen dit netwerk. Distributie of broadcasting is een functie die enkel kan uitgevoerd worden door beheerders. In elk bericht staat er helemaal onderaan in de rechter menu balk een blokje Broadcast. hierin kunnen we bepalen naar welke website(s) we dit specifiek bericht gaan rondsturen. We hebben drie manieren om dit te doen: 1. Door Koppel dit bericht aan zijn subitems aan of af te vinken. Als deze optie is aangevinkt wil dit zeggen dat dit bericht gesynchroniseerd is met zijn gekopieerde versies op de andere sites. Dit wil zeggen dat als er een tekst, categorie of tag wijziging binnen dit bericht gebeurt, deze aanpassing doorgevoerd zal worden naar alle kopieën. Indien deze optie is afgevinkt, kan dit bericht individueel aanpast worden zonder de wijzigingen worden overgenomen op andere sites waar dit bericht naar gestuurd is. 2. Door Taxonomies aan of af te vinken. Als deze optie is aangevinkt, worden categorieën en tags meegegeven met dit bericht. Indien afgevinkt worden ze niet meegegeven. Het is dus aan te raden dat deze optie altijd aangevinkt is. 3. En door de gewenste website(s) aan te vinken daar waar dit bericht gedistribueerd moet worden. Deze lijst zal verschillen naar gelang de beheersrechten van de ingelogde persoon.
3. Pagina beheer Voor fase 2 11
12 4. Gebruikersbeheer (enkel voor beheerders of superadmins) Het gebruikersbeheer geeft ons de mogelijkheid om verschillende gebruikers verschillende rechten te geven op verschillende websites. Aanpassingen hierbij kunnen enkel gebeuren op beheerders-en superadmin niveau. a. Gebruikersrollen Standaard heeft Wordpress vijf gebruikersrollen, maar er komt nog één superrol bij in het geval van een multisite: superadmin, beheerder, redacteur, auteur, schrijver en abonnee. De superadmin heeft alle rechten over het volledige netwerk, dit zal enkel nodig zijn voor technische ondersteuning en algemene coördinatie. Dit is de enige rol die niet aangepast zal worden. Gebruiksrollen en hun rechten zijn website specifiek, dit wil zeggen dat de beheerders van elke website vrij zijn om hun gebruikersrollen op hun manier in te delen. Ook op het E-crown portaal zullen specifieke rollen ingesteld kunnen worden (dit kan enkel door de superadmin). Om gebruikers toe te voegen gaan we in het Wordpress dashboard in de linker menu naar Gebruikers. In het submenu Alle gebruikers zien we een overzicht van de gebruikers die al toegevoegd zijn waar we tegelijkertijd een nieuwe of bestaande (door de superadmin aangemaakte) gebruiker kunnen toevoegen. Voor de bestaande gebruikers zoeken we ze op naam en geven we een rol mee, voor de nieuwe gebruikers, geven we ze een gebruikersnaam(valt niet meer te wijzigen) en een rol mee, en geven we hun email-adres in om deze gebruiker zelf een wachtwoord te laten ingeven.
b. Gebruikers rechten Om aan een gebruikersrol rechten toe te kennen gaan we in het Wordpress dashboard in de linker menu naar Gebruikers en vervolgens naar het submenu Capabilities. Hier zien we een overzicht van alle content types en geavanceerde instellingen. Voorlopig behouden we de geavanceerde instellingen(in het rood gemarkeerd) enkel voor de beheerders. (De berichten staan hier ook in het rood omdat deze niet gebruikt worden in dit systeem.) De pagina s en categorieën zijn in theorie ook enkel voor de beheerders maar dit is nog niet geheel duidelijk 13 Rechts bovenaan kiezen we eerst de rol die we willen aanpassen en klikken op de knop change om dit door te voeren. Voor elk content type kunnen we per gebruikersrol een aantal regels bepalen: edit: kan enkel eigen concepten wijzigen. edit others: kan ook items wijzigen die door anderen gepubliceerd zijn. Publish: kan nieuwe items aanmaken. Indien niet aangevinkt kan deze gebruiker ook items aanmaken maar deze zullen dan de status wachtend op review meekrijgen. Edit published: kan enkel eigen gepubliceerde items wijzigen. Edit private: kan items die de status private gekregen hebben wijzigen. delete: kan enkel eigen concepten verwijderen. delete others: kan ook items verwijderen die door anderen gepubliceerd zijn. Delete published: kan enkel eigen gepubliceerde items verwijderen. Delete private: kan items die de status private gekregen hebben verwijderen. Read private: kan items die de status private gekregen hebben lezen. Helemaal onderaan de pagina op de knop Save changes klikken om deze wijzigingen door te voeren.
14 c. Gebruikersrollen toevoegen Op dezelfde locatie als gebruikersrechten kunnen we ook aangepaste rollen toevoegen. Bijvoorbeeld Beelden manager die enkel het content type Beelden kan zien en beheren. We kunnen dit doen door in de rechter menu in het blok Create New Role een nieuwe rol aan te maken. Klik op Create om te bevestigen. Nu kunnen we de juiste rechten beginnen aanvinken.