Toolkit Financiën voor goede doelen met het CBF-certificaat

Toolkit Financiën voor goede doelen met het CBF-certificaat Datum: 9-12-2010 Naam: Fondsenwervende instellingen en financiën Status: handout Pagina 1 van 15

Inhoudsopgave 1. Inleiding...3 2. De Toolkit Financiën...4 2.1. Omschrijving...4 2.2. De voordelen op een rij...6 2.3. Uw voordeel bij WITh Accountancy...6 2.4. Uw voordeel bij Exact Online...7 2.5. Uw voordeel bij VFI...8 Bijlage 1: Procedure Financiën...10 1.1 Beschrijven Administratieve Organisatie...10 1.2 Goedkeuren Administratieve Organisatie...10 1.3 Boekhouden...10 1.4 Samenstellen jaarrekening...11 1.5 Controleren jaarrekening...12 1.6 Vaststellen/goedkeuren jaarrekening...12 1.7 Publiceren jaarverslag...12 Bijlage 2: Certificaatcriteria (artikel 4)...13 2.1 Bestuur...13 2.2 Beleid en bestedingen...13 2.3 Beleid en bestedingen...14 2.4 Verslaggeving...14 Bijlage 3: Index...15 Pagina 2 van 15

1. Inleiding Als CBF-certificaathouder legt u verantwoording af van de wijze waarop u met (publieke) gelden van donateurs bent omgegaan. Een verantwoorde zaak! Dit brengt met zich mee dat u te maken heeft met tal van verplichtingen op het gebied van verslaggeving en financiële administratie. Vaak gaan deze verplichtingen gepaard met relatief hoge kosten. Denk hierbij aan het opzetten en het toepassen van de administratieve organisatie, de boekhouding, maar ook het samenstellen, controleren en vaststellen van de jaarrekening. Bij het uitvoeren van deze procedures dient u rekening te houden met een groot aantal regels en richtlijn zoals de CBF-certificaatcriteria, de verslaggevingsrichtlijn 650, de ANBI voorwaarden en artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek. Uit onderzoek is gebleken dat de gemiddelde administratie- en accountantskosten bij CBFcertificaathouders minimaal 5.000,- bedragen. Daarnaast kost het correct en volledig naleven van de financiële procedures veel tijd en energie. VFI brancheorganisatie van goede doelen, heeft ten doel om haar leden te ondersteunen bij de bedrijfsvoering. Speciaal voor CBF-certificaathouders heeft VFI, mede op het advies van het CBF en samen met WITh accountants en Exact online een Toolkit Financiën voor goede doelen ontwikkeld. De toolkit bestaat uit een uniform boekhoudsysteem dat standaard rekening houdt met alle criteria en eisen waaraan u dient te voldoen. Pagina 3 van 15

2. De Toolkit Financiën 2.1. Omschrijving De Toolkit Financiën is een resultaat van een unieke samenwerking tussen Exact Online, WITh Accountancy en VFI brancheorganisatie van goede doelen. De Toolkit Financiën bestaat uit een uniform boekhoudsysteem dat standaard rekening houdt met alle vereiste boekhoudregels en criteria die gelden voor CBF-certificaathouders. Hierdoor wordt uw organisatie sterk ontlast. Daarnaast betekent de uniforme benadering een aanzienlijke reductie op de kosten van uw accountantscontrole. Figuur 1 geeft een schematische weergave van de financiële procedure bij goede doelen 1. Figuur 1 laat zien dat de financiële procedure bij goede doelen bestaat uit zeven stappen: 1. Beschrijving Administratieve Organisatie 2. Goedkeuren Administratieve Organisatie 3. Boekhouden 4. Samenstellen jaarrekening 5. Controleren jaarrekening 6. Vaststellen en goedkeuren jaarrekening 7. Publiceren jaarverslag. De Toolkit Financiën biedt bij uitstek een oplossing voor het boekhouden, de samenstelling en de controle van de jaarrekening. Natuurlijk kunnen wij u ook bij de overige stappen ondersteunen. Boekhouden De Toolkit Financiën maakt gebruik van het boekhoudprogramma Exact Online. In dit boekhoudprogramma is een standaard rekeningschema opgenomen dat voldoet aan alle eisen van de verslaggevingsrichtlijn 650, de CBF-certificaatcriteria, de ANBI voorwaarden en artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek. De penningmeester en / of boekhouder wordt op deze manier optimaal bijgestaan in het naleven van alle richtlijnen. Een bijkomend voordeel is dat het boekhoudsysteem automatisch wordt aangepast op het moment dat wetgeving of richtlijnen veranderen. Samenstelling en controle jaarrekening Het is vaak een tijd- en kostenintensieve aangelegenheid om op basis van de financiële administratie een correcte en complete jaarrekening op te stellen. Het standaard rekeningschema maakt het mogelijk om de jaarrekening met een minimale inspanning samen te stellen. Doordat de jaarrekening automatisch wordt samengesteld conform de geldende criteria en richtlijnen, blijven de activiteiten van de accountant (WITh accountancy) beperkt, en zijn de accountantskosten minimaal. Lidmaatschap VFI brancheorganisatie van goede doelen Naast de ondersteuning en besparing die de Toolkit Financiën biedt op het gebied van financiële verslaglegging en boekhouding, heeft deelname aan de Toolkit Financiën een bijkomend voordeel. 1 Zie bijlage 1 voor een uitgebreide omschrijving van de financiële procedure bij goede doelen. Pagina 4 van 15

U krijgt via een zeer voordelig (aspirant-)lidmaatschap van de VFI brancheorganisatie van goede doelen toegang tot een uitgebreid netwerk van goede doelen. Daarnaast kunt u direct profiteren van de VFI dienstverlening. Dit betekent dat u gebruik kunt maken van meer dan 30 inkoopafspraken op allerlei terreinen zoals post, energie, call centers, drukwerk, sms-donaties, en personeelsdiensten. Daarnaast organiseert VFI voor haar leden regelmatig bijeenkomsten en workshops over actuele onderwerpen op diverse terreinen, zoals financiële, juridische en sociale zaken, P&O, interne organisatie en communicatie en kunnen VFI-leden gratis gebruik maken van de VFI-Helpdesk voor eerstelijns advies op het gebied van bedrijfsvoering en financiën. Pagina 5 van 15

2.2. De voordelen op een rij De Toolkit Financiën maakt besparing op de administratieve lasten mogelijk. De Toolkit Financiën ontlast en ondersteunt u bij de financiële administratie. De Toolkit Financiën stelt u in staat om tijdig verantwoording af te leggen die voldoet aan de wet- en regelgeving. De Toolkit Financiën biedt structuur zodat u goed voorbereid bent, en voorkomt verrassingen. Met de Toolkit Financiën bent u tijdig op de hoogte van wijzigingen in wet- en regelgeving (bijv. ANBI, richtlijn 650 etc.) Deelname aan de Toolkit Financiën brengt u in contact met collega organisaties, waardoor u kennis en ervaringen kunt uitwisselen. Deelname aan de Toolkit Financiën biedt voordelig toegang tot het VFI- (aspirant)lidmaatschap. 2.3. Uw voordeel bij WITh Accountancy Doordat de jaarrekening is opgesteld conform de geldende criteria en richtlijnen, blijven de activiteiten en daarmee de kosten van de accountant (WITh accountancy) beperkt. Als gebruiker van de Toolkit Financiën beslist u welke activiteiten u zelf wilt doen, en wat door de accountant gedaan dient te worden. U heeft de keuze uit vijf verschillende pakketten. Afhankelijk van de totale baten van uw organisatie en het gekozen pakket ziet u in onderstaand schema wat de kosten van de accountant zullen zijn. Totaal baten: Pakket A: Pakket B Pakket C Pakket D Jaarrekening controleren (organisatie stelt zelf jaarrekening samen) Jaarrekening samenstellen en controleren Jaarrekening beoordelen (organisatie stelt zelf jaarrekening samen) Jaarrekening samenstellen en beoordelen < 50.000 > 50.000 en < 100.000 > 100.000 en < 150.000 > 150.000 en < 300.000 > 300.000 en < 500.000 -- -- -- 2.950 3.450 -- -- -- 3.450 3.950 750 1.250 1.750 -- -- 1.250 1.950 2.450 -- -- Pakket E Financiële administratie en jaarrekening samenstellen/beoordelen 1.500 2.450 2.950 -- -- * prijzen zijn exclusief BTW * bij uitvoering in de maanden juni tot en met december ontvangt u een additionele korting van 10% Pagina 6 van 15

2.4. Uw voordeel bij Exact Online Deelname aan de Toolkit Financiën biedt u aantrekkelijke kortingen op het gebruik van Exact Online. Afhankelijk van het door u gekozen abonnement kan de korting oplopen tot 34%. 1. Exact Online Basic abonnement à 29,- per maand (excl. BTW) - Boekhouden, grootboekrekening, administratie, import & export, debiteuren- en crediteurenbeheer & elektronische BTW-aangifte - Helpdesk, toegang voor accountant, digitaal documentenbeheer, betalingsherinneringen, relatiebeheer & KvK koppeling - Digitale facturen ontvangen - Kredietrapportages - 1 gebruiker - 1 administratie - Bankieren module U krijgt gratis de bankieren module ter beschikking gesteld. Dit is een jaarlijks bedrag van 180,- en is gelijk aan ongeveer 35% korting. 2. Exact Online Advanced abonnement à 49,- per maand (excl. BTW) - Boekhouden, grootboekrekening, administratie, import & export, debiteuren- en crediteurenbeheer & elektronische BTW-aangifte - Helpdesk, toegang voor accountant, digitaal documentenbeheer, betalingsherinneringen, relatiebeheer & KvK koppeling - Digitale facturen ontvangen - Kredietrapportages - 1 gebruiker - 1 meekijkgebruiker - 2 administraties - Bankieren module - Kostenanalyse Pagina 7 van 15

U krijgt de kostenanalyse module gratis ter beschikking gesteld. Dit is een jaarlijks bedrag van 180,- en is gelijk aan ongeveer 24% korting. 2.5. Uw voordeel bij VFI U ontvangt 50% korting op uw eerste lidmaatschapsjaar bij VFI. U heeft de keuze uit een volwaardig lidmaatschap en het aspirant-lidmaatschap. Aspirant-lidmaatschap: De kosten van aspirant-lidmaatschap bedragen normaliter 500,-. Voor gebruikers van de Toolkit Financiën bedraagt de korting op het eerste jaar lidmaatschap dus 250,-. Volwaardig lidmaatschap: De hoogte van een volwaardig lidmaatschap is afhankelijk van het door de ALV vastgestelde quotumbedrag. Voor 2010 bedraagt het lidmaatschap voor organisaties met < 500.000,- inkomsten 1.348,-. Uw besparing bedraagt in dit geval 674,- Pagina 8 van 15

Pagina 9 van 15

Bijlage 1: Procedure Financiën 1.1 Beschrijven Administratieve Organisatie Door de Penningmeester wordt een Beschrijving Administratieve Organisatie opgesteld met hierin onder meer opgenomen de volgende onderwerpen: Procedure voor opstellen en goedkeuren begroting Procedure voor beheer bankrekeningen Procedure voor betalingen Procedure voor inkoopfacturen Procedure voor kasgelden Procedure voor personeel Procedure voor fondsenwerving Relatiecategorie Naam Kenmerk Van Wie Penningmeester Verantwoordelijk Bestuur Beschrijving Administratieve Organisatie Bewerken 1.2 Goedkeuren Administratieve Organisatie Het Bestuur heeft de eindverantwoordelijkheid over de financiën. De Beschrijving Administratieve Organisatie wordt in de bestuursvergadering geagendeerd, besproken en hierover vindt besluitvorming plaats. Dit wordt vastgelegd in de Notulen bestuursvergadering. Relatiecategorie Naam Kenmerk Van Wie Bestuur Goedkeuren Wie Waarom CBF Certificaatcriteria CBF certificaat Waarom Notulen bestuursvergadering Notuleren Beschrijving Administratieve Organisatie Vaststellen 1.3 Boekhouden Met behulp van een Boekhoudpakket wordt door of namens de Penningmeester de financiële administratie gevoerd. Deze administratie is ingericht aan de hand van het Rekening schema RL 650. De dagboeken die gehanteerd worden zijn: bankboek kasboek inkoopboek memoriaal (evt) batenboek (waarin subsidies, donaties, giften e.d. worden geregistreerd). Afhankelijk van de aard van de activiteiten wordt gebruik gemaakt van kostenplaatsen (doelstellngen, kosten eigen fondsenwerving, beheer en administratie). Relatiecategorie Naam Kenmerk Van Pagina 10 van 15

Wie Penningmeester Uitvoeren Bestuur Boekhoudpakket Exact online Rekening schema RL 650 WITh standaard 1.4 Samenstellen jaarrekening Op basis van de financiële administratie wordt door of namens de Penningmeester het jaarverslag samengesteld rekening houdend met de vereisten van Richtlijn 650 en de ANBI voorwaarden. Naast de statuten wordt de wettelijke grondslag voor de jaarverslaggeving van alle rechtspersonen gevonden in artikel 2: 10 lid 1 en 2. Deze luiden: 1. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtsperoon kunnen worden gekend. 2. Onverminderd het bepaald in de volgende titels is het bestuur verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon op te maken en op papier te stellen. Het jaarverslag bestaat uit: 1. Bestuur en directieverslag statutaire naam, vestigingsplaats en rechtvorm; omschrijving van de doelstelling; samenstelling bestuur en vermelding relevante nevenfuncties; activiteitenverslag 2. Jaarrekening balans; staat van baten en lasten grondslagen van waardering en bepaling resultaat toelichting op de balans toelichting op de staat van baten en lasten Relatiecategorie Naam Kenmerk Van Wie Penningmeester Uitvoeren Bestuur Wie Accountant Uitvoeren Wie Waarom ANBI Belastingdienst Waarom Waarom Art 10 BW 2 Burgelijk Wetboek Waarom Waarom CBF Certificaatcriteria CBF certificaat Waarom Waarom Richtlijn 650 RJ Waarom Pagina 11 van 15

1.5 Controleren jaarrekening Door de accountant wordt de jaarrekening gecontroleerd. Hierbij maakt hij gebruik van de Beschrijving Administratieve Organisatie, een Lijst benodigde stukken, de Richtlijn 650 en vragen naar aanleiding van de jaarrekening en deze stukken. (Als de som van baten minder is dan 150.000, kan worden volstaan met een beoordelingsverklaring). Relatiecategorie Naam Kenmerk Van Wie Accountant Controleren Wie Waarom CBF CBF Reglement Waarom Certificaatcriteria Beschrijving Administratieve Organisatie Accountantsverklar Oordeel ing Lijst benodigde stukken toelichting 1.6 Vaststellen/goedkeuren jaarrekening De door de Accountant gecontroleerde c.q. beoordeelde jaarrekening wordt door het Bestuur besproken en hierover vindt besluitvorming plaats welke wordt vastgelegd in de Notulen bestuursvergadering. Na vaststelling en goedkeuring wordt de jaarrekening door iedere bestuurder (en hen die deel uit maken van het toezichthoudend orgaan) ondertekend. (artikel 300 lid 2 BW 2 titel 6). Relatiecategorie Naam Kenmerk Van Wie Bestuur Goedkeuren Wie Notulen bestuursvergaderin g Notuleren 1.7 Publiceren jaarverslag Door of namens de Secretaris wordt zorggedragen voor een tijdige publicatie op website en/of het kenbaar maken van het opvraagbaar van het jaarverslag. (De jaarverslaggeving is openbaar en binnen negen maanden na afloop van het boekjaar beschikbaar voor het publiek, 4b CBF Certificaatcriteria). Relatiecategorie Naam Kenmerk Van Wie Secretaris Uitvoeren Bestuur Waarom CBF Certificaatcriteria CBF certificaat Waarom Pagina 12 van 15

Bijlage 2: Certificaatcriteria (artikel 4) 2.1 Bestuur Het bestuur bepaalt het beleid, stelt de financiële richtlijnen vast en heeft de eindverantwoordelijkheid voor de dagelijkse leiding. Het bestuur dient aldus te zijn ingericht dat een onafhankelijke en integere taakvervulling van het bestuur en zijn individuele leden is gewaarborgd. Bij de inrichting van het bestuur dienen de onderstaande bepalingen in acht te worden genomen. a. Het bestuur bestaat uit tenminste drie natuurlijke personen. b. Het bestuur dient voor tenminste 2/3 deel te bestaan uit onafhankelijke personen. c. Voor het nemen van besluiten is vereist dat meer dan de helft van het aantal bestuursleden persoonlijk deelneemt aan de vergadering. Ieder bestuurslid heeft één stem. d. Een bestuurder is slechts tezamen met één of meer andere bestuurders bevoegd tot vertegenwoordiging van de instelling. e. Het bestuur voorkomt verstrengeling van belangen. f. Bestuursleden treden periodiek af. De benoeming is voor maximaal vijf jaar, herbenoeming is mogelijk. g. Bestuursleden ontvangen in die hoedanigheid geen bezoldiging. Een redelijke vergoeding voor gemaakte onkosten wordt niet als bezoldiging aangemerkt. h. Bij opheffing van de fondsenwervende instelling dient het positieve saldo zoveel mogelijk besteed te worden in overeenstemming met de statutaire doelstelling. i. De criteria a. t/m h. zijn vastgelegd in de statuten of het huishoudelijk reglement. 2.2 Beleid en bestedingen a. De fondsenwervende instelling heeft een actueel beleidsplan. b. Het bestuur stelt voor het einde van het boekjaar een begroting voor het volgende jaar vast. c. Bestedingen zijn in overeenstemming met de statutaire doelstelling. d. De besteding van middelen vindt plaats conform de begroting. Afwijkingen worden gedekt door een bestuursbesluit. e. Bestedingen dienen aantoonbaar te worden gecontroleerd en geëvalueerd. Pagina 13 van 15

2.3 Beleid en bestedingen a. De identiteit, de doelstelling en de activiteiten van de fondsenwervende instelling zijn duidelijk omschreven bij fondsenwerving en voorlichting. b. De fondsenwervende instelling onthoudt zich van misleiding en van vergelijking met andere fondsenwervende instellingen. c. De fondsenwervende instelling onthoudt zich van het voeren van een naam en beeldmerk die op het eerste gezicht bij het brede publiek tot verwarring kunnen leiden met de naam en/of het beeldmerk van reeds langer bestaande fondsenwervende instellingen. d. De fondsenwerving is gericht op het verwerven van vrijwillige bijdragen en is niet intimiderend. e. De kosten voor eigen fondsenwerving zijn gemiddeld over drie jaar minder dan 25% van de baten uit eigen fondsenwerving. 2.4 Verslaggeving a. De jaarverslaggeving dient op basis van de Richtlijn 650 Fondsenwervende instellingen te zijn ingericht en omvat in ieder geval: de statutaire naam, vestigingsplaats en rechtsvorm; een omschrijving van de doelstelling; de samenstelling van het bestuur en vermelding van de relevante nevenfuncties van de bestuursleden; een beschrijving van de belangrijkste activiteiten van de instelling in het verstreken boekjaar en waarin in ieder geval wordt aangegeven in hoeverre de geplande activiteiten zijn gerealiseerd. de balans overeenkomstig het model in Bijlage 1 van de Richtlijn 650; de staat van baten en lasten overeenkomstig het model in Bijlage 2 van de Richtlijn 650; een toelichting op de staat van baten en lasten en op de balans; een goedkeurende accountantsverklaring indien de jaarlijkse som der baten groter is dan of gelijk aan 150.000 euro. Volstaan kan worden met een beoordelingsverklaring van een accountant bij een jaarlijkse som der baten van minder dan 150.000 euro. b. De jaarverslaggeving is openbaar en binnen negen maanden na afloop van het boekjaar beschikbaar voor het publiek. Pagina 14 van 15

Bijlage 3: Index Accountantsverklaring...6 Beschrijving Administratieve Organisatie...4, 6 Boekhoudpakket...4 Lijst benodigde stukken...6 Notulen bestuursvergadering...4, 6 Rekening schema RL 650...4, 5 Waarom ANBI...5 Art 10 BW 2...5 CBF Certificaatcriteria...4, 5, 6 Richtlijn 650...5, 6 Wie Accountant...5, 6 Bestuur...4, 5, 6 Penningmeester...4, 5 Secretaris...6 Pagina 15 van 15