ALGEMENE VOORWAARDEN Artikel 1: Doel en juridische waarde Deze algemene voorwaarden stellen het vastleggen van de deelnamemodaliteiten voor de exposanten op de professionele beurzen die georganiseerd worden door CPE Exhibition, tot doel. Elke eventuele betwisting tussen de deelnemers enerzijds en de organisatoren van het salon anderzijds, wordt voor het Tribunaal van Nijvel gebracht, dat als enige bekwaam is zich mits spoedakkoord uit te drukken tegenover de partijen. Van toepassing hierbij is Belgische wetgeving. Artikel 2: Officiële toelating De organisatoren behouden het recht om op elk ogenblik het verzoek tot deelname te weigeren zonder hun beweegredenen te moeten meedelen. Zulke eventuele weigering brengt, naast de terugbetaling van eventuele voorschotten, geen enkele geldelijke verplichting met zich mee en kan NIET leiden tot de uitbetaling van schadevergoedingen. Artikel 3: Algemene verplichting van de deelnemers Firma s of rechtspersonen die op het salon een stand wensen te houden, zijn verplicht een «inschrijvingsformulier» in te vullen, dat beschikbaar is op de website van het desbetreffende salon. Vanaf het ogenblik dat dit inschrijvingsformulier ondertekend bezorgd is aan de organisatoren, is het definitief bindend voor de onderschrijvende partij en wordt deze laatste verondersteld de hier opgesomde voorwaarden onvoorwaardelijk en volledig te aanvaarden. Elke inbreuk erop leidt tot onmiddellijke uitsluiting van de deelnemer die zich eraan schuldig heeft gemaakt. Bovendien kan de uitgesloten deelnemer in zulk geval geen aanspraak maken op een terugbetaling van eventueel betaalde voorschotten, noch op een schadevergoeding onder welke vorm dan ook. Een door hem ondertekend inschrijvingsformulier verplicht de exposant er toe zijn stand te bezetten voor de volledige duurtijd van het evenement. Geen enkele stand mag gedeeltelijk of volledig gedemonteerd worden vooraleer de deuren van het salon officiëel en definitief gesloten zijn voor het publiek. Indien de exposant afziet van de bezetting van zijn stand, houden de organisatoren het recht te beschikken over de vrijgekomen ruimte, waarbij de (nalatige) exposant geen enkel recht heeft aanspraak te maken op terugbetalingen of schadevergoedingen van welke aard ook. Een exposant die op deze manier afstand doet van de gereserveerde zone en van zijn rechten als exposant, blijft gebonden aan een betalingsverplichting van het integrale bedrag dat tegenover de gereserveerde oppervlakte staat, mogelijk vermeerderd met de door hem geboekte reeds geleverde bijkomende diensten. 1
Evenwel, bij annulatie tot ten laatste 1 maand voor de startdatum van het evenement, wordt de exposant slechts aan de betaling van 30% van het verschuldigde totaalbedrag gehouden en wordt hij vrijgesteld van de betaling van de overige 70%. In dit geval betalen de organisatoren het verschil tussen eventueel betaalde bedragen en het aangepaste verschuldigde bedrag terug aan de exposant. Elk verzoek tot annulatie van de gereserveerde stand dient per aangetekend schrijven overgemaakt te worden aan de N.V CPE Exhibition om in rekeningschap gebracht te kunnen worden. Onderverhuur of het afstaan aan een derde van de gehele stand of een deel van de stand, onder welke vorm dan ook, zelfs gratis, is verboden hetzij voorafgaandelijk een geschreven goedkeuring van de organisatoren werd bekomen. Artikel 4 : Betalingsmodaliteiten De betalingen die voortkomen uit de reservaties gemaakt via het inschrijvingsformulier, dienen te geschieden binnen een vervaltermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur, met uitzondering van facturen die verzonden worden binnen de termijn van 30 dagen VOOR de aanvangsdatum van het evenement. In het laatste geval is onmiddellijke betaling van de factuur vereist. D.w.z. dat het volledige bedrag dat verbonden is aan het inschrijvingsformulier overgemaakt dient te zijn aan de organisatoren VOOR aanvang van het evenement. De kosten voor eventuele supplementaire diensten of onderdelen die besteld worden via de technische handleiding (zie verder) dienen betaald te worden bij ontvangst van de factuur. Eventuele bijbestellingen tijdens het salon zelf, dienen ter plaatse betaald te worden. Een factuur voor deze bijkomende bestellingen wordt opgemaakt en bezorgd na afloop van het salon. Alle aan de organisatoren verschuldigde bedragen dienen in EURO overgemaakt te worden aan de N.V. CPE Exhibition. Elke betaling dient voorzien te zijn van een vermelding van een klantnummer, een factuurnummer en de naam van het salon. Elke achterstal in betaling leidt van rechtswege tot de aanrekening van intresten gelijk aan 12% per jaar op het verschuldigde bedrag, en dit zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling. Bovendien zal elk verschuldigd bedrag dat niet overgemaakt is binnen de aangegeven vervaldatum, vermeerderd worden met een forfaitaire vergoeding gelijk aan 12% van het verschuldigde bedrag. Bij uitblijven van betaling binnen de vervaltermijn, behouden de organisatoren zich het recht over de gereserveerde stand te beschikken, waarbij de nalatige exposant alsnog de aanvankelijk verschuldigde bedragen dient over te maken aan de NV CPE. Betwistingen omtrent de facturatie dienen te gebeuren per aangetekend schrijven binnen de 15 dagen na verzendingsdatum van de factuur om in aanmerking genomen te kunnen worden. 2
Artikel 5 : Standen en inrichting ervan De toewijzing van de standen gebeurt door CPE Exhibition, al dan niet in samenspraak met de exposant, indien deze laatste dit wenst. De definitieve toewijzing van de stand gebeurt pas na ontvangst van betaling van de facturen binnen de termijnen beschreven in artikel-4. De organisatoren behouden zich het recht op elk ogenblik, zonder zich te moeten rechtvaardigen en zonder dat een schadevergoeding kan geëist worden, over te gaan tot een heropdeling van de standen wanneer dit in het algemeen belang is van het salon De exposanten kunnen de ruimte binnen hun stand inrichten naar believen, op voorwaarde dat zij geen hinder veroorzaken aan hun buren-standhouders en dat zij de algemene esthetiek van het salon vrijwaren (bv geen blinde muren opstellen). Enkel en alleen de organisatoren kunnen hierover een oordeel vellen.. Voor elke stand die naakt wordt gehuurd, dient tijdig een plan van de voorziene inrichting voorgelegd te worden aan de organisatie ter akkoord van de technische coördinatoren van het salon. Indien de hoedanigheid van de tentoongestelde goederen enig brandrisico inhoudt, kunnen de organisatoren bijkomende isolatie-maatregelen of afscheidingen eisen. Indien één of meerdere van de tentoongestelde objecten het gewicht van 300 kg per vierkante meter overschrijdt, dient de exposant op voorhand contact op te nemen met de organisatoren om een oplossing te zoeken voor het probleem dat zich hierdoor stelt. In geen enkel geval mag bij het tentoonstellen van goederen het maximaal toegelaten gewicht van 500kg per vierkante meter overschreden worden. Een vlotte toegang tot alle nooduitgangen, brandblusapparatuur en electriciteitskasten dient ten allen tijden mogelijk te blijven. Bijgevolg is het verboden om het even wat voor een installatie op te zetten die de vrije toegang tot bovenvermelde op welke manier dan ook hindert. Zonder nadrukkelijke schriftelijke toelating, is de verkoop van producten uit de kleinhandel verboden binnen de tentoonstellingsruimte. Het is de exposanten niet toegestaan om, zonder het uitdrukkelijk akkoord van de organisatoren, reclame te maken voor producten die niet behoren tot de producten die gecommercialiseerd worden binnen het kader van het evenement, noch voor andere firma's. Bovendien is het niet toegelaten promotiemateriaal uit te delen aan de ingang of in de gangen van het salon, zonder dat hierover een schriftelijk akkoord bestaat in de vorm van een persoonlijke overeenkomst met de organisatoren. Het aanbrengen van promotie-affiches of posters buiten de ruimte van de eigen stand is eveneens verboden. Het is de exposanten niet toegestaan om, voor het aantrekken van bezoekers, gebruik te maken van lawaaierige methoden (lokroepen) & ronselarij of vormen van «marktkramerij», waarmee zij de naburige standen en de bezoekers tot last kunnen zijn 3
Artikel 6 : Bijkomende diensten Elke exposant ontvangt ten gepaste tijde een technische handleiding. Hierin staan de praktische bijzonderheden i.v.m. het evenement volledig opgesomd. De handleiding vermeld tevens de mogelijkheden die er zijn om bijkomende diensten of materiaal te bestellen: electriciteit, electro-materiaal, meubels, waterleiding, planten, telefoon, enz. De organisatoren behouden zich het recht een electriciteitsdoos te installeren op de stand of in de bijhorende berging, indien de organisatie dit vereist. De organisatoren wijzen elke verantwoordelijkheid van de hand in het geval van stroomonderbrekingen, electriciteitspannes of problemen bij de watertoevoer voor welke tijdspanne dan ook. De exposant kan de organisatoren in geen enkel geval in gebreke stellen indien zulke problemen met de nutsvoorzieningen voorkomen.. Artikel 7 : Schoonmaak van de standen De exposanten zijn verantwoordelijk voor het onderhoud van de standen. De organisatoren voorzien echter de mogelijkheid om een door hen toegewezen schoonmaakfirma te laten instaan voor het dagelijks onderhoud van de stand. Een bestelbon voor deze dienst is ingesloten in de «technische handleiding». Om veiligheidsredenen mag het onderhoud na sluiting enkel gebeuren door vertegenwoordigers van deze door de organisatoren aangestelde firma. De exposanten aanvaarden de stand en eventuele bijkomende voorzieningen in de toestand waarin deze zich bevinden en verbinden zich ertoe deze in dezelfde toestand achter te laten na afloop van het salon. Het is vooral strict verboden om haken of nogels aan te brengen in de wandpanelen of op ander materiaal van de organisatie alsook er nietverwijderbare klevende substanties op aan te brengen. Plakband en dergelijke dient na afloop VOLLEDIG verwijderd te zijn. Elke schade aan de wandpanelen die veroorzaakt is door de aanbreng van lijm, haken, nagels, ed. zal na afloop verhaald worden op de exposant middels een factuur. Artikel 8 : Burgerlijke aansprakelijkheid exposanten De organisatoren onderschrijven een algemene verzekering die hetvolgende dekt: de aansprakelijkheden die in de artikels 1732 tot en met 1735 van het Burgerlijk Wetboek toegeschreven worden aan alle huurders en bewoners (gebruikers van vastgoed), net als de aansprakelijkheid voor schade aan derden, behalve wanneer veroorzaakt door brand, explosie, roet, rook, stoom, die voortvloeit uit de artikels 1382 en 1386 van het Burgerlijk Wetboek. De volledige tekst en voorwaarden van deze verzekering worden ter beschikking gesteld van de exposant. De deelnemers worden verplicht hiervoor een forfaitaire bijdrage te betalen, en dit samen met het voorschot op de huur van de stand op het ogenblik dat zij het inschrijvingsformulier ondertekend laten geworden. 4
Artikel 9: «Alle risico s» voor materiaal en waren die toebehoren aan de exposanten. De organisatoren wijzen elke verantwoordelijk van de hand voor schade toegebracht aan materiaal of producten van de exposanten, wat ook de oorzaak ervan moge zijn. Door deel te nemen aan het salon, zien de exposanten daarenboven automatisch af van elke mogelijkheid om de mede-eigenaars, huurders en bewoners van het gebouw in gebreke te stellen voor eventuele brandschade of schade door een andere oorzaak. De exposanten en deelnemers aan het salon dienen hun eigen goederen te verzekeren door een «Polis alle risico s» te nemen bij een officiële verzekeraar. Artikel 10: Officiële catalogus en publiciteit De organisatoren hebben het exclusieve recht een catalogus uit te geven met daarin vermelding van de naam van de exposant alsook zijn zakelijk adres, zijn standlocatie en de tentoongestelde waren. Deze gegevens worden gratis gepubliceerd in de catalogus, hetzij anders vermeld voor een bepaald salon. Fouten of hiaten van eender welke aard, die eventueel zouden voorkomen in de redactie van de catalogus of van enige andere vorm van officiele communicatie, kan op geen enkele manier de aanleiding zijn van een ingebrekestelling door de exposant van de organisatoren of de uitgevers / drukkers. De organisatoren verzekeren in geen geval dat gegevens en inlichtingen die hen niet bezorgd zijn tegen de deadline, 1 maand voor aanvang van het evenement, nog mee gedrukt worden. Artikel 11 : Opbouw Afbraak Toegang tot de hallen en de standen Geen enkel voertuig mag de expositiehallen binnenrijden zonder uitdrukkelijke toestemming. Enkel binnen de specifieke tijdstippen die hiervoor voorzien en meegedeeld zijn in de voorschriften van de uitbaters van de expositieruimten, worden wagens en vrachtwagens toegelaten via de aangrenzende privé-parking, en dit tot net aan de toegangspoort van de hallen zelf. De preciese data en uren voorzien voor de opbouw en afbraak van de standen zijn telkens vermeld in de «technische handleiding». De deelnemers dienen hun stand opgebouwd te hebben op de vooravond van het evenement. Na afloop dienen zij hun stand volledig opgebroken te hebben binnen de door de organisatoren daarvoor voorziene tijdspanne. Indien de goederen van de exposant niet tijdig verwijderd zijn, kan de organisator overgaan tot het eigenhandig verwijderen ervan. De goederen worden in zulk geval opgeslagen tot de exposant deze komt halen, mits betaling van een vergoeding voor de verwijdering en de opslag ervan. De organisator heeft het recht om eventueel materiaal en goederen die niet opgeëist worden door de exposant binnen de termijn van 15 dagen nà afloop van het salon, te koop aan te bieden. Eventuele onkosten worden in rekening gebracht van de exposant.. 5
Artikel 12 Bijzondere bepalingen De organisatoren van het salon behouden zich het recht, zonder dat de deelnemers enige schadevergoeding kunnen eisen, om op elk ogenblik te kunnen beslissen het salon te verlengen, te verplaatsen of vervroegd af te sluiten, alsook te veranderen van locatie of de openingsuren te wijzigen. Wanneer het salon door onvoorziene omstandigheden of overmacht niet kan plaatshebben, wordt elke reservatie geannuleerd. In dat geval wordt, na betaling van eventueel geleden onkosten, het resterende bedrag pro-rata en afhankelijk van de grootte van de door hen betaalde sommen, verdeeld onder de deelnemers zonder dat zij de NV CPE in gebreke kunnen stellen op basis van welke grond ook. 6