Customer Due Diligence Beleid Versie 2.0 Bladnummer 1 van 6
INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1. Customer Due Diligence Beleid Syntrus Achmea 1.1 Aanleiding... 3 1.2 Doel Customer Due Diligence... 4 1.3. Uitgangspunten... 4 1.4 Inrichting... 5 1.5 Sanctiewetgeving... 6 Bladnummer 2 van 6
1. Customer Due Diligence Beleid Syntrus Achmea 1.1. Aanleiding Syntrus Achmea is actief als financiële dienstverlener in de Nederlandse pensioensector. De Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme (Wwft) eist dat afnemers van financiële diensten worden onderworpen aan een cliëntenonderzoek. Voor onder toezicht staande instellingen is deze regelgeving maar beperkt van toepassing 1. Beleggingsondernemingen zijn echter uitgezonderd en dienen onverminderd te beschikken over procedures en maatregelen met betrekking tot identificatie en verificatie van cliënten 2.Ook ten aanzien van vastgoedactiviteiten gelden zware verplichtingen. 3 Naast wettelijke vereisten is Syntrus Achmea als professionele partij gebonden aan een hoge mate van integriteit. Zowel de wettelijke als door Achmea vastgestelde normen van integriteit moeten worden gewaarborgd. Zakenrelaties spelen daarin een belangrijke rol. Voorkomen moet worden dat Syntrus Achmea betrekkingen aangaat met kwaadwillende of niet-integere wederpartijen. Een gedegen onderzoek naar de integriteit en betrouwbaarheid van zakelijke relaties is daarom van wezenlijk belang. Helder Customer Due Diligence (hierna: CDD) beleid kan hierin voorzien. Het biedt een vaste werkwijze om, voorafgaand aan een zakelijke betrekking, de identiteit en achtergrond van natuurlijke- en/of rechtspersonen te verifiëren. Dit document geeft invulling aan een divisiebreed CDD-beleid. Het biedt uitgangspunten voor interne procedures die zien op het vaststellen en bewaken van de integriteit van zakelijke relaties. Daarmee levert dit beleid een directe bijdrage aan de hoge integriteitnorm die Syntrus Achmea nastreeft. 1 Artikel 151 Pensioenwet bepaalt dat pensioenfondsen onder toezicht staan van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en De Nederlandsche Bank (DNB). Gezien dit feit is het gerechtvaardigd dat instellingen bij de toepassing van hun risicogeoriënteerde benadering pensioenfondsen als een laag risico bestempelen (kamerstuk 31.237, nr. 6). 2 Artikel 26 Besluit Gedragstoezicht Financiële Ondernemingen (Bgfo). Syntrus Achmea Vermogensbeheer is een vergunninghoudende beleggingsonderneming. 3 Artikel 8, 1e lid van de Wwft schrijft voor dat aanvullend cliëntenonderzoek noodzakelijk is indien de zakelijke relatie naar haar aard een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme met zich meebrengt. DNB heeft in haar beleidsregel Integriteitbeleid ten aanzien van vastgoedactiviteiten zakelijke relaties die in beroep of bedrijf vastgoedactiviteiten verrichten aangewezen als relaties met een hoog risico op witwassen. Op deze relaties is krachtens artikel 8, 1e lid Wwft het verscherpt cliëntenonderzoek van toepassing. Daarbij dient ingevolge artikel 8, 2e lid Wwft de identiteit van de cliënt te worden geverifieerd aan de hand van aanvullende documenten of informatie. Bladnummer 3 van 6
1.2. Doel Customer Due Diligence Doelstelling van dit CDD-beleid is om een beheersomgeving te scheppen waarin risico s voor Syntrus Achmea worden beheerst en gemitigeerd tot een acceptabel niveau. Binnen deze omgeving ligt de nadruk op aantoonbaar relatieonderzoek en dossiervorming waardoor de organisatie tot weloverwogen besluiten kan komen. Het niet of onvoldoende naleven van dit CDD-beleid en de vastgestelde procedures kan leiden tot het optreden van de volgende risico's: Reputatierisico: het risico van negatieve publiciteit en daarmee samenhangende reputatieschade en kosten; Juridisch risico: het (financiële) risico van rechtszaken, strafvervolging, en de daarmee gepaard gaande boetes, schadevergoedingen en sancties. Afhankelijk van de risicocategorie moeten de identiteitsgegevens, aard en achtergrond van personen en/of entiteiten in meer of mindere mate worden geverifieerd. Zodoende wordt een verantwoord besluit genomen of het aangaan dan wel voortzetten van de relatie acceptabel is. 4 1.3. Uitgangspunten - De bewaking van de integriteit van onze cliënten en zakelijke relaties staat voorop; - Er worden geen (contractuele) relaties aangegaan en onderhouden met personen en/of organisaties waarvan de reputatie op gespannen voet staat met de door Syntrus Achmea nagestreefde integriteit; - Syntrus Achmea doet geen zaken met partijen waarbij bij aanvang van de relatie een aanwijzing of vermoeden bestaat dat zij niet integer zijn; - Bestaande relaties die verdacht worden van ernstige strafbare feiten, worden met onmiddellijke ingang bevroren. In deze situatie zal tevens worden gestreefd naar het beëindigen van de betreffende relatie waarbij zal worden bezien of bestaande contracten en overeenkomsten worden gecontinueerd; - Syntrus Achmea werkt bij voorkeur met partijen die aangesloten zijn bij een branchevereniging; - Zonder deugdelijk Relatie- en CDD- onderzoek wordt geen relatie aangegaan; - Periodiek en wanneer daar aanleiding voor is, wordt bij bestaande relaties het CDD- onderzoek geactualiseerd; - Bij het CDD- onderzoek wordt de eigen informatie / ervaring met betrekking tot de zakelijke partij mede in overweging genomen; - Bij twijfel over de integriteit van de relatie wordt de afdeling Compliance om advies gevraagd; - Daartoe aangewezen medewerkers van Syntrus Achmea zijn te allen tijde gehouden de resultaten van een CDD- onderzoek volledig, juist en tijdig vast te 4 Zie ook de CDD werkinstructies, welke een integraal onderdeel van deze beleidsnotitie vormen. Bladnummer 4 van 6
leggen. Iedere relevante medewerker heeft daarom met betrekking tot een gedegen dossiervorming een zorgplicht; - Gegevens uit het CDD- onderzoek worden vijf jaar bewaard nadat de relatie is beëindigd of de incidentele transactie is uitgevoerd. Afwijking van het vorenstaande dient te gebeuren met schriftelijke onderbouwing en in samenspraak met de Directie van Syntrus Achmea en de afdeling Compliance. 1.4. Inrichting Dit CDD- beleid is van toepassing op Syntrus Achmea en al haar bedrijfsonderdelen. Bovenstaande uitgangspunten worden door alle medewerkers van Syntrus Achmea in acht genomen. Medewerkers van Syntrus Achmea Vastgoed zijn daarnaast gebonden aan extra branchespecifieke procedures. Relaties van Pensioenbeheer BPF, Pensioenbeheer OPF en Vermogensbeheer zijn standaard ingeschaald in risicocategorie: laag risico. De risicocategorie voor relaties van Syntrus Achmea Vastgoed wordt tijdens de CDD vastgesteld. Deze aanscherping komt voort uit de verscherpte branchespecifieke eisen. Daarbij wordt compliance meer betrokken naarmate er tijdens het CDD-traject een zwaarder risicoprofiel gaat ontstaan. De werkinstructies voorzien overigens in een uitgeschreven werkwijze per bedrijfsonderdeel. Om transparantie en volledigheid optimaal te waarborgen zal sprake zijn van digitale dossiervorming. Het beheer van dossiers voor relaties van Vermogensbeheer, Pensioenbeheer BPF en Pensioenbeheer OPF wordt centraal belegd. De bedrijfsonderdelen stellen hiervoor gezamenlijk een verantwoordelijke aan die belast wordt met het onderhouden en uitrollen van dit CDD- beleid, inclusief de werkinstructies. Voor relaties binnen Syntrus Achmea Vastgoed gelden aangescherpte eisen. Daarom is er voor gekozen om de dossiervorming hier niet te centraliseren, maar het beheer op locatie te behouden. Ook Vastgoed wijst een verantwoordelijke aan die belast wordt met het onderhouden en uitrollen van dit CDD- beleid en de werkinstructies. Voor iedere relatie van Syntrus Achmea wordt een digitaal dossier aangemaakt. Digitale dossiers worden opgeslagen op een beveiligde schijf en zijn enkel toegankelijk voor geautoriseerde personen. De verantwoordelijke medewerkers zullen de uitvoering van het beleid jaarlijks evalueren en de volledigheid van de dossiers vaststellen. Bijstelling van het beleid kan alleen na gedegen motivering en met toestemming van Directie en de afdeling compliance. Bladnummer 5 van 6
1.5. Sanctiewetgeving De VN en EU schrijven dwingende instrumenten voor die worden ingezet bij schendingen van o.a. internationaal recht of mensenrechten. Er zijn twee soorten financiële sancties te onderscheiden: - een gebod tot het bevriezen van tegoeden; - een verbod of restrictie op het verlenen van financiële diensten. De sanctiemaatregelen moeten het voor bepaalde personen of entiteiten onmogelijk maken om financiële transacties te verrichten. Financiële instellingen, waaronder ook pensioenfondsen, moeten hier verplicht aan meewerken. In Nederland biedt de Sanctiewet 1977 de grondslag voor uitvoering van deze sanctiemaatregelen. Het gebod tot het bevriezen van tegoeden richt zich tot bepaalde personen en entiteiten, waaronder vermeende terroristen en terreurorganisaties. Bevriezen van pensioengelden betreft het moment van uitkeren. De pensioenopbouw en premieverrekening worden voortgezet. Gezien de hoge wijzigingsgraad van de relatiebestanden (RPS, PBS, Prins, Pensas en Maia) laat Syntrus Achmea deelnemers ieder kwartaal screenen op de electronic Combined Targeted Financial Sanctions List (e-ctfsl of freeze-list). Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de diensten van KID, een bedrijfsonderdeel van de divisie Bancaire Distributie (DBD). KID voert de screening Sanctiewetgeving vanaf 1-1-2011 concernbreed uit. Nieuwe deelnemers worden standaard gecontroleerd op de volledige freeze-list. Reeds gescreende deelnemers enkel op personen en entiteiten die nieuw aan deze lijst zijn toegevoegd. Het verbod tot het verlenen van financiële diensten richt zich tot bepaalde landen of gebieden. Deze staan niet op de freeze-list. Syntrus Achmea raadpleegt daarom rechtstreeks de verordeningen op de website van de AFM en DNB. Bladnummer 6 van 6