PRIVACYREGLEMENT TRIVIUMLINDENHOF Rotterdam, juni 2009 Vastgesteld 11-06-2009
INHOUDSOPGAVE Pagina 1 Cliëntgegevens en wettelijke regelingen 1 2 Zorgaanbieders en Bureau Jeugdzorg 2 3 Inzagerecht, recht op afschrift en vernietigingsrecht 3 3.1 Inzagerecht 3 3.2 Recht op afschrift 3 3.3 Vernietigingsrecht 3 3.4 Uitvoering inzagerecht, recht op afschrift en vernietigingsrecht naar leeftijd van de cliënt 3 3.4.1 Jeugdigen tot 12 jaar 3 3.4.2 Jeugdigen van 12 tot 16 jaar 3 3.4.3 Jeugdigen van 16 jaar en ouder 4 3.4.4 Ouder/voogd 4 3.4.5 Erkenner 4 3.4.6 Stiefouder 4 3.4.7 Pleegouders 4 4 Informatie verstrekken 6 5 Opslag en beveiliging van cliëntgegevens 10 BIJLAGEN 1 Geheimhoudingsplicht/informatierecht 11
1 CLIËNTGEGEVENS EN WETTELIJKE REGELINGEN In dit eerste hoofdstuk gaan we kort in op de begrippen persoonsgegevens, cliëntgegevens en cliënt. Ook de verhouding tussen de Wet bescherming persoonsgegevens en de regeling in bijzondere wetten, zoals de Wet op de jeugdzorg en de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst, komt aan de orde. Persoonsgegevens Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect zijn te herleiden tot een bepaalde persoon, bijvoorbeeld; naam, adres, aantekeningen over een intakegesprek, over verleende zorg of over de schoolopleiding. Al deze informatie valt onder het begrip persoonsgegevens. Cliëntgegevens Hier gebruiken we de term cliëntgegevens om aan te geven dat we het alleen over de persoonsgegevens van cliënten hebben (en bijvoorbeeld niet over persoonsgegevens van personeelsleden). Cliënt Onder een cliënt verstaan we de jeugdige, zijn (stief)ouders of anderen die de jeugdige als behorend tot hun gezin verzorgen en opvoeden. Wet bescherming persoonsgegevens De Wet bescherming persoonsgegevens geeft algemene regels voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Deze wet is ook van toepassing op cliëntgegevens binnen de jeugdzorg. Extra zorgvuldigheid vraagt de wet bij de omgang met bijzondere persoonsgegevens zoals medische gegevens en strafrechtelijke gegevens. Wet op de jeugdzorg, Wet geneeskundige behandelovereenkomst Binnen de jeugdzorg geldt voor de meeste werkers niet alleen het algemene kader van de Wet bescherming persoonsgegevens maar ook, op de eerste plaats, de regels over cliëntgegevens en geheimhouding uit de Wet op de jeugdzorg. Medisch hulpverleners, zoals de jeugdarts, de jeugdpsychiater of de verpleegkundige, zijn op de eerste plaats gebonden aan de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst. De regels uit deze wetten gaan als speciale bepalingen vóór de algemene regels van de Wet bescherming persoonsgegevens. 1
2 ZORGAANBIEDERS EN BUREAU JEUGDZORG Voor de zorgaanbieders die onder de Wet op de jeugdzorg vallen en voor de Bureaus Jeugdzorg gelden de privacyregels uit de Wet op de jeugdzorg. Deze wet geeft o.a. voorschriften over dossiervorming, inzagerecht en geheimhoudingsplicht. De hieronder beschreven regels zijn van toepassing op de vrijwillige jeugdzorg èn op de jeugdbescherming. De tekst van dit hoofdstuk geldt dus ook in geval van bijvoorbeeld een ondertoezichtstelling. Als we de term jeugdzorg gebruiken, wordt gedoeld op die vormen van jeugdzorg die onder de Wet op de jeugdzorg vallen; zorgaanbieders en Bureaus Jeugdzorg. Onderwijs, medische zorg en maatschappelijk werk vallen daar niet onder. 2.1 Dossier In principe legt de werker al vanaf het eerste contact met de cliënt gegevens over hem vast. Het dossier bestaat uit algemene persoonsgegevens (zoals naam, adres en dergelijke) en uit gegevens in verband met de verleende zorg. Het dossier kan ook gegevens bevatten die de werker, met instemming van de cliënt, van anderen heeft opgevraagd of die hij via rapportages heeft ontvangen. 2.2 Contactjournaal Ook het contactjournaal behoort tot het dossier. In het contactjournaal legt de werker feitelijk vast met wie hij over de cliënt heeft gesproken en tot welke uitkomsten dit overleg heeft geleid. 2.3 Persoonlijke werkaantekeningen Persoonlijke werkaantekeningen, waarin de werker zijn persoonlijke (doorgaans zeer voorlopige) indrukken en waarnemingen vastlegt, bij wijze van geheugensteun, behoren niet tot het dossier en worden apart van het dossier bewaard. Ze dienen als geheugensteun en zijn voor strikt persoonlijk gebruik. Verstrekt de werker mondeling of schriftelijk gegevens uit zijn persoonlijke werkaantekeningen aan een ander, dan vallen deze gegevens vanaf dat moment onder het dossier en zijn ze dus ook ter inzage voor de cliënt. Persoonlijke werkaantekeningen mogen geen schaduwdossier worden. Het gaat echt alleen om persoonlijke indrukken en overwegingen die te subjectief of te voorlopig zijn om vastgelegd te worden in het dossier. Zo gauw dit wel mogelijk is, worden de persoonlijke werkaantekeningen samengevat in het dossier, of worden de werkaantekeningen vernietigd omdat ze niet meer relevant zijn. Bij de overdracht van een dossier, bekijkt de werker welke werkaantekeningen zich lenen voor opname in het dossier. De overige werkaantekeningen vernietigt hij. NB: Zou de werker zijn persoonlijke werkaantekeningen met het dossier meesturen, dan behoren ze vanaf dat moment tot het dossier, de werker verstrekt zijn werkaantekeningen dan immers aan een ander. 2.4 Informatie aan de cliënt De werker moet de cliënt laten weten dat er gegevens over hem worden vastgelegd en om welk type gegevens het gaat. Daarnaast moet de cliënt gewezen worden op zijn rechten betreffende inzage, correctie en vernietiging. In de cliëntinformatiemap wordt de cliënt informatie aangeboden. 2.5 Bewaartermijn In principe worden de gegevens in het dossier tien jaar bewaard, te rekenen vanaf het moment dat de gegevens zijn vastgelegd. De gegevens worden langer bewaard als dit voor een zorgvuldige hulpverlening noodzakelijk is. In de praktijk wordt de termijn van tien jaar vaak gerekend vanaf het moment dat de behandeling is afgesloten. 2
3 INZAGERECHT, RECHT OP AFSCHRIFT EN VERNIETIGINGSRECHT 3.1 Inzagerecht De cliënt heeft recht op inzage in zijn dossier. Omdat het contactjournaal tot het dossier behoort, is ook dit ter inzage. De persoonlijke werkaantekeningen behoren niet tot het dossier en zijn dus niet ter inzage (tenzij de werker zijn werkaantekeningen schriftelijk of mondeling aan een ander heeft verstrekt). Inzage kan in het algemeen worden geweigerd voor zover de privacy van een derde wordt geschaad en dit privacybelang zwaarwegend is. Op grond van deze bepaling kan bijvoorbeeld persoonlijke informatie uit het dossier over de moeder afgeschermd worden voor de (gescheiden) vader. Ook is het mogelijk om informatie af te schermen die bijvoorbeeld een docent heeft verstrekt. Verzoeken om inzage worden schriftelijk gedaan m.b.v. een standaard aanvraagformulier(zie bijlage 6). Een legitimatiebewijs dient daarbij overhandigd te kunnen worden. 3.2 Recht op afschrift Het recht op inzage betekent dat de cliënt ook recht heeft op een kopie van (delen uit) het dossier. 3.3 Vernietigingsrecht Een cliënt (of als hij nog geen 12 jaar oud is, zijn ouder die gezag over hem uitoefent) heeft het recht om te verzoeken om de vernietiging van (een deel van) zijn dossier. Maakt de cliënt gebruik van dit recht, dan wordt (een deel van) het dossier binnen drie maanden na het verzoek vernietigd. Daarmee wordt dan de bewaartermijn van tien jaar bekort. Vernietiging kan worden geweigerd als het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de jeugdige, bijvoorbeeld voor zijn broers of zussen. Daarnaast moet vernietiging worden geweigerd als deze vernietiging in strijd is met de wet. Zo zijn de jeugdbescherming en het AMK verplicht de dossiers te bewaren tot het jongste kind van het gezin 18 jaar is. Zou een cliënt om eerdere vernietiging vragen, dan moeten AMK en jeugdbescherming de gevraagde vernietiging weigeren omdat deze vernietiging in strijd is met de wet. 3.4 Uitvoering inzagerecht, recht op afschrift en vernietigingsrecht naar leeftijd van de cliënt 3.4.1 Jeugdigen tot 12 jaar Is de cliënt nog geen 12 jaar oud, dan oefenen de ouders die het gezag over hun kind hebben het inzagerecht voor hun kind uit. Is er één ouder met gezag en één ouder zonder gezag, dan oefent alleen de gezagsouder het inzagerecht uit. Inzage aan ouders met gezag kan de werker alleen weigeren: - indien de belangen van de jeugdige kunnen worden geschaad, bijvoorbeeld in geval van een vermoeden van kindermishandeling; - voor zover de privacy van een ander wordt geschaad en dit privacybelang zwaarwegend is. 3.4.2 Jeugdigen van 12 tot 16 jaar Is de jeugdige tussen de 12 en 16 jaar oud dan hebben de ouders met gezag en de jeugdige beiden inzagerecht. Inzage aan de jeugdige wordt geweigerd: - indien de jeugdige volgens de werker niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. Bijvoorbeeld bij een geestelijk gehandicapte jeugdige, bij een jeugdige die in zijn ontwikkeling wat achter loopt op leeftijdgenootjes of in geval van een wel erg zwaar probleem voor een jeugdige van die leeftijd. In dit soort gevallen hebben alleen de ouders inzagerecht; - voor zover de privacy van een derde wordt geschaad en dit privacybelang zwaarwegend is. 3
Inzage aan de ouders met gezag wordt geweigerd: - indien de belangen van de jeugdige kunnen worden geschaad voor zover de privacy van een ander wordt geschaad en dit privacybelang zwaarwegend is. 3.4.3 Jeugdigen van 16 jaar en ouder Is de jeugdige 16 jaar of ouder dan oefent alleen hij zelf het inzagerecht uit. Inzage kan hem worden geweigerd voor zover de privacy van een ander wordt geschaad en dit privacybelang zwaarwegend is. Bij een jeugdige vanaf 16 jaar is inzage door de ouders alleen mogelijk op basis van toestemming van de jeugdige. Op deze regel geldt één uitzondering. Is de jeugdige van 16 jaar of ouder volgens de werker niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake dan oefenen de ouders die gezag over hem uitoefenen het inzagerecht voor hem uit. 3.4.4 Ouder/voogd De wet gebruikt bij het inzagerecht niet de term ouders maar wettelijk vertegenwoordiger. Daarmee wordt gedoeld op degene die het gezag over de jeugdige heeft. In veel gevallen zijn dat de ouders, of is dat één van de ouders. Oefent geen van beide ouders gezag uit, dan wordt het gezag uitgeoefend door een voogd. Hij is dan de wettelijk vertegenwoordiger van de jeugdige. Een voogd kan een natuurlijk persoon zijn, zoals een tante of een meerderjarige broer van de jeugdige, maar de voogdij kan ook worden uitgeoefend door Bureau Jeugdzorg (afdeling voogdij). 3.4.5 Erkenner Een man die een kind erkend heeft, is daarmee de juridische vader van het kind. Dit betekent echter niet dat hij ook automatisch gezag over het kind uitoefent. Alleen als de erkenner gezag over het kind heeft, heeft hij recht op inzage. 3.4.6 Stiefouder Als een ouder met gezag opnieuw is getrouwd, betekent dit niet automatisch dat deze stiefouder nu ook gezag heeft. Hij oefent geen gezag uit, tenzij de rechter in een rechterlijke uitspraak gezamenlijk gezag heeft toegewezen aan de ouder met gezag en de nieuwe partner. Oefent de stiefouder geen gezag uit, dan heeft hij dus ook geen inzagerecht 3.4.7 Pleegouders Typerend voor pleegouders is dat zij de jeugdige wel opvoeden, maar in lang niet alle gevallen het gezag over hem uitoefenen. Als pleegouders geen gezag hebben, bijvoorbeeld bij een vrijwillige plaatsing door de ouders of in geval van een ondertoezichtstelling, zijn zij niet de wettelijk vertegenwoordiger en hebben ze dus niet zondermeer inzagerecht. Is de jeugdige 12 jaar of ouder dan moeten zij hem toestemming vragen voor inzage in het dossier. Is de jeugdige jonger, dan vragen de pleegouders toestemming aan degene die het gezag uitoefent. Toestemming van degene die het gezag uitoefent is eveneens nodig als de jeugdige 12 jaar of ouder is, maar niet in staat is tot een redelijke beoordeling van zijn belangen ter zake. Kunnen de pleegouders geen toestemming aan de jeugdige vragen, omdat hij nog geen 12 jaar is of omdat hij ouder is maar nog niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan moeten de pleegouders zich voor inzage dus wenden tot degene die het gezag uitoefent, de wettelijk vertegenwoordiger. Wie dat is, is afhankelijk van de gezagssituatie: a. Ondertoezichtstelling Is een ondertoezicht gestelde jeugdige uit huis geplaatst in een pleeggezin dan hebben de ouders, of heeft een ouder het gezag. De pleegouders moeten de ouder met gezag dus toestemming vragen voor de inzage. 4
Is dit contact niet gewenst of verloopt dit moeizaam, dan kunnen de pleegouders de gezinsvoogd inschakelen om via hem toestemming voor de inzage te krijgen. De gezinsvoogd heeft zelf geen gezag en kan dus geen toestemming geven. Wel kan hij bemiddelen in de richting van de ouder met gezag en hij kan desnoods ook een aanwijzing op dit punt aan de ouder met gezag geven. b. Voogdij Is het gezag in handen van Bureau Jeugdzorg, na een ontheffing of ontzetting, dan moeten de pleegouders zich tot Bureau Jeugdzorg wenden om toestemming te krijgen voor de inzage. Meestal lopen de contacten tussen Bureau Jeugdzorg en de pleegouders via de medewerker die als voogd optreedt. c. Wel gezag Oefenen de pleegouders zelf het gezag uit, dan hebben zij als wettelijk vertegenwoordiger inzagerecht. Hebben de pleegouders geen toestemming voor inzage van de jeugdige of, als hij nog geen 12 jaar oud is, van zijn wettelijk vertegenwoordiger, dan mogen zij alleen die informatie inzien die over hen zelf gaat, of die zij zelf hebben verstrekt. De informatie in het dossier die specifiek over de pleegouders gaat, wordt vaak voor de ouders afgeschermd om de privacy van de pleegouders te beschermen. Voorbeelden: Mieke (15 jr) vraagt om inzage in haar dossier bij Bureau Jeugdzorg. De werker gaat in op dit verzoek maar vraagt zich af wat ze moet doen met de zeer persoonlijke gegevens over het verleden van Mieke s moeder. Ze belt de moeder van Mieke die haar laat weten dat ze deze informatie voorlopig nog voor Mieke verborgen wil houden. De werker schermt deze informatie daarom af voordat ze Mieke inzage geeft. De vader van Mike (7 jr), die gezag over zijn zoon uitoefent, vraagt bij Bureau Jeugdzorg om inzage in het dossier van zijn zoon. De werker aarzelt. Vader is erg opvliegend en heeft zijn emoties slecht in de hand. De relatie tussen vader en Mike is mede daardoor bijzonder gespannen. Uiteraard staat daarover informatie in het dossier. De werker vreest dat de situatie thuis voor Mike nog weer onveiliger wordt als vader de informatie uit het dossier heeft gelezen. In overleg met de teamleider besluit de werker dat vader, in het belang van Mike, op dit moment geen inzage in het dossier krijgt. Wel biedt de werker een gesprek aan met vader om over de problemen van Mike en de geboden hulpverlening te spreken. De ouders van Nurdin (17 jr) willen weten wat er toch aan de hand is met hun zoon. Ze maken zich oprechte zorgen. Nurdin wil thuis niets kwijt over zijn problemen of over de hulp die hij krijgt. Vader en moeder richten zich tot de werker en verzoeken om inzage in het dossier van hun zoon. De werker legt uit dat dit alleen mogelijk is met toestemming van hun zoon. Hij belooft dit met hem te bespreken. Een week later laat de werker de ouders weten dat Nurdin geen toestemming geeft voor inzage. Wel is Nurdin bereid om in aanwezigheid van de werker met zijn ouders over zijn problemen en de geboden hulp te praten. NB: Zou Nurdin niet met zijn ouders over zijn problemen hebben willen praten, dan hadden de werker en de ouders van Nurdin dit moeten accepteren. 5
4 INFORMATIE VERSTREKKEN Geheimhoudingsplicht Uitgangspunt van de geheimhoudingsplicht van de werker in de jeugdzorg is dat de medewerker geen informatie geeft over de cliënt zonder zijn uitdrukkelijke toestemming. Is de cliënt nog geen 12 jaar, dan moeten de ouders die gezag over hem uitoefenen namens hem toestemming geven. Een cliënt vanaf 12 jaar geeft zelf toestemming, tenzij hij niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. In dat geval moeten de ouders met gezag weer toestemming geven. Toestemming verlenen De cliënt kan mondeling of schriftelijk toestemming geven, want de wet stelt geen nadere eisen op dit punt. In de meeste gevallen werken instellingen met schriftelijke verklaringen. Zou een cliënt, bijvoorbeeld telefonisch, mondeling toestemming geven, dan doet de werker er goed aan deze mondeling gegeven toestemming vast te leggen in het dossier door er een aantekening van te maken. Akkoordverklaring vooraf Een cliënt kan alleen toestemming voor het verstrekken van informatie geven als hij voldoende is geïnformeerd. Voordat hem om toestemming wordt gevraagd moet hij dus weten welke informatie de werker over hem gaat verstrekken en aan wie hij deze informatie gaat geven. Een algemene akkoordverklaring die de cliënt aan het begin van het hulpverleningstraject moet tekenen en waarmee hij instemt met iedere gegevensverstrekking, staat hiermee op gespannen voet. Een ondertekende akkoordverklaring kan eigenlijk alleen als toestemming worden gezien als de verklaring zo specifiek mogelijk is; de verklaring moet de functionarissen noemen aan wie gegevens zullen worden verstrekt en moet ook beschrijven om welk type informatie het dan zal gaan. NB: Een schriftelijk of mondeling gegeven toestemming kan door de cliënt op ieder moment worden ingetrokken. Vanaf dat moment kan de werker alleen nog informatie verstrekken in geval van de drie hieronder genoemde uitzonderingen. Uitzonderingen De geheimhoudingsplicht in de jeugdzorg is niet absoluut. In grote lijnen gelden er drie uitzonderingen. Vooral de derde uitzondering maakt het voor werkers mogelijk om met andere beroepskrachten binnen de jeugdzorg te overleggen, als zij ook bij de cliënt betrokken zijn. 1. Wettelijke plicht Als er een wettelijke plicht bestaat om gegevens te verstrekken geldt de geheimhoudingsplicht (natuurlijk) niet. Te denken valt aan stukken aan de kinderrechter of aan de Raad voor de Kinderbescherming (zie hierover ook paragraaf 2.4). Ook de informatieverstrekking aan de Inspectie Jeugdzorg gebeurt op basis van een wettelijke plicht. 2. Ouders van jeugdigen tot 16 jaar In principe delen ouders met gezag in het geheim. Een werker mag dus met de ouders, als zij gezag uitoefenen, over hun kind en over de hulpverlening spreken. Maar de werker geeft geen (of niet alle) informatie als informatieverstrekking het belang van de jeugdige kan schaden. Dit kan bijvoorbeeld ook het geval zijn als de jeugdige zich hardnekkig verzet tegen informatieverstrekking. 3. Ouders van jeugdigen vanaf 16 jaar Bij een jeugdige vanaf 16 jaar geldt de geheimhoudingsplicht ook tegenover de ouders. De werker mag de ouders alleen informeren met toestemming van de jeugdige. Een uitzondering geldt voor een jeugdige die niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. Dan geldt weer de regel dat de ouders die gezag uitoefenen, delen in het geheim tenzij de belangen van de jeugdige daardoor geschaad kunnen worden. 6
Ouder/voogd Ook bij de regels over de geheimhoudingsplicht geldt dat de wet niet de term ouders gebruikt maar wettelijk vertegenwoordiger. Degene die gezag over de jeugdige uitoefent, deelt in het geheim. Vaak zullen dit de ouders zijn, soms is er maar één gezagsouder en in weer andere gevallen oefent een voogd het gezag uit. Zo benoemt de rechter bijvoorbeeld een voogd als beide ouders zijn overleden, vaak wordt in zo n geval een familielid benoemd. Na een ontheffing of een ontzetting wordt de voogdij bijna altijd toegewezen aan Bureau Jeugdzorg (afdeling voogdij). Pleegouders Pleegouders delen niet zondermeer in het geheim zoals ouders dat doen. Voor het verstrekken van informatie aan de pleegouders is de toestemming nodig van de jeugdige, of als de jeugdige nog geen 12 jaar oud is, van degene die het gezag uitoefent. Toestemming aan de wettelijk vertegenwoordiger moet eveneens worden gevraagd als de jeugdige 12 jaar of ouder is maar niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. Aan wie de pleegouders toestemming moeten vragen, is afhankelijk van de gezagsregeling. a. Gezag bij de ouders Oefenen de ouders het gezag uit, dan moeten de ouders toestemming geven. Is er één ouder met gezag en één ouder zonder gezag, dan moet toestemming worden gevraagd aan de ouder die het gezag uitoefent. b. Jeugdige onder toezicht gesteld Is de jeugdige onder toezicht gesteld dan berust het gezag bij de ouders. De pleegouders moeten hen dus toestemming vragen. Is er geen contact of loopt het contact moeizaam dan kunnen de pleegouders zich tot de gezinsvoogd wenden om te bemiddelen tussen hen en de ouders. De gezinsvoogd heeft zelf geen gezag, hij kan dus geen toestemming geven. c. Voogdij Is er een voogd dan moet hij toestemming geven. Berust de voogdij bij Bureau Jeugdzorg, dan wenden de pleegouders zich meestal tot de medewerker die als voogd/contactpersoon van de jeugdige optreedt. d. Pleegouders hebben zelf gezag Oefenen de pleegouders zelf het gezag uit, dan delen zij als wettelijk vertegenwoordiger in het geheim. Informatierecht ouder zonder gezag In verband met de positie van de ouders wijzen we op het recht op informatie van de ouder zonder gezag. Een ouder zonder gezag heeft geen recht op inzage in het dossier en deelt evenmin in het beroepsgeheim. Maar hij heeft wel een wettelijk recht op informatie van beroepskrachten die met zijn kind te maken hebben, zoals bijvoorbeeld een werker in de jeugdzorg. De informatie wordt alleen op verzoek verstrekt, er is dus geen spontane informatieplicht. Het gaat om belangrijke feiten en omstandigheden die de persoon van het kind of diens verzorging en opvoeding betreffen (art. 1:377c Burgerlijk Wetboek). Te denken valt aan medische uitslagen, schoolresultaten, schoolkeuze en informatie over de ontwikkeling. De werker kan het geven van informatie alleen weigeren als hij de informatie ook niet aan de gezagsouder zou geven, of als het geven van informatie in strijd is met het belang van de jeugdige. NB: Voor het verstrekken van informatie aan de ouder zonder gezag hoeft de werker géén toestemming te vragen aan de gezagsouder of aan de jeugdige. 7
Andere werkers in de jeugdzorg Een derde en laatste uitzondering op de geheimhoudingsplicht geldt voor andere beroepskrachten in de jeugdzorg. Deze uitzondering maakt het mogelijk dat medewerkers die rechtstreeks betrokken zijn bij een cliënt met elkaar overleggen, ook als de jeugdige of de ouders daarvoor geen toestemming geven. Cliëntgegevens mogen namelijk worden verstrekt aan andere beroepskrachten: - van wie de medewerking nodig is voor de toegang of uitvoering van de jeugdzorg, of die; - zijn betrokken bij de voorbereiding of de uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel. De werker verstrekt aan deze collega-werkers in de jeugdzorg alleen die informatie die noodzakelijk is voor de taak die zij uitvoeren. Deze uitzondering maakt het bijvoorbeeld mogelijk dat: - een medewerker van Bureau Jeugdzorg informatie over een cliënt doorgeeft aan een instelling waar hem jeugdzorg zal worden geboden; - een medewerker van een zorgaanbieder Bureau Jeugdzorg informeert over de geboden jeugdzorg; - twee medewerkers van verschillende zorgaanbieders met elkaar overleggen over een gezamenlijke cliënt; - een werker uit de vrijwillige jeugdzorg overlegt met de gezinsvoogd van zijn cliënt. Vrijwillige en gedwongen zorg Bij deze derde uitzondering moet onderscheid worden gemaakt tussen vrijwillige en gedwongen zorg of begeleiding. Ook al is het formeel mogelijk dat cliëntgegevens zonder toestemming van de cliënt, aan andere, rechtstreeks betrokken beroepskrachten in de jeugdzorg worden verstrekt, bij vrijwillige hulp zal in beginsel toch toestemming van de cliënt moeten worden gevraagd voor deze gegevensverstrekking. Betreft het gedwongen zorg of begeleiding, bijvoorbeeld in het kader van een ondertoezichtstelling of van jeugdreclassering, dan is toestemming niet noodzakelijk Geheimhoudingsplicht/verschoningsrecht De geheimhoudingsplicht van werkers in de jeugdzorg betekent niet automatisch dat zij ook verschoningsrecht hebben. Verschoningsrecht wil zeggen dat een beroepskracht, in verband met zijn geheimhoudingsplicht, tijdens een rechtszaak niet verplicht kan worden om een getuigenis over zijn cliënt af te leggen. Het medisch beroepsgeheim omvat altijd ook een verschoningsrecht. De medisch hulpverlener kan dus niet verplicht worden om tijdens een rechtszaak een verklaring af te leggen over zijn cliënt. Of een jeugdwerker zich met een beroep op zijn geheimhoudingsplicht ook zou kunnen verschonen is niet duidelijk. Dit kan per situatie verschillend zijn. Uiteindelijk beslist de rechter per geval over het verschoningsrecht van een beroepskracht met een geheimhoudingsplicht. Overmacht Zoals hierboven bleek, biedt de geheimhoudingsplicht in de Wet op de jeugdzorg veel mogelijkheden tot overleg binnen de jeugdzorg. Toch is het denkbaar dat een werker door zijn geheimhoudingsplicht in de knel komt. Daarom kan een werker in noodgevallen zijn zwijgplicht doorbreken met een beroep op overmacht. Voor de regels die gelden voor een beroep op overmacht verwijzen we naar paragaaf 11.1. Een beroep op overmacht is in principe gericht op de belangen van de cliënt. Gaat het om de belangen van een ander dan de cliënt, dan is een beroep op overmacht alleen mogelijk als er concreet levensgevaar dreigt voor die ander. Vanwege de afhankelijke positie waarin jeugdigen zich veelal bevinden, zal een beroepskracht die de belangen van jeugdigen behartigt over het algemeen eerder een beroep op overmacht moeten doen dan een beroepskracht die werkt met volwassen cliënten. Het Internationaal Verdrag voor de Rechten van het Kind, waarbij ook ons land zich heeft aangesloten, verplicht een ieder om de belangen van jeugdigen zeer zwaar te laten wegen. 8
Een werker die overweegt een beroep te doen op overmacht, moet de zaak eerst goed doorspreken met een leidinggevende. De werker houdt echter, ook na dit overleg, zijn eigen professionele verantwoordelijkheid. Hij beslist dus uiteindelijk zelf of hij in het belang van de cliënt zijn geheimhoudingsplicht doorbreekt. Melding AMK Iedereen kan een redelijk vermoeden van kindermishandeling melden bij het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK). Dit geldt ook voor functionarissen met een geheimhoudingsplicht. Zij kunnen zonodig een melding doen zonder medeweten of instemming van de jeugdige of de ouders. 9
5 OPSLAG EN BEVEILIGING VAN CLIËNTGEGEVENS TriviumLindenhof slaat cliëntgegevens zowel fysiek als digitaal op. Fysiek worden cliëntendossiers in een aparte niet voor derden toegankelijke kast opgeslagen. Inzage van dossiers door betrokken medewerkers wordt geregistreerd. Digitaal worden cliëntengegevens verwerkt in een cliëntenregistratieprogramma. De gegevens in dit programma zijn met behulp van inlogcodes toegankelijk voor medewerkers die direct betrokken zijn bij de hulpverlening aan een specifieke cliënt. 10
BIJLAGE 1 GEHEIMHOUDINGSPLICHT/INFORMATIERECHT Uitgangspunt van de geheimhoudingsplicht van de werker in de jeugdzorg is dat de werker geen informatie geeft over de cliënt zonder zijn uitdrukkelijke toestemming. Uitgangspunt is dat geen informatie over cliënten aan derden wordt verstrekt, tenzij er sprake is van een (wettelijke) relatie tussen aanvrager informatie en cliënt en tevens toestemming verstrekt word. Is die cliënt nog geen 12 jaar, dan moeten de ouders die het gezag over hem uitoefenen namens hem toestemming geven. Een cliënt vanaf 12 jaar geeft zelf toestemming, tenzij hij niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. In dat geval moeten de ouders met gezag weer toestemming geven. Geeft de cliënt mondeling toestemming, dan wordt daar een aantekening van gemaakt in het dossier (standaardformulier). Schriftelijke toestemming wordt eveneens vastgelegd in het dossier (standaardformulier). De informatie over een cliënt kan alleen door een rechtstreeks betrokken hulpverlener (na overleg met locatiemanager) gegeven worden. Administratief medewerkers geven geen informatie door. Uitzonderingen op geheimhoudingsplicht wanneer er sprake is van: 1. Uitvoerder wettelijke plicht - Kinderrechter - Raad voor de Kinderbescherming - Inspectie Jeugdzorg Medewerker TriviumLindenhof geeft informatie. 2. Ouders (met wettelijk gezag) van jeugdigen tot 16 jaar Medewerker geeft geen of niet alle informatie als informatieverstrekking het belang van de jeugdige kan schaden. Dit kan bijvoorbeeld ook het geval zijn als de jeugdige zich hardnekkig verzet tegen informatieverstrekking. 3. Ouders (met wettelijk gezag) van jeugdigen vanaf 16 jaar Medewerker geeft informatie als toestemming van de jeugdige verkregen is, tenzij de jeugdige niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake (tenzij de belangen van de jeugdige daardoor geschaad worden). 4. Ouder/voogd Medewerker geeft informatie (verder volgens regels zoals bij 2 en 3). 11
5. Pleegouders a. Gezag bij de ouders b. Jeugdigen onder toezicht gesteld c. Voogdij d. Pleegouders hebben zelf gezag Medewerker geeft toestemming als: a. ouders toestemming hebben gegeven of de ouder die het gezag uitoefent; b. zie a., wanneer het contact moeizaam verloopt, kan de gezinsvoogd bemiddelen; c. voogd toestemming heeft gegeven; d. pleegouders toestemming hebben gegeven. 6. Ouders zonder gezag Medewerker TriviumLindenhof kan op verzoek informatie verstrekken. Het betreft dan informatie over diens verzorging en opvoeding (bv. medische uitslagen, schoolresultaten, schoolkeuze en informatie over de ontwikkeling van de jeugdige). De medewerker kan het geven van informatie weigeren als hij de informatie ook niet aan de gezagsouder zou geven of als het geven van de informatie in strijd is met de belangen van de jeugdige. De medewerker hoeft voor het verstrekken van de informatie geen toestemming te vragen aan de gezagsouder of de jeugdige. 7. Andere werkers in de jeugdzorg Medewerker kan informatie geven aan de andere beroepskrachten: - van wie de medewerker nodig is voor de toegang of uitvoering van die jeugdzorg, of die; - zijn betrokken bij de voorbereiding of uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel. De medewerker verstrekt aan deze collega s in de jeugdzorg alleen die informatie die noodzakelijk is voor de taak die zij uitvoeren. 12
BEGRIPPENLIJST Voogd Een voogd kan een natuurlijk persoon zijn, zoals een tante of een meerderjarige broer van de jeugdige, maar de voogdij kan ook worden uitgeoefend door Bureau Jeugdzorg (afdeling voogdij). Erkenner Een man die een kind erkend heeft, is daarmee automatisch de juridische vader van het kind. Dit betekent echter niet dat hij ook automatisch gezag over het kind uitoefent. Alleen als de erkenner gezag over het kind heeft, heeft hij recht op inzage. Stiefouder Als een ouder met gezag opnieuw is getrouwd, betekent dit niet automatisch dat deze stiefouder nu ook gezag heeft. Hij oefent geen gezag uit, tenzij de rechter en een rechterlijke uitspraak gezamenlijk heeft toegewezen aan de ouder met gezag en de nieuwe partner. Oefent de stiefouder geen gezag uit, dan heeft hij dus ook geen inzagerecht. Pleegouders Als pleegouders geen gezag hebben (bv. bij een vrijwillige plaatsing door de ouders, of in geval van een ondertoezichtstelling), zijn zij niet de wettelijk vertegenwoordiger en hebben ze dus niet zondermeer inzagerecht. Voor inzage moeten de pleegouders zich dan wenden tot de wettelijk vertegenwoordiger. Wie dat is, is afhankelijk van de gezagssituatie. Oefenen de pleegouders wel het wettelijk gezag uit, dan hebben zij inzagerecht. Hebben de pleegouders geen toestemming tot inzage van jeugdige of van zijn wettelijk vertegenwoordiger, dan mogen zij alleen informatie inzien die over henzelf gaat, of die zij zelf hebben verstrekt. De informatie in het dossier die specifiek over de pleegouders gaat, wordt vaak voor de ouders afgeschermd om de privacy van de pleegouders te waarborgen. 13