HYGIËNE VOOR HARDWARE zo werkt het! Bescherm uw computers met een speciale coating
HYGIËNE VOOR HARDWARE Gaat u mee in onze missie voor hygiënische hardware? Dan leggen wij u graag uit hoe wij te werk gaan. In deze brochure leest u er alles over. Heeft u desondanks nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op. Wij zijn niet alleen gehecht aan hygiëne, ook aan duidelijkheid! Inhoudsopgave Heldere afspraken 3 Kabelmanagement 9 De intake 3 Onze werkwijze 9 De uitvoering 3 De uitvoering 9 Onze medewerkers 4 De voordelen van kabelmanagement 9 De werkplek 5 NEN 3140, dat is onze norm! 10 Inbegrepen apparatuur 5 Onze werkwijze 10 Print-, fax- en kopieerapparatuur 5 Tijdsduur 5 Maatschappelijk Verantwoord 12 Ondernemen (MVO) De werkzaamheden 6 Beeldscherm 6 Storingsservice 12 Toetsenbord 6 Computermuis 6 CPU-kast 6 Notebook 7 Telefoon 7 Server- en datarooms 8 Printers 8 2 Hygiëne voor hardware Zo werkt het! thp.nl
HELDERE AFSPRAKEN De intake Inventarisatie van de hardware TH&P levert maatwerk. Aan de basis daarvan ligt een zorgvuldige inventarisatie van uw automatiseringsapparatuur, aangevuld met uw specifieke wensen. Wij controleren ook de status van de aanwezige kantoorautomatisering: welke apparaten heeft u in gebruik en in welke mate zijn ze vervuild? De uitvoering Contactpersoon Na goedkeuring plannen wij in overleg met uw contactpersoon onze komst. Voor aanvang van de werkzaamheden zullen onze medewerkers zich bij u melden om eventuele bijzonderheden door te spreken. Vanzelfsprekend houden onze medewerkers zich aan de in uw organisatie geldende huisregels. Het Hygiëne voor Hardware Plan Op basis van deze inventarisatie en uw wensen stellen wij het Hygiëne voor Hardware Plan op. Daarin brengen wij advies uit over de manier waarop de hygiëne van uw hardware het beste is te garanderen. Ook bevat het een onderhoudsplan waarin beschreven staat welke werkzaamheden we uitvoeren en wanneer. Een overzichtelijke offerte verschaft u inzicht in alle kosten. Tijdig informeren Ook zorgen zij ervoor dat uw medewerkers zo weinig mogelijk hinder ondervinden van de reinigingswerkzaamheden. Dat begint met het tijdig informeren van uw medewerkers dat zij voor korte tijd niet kunnen werken met de betreffende apparatuur. Indien gewenst kunnen de werkzaamheden ook s avonds of in het weekend uitgevoerd worden. Toetsen blijven niet meer hangen en het beeldscherm is helderder. Hygiëne voor hardware Zo werkt het! thp.nl 3
Onderhoudsbon Onze medewerkers leggen alle verrichte werkzaamheden vast op een onderhoudsbon. Deze ontvangt u na afloop van de reinigingswerkzaamheden. Zo behoudt u het volledige overzicht van de door ons uitgevoerde werkzaamheden en eventuele bijzonderheden. Onze medewerkers Het reinigen van hardware is specialistisch werk. Wij stellen dan ook hoge eisen aan onze medewerkers. Technische bekwaamheid TH&P werkt met vakbekwame onderhoudsteams. Het reinigen van de apparatuur wordt uitgevoerd door ervaren medewerkers, die allen technisch geschoold zijn. We houden de kennis van onze medewerkers actueel met gerichte bijscholing. Certificering Onze medewerkers zijn: NEN-3140-gecertificeerd (keuring en inspectie zwakstroominstallaties) ESD-gecertificeerd (Electro Static Discharge) VCA-gecertificeerd (Veiligheid-, gezondheid- en milieu-checklist Aannemers) Legitimatie De medewerkers van TH&P zijn herkenbaar aan uniforme bedrijfskleding en kunnen zich te allen tijde legitimeren. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) Onze medewerkers verrichten ook werkzaamheden bij instanties waar screening vereist is. TH&P neemt eventuele kosten die daar uit voortvloeien voor haar rekening. Indien gewenst kan voor medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de werkzaamheden binnen uw organisatie een Verklaring Omtrent het Gedrag worden aangevraagd. Onze medewerkers zijn gekwalificeerd, technisch onderlegd en gecertificeerd 4 Hygiëne voor hardware Zo werkt het! thp.nl
Een schone werkplek werkt een stuk prettiger DE WERKPLEK Onze gepatenteerde methode is uw garantie voor een gezonde werkplek. Op toetsenborden, computermuizen en telefoons brengt TH&P volgens een gepatenteerde methode een zelfreinigende coating aan. Hierdoor krijgen bacteriën geen kans meer. Inbegrepen apparatuur Onder de term werkplek is de volgende ICT-apparatuur inbegrepen: beeldscherm (inclusief voorzetscherm, indien aanwezig) toetsenbord computermuis CPU-kast (extern) telefoon Werkplek met alleen een notebook: eventueel los beeldscherm (inclusief voorzetscherm, indien aanwezig) eventueel los toetsenbord eventuele computermuis eventueel dockingstation telefoon Print-, fax- en kopieerapparatuur Print-, fax- en kopieerapparatuur worden niet tot de werkplek gerekend. We nemen ze apart op in het onderhoudsplan. De kosten staan apart op de offerte vermeld. Tijdsduur Het reinigen van een werkplek duurt gemiddeld twintig minuten. Omdat TH&P in principe met twee onderhoudsmedewerkers tegelijk werkt, kan een medewerker gedurende maximaal tien minuten geen gebruik maken van zijn of haar werkplek. De tijdsduur voor het reinigen van print-, fax- en kopieerapparatuur is mede afhankelijk van het soort apparaat. Hygiëne voor hardware Zo werkt het! thp.nl 5
DE WERKZAAMHEDEN Om u een volledig beeld te geven van onze werkzaamheden staat hieronder per apparaat beschreven welke handelingen we verrichten. Frisser werkt prettiger Beeldscherm De reiniging van een beeldscherm houdt in: verwijderen voorzetscherm (indien aanwezig) stofvrij maken beeldscherm reinigen beeldscherm met een reinigingsmiddel reinigen van de overgang tussen beeldscherm en kunststof behuizing reinigen voorzetscherm (indien aanwezig) met een reinigingsmiddel reinigen van de kunststof behuizing met een reinigingsmiddel behandeling van de kunststof behuizing, het beeldscherm en eventueel voorzetscherm met een antistatisch middel om het aantrekken van stof tegen te gaan terugplaatsen voorzetscherm (indien aanwezig) Toetsenbord De reiniging van een toetsenbord houdt in: doorblazen toetsenbord met perslucht (voor het verwijderen van vuil onder de toetsen) reinigen toetsenbord en toetsen met een reinigingsmiddel verwijderen van vastzittend vuil tussen de toetsen behandeling van het toetsenbord met een antistatisch middel om het aantrekken van stof tegen te gaan behandeling van het toetsenbord met een zelfreinigende coating controle van het toetsenbord en alle toetsen op een goede werking Computermuis De reiniging van een computermuis houdt in: reinigen computermuis met een reinigingsmiddel behandeling met een antistatisch middel om het aantrekken van stof tegen te gaan behandeling van het toetsenbord met een zelfreinigende coating controle van de computermuis op een goede werking CPU-kast De externe reiniging van een CPU-kast houdt in: afsluiten en uitzetten van het systeem verwijderen beeldscherm wanneer deze op de CPU-kast staat reinigen buitenkant CPU-kast met een reinigingsmiddel behandeling met een antistatisch middel om het aantrekken van stof tegen te gaan terugplaatsen beeldscherm (indien aanwezig) Na de reinigingsbehandeling wordt het systeem opgestart en gecontroleerd op een goede werking. 6 Hygiëne voor hardware Zo werkt het! thp.nl
Een schone werkplek geeft meer rust De interne reiniging van een CPU-kast houdt in: afsluiten, uitzetten en ontkoppelen van het systeem verwijderen beeldscherm wanneer deze op de CPU-kast staat openen CPU-kast verwijderen van stof en vuil in de CPU-kast met behulp van perslucht, stofzuiger en kwast met speciale aandacht voor de ventilator en het stof op printplaten. Dit alles wordt uiteraard uitgevoerd volgens de ESD richtlijn reinigen van de ruimte onder de CPU-kast terugplaatsen beeldscherm (indien aanwezig) Na de reinigingsbehandeling wordt het systeem aangesloten, opgestart en gecontroleerd op een goede werking. (Voor interne reiniging van de CPU-kast wordt een toeslag berekend) Notebook De reiniging van een notebook houdt in: afsluiten en uitzetten van het notebook doorblazen toetsenbord met perslucht (voor het verwijderen van vuil onder de toetsen) reinigen toetsenbord en toetsen met een reinigingsmiddel verwijderen van vastzittend vuil tussen de toetsen stofvrij maken beeldscherm reinigen beeldscherm met een reinigingsmiddel reinigen van de overgang tussen beeldscherm en kunststof behuizing reinigen van de kunststof behuizing met een reinigingsmiddel behandeling van de kunststof behuizing, het beeldscherm en het toetsenbord met een antistatisch middel om het aantrekken van stof tegen te gaan behandeling van het toetsenbord met een zelfreinigende coating controle van het toetsenbord en alle toetsen op een goede werking Na de reinigingsbehandeling wordt het notebook opgestart en gecontroleerd op een goede werking. Telefoon De reiniging van een telefoon houdt in: stofvrij maken van het toestel reinigen van het toestel met een reinigingsmiddel verwijderen van vastzittend vuil behandeling van het toestel met een antistatisch middel om het aantrekken van stof tegen te gaan behandeling van het toestel met een zelfreinigende coating controle van de telefoon op een goede werking Hygiëne voor hardware Zo werkt het! thp.nl 7
Server- en datarooms Het reinigen van server- en datarooms gebeurt volgens vaste procedures. We spreken deze procedures vooraf met u door. Onze projectmanager ziet er daarna nauwlettend op toe dat ze correct worden uitgevoerd. Het reinigen verloopt als volgt: reinigen van alles wat op de vloer staat reinigen van de vloer en de ruimte tussen de vloerdelen met een speciale stofzuiger verwijderen aanwezig vuil onder de vloerdelen behandeling van de vloer met een antistatisch middel om het aantrekken van stof tegen te gaan. Wij werken uitsluitend volgens de ESD-richtlijn, welke staat voor het veilig kunnen werken met elektronica. Printers Voor printers voeren we zowel de reiniging als het technisch onderhoud uit. De reinigingswerkzaamheden zijn afhankelijk van het soort printer. Het in- en extern reinigen van printers houdt in: configuratiepagina printen printer uitschakelen, maar niet ontkoppelen stofvrij maken buitenzijde alle kleppen openen en reinigen reinigen buitenzijde printer met een reinigingsmiddel behandeling van de behuizing met een antistatisch middel om het aantrekken van stof tegen te gaan behandeling van het bedieningspaneel met een zelfreinigende coating Bij storing: locatie, serienummer en eventuele storingen op het configuratieblad vermelden indien van toepassing: reparatieadvies Technisch onderhoud binnenzijde printer Eénmaal per jaar vindt technisch onderhoud plaats van de binnenzijde van de printer. Dit onderhoud bestaat uit: uitzetten en ontkoppelen van de printer lades verwijderen en reinigen reinigen van naden en kieren toner en papierstof in papierbaan verwijderen tijdelijk verwijderen van de tonercartridge of inktpatronen reinigen van de primaire coronadraad (indien van toepassing) reinigen van de printerkop (indien van toepassing) reinigen van het binnenwerk van de printer doorvoerrollen en pick-up roller reinigen en opruwen controle van de fuseereenheid het smeren van draaiende delen met een siliconenhoudend smeermiddel indien van toepassing: reparatie-advies Indien vooraf besproken en tegen meerprijs: vervanging fuseereenheid vervanging doorvoerrollen Minder bacteriën zorgen voor een gezondere werkomgeving 8 Hygiëne voor hardware Zo werkt het! thp.nl
Geordend en overzichtelijk werken KABELMANAGEMENT Elke werkplek met automatiseringsapparatuur kent een grote hoeveelheid kabels op, rond en onder het bureau. Losliggende snoeren zorgen niet alleen voor een rommelig beeld maar vormen ook een potentieel risico op kortsluiting. Daarnaast adviseren wij vanuit het oogpunt van hygiëne en representativiteit om kabels zorgvuldig weg te werken. TH&P doet dit graag voor u door middel van het toepassen van kabelmanagement, conform de geldende eisen. Onze werkwijze Onze werkwijze komt overeen met die van het reinigen van ICT-apparatuur. Na een zorgvuldige inventarisatie van uw wensen en de verschillende werkplekken binnen uw organisatie, stellen wij een bekabelingsadvies op, voorzien van een overzichtelijke offerte. Na goedkeuring plannen wij onze komst, in overleg met uw contactpersoon. Deze afspraak bevestigen wij schriftelijk. Voor aanvang van de werkzaamheden zullen onze medewerkers zich melden om eventuele bijzonderheden door te spreken. De uitvoering Per werkplek maken we de bestaande bekabeling los. Vervolgens herkabelen we de volledige werkplek. We maken daarbij gebruik van onder andere kabelgoten en cable grips. Om de werkplek nog veiliger, schoner en gezonder te maken én te houden adviseren we tevens om, waar nodig, CPU-houders en schermstatieven te plaatsen. De voordelen van kabelmanagement De voordelen van kabelmanagement op een rij: een geordende en overzichtelijke werkplek een veiliger werkplek (minder brand- en struikelgevaar) verbetering van de kwaliteit en prestaties van uw netwerk en randapparatuur een makkelijker schoon te houden werkplek wat zich vertaalt in verlaging van de schoonmaakkosten. eventuele toekomstige verhuisbewegingen kunnen efficiënt worden uitgevoerd Hygiëne voor hardware Zo werkt het! thp.nl 9
Periodieke inspectie van elektrische apparatuur is essentieel NEN 3140 is onze norm! 60% van de binnenbranden wordt veroorzaakt door kortsluiting in elektrische installaties en de daarop aangesloten apparaten. Niet alleen de Arbowet, maar ook steeds meer verzekeringsmaatschappijen stellen dat elektrische installaties veilig moeten zijn en dat werkzaamheden met of aan deze installaties veilig moeten worden uitgevoerd. Het volgen van NEN 3140, de Nederlandse norm voor veilige bedrijfsvoering van werkzaamheden nabij, aan of met elektrische objecten in het laagspanningsgebied, wordt hierin geadviseerd. Volgens de NEN 3140 moeten bestaande elektrische installaties regelmatig* worden geïnspecteerd, onder andere door een aantal metingen. Onze werkwijze Stap 1: Risicoanalyse Allereerst maken wij inzichtelijk welke knelpunten er binnen uw organisatie zijn met betrekking tot de arbeids- en brandveiligheid. Wij controleren in hoeverre er kabelmanagement is uitgevoerd en op welke wijze dit is gedaan. Ook wordt het aantal werkplekken geïnventariseerd en stellen wij vast om welk soort werkomgeving het gaat (kantoor of productie). Op basis van deze informatie geven wij aan hoe vaak een controle plaats dient te vinden. Als deskundige, gecertificeerde organisatie op het gebied van NEN 3140 is TH&P u hiermee graag van dienst. Onze werkzaamheden met betrekking tot NEN 3140 richten zich op een deugdelijke aansluiting en werking van automatiseringsapparatuur op de werkplek, zoals monitor, CPU-kast en laserprinter. De uit te voeren handelingen kunnen desgewenst worden verricht tijdens de periodieke in- en uitwendige reiniging door TH&P, waarbij de apparatuur uitgeschakeld dient te zijn. Stap 2: Visuele controle Wij voeren een visuele controle uit. Indien aanwezig, wordt het kabelmanagement in de werkomgeving beoordeeld. Kabels, snoeren, draadeinden en behuizing van de apparatuur worden geïnspecteerd op beschadiging, afwerking en deugdelijke aansluitingen. Tevens controleren wij of de automatiseringsapparatuur op de juiste manier is geplaatst. 10 Hygiëne voor hardware Zo werkt het! thp.nl *Periodieke inspectie van de aanwezige elektrische apparatuur is essentieel. De frequentie waarbinnen deze inspectie dient plaats te vinden, de zogeheten keuringstermijn, is afhankelijk van diverse factoren. Wij adviseren u graag over de juiste interval voor uw organisatie.
Stap 3: Meten weerstand beschermingsleiding (PE, Protective Earth) Wij meten de weerstand van de beschermingsleiding. Hierbij wordt een hoge teststroom (tenminste 200 milliampère) door de aarddraad gevoerd. Eventuele ondeugdelijkheden in de beschermingsleidingen worden hierbij getoond. Stap 4: Meten isolatiewaarde De isolatiewaarde, de weerstand tussen een geleider en de aarde bij elektrische installaties en apparatuur, wordt gemeten om eventuele aardfouten op te sporen. Stap 5: Meten lekstroom In elke elektrische installatie vloeit enige stroom via de aardleiding naar de aarde, lekstroom genoemd. Gezien de hoge weerstand van isolatie zou er zeer weinig stroom moeten lekken. Als echter de isolatie oud of beschadigd is, is de weerstand lager en kan er lekstroom door de isolatie heen vloeien. Hierdoor kan onder andere kortsluiting of brand ontstaan. Stap 6: Testen apparatuur Na het uitvoeren van zowel de reinigings- als meetwerkzaamheden, voor ingebruikname door uw medewerkers, testen wij de apparatuur op deugdelijke werking. Vervolgtraject Als de apparatuur binnen uw organisatie is goedgekeurd voorzien wij de betreffende apparatuur van een NEN 3140 keuringssticker met geldigheidsdatum. Wij maken met u een vervolgafspraak, waarbij wij u een rapport met bijbehorend meetverslag overhandigen. Hiermee kunt u aantonen dat uw organisatie beschikt over veilige elektrische installaties en dat de werkomgeving van uw medewerkers voldoet aan de geldende veiligheidsrichtlijnen. Indien nodig geven wij advies over mogelijke verbeteringen op het gebied van veiligheid binnen uw organisatie. Hygiëne voor hardware Zo werkt het! thp.nl 11
MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN? EEN VANZELFSPREKENDHEID Gaat u mee in onze missie voor hygiënische hardware? Dan leggen wij u graag uit hoe wij te werk gaan. In deze brochure leest u er alles over. Heeft u desondanks nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op. Wij zijn niet alleen gehecht aan hygiëne, ook aan duidelijkheid! Milieuvriendelijk De door TH&P gebruikte reinigingsmiddelen zijn niet belastend voor het milieu. Wij werken uitsluitend met 100% ecologische schoonmaakmiddelen. Daarnaast hebben wij gekozen voor een milieubewust wagenpark, dat is voorzien van energielabel A. Storingsservice TH&P verhelpt op afroep storingen in kantoorapparatuur. Onze servicedienst speelt razendsnel in op problemen die ontstaan door het plotseling uitvallen van printers, fax- of kopieerapparaten. mogelijk is om de storing ter plaatse te verhelpen, dan installeren we vervangende apparatuur voor de duur van de reparatie. Desgewenst kan TH&P ook nieuwe apparatuur verzorgen. Ervaren monteurs voeren de reparatie uit, binnen een paar uur na de melding. Wanneer het niet Storing in printer, fax of kopieermachine? Bel 085-773 774 1 TH&P Schaapsdrift 49, 6824 GP Arnhem (085) 773 77 41 fax (085) 773 77 40 info@thp.nl thp.nl