Jaarverslag Pleegouderraad Pactum 2016 Deventer- januari 2017
Inleiding Voor u ligt het jaarverslag 2016 van de Pleegouderraad van Pactum. Dit jaar was het vijfde zittingsjaar voor de Pleegouderraad. 2016 is een voor Pactum veelbewogen jaar geweest. Zo heeft bijvoorbeeld een directiewisseling plaatsgevonden, de organisatiestructuur is gewijzigd en de locatie Apeldoorn is afgestoten. Allemaal zaken waar de Pleegouderraad met adviesvragen bij betrokken is geweest. Doelstelling Pleegouderraad De Pleegouderraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van alle pleegouders van Pactum. Dit gebeurt binnen het kader van de doelstellingen van de instelling. De Pleegouderraad adviseert gevraagd en ongevraagd de directie van Pactum over zaken die voor pleegouders van belang zijn, met als doel bij te dragen aan de kwaliteit van de pleegzorg. Samenstelling Pleegouderraad Pleegzorg wordt uitgevoerd in drie regio s: Deventer, Apeldoorn en Noord West Veluwe. In 2016 bestond de Pleegouderraad uit zeven pleegouders. De voltallige Pleegouderraad kan statutair uit 9 pleegouders bestaan. Dit betekent dat er twee vacatures waren. Er is contact gezocht met een aantal kandidaten die naar aanleiding van de wervingscampagne in 2015 aangegeven hadden belangstelling te hebben voor een zetel in de Pleegouderraad. Een van deze kandidaten heeft ook daadwerkelijk zitting genomen. Bij gebrek aan meer kandidaten is besloten om, in afwachting van nieuwe vacatures, voorlopig een zetel vacant te houden. Vergaderingen Pleegouderraad In 2016 is de Pleegouderraad zeven keer bij elkaar geweest, hiervan zes keer regulier. In verband met de adviesaanvraag aangaande de wijziging van de organisatiestructuur heeft er in september een ingelaste vergadering plaatsgevonden. De vergaderingen van januari, maart, april en juni zijn voor een gedeelte bijgewoond door de adjunct-directeur van Pactum met pleegzorg in de portefeuille. In de vergadering van juni is ook voor een gedeelte de directeur aanwezig geweest, dit in verband met zijn naderende Jaarverslag Pleegouderraad 2016 pagina 2 van 7
afscheid van Pactum. Vanaf september zijn de vergaderingen, voor een gedeelte, bijgewoond door de nieuwe directeur ad-interim. Voor het overleg van september was, zoals gebruikelijk, heer Rijkers, lid van de Raad van Toezicht van de CONRISQ groep, uitgenodigd. Echter zijn agenda stond het bijwonen van deze vergadering niet toe. Later bleek dat de vaste vergaderavond, de dinsdag, een probleem vormde. De Pleegouderraad zal daarom in januari 2017 eenmalig op woensdag vergaderen zodat overleg met de heer Rijkers als vertegenwoordiger van de Raad van Toezicht mogelijk is. Wel heeft de heer Rijkers de notulen van de Pleegouderraad ontvangen. De Pleegouderraad hoopt voortaan weer een keer per jaar, bij voorkeur in het najaar, een vertegenwoordiger van de Raad van Toezicht van de CONRISQ groep te mogen ontvangen voor overleg. Adviesaanvragen De Pleegouderraad heeft in 2016 vier adviesaanvragen van de directie ontvangen. Advies Jaarplan en begroting 2016 van Pactum Deze adviesaanvraag kwam binnen in december 2015 en is in de vergadering van januari 2016 behandeld. De Pleegouderraad had drie kanttekeningen bij deze adviesaanvraag. Er wordt genoemd dat de cliënt centraal staat: Wie ziet Pactum als cliënt? Zou hier niet moeten staan het kind of de jongere? Er worden nieuwe vormen van zorg beschreven. De Pleegouderraad vraagt zich af wie er verwijst naar deze nieuwe vormen van zorg en hoe weten deze verwijzers dat Pactum deze vormen van zorg aanbiedt? Er wordt een opsomming gemaakt van spanningsvelden. De Pleegouderraad vraagt zich af hoe de organisatie de veranderende rol van pleegouders vorm geeft in haar beleid. Pleegouders worden mondiger en er wordt meer van hen gevraagd. Hoe blijft Pactum hierop anticiperen? Jaarverslag Pleegouderraad 2016 pagina 3 van 7
Er vanuit gaande dat de kanttekeningen door de directie serieus zijn genomen heeft de Pleegouderraad positief advies uitgebracht. Adviesverzoek aanpassing directiestructuur De Pleegouderraad was kritisch op het punt van de kwetsbaarheid bij plotselinge, langdurige afwezigheid van de directeur daar waar er sprake is van één directeur. Daarnaast zag de Pleegouderraad een risico op solerend leiderschap. Hoe krijgt de directeur tegenspraak als deze daar niet zelf actief naar zoekt? Er vanuit gaande dat deze zorgpunten serieus zijn genomen adviseerde de Pleegouderraad positief op de aanpassing van de directiestructuur. Adviesverzoek organisatie-inrichting en krimp 2017 De Pleegouderaard heeft in een extra vergadering op 8 september aan de hand van de notitie Organisatie-inrichting Pactum 2017, de voorgenomen besluiten besproken. Tijdens de reguliere pleegouderraadvergadering van 27 september heeft de directeur ad-interim de vragen van de Pleegouderraad beantwoord. De Pleegouderraad ziet de urgentie van de organisatieverandering. Er lijken weloverwogen besluiten genomen te zijn en de Pleegouderraad heeft er vertrouwen in dat er voldoende oog is voor de kwaliteit van de hulpverlening. Het advies van de Pleegouderraad is derhalve positief. Adviesaanvraag betreffende het voorstel veranderen betaaldata pleeggezinnen De betaling vindt altijd achteraf plaats. Pleegouders hebben dan al een maand of een deel van de maand voor het pleegkind gezorgd en kosten gemaakt. Het wijzigen van de betaaldata rond de 21e naar rond de 26e van de maand zal voor een groep pleegouders die in een financieel kwetsbare positie zitten (te) grote impact hebben. Derhalve adviseerde de Pleegouderraad dan ook negatief. Dit advies is door de directie ter harte genomen en het voorstel is niet doorgegaan. Jaarverslag Pleegouderraad 2016 pagina 4 van 7
Zoals gebruikelijk heeft de Pleegouderraad alle ontwikkelingen actief gevolgd met vooral oog voor de punten kwaliteit en innovatie en de winst die hier voor de pleegzorg behaald zou kunnen worden. Overleg met vertegenwoordigers van Pactum José de Ruyter, adjunct-directeur van Pactum met de verantwoordelijkheid voor pleegzorg in de portefeuille, is in de eerste vier vergaderingen van 2016 voor een deel aanwezig geweest. In de vergadering van juni is ook Jan Brinkman, vertrekkende directeur, aanwezig geweest. In twee vergaderingen in het najaar van 2016 is Jan-Pieter Maas, directeur ad-interim, voor een deel aanwezig geweest. Voorafgaand aan de vergadering van november is er gezamenlijk gegeten met als doel een nadere kennismaking met Jan-Pieter Maas. De vertegenwoordigers van Pactum verstrekten informatie over het beleid van Pactum en de ontwikkelingen binnen Pactum. In 2016 ging veel aandacht uit naar alle interne ontwikkelingen, denk aan de eerder genoemde verandering van directie structuur, de wijziging van de organisatie structuur, de daarmee samenhangende krimp en de gevolgen hiervan voor de afdeling pleegzorg. De Pleegouderraad heeft zich steeds betrokken gevoeld, maar heeft zich ook verbaast over de wijze waarop een aantal zaken gingen. Met name over het, op het laatst, niet benoemen van de beoogde directeur heeft de Pleegouderraad zijn verbazing uitgesproken. Een aantal andere onderwerpen die in 2016 in de vergaderingen van de Pleegouderraad aan de orde kwamen Het crisisnummer (0900 7228864) dat buiten kantoortijd kan worden wordt gebeld, en de kosten die op het bandje vermeld worden. De scholing van medewerkers van Pactum met betrekking tot de beroepscode, het tuchtrecht en de richtlijnen jeugdhulp. De deelname aan het overleg van de LPOR, landelijk overleg pleegouderraden. De P-toets (pleegouder tevredenheidstoets) die Pactum voornemens is om begin 2017 af te nemen. De invulling van de vacatures van de Pleegouderraad. Jaarverslag Pleegouderraad 2016 pagina 5 van 7
Het regelement van de Pleegouderraad. De inhoud pleegouderdossiers, dit zal in de tweede helft van 2017 een vervolg krijgen. Pactum in de Cloud en welke kansen biedt dit om met pleeouders de communiceren. Externe contacten van de Pleegouderraad In 2016 is veel aandacht uitgegaan naar de interne organisatieveranderingen binnen Pactum. Anders dan het bezoek aan de vergadering van de LPOR zijn er geen externe contacten geweest. Onkostenvergoeding De leden van de Pleegouderraad ontvingen per vergadering een presentievergoeding en een reiskostenvergoeding. Ondersteuning De Pleegouderraad werd in 2016 ambtelijk ondersteund door Marloes Waltman. Zij droeg zorg voor de organisatie van de vergaderingen alsmede het opstellen van de agenda, in overleg met de voorzitter, en de verslaglegging. Tevens was zij aanspreekpunt voor de leden van de Pleegouderraad daar waar zij vragen hadden over agendapunten, nader toelichting wensten, of anderszins. Evaluatie samenwerking directie Pactum De Pleegouderraad is actief betrokken geweest en op de hoogte gehouden van de veranderingen die bij Pactum hebben plaatsgevonden het afgelopen jaar. Met name tijdens de diverse overleggen met de nieuwe interim directeur hebben zij hun wensen, maar ook zorgen uitgesproken. De directie heeft de grootste zorg dat de pleegouders de dupe zouden worden en minder begeleiding zouden krijgen na de reorganisatie, weg kunnen nemen. De Pleegouderraad zal de ontwikkeling actief blijven volgen, steeds met het belang van pleegouders voor ogen. Daar waar zij zorgen hebben of de belangen van pleegouders onvoldoende belicht zien zullen zij dit met de directie bespreken. Op basis van de ervaringen van het afgelopen jaar Jaarverslag Pleegouderraad 2016 pagina 6 van 7
vertrouwt de Pleegouderraad er op dat de directie hen in dat geval serieus zal nemen. Communicatie en informatie uit de Pleegouderraad De notulen van de Pleegouderraad werden binnen Pactum verstrekt aan de directie die voor verspreiding zorgde naar het managementteam en de Raad van Toezicht van CONRISQ. Het jaarverslag over 2016 zal door de Pleegouderraad verstrekt worden aan de directie van Pactum. Het jaarverslag zal tevens op de website van Pactum worden geplaatst en worden genoemd in de pleegoudernieuwsbrief van april 2016. Het jaarverslag zal ook worden toegestuurd aan de Nederlandse Vereniging voor Pleeggezinnen. In de nieuwsbrief van Pactum die elke kwartaal verschijnt is het nieuws van de Pleegouderraad een vaste rubriek. De voorzitter noemt in zijn stukje de onderwerpen waar de Pleegouderraad mee bezig is op dat moment, en roept pleegouders regelmatig op om onderwerpen die zij graag behandeld willen zien aan te dragen. Voor contact met de Pleegouderraad of vragen kunt u mailen naar pleegouderraad@pactum.org De leden van de Pleegouderraad: Adri Hage voorziter Cora Vos Paul de Zwaan Hanneke van de Hoogen Bettie Ubbels Liselotte Heiting Esther Smi Henk Berkman Jaarverslag Pleegouderraad 2016 pagina 7 van 7