Arbobeleidsplan De Groeiling De Groeiling, stichting voor katholiek en interconfessioneel primair onderwijs Gouda en omstreken
Bestuurskantoor De Groeiling Aalberseplein 5 Postbus 95 2800 AB Gouda secretariaat@degroeiling.nl www.degroeiling.nl 2
Inhoudsopgave 1. Uitgangspunten pag. 4 2. Hoofddoelstellingen pag. 4 3. Organisatie pag. 5 3.1. Arbocommissie 3.2. Arbocoördinator en preventiemedewerkers 3.3. Bedrijfshulpverlening 4. Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) pag. 6 4.1. Aanpak en voortgang 4.2. Voorlichting 5. Arbodienst/arbodeskundige(n) pag. 7 6. Ziekteverzuimbeleid pag. 7 6.1. Overleg 6.2. Cijfers 7. Speciale doelgroepen pag. 8 8. Arbeidstijdenbeleid pag. 8 9. Preventief beleid pag. 8 10. Beleid t.a.v. agressie, geweld, seksuele intimidatie en discriminatie pag. 9 11. Registratie en melding van ongevallen pag. 9 12. Financiering pag. 10 Bijlage: Verdeling taken en verantwoordelijkheden pag. 11 3
1. Uitgangspunten Het College van Bestuur (het bestuur) van De Groeiling en de directie(s) van de aangesloten scholen zijn verantwoordelijk voor het schoolbeleid. Het arbobeleid is een onderdeel van dit schoolbeleid. Bij het voorbereiden en uitvoeren van het arbobeleid hebben we ons laten leiden door de volgende algemene uitgangspunten: de beleidsuitgangspunten en afspraken in andere beleidsdocumenten zoals het integraal personeelsbeleidsplan; het belang van een ongestoorde voortgang van het onderwijsproces; het voldoen aan kwaliteitseisen voor het onderwijs; de wettelijke vereisten zoals deze zijn opgenomen in Arbowet, Arbobesluit, Arbocatalogus PO en andere relevante arbo- en regelgeving; de zorg voor de veiligheid en gezondheid van het personeel; het voorkomen en beheersen van psychosociale arbeidsbelasting 1 bij personeel. 2. Hoofddoelstellingen Het bestuur van De Groeiling streeft naar optimale arbeidsomstandigheden voor haar personeel. Het arbobeleid is gericht op waarborging van de veiligheid en gezondheid van medewerkers en op het voorkomen en beheersen van psychosociale arbeidsbelasting. Om dit te bereiken, organiseert de directie de school op een zodanige wijze dat onaanvaardbare risico s in principe zijn uitgesloten. Vermijdbaar verzuim door ziekte en arbeidsongeschiktheid wordt zo veel mogelijk tegengegaan. Per school worden hiervoor jaarlijks realistische doelen en streefcijfers vastgesteld en geëvalueerd. Seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en discriminatie worden actief bestreden. Verder is het streven om personeelsleden zo goed en breed mogelijk in te zetten. Speciale aandacht gaat uit naar de inzet van nieuw personeel, ouderen, herintreders en arbeidsgehandicapten. De doelstellingen van het arbobeleid worden in samenhang met de schooldoelstellingen geformuleerd. Dit gebeurt in nauw overleg met de Medezeggenschapsraad (schoolniveau) en Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (bovenschools niveau). De vastgestelde doelstellingen zijn onderwerp van het reguliere schooloverleg dat het bestuur periodiek voert met de schoolleiding. De doelstellingen worden eveneens vermeld in het plan van aanpak op basis van de RI&E (Risico-inventarisatie en evaluatie). Het bestuur laat zich bij de zorg voor de veiligheid, gezondheid en het beheersen en voorkomen van psychosociale arbeidsbelasting van het personeel ondersteunen door een deskundige medewerker (stafmedewerker personeelszorg). Het beleid van het bestuur en de scholen is er op gericht de hierboven genoemde uitgangspunten en doelstellingen te realiseren. In het Arbobeleidsplan worden de beleidselementen die worden gehanteerd ter realisatie van de hoofddoelstellingen beschreven en worden in hoofdlijnen de arbo-activiteiten voor 1 Onder psychosociale arbeidsbelasting worden verstaan de factoren seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk in de arbeidssituatie die stress teweeg brengen 4
een periode van vier jaar beschreven. Van elk beleidselement wordt voor zover van toepassing aangegeven: wie verantwoordelijk is; welke procedures worden gevolgd; welke instrumenten worden gebruikt; welke vorm van interne of externe ondersteuning nodig is; hoe de kwaliteitsborging is geregeld. 3. Organisatie Aan de hand van het onderstaande organogram wordt de plaats van de diverse arbofuncties binnen De Groeiling op een overzichtelijke wijze weergegeven. Raad van Toezicht Stafbureau Stafmedewerker personeelszorg OHM College van Bestuur Schoolleiding (24) casemanager GMR Arbocoördinator, bedrijfshulpverleners, contactpersoon 24 MR-en In Bijlage 1 zijn de taken van de verschillende functionarissen beschreven. 3.1. Arbocommissie De Arbocommissie bestaat uit een lid van het bestuur en de Arbo-coördinatoren van de scholen. De Arbocommissie kan voorstellen doen om het Arbobeleidsplan aan te passen. De Arbocommissie kan gevraagd en ongevraagd adviseren over de volgende zaken: cursusaanbod bedrijfshulpverlening; cursusaanbod omgaan met agressie en geweld; afname risico inventarisatie en evaluatie; 5
ontruimingsoefeningen; het veiligheidsplan; de klachtenregeling. Voor het einde van ieder schooljaar evalueert de Arbocommissie het gevoerde arbobeleid aan de hand van dit Arbobeleidsplan. 3.2. Arbocoördinator (tevens preventiemedewerker) Op school is de directeur verantwoordelijk voor het arbobeleid. Hij/zij zorgt voor de verdeling van arbotaken en overlegt met de stafmedewerker personeelszorg en het bestuur. Via het (Gemeenschappelijk ) Medezeggenschapsraadoverleg beschikt het personeel over instemmingsrecht en inspraak bij de totstandkoming van het arbobeleid. Iedere school stelt een Arbocoördinator aan (onderdeel van het taakbeleid), die een ondersteunende rol in de uitwerking van het arbobeleid van betreffende school leidt. Hierbij is ook een rol weggelegd voor de bedrijfshulpverleners en de leidinggevende. De taken van deze medewerker (tevens preventiemedewerker) omvatten de medewerking aan het (door een externe deskundige) opstellen van een risico inventarisatie en evaluatie (RI&E), het uitvoeren van arbomaatregelen en het adviseren aan en overleggen met de Medezeggenschapsraad. De werkzaamheden van de Arbocoördinator zijn vastgelegd in een taakbeschrijving en beslaan 40 uren van de normjaartaak. De bedrijfshulpverleners zorgen samen met de Arbocoördinator voor de uitvoering van de arbotaken op de scholen. 3.3. Bedrijfshulpverlening De schoolleiding is verantwoordelijk voor de organisatie van de bedrijfshulpverlening (BHV). De Arbocoördinator regelt de uitvoering hiervan. De noodzakelijke opleiding voor BHV ers (die met scholingsgelden wordt bekostigd) wordt door een deskundige organisatie verzorgd. Minstens eenmaal per jaar wordt in elke school het ontruimingsplan geoefend. 4. Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) De RI&E wordt eens in de vier jaar voor alle scholen in dezelfde periode door een externe deskundige uitgevoerd. De schoolleiding is eindverantwoordelijk voor de RI&E. Resultaten worden aan de Medezeggenschapsraad voorgelegd. Het bestuur legt de resultaten op hoofdlijnen uit de RI&E s voor aan de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad. Conform de Arbowet stelt de school naar aanleiding van de RI&E een plan van aanpak op. Hierin staat welke knelpunten en risico s in welke volgorde aan bod moeten komen, welke werkzaamheden hiermee gepaard gaan, wie daarvoor verantwoordelijk is en welk budget in termen van tijd en geld daarmee 6
gemoeid zijn. Ook is terug te lezen welke activiteiten al zijn uitgevoerd. Het plan van aanpak wordt in concept aangeleverd door de externe deskundige. De school stelt vervolgens de prioriteiten. Het plan wordt voorgelegd aan de Medezeggenschapsraad (instemming personeelsgeleding). Jaarlijks wordt in een vergadering van de Medezeggenschapsraad verslag gedaan van de stand van zaken betreffende het plan van aanpak. Aan het eind van het schooljaar wordt het plan van aanpak geëvalueerd en aangepast voor het volgende jaar. Dit gebeurt aan de hand van een door de Arbocoördinator/schoolleiding te vervaardigen voortgangsverslag (een overzicht van al dan niet gerealiseerde Arboactiviteiten). De bevindingen worden op bestuursniveau gebundeld en door het bestuur voorgelegd aan de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad. 4.1. Voorlichting Op grond van de uitkomsten van de RI&E, teamvergaderingen en individuele gesprekken met teamleden wordt bepaald over welke risico s het personeel voorlichting moet krijgen. In ieder geval wordt aandacht besteed aan: de veiligheids- en werkinstructies voor leerkrachten en leerlingen; werkgebonden risico s, zoals agressie, geweld en stress; het verzuimbeleid en bijbehorende protocollen; de ontwikkeling van het ziekteverzuim op school; de introductie van nieuwe medewerkers en stagiaires. 4.2. Monitoring Op bovenschools niveau worden de gegevens van alle RI&E s verzameld en worden ken- en stuurgetallen vastgesteld. Deze getallen en andere gegevens worden besproken in het directeurenberaad, in de gesprekken met de afzonderlijke directies in het kader van de bestuursrapportages (twee maal per jaar) en verwerkt in het toezichtkader. Bepaalde gegevens kunnen leiden tot aanpassing van bestaand beleid, of als uitgangspunt dienen voor toekomstig beleid. Het betreft dan bijvoorbeeld aspecten op het gebied van preventie/terugdringing ziekteverzuim, werkdruk, welzijn, veiligheid en gezondheid. Periodiek wordt de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad geïnformeerd over deze ontwikkelingen. 5. Arbodienst/arbodeskundige(n) Het bestuur laat zich bij zijn verplichtingen uit de Arbowet bijstaan door een gecertificeerde Arbodienst, te weten de Arbo Unie te Gouda. Elk jaar evalueert het bestuur in samenspraak met het directeurenberaad het contract met de Arbodienst. Zo nodig wordt het bijgesteld. Namens het bestuur is de stafmedewerker personeelszorg het vaste aanspreekpunt voor de Arbodienst. Wat betreft de verzuimbegeleiding is de schoolleiding het aanspreekpunt voor de Arbodienst. De Arbodienst overlegt vervolgens zowel met de contactpersoon van 7
het bestuur als met de schoolleiding. 6. Ziekteverzuimbeleid De Groeiling heeft een gemeenschappelijk ziekteverzuimbeleid ontwikkeld, inclusief verzuimprotocollen, en dit ter instemming voorgelegd aan de personeelsvertegenwoordiging van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad. Het verzuimbeleid wordt jaarlijks door het bestuur en stafmedewerker personeelszorg geëvalueerd en bijgesteld. De schoolleiding is verantwoordelijk voor de uitvoering van het verzuimbeleid en wordt hierin ondersteund door de Arbo Unie (zie het Ziekteverzuimbeleidsplan voor een uitgebreide beschrijving. 6.1. Overleg Tenminste drie maal per jaar vindt het sociaal-medisch overleg (SMO) plaats op het bestuursbureau. Het team bestaat uit de bedrijfsarts, de stafmedewerker personeelszorg, de re-integratiedeskundige en de schooldirectie (directeur en in voorkomende gevallen de locatieleider). Eventueel wordt het overleg bijgewoond door de betrokken zieke werknemer. 6.2. Cijfers De verzuimkengetallen die de stafmedewerker personeelszorg, het administratiekantoor en/of de Arbo Unie verzamelt, worden regelmatig aan de schoolleiding bekend gemaakt. Hetzelfde geldt voor de ziekteverzuimgegevens die externe partijen beschikbaar stellen. De schoolleiding bespreekt de verzuimkengetallen in het teamoverleg en, zo nodig, in het SMO-overleg. 7. Speciale doelgroepen Nieuwe medewerkers, senioren en arbeidsgehandicapten zijn onderwerp van specifiek op deze groepen gericht beleid, zoals verwoord in het integraal personeelsbeleidsplan van De Groeiling. De schoolleiding is verantwoordelijk voor de implementatie. Aandacht voor oudere medewerkers, stagiair(e)s en startende leerkrachten komt in de begeleiding, de functioneringsgesprekken en de beoordelingen nadrukkelijk naar voren. 8. Arbeidstijdenbeleid De schoolleiding voert een arbeidstijdenbeleid voor personeel in overeenstemming met de Arbeidstijdenwet en het Arbeidstijdenbesluit. Met de persoonlijke omstandigheden wordt waar redelijkerwijs mogelijk rekening gehouden bij het vaststellen van de arbeids- en rusttijden. In elke school is een vorm van arbeidstijdenregistratie. De wijze waarop de school de arbeidstijdenregistratie invult is vormvrij. Wel moet worden voldaan aan minimum eisen. Er kan worden volstaan met een opgave van het lesrooster, de standaard extra werkzaamheden (vergaderingen, oudergesprekken, 8
e.d.) en het gemiddeld aantal uren thuiswerk. De teamleden hoeven dan alleen nog de afwijkingen op het rooster bij te houden. Deze gegevens worden op school opgeslagen en zijn beschikbaar voor de Arbeidsinspectie. De directeur is verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens. 9. Preventief beleid De Groeiling wil risico s voor veiligheid, gezondheid en psychosociale arbeidsbelasting zo veel mogelijk in de kiem smoren. Het bestuur laat zich daartoe bij de zorg voor de veiligheid, gezondheid en het beheersen en voorkomen van psychosociale arbeidsbelasting van het personeel ondersteunen door een deskundige medewerker (stafmedewerker personeelszorg, tevens preventiemedewerker). Daarnaast worden er voor de preventie van Arborisico s jaarlijks middelen beschikbaar gesteld. Tevens wordt een adequaat aankoopbeleid gevoerd en worden deugdelijke onderhoudscontracten afgesloten. Ook wordt er jaarlijks bezien op welke wijze aandacht wordt besteed aan de preventie van psychosociale arbeidsbelasting. Bij de bouw en inrichting van schoolgebouwen wordt aan de arbeidsomstandigheden extra aandacht besteed. In de omschrijving van de opdracht voor bouw- en inrichtingswerkzaamheden houdt de betrokken leidinggevende uitdrukkelijk rekening met de Arboregelgeving. Als de verantwoordelijkheid hiervoor bij de gemeente ligt, zal het bestuur deze belangen inbrengen in het overleg met de verantwoordelijke functionaris. De Arbocoördinator/schoolleiding zorgt voor relevante informatie zoals inkoopspecificaties en ziet toe op de naleving van onderhoudscontracten. 10. Beleid t.a.v. agressie, geweld, seksuele intimidatie en discriminatie De Groeiling hanteert een beleid dat alle vormen van agressie, geweld, (seksuele) intimidatie en discriminatie jegens allen die werkzaam zijn in de school (leerlingen, personeel, ouders, stagiaires en andere betrokkenen) tegengaat en heeft hiervoor afzonderlijk beleid opgesteld. Een klachtenprocedure, een gedragscode (onderdeel van het Veiligheidsplan) en de aanstelling van contactpersonen en een externe vertrouwenspersoon maken hiervan onderdeel uit. Op bovenschools niveau is een medewerker van de GGD Midden Holland aangesteld als vertrouwenspersoon. Op elke school heeft een leerkracht de taak van contactpersoon, die zich aan het begin van het schooljaar in de groepen even voorstelt en vertelt van haar/zijn werkzaamheden. Elke school gebruikt de door het bestuur vastgestelde gedragscode voor de omgang met leerlingen in bijzondere situaties. Aan het personeel wordt de mogelijkheid geboden om een cursus omgaan met agressie en geweld te volgen. Dit wordt opgenomen in het cursusaanbod van De GroeiAcademie. 11. Registratie en melding van ongevallen Per school registreert de Arbocoördinator of een daarvoor aangewezen persoon de ongevallen met 9
behulp van een ongevallenmeldingsformulier. Het formulier moet binnen vierentwintig uur na het ongeval door het betrokken personeelslid worden ingevuld. Elk kwartaal bespreekt de Arbocoördinator het register met de schoolleiding. In het register worden ongevallen opgenomen die lichamelijk letsel en/of (ziekte)verzuim tot gevolg hebben. Ook als er sprake is van letsel zonder verzuim, wordt het ongeval vastgelegd. Uit de geregistreerde informatie blijkt of er gevaarlijke situaties zijn of kunnen ontstaan. Conform artikel 9, lid 1 van de Arbo-wet meldt het bestuur alle arbeidsongevallen die leiden tot de dood, een blijvend letsel of een ziekenhuisopname direct aan de Arbeidsinspectie en rapporteert hierover desgevraagd zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de Arbeidsinspectie. Voor de melding aan de Arbeidsinspectie wordt gebruik gemaakt van een daarvoor ontwikkeld formulier. 12. Financiering Mede op basis van het plan van aanpak, voortkomend uit de RI&E, wordt er jaarlijks door de school tijdens het opstellen van de begroting een afzonderlijk budget beschikbaar gesteld voor het aanpakken en oplossen van knelpunten op het gebied van arbeidsomstandigheden bij de betreffende school. De scholing van de BHV-ers en andere personeelsleden die belast zijn met het uitvoeren van taken op het gebied van arbeidsomstandigheden, wordt gefinancierd uit het bovenschools scholingsbudget. Het contract met de Arbo Unie, de inzet van de externe deskundige voor het opstellen van de RI&E s en conceptplannen van aanpak, en het contract met de externe vertrouwenspersoon wordt eveneens uit bovenschoolse middelen betaald. Voor speciale projecten kan subsidie worden aangevraagd via het Aanvullend Pakket van het Vervangingsfonds. Speciale projecten zijn gericht op bijvoorbeeld vermindering van verzuim en werkdruk, betere samenwerking en coaching van de schoolleiding. In principe neemt de schoolleiding het initiatief. Indien nodig, zal de stafmedewerker personeelszorg op grond van haar verantwoordelijkheden zelf initiatieven ontwikkelen. Het is van belang dat voordat een begeleidingstraject wordt ontwikkeld, contact wordt opgenomen met de regioadviseur van het Vervangingsfonds. Die zal een schriftelijk advies aan de school uitbrengen. Vervolgens kan de subsidie Aanvullend Pakket worden aangevraagd. 10
Bijlage: Verdeling taken en verantwoordelijkheden In het onderwijs is het bestuur als werkgever verantwoordelijk voor de uitvoering van het algehele arbobeleid. In de praktijk vervult het bestuur (zie het Managementstatuut) deze rol waar het gaat om een aantal belangrijke verplichtingen. Daarnaast heeft het bestuur een toezichthoudende rol naar de schoolleiding toe. Om uitvoering te geven aan het arbobeleid is het noodzakelijk om de taken en verantwoordelijkheden te benoemen en te verdelen. College van Bestuur vaststellen Arbobeleidsplan; vaststellen van een arbobudget; mandateren van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan de schoolleiding, waaronder het aanstellen van de Arbocoördinator, de contactpersoon en bedrijfshulpverleners; overleg voeren met de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad, i.c. de personeelsvertegenwoordiging; voorzitter Arbocommissie; contract sluiten met de Arbodienst en externe deskundigen. Stafmedewerker personeelszorg laten opstellen van RI&E door externe deskundige; bestuur en personeel van informatie voorzien; onderhouden van contacten met de bedrijfsarts, de regioadviseur van het Vervangingsfonds, en andere deskundigen; aanvragen van subsidies bij het Vervangingsfonds; casemanager verzuimbegeleiding directeuren en stafmedewerkers. Schoolleiding vaststellen van het plan van aanpak uit de RI&E; verdelen van arbotaken; aanstellen van Arbocoördinator, contactpersoon en bedrijfshulpverleners; overleg met team; contact onderhouden met de bedrijfsarts; overleggen met en informatie verstrekken aan de stafmedewerker personeelszorg en het bestuur; casemanager verzuimbegeleiding teamleden. Personeelsgeleding (G)MR overleg en advies m.b.t. regels inzake arbeidsomstandigheden en arbeids- en rusttijden; instemmingsrecht t.a.v. voorgenomen besluiten inzake o.a.: o contract Arbodienst; o arbobeleid; o organisatie van preventietaken. 11
Arbocoördinator (tevens preventiemedewerker) deelnemen aan de bovenschoolse Arbocommissie; overleggen met en adviseren aan schoolleiding en Medezeggenschapsraad; signaleren risico's; uitvoeren plan van aanpak; begeleiden bij uitvoering RI&E; coördineren van de bedrijfshulpverlening. Team- en werkoverleg meningsvorming; bespreken van arboknelpunten; creëren van draagvlak voor maatregelen. Contactpersoon/vertrouwenspersoon aanspreekpunt voor medewerkers dan wel leerlingen; informatievoorziening; begeleiding in klachtenprocedure. Bij de uitvoering van het arbobeleid zijn de volgende externe instanties betrokken: Arbodienst ziekteverzuim- en re-integratiebegeleiding; uitvoeren van periodiek medisch onderzoek (PMO). Arbeidsinspectie controle arbeidsomstandighedenbeleid en de uitvoering van dit beleid. Externe deskundigen afname RI&E en opstellen van het concept plan van aanpak; toetsen RI&E s (dit betreft een ander dan de opsteller); psychologisch onderzoek verrichten; arbeidsdeskundig onderzoek verrichten; uitvoeren van 2 e spoortrajecten (loopbaanbegeleiding, outplacement); adviseren over arbeidsomstandigheden. 12