Treasurystatuut Datum 28 januari 2016 Vastgesteld in de RvT-vergadering van 9 februari 2016
Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1 Inleiding 4 2 Algemene uitgangspunten en randvoorwaarden 5 2.1 Doelstellingen treasury 5 2.2 Algemene uitgangspunten 5 3 Cashmanagement 7 3.1 Uitgangspunten 7 3.2 Doelstellingen cashmanagement 7 3.3 Huisbank en relatiebeheer 7 3.4 Kredietfaciliteit 7 4 Financieringsmanagement 8 4.1 Uitgangspunten 8 4.2 Leningsmodaliteiten 8 4.3 Niet-geborgde financieringen 8 4.4 Gebruik brokers, bemiddelaars 9 5 Beleggingsmanagement 10 5.1 Uitgangspunten 10 5.2 Algemeen 10 5.3 Collegiale financiering 11 6 Renterisicomanagement 12 6.1 Uitgangspunten 12 6.2 Indekken van renterisico 12 7 Rentederivaten 13 8 Administratieve organisatie en interne controle 14 8.1 Uitgangspunten 14 8.2 Functiescheiding 14 8.3 De treasurycommissie en evaluatie beleid 14 8.4 Takenpakket treasuryfunctie binnen VechtHorst 15 8.5 Financiële beleidscyclus/rapportages 15 8.6 Begroting en treasuryjaarplan 15 8.7 Het mandaat 16 8.8 Betalingsbevoegdheden directeur-bestuurder 18 8.9 Verantwoording 18
8.10 Jaarverslag 19 9 Informatievoorziening 20 10 Managementrapportage 21 10.1 Frequentie 21 10.2 Inhoud 21 10.3 Opsteller 21 10.4 Besluiten 21 Bijlage 1 Algemene Begrippenlijst 23 Bijlage 2 Kredietwaardigheidsbeoordelingen 27 Bijlage 3 Organogram VechtHorst 29
1 Inleiding Het treasurystatuut van Woonstichting VechtHorst (verder te noemen: VechtHorst) is een gedragscode als het gaat om financierings- en beleggingsbeslissingen. In het statuut zijn de hoofdlijnen van het financierings- en beleggingsbeleid vastgelegd, zijn de bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van de uitvoering van dat beleid geschilderd en is de informatievoorziening aan de diverse partijen uiteengezet. De verantwoordelijken op het gebied van treasury binnen VechtHorst nemen bij de adviezen c.q. beslissingen op het gebied van treasury de in dit statuut geformuleerde uitgangspunten in acht. In het jaarlijks op te stellen treasuryjaarplan worden de kaders van dit statuut nader uitgewerkt naar concrete doelen. Dit statuut wordt vastgesteld door de bestuurder en de raad van toezicht wordt gevraagd haar goedkeuring te verlenen. Voor de bestuurder is dit statuut, tezamen met het treasuryjaarplan, het kader waarbinnen uitvoering wordt gegeven aan de treasury van VechtHorst. Voor de dagelijkse beslissingen op het terrein van financieren en beleggingen bieden het statuut en het treasuryjaarplan voldoende ruimte om slagvaardig te kunnen opereren. Oplossingen voor financierings- of beleggingsvraagstukken welke niet binnen het kader van het treasurystatuut en treasuryjaarplan vallen, worden altijd na vaststelling door de bestuurder ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van toezicht. Het treasurystatuut wordt elke drie jaar op actualiteitswaarde getoetst en zo nodig aangepast. Indien veranderende wet- of regelgeving doorwerking heeft op de inhoud van dit statuut, heeft dit voorrang boven de uitgangspunten opgenomen in het treasurystatuut. Het treasurystatuut zal dan zo spoedig als mogelijk worden aangepast, zodat deze zich verhoudt met de nieuwe regelgeving. In het statuut zijn de beleidsregels voor toegelaten instellingen verwerkt. Vastgesteld Nieuwleusen, 28 januari 2016 Goedgekeurd Nieuwleusen, 9 februari 2016 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 4
2 Algemene uitgangspunten en randvoorwaarden 2.1 Doelstellingen treasury De doelstellingen van het financierings- en beleggingsbeleid van VechtHorst zijn hiernavolgend in volgorde van toegekende prioriteit vermeld. 1. Het waarborgen van een blijvende toegang tot de geld- en kapitaalmarkt teneinde voldoende financiële middelen voor de bedrijfsactiviteiten op korte en lange termijn te garanderen. 2. Het beheersen van rente- en rendementsrisico's die samenhangen met financiering, belegging en liquide middelen. 3. Het realiseren van een zo hoog mogelijk rendement op het eigen vermogen door: a) een optimaal rendement op liquide en belegde middelen; b) een zo laag mogelijke vermogenskostenvoet van het vreemd vermogen. Deze doelstelling wordt uitgevoerd met inachtneming van punt 2. 4. Organisatie van een efficiënt betalingsverkeer. 5. De prioriteiten van het treasurybeleid liggen in eerste instantie bij het beheersen en beperken van financiële risico s; de treasuryfunctie is immers géén winstgerichte afdeling ( profit center ). 2.2 Algemene uitgangspunten Het financiële beleid van VechtHorst heeft het waarborgen van de continuïteit als uitgangspunt. Met betrekking tot bevoegdheden en verantwoordelijkheden inzake de treasuryactiviteiten gelden onverminderd de vigerende statuten van de stichting. De treasuryactiviteiten worden uitgevoerd binnen het speelveld van de Woningwet 2015 en het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV) 2015, zoals vermeld in artikel 55a van de Woningwet 2015 en artikel 103 t/m 108 van het BTIV 2015. In dit statuut zijn de inzichten van het moment van opstellen van dit statuut met betrekking tot de nieuwe wetgeving verwerkt. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zo veel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken om de renterisico s en het renteresultaat te optimaliseren. Het vervroegd aantrekken van externe financieringsmiddelen zal enkel onder voorwaarden kunnen geschieden en dient te voldoen aan de beleidsregels van het WSW. Uitgangspunt in dezen is dat de beslissing gebaseerd is op het verminderen van renterisico s en het minimaliseren van de vermogenskosten op korte en/of lange termijn met inachtneming van het risico. De toekomstige financierings- en beleggingsbehoefte wordt in kaart gebracht met behulp van de opgestelde financiële meerjarenprognose en bijbehorende kasstromen voor de komende tien jaar. Minimaal drie keer per jaar worden voortschrijdende maandelijkse liquiditeitsprognoses voor de komende twaalf maanden opgemaakt. Het weerstandsvermogen van de corporatie dient te voldoen aan de grenzen zoals gesteld door de Autoriteit woningcorporaties (Aw) en de borgbaarheidscriteria van het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). Transacties worden overeengekomen met uitsluitend kredietwaardige partijen met een hoofdvestiging in een lidstaat van de Europese Unie. De kredietwaardigheid van tegenpartijen dient door een onafhankelijk rating agency te worden vastgesteld. Bovenstaande is ook van toepassing op deelnemingen en beleggingen in dochter- en/of zusterondernemingen van de corporatie, tenzij afwijkend en passend, binnen de beleidsregels door de bestuurder wordt besloten en goedkeuring door de RvT is verleend. Nieuwe transacties moeten voldoen aan de beleidsregels Gebruik financiële derivaten toegelaten instellingen geldend vanaf 1 oktober 2012. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 5
Actuele informatie ten aanzien van de rente dient als basis voor beslissingen inzake financieringen en risicobeheersing op korte en lange termijn. Relevante wijzigingen in het economisch klimaat en het rentebeeld worden onderbouwd met behulp van publicaties van financiële instellingen en gemeld in periodieke rapportages. Beleggingsbesluiten worden niet op basis van een rentevisie genomen. Nieuw af te sluiten beleggingen moeten voldoen aan de beleidsregels Verantwoord beleggen geldend vanaf 1 februari 2015. Er moet niet alleen gehandeld worden naar de letter maar ook naar de geest van dit statuut. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 6
3 Cashmanagement 3.1 Uitgangspunten Uitgangspunten van het cashmanagement binnen VechtHorst zijn: de liquiditeitspositie dient te allen tijde te waarborgen dat verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen; VechtHorst heeft het optimaliseren van rendement op beschikbare liquide middelen tegen zo gering mogelijke kosten als uitgangspunt. Hierbij wordt als voorwaarde gesteld dat deze liquide middelen te allen tijde tijdig en tegen lage kosten verkrijgbaar zijn; ontwikkelingen in de kaspositie worden periodiek vergeleken met de prognose; Kortgeldfinanciering (waaronder rekening-courant) dient te allen tijde onder de grens zoals gesteld door het WSW te blijven. Bovenstaande uitgangspunten worden in onderstaande paragrafen geconcretiseerd. 3.2 Doelstellingen cashmanagement Het streven is om een minimale kaspositie aan te houden, het zogenaamd sturen naar nul. Eventuele tekorten worden opgevangen door het aanhouden van een kasgeldfaciliteit of een rekening-courantkrediet. Eventuele kortstondige (maximaal drie maanden) overschotten op de rekening-courant worden belegd in geldmarktproducten (deposito s, spaarrekeningen of rekening-courant met een creditrente die vergelijkbaar is met de rente op een 3- maands deposito) met inachtneming van het gestelde in hoofdstuk 5 van dit statuut. De kortlopende financieringen (liquiditeitstypische looptijd is korter dan vierentwintig maanden) dienen te allen tijde onder de WSW-beleidsgrens te blijven. Indien deze norm wordt overschreden, wordt de bestuurder hierover geïnformeerd en wordt actie ondernomen om de omvang binnen de grens te brengen. 3.3 Huisbank en relatiebeheer De huisbank wordt gezien als een strategische partner. De volgende eisen worden gesteld aan de huisbank: 1. een Nederlandse bank die onder toezicht staat van de Nederlandsche Bank en de Autoriteit Financiële Markten (AFM), met voldoende kennis op het gebied van volkshuisvesting; 2. een minimale langetermijnkredietrating van Aa3/AA- toegekend door minimaal twee van de drie gerenommeerde kredietbeoordelingbureaus (Moody s, Standard & Poor s of Fitch), óf minimale langetermijnkredietrating van A2/A toegekend door minimaal twee van de drie gerenommeerde kredietbeoordelingbureaus (Moody s, Standard & Poor s of Fitch) én de status van Systeembank); 3. marktconforme tarieven (betalingsverkeer, credit- en debetrente); 4. actieve advisering (zowel gevraagd als ongevraagd); 5. in staat om niet-daeb-activiteiten te financieren; 6. het beschikbaar stellen van rekening-courantkredietfaciliteit. De dienstverlening van de huisbank wordt elke drie jaar op bovenstaande criteria geëvalueerd en door de bestuurder beoordeeld. 3.4 Kredietfaciliteit VechtHorst beschikt desgewenst over een direct opvraagbare kredietfaciliteit teneinde: a. op onverwachte ontwikkelingen te kunnen inspelen (flexibiliteit); b. om kortstondige liquiditeitstekorten te kunnen opvangen; c. Binnen de kaders van dit statuut te kunnen financieren op basis van een geldmarktrente. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 7
4 Financieringsmanagement 4.1 Uitgangspunten De volgende uitgangspunten vormen een integraal onderdeel van het beleid voor het aantrekken van nieuwe financieringen: financiering met externe financieringsmiddelen wordt zo veel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico s en het renteresultaat te optimaliseren. Het vervroegd aantrekken van externe financieringsmiddelen zal enkel onder voorwaarden kunnen geschieden. Uitgangspunt in dezen is dat de beslissing gebaseerd is op het verminderen van renterisico s en het minimaliseren van vermogenskosten op korte en/of lange termijn met inachtneming van het risico en de geldende beleidsregels. In het jaarlijks op te stellen treasuryjaarplan en/of de begroting worden de specifieke situaties nader gedefinieerd. In afwijkende gevallen worden deze door de bestuurder onderbouwd en voorzien van een positief advies van de treasurycommissie, en vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van toezicht; bij het aantrekken van financieringen is het uitgangspunt, binnen het kader van maximaal risico, de flexibiliteit van de totale leningenportefeuille te vergroten. Leningen met verplichte renteconversie, anders dan een spreadherziening bij een geldmarktmodaliteit, worden niet aangetrokken; VechtHorst past integrale bedrijfsfinanciering toe; het streven is om een evenwichtige opbouw van de leningenportefeuille te bewerkstelligen, met name gericht op vervaltermijnen van aflossing en rentebetalingen alsmede op looptijden; nieuwe leningen worden afgestemd op meerjarenkasstroomprognose en de liquiditeitsplanning. alvorens nieuwe leningen aan te trekken, worden er bij minimaal drie verschillende instanties concurrerende offertes aangevraagd, waaronder minimaal één bemiddelaar/broker. Dit ten dienste van informatieverwerving, optimalisatie van besluitvorming en om de marktwerking optimaal tot stand te laten komen; bij het aantrekken van DAEB-financiering wordt altijd getracht dit onder garantstelling te bewerkstelligen, zodat lagere rentekosten worden gerealiseerd. Borgstelling door het WSW is hiervan een voorbeeld. afhankelijk van de bestaande leningenportefeuille (inclusief renterisicomomenten en vervalschema), de looptijd, rentevisie (van ten minste twee financiële instellingen) en renteontwikkelingen zal de voorkeur omtrent de te gebruiken leningsvorm worden bepaald. financieringen mogen uitsluitend plaatsvinden in euro; er wordt altijd gestreefd naar een spreiding over diverse geldgevers. 4.2 Leningsmodaliteiten In principe zijn alle financieringsvormen toegestaan voor zover ze voldoen aan de beleidsregels financiële derivaten woningcorporaties. De keuze ten aanzien van de financieringsvorm wordt in principe volledig bepaald door de geprognosticeerde kasstromen van VechtHorst en de renterisicokaders (hoofdstuk 6). De kasstromen voortvloeiende uit de nieuw aan te trekken financiering worden, zoveel als mogelijk, gematcht met de kasstromenprognose. Daarnaast wordt getracht flexibiliteit in de financiering aan te brengen. 4.3 Niet-geborgde financieringen Definitie: niet-geborgde financiering is commerciële of niet-daeb financiering (exclusief eventueel deel via Eigen Middelen beleid WSW), die niet geborgd wordt door het WSW of een andere partij. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 8
VechtHorst voldoet aan de vereisten van het WSW om gebruik te mogen maken van het Eigen Middelen beleid van het WSW. De financiering van niet-daeb activiteiten mag nimmer de ongestoorde voortgang van de kernactiviteiten in de weg staan. Toezichtbelemmerend bepalingen worden niet in de leningencontracten opgenomen. Niet-DAEB-activiteiten worden commercieel gefinancierd (zonder borging van het WSW) voor zover dit niet mogelijk is, c.q. toegestaan uit interne kasstromen en wettelijk toegestane interne financiering van de DAEB-activiteiten (Eigen Middelen beleid WSW). Een definitieve investeringsbeslissing in niet-daeb-activiteiten kan pas genomen worden nadat sluitende afspraken gemaakt zijn over de financiering. Investeringsbeslissingen in niet-daeb zijn onderworpen aan de goedkeuring door de RvT. Sinds 1 juli 2015 zijn nieuwe financieringen en garantstellingen aan dochtermaatschappijen en/of verbindingen niet meer toegestaan en worden bestaande garantstellingen beperkt tot werkzaamheden van die ondernemingen waarvoor zij voor de invoeringsdatum van de herziene Woningwet zijn begonnen. In het besluit tot het aangaan van commerciële financieringen zullen contractuele voorwaarden van de geldgever, waaronder ratio s, zekerheidsstellingen en convenanten, duidelijk vermeld staan. Tijdelijke, overtollige ten behoeve van het project opgenomen financiële middelen dienen bij dezelfde financiële onderneming te worden uitgezet waar ook geleend is. Indien geen nettingsovereenkomst is afgesloten met de desbetreffende financiële onderneming, moeten ook uitzettingen als gevolg van tijdelijke overtollige middelen uit projectfinanciering voldoen aan de kredietbeoordelingscriteria zoals opgenomen in hoofdstuk 5. Het verstrekken van garanties door VechtHorst wordt beschouwd als het verstrekken van financieringen en dient hetzelfde besluitvormingsproces te ondergaan. Bij het verkrijgen van garanties wordt de kredietwaardigheid van de garantiegever beoordeeld. Indien de tegenpartij niet voldoet aan de kredietbeoordelingscriteria zoals beschreven in hoofdstuk 5, wordt de garantie verstrekt door een derde partij, veelal een financiële instelling, die wel aan de criteria voldoet. 4.4 Gebruik brokers, bemiddelaars 1. Brokers of bemiddelaars zijn tussenpersonen die bemiddelen tussen twee partijen in het tot stand brengen van financiële contracten, waarvoor zij na het afsluiten van de transactie worden vergoed middels een bemiddelingsprovisie; 2. Het gebruik van brokers/bemiddelaars is toegestaan onder de volgende voorwaarden: a. zij dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten, en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen, en/of onder toezicht te staan van een Europese centrale bank; b. indien in de besluitvorming gebruik wordt gemaakt van een bemiddelaar, dan worden de totale kosten inclusief de bemiddelingsprovisie meegenomen; c. de maximale provisie bedraagt 0,025% over de looptijd en (het verloop van de) hoofdsom van de lening; d. indien de provisie meer bedraagt dan 0,025%, dan besluit de directeur-bestuurder en wordt goedkeuring gevraagd aan de RvT; e. een separate provisienota wordt direct aan de afdeling financiën van VechtHorst gestuurd. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 9
5 Beleggingsmanagement 5.1 Uitgangspunten In beginsel worden beschikbare middelen intern aangewend. Indien dat niet direct mogelijk is, worden middelen zodanig belegd dat ze weer vrijkomen op het moment dat zich naar verwachting een financieringsbehoefte voordoet. Toekomstige financieringsbehoefte is een factor die medebepalend is bij de keuze van de looptijd van een belegging. Het beleggingsbeleid en beheer van VechtHorst is dienstbaar aan het realiseren van de gewenste (volkshuisvestelijke) doelstellingen en is op transparante wijze gericht op de financiële continuïteit. Dit wordt door VechtHorst vormgegeven door: a. het aantrekken en afstoten van beleggingen is uitsluitend ingegeven op het beperken van risico s van het financiële beleid en beheer en op de financiële continuïteit; b. uitsluitend risicomijdend te beleggen; c. het niet hanteren van een rentevisie op basis waarvan beleggingsbesluiten worden genomen; d. het uitsluitend beleggen van de niet voor lopende betalingen benodigde middelen. VechtHorst trekt geen extern vermogen aan uitsluitend met het doel de aangetrokken gelden te beleggen. Het aantrekken van extern vermogen binnen de beleidsregels van WSW en BZK, dat voor kortere of langere tijd wordt belegd om grote renterisicovolumes af te vlakken, is wel toegestaan. VechtHorst streeft een beleggingsbeleid na waarbij de nadruk ligt op het voorkomen van risico's. Dit betekent dat de volgende beleggingscategorieën in aanmerking komen: voor de korte termijn (beleggingshorizon tot één jaar): rekening-courant; spaarrekeningen; deposito's. voor de lange termijn (beleggingshorizon vanaf één jaar met een maximale looptijd van vijf jaar), alleen toegestaan na voorafgaande besluitvorming door de bestuurder. Dit besluit moet vooraf ter goedkeuring aan de raad van toezicht worden aangeboden. 5.2 Algemeen VechtHorst voldoet aan de beleidsregels verantwoord beleggen die gelden voor toegelaten instellingen per 1 februari 2015. a. Near-bankingactiviteiten zijn verboden (het aantrekken van middelen met het doel deze met winst uit te zetten). b. Beleggingen, al dan niet middels waardepapieren, voor een periode van meer dan drie maanden, worden uitgezet bij financiële ondernemingen, die: 1. gevestigd zijn in een lidstaat die ten minste beschikt over een AA-rating afgegeven door ten minste twee van de drie ratingbureaus Moody s, Standard and Poor s en Fitch; 2. voor henzelf en voor de door hen uitgegeven waardepapieren kunnen aantonen dat ze ten minste over een A-rating beschikken, afgegeven door ten minste twee van de drie ratingbureaus Moody s, Standard and Poor s en Fitch. c. Beleggingen hebben een maximale looptijd van 5 jaar. d. Beleggingen in waardepapieren is uitsluitend toegestaan: 1. indien op einddatum een inleg- of hoofdsomgarantie is afgegeven; 2. in euro s. e. De looptijd van een belegging dient in verhouding te staan tot de periode waarin de belegde middelen feitelijk niet benodigd zijn om aan de lopende financiële verplichtingen te kunnen voldoen, zoals blijkend uit de kasstroomprognose. f. De intentie van de belegging is dat deze tot aan het eind van de looptijd wordt aangehouden. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 10
g. Beleggen in aandelen en achtergesteld papier zijn niet toegestaan bij financiële instellingen. Bij het extern uitzetten wordt een offerte gevraagd bij minimaal twee verschillende partijen alvorens een transactie wordt afgesloten. In geval van een downgrading, waarbij de nieuwe kredietwaardigheid van de tegenpartij onder de vereiste minimale rating komt te liggen, zal dit door de manager Finance & gerapporteerd worden aan de bestuurder die dit aansluitend ter kennisname aan de raad van toezicht zal brengen. Omwille van nog verdere reductie van risico worden beleggingen bij voorkeur gespreid over meerdere partijen en zal per partij op enig moment een bepaald maximum aan beleggingen uitstaan. In het treasuryjaarplan wordt aangegeven welke limieten gesteld worden aan de beleggingen per tegenpartij. In geval van daadwerkelijke voorziene overliquiditeit kunnen op basis van voornoemde uitgangspunten in het treasuryjaarplan aanvullende criteria worden opgenomen. Bij het daadwerkelijk doen van beleggingen zijn de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden van toepassing zoals beschreven in hoofdstuk 8. VechtHorst mag geen overeenkomst aangaan waarin clausules worden gehanteerd die op enigerlei wijze de uitoefening van het toezicht op VechtHorst kan belemmeren. Zowel meerderheids- als minderheidsdochters mogen alleen beleggen volgens de beleidsregels verantwoord beleggen. Indien VechtHorst een beleggingsportefeuille heeft, zal zij hierover rapporteren in haar jaarverslag, conform de eisen die gesteld zijn in de beleidsregels. 5.3 Collegiale financiering VechtHorst kan tijdelijk middelen ter beschikking stellen aan een collega-toegelaten instelling voor de financiering van volkshuisvestelijke activiteiten en/of investeringen. Een besluit tot collegiale financiering wordt met bijbehorende voorwaarden, vooraf door de bestuurder ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht. Verbindingen Per 1 juli 2015 zijn nieuwe financieringen en garantstellingen aan dochtermaatschappijen en/of verbindingen niet meer toegestaan. Huidige structuur VechtHorst: zie bijlage 3. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 11
6 Renterisicomanagement 6.1 Uitgangspunten Als gevolg van het feit dat een groot gedeelte van het materieel vast actief gefinancierd is met vreemd vermogen, wordt er door VechtHorst te allen tijde renterisico gelopen. De volgende uitgangspunten worden gehanteerd met betrekking tot de renterisico s: 1. VechtHorst streeft naar een gelijkmatige spreiding van renterisico s; 2. VechtHorst maakt gebruik van twee methodes voor de meting van het renterisico. Deze worden gevormd door: de WSW-methodiek. In deze methodiek worden per jaar de verplichte eindaflossing van leningen, renteconversies, spreadherzieningen, de variabel rentende WSW-geborgde leningen voor zover het renterisico niet is afgedekt (met toegestane rentederivaten volgens de beleidsregels) en breakclauses rentederivaten opgeteld. Dit vormt het zogenaamde renterisicovolume. Dit renterisicovolume wordt vervolgens gerelateerd aan de omvang van het rentedragend vreemd vermogen. De renterisicovolumes zijn te allen tijde gemaximeerd tot de actuele beleidsnorm van het WSW; Bedrijfseconomische methode. Aanvullende op de WSW-methode wordt het renterisico ook afgezet tegen de netto-financieringsbehoefte. Bij deze wijze van risicometing worden naast de renterisico s uit de leningenportefeuille ook de risico s voortkomend uit de kasstroomexploitatie en de (des)investeringen meegenomen; 3. De hoogtes van de renterisico s zijn dusdanig dat de financiële continuïteit van VechtHorst niet in gevaar mag komen. Daarnaast heeft VechtHorst toetsingscriteria benoemd op basis van kasstromen waarmee toetsing plaatsvindt van het treasuryjaarplan en de financiële meerjarenbegroting. 6.2 Indekken van renterisico Minimaal één keer per jaar brengt VechtHorst de verwachte renterisico s in een meerjarenperspectief in beeld. Deze renterisico s kunnen voortvloeien uit de bestaande leningen- en beleggingsportefeuilles en de liquiditeitsplanning. De renterisico s worden beoordeeld in relatie tot de geldende spreidingsnormen en de actuele rentestructuur en een rentevisie van derden. Op basis hiervan wordt besloten welke acties worden ondernomen om renterisico s in te dekken of het renteresultaat verder te optimaliseren. Voor het indekken van renterisico s gelden de richtlijnen gebaseerd op de voorschriften van het WSW. Jaarlijks stelt de treasurycommissie tijdig een rentepercentage vast dat wordt gehanteerd in de begroting voor het komende jaar en op te nemen als maximum rente voor nieuwe financieringen en/of renteconversies en/of forward renteafspraken voorgesteld, ter opname in de begroting van VechtHorst. Voor het indekken van renterisico s zijn verschillende soorten instrumenten voorhanden. VechtHorst maakt uitsluitend gebruik van conventionele instrumenten, zoals een lening met uitgestelde storting. Daarnaast zou het mogelijk zijn renterisico s in te dekken met behulp van derivaten, voor zover deze voldoen aan de beleidsregels Gebruik financiële derivaten toegelaten instellingen geldend vanaf 1 oktober 2012, echter deze mogelijkheid heeft VechtHorst nadrukkelijk uitgesloten. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 12
7 Rentederivaten Rentederivaten zijn financiële producten waarmee risico s worden ingedekt. Er vindt geen uitwisseling van hoofdsommen plaats bij het toepassen ervan. Rentederivaten maken het dus mogelijk om het renterisico af te dekken los van de lening, dit is echter op basis van de nieuwe beleidsregels gebruik financiële derivaten toegelaten instellingen, per 1 oktober 2012 verboden. Derivaten kennen ook risico s. Een derivaat heeft een waarde, afhankelijk van de actuele marktrente op enig moment. Deze waarde kan positief of negatief zijn. Er wordt dan tegenpartijrisico gelopen door één der contractpartijen. Afhankelijk van de contractuele afspraken kan de partij waarbij zich de negatieve marktwaarde heeft ontwikkeld, verplicht worden om dit tegenpartijrisico af te dekken door het storten van liquiditeiten (oftewel margin). Dit brengt een liquiditeitsrisico met zich mee voor deze partij. De waardeveranderingen van derivaten kunnen van invloed zijn op het resultaat van een onderneming. De beleidsregels van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties hebben de algemene toepassing aanzienlijk beperkt. Vechthorst heeft de inzet van rentederivaten uitgesloten (verboden). Het afdekken van renterisico s zal met behulp van conventionele instrumenten plaatsvinden, bijvoorbeeld door leningen met uitgestelde storting af te sluiten, voor zover dit beleid past binnen de geldende beleidsregels. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 13
8 Administratieve organisatie en interne controle 8.1 Uitgangspunten De volgende uitgangspunten vormen onderdeel van het beleid. VechtHorst draagt er zorg voor dat de beschikkende, registrerende en controlerende functies met betrekking tot het financieel beleid zo veel mogelijk worden gescheiden. Iedere transactie wordt door twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe). Er is gekozen voor een besturingsmodel waarin vooraf kaders zijn aangegeven en door de RvT zijn goedgekeurd. Uitvoering van de kaders wordt binnen de huidige IB bewaakt. De bestuurder en de Raad van Toezicht kunnen zich desgewenst laten bijstaan door een extern deskundige. De externe accountant betrekt de interne controle in haar controlewerkzaamheden en rapporteert daarover rechtstreeks aan de bestuurder. De RvT kan in gevallen dat financierings- en beleggingsvraagstukken buiten het kader van dit statuut vallen of afwijken van dit statuut, besluitvorming goedkeuren mits dit besluit duidelijk wordt gedocumenteerd. 8.2 Functiescheiding De organisatiestructuur van VechtHorst is, voor zover van belang in het kader van de treasury, op hoofdlijnen weergegeven. De treasuryfunctie van VechtHorst is organisatorisch ondergebracht binnen de afdeling Financiën. De volgende functies worden onderscheiden en waar mogelijk bij de treasuryactiviteiten niet gecombineerd: - de beschikkende functie, waaronder het beoordelen van voorstellen, het nemen van besluiten en het doen afsluiten van transacties; - de uitvoerende functie, waaronder het beheer van de lening- en beleggingsportefeuille, het aanvragen van offertes en het doen van voorstellen ter besluitvorming; - de registrerende functie, waaronder het registreren van alle relevante informatie in de administratie; - de controlerende functie, waaronder het controleren van in- en externe gegevens. De bestuurder is eindverantwoordelijk voor het ontwikkelen, formuleren en het vaststellen van het treasurybeleid. Het treasurybeleid behoeft de goedkeuring van de raad van toezicht. 8.3 De treasurycommissie en evaluatie beleid VechtHorst heeft een treasurycommissie die minimaal één keer per jaar bijeenkomt of zoveel vaker als nodig is. De TC is een adviesorgaan dat de bestuurder gevraagd en ongevraagd adviseert over uit te voeren transacties en overige treasuryvraagstukken. In iedere bijeenkomst van de TC zal er kennis worden genomen van een door derden opgestelde visie op de verwachte renteontwikkelingen (rentevisie) voor de komende periode. Van iedere bijeenkomst wordt een verslag en besluitenlijst gemaakt. In de treasurycommissie worden in ieder geval de wijzigingen in de liquiditeitsprognose op zowel korte als lange termijn, de conceptfinancieringsvoorstellen, de concept-beleggingsvoorstellen, de ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkt, het treasuryjaarplan en de evaluatie van het treasurybeleid besproken. De commissie bestaat uit ten minste twee doch ten hoogste uit drie leden. In de commissie zijn vertegenwoordigd de manager Finance & en een externe deskundige. De bestuurder (geen stemrecht) woont Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 14
qualitate qua de bijeenkomsten van de commissie bij. Daarnaast kan de treasurycommissie voorafgaand aan belangrijke financiële beslissingen bijeenkomen. De evaluatie van het treasurybeleid vindt plaats in de treasuryparagraaf bij de jaarrekening. In de evaluatie wordt weergegeven in hoeverre de beleidsvoornemens uit het treasuryjaarplan zijn uitgevoerd en wat de oorzaken zijn van eventuele afwijkingen. Om een goede vergelijkbaarheid mogelijk te maken, dienen de indeling en de onderwerpen van de evaluatie aan te sluiten bij het treasuryjaarplan van het betreffende jaar. De evaluatie wordt vastgesteld door de bestuurder en ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van toezicht. Met de extern deskundige heeft VechtHorst een doorlopende overeenkomst op regiebasis en per direct opzegbaar. De opdrachten aan de externe deskundige gelden per individuele opdracht en worden door de manager Finance & aangegaan. De werkzaamheden van de extern deskundige worden door de bestuurder beoordeeld. De dienstverlening van de extern deskundige wordt intern binnen VechtHorst na iedere opdracht geëvalueerd en samen met de externe iedere drie jaar. Hierbij worden beoordeeld: kwaliteit en voortgang van de werkzaamheden; de onafhankelijkheid t.o.v. RvT, bestuur en medewerkers van VechtHorst; de onafhankelijkheid t.o.v. accountant, financiers en eventuele bemiddelingsbureau s. Bij constatering van een afhankelijkheid op een van de laatste twee bullets wordt, onafhankelijk van het moment van evalueren, een eventueel nog actuele overeenkomst per direct door de bestuurder beëindigd. Bij een negatieve beoordeling op de eerste bullet bestaat er ruimte om tot kwaliteitsverbetering te komen. 8.4 Takenpakket treasuryfunctie binnen VechtHorst De taken van de treasuryfunctie binnen VechtHorst zijn als volgt: het initiëren en coördineren van de beleidsvoorbereidende informatievoorziening; het voorbereiden van vergaderingen van de treasurycommissie; het opstellen en actualiseren van het treasurystatuut en het treasuryjaarplan; het bijhouden en interpreteren van marktinformatie; het kennisnemen van een door derden opgestelde rentevisie; het doen van voorstellen op het terrein van treasury; het uitvoeren van treasurytransacties; het opstellen van verantwoordingsinformatie; het onderhouden van contacten met banken en marktpartijen; administratieve organisatie, interne controle en uitvoering daarvan. 8.5 Financiële beleidscyclus/rapportages VechtHorst gebruikt de jaarlijkse financiële beleidscyclus voor het vaststellen van het treasurybeleid, voor het afleggen van verantwoording over dat beleid en voor bijstelling van het beleid door het jaar heen. De beleidscyclus kent een begroting en meerjarenbegroting met daarin een treasuryjaarplan, periodieke rapportages (waaronder verslag TC) en een jaarverslag. 8.6 Begroting en treasuryjaarplan De begroting wordt elk jaar vastgesteld op basis van de gegevens zoals die worden aangeleverd door de verschillende afdelingen. Onderdeel van de begroting is het treasuryjaarplan, dat wordt opgesteld door de manager Finance & en ter advisering wordt voorgelegd aan de treasurycommissie. In het treasuryjaarplan worden minimaal de volgende zaken opgenomen: het verloop van de liquiditeiten voor de korte en lange termijn; Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 15
de renterisicopositie voor de lange termijn; de criteria risicomonitoring volgens de regelgeving van het WSW; informatie over de lening- en beleggingsportefeuilles; de mogelijkheden van vervroegde aflossing in het betreffende jaarlimiet voor bevoegdheden ten behoeve van transacties; een rentevisie van derden voor het komende jaar, gebaseerd op de visies van grootbanken en beleggers en de ontwikkelingen van vorig jaar; een voorgenomen tactiek gegeven de liquiditeitsstroom en de rentevisie en bijbehorende verwachte transacties; de verwachte ontwikkeling van de vermogenspositie, de schuldpositie, financiële ratio's en de vermogenskostenvoet; de vastgestelde limieten beleggingen per tegenpartij; de vastlegging dat er wordt gewerkt conform de beleidsregels verantwoord beleggen; de formulering van het beleggingsbeleid; het vastleggen van de controle technische functiescheiding; de vastlegging van de wijze waarop wordt aangesloten op het beoordelingskader van de Aw. Het treasuryjaarplan wordt vastgesteld door de bestuurder en behoeft de goedkeuring van de raad van toezicht. 8.7 Het mandaat Middels het vaststellen van de begroting en het daarin opgenomen treasuryjaarplan geeft de bestuurder het mandaat aan de manager Finance & om de in het treasuryjaarplan voorgestelde transacties voor te bereiden. Ten aanzien van deze transacties vindt, ongeacht de hoogte van het transactiebedrag, aan de hand van het transactievoorstel vooraf overleg met en autorisatie plaats door de bestuurder. De directeur-bestuurder kan alleen afwijken van de in het mandaat opgenomen bedragen na voorafgaande toestemming van de RvT. Bovenstaande leidt tot de volgende verdeling van taken (verantwoordelijkheden) en bevoegdheden. De taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de organisatie staan in onderstaande tabel gedefinieerd. Functie Verantwoordelijkheden Raad van toezicht Het goedkeuren van het treasurystatuut en toezicht houden op het treasurybeleid. Het goedkeuren van het treasuryjaarplan. Dit gebeurt gelijktijdig met het goedkeuren van de meerjarenbegroting. Het goedkeuren van (eventuele) voorstellen tot bijstellen van het treasurybeleid. Verleent goedkeuring aan het gevoerde treasurybeleid via de toezichtsverklaring bij de jaarrekening. Bestuurder Het vaststellen van het treasurystatuut. Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid. Het vaststellen van het treasuryjaarplan bij de meerjarenbegroting; Het vaststellen van de administratieve richtlijnen op het gebied van treasurybeleid. Verlenen van machtigingen i.v.m. tekeningsbevoegdheid. Het goedkeuren van transactievoorstellen. Manager Finance & Het uitvoeren van de treasuryactiviteiten op het gebied van Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 16
Functie Verantwoordelijkheden financiering, belegging en relatiebeheer. Het opstellen/actualiseren van het treasurystatuut. Het opstellen van het treasuryjaarplan bij de meerjarenbegroting. Het kennisnemen van een door derden opgestelde rentevisie. Het opstellen van de tertiaalrapportage. Het adviseren van de bestuurder over de financiële gevolgen van activiteiten en projecten. Het rapporteren aan de bestuurder over de uitvoering van het treasurybeleid. Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury. Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen. Medewerker Financiële Het voorbereiden en beheren van het contante en girale betalingsverkeer. Administratie Het beheren van de debiteuren en crediteuren. Het opstellen van de liquiditeitsplanning. Het juist en volledig administreren van financiële posities en transacties in de financiële administratie. Het registreren van betaalopdrachten. Het controleren of transactiebevestigingen overeenkomen met de transactie informatie zoals verstrekt door de manager Finance &. Treasurycommissie Het adviseren van de bestuurder over het te volgen treasurybeleid. Behandelt ingebrachte rapportages, notities en transactievoorstellen. Beoordeelt het treasuryjaarplan en legt dit met een advies voor aan de bestuurder. Beoordeelt voorstellen ter verbetering van het liquiditeits- en tegenpartijrisico dat VechtHorst loopt op haar contracten. Houdt marktinformatie bij en interpreteert deze. De externe accountant Het in het kader van haar reguliere controle taak, d.m.v. een aparte opdracht, adviseren en controleren betreffende feitelijke naleving van het treasurystatuut. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 17
In onderstaande tabel staan de bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde autorisatie. Uitvoering Autorisatie (eerste handtekening) (tweede handtekening) Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer 1. Het aantrekken van financiering met een looptijd korter dan twee jaar (dag- of kasgeldleningen) 2. Het uitzetten van deposito s met een looptijd korter dan één jaar Manager Finance & n.v.t. 3. Betalingsopdrachten verzenden Manager Finance & Bankrelatiebeheer 4. Bankrekeningen openen/sluiten /wijzigen Manager Finance & 5. Bankcondities en tarieven afspreken Manager Finance & Financiering en belegging 6. Het afsluiten van kredietfaciliteiten Manager Finance & 7. Het aantrekken van middelen met een looptijd van twee jaar of langer 8. Het beleggen van middelen met een looptijd tot één jaar Manager Finance & Manager Finance & 8.8 Betalingsbevoegdheden directeur-bestuurder Bestuurder Manager Finance & Bestuurder Bestuurder. Bestuurder Bestuurder Bestuurder Bestuurder De directeur-bestuurder is niet bevoegd tot het invoeren van elektronische betalingsopdrachten. Alle betalingen vinden plaats binnen de vastgestelde en goedgekeurde jaarbegroting. In afwijkende gevallen wordt dit door de directeur-bestuurder onderbouwd en vooraf ter instemming voorgelegd aan de raad van toezicht. De directeur-bestuurder heeft voor investeringen > 3,0 miljoen voorafgaande toestemming nodig van de raad van toezicht. 8.9 Verantwoording De tegenpartij wordt verzocht ten aanzien van een geaccepteerde offerte binnen één werkdag een transactiebevestiging aan de manager Finance & te sturen. De manager Finance & verantwoordt zich met betrekking tot een geaccepteerde offerte binnen één werkdag ten aanzien van de gedane transactie(s) en de gevolgde procedure. De manager Finance & is belast met de interne rapportage aan de bestuurder en de bestuurder is belast met de rapportage aan de Raad van Toezicht. De in het kader van het vermogens- en liquiditeitenbeheer afgesloten transacties en de daaruit voortvloeiende transacties worden door een medewerker financiële administratie in de administratie van VechtHorst vastgelegd. Zij ontvangen daartoe afschriften van alle interne en externe documenten die betrekking hebben op leningen, beleggingen, en lopende rekeningen. Documenten van derden en interne notities met betrekking tot in het kader van het vermogens- en liquiditeitenbeheer afgesloten transacties worden door een medewerker van de financiële administratie gearchiveerd. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 18
Binnen VechtHorst is de medewerker verslaglegging en interne controle, die niet is belast met de registratie, speciaal belast met de interne controle. De volgende maatregelen worden uitgevoerd: het leggen van verbanden tussen onder andere uitstaande gelden en ontvangen rente, afgesloten overeenkomsten en ontvangen c.q. betaalde premies en opgenomen gelden en betaalde rente; het zorgen voor periodieke afstemming tussen subadministraties en grootboek. Externe documenten, uitgezonderd transactiebevestigingen, op het gebied van leningen, beleggingen, en lopende rekeningen worden rechtstreeks aan de betreffende medewerker gezonden. Tevens ontvangt deze medewerker afschriften van transactiebevestigingen en van interne documenten. De externe accountant kan op verzoek van de Raad van Toezicht of de bestuurder in de controle periodiek - voor zover mogelijk - de volgende zaken meenemen: het beoordelen of de uitvoering van het vermogens- en liquiditeitenbeheer overeenkomt met de beleidsuitgangspunten en besluiten dienaangaande; het toetsen of bevoegdheden en procedures zijn nageleefd. In procedurebeschrijvingen zijn werkprocessen in relatie tot de financierings- en beleggingsactiviteiten gedetailleerd weergegeven. De tekeningsbevoegdheden worden vastgelegd in de procuratieregeling. 8.10 Jaarverslag In het jaarverslag wordt op een transparante, complete en inzichtelijke wijze verantwoording afgelegd over het gevoerde treasurybeleid (inclusief beleggingsbeleid en positie en waardering rentederivaten) en de resultaten van geëffectueerde transacties en maatregelen. Ten aanzien van de beleggingen wordt minimaal aandacht geschonken aan: 1. beleggingen: het beleid en de uitvoering ten aanzien van het beleggen in relatie tot dit treasurystatuut; 2. beleggingsportefeuille: de samenstelling en omvang en marktwaarde (ontwikkeling) van de beleggingen. de looptijden van de beleggingen; de risicobeheersing rond de beleggingen in relatie tot marktwaarde, liquiditeits- en renterisico`s; 3. bestaande portefeuille: voortgang / verantwoording plan van aanpak afbouw bestaande beleggingen indien deze niet voldoen aan beleidsregels beleggingen; 4. de interne organisatie rond beleggingen, procesgang, mandatering, interne controle en verantwoording en betrokkenheid externe accountant en interne toezichthouder en professionaliteit van de betrokkenen. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 19
9 Informatievoorziening De bestuurder, de manager Finance & en de treasurycommissie moeten over adequate informatie beschikken om het beleid ten aanzien van treasury te kunnen voorbereiden en uitvoeren. De raad van toezicht moet over voldoende informatie beschikken om haar toezichthoudende rol te kunnen vervullen. In onderstaand schema wordt weergegeven welke informatie door VechtHorst wordt opgesteld. Daarnaast blijkt uit het schema wie de informatie opstelt, wie vaststelt, wie goedkeurt en met welke frequentie de informatie wordt verzorgd. Informatie Frequentie Opstellen Vaststellen Goedkeuren Ter informatie Treasurystatuut (actualiseren) 1x per 3 jaar manager Finance & 1 e medewerker fin. 1 e medewerker fin. Financiële 1x per jaar meerjarenbegroting Meerjaren- 1x per jaar Kasstroomprognose (jaarbasis) Treasuryjaarplan 1x per jaar manager Finance & bestuurder RvT TC (treasurycommissie) Jaarkasstroomprognose (maandbasis) 1x per 4 maanden manager Finance & Leningenportefeuille Bij wijziging manager Finance & Beleggingsportefeuille Bij wijziging manager Finance & Treasuryvoorstellen Indien van toepassing manager Finance & Marktinformatie ad hoc manager Finance & Rapportage Treasury 1x per vier maanden manager Finance & bestuurder RvT * bestuurder RvT * bestuurder RvT TC bestuurder bestuurder bestuurder RvT TC * * * De treasurycommissie wordt bij vergadering op de hoogte gebracht. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 20
10 Managementrapportage 10.1 Frequentie De managementrapportage vindt gezien de beperkte omvang van de treasuryrapportage per vier maanden plaats. Deze rapportage is bedoeld om verantwoording af te leggen en informatie te verstrekken aan de raad van toezicht. 10.2 Inhoud Omtrent de volgende aspecten van de treasuryactiviteiten vindt rapportage plaats. Ontwikkeling van de kaspositie van VechtHorst over de rapportageperiode in vergelijking tot de prognose uit de vorige rapportage. Gebruik van rekening-courant en kasgeldfaciliteit over de rapportageperiode, inclusief de ontwikkeling van de rentestanden over beide faciliteiten. Gedurende de rapportageperiode verrichte financiële transacties: - type financiële transactie; - tegenpartij inclusief de rating; - modaliteiten van de transactie; - offertes die aangevraagd zijn met bijzonderheden en motivatie van de keuze; - de effecten van de transactie op de liquiditeit en het totale renterisico van VechtHorst; De ontwikkeling van het percentage kort vreemd vermogen gerelateerd aan de totale omvang het rentedragend vreemd vermogen gedurende de rapportageperiode. De ontwikkeling van de beleggingsportefeuille in totaal alsmede de samenstellende delen geduren-de de rapportageperiode. De spreiding over de verschillende waarden wordt tevens aangegeven. Liquiditeitsprognoses. Renterisicometing op basis van de WSW-methodiek en bedrijfseconomische methodiek. Interne en externe ontwikkelingen die voor het resterende jaar van belang zijn met betrekking tot de liquiditeitspositie en het aantrekken en uitzetten van gelden. Een vervalkalender van de leningenportefeuille waaruit blijkt bij welke marktrente welke leningen vervroegd aflosbaar zijn. Een algemene rentevisie van derden voor het resterende jaar. Het treasurybeleid dat de organisatie voorstaat voor het resterende jaar en de financiële consequenties ervan. Toetsing uitgevoerde transacties aan het mandaat. De toets van de beleggingen per bankinstelling aan de gestelde limieten en geformuleerde eisen binnen dit treasurystatuut. Rapportage indien er sprake is van een downgrading bij een tegenpartij. 10.3 Opsteller De opstelling van de rapportage vindt door de manager Finance & plaats. 10.4 Besluiten Besluiten passend binnen het treasurystatuut en de begroting worden genomen door de bestuurder. Besluiten die niet passen binnen het treasurystatuut en de begroting worden vooraf ter goedkeuring aan de raad van toezicht voorgelegd. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 21
Besluiten worden uitsluitend genomen op basis van schriftelijke transactievoorstellen en dienen te passen binnen de randvoorwaarden van het treasurystatuut en de begroting. Transactievoorstellen worden (waar mogelijk en zinvol) voorzien van een kosten-batenanalyse. De transactievoorstellen dienen door de treasurycommissie te worden besproken en van advies worden voorzien. Een transactievoorstel kent een vaste indeling met betrekking tot het aan trekken van kapitaalmarktleningen. De transactievoorstellen worden doorlopend genummerd en deugdelijk gearchiveerd. Een transactievoorstel dient minimaal de volgende onderwerpen te beschrijven: 1. Uitgangssituatie: Geeft een beschrijving van de situatie die aanleiding geeft tot het voorstel. 2. Marktomstandigheden: Geeft indicaties van actuele marktverhoudingen en tarieven. 3. Transactievoorstel: Doel van de transactie. Geeft een korte beschrijving van wat met het voorstel wordt beoogd. Uitwerking. Geeft een korte beschrijving van de wijze waarop het beoogde doel gerealiseerd zal worden. 4. Alternatieven: Geeft (voor zover aanwezig) andere mogelijkheden om hetzelfde doel te bereiken, met eventuele voor- en nadelen. 5. Randvoorwaarden: Geeft de beperkingen aan waarbinnen de transactie kan/mag worden uitgevoerd. 6. Besluit: Is de formele vastlegging van het genomen besluit door middel van ondertekening ervan door de bestuurder en geldt als een mandaat voor de uitvoering ervan. Het bestuursbesluit wordt opgenomen in het besluitenregister van VechtHorst. Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 22
Bijlage 1 Algemene Begrippenlijst Aflossingsvriie (fixe) lening Lening waarbij gedurende de looptijd alleen rentebetalingen plaatsvinden. Aflossing van de hoofdsom vindt plaats aan het eind van de looptijd. Annuïtaire lening Lening waarbij jaarlijks een vast bedrag aan rente en aflossing wordt betaald. In de beginjaren zal de jaarlijkse betaling voor het grootste deel uit rente bestaan, in de eindjaren voor het grootste deel uit aflossing op de hoofdsom. Administratieve organisatie Het complex van organisatorische maatregelen dat gericht is op het tot stand brengen en houden van de informatieverzorging omtrent de organisatie. De informatieverzorging dient effectief, efficiënt en betrouwbaar te zijn. Afschermende instrumenten Rente-instrumenten die tot doel hebben het renterisico te minimaliseren door de ongunstige ontwikkelingen in rente te beperken, zonder dat het effect van een gunstige renteontwikkeling teniet wordt gedaan. Beleggingshorizon Periode waarover een belegger middelen kan en wenst uit te zetten. Bulletlening Een lening met een vaste hoofdsom waarop gedurende de looptijd niet wordt afgelost (fixe-lening). Callgeld Een overeenkomst tussen twee partijen om voor 1 dag een vast bedrag tegen een vaste vergoeding met elkaar uit te wisselen. Wanneer de overeenkomst geldt voor enkele dagen spreekt men van een Call-fixe. Cashmanagement De activiteiten van treasurymanagement gericht op saldoregulatie, liquiditeitsbeheer, geldstromenbeheer en valutarisicobeheer. Competentietabel Bestand in de computer waarin is vastgelegd welke functionarissen toegang tot bestanden en programma's hebben en wat de aard van deze bevoegdheid is (bijvoorbeeld raadplegen of muteren). De bevoegdheden dienen in overeenkomst met de controletechnische functiescheidingen te zijn. etechnische functiescheiding Het creëren van belangentegenstellingen tussen functionarissen in een organisatie om het risico van waardeverlies te beperken. Er wordt onderscheid gemaakt tussen beschikkende, bewarende, registrerende, controlerende en uitvoerende functies. DAEB-activiteiten Als gevolg van inwerkingtreding van nieuwe regelgeving zijn de activiteiten van corporaties onderverdeeld in DAEB- en niet-daeb-activiteiten. Alleen voor DAEB-activiteiten mag staatssteun ontvangen worden. Er zijn drie verschillen vormen van DAEB-activiteiten: huisvesten van huishoudens onder een vooraf vastgestelde inkomensgrens, maatschappelijk vastgoed dat is vastgelegd in een Goedgekeurd door de Raad van Toezicht van VechtHorst op 9 februari 2016 Pagina 23