Protocol verzuim cursusjaar 2014-2015 Opmerking: het protocol moet worden gezien als een richtlijn, waarvan naar behoefte kan worden afgeweken. Te laat Geoorloofd 1. Melden bij conciërge. 2. Conciërge noteert in het Logboek op de pagina Te laat in de les: Datum, tijd en een G, en zet een handtekening. 3. Conciërge noteert in Magister Tm. 4. Leerling gaat naar de les en laat zien dat hij/zij bij de conciërge is geweest. 5. De leerling laat een ouder/verzorger tekenen in het Logboek. Ongeoorloofd tot 30 min. 1. Melden bij de conciërge. Bij ongeoorloofd te laat maakt deze een afspraak voor de volgende dag om een halfuur voor de beginles je te melden. 2. Conciërge noteert in het Logboek op de pagina Te laat in de les: datum en tijdstip van te laat, een O en tijdstip en datum van melden, gevolgd door een handtekening. 3. Conciërge noteert in magister Tz. 4. Leerling gaat naar de les en laat zien dat hij/zij bij de conciërge is geweest. 5. De leerling laat een ouder/verzorger tekenen in het Logboek. 6. De conciërge zet opnieuw een paraaf in het Logboek als de leerling zich gemeld heeft. 7. Komt de leerling zich niet melden, dan spreekt de conciërge een uur af met de leerling. Meer dan 30 minuten ongeoorloofd te laat 1. Als Tz. genoteerd en als spijbelen behandeld. De leerling komt 1uur terug 1. Conciërge noteert in het Logboek op de pagina Te laat in de les: datum en tijdstip van te laat, een O en tijdstip en datum van melden, gevolgd door een handtekening. 2. Conciërge noteert in Magister Tz. Leerling gaat naar de les en laat zien dat hij/zij bij de conciërge is geweest 3. De leerling laat een ouder/verzorger tekenen in het Logboek 4. De conciërge zet opnieuw een paraaf in het Logboek als de leerling 1 uur terug is geweest. 5. Uren niet nagekomen: conciërge heeft contact met de leerling om tweede kans te krijgen om de uren alsnog (dubbel) na te komen bij conciërge.
6. Niet dubbel ingehaald: zeker contact opnemen met ouder(s)/verzorger(s) door teamleider. Onduidelijk geoorloofd of ongeoorloofd te laat 1. Melden bij de conciërge. 2. Als nog niet duidelijk is of er sprake is van geoorloofd of ongeoorloofd verzuim wordt er in eerste instantie uitgegaan van ongeoorloofd. 3. Conciërge noteert in het Logboek op de pagina Te laat in de les: Te laat in de les: datum en tijdstip van te laat, een O en tijdstip en datum van melden, gevolgd door een handtekening, Conciërge noteert in Magister Tz en maakt een afspraak voor de volgende dag om een halfuur voor de begin les te melden. 4. Als de leerling kan aantonen dat het geoorloofd was (dag later via het logboek of door telefonische melding van ouders) vervalt het vroeger melden en wordt O gewijzigd in G in het logboek en wordt Tz in Tm veranderd in Magister. Bij verslapen wordt de regel van ongeoorloofd gehanteerd 2x te laat (binnen de 30 minuten; 2 x Tz) op een dag 1. Als een leerling twee keer op één dag te laat komt, geeft de conciërge dit gelijk door aan de teamleider. Teamleider of conciërge spreekt naast het vroeger melden een uur af met betreffende leerling. 2. Uur niet nagekomen: conciërge contact leerling om een tweede kans te geven het uur alsnog (dubbel) na te komen bij conciërge. 3. Niet dubbel ingehaald: zeker contact opnemen met ouder(s)/verzorger(s) door teamleider of mentor. Veelvuldig te Laat 1. Maximaal 6x; de conciërge doet een melding aan de mentor, deze gaat in gesprek met de leerling en neemt contact op met de ouders/verzorgers. 2. Maximaal 8x: conciërge doet melding aan TL. 3. Maximaal 9x stuurt de conciërge i.o. met teamleider een waarschuwingsbrief. In de waarschuwingsbrief staat de mate van te laat, de ouderlijk verantwoordelijkheid en dat het RBL op de hoogte wordt gebracht. 4. Bij meer als 12x te laat wordt de leerling door de conciërge na overleg met de teamleider aangemeld bij het verzuimloket. Het RBL ontvangt hiervan melding. De leerling ontvangt van het RBL een formele schriftelijke waarschuwing. 5. Als er geen verbetering plaatsvindt (meer als 16x), wordt er opnieuw een melding gedaan bij het verzuimloket met de mededeling dat er geen ver-
betering is in het te laat komen. De leerling wordt opgeroepen voor een gesprek bij de leerplichtambtenaar. De leerplichtambtenaar kan een Halt verwijzing opmaken of een proces verbaal opmaken als de jongeren niet voor Halt in aanmerking komt. Ongeoorloofd afwezig 1. Als er sprake is van spijbelen; uren dubbel inhalen. 2. Geoorloofd en ongeoorloofd verzuim wordt in het Logboekje genoteerd. 3. Als een leerling 6 uur ongeoorloofd heeft verzuimd (stage of lesuren), krijgt de mentor een melding van de conciërge. De mentor gaat in gesprek met de leerling en neemt contact op met ouders/verzorgers. 4. Als een leerling 8 uur ongeoorloofd heeft verzuimd (stage of lesuren), wordt de TL-er geïnformeerd. 5. Als een leerling 16 uur ongeoorloofd heeft verzuimd (stage of lesuren), leerling aanmelden bij het verzuimloket. 6. De leerling wordt opgeroepen voor een gesprek bij de leerplichtambtenaar. De leerplichtambtenaar kan een Halt verwijzing opmaken of een proces verbaal opmaken als de jongeren niet voor Halt in aanmerking komt Bij problemen of twijfel met het te laat komen of ongeoorloofd verzuim neemt de conciërge contact op met de teamleider. Opmerking: de conciërge geeft de teamleider en mentor regelmatig een overzicht van het verzuim. Ziekte 1. Een ouder/verzorger meldt de leerling ziek voor 09.00 uur Absentie etc. 1. vanaf 09.00 uur wordt onbekend verzuim telefonisch nagetrokken. In principe door de conciërge (bij twijfel na overleg met de teamleider) die de ouder(s)/verzorger(s) tevens verzoekt de volgende keer zelf contact op te nemen. 2. ziek naar huis pas na toestemming dienstdoende teamleider contact met thuis afmelden bij de conciërge vermelding in het Logboek
Gebruikte codes Magister Tm Te laat met rede; geoorloofd te laat (mag meer zijn als 30 min.) Tz Ongeoorloofd te laat tot 30 minuten (vroeg melden) Tz Ongeoorloofd te laat meer als 30 minuten (1 uur terugkomen) Me Medisch; geoorloofd verzuim Zi Ziek; geoorloofd Bk Bijzonder kort verlof (1dag) Bl Bijzonder lang verlof (meer als 1 dag) Ge Geschorst On Ongeoorloofd verzuim; spijbelen St Stage Xa Onbekend; moet nog uitgezocht worden; actie Protocol verwijzing schoolarts Vanuit de verzuimregistratie van de school signaleren de conciërges de kinderen die in aanmerking komen voor een gesprek met of voor een oproep van de schoolarts. De conciërge heeft overleg met de teamleider en bespreekt de vervolgprocedure. Minder dan 40 uur; mentor heeft gesprek met leerling en ouders. Criteria voor verwijzing naar schoolarts Meer dan 40 lesuren. Bij signalen dat langdurig verzuim (meer dan 2 weken) te verwachten is of andersoortige problematiek lijkt mee te spelen. Als er zorg is over de ziek gemelde leerling, maar er nog niet aan de criteria is voldaan. Wijze van aanmelding De conciërge signaleert of een leerling in aanmerking komt voor een bezoek aan de schoolarts. Dit geeft hij door aan de mentor (per mail of al met het formulier voor de schoolarts). Mentor beslist ( i.o.m. teamleider) of een leerling een oproep voor de schoolarts krijgt. Mentor vult de ontbrekende info in op het formulier voor de schoolarts Gegevens aanmelder (conciërge) - naam, functie, telefoon (evt. e-mail) - datum melding Persoonsgegevens leerling (conciërge) - naam, adres, woonplaats, telefoon, geboortedatum, geslacht
School- en verzuimgegevens leerling - klas van de leerling (conciërge) - typering verzuimcategorie: frequent, langdurig of bijzonder geval (mentor) N.B. verzuimuitdraai als bijlage is zeer gewenst! Relevante voorgeschiedenis (mentor) Door school reeds ondernomen acties (bijvoorbeeld naar ouders) en resultaten daarvan. (mentor) Specifieke vraag van de school (mentor) De mentor mailt het ingevulde formulier naar de conciërge. De conciërge draagt er zorg voor dat de verwijzing bij de schoolarts komt. De ouder(s)/verzorger(s) worden schriftelijke of telefonisch op de hoogte gesteld van de aanmelding bij de schoolarts door mentor of teamleider. Binnen twee weken wordt de aangemelde leerling uitgenodigd door de schoolarts. De leerling wordt in eerste instantie uitgenodigd op de school. In de brief wordt erop gewezen dat ook de ouders meer dan welkom zijn. Als de leerling niet op komt dagen, wordt deze op de eerstvolgende mogelijkheid op school uit de klas gehaald en naar de schoolarts gestuurd op school of op zogenaamde vangdagen. Als dit ook niet lukt, wordt via de school Leerplicht ingeschakeld. NB: de schoolarts ontvangt het verzuimoverzicht van betrokken leerling(en) van de conciërge.