Reglement Gebruikersraad Standaard Digitale Nota
Inleiding Sinds 2 juli 2007 viel het beheer van de Standaard Digitale Nota (hierna aangeduid als SDN of de Standaard) onder de verantwoordelijkheid van de Nederlandse Vereniging van Banken (NVB). Per 1 september 2011 zijn alle uitvoerende taken van de NVB op het gebied van betalingsverkeer, waaronder ook alle activiteiten die samenhangen met de Standaard Digitale Nota, overgedragen aan de Betaalvereniging Nederland (hierna aangeduid als: de Betaalvereniging). De kern van deze Standaard is een berichtenprotocol waarmee gedigitaliseerde nota s door Billing Service Providers (hierna aangeduid als: BSP s) namens verzenders aan banken kunnen worden aangeboden ter presentatie aan de klanten van die banken, tevens zijnde de klanten van de betreffende verzenders. De Standaard staat een ieder ter beschikking. Bedrijven, en meer specifiek banken en BSP s, kunnen op basis van deze Standaard diensten ontwikkelen en aan hun klanten aanbieden. Zij treden dan op als gebruikers van de Standaard. De Betaalvereniging wil de Standaard graag op zodanige wijze beheren en onderhouden dat deze in lijn blijft met de wensen van de gebruikers. Daartoe wil zij graag de gebruikers actief betrekken bij het Change Management Proces van de Standaard. De Betaalvereniging doet dit door gebruikers de gelegenheid te geven toe te treden tot de Gebruikersraad Standaard Digitale Nota. In het Reglement Gebruikersraad Standaard Digitale Nota wordt al datgene vastgelegd dat nodig is om de Gebruikersraad en de aan haar rapporterende werkgroepen naar behoren te laten functioneren. Het Reglement is in werking sinds 2 juli 2007, en is aangepast op 03-02-2012.
1. Doel Gebruikersraad Standaard Digitale Nota (hierna aangeduid als: Gebruikersraad) 1.1. De Gebruikersraad heeft als doel gebruikers van de Standaard Digitale Nota (hierna aangeduid als: SDN) de gelegenheid te geven verzoeken tot aanpassingen van de SDN in te brengen en te bespreken met andere gebruikers, om te komen tot breed gedragen adviezen tot wijziging aan de Beheerder van de Standaard, te weten de Betaalvereniging, en zo te bewerkstelligen dat de Standaard in lijn blijft met de wensen van de gebruikers. Gebruikers in de zin van dit reglement zijn partijen die o.a. tot doel hebben op basis van de Standaard Digitale Nota berichten uit te wisselen. 2. Rol van de Betaalvereniging 2.1. De Betaalvereniging is de Beheerder van de Standaard en faciliteert vanuit die rol de Gebruikersraad. Dit betekent dat zij, in overleg met de Gebruikersraad, al datgene doet wat nodig is om de Gebruikersraad naar behoren te doen functioneren, waaronder het tot nader order inbegrepen zorg dragen voor: het beheer van sdndesk.nl; het regelen van vergaderruimte; het leveren van een voorzitter; het leveren van secretariële ondersteuning; het bijeenroepen van bijeenkomsten; het notuleren van bijeenkomsten; het begeleiden van het Change Management Proces; het begeleiden van het formele besluitvormingsproces; het publiceren van de wijzigingen; het publiceren van notulen, adviezen en besluiten opgesteld in het kader van het beheer; het beheer van het Reglement Gebruikersraad Standaard Digitale Nota. De Betaalvereniging kan ter ondersteuning van haar beheeractiviteiten derden inschakelen. Wanneer in dit Reglement gesproken wordt over de Beheerder kan dan de Betaalvereniging dan wel de door de Betaalvereniging ingeschakelde derde worden bedoeld. De Betaalvereniging draagt de kosten van het beheer. 3. Toetreding 3.1. Deelname aan de Gebruikersraad is voorbehouden aan: 3.1.1. Aanbieders van betaaldiensten op de Nederlandse markt, te weten: banken, Betaalinstellingen en Electronischgeldinstellingen (EGI) 1, indien zij diensten willen aanbieden op basis van de Standaard. 1 Recent is de wetgeving rondom EGI s gewijzigd, deze wijziging moet nog worden verwerkt in dit artikel.
3.1.2. Zogenoemde Billing Service Providers (hierna aangeduid als BSP s) indien zij diensten (willen) aanbieden op basis van de Standaard. Omdat de BSP s juridisch of anderszins (nog) geen objectief onderscheidende groep vormen, wordt kwalificatie van een dergelijke partij voor deelname aan de Gebruikersraad in de praktijk vastgesteld op basis van een bevestiging van tenminste één lid van de gebruikersraad die tevens aanbieder van betaaldiensten is, als bedoeld in art. 3.1.1., dat de BSP een aansluiting heeft gerealiseerd of gaat realiseren met de aanbieder op basis van de Standaard. 3.2. Een verzoek tot deelname dient schriftelijk te worden ingediend bij het Secretariaat van de Gebruikersraad, waarvan het adres staat vermeld op www.sdndesk.nl. Op de site kan ook het aanvraagformulier worden gedownload. In het verzoek dient die informatie te worden opgenomen die toetsing aan de in artikel 3.1. genoemde toetredingscriteria mogelijk maakt. Met ondertekening van het aanvraagformulier accepteert de aanvrager het Reglement Gebruikersraad Standaard Digitale Nota. 3.3. De Betaalvereniging beoordeelt en toetst de verzoeken tot toetreding. Indien een potentiële deelnemer voldoet aan de in artikel 3.1. genoemde criteria wordt de betreffende partij toegevoegd aan de lijst van leden van de Gebruikersraad 3.4. Een verzoek tot deelname zal zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen zes weken door de Betaalvereniging beoordeeld en beantwoord worden. 3.5. Ieder partij die de toetredingsprocedure succesvol heeft afgerond, heeft als lid recht op één plaats in de Gebruikersraad. Een partij dient bij haar toetreding bij het Secretariaat te melden wie als haar vertegenwoordigers mogen optreden en eventuele latere wijzigingen in haar vertegenwoordiging door te geven. 4. Organisatie en Change Management Procedure 4.1. Gebruikersraad 4.1.1. De Gebruikersraad is hét adviesorgaan voor de Beheerder met betrekking tot wijzigingen van de Standaard dan wel met betrekking tot overige zaken die de gebruikers in relatie tot de Standaard raken. 4.1.2. De Gebruikersraad stelt in overleg met de Beheerder van de Standaard haar vergaderdata en de agenda van de bijeenkomsten vast. In principe wordt een frequentie van eenmaal per twee maanden aangehouden. 4.1.3. De Gebruikersraad streeft naar adviezen op basis van consensus tussen de leden. Ieder lid is daarbij gelijkwaardig. 4.1.4. Om dit streven naar consensus te faciliteren wordt in het Change Management Proces aan de leden nadrukkelijk de ruimte geboden om actief te participeren bij het inbrengen en het bespreken van wijzigingsvoorstellen. Dit gebeurt o.a. door het oprichten van de Klankbord Groep Digitale Nota (hierna aangeduid als KDN zie artikel 4.2) en de Change Advisory Board (hierna aangeduid als: CAB zie artikel 4.3) en eventuele
tijdelijke werkgroepen indien wenselijk. 4.1.5. Indien onverhoopt geen consensus wordt bereikt, wordt in het betreffende advies aan de Beheerder hiervan melding gedaan met een beschrijving van de afwijkende visie en een vermelding van de leden die de verschillende visies steunen. 4.1.6. De leden verplichten zich om de in artikel 4.1.4. genoemde ruimte tot participatie ook actief en naar beste vermogen inhoud te geven. Dit gebeurt door het deelnemen aan bijeenkomsten van de Gebruikersraad, de KDN en de CAB (zie par. 4.2), en het mondeling en schriftelijk bijdragen aan de in het kader van wijzigingsvoorstellen geëntameerde discussies. 4.1.7. Wie geen gebruik maakt van de ter beschikking staande discussiemiddelen en geen oordeel uitspreekt tijdens het Change Management Proces over bepaalde adviezen tot wijziging van de Standaard wordt geacht in te stemmen met de betreffende meerderheidsadviezen. 4.2. Klankbordgroep (KDN) 4.2.1. De KDN is het adviesorgaan waar met name functionele discussies over wijzigingsvoorstellen, de Standaard, rollen van partijen en het gebruik van SDN (door deze partijen) in de praktijk plaatsvindt. 4.2.2. De KDN brengt haar adviezen uit aan de Gebruikersraad. 4.2.3. De KDN wordt op dezelfde wijze gefaciliteerd door de Beheerder als de Gebruikersraad. 4.2.4. Ieder lid van de Gebruikersraad heeft recht op één plaats in de KDN. Een partij dient bij haar toetreding bij het Secretariaat te melden wie als haar vertegenwoordigers mogen optreden en zo nodig latere wijzigingen in haar vertegenwoordiging door te geven. 4.2.5. Indien door de KDN gewenst, kunnen aanvullend vertegenwoordigers van de leden van de KDN uitgenodigd worden een bijdrage aan het Change Management Proces te leveren. Met betrekking tot een advies kan per lid echter maar één stem worden uitgebracht. 4.2.6. De KDN stelt in overleg met de Beheerder van de Standaard haar vergaderdata en de agenda van de bijeenkomsten vast. In principe wordt aangehouden een frequentie van eenmaal per maand. 4.2.7. Wat voor de Gebruikersraad geldt met betrekking tot advisering aan de Beheerder zie artikelen 4.1.3 en 4.1.5 t/m 4.1.7 - geldt mutatis mutandis voor de KDN met betrekking tot advisering aan de Gebruikersraad 4.3. Change Advisory Board (CAB)
4.3.1. De CAB is hét adviesorgaan waar met name de inhoudelijke en technische discussie over wijzigingsvoorstellen plaatsvindt. 4.3.2. De CAB brengt haar adviezen uit aan de Klankbordgroep. 4.3.3. De CAB wordt op dezelfde wijze gefaciliteerd door de Beheerder als de KDN of Gebruikersraad. 4.3.4. Ieder lid van de KDN heeft recht op één plaats in de CAB. Een partij dient bij haar toetreding bij het Secretariaat te melden wie als haar vertegenwoordigers mogen optreden en zo nodig latere wijzigingen in haar vertegenwoordiging door te geven. 4.3.5. Indien door het CAB gewenst, kunnen aanvullend vertegenwoordigers van de leden van het CAB uitgenodigd worden een bijdrage aan het Change Management Proces te leveren. Met betrekking tot een advies kan per lid echter maar één stem worden uitgebracht. 4.3.6. De CAB stelt in overleg met de Beheerder van de Standaard haar vergaderdata en de agenda van de bijeenkomsten vast. In principe wordt aangehouden een frequentie van eenmaal per maand. 4.3.7. Wat voor de Gebruikersraad geldt met betrekking tot advisering aan de Beheerder zie artikelen 4.1.3 en 4.1.5 t/m 4.1.7 - geldt mutatis mutandis voor de CAB met betrekking tot advisering aan de KDN. 4.4. De Betaalvereniging als Beheerder 4.4.1. De directie van de Betaalvereniging besluit formeel ten aanzien van de door de Gebruikersraad aangeboden adviezen. Zij informeert bij het aanbieden van adviezen de Gebruikersraad over de verwachte tijdslijnen waarmee de besluitvorming zal plaatsvinden en spant zich in deze tijdslijnen zo kort mogelijk te houden. 4.4.2. In geval van een unaniem advies door de Gebruikersraad wordt het advies zonder meer overgenomen, tenzij er naar de mening van de Betaalvereniging zwaarwegende redenen zijn van het advies af te wijken. 4.4.3. In geval van het niet overnemen van het unanieme advies door de Betaalvereniging wordt de Gebruikersraad gevraagd, na kennisneming van de overwegingen haar advies te heroverwegen. Nadat de uitkomsten van die heroverweging aan de Betaalvereniging zijn aangeboden zal deze alsdan tot een definitief besluit komen. 4.4.4. In geval van een niet unaniem advies, zal de Betaalvereniging de argumenten zorgvuldig wegen, daarbij aandacht gevend aan de belangen van de verschillende (groepen van) gebruikers, en op basis daarvan tot een besluit komen.
5. Beëindiging deelname aan Gebruikersraad 5.1. Indien een lid van de Gebruikersraad het gebruik van de Standaard beëindigt, vervalt daarmee de grondslag voor het lidmaatschap van de Gebruikersraad. Het betreffende lid dient daarvan onverwijld het Secretariaat van de Gebruikersraad op de hoogte te stellen, zodat het lidmaatschap op ordelijke wijze kan worden beëindigd. 5.2. Een lid kan verder deelname aan de Gebruikersraad op elk moment beëindigen met een schriftelijke mededeling daarvan aan het Secretariaat. 6. Wijziging Reglement Gebruikersraad De Betaalvereniging is gerechtigd om, in overleg met de Gebruikersraad, het Reglement Gebruikersraad te wijzigen. 7. Beëindiging Gebruikersraad en beheer De Gebruikersraad en het actief beheer van de Standaard wordt beëindigd op het moment dat geen deelnemers meer geregistreerd zijn. In geval nog wel deelnemers geregistreerd zijn, maar evident is dat de Standaard verder niet meer actief ondersteuning behoeft, zal door de Beheerder contact worden gezocht met de nog wel geregistreerde gebruikers om in goed overleg het beheer en de Gebruikersraad te beëindigen.