Kwaliteitshandboek. Kwaliteitshandboek

Kwaliteitshandboek KHB Herziening 18 goedgekeurd door de Raad van bestuur (20150612) Kwaliteitshandboek Voorgesteld door Paul-Henri BESEM, kwaliteitsverantwoordelijke, Goedgekeurd door Jacques DEFOURNY, voorzitter van de raad van bestuur OCBS vzw Keizerinlaan, 66 B-1000 BRUSSEL Phone: + 32 2 509 14 09 Fax: + 32 2 509 14 00 E-mail: ocab@ocab-ocbs.com Website: www.ocab-ocbs.com OCBS/OCAB

Kwaliteitshandboek... 1 0. Algemeen... 8 0.1. Inleiding... 8 0.2. Structuur van de documenten... 8 0.3. Beschikbaarheid van de documenten... 8 0.4. Overeenstemmingstabel... 9 0.5. Definities... 10 0.6. Gebruikte afkortingen... 10 1. Kwaliteitsbeleid... 11 2. Juridische structuur... 12 2.1. Bedrijfsnaam... 12 2.2. Juridische vorm... 12 2.3. Historiek en doelstellingen... 12 2.4. Leden... 13 3. Algemene organisatie... 14 3.1. Algemene vergadering... 14 3.1.1. Taak... 14 3.1.2. Samenstelling... 14 3.1.3. Werking... 14 3.2. Raad van bestuur... 14 3.2.1. Taak... 14 3.2.2. Samenstelling... 14 3.2.3. Werking... 15 3.2.4. Agenda van de vergaderingen van de raad van bestuur... 17 3.2.5. Onpartijdigheid van de raad van bestuur... 18 3.3. Voorzitter... 20 3.4. Certificatiecomité... 20 3.4.1. Taak... 20 3.4.2. Samenstelling... 20 3.4.3. Werking... 21 3.4.4. Procedure van beslissingsverzoek... 22 3.4.5. Beschermende maatregelen met het oog op de bescherming van de markt... 23 3.5. Technische bureaus... 23 3.5.1. Taak... 23 3.5.2. Samenstelling... 23 3.5.3. Werking... 24 3.6. Adviescomité... 25 3.6.1. Taak... 25 KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 2/97

3.6.2. Samenstelling... 25 3.6.3. Werking... 26 3.6.4. Grondprincipes... 26 3.7. Keuringsinstellingen... 27 3.7.1. Taak... 27 3.7.2. Selectie... 28 3.7.3. Werking... 28 3.7.4. Kwalificatieprocedure voor niet-geaccrediteerde keuringsinstellingen... 29 3.7.5. Opleiding van de keuringsinstellingen... 30 3.8. Inspecteurs van OCBS... 31 3.8.1. Taak... 31 3.8.2. Selectie... 31 3.8.3. Werking... 31 3.8.4. Opleiding van de inspecteurs... 32 3.9. Beproevingslaboratoria... 32 3.9.1. Taak... 32 3.9.2. Selectie... 32 3.9.3. Werking... 33 3.9.4. Procedure van kwalificatie van de niet geaccrediteerde laboratoria... 34 3.10. Controles door berekening... 35 3.11. Comité van beroep... 36 3.11.1. Taak... 36 3.11.2. Samenstelling... 36 3.11.3. Werking... 37 3.12. Kwaliteitsborging... 37 3.12.1. Taak... 37 3.12.2. Samenstelling... 37 3.12.3. Werking... 38 3.13. Administratief secretariaat... 38 3.13.1. Taak... 38 3.13.2. Samenstelling... 38 3.13.3. Werking... 39 3.14. Boekhouding... 39 3.14.1. Taak... 39 3.14.2. Samenstelling... 39 3.14.3. Werking... 39 3.15. Organisatieschema... 39 3.16. Financieringsmiddelen... 40 KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 3/97

3.17. Dekking... 40 4. Positionering van de organisatie ten opzichte van de norm... 41 4.1. ISO 17065... 41 4.2. ISO 17021... 42 5. Directiebeoordelingen... 42 5.1. Beheer van directiebeoordelingen... 42 5.2. Modaliteiten van directiebeoordelingen... 43 5.3. Tevredenheidsenquêtes... 44 6. Organisatie van de certificatie... 44 6.1. Inleiding... 44 6.2. Sectoren en reglementen van certificering... 45 6.3. Reglementen en voorschriften voor toekenning van het overeenkomstigheidsmerk (BENOR en CE) 45 6.4. Toegang tot de diensten van de organisatie... 45 6.4.1. Voorafgaande voorwaarden voor toegang tot de certificatie... 45 6.4.2. Toegangsvoorwaarden voor BENOR en CE merken... 46 6.4.3. Aanleveren van gegevens... 47 6.5. Toekenning van het overeenkomstigheidsmerk... 47 6.6. Beheer van de onderaanneming... 48 6.7. Eerste certificatie, vernieuwing of uitbreiding van certificatie (BENOR-merk en CEmarkering)... 49 6.7.1. Voorafgaande Audit (préaudit)... 49 6.7.2. Eerste audit, vernieuwing of uitbreidingsaudits... 49 6.8. Periodieke controle van de gebruikers van het BENOR-merk... 50 6.8.1. Organisatie van de bezoeken... 50 6.8.2. Overdracht van verslagen van periodieke inspectie en de fiches van nietovereenkomstigheid... 51 6.8.3. Overzicht van de bezoeken... 51 6.8.4. Opstellen van de certificaten... 52 6.9. Periodieke controle van de gebruikers van de CE-markering... 52 6.9.1. Organisatie van de bezoeken... 52 6.9.2. Overdracht van verslagen van periodieke inspectie... 53 6.9.3. Overzicht van de bezoeken... 53 6.9.4. Internationale deelnames... 54 6.9.5. Opstellen van de certificaten... 54 6.10. Gebruik van logo's... 55 6.10.1. BENOR en CE logo s... 55 6.10.2. BELAC logo (zie http://economie.fgov.be/nl/binaries/2-001_nl_tcm325-56425.pdf).. 55 KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 4/97

6.10.3. OCBS logo... 56 6.11. Afgifte van technische goedkeuring... 56 6.12. Samenwerkingsakkoorden... 56 6.13. Normatieve en reglementaire nazichten, beleid van de slapende activiteiten... 56 6.14. Ontwikkeling van nieuwe activiteiten... 56 7. Personeel... 57 7.1. Voorzitter... 57 7.2. Ondervoorzitter... 58 7.3. Vertegenwoordiger van een lid van de algemene vergadering... 58 7.4. Beheerder... 59 7.5. Expert... 60 7.6. kwaliteitsverantwoordelijke... 60 7.7. Secretaris... 61 7.8. Lid van het certificatiecomité... 62 7.9. Voorzitter van een technisch bureau... 62 7.10. Lid van een technisch bureau... 63 7.11. Interne auditeur... 63 7.12. Werkzaamheden van boekhouding... 64 7.13. Inspectietaken... 64 7.13.1. Kwalificatie van de agenten die van een instantie van inspectie afhangen... 65 7.13.2. Kwalificatie van de agenten die direct van OCBS afhangen... 65 7.13.3. Lijst... 65 7.14. Plaatsvervangingen... 65 7.14.1. Voorzitter... 65 7.14.2. Ondervoorzitter... 66 7.14.3. Vertegenwoordiging in de algemene vergadering... 66 7.14.4. Beheerder... 66 7.14.5. Expert... 66 7.14.6. kwaliteitsverantwoordelijke... 66 7.14.7. Secretaris... 66 7.14.8. Lid van het certificatie comité... 66 7.14.9. Voorzitter van een technisch bureau... 67 7.14.10. Lid van een technisch bureau... 67 7.14.11. Interne auditeur... 67 7.14.12. Werkzaamheden van boekhouding... 67 8. Deontologie en ethiek... 67 8.1. Belangenconflicten... 67 8.2. Verklaring van vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid... 68 KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 5/97

8.3. vertrouwelijkheidsbeleid... 69 8.4. Verantwoordelijkheid van het vertrouwelijkheidsbeleid... 69 9. Opleiding van het personeel... 69 10. Beheer van de documenten en wijzigingen... 70 10.1. Algemene bepalingen betreffende het documentenbeheer... 70 10.1.1. Goedkeuring van de geschiktheid van de documenten vóór verdeling... 70 10.1.2. Herziening, actualisering, opstelling van nieuwe documenten... 70 10.1.3. Wijzigingen en statuut van de geldende versie van de documenten... 71 10.1.4. Beschikbaarheid van de relevante versies van de toepassingsdocumenten... 71 10.1.5. Leesbaarheid en identificatie... 71 10.1.6. Externe documenten... 71 10.1.7. Vervallen documenten... 71 10.2. Formaat van de documenten... 71 10.3. Indexering van de documenten... 72 10.4. Archivering van de documenten... 72 10.5. Bescherming van de informaticadocumenten... 72 10.6. Lijst van de gebruikers... 73 10.7. Reglementen van certificering en technische voorschriften... 74 10.8. Verdeling... 74 10.9. Van toepassing zijnde normen... 75 10.10. Beheer van de briefwisseling... 75 10.10.1. Beheer van de post... 75 10.10.2. Beheer van de elektronische post... 77 11. Classificatie van de niet-overeenkomstigheden en opmerkingen... 77 11.1. Belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO A)... 78 11.2. Minder belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO B)... 78 11.3. Opmerking (O +*)... 78 11.4. Aanbeveling (A +)... 78 11.5. Te geven gevolgen en eisen voor het invoeren van de acties ter verbetering... 79 11.5.1. Belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO A)... 79 11.5.2. Minder belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO B)... 80 12. Inbreuken... 81 12.1. Types van inbreuken... 81 12.2. Niet betalen van honoraria... 81 13. Wederrechtelijk gebruik van het merk van overeenstemming... 82 14. Sancties... 82 14.1. Aanmaning... 82 14.2. Waarschuwing... 82 KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 6/97

14.3. Versterkt toezicht, boete, opschorting, intrekking... 83 14.4. Procedures... 83 14.5. Sancties in geval van niet betaling... 84 14.6. Organisatieschema van de sancties... 84 15. Verzoek, beroep, bezwaar, klacht... 86 15.1. Verzoek en beroep... 86 15.2. Bezwaren... 87 15.3. Uitwerking van klachten, beroepen, bezwaren... 87 15.4. Klachten bij de gecertificeerde leveranciers... 88 16. Interne audit, correctieve en preventieve acties... 88 16.1. Interne audit... 88 16.2. Correctieve en preventieve acties... 90 17. Organisatieschema's van verloop van een inspectietaak... 90 17.1. Eerste Certificatie, uitbreiding (BENOR, CE)... 90 17.2. Periodieke controle (BENOR, CE), vernieuwing (CE)... 91 17.3. Beheer van de niet-overeenkomstigheden (BENOR en CE)... 92 18. Bijlage, overeenstemmingstabel... 95 19. Inhoud van de herzieningen... 96 19.1. Herziening 13:... 96 19.2. Herziening 14:... 96 19.3. Herziening 15:... 96 19.4. Herziening 16:... 96 19.5. Herziening 17:... 96 19.6. Herziening 18:... 97 KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 7/97

0. Algemeen 0.1. Inleiding Dit kwaliteitshandboek handelt over de certificeringactiviteit van het OCBS. Dit handboek gaat uitsluitend over productcertificering, zoals deze term wordt gebruikt in de zin van de norm NBN EN ISO/IEC 17065 1 die de processen en diensten omvat. Het kwaliteitshandboek werd opgesteld in overeenstemming met de norm NBN EN ISO/IEC 17065:2012 Conformiteitsbeoordeling - Eisen voor certificatie-instellingen die producten, processen en diensten certificeren. 0.2. Structuur van de documenten De documenten betreffende de kwaliteitsborging worden in een kwaliteitshandboek en in verschillende bijgevoegde Bijlagen gestructureerd. De uitsplitsing en de hiërarchie van de documenten worden in de tabel van hoofdstuk 0 beschreven. 0.3. Beschikbaarheid van de documenten Dit handboek omvat twee delen: een openbaar deel, raadpleegbaar vanaf de website van het OCBS. Dit is samengesteld uit de volgende delen van de tabel: kwaliteitshandboek en Bijlagen 1, 3, 4, 5, 6, 8, 11 een vertrouwelijk deel, bereikbaar ofwel vanaf de website van het OCBS, beveiligd door middel van wachtwoorden, ofwel door raadpleging op de zetel van het OCBS mits toelating van de voorzitter van het OCBS of de kwaliteitsverantwoordelijke die door de raad van bestuur van het OCBS wordt gemachtigd, dit deel bestaat uit de volgende delen van de tabel: bijlagen 2, 7, 9, 10, 12, 13, 14, 15, 16 en 17. 1 In het vervolg wordt in dit document de term ISO 17065 gehanteerd in plaats van de volledige benaming NBN EN ISO/IEC 17065. Tenzij uitdrukkelijk vermeld betreft het systematisch de meest recente versie van deze norm. KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 8/97

Tabel van de documenten Onderwerp Hiërarchisch Nummering Verdeling Niveau * ** *** Statuten 1 1 OV Huishoudelijk reglement 2 2 (+) RvB OCI Kwaliteitshandboek 3 0 OV Algemene reglementen 2 3 OV Bijzondere reglementen 3 4 OV Toepassingsreglementen 3 5 OV Normen en technische voorschriften 1 6 OV Overeenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten 3 7 RvB OCI Documenten van beheer van de certificering 4 8 OV Documenten van beheer van de kwaliteit 4 9 RvB OCI Overeenkomsten van certificering 5 10 OCI GM Lijsten van de gecertificeerde leveranciers 5 11 OV Notulen van algemene vergadering 1 12 RvB Notulen van de raad van bestuur 2 13 RvB Verslagen van de technische bureaus 4 14 RvB OCI Lijst van de bijlagen 4 15 RvB OCI Historisch overzicht van de herzieningen 4 16 RvB OCI Bundels van documenten 4 17 RvB OCI * in afnemende volgorde volgens de index ** in het kwaliteitssysteem *** Zie het hoofdstuk over de verdeling van de documenten: Openbare verdeling (OV) zoniet verdeling die wordt beperkt tot gebruikers van het merk (GM), leden van de raad van bestuur (RvB), keurings- of controle-instellingen (OCI). (+) Ten gevolge van de aard van zijn inhoud, werd het huishoudelijke reglement in zijn huidige versie volledig in het kwaliteitshandboek overgebracht. 0.4. Overeenstemmingstabel De tabel van hoofdstuk 18 geeft de overeenstemming weer tussen de paragrafen van de norm ISO 17065 en de hoofdstukken van onderhavig kwaliteitshandboek. KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 9/97

0.5. Definities De definities van artikel 3 van ISO 17065 zijn van toepassing met volgend woordgebruik: ISO 17065 Kwaliteitshandboek van het Ex EN 45011 OCBS Klant, aanvrager (3.1*) Aanvrager Aanvrager Producent, verdeler of vlechter Leverancier Machtiging tot gebruik van het Vergunning BENOR-merk of van de CEmarkering Gebruiker van het merk Licentiehouder Beoordeling (3.3*) Periodieke controle Toezicht Schema** (systeem) van Certificatiesysteem Certificatiesysteem certificatie (3.9*) (*) Refererend naar het artikel van de norm ISO 17065 (**) Het dient opgemerkt dat de term "schema" gebruikt in de Engelse versie van de norm ISO/IEC normaal en logischerwijze kan vertaald worden als "schema" of "systeem". Behalve uitdrukkelijke vermelding van de datum van uitgave van de betreffende norm, behelst elke verwijzing naar een norm de meest recente versie van deze norm. De benaming van de producten in onderhavig kwaliteitshandboek en zijn bijlagen stemmen overeen met de geciteerde normen. 0.6. Gebruikte afkortingen BENOR: Belgisch merk van overeenkomstigheid verleend door het NBN. BELAC: Belgische accreditatie-instelling. BETA: Belgisch netwerk voor de technische goedkeuring. CE: CE-markering en bijhorende certificering. CONSCERT: Internationale vereniging naar Belgisch recht voor de certificering van bouwstaal. EA: European co-operation for Accreditation EU: European Union (Europese Unie 2 ). EC: European Commissie (Europese Commissie). KHB: Kwaliteitshandboek. NBN: Normalisatie Bureau de Normalisation. BUtgb Belgische Unie voor de technische goedkeuring in de bouw 2 Vroeger EEG: Europese Economische Gemeenschap. KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 10/97

1. Kwaliteitsbeleid Sinds 1977 verzekert het OCBS het beheer van het BENOR-merk in de sector van de staalproducten, ingevolge het mandaat destijds verleend door het Comité van het BENOR-merk. Sindsdien wordt dit beheer waargenomen in overeenstemming met de voorschriften van het Algemeen Reglement voor gebruik en controle van het BENOR-merk 3 en de andere geldende documenten die de toekenning van dit merk regelen. Het beheer van het BENOR-merk is huidig toevertrouwd aan de vzw BENOR met wie het OCBS een overeenkomst heeft afgesloten. Voor verschillende bouwproducten en door beslissingen van de Belgische Staat en van zijn bevoegde Minister, is het OCBS genotificeerd bij Europese Commissie voor de gunning van de toelating tot gebruik van de CE-markering en voor het uitoefenen van certificeringstaken inherent aan deze markering. Deze sectoren bestrijken verschillende productiegebieden en bouwproducten. Het OCBS garandeert dat de producten die de conformiteitsmerken mogen dragen, vervaardigd en gecontroleerd worden overeenkomstig de geldende normen. Het verzekert eveneens de periodieke uitgave van de lijsten van de gebruikers van het merk. Met het oog op het beter beheersen van de interne problemen inzake de kwaliteit, heeft de raad van bestuur in zijn zitting van 15 mei 1991 beslist de organisatie van het OCBS aan te passen om te voldoen aan de voorschriften van nationale en internationale normen van de kwaliteitszorg. Er wordt speciale aandacht geschonken aan de onpartijdigheid en de onafhankelijkheid van zowel het OCBS als van zijn toeleveranciers. Hiervoor doet de raad van bestuur het nodige om te voldoen aan de eisen van de betrokken normen teneinde het beheer van de merken waarvoor het OCBS verantwoordelijk is te verzekeren in de sector van de bouwproducten. Het verplicht zijn medewerkers, waaronder de keuringstellingen, tot hetzelfde. Paul-Henri BESEM Kwaliteitsverantwoordelijke Jacques DEFOURNY Voorzitter van de raad van bestuur. 3 Dit document vervangt het vroegere "Algemeen Reglement voor gebruik en controle van het merk "BENOR" van overeenkomstigheid met de normen" KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 11/97

2. Juridische structuur 2.1. Bedrijfsnaam OCBS vzw Keizerinlaan 66 1000 BRUSSEL Telefoon: 02/509.14.09. Fax: 02/509.14.00. Email: ocab@ocab-ocbs.com Website: www.ocab-ocbs.com 2.2. Juridische vorm Vereniging zonder winstoogmerk. De statuten verschenen in het Belgisch Staatsblad van 06 oktober 1977 onder het nummer 8815/77. De bijgewerkte versie is in Bijlage 1 gevoegd. 2.3. Historiek en doelstellingen Het OCBS werd in 1977 door de volgende rechtspersonen gesticht: De Belgische Staat, Ministerie van Openbare Werken; De Nationale Maatschappij der Belgische Spoorwegen; Het Verbond van Belgische Hoogovens en Staalfabrieken; De "Groupement des Industries Sidérurgiques Luxembourgeoises ; De Federatie van de Ondernemingen der Metaalverwerkende, Machinebouw-, Elektronische en Kunststofverwerkende Nijverheid; De Nationale Confederatie van het Bouwbedrijf; Het Controlebureau voor de Veiligheid van het Bouwwezen (SECO); De Groepering van IJzerhandelaars van België. De algemene vergadering van 30 juni 1991 verwelkomde: Het Waals Gewest, Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De algemene vergadering van 30 juni 1994 verwelkomde: Het Vlaams Gewest. Het OCBS is het sectororganisme dat belast is met het beheer van het BENOR merk inzonderheid op het gebied van beton- en constructiestaal. KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 12/97

De opdracht van het OCBS, en de met zijn werking verwante keuringsinstellingen, bestaat erin de overeenkomstigheid met de Belgische normen te verzekeren van de producten die het BENOR-merk mogen dragen. De opdracht van het OCBS omvat eveneens de opstelling van samenwerkingsakkoorden met de nationale instellingen in het buitenland. Een overeenkomst met KIWA (Nederland) werd ondertekend op 23.12.1986 en eventueel herzien (Bijlage 7.01), Een overeenkomst met AFCAB (Frankrijk) werd 11.01.1989 ondertekend en eventueel herzien (Bijlage 7.02), Een overeenkomst met DIBt (Duitsland) werd 12.12.1991 ondertekend en eventueel herzien (Bijlage 7.03). Het OCBS verzekert eveneens de opvolging van het product tijdens de distributiefase tot op het ogenblik van de levering aan de klant. Sinds 1991 heeft het OCBS zich aan de voorschriften van de norm EN 45011, vervolgens van ISO 17065 gehouden en zijn acties gecoördineerd met deze van andere gelijkaardige instanties binnen de Europese Gemeenschap met het oog op de totstandkoming van de Eenheidsmarkt in het kader van CONSCERT (Bijlagen 7.04 en 7.05). Het OCBS is voor verschillende bouwproducten, door beslissingen van de Belgische Staat en van zijn bevoegde Minister, genotificeerd bij de Europese Commissie met het oog op de toelating tot gebruik van de CE-markering en met betrekking tot de certificeringstaken inherent aan deze markering (Bijlage 7.06). Het OCBS mag in voorkomend geval deze wettelijk vereiste certificatie aanvullen met een vrijwillige bijkomende en niet tegenstrijdige certificatie, namelijk gedekt door het BENOR-merk. 2.4. Leden De leden van het OCBS kunnen worden onderverdeeld over de volgende vier categorieën: De producenten van betonstaal, De handelaars in/verdelers van betonstaal, De openbare bouwsector, De privé bouwsector. KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 13/97

3. Algemene organisatie 3.1. Algemene vergadering 3.1.1. Taak De algemene vergadering vormt de hoogste macht van de organisatie. De bevoegdheden en de werking worden geregeld in de artikels van titel V van de statuten. 3.1.2. Samenstelling De algemene vergadering wordt door de leden van de organisatie gevormd. De werkelijke leden moeten verplicht tot een van de volgende vier categorieën behoren: De producenten van betonstaal, De handelaars in/verdelers van betonstaal, De openbare bouwsector, De privé bouwsector. De bevoegdheden van de deelnemers worden in hoofdstuk 7 bepaald. 3.1.3. Werking De werking van de algemene vergadering wordt in de artikels van de titel V van de statuten beschreven. 3.2. Raad van bestuur 3.2.1. Taak Al hetgeen door de wet of de statuten niet is voorbehouden aan de algemene vergadering behoort tot de bevoegdheid van de raad van bestuur. 3.2.2. Samenstelling De samenstelling van de raad van bestuur wordt beschreven in de artikels van titel IV van de statuten. De raad van bestuur is aldus samengesteld uit minstens 4 personen en uit hoogstens 10 personen, die als volgt in de vier categorieën van leden kunnen worden onderverdeeld: De producenten van betonstaal, minimum 1 en maximum 3; De handelaars in/verdelers van betonstaal, minimum 1 en maximum 1; De openbare bouwsector, minimum 1 en maximum 5; De privé bouwsector, minimum 1 en maximum 1. KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 14/97

De voorzitter stelt aan de raad van bestuur voor om het advies van experten in te winnen in specifieke domeinen en dit in functie van de dagorde. De experten worden voor een termijn van minstens één jaar aangesteld. De voorzitters van de technische bureaus of hun afgevaardigde worden uitgenodigd op de vergaderingen van de raad van bestuur als experten. De rol van de experten is het geven van meningen of adviezen. De kwaliteitsverantwoordelijke wordt, al naargelang de noodwendigheid, uitgenodigd voor de punten die betrekking hebben tot het kwaliteitsbeheer van de organisatie. De bevoegdheden van de deelnemers, waaronder deze van de voorzitter belast met het dagelijkse beheer, worden in hoofdstuk 7 bepaald. 3.2.3. Werking De werking van de raad van bestuur wordt beschreven in de artikels van titel IV van de statuten. De raad van bestuur kiest uit de beheerders, een voorzitter en eventueel een of meer ondervoorzitters, die belast worden met het dagelijks beheer van de organisatie. Zij zijn verantwoording verschuldigd aan de raad van bestuur. Ieder lid van de raad dat betrokken is bij een beslissing die met zijn eigen belangen, of deze van de maatschappij waarvan hij deel uit maakt, interfereren, onthoudt zich van elk advies of stemming. De raad van bestuur van het OCBS is belast met het beleid van het OCBS. Zijn bevoegdheden en de verdeling van de stemmen binnen elke categorie van leden worden door de statuten bepaald. De raad van bestuur is voornamelijk belast met: De onpartijdige werking van het OCBS, De afkondiging van de regelgeving en de technische voorschriften, De validatie van de, door het kwaliteitsborgingssysteem voorziene, directiebeoordelingen, De keuze van de keuringsinstellingen en de laboratoria, De validatie van de beslissingen van toekenning of weigeringen van toekenning, van inhouding van de erkenning, van sluiting op verzoek van de licentiehouder en de eventuele sancties tegen de gebruikers van het merk, De vaststelling van de tarieven van rechten en retributies van de licentiehouders en de keuringsinstellingen van het OCBS, Het beheer inzake het patrimonium van het OCBS. KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 15/97

De beraadslagingen van de raad van bestuur worden op zo n manier beheerd dat de beroepsethiek van de informatie en de beslissingen ten aanzien van de regels voor de industrie, voor de handel, voor de bouw en voor de concurrentie gewaarborgd is. De raad van bestuur wordt van de volledige inhoud van de directiebeoordelingen in kennis gesteld en ziet er uitdrukkelijk op toe dat de voorstellen die door de verantwoordelijken, belast met deze beoordelingen, worden gegeven een onpartijdig karakter hebben. In het tegenovergestelde geval heeft de raad van bestuur als opdracht om de voorstellen te weigeren waarvan de onpartijdigheid betwistbaar is. Inzake de toekenning van het gebruik van het overeenstemmingsmerk, valideert de raad van bestuur de beslissing die eerst door het certificatiecomité (zie 3.4) genomen werd tenzij relevante redenen, andere dan deze resulterend uit de behandeling van het certificatiedossier, een tegengesteld besluit motiveren (niet-limitatieve opsomming, redenen die op de wettelijke, juridische of economische situatie van de voorgestelde gebruiker van het merk zijn gebaseerd). In zo'n situatie, formuleert de raad van bestuur een gemotiveerd advies aan het certificatiecomité opdat deze de voorafgaandelijk toegekende certificatie met speciale voorwaarden voor toezicht of een tijdelijk of definitief intrekken kan uitspreken, deze beslissing zal dan automatisch door de raad van bestuur moeten worden gevalideerd. Inzake formele toekenningsweigering van het gebruik van het overeenstemmingsmerk, valideert de raad van bestuur de beslissing die eerst door het certificatiecomité (zie 3.4) genomen werd tenzij relevante redenen, andere dan deze resulterend uit de behandeling van het certificatiedossier, een tegengesteld besluit motiveren (niet-limitatieve opsomming, redenen die gebaseerd zijn op de werkelijke capaciteiten van de gebruiker teneinde kwaliteitsvolle producten op de markt te brengen). In zo'n situatie formuleert de raad van bestuur een gemotiveerd advies aan het certificatiecomité opdat deze de van te voren geweigerde certificatie van adequate, conservatieve voorwaarden kan voorzien en de definitieve beslissing uitspreken, deze beslissing zal dan automatisch door de raad van bestuur moeten worden gevalideerd. Inzake het nemen van aangepaste maatregelen (sancties 4 ), valideert de raad van bestuur de beslissing die eerst door het certificatiecomité (zie 3.4) genomen werd tenzij relevante redenen, 4 Onder verwijzing naar de norm EN 45011, omvat de term "sanctie", hier verder in het document gebruikt, met slechts één woord de corrigerende maatregelen genomen ten gevolge van nietovereenkomstigheden, verkeerde verwijzingen naar het certificatiesysteem en elk bedrieglijk gebruik ervan. Het komt overeen met de bewoording "appropriate action" in de zin van hoofdstuk 7.11.1 van de norm ISO 17065 KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 16/97

andere dan deze resulterend uit de behandeling van het certificatiedossier, een tegengesteld besluit motiveren (niet-limitatieve opsomming, indien de genomen maatregelen een vergunninghouder onrechtmatig bestraffen, de geloofwaardigheid van het OCBS hypothekeren, haar patrimonium of burgerlijke aansprakelijkheid in gevaar brengen). In zo n situatie formuleert de raad van bestuur een gemotiveerd advies aan het certificatiecomité opdat deze de van te voren uitgesproken opschorting of intrekking kan afstemmen met de situatie beschreven door de raad van bestuur en een definitieve beslissing kan nemen, deze beslissing zal dan automatisch door de raad van bestuur moeten worden gevalideerd. De validatie van de beslissingen van het certificatiecomité door de raad van bestuur legt automatisch de verantwoordelijkheid bij deze laatste. In het geval de beslissing van de raad van bestuur niet gevolgd wordt door het certificatiecomité, kan de raad van bestuur zich richten tot BELAC voor een advies omtrent de interpretatie van de desbetreffende clausules. 3.2.4. Agenda van de vergaderingen van de raad van bestuur De vergaderingen van de raad van bestuur worden trimestrieel gehouden, en dit op initiatief van de voorzitter en z n secretaris. Zij behandelen minstens de volgende zaken: 1. Toestand van de technische voorschriften en van de reglementen van certificering, goedkeuring van de nieuwe documenten, 2. Opsomming van de nieuwe gebruikers, 3. Vragen betreffende betonstaal, 4. Vragen betreffende voorspanstaal, 5. Vragen betreffende de materialen en elementen voor staalbouw en de opleggingen, 6. Vragen betreffende de lichtmasten van openbare verlichting en de verkeerstekens, 7. Onderzoek van de klachten, 8. Onderzoek van de niet-overeenkomstigheden, 9. Verbetering en opvolging van het actieplan, 10. Geschillen met de producenten, 11. Geschillen met de verdelers, 12. Toestand van de Belgische en buitenlandse certificering, 13. Onderzoek van de rekeningen en de begroting (tijdens de laatste raad van bestuur van het jaar), 14. Tevredenheidsonderzoeken, 15. Analyse van de potentiële conflicten en evaluatie van de maatregelen ter verbetering, 16. Goedkeuring van de directiebeoordelingen KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 17/97

17. Varia. De dagorde kan, volgens de noodwendigheden en specifieke omstandigheden, sommige van deze punten groeperen onder een gemeenschappelijk onderwerp. De sancties worden behandeld onder de punten 10 en 11 hierboven, en dit op basis van de beslissingen van het certificatiecomité. De vragen met betrekking tot de technische bureaus worden verspreid behandeld over het geheel van punten, en meer specifiek onder de punten 3 tot en met 6. 3.2.5. Onpartijdigheid van de raad van bestuur De raad van bestuur van het OCBS oefent de rol van onpartijdige instantie uit zoals voorgeschreven in het artikel 4.2.e van de norm EN 45011 5. Hij vormt nu de voorziening ter behoud van de onpartijdigheid van het organisme in de zin van paragraaf 5.2.1 van de norm ISO 17065. In dit kader garandeert de raad van bestuur op een intrinsieke wijze (door zijn structuur en zijn samenstelling, zie 3.2.2), de werkelijke deelname van alle partijen die bij de certificatie worden betrokken voor: de ontwikkeling van strategieën, principes en beleidsmaatregelen, beslissingen van certificatie (die hij valideert maar waarbij de algemene en uiteindelijke beslissing bij het certificatiecomité wordt gelaten), alle evaluaties (met name van de regelgeving voor certificatie) 6. De raad van bestuur vormt dus een structuur apart van de directie, die belast is met het zuivere dagelijkse beheer van de certificatie 7. Voorts duidt de raad van bestuur, als onpartijdig orgaan, alle componenten aan van het beheer van de certificatie (dagelijks beheer, leden van het certificatiecomité, keuringsinstellingen, laboratoria). 5 «4.2 Organisatie e) over een structuur beschikken die zijn onpartijdigheid met bepalingen behoudt om de werkingsonpartijdigheid van de certificatie-instantie te waarborgen; deze structuur moet de participatie van alle betrokken partijen toelaten die betekenisvol bij de uitwerking van beleidsmaatregelen en beginselen betreffende de inhoud en het functioneren van het systeem van certificatie;» 6 Clausules G. 4.2.8, G. 4.2.9, G. 4.2.12 en G. 4.2.14 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006 (IAF Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 65:1996, General Requirements for Bodies operating Product Certification Systems, International Accreditation Forum, Inc.) 7 Clausule G. 4.2.10 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006 KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 18/97

De structuur van de raad van bestuur verzekert dat financiële of commerciële beschouwingen niet overheersen noch de objectieve praktijk van de certificatie verhinderen 8. De structuur van de raad van bestuur bevindt zich via de Belgische wet op de verenigingen zonder winstoogmerk op het hoogste niveau van de beleidshiërarchie en beschikt over de vereiste en voldoende bevoegdheden betreffende: de uitwerking van beleidsmaatregelen van onpartijdigheid, de preventie van commerciële of financiële benaderingen in strijd met de goede praktijk van de certificatie, de aanbeveling van regels voor openheid en transparantie die het vertrouwen in de certificatie versterken 9. het in werking stellen van een actie, onafhankelijk van de directie van het organisme, indien deze de richtlijnen voor behoud van onpartijdigheid niet volgt. Voorts wordt de raad van bestuur naar behoren in kennis gesteld en gehouden over alle noodzakelijke informatie voor de follow-up van het onpartijdige karakter van de acties en beslissingen van certificatie die worden ondernomen op de niveaus van de directie, het certificatiecomité, de technische bureaus en dit door de volgende maatregelen: de definitie van de inhoud van de directiebeoordelingen zoals opgelegd door dit kwaliteitshandboek (zie hoofdstuk 4.2), de voorbereiding van deze beoordelingen door de directie bijgestaan door de kwaliteitsverantwoordelijke, en gecontroleerd door laatstgenoemde (zie hoofdstuk 4.2), de uitdrukkelijke taak van de raad van bestuur om de directiebeoordelingen te valideren (zie hoofdstuk 3.2.3) 10. Uiteindelijk bepalen de taak en de werking van de raad van bestuur dat het toezicht op de ontwikkeling van de certificatieschema's wordt uitgevoerd. De samenstelling van de raad van bestuur verzekert, wat haar betreft, dat de betrokken partijen (met name de overheid) er een effectieve rol uitoefenen 11. 8 Clausule G. 4.2.11 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006 9 Clausule G. 4.2.13 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006 10 Clausule G. 4.2.15 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006 11 Clausule G. 13.4 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006 KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 19/97

3.3. Voorzitter De voorzitter, bijgestaan door de secretaris, heeft de dagelijkse leiding van het OCBS. Hij zit de volgende vergaderingen voor: de algemene vergadering, de raad van bestuur, de directiebeoordelingen en het certificatiecomité. Hij coördineert het geheel van activiteiten van het OCBS en van zijn onderaannemers. Hij verzekert de link met de geaffilieerden. Hij staat in rechtstreeks contact met de kwaliteitsverantwoordelijke. 3.4. Certificatiecomité 3.4.1. Taak Het certificatiecomité neemt op zich: de lopende certificeringsbeslissingen (toekenning, stopzettingsprocedure, opzegging op verzoek van de geaffilieerde); de bepaling van de sancties tegen de gebruikers, uitgenomen de aanmaning die de enige bevoegdheid van de keuringsinstellingen is (zie artikel 14); het behandelen van oproepen afkomstig van gebruikers die een sanctie betwisten die tegen hen werd uitgesproken (zie artikel 15.1); de regeling van de belangenconflicten op het niveau van de certificeringstaken. 3.4.2. Samenstelling Het certificatiecomité bestaat uit minstens vijf leden die ofwel de raad van bestuur (beheerders of experten) vertegenwoordigen ofwel aangeduid werden voor hun specifieke kennis. Hiervan zijn er minstens vier die, direct of indirect, de openbare en private bouwheren vertegenwoordigen en tevens beschikken over een totale onafhankelijkheid ten opzichte van de geaffilieerden of kandidaatgeaffilieerden. De leden van het certificatiecomité mogen geen adviesprestaties geleverd hebben voor de bij de certificatie betrokken producten gedurende twee jaren voorgaand aan hun aanstelling. Het certificatiecomité wordt door de voorzitter van de raad van bestuur voorgezeten; de voorzitter kan advies verlenen, maar heeft geen stemrecht. De samenstelling van het certificatiecomité wordt elk jaar door de raad van bestuur goedgekeurd deze ziet er op toe dat de leden van dit comité de vereiste bevoegdheden inzake certificatie in de betrokken sectoren hebben. De bevoegdheden van de deelnemers worden in hoofdstuk 7 bepaald. KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 20/97

3.4.3. Werking Het certificatiecomité beraadslaagt ofwel in vergadering ofwel door uitwisseling van elektronische post, door teleconferentie of door om het even welk ander communicatiemiddel dat het geschikt vindt. De lopende certificatiebeslissingen worden elektronisch beheerd. Elk lid van het certificatiecomité bepaalt zijn standpunt op basis van het dossier van de keuringsinstelling (zie 3.7) en communiceert dit aan de andere leden en aan de administratieve secretaris van het OCBS. De antwoordtermijn bedraagt tien werkdagen vanaf de datum van ontvangst van het dossier; de afwezigheid van antwoord wordt als een onthouding beschouwd. Voor de beslissingen van een sanctie bepaalt elk lid van het certificatiecomité zijn houding op basis van het dossier dat door de keuringsinstelling werd voorbereid, dit werd hem elektronisch door de administratieve secretaris overgemaakt, hij deelt deze beslissing mee aan de andere leden en de administratieve secretaris van het OCBS. De antwoordtermijn bedraagt tien werkdagen vanaf de datum van ontvangst van het dossier; de afwezigheid van antwoord wordt als een onthouding beschouwd. Het besluitvormingsproces is als volgt: Elke vraag die aan het certificatiecomité wordt voorgelegd en die het voorwerp van een unanieme stemming is, wordt in de vorm van definitieve beslissing bekrachtigd. Elke vraag die aan het certificatiecomité wordt voorgelegd en die het voorwerp van een eenvoudige meerderheidsstemming is, is het onderwerp van een tweede ronde opdat het feit van de minderheidsstemming door alle leden in aanmerking wordt genomen, er wordt opnieuw gestemd. o Als het resultaat van de tweede stemming unaniem is, wordt de vraag die aan het certificatiecomité werd voorgelegd, in de vorm van definitieve beslissing bekrachtigd. o Als het resultaat van de tweede stemming een eenvoudige meerderheid is, is de vraag die aan het certificatiecomité werd voorgelegd, het voorwerp van een tijdelijke opschorting van elke beslissing. Een schriftelijk advies wordt gevraagd aan het technische bureau dat bij het onderwerp van certificatie betrokken is geweest,. Het aldus aangevulde dossier is dan het voorwerp van een nieuw onderzoek door het certificatiecomité. o Na afloop van drie rondes zonder unanieme stemming, wordt de beslissing op basis van de eenvoudige meerderheidsstemming genomen. Bij iedere ronde en in het geval er meer dan twee onthoudingen zijn, is de stemming ongeldig en stuurt het secretariaat een herinnering aan de betrokken leden met de vraag om binnen de twee werkdagen te antwoorden. KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 21/97

De voorzitter van het certificatiecomité heeft geen doorslaggevende stem. De voorzitter zorgt voor het optimaliseren van het besluitvormingsproces, dit door elke noodzakelijke beraadslaging van het certificatiecomité te organiseren, eventueel in aanwezigheid van de vertegenwoordiger van de keuringsinstelling (zie 3.7) en van de voorzitter van het betrokken technisch bureau (zie 3.5). Het certificatiecomité komt minstens eens per jaar bijeen teneinde: de samenvatting te maken van de beslissingen die tijdens het afgelopen jaar zijn genomen; relevante vragen in verband met de certificatie te bespreken; eventuele voorstellen aan de raad van bestuur op te stellen. Het certificatiecomité komt, indien nodig, bijeen op uitdrukkelijke vraag van een van zijn leden, met name in het geval van belangenconflicten. 3.4.4. Procedure van beslissingsverzoek Elke raadpleging van het certificatiecomité per elektronische post bevat een verwijzingsnummer en beschrijft, inzake adviezen over een dossier van certificatie, de volgende informatie: BENOR Merk CE-markering Gevraagd soort adviezen Toekenning - Sanctie Soort certificatie Initieel - Uitbreiding Initieel - Uitbreiding - Vernieuwing Inspectieverslag Fiches van niet-overeenkomstigheid Documenten die de Proefverslagen of vraag ondersteunen Dossier van typeonderzoek typeberekening Technisch Dossier Dossier van productiecontrole in de fabriek De beslissingen van het certificatiecomité worden gearchiveerd en door het administratieve secretariaat als volgt verzameld: De elementen van de vraag, de antwoorden en de follow-up worden in het bestand van followup van de beslissingen van het certificatiecomité bewaard. De antwoorden van de leden van het certificatiecomité zijn allemaal bijgevoegd bij het eerste schrijven en dit dossier wordt onder het verwijzingsnummer van de vraag geregistreerd. Dit laatste dossier wordt gevoegd bij het dossier van de producent. De notulen van het certificatiecomité worden in Bijlage 14.05 gearchiveerd. KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 22/97

3.4.5. Beschermende maatregelen met het oog op de bescherming van de markt Ten beschermende titel of bij hoogdringendheid neemt de voorzitter van de raad van bestuur elke noodzakelijke beslissing met het oog op de bescherming van de markt met inbegrip van de eventuele toepassing van een sanctie; deze beslissing wordt onmiddellijk aan het certificatiecomité meegedeeld. 3.5. Technische bureaus 3.5.1. Taak De bevoegdheidsgebieden van de technische bureaus, en het aantal hiervan, zijn door de raad van bestuur omschreven. Momenteel zijn er vier technische bureaus actief, voor de producten en de handelaars, in de volgende sectoren: 1. het betonstaal, 2. het voorspanstaal, 3. materialen en elementen voor de metaalbouw, opleggingen, 4. lichtmasten voor openbare verlichting en verkeerstekens. De technische bureaus hebben tot taak om de dialoog tussen de keuringsinstellingen te onderhouden o door de problemen, die door de keuringsinstellingen bij de uitvoering van hun taak worden ondervonden, voor te leggen; o door de standpunten, die in de behandeling van de dossiers worden ingenomen, uniform te maken; o door de coördinatie van de keuringsinstellingen te verzekeren; om aan het certificatiecomité voor te stellen o in voorkomend geval, een schriftelijke interpretatie van de inspectieverslagen; om aan de raad van bestuur voor te stellen o de technische regelgeving of hun wijzigingen; o elke wijziging van de lijsten van de gebruikers in functie van de geldende certificaten; o oplossingen voor de problemen die bij de proeven op de gecertificeerde producten worden ondervonden, o elk relevant advies, o elke mogelijke verbetering van het certificatiesysteem. 3.5.2. Samenstelling De technische bureaus bestaan uit: KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 23/97

tenminste één vertegenwoordiger van elke op dit terrein 12 werkzame keuringsinstelling; de voorzitter van de raad van bestuur of zijn vertegenwoordiger. De kwaliteitsverantwoordelijke van het OCBS wordt eveneens op deze vergaderingen uitgenodigd om de naleving na te zien van de regels betreffende de kwaliteit en de procedures overeenkomstig de norm ISO 17065, alsmede om maatregelen te kunnen voorstellen die het functioneren van het kwaliteitssysteem verbeteren. De bevoegdheden van de deelnemers worden in hoofdstuk 7 bepaald. 3.5.3. Werking De keuringsinstellingen komen binnen de technische bureaus regelmatig bijeen om informatie uit te wisselen betreffende, onder meer, de voortgang van de controles, de vastgestelde inbreuken, de suggesties van de leden en in het algemeen alles dat tot de vermindering van de geschillen en de verbetering van het systeem kan bijdragen. Elk technisch bureau stelt in haar schoot een voorzitter aan. Het secretariaat van elk technisch bureau wordt gewaarborgd ofwel door een vertegenwoordiger van de organiserende keuringsinstelling van de lopende vergadering, ofwel door de voorzitter zelf, ofwel door een secretaris die door de voorzitter wordt aangesteld. De technische bureaus werken op eigen initiatief en op basis van de informatie die bij de inspecties wordt verzameld of op basis van vragen die op de vergaderingen van de raad van bestuur aan hun voorzitter worden gericht. De technische bureaus komen op uitnodiging bijeen en vergaderen op basis van een agenda die door hun secretariaat in overleg met hun voorzitter wordt opgesteld. De debatten binnen de technische bureaus worden samengevat en in bewaring gegeven in notulen of specifieke fiches. Deze documenten worden verdeeld onder de leden van het betrokken bureau alsmede onder het secretariaat van het OCBS voor archivering. 12 In dit geval de instellingen die los van elke samenwerkingsovereenkomst met Nederland, Frankrijk en Duitsland handelen. De Nederlandse, Franse en Duitse keuringsinstellingen die bij deze overeenkomsten betrokken zijn, nemen niet direct aan de technisch bureaus deel maar zijn het voorwerp van een gemeenschappelijk jaarlijks controlebezoek met de instellingen die aan de technisch bureaus deelnemen. KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 24/97

De acties die door de technische bureaus worden bepaald, worden weergeven in de notulen. De follow-up van de acties eigen aan elk technisch bureau (of een bijzonder lid ervan) wordt direct door laatstgenoemde op basis van de notulen in hun opeenvolgende uitgaven verzekerd. De follow-up van de acties die door de technische bureaus worden bepaald en tot de bevoegdheid van het OCBS behoren, wordt via de deelname van de voorzitter of zijn vertegenwoordiger verzekerd en weergeven in de betrokken notulen. De follow-up van de beslissingen eigen aan de raad van bestuur wordt verzekerd via de deelname van de voorzitter van elk technisch bureau in dit orgaan. De technische bureaus komen als volgt tussen: door de dialoog tussen de keuringsinstellingen tijdens hun vergaderingen; door de overdracht aan het secretariaat van het OCBS van elk voorstel jegens het certificatiecomité; door de overdracht aan het secretariaat van het OCBS van elk voorstel jegens de raad van bestuur. 3.6. Adviescomité 3.6.1. Taak Het adviescomité heeft tot doel adviezen uit te brengen over technische vragen waarvan het specifieke karakter tot gevolg heeft dat deze niet binnen de technische bureaus besproken kunnen worden en een bredere bezetting vereisen. In verband met de toetreding van OCBS tot de vzw BENOR, vervult het adviescomité de rol van sectoriële commissie die door deze vzw voorzien is. 3.6.2. Samenstelling Het adviescomité is samengesteld uit specialisten met betrekking tot de gestelde vragen die bij de betrokken zitting worden besproken. De uitnodigingen worden verzonden door de voorzitter van OCBS of zijn vertegenwoordiger,, en dit op zijn eigen initiatief of in antwoord op elke gegronde vraag die gericht wordt aan OCBS. De ambtshalve leden van het adviescomité zijn de leden van de raad van bestuur, de voorzitters van de technische bureaus of hun vertegenwoordigers, de leden van het certificatiecomité, ieder lid van het Belgische spiegelcomité van normalisatie in de betrokken sector, en iedere specialist die door de voorzitter van OCBS of voorzitter van de technische bureaus geacht wordt in aanmerking te komen. KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 25/97

De uitnodigingen voor de vergaderingen van het adviescomité worden in functie van de specifieke behoeften direct naar de betrokken personen gestuurd - met kopie aan de leden van de raad van bestuur, de voorzitters van de technische bureaus en de leden van het certificatiecomité. De competenties van de andere deelnemers dan de ambtshalve leden worden niet onderzocht en niet geregistreerd. 3.6.3. Werking Het adviescomité komt bijeen op uitnodiging en er is een specifiek thema voor elke vergadering. Er wordt geen periodiciteit vastgelegd voor de verschillende vergaderingen. Nochtans komt het adviescomité minstens één keer per jaar bijeen om de vragen te bespreken die eigen zijn aan de activiteiten en noodzaak van follow-up van de vzw BENOR 13. In dit kader vervult het adviescomité de rol voorbehouden aan de sectoriële commissie zoals voorzien in de statuten van deze vzw, waarvan OCBS lid is. Eveneens in dit kader brengt het adviescomité de bepalingen ten uitvoer die voor de samenstelling en de werking van deze sectoriële commissie worden voorgeschreven, zoals voorzien in de in aanmerking komende reglementaire teksten van deze vzw, waarvan OCBS lid is,. De debatten binnen het adviescomité worden samengevat en in notulen vastgelegd. Deze documenten worden verdeeld onder de vertegenwoordigers van de betrokken vergadering en aan het secretariaat van OCBS ter archivering. De notulen van het adviescomité worden in Bijlage 14.07 gearchiveerd. De follow-up van de adviezen van het adviescomité wordt systematisch door de raad van bestuur gedaan, en eventueel door het direct betrokken technisch bureau. 3.6.4. Grondprincipes De leden van het adviescomité erkennen uitdrukkelijk dat de CE en BENOR merken het algemene belang op aanvullende wijze dienen door de bevordering van de regels der kunst in diverse industriële sectoren, en zodoende bijdragen tot de technische en economische vooruitgang en de bescherming van de burger tegen niet-kwaliteit. De leden van het adviescomité erkennen dat OCBS met het beheer van en het toezicht op de CE en BENOR merken het algemeen belang dient op de gebieden die hem 13 Rekening houdend met de recente oprichting van de vzw BENOR en de werkingsregels die nog in wording zijn is de onderhavige regeling slechts verplicht van toepassing vanaf 2015 KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 26/97

voorbehouden zijn. De leden van het adviescomité erkennen dat het algemene belang van de CE en BENOR merktekens geen enkel winstgevend karakter vertoont. De leden van het adviescomité erkennen het belang van de representativiteit in dit comité van de betrokken sociale groepen, in ieder geval, de publieke en private gebruikers van de producten, processen of diensten, de fabrikanten en leveranciers ervan evenals de onafhankelijke deskundigen. De leden van het adviescomité erkennen dat zij collegiaal drager zijn van inzichten in de volgens een consensus te bereiken objectieven, zonder dat één van de vertegenwoordigde belangen zal overheersen. De leden van het adviescomité verklaren dat, als de participatie beperkt moet worden teneinde de doeltreffendheid van het besluitvormingsproces te garanderen, de definitieve inwerkingtreding van een certificatieschema het onderwerp zal zijn van een openbare raadpleging via de website van OCBS. De leden van het adviescomité erkennen dat, voor dezelfde kenmerken van een product, procedure of bepaalde dienst, slechts één geheel van technische referentiespecificaties kan bestaan, voortvloeiend uit internationale, Europese of Belgische normen en desgevallend uit aanvullende specifieke technische voorschriften ( PTV ). De leden van het adviescomité erkennen dat het opstellen van PTV geen tegenstrijdige beschikkingen ten opzichte van de geldende normen kan bevatten. De leden van het adviescomité zien erop toe dat de certificatieschema's altijd de wettelijke en reglementaire beschikkingen eerbiedigen. OCBS is de enige verantwoordelijke voor de certificatieschema's voor de sectoren die hem voorbehouden zijn. De leden van het adviescomité verbinden zich ertoe om deze principes te eerbiedigen. De praktische beschikkingen die deze principes uitvoeren, worden eveneens in de Bijlage 14.07 opgesomd. 3.7. Keuringsinstellingen 3.7.1. Taak De inspectietaken inherent aan de certificatie worden in meerderheid aan externe, geaccrediteerde instanties toevertrouwd. De keuringsinstellingen zijn aan het OCBS gebonden door een uitbestedingsovereenkomst (Bijlage 7.07). De keuringsinstellingen 14 hebben de opdracht om alle nodige taken uit te voeren met betrekking tot: het voorafgaande onderzoek bij de aanvrager, de periodieke of specifieke controles bij de licentiehouder, de uitbreidingsaanvragen van de licentiehouder, om niet-overeenkomstigheden vast te stellen, om aanmaningen ten gevolge van deze uit te spreken, om niet-overeenkomstigheden die eventueel andere sancties vereisen aan het certificatiecomité door te geven. 14 of «controleorganismen» KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 27/97