Opleiding: ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Als administratief medewerker sta je in voor het onthaal, het bedienen van de telefoon, het verwerken van de post, het uitvoeren van administratieve taken en het bijhouden van een klassement. Telefonie Onthaal Postverwerking Administratief medewerker Administratief werk Ondersteunende taken De opleiding bestaat uit verschillende modules, deze vind je terug in het schema hierboven. Voor elke module waar je geslaagd voor bent, krijg je een deelcertificaat. Je hebt alle deelcertificaten nodig om uiteindelijk je certificaat van administratief medewerker te behalen. In deze opleiding kan je enkel slagen voor je praktijk als je steeds aanwezig bent in de praktijklessen op school en een voltijds engagement hebt. 1. WAT ZIJN DE AFSPRAKEN Ons schoolreglement en leefregels zijn de basis van onze afspraken, we verwachten dan ook dat je deze ten alle tijde naleeft. Goede afspraken maken immers goede vrienden. Als administratief medewerker zijn onderstaande attitudes noodzakelijk: Orde, netheid en nauwkeurigheid: om niet te verdrinken in de papierwinkel, zijn ordelijk, net en nauwkeurig kunnen werken een must binnen deze opleiding. Hygiëne: als administratief bediende ben je het uithangbord van een bedrijf. Een verzorgd uiterlijk is aangewezen. Een goede kennis van het Nederlands Goede kennis van het Nederlands Verzorgd uiterlijk gsm verboden 1
2. (DEEL)CERTIFICATEN TE BEHALEN OP HET CLW Telefonie In deze module leer je hoe je telefoongesprekken moet voeren en behandelen. Dit bestaat onder andere uit een begroeting, een telefoonmemo invullen, klachten behandelen, doorschakelen,... Je leert hoe je een uitgaand gesprek moet voorbereiden. Wie zal ik bellen, wat moet ik vragen, op welke manier zal ik dat vragen,...? Deze module oefen je in met behulp van rollenspelen, echte situaties en eventueel op jouw werkplek. Onthaal Hier leer je klanten onthalen. Je leert hoe je de bezoekers op gepaste wijze moet verwelkomen, doorverwijzen, aankondigen, begeleiden,... Daarnaast leer je onder andere een badge aanmaken, de bezoekers registreren en helpen met eenvoudige vragen en problemen. Postverwerking Gedurende deze module leer je hoe je inkomende post moet sorteren en registreren. Je krijgt inzicht in de verschillende documenten die in een bedrijf kunnen toekomen en je probeert ze te linken aan de bijhorende afdelingen. Uitgaande post moet verzameld en opgestuurd worden, jij hebt hierover de verantwoordelijkheid. Je moet correct kunnen adresseren, brieven vouwen, de bijhorende omslagen selecteren,... In een bedrijf komen ook andere poststukken toe, zoals e-mails en faxberichten. Je leert hier werken met een fax en e-mailprogramma. Administratief werk In deze module besteden we aandacht aan een aantal office programma s zoals Word, Excel en PowerPoint. Aan de hand van instructies leer je brieven opstellen volgens de BIN normen, teksten opmaken, presentaties maken, tabellen en grafieken integreren in een tekst, enz. De verschillende handelsdocumenten zoals een bestelbon, een offerte en factuur worden eveneens in deze module behandeld. Word Excel PowerPoint Ondersteunende taken In deze module leer je hoe je een klassement moet bijhouden. Je moet documenten in een klassement kunnen plaatsen maar ook opzoeken. Je leert ook helpen bij het organiseren van meetings: interne accommodaties regelen, de zaal klaarzetten en reserveren, de gasten ontvangen,... Correct gebruik maken van een faxtoestel, een kopieerapparaat, een scanner en een snijmachine behoren tot je takenpakket. Een agenda bijhouden en voorraadtekorten signaleren komen eveneens in deze module aan bod. 2
OPLEIDINGENSTRUCTUUR ADMINISTRATIEF MEDEWERKER 1. BESCHRIJVING Referentiekaders: WELZIJN OP HET WERK Beroepsprofielen (SERV, oktober 2004) POLYVALENT BEDIENDE Beroepsprofiel (SERV/CEVORA, juni 2003) De administratief medewerker staat in voor het onthaal, het bedienen van de telefoon, het verwerken van de post, het uitvoeren van administratieve taken aan de hand van instructies, het bijhouden van een klassement, het uitvoeren van ondersteunende taken bij meetings en het uitvoeren van ondersteunende kantoortaken. De opleiding Administratief medewerker bestaat uit 5 modules: Administratief werk Ondersteunende taken Onthaal Postverwerking Telefonie Voor elke module die men met vrucht heeft gevolgd wordt een deelcertificaat uitgereikt. Voor elke opleiding die men met vrucht heeft gevolgd wordt een certificaat uitgereikt.
2. MODULES Module Administratief werk ICT in functie van administratieve taken volgens bedrijfseigen procedures uitvoeren aan de hand van notities en instructies brieven, faxen, memo s en eenvoudig verslag opstellen teksten ingeven en opmaken tabellen en grafieken in documenten integreren gegevens in een gestructureerd frame ingeven en bijhouden aan de hand van instructies presentaties aanmaken aan de hand van notities e-mailberichten opmaken en verzenden distributielijsten maken courante handelsdocumenten nakijken zoals: o bestelbon o leveringsbon o factuur administratieve taken volgens prioriteiten afhandelen
Module Ondersteunende taken klassement volgens bedrijfseigen procedures bijhouden stukken verzamelen, sorteren en coderen gecodeerde stukken klasseren geklasseerde stukken opzoeken klassement op korte en lange termijn bijhouden ondersteunende taken bij meetings klantvriendelijk en volgens bedrijfseigen procedures uitvoeren interne accommodaties regelen zalen klaarzetten infomappen samenstellen praktische ondersteuning bieden ondersteunende kantoortaken volgens prioriteiten en bedrijfseigen procedures uitvoeren agenda bijhouden randapparatuur gebruiken zoals: o fotokopieerapparaat o scanner o nietmachine o snijmachine o papierversnipperaar o lamineerapparaat o (in)bindmachine voorraadtekorten signaleren
Module Onthaal bezoekers klantvriendelijk en volgens bedrijfseigen procedures onthalen bezoekers verwelkomen bezoekers doorverwijzen bezoekers de nodige informatie verstrekken bezoekers begeleiden in- en uitgaande bezoekers opvolgen bezoekers registreren badge aanmaken en overhandigen bezoekers aankondigen bezoekers bij eenvoudige vragen en problemen helpen standaarduitdrukkingen in twee vreemde talen gebruiken onthaaltaken volgens prioriteiten afhandelen
Module Postverwerking inkomende post volgens bedrijfseigen procedures verwerken inkomende post sorteren inkomende post registreren inkomende post verdelen verwijs- en opvolgingssystemen toepassen aangetekende zendingen en pakjes in ontvangst nemen en aftekenen binnenkomende faxen ontvangen en doorgeven binnenkomende e-mails ontvangen en doorsturen uitgaande post volgens bedrijfseigen procedures verwerken brieven vouwen en onder omslag steken brieven manueel adresseren etiketten kleven uitgaande post registreren zendingen frankeren diverse verzendingsmogelijkheden gebruiken faxen versturen en afhandelen e-mails versturen en afhandelen
Module Telefonie klantvriendelijk en volgens bedrijfseigen procedures telefoneren telefoonapparatuur gebruiken telefoon opnemen en bedrijf voorstellen nodige informatie verstrekken telefoon doorverbinden eerstelijnsfunctie voor klachten en vragen vervullen berichten noteren en doorgeven in opdracht telefoneren antwoordapparaat gebruiken problemen met telefooncentrale melden telefoonnummers opzoeken standaarduitdrukkingen in twee vreemde talen gebruiken telefoontaken volgens prioriteiten afhandelen
3. SITUERING