Q-STAGES Office Management Stages/projecten voor het academiejaar 2014-2015 22-08-2014 Voka-Kamer van Koophandel Limburg Hilde Klykens
Inhoud Q-Stageproject: zoek je een stageplaats of project?... 3 Q-Stage voor studenten... 3 Nog vragen?... 3 MAS 1: Ondersteuning afdeling HR/Communicatie... 4 INEOS ChlorVinyls te Tessenderlo... 4 MAS 2: Inhoud outplacement zo gericht mogelijk afstemmen op de behoeften van exmedewerkers toeleveranciers Ford... 5 UCARE CAREER SOLUTIONS te Hasselt... 5 MAS 3: Meertalige bediende/management Assistent... 6 Prefamac te Lummen... 6 MAS 4: Management Assistent... 7 SKF Logistics Services Belgium nv Te Tongeren... 7 MAS 5: Management Assistent... 8 SKF Logistics Services Belgium nv Te Tongeren... 8 MAS 6: Management Assistent... 9 Melexis Technologies nv te Tessenderlo... 9 2
Q-Stageproject: zoek je een stageplaats of project? Elk jaar worden duizenden stagecontracten afgesloten. Meestal verloopt de stage naar ieders tevredenheid en horen we enkel positieve geluiden. Maar helaas gaat het niet altijd zo vlekkeloos. Verzuchtingen van de twee partijen zoals mijn stagebedrijf had weinig tijd voor mij, want het was te druk of de student kiest zijn stagebedrijf liefst vlak bij huis, wat hij kan leren is bijzaak horen we helaas ook nog. Een aantal pijnpunten zijn moeilijk weg te werken, ondanks de inspanningen en goede intenties van de betrokken partijen. Daarom is Voka-Kamer van Koophandel Limburg het Q- stageproject gestart. Door dit initiatief willen we een betere matching krijgen tussen bedrijf en stagiair. Kiezen voor kwaliteit en inhoud van de stage is een eerste stap in een succesvolle stage. Hoe solliciteren voor een Q-project: - stuur een motivatiebrief en CV naar hilde.klykens@voka.be; - vergeet zeker niet de nummer en de naam van het stageproject te vermelden. Q-Stage voor studenten Solliciteer dan niet alleen voor één van de Q-projecten, maar schrijf ook in voor het Q-stagetraject voor studenten. We accepteren 20 gemotiveerde deelnemers voor dit intensief programma. Wat staat je te wachten? Workshops rond communicatie, solliciteren en netwerking. Een persoonlijke sollicitatietraining. Deelname aan grote netwerkevents van Voka-Kamer van Koophandel Limburg Deelname aan een sessie van het lerend netwerk dat het best aansluit bij jouw opleiding (Bv. netwerk marketing, netwerk productie, ) Contacten met Limburgse ondernemers Brainstorm ondernemerschap in samenwerking met het innovatiecentrum Limburg. Een kans om de StageAward 2015 Beste Stagiair Hoger Onderwijs te winnen Een certificaat dat je bij je CV/portfolio kan voegen bij je sollicitaties Hoe deelnemen aan het Q-stagetraject voor studenten: Stuur een korte motivatie en je CV naar hilde.klykens@voka.be. We maken een selectie van de kandidaturen voor de aanvang van het academiejaar. Nog vragen? Mail of bel dan gerust naar hilde.klykens@voka.be of bel 011/56 02 21. 3
MAS 1: Ondersteuning afdeling HR/Communicatie Afhankelijk van de achtergrond en interesse van de stagiair(e) kan de opdracht volgende taken omvatten: - HR ondersteuning (behandeling diverse dossiers, rekrutering en selectie, stagebeleid, opleidingen, nieuwe projecten, employer branding, ) - Administratieve taken (rapporteringen, verslagen, presentaties, ) - Communicatie (interne communicatie, vertalingsopdrachten, optimaliseren social media, ) Geschatte duurtijd De taken zullen vooraf duidelijk met de stagiair(e) worden afgesproken en zullen kaderen in de gevolgde opleiding. Indien wenselijk kan er ook specifiek aan 1 project worden gewerkt binnen HR of communicatie. Liefst het hele jaar Bijkomende vereisten / INEOS ChlorVinyls te Tessenderlo 4
Geschatte duurtijd Bijkomende vereisten MAS 2: Inhoud outplacement zo gericht mogelijk afstemmen op de behoeften van ex-medewerkers toeleveranciers Ford Vanaf 2014 start Ucare career solutions met de begeleiding van een 500-tal ex-medewerkers van SML, IAC en LEAR. Doelstelling is hen zo gericht mogelijk te ondersteunen in hun zoektocht naar een nieuwe job en hen eveneens te adviseren inzake een heroriëntering / omscholing. De opdracht van een stagiaire bestaat er in om mee ondersteuning te bieden in het verder uitwerken van een zo gericht mogelijk outplacement aanbod in functie van de specifieke noden en behoeften. Indien nodig kan de stagiaire participeren aan het organiseren van specifieke acties, events, jobbeurzen, om de zoektocht naar een nieuwe job mee te ondersteunen/faciliteren. Min. 3 maanden, mag langer - Persoonlijkheidskenmerken: sociaal, zelfstandig kunnen werken, flexibel om meerdere taken te kunnen combineren, klantgericht. UCARE CAREER SOLUTIONS te Hasselt 5
MAS 3: Meertalige bediende/management Assistent Correspondentie i.h. Nederlands, Frans, Engels en Duits (en eventueel Spaans), zowel telefonisch als via e-mail (slechts 5% Belgische markt) Offertes opmaken (alles papierloos) Telefonische opvolging van offertes in de vreemde talen Digitale mailing: opstellen van lay-out van onze nieuwsbrief (via programma Addemar), foto s selecteren/ aanpassen, adressen invoeren, Vertalen van onze nieuwsbrief (aangezien dit meestal een grotere hoeveelheid vertaalwerk is, zal de stagiair mogen kiezen naar welke talen hij/zij de nieuwsbrief zal vertalen (één of twee talen), keuze uit: Frans, Engels, Duits, Spaans) (Technische) documentatie vertalen (N/F/E/D/S) Vertalen van en naar N/F/E/D/S van e-mails/brieven of korte teksten en nalezen en corrigeren van teksten in N/E/F/D/S Nieuwe prospecten/klanten inbrengen in onze databases Zoeken naar nieuwe prospecten via magazines & internet en ons bedrijf voorstellen in een creatief briefje Af en toe: helpen bij het voorbereiden van zakenreizen: reservaties, afspraken..., Transporten: prijzen opvragen en transporten boeken Vormen- en onderdelenbestellingen klaarmaken Pakketjes versturen via taxipost / DHL / TNT Onthaal / telefoon (niet dagelijks, enkel als eerste persoon aan receptie niet aanwezig is) Meer naar 2014 : beursvoorbereidingen van internationale beurs in Duitsland (en enkele dagen mee naar de beurs indien mogelijk ideale ervaring om talen te oefenen/ commerciële gesprekjes te voeren met klanten) Geschatte duurtijd Bij voorkeur een stage van minstens 2 maanden, tot x-maanden (?) Des te langer, des te beter dus Bijkomende vereisten Prefamac te Lummen 6
MAS 4: Management Assistent Allerlei administratieve ondersteuning van onze HR-taken die zeer uiteenlopend zijn zoals het organiseren en opvolgen van opleidingen, opvolgen van evaluaties en ontwikkelingsplannen, het samenstellen van het personeelsblad, het voorbereiden van presentaties,... Afhankelijk van situatie, mee uitwerken van projecten binnen HR zoals bijvoorbeeld de organisatie van activiteiten ten voordele van het goede doel, het personeelsfeest, een veranderingstraject dat we begeleiden,... Het doel is uiteraard om een interessante stage te doorlopen, zodat er een win-win situatie is voor ieder Geschatte duurtijd Langere termijn (3 tot 6 maanden) Bijkomende vereisten Nauwkeurigheid Discretie Talenkennis Gedreven Open Dynamisch Enthousiast SKF Logistics Services Belgium nv Te Tongeren 7
MAS 5: Management Assistent Management Assistant met aandacht voor communicatie. Kennis van grafische vormgevingspakketten is een pluspunt. Interne communicatie begeleiden, promoten en uitwerken met behulp van verschillende tools en softwarepakketen Notules maken, verslagen uitschrijven,. Ondersteuning van Sales in tal van activiteiten (maken van presentaties, uitwerken van ideeën, screening van prospecten, promotie van SKF ) Begeleiden en ontvangen van bezoeken en ondersteuning voor Logistics Visitor Centre, het organiseren van evenementen,.. Ondersteuning in branding & marketing activiteiten Administratieve ondersteuning allerlei Ondersteuning van Management Assistant voor General Manager : zoals organiseren van bedrijfsbezoeken, vergaderingen, zakenreizen, Geschatte duurtijd Langere termijn (3 tot 6 maanden) Bijkomende vereisten Nauwkeurigheid Discretie Talenkennis Gedreven Open Dynamisch Enthousiasme SKF Logistics Services Belgium nv Te Tongeren 8
MAS 6: Management Assistent Binnenkomende telefoons professioneel beantwoorden en aan de juiste persoon doorschakelen Bezoekers hartelijk welkom heten: registratie, begeleiden naar meetingrooms, guest badges uitlenen op verzoek, opvolging taxikalender,... Behandeling van inkomende en uitgaande post Voorbereiding meetings: agendabeheer meetingrooms, meetingrooms gebruiksklaar maken, business lunches bestellen, pptx aanpassen, inboeken conference calls and goto meetings,... Digitale informatieborden up to date houden Facilities: bestellen van drank en fruit voor het personeel Classificeren HR-ondersteunende taken: voorbereiden jobbeurzen Travel: boeken van vluchten, taxi s, hotels, beheer uitleenwagenpark Ondersteuning geven aan andere departementen - Geschatte duurtijd 8 tot 12 weken Bijkomende vereisten Zeer goede kennis van het Engels, zowel schriftelijk als mondeling. Engels is de voertaal van het bedrijf! Sterke communicatievaardigheden Goede kennis van het Microsoft Office pakket Organisatietalent Dynamische persoonlijkheid Melexis Technologies nv te Tessenderlo 9