SPELERSPASJES Alle spelers vanaf D-pupillen leeftijd en ouder moeten in het bezit zijn van een geldige spelerspas. De spelerspas heeft een credit card formaat en bevat een gescande pasfoto, de verenigingsnaam, het KNVB ledennummer en een geldigheidsdatum. Zonder geldige spelerspas mag een speler niet deelnemen aan wedstrijden. De scheidsrechter kan hierop voor aanvang van de wedstrijd een controle uitvoeren. Hieronder staan de belangrijkste onderdelen van de procedures met betrekking tot spelerspasjes beschreven, Fotoformulier De vereniging ontvangt in de volgende gevallen automatisch een zogenaamd fotoformulier van de KNVB: De speler wordt via KNVB database Sportlink door de vereniging aangemeld als nieuw KNVB lid en heeft de leeftijd van D-pupil of ouder. De speler is al lid van de vereniging en de geldigheid van de spelerspas gaat over 4 maanden verlopen. De speler is al lid van de vereniging en bereikt in het kalenderjaar de leeftijd van 11 jaar. De vereniging kan met dit fotoformulier een spelerspas aanvragen bij de drukker. Daarvoor is behalve het fotoformulier ook een recente goedgelijkende pasfoto nodig. Pasfoto De speler (en/of coach) wordt door de vereniging tijdig benaderd om een pasfoto aan te leveren. Voor nieuw aangemelde spelers zou dit overigens niet nodig hoeven zijn. Bij het DSS inschrijfformulier moet immers ook een pasfoto worden ingeleverd. Als daar om gevraagd wordt, moet zo snel mogelijk een pasfoto van goede kwaliteit worden ingeleverd. Dat kan op verschillende manieren: deponeren in het postbakje van M. Groen in de bestuurskamer van DSS Voetbal opsturen per post naar M. Groen, Tesselschadestraat 17, 2026 SM Haarlem scannen en per e-mail versturen naar dssmarcgroen@upcmail.nl Vergeet niet te vermelden welke speler het betreft (voornaam, achternaam, eventueel geboortedatum). Een en ander kan natuurlijk ook gecoördineerd worden door de aanvoerder of coach. Procedure spelerspasjes (MGr, Apr-2013) Pagina 1
Timing Gedurende het gehele jaar kunnen fotoformulieren ontvangen en ingestuurd worden. Dit geldt voor nieuwe leden alsook voor vervanging van verlopen pasjes. In de periode februari/maart ontvangt de vereniging de fotoformulieren voor spelers die de D-pupillen leeftijd gaan bereiken (= 11 jaar in dat kalenderjaar). In het eerstvolgende seizoen (aanvangend in augustus van datzelfde jaar) moeten zij over een pas beschikken. Vervanging van spelerspasjes vanwege het verlopen van de oude pas kan gedurende het hele jaar, maar omdat de meeste spelers zich in de zomerperiode hebben aangemeld, zal ook tegen het einde van het seizoen een piek van nieuwe fotoformulieren zijn. Tijdsduur aanvraag: Een speler moet zich bij DSS aanmelden door het invullen van een inschrijfformulier (en het overleggen van een pasfoto). De ledenadministratie zorgt voor het invoeren van deze gegevens in Sportlink; dit kan binnen enkele dagen geregeld zijn. Zodra de aanmelding van een speler in Sportlink door de KNVB bevestigd is, start bij de KNVB de aanmaak en verzending van een fotoformulier. Afhankelijk van het tijdstip zal dit ongeveer 2 weken in beslag nemen. De vereniging ontvangt het fotoformulier. Op dit formulier is een tijdelijke spelerspas bevestigd met een geldigheidsduur van 4 weken. Als de speler een pasfoto heeft ingeleverd, zorgt degene die bij DSS belast is met de coördinatie van spelerspasjes voor verzending van de aanvraag naar de drukker. Dit kost ongeveer 1 week (i.v.m. combineren tot 1 postzending per week en het feit dat de drukker ook maar 1 maal per week de productie start). De drukker ontvangt het complete fotoformulier, drukt het pasje en verstuurt deze naar de vereniging. Dit proces vergt meestal 2 weken. Na ontvangst van het pasje door DSS zal deze binnen enkele dagen overhandigd worden aan de coördinator van de betreffende afdeling, zodat het pasje toegevoegd kan worden aan de spelersmap. Het hele proces neemt dus zeker 3 à 4 weken in beslag. Het mag duidelijk zijn dat het erg belangrijk is dat zo snel mogelijk een pasfoto wordt ingeleverd, nadat hier door de vereniging om wordt gevraagd. Houd daarbij ook rekening met vakantieperioden, in het bijzonder de zomervakantie. Als een aanvraag in augustus wordt gedaan, is de kans vrij groot dat de betreffende speler bij aanvang van de competitie niet speelgerechtigd is. Procedure spelerspasjes (MGr, Apr-2013) Pagina 2
Tijdelijke spelerspas Aan de fotoformulieren voor nieuw ingeschreven leden is een tijdelijke spelerspas gehecht. Deze papieren versie (zonder pasfoto) is bij ontvangst enkele weken geldig. Die geldigheidsduur is voldoende om in de tussenliggende tijd de echte pas aan te vragen en te ontvangen. Voorwaarde is wel dat de vereniging naast een tijdige afhandeling door de betreffende verenigingsfunctionaris de beschikking heeft over een pasfoto. Het niet tijdig afleveren van een pasfoto kan behoorlijke vertraging opleveren (de vereniging stuurt slechts 1x per week een set aanvragen naar de drukker; de drukker start slechts 1x per week het productieproces). Gevolg kan zijn dat de betreffende speler na het verlopen van de tijdelijke pas alsnog niet aan wedstrijden kan deelnemen. De geldigheid van tijdelijke spelerspassen kan niet worden verlengd. Bij vervanging van een oude pas wordt geen tijdelijke spelerspas uigegeven. Geldigheid Voor jeugd is een spelerspas maximaal 4 jaar geldig. Voor senioren bedraagt de geldigheid van pasjes 10 jaar (indien aangevraagd na 1 december 2010). Veldvoetbal versus zaalvoetbal Voor veld- en zaalvoetbal zijn aparte pasjes in omloop. De pasjes voor veldvoetbal hebben een oranje kleur, die voor zaalvoetbal zijn grijs/wit van kleur. Het is mogelijk dat een speler veld- en zaalvoetbal speelt bij verschillende verenigingen. In dat geval is het gebruikelijk dat de veldvoetbalvereniging het fotoformulier ontvangt. De zaalvoetbalvereniging ontvangt dan niets. De aanvraag die de veldvoetbalvereniging doet, geldt tevens voor de zaalvoetbalvereniging; die ontvangt dan dus automatisch een zaalvoetbalpas, mits de veldvoetbalvereniging de aanvraag heeft gedaan. Veldvoetbalspelers die zich dus ook voor zaalvoetbal aanmelden, of andersom, hoeven dan geen aparte pasfoto in te leveren (mits de spelerspas nog geldig is). Spelersmappen Vanaf D-pupillen en ouder maakt de vereniging gebruik van spelersmappen, waarin per team de spelerspasjes van de betreffende spelers worden opgenomen in doorzichtige hoezen. Hiermee is minder kans op verlies of beschadiging van pasjes. Procedure spelerspasjes (MGr, Apr-2013) Pagina 3
Op de wedstrijddag worden de spelersmappen ter beschikking gesteld aan de coaches en aanvoerders. Bij een uitwedstrijd moet deze map in het clubhuis worden opgehaald en na terugkomst samen met het kopiewedstrijdformulier weer worden ingeleverd. Bij de meeste clubs is het gebruikelijk dat de spelersmap wordt achtergelaten in de bestuurskamer of wedstrijdsecretariaat. Vergeet niet de map na de wedstrijd weer mee te nemen. Bij thuiswedstrijden blijft de spelersmap bij DSS op de wedstrijdtafel. De coach of aanvoerder vult aan de wedstrijdtafel het wedstrijdformulier in en kan desgewenst de spelersmap gebruiken voor de in te vullen spelernummers (die op de pasjes staan). Op niet-wedstrijddagen liggen de spelersmappen in de bestuurskamer opgeslagen. Het is dus niet de bedoeling dat spelermappen of pasjes meegenomen worden naar huis. Uitzondering: Er geldt een uitzondering voor zaalvoetbal, omdat elke werkdag van de week zaalvoetbal gespeeld kan worden en opslag van spelersmappen in het clubhuis dan niet handig is. Bij zaalvoetbal blijven de spelerspasjes het gehele seizoen in het bezit van de aanvoerder. Dispensatiespelers Het komt voor dat spelers inmiddels eigenlijk de D-pupillen leeftijd hebben bereikt, maar onder dispensatie nog een jaar in de E-pupillen blijven spelen. Ook in dit geval moeten zij een pasfoto aanleveren als daar door de vereniging om wordt gevraagd. Een dispensatiespeler zal mogen spelen onder een dispensatieverklaring en hoeft bij de E- pupillen geen spelerspas te tonen. Vanwege administratieve redenen doet de vereniging echter wel gewoon de aanvraag voor een spelerspas. Die pas zal worden bewaard voor het daaropvolgende seizoen. Verlies of diefstal Bij verlies of diefstal van een pasje dient onverwijld een verenigingsfunctionaris ingelicht te worden. Er kan met een speciaal formulier bij de KNVB melding maken van verlies of diefstal van het pasje. Daarmee wordt tevens de aanmaak van een vervangende pas in gang gezet. Na het insturen van deze verklaring ontvangt de vereniging een dispensatiebrief, waarmee de betreffende speler gerechtigd is om te spelen voor de periode totdat de vervangende pas is aangemaakt. Procedure spelerspasjes (MGr, Apr-2013) Pagina 4
Hieraan zijn overigens wel extra kosten verbonden. Mocht blijken dat verlies van het pasje toegewezen kan worden aan slordigheid van de speler, aanvoerder of coach, dan worden de kosten daarvan door de vereniging doorbelast. Ga dus secuur om met de spelersmap en pasjes. Denk er bijvoorbeeld ook aan dat na een invalbeurt in een ander team het pasje weer in de juiste spelersmap terug komt. Dispensatiebrief In uitzonderlijke situaties kan via de verenigingsfunctionaris een dispensatiebrief worden aangevraagd. Men kan hier bijvoorbeeld denken aan verlies, diefstal of aantoonbare leveringsproblemen door de drukker (of postbedrijf). Indien de KNVB die aanvraag honoreert, wordt per e-mail een dispensatieverklaring afgegeven voor een bepaalde tijd. Gedurende die tijd heeft de vereniging de gelegenheid om een nieuwe pas aan te vragen en te ontvangen. De verenigingsfunctionaris zorgt dat deze verklaring aan de coach van het team wordt overlegd en/of in de spelersmap van het team wordt bijgesloten. Let op: in geval van een dispensatiebrief moet de betreffende speler zich bij een wedstrijd ook kunnen legitimeren met een geldig legitimatiebewijs. Het is dus niet voldoende om alleen de dispensatieverklaring te overleggen! Het te laat insturen van fotoformulieren zal in de regel niet worden gezien als goede reden. Het heeft dus geen zin om de verenigingsfunctionaris in dit soort gevallen te vragen om een verzoek tot dispensatie in te dienen. Overschrijving Een speler die overschrijving wil aanvragen naar een andere vereniging of naar DSS moet tezamen met het overschrijvingsformulier ook de spelerspas inleveren. De nieuwe vereniging zorgt dat dit formulier en het pasje bij de KNVB komen. Let op: als de oude pas niet wordt ingeleverd, wordt door de KNVB geen overschrijving verleend. Mocht de oude pas op een of andere manier onvindbaar zijn, dan moet via de verenigingsfunctionaris een formulier van verlies of diefstal worden ingevuld, welke door zowel de oude als de nieuwe vereniging moet worden ondertekend. Eerder wordt overschrijving niet door de KNVB in behandeling genomen. Vragen? M. Groen, Tesselschadestraat 17, 2026SM Haarlem, 023-5391122, dssmarcgroen@upcmail.nl Procedure spelerspasjes (MGr, Apr-2013) Pagina 5