Integraal werken Wenselijk of waardeloos?

Integraal werken Wenselijk of waardeloos? Nieuwegein 7 juni 2011 Menno Prins 1 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

Vragen aan de zaal 1. Wie werkt er integraal? 2. Integraal werken is een goede ontwikkeling 3. Mijn organisatie zou meer integraal moeten werken 4. Integraal werken is de oplossing voor beheersproblemen 5. Wat is integraal werken? 2 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

Wat betekent integraal werken? : in te graal bn, bw voltallig, geheel: -grale publicatie wer ken werkte, h gewerkt 1 bezig zijn, zijn krachten gebruiken: aan een roman ~ 2 betaalde arbeid verrichten, een beroep uitoefenen: waar werk je?; werk ze! werk prettig! 3 uitwerking hebben: op de zenuwen ~ invloed uitoefenen op 4 krimpen en uitzetten van hout door weersinvloeden 3 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

Wat betekent integraal werken? 4 kernbegrippen: o Samenwerken o Samenhang o Afstemming o Gemeenschappelijkheid Een antwoord op verkokering en onsamenhangend werken van afdelingen en specialismen. (Bron: Tops 2001) 4 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

Integraal werken in overheidsland is hot 5 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

Waarom willen we integraal werken? Oplossen van beheersproblemen o Taak van overheden wordt steeds lastiger o Integraliteit in aanpak wordt verwacht o Meerdere functies moeten samenwerken 6 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

Nadelen integraal werken? Gedeelde verantwoordelijkheid o Wijzen naar elkaar.. Geen scherpe rol en taakverdeling o ik dacht dat jij daar van was Integraal werken als doel op zich o Analyse naar oorzaken van disfunctioneren blijft achterwege 7 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

Hoe los je beheersproblemen op? Oplossen van beheersproblemen in organisaties start met goede heldere doelen stellen aan de output en onderliggende processen. Van daar uit kunnen processen lean en mean worden ingericht. Integraal werken is daarbij geen doel op zich! 8 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

Vragen aan de zaal Wie heeft wel eens van Lean gehoord? Wie heeft wel een met Lean gewerkt? 9 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

Waar komt lean vandaan? 10 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

Lean in een notendop Richt processen in vanuit de klant Elimineer verspilling Streef naar perfectie Iedere dag een stapje beter Nadrukkelijk vanuit de werkvloer 11 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

Lean helpt om Heldere resultaten te benoemen Goede nulmeting van probleem Analyse oorzaken -> oplossingen voor oorzaken oorzaak probleem x oplossing Hoge acceptatie oplossingen Plezier en resultaat! 12 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

Lean toepassing in breda praktijk voorbeeld WABO omgevingsvergunning - uitdagingen: o Gecoördineerd werken o Binnen 8 weken reguliere vergunning 13 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

Analyse: Proces analyse oude situatie Start Centrale intake Koppelen aan Administratieve verwerking Toets sloop en andere zaken Volledigheids toets Aanvullende gegevens vraag + ontv. Aanvullende gegevens beoordelen Uitzetten deeladviezen 2-5 dagen 1-3 dagen 1-14 dagen 1-6 dagen 1-28 dagen 1-2 dagen 1-14 dagen 1-3 dagen casemanager secretariaat Hans & Maarten secretariaat Toets meervoudigheid Registreren case Bespreken in regiekamer Uitsplitsen op sectie Bestemmings plan toets 2-28 dagen BP toetser MIDDEN + WEST: schetsplan opvragen (indien aanwezig) Toetsen aan bestemmingsplan Toetsen aan bouwverordening WEST: vrijstellingsoverleg MIDDEN : 4-ogen controle door SBA bijwerken Dossier retour naar OOST + WEST: Koppelen aan ontvangst & doorzetten dossier 1-7 dagen Bijwerken SBA Dossier naar welstand brengen MIDDEN: koppelen aan Bas In SBA inboeken Dossier maken Ontvangstbevestiging naar aanvrager versturen OOST: schetsplan toevoegen (indien aanwezig) Welstands toets 1-25 dagen welstandtoetser Controle volledigheid dossier Vaststellen toetsvorm Ambtshalve (dagelijks): Bijwerken SBA Dossier Retour PB Commissie (1x / 2 wk): Commissiebespreking Verslaglegging toets Goedkeuren verslag Bijwerken SBA Dossier retour PB WEST: toets sloop en andere zaken Inhoudelijk toesen 1-70 dagen first-in first out behandeling obv fatale datum Controle ontvangst alle deeladviezen Zelf beoordelen Beoordelen adviezen Voorwaarden stellen Bij weigering eventueel: Aanvrager aanbieden om plan <2wk aan laten passen om weigeringsgrond te omzeilen 5 sets dossier maken Hangmap en label maken Invoeren in SBA 1 set uitzetten bij constructeur WEST+OOST: 1 set uitzetten bij milieu voor bodemtoets MIDDEN: bij twijfel tekening buitencontrole door T&H 1 set voor eigen volledigheidstoets Verzamelen toetsresultaten Bij onvolledigheid brief naar aanvrager Besluit nemen 1 dagen PB/secretariaat : maakt brief Secretariaat: Controleert brief laat ondertekenen, maakt kopie voor dossier Dossier naar archief Nota aanmaken en vergrendelen Verzending brief + kopie naar archief Stempelen binnenkomende post Eind Wel aanv.geg. < 4 wkn: Toets volledigheid met constructeur Indien onvoldoende buiten behandeling Geen aanv.geg. < 4 wkn: Overleg buitenbehandeling stellen in SBA Brief naar aanvrager Uitzetten bij: Bestemmingsplan toetser Constructeur brandweer MIDDEN: bodem Bijwerken SBA Map in andere kast het kàn in 2 weken maar als het tegen zit duurt het 20 weken (15 tot 137 kalenderdagen*) Processtap Doorlooptijd stap (kortst en langst) Verantwoordelijk functionaris Activiteiten in deze processtap *) Is excl. de maximaal 70 dagen inhoudelijk toetsen, aanname dat bij langere doorlooptijd eerdere stappen korter zal zijn. 2

3. Analyse: Mogelijke oorzaken lange doorlooptijd? 1. 2. 3. 4. 5. Brainstorm met medewerkers: Prioriteit Omschrijving Genoemde punten 19 Proces kan beter Communicatie tussen onderdelen Gebrek aan gelijktijdige processen Volgorde adviezen achter elkaar ipv naast elkaar Te veel schijven Gebrek aan afstemming Buitendienst plannen laten inzien = extra stap (West) Bestemmingsplantoets duurt te lang 12 Te lang laten liggen Niet in 1x overal plan uitzetten voor deeladvies 9 Andere activiteiten leiden af Tijd van postkamer tot aan ontvankelijkheidstoets Niet inplannen Bouwbesluit toets Overzicht op werk ontbreekt Plannen blijven te lang liggen Gebrek aan regie Aangeven wie het plan gaat behandelen duurt te lang Wie is verantwoordelijk voor de plannen? Inboeken is niet eenduidig Wachttijden tussen stappen Telefoon (3x) Mailverkeer/beantwoording Nevenacitivteiten (4x) Balie, overleggen (4x) Vooroverleggen kosten veel tijd Administratie/registratie (3x) Lopende werken na verlening bouwvergunning 9 Kantoortuin leid af Niet geconcentreerd kunnen werken Productie in kantoortuin is lager 9 SBA kost te veel tijd Automatisering werkt niet optimaal, kost veel tijd Te veel administratieve rompslomp vergt proces analyse hoofdverbetering vergt time-management niet beïnvloedbaar (op korte termijn) Nb. Onderbezetting werd maar 3x genoemd als belangrijkste verbeterpunt!

Analyse: Proces analyse verbetervoorstellen Overstort tussen secties (puntensysteem Den Bosch?) Buiten proces organiseren danwel dagelijks toewijzen In 1x dossier opmaken én uitzetten (PB, constr., bodem) Buiten proces organiseren Afspraak hoe omgaan met te late levering (kost nu 1-14 dagen) Start Centrale intake Koppelen aan Administratieve verwerking Toets sloop en andere zaken Volledigheids toets Aanvullende gegevens vraag + ontv. Aanvullende gegevens beoordelen Uitzetten deeladviezen 2-5 dagen 1-3 dagen 1-14 dagen 1-6 dagen 1-28 dagen 1-2 dagen 1-14 dagen 1-3 dagen casemanager secretariaat Hans & Maarten secretariaat Toets meervoudigheid Registreren case Bespreken in regiekamer Uitsplitsen op sectie OOST + WEST: Koppelen aan MIDDEN: koppelen aan Bas In SBA inboeken Dossier maken Ontvangstbevestiging naar aanvrager versturen OOST: schetsplan toevoegen (indien aanwezig) WEST: toets sloop en andere zaken Bestemmingsplan- en welstandtoets parallel ipvserieel: Scheelt tussenstap en is sneller 5 sets dossier maken Hangmap en label maken Invoeren in SBA 1 set uitzetten bij constructeur WEST+OOST: 1 set uitzetten bij milieu voor bodemtoets MIDDEN: bij twijfel tekening buitencontrole door T&H 1 set voor eigen volledigheidstoets Verzamelen toetsresultaten Bij onvolledigheid brief naar aanvrager Verzending brief + kopie naar archief Stempelen binnenkomende post Wel aanv.geg. < 4 wkn: Toets volledigheid met constructeur Indien onvoldoende buiten behandeling Geen aanv.geg. < 4 wkn: Overleg buitenbehandeling stellen in SBA Brief naar aanvrager Uitzetten bij: Bestemmingsplan toetser Constructeur Evt. brandweer MIDDEN: bodem Bijwerken SBA Map in andere kast Bestemmings plan toets 2-28 dagen BP toetser ontvangst & doorzetten dossier 1-7 dagen Welstands toets 1-25 dagen welstandtoetser Inhoudelijk toesen 1-70 dagen Besluit nemen 1 dagen PB/secretariaat Eind Totale proces: Verbeteren discipline & besturing MIDDEN + WEST: schetsplan opvragen (indien aanwezig) Toetsen aan bestemmingsplan Toetsen aan bouwverordening WEST: vrijstellingsoverleg MIDDEN + OOST: 4- ogen controle door SBA bijwerken Dossier retour naar Bijwerken SBA Dossier naar welstand brengen Controle volledigheid dossier Vaststellen toetsvorm Ambtshalve (dagelijks): Bijwerken SBA Dossier Retour PB Commissie (1x / 2 wk): Commissiebespreking Verslaglegging toets Goedkeuren verslag Bijwerken SBA Dossier retour PB first-in first out behandeling obv fatale datum Controle ontvangst alle deeladviezen Zelf beoordelen Beoordelen adviezen Voorwaarden stellen Bij weigering eventueel: Aanvrager aanbieden om plan <2wk aan laten passen om weigeringsgrond te omzeilen : maakt brief Secretariaat: Controleert brief laat ondertekenen, maakt kopie voor dossier Dossier naar archief Nota aanmaken en vergrendelen Weigeringsgronden: 1.Bestemmingsplan 2.Welstand 3.Bouwverordening 4.bouwbesluit

Processtap Concrete verbeteracties per processtap Snelste DLT (dagen) Huidige situatie Langste DLT (dagen) Behan deltijd Verbetervoorstellen Centrale intake 2 5 van 3x per week naar dagelijks tussen 8-9 uur Koppelen aan Administratieve verwerking Toets sloop en andere zaken (west) 1 3 Dagelijks toewijzen tussen 9-10 uur 1 14 10-20 min Volledigheids toets 1 28 15-30 min Aanvullende gegevens vragen en ontvangen Aanvullende gegevens beoordelen Uitzetten deeladviezen Dagelijks alles wegwerken In 1x heel dossier administratief opmaken en (SBA bijwerken, dossier in kast, overige setjes naar PB) Hier al uitzetten naar PB, constructeur en bodem 1) Overal schetsplan + fasei toevoegen (ipv alleen in oost) 1 6 Vervalt -> in west wekelijks overleg inrichten waar de relevante plannen worden besproken Niet meer: dossier afmaken, uitzetten bij constructeur + bodem Sturing op vaststellen ontvankelijkheid binnen 3 werkdagen bij twijfel actie: buitencontrole of foto s opvragen 1) 1) Bij Bij te te weinig kopieën in ieder in ieder geval geval 1 1 exemplaar naar naar PB PB 2) 2) 25 25 dagen geld geld alleen alleen in 30% in 30% van van de de plannen die die langs langs welstandscommissie moeten. Overige doorlooptijden maximaal één één week week 17 Naverbetering Snelste DLT (dagen) Langste DLT (dagen) 1 3 0 0 1 5 1 2 2 3 1 14 15-30 min Bestemmingsplantoets 2 28 0,25-2 uur Ontvangst & doorzetten dossier Uiterlijk na 4 wk en dan binnen 2 dgn de nietontvankelijkheidsbrief versturen 1 3 Dagelijkse verwerking Quick Scan: bij verwachtte issues bij BP toets en/of welstand routing eventueel aanpassen (naar inschatting PB) 1 7 Vervalt Parallel met andere toetsen sturen op behandeling <14 kalenderdagen Welstands toets 1 25 Parallel met andere toetsen Ambtshalve < 2 dagen, commissie uiterlijk <25 dagen Toets constructeur en brandweer Samenvoegen advies (was inhoudelijk toetsen) - - 4-8 uur 1 70 4-8 uur Parallel aan overige toetsen Sturen op: constructeur en brandweer <14 kalenderdagen Parallel met andere toetsen, in deze stap alleen nog samenvoegen adviezen 1 3 1 3 1 14-25 2) 1 7 Besluit nemen 1 1 1 3 * Is excl. de maximaal 70 dagen inhoudelijk toetsen, aanname dat dit bij langere doorlooptijd eerdere stappen korter zal zijn Totaal: 15 137* 9 41-52

Analyse: Proces voorstel nieuwe situatie Start Centrale intake Koppelen aan Administratieve verwerking Volledigheids toets Aanvullende gegevens vraag + ontv. Aanvullende gegevens beoordelen Uitzetten deeladviezen 1-3 dagen 1-3dagen 1-2 dagen 1-3 dagen 1-3 dagen casemanager secretariaat secretariaat Dagproces 8/9 uur: Toets meervoudigheid Registreren case Bespreken in regiekamer Uitsplitsen op sectie Dagproces: 9/10 uur± Per sectie koppelen aan + constr. + evt bodemtoetser koppelen aan PB In SBA inboeken 5x dossier uitgebreid maken schetsplan + fase I toevoegen (indien aanwezig) Dossier uitzetten bij PB, constr. en bodem Ontvangstbevestiging naar aanvrager versturen Invoeren in SBA Bij twijfel actie nemen 1 set voor eigen volledigheidstoets Verzamelen toetsresultaten Bij onvolledigheid brief naar aanvrager Verzending brief + kopie naar archief Stempelen binnenkomende post Wel aanv.geg. < 4 wkn: Toets volledigheid met constructeur Indien onvoldoende buiten behandeling Geen aanv.geg. < 4 wkn: Overleg buitenbehandeling stellen in SBA Brief naar aanvrager Uitzetten bij: Bestemmingsplan toetser Constructeur Brandweer welstand Bijwerken SBA Map in andere kast Bestemmingsplantoets Toetsen aan bestemmingsplan Toetsen aan bouwverordening SBA bijwerken Welstands toets Controle volledigheid dossier Vaststellen toetsvorm Ambtshalve (dagelijks): Toets + bijwerken SBA Commissie (1x / 2 wk): Commissiebespreking Verslaglegging + goedkeuring Bijwerken SBA Toets constructie Toesten constructie SBA bijwerken Toets brandveiligheid Toets brandveiligheid SBA bijwerken Bouwkundige toets Toets bouwkundig SBA bijwerken Bestemmingsplan toets 1-14dagen BP toetser Welstands toets 1-25*) dagen welstand Toets constructie 1-14 dagen constructeur Toets brand-veiligheid 1-14 dagen brandweer Bouwkundige toets Samenvoegen adviezen 1-7 dagen Controle ontvangst alle deeladviezen Beoordelen adviezen Voorwaarden stellen Bij weigering eventueel: Aanvrager aanbieden om plan <2wk aan laten passen om weigeringsgrond te omzeilen Besluit nemen 1 3 dagen PB/secretariaat : maakt brief Secretariaat: Controleert brief laat ondertekenen, maakt kopie voor dossier Dossier naar archief Nota aanmaken en vergrendelen Eind in verbeterde situatie kan het in bijna 1 week maar altijd ruim binnen 8 weken (9 tot 52 kalenderdagen) Processtap Doorlooptijd stap (kortst en langst) Verantwoordelijk functionaris Activiteiten in deze processtap 1-14 dagen *) 1-3 dagen bij sneltoets, maximaal 25 dagen bij commissie

Verbeteren: inrichten sturing op doorlooptijd Bestemmingsplan toets 1-14dagen BP toetser Start Centrale intake Koppelen aan Administratieve verwerking Volledigheids toets Aanvullend e gegevens vraag + ontv. Aanvullend e gegevens beoordelen Uitzetten deeladviezen Welstands toets 1-25*) dagen Samenvoegen adviezen Besluit nemen Eind 1-3 dagen 1-3dagen 1-2 dagen 1-3 dagen 1-3 dgn welstand 1-7 dagen 1 3 dgn casemanager secretariaat secretariaat Toets constructie PB/ secretariaat Iedere ochtend weggewerkt dagelijks weggewerkt constructeur dagelijks weggewerkt dagelijks uitgezet 1-14 dagen constructeur binnen 7 dagen dagelijks weggewerkt binnen 3 dagen uitgevoerd binnen 3 dagen uitgevoerd Toets brandveiligheid 1-14 dagen brandweer Bouwkundige toets 1-14 dagen binnen 14 dagen retour binnen 8 weken

Verbeteren: Randvoorwaarden voor implementatie 1. Pro-actieve besturing mbv SBA-rapportages voor medewerkers 2. Voortgangsinformatie (rapportages) voor sectiehoofden 3. Werkplanning/time-management training voor medewerkers 4. Vervanging bij ziekte/verlof en bezetting op alle werkdagen 5. Vergroten effectiviteit van werken: Afspraken over bereikbaarheid en gebruik voicemail Centrale ingang vragen per e-mail laten doorzetten bij afwezigheid 20

Resultaatmeting Bestemmingsplan toets 1-14dagen BP toetser Start Centrale intake Koppelen aan Administratieve verwerking Volledigheids toets Aanvullend e gegevens vraag + ontv. Aanvullend e gegevens beoordelen Uitzetten deeladviezen Welstands toets 1-25*) dagen Samenvoegen adviezen Besluit nemen Eind 1-3 dagen 1-3dagen 1-2 dagen 1-3 dagen 1-3 dgn welstand 1-7 dagen 1 3 dgn casemanager secretariaat secretariaat Toets constructie PB/ secretariaat Iedere ochtend weggewerkt dagelijks weggewerkt constructeur dagelijks weggewerkt dagelijks uitgezet 1-14 dagen constructeur binnen 7 dagen dagelijks weggewerkt 39% 1 dag binnen 3 dagen uitgevoerd binnen 3 dagen uitgevoerd Toets brandveiligheid 1-14 dagen brandweer Bouwkundige toets 82% 14 dgn 71% 3 dgn 1-14 dagen binnen 14 dagen retour 91% 8 wkn! binnen 8 weken

Integraal werken en Lean? oorzaak probleem oplossing Integraal werken kàn een oplossing zijn voor een oorzaak van een beheersprobleem 22 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

Vragen & discussie 23 Integraal werken wenselijk of waardeloos?

24 Integraal werken wenselijk of waardeloos?