Model Beleggingsstatuut

Transcriptie

1 Model Beleggingsstatuut Datum: 2 april 2015 Auteur: Paul Minke Aedes vereniging van woningcorporaties Publicaties Postbus 29121, 2509 AC Den Haag [email protected] 1

2 Voorwoord De Beleidsregels verantwoord beleggen door toegelaten instellingen volkshuisvesting zijn gepubliceerd in de Staatscourant op 30 januari 2015 en zijn per 1 februari 2015 van kracht. Met deze beleidsregels wordt nadere invulling gegeven aan de normen inzake beleggingsactiviteiten door toegelaten instellingen. Dit is een aanvulling op hetgeen is vastgelegd in MG en MG , alsmede op artikel 21 van het Besluit beheer sociale huursector. In deze beleidsregels is o.a. opgenomen dat corporaties die bij hun financiële beleid en beheer beleggingen gebruiken, in het bezit dienen te zijn van een beleggingsstatuut. Ook het tijdelijk uitzetten van overtollige liquide middelen voor een periode van minder dan drie maanden vallen onder de definitie van beleggingen en ook deze corporaties moeten een beleggingsstatuut hebben. Het is dus verstandig voor elke corporatie om een beleggingsstatuut te hebben, zodat het bewustzijn t.a.v. beleggingen en de daarmee gepaard gaande risico`s wordt bevorderd 1. Het beleggingsstatuut kan onderdeel zijn van het treasurystatuut. Dit is al bij veel corporaties het geval. Dit onderdeel zal dan moeten worden getoetst aan de eisen van deze Beleidsregels verantwoord beleggen en indien nodig, moeten worden aangepast. Om de sector te faciliteren is hieronder een model beleggingsstatuut opgenomen. Dit is tot stand gekomen in samenwerking met treasurers uit de sector. Disclaimer: De corporatie is zelf verantwoordelijk voor een adequaat beleggingsstatuut, passend bij het type organisatie (denk aan grote, omvang) alsook omvang beleggingsportefeuille. Dit is een voorbeeld hoe een beleggingsstatuut er mogelijk uit zou kunnen zien. De corporatie is uiteindelijk zelf verantwoordelijk voor een adequate implementatie van de Beleidsregels verantwoord beleggingen die past bij hun eigen situatie en de risico s die ze willen / moeten beheersen) en de verankering in de interne besturing (financiële en personele omvang) alsook omvang beleggingsportefeuille. 1 De beleidsregels schrijven voor dat alleen die Toegelaten instellingen die financiële middelen beleggen een beleggingsstatuut moeten hebben en dus niet alle Toegelaten instellingen. 2

3 MODEL BELEGGINGSSTATUUT Status: Vastgesteld dd: Paraaf treasurycommissie: Paraaf Bestuur: 3

4 Inhoud Voorwoord Kader beleggingsstatuut Statuten en BBSH Status Doelstelling beleggingsstatuut Doelstelling en hoofdlijnen van het beleggingsbeleid Eisen aan nieuwe beleggingen Eisen aan de bestaande beleggingsportefeuille Contractuele voorwaarden beleggingen Administratieve organisatie De beleggingsfunctie Organisatorische inrichting Beleggingscommissie Professioneel beleggen Maatregelen van interne controle Mandaatregelingen/procuratiebevoegdheden Procedures en instructies Verantwoordingsinformatie

5 1. Kader beleggingsstatuut Het kader waarbinnen de beleggings- dan wel treasurycommissie opereert, wordt gevormd door wet- en regelgeving, zoals MG en MG , alsmede artikel 21 van het Besluit beheer sociale huursector (BBSH). Indien veranderende wet- of regelgeving doorwerkingen heeft op de inhoud van dit statuut, heeft dit voorrang boven de uitgangspunten opgenomen in het treasury-/beleggingsstatuut. Het beleggingsstatuut zal dan zo spoedig als mogelijk worden aangepast, zodat deze zich verhoudt met de nieuwe regelgeving. Daarnaast kan dit beleggingsstatuut onderdeel gaan uitmaken van het treasurystatuut op het moment dat het treasurystatuut wordt geactualiseerd. De beleggingscommissie zal in dat geval ontbonden worden en de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden etc. zullen door de treasurycommissie worden overgenomen Statuten en BBSH Ingevolge de statuten heeft de Stichting/Vereniging XXX als doel uitsluitend werkzaam te zijn op het gebied van de volkshuisvesting. Het wettelijke kader wordt gevormd door het BBSH. Hoofdstuk III van het BBSH artikel 21 en 22 luidt als volgt: Artikel 21: 1. De toegelaten instelling voert een zodanig financieel beleid en beheer, dat haar voortbestaan in financieel opzicht is gewaarborgd. 2. De toegelaten instelling zet de middelen die zij niet dient aan te houden om te voldoen aan het eerste lid, in ten behoeve van de volkshuisvesting. Artikel 22: De toegelaten instelling bestemt batige saldi uitsluitend voor werkzaamheden op het gebied van de volkshuisvesting Status Het beleggingsstatuut van corporatie XXX wordt vastgesteld door haar Bestuur, waarna goedkeuring geschiedt door de Raad van Toezicht / Commissarissen. In geval van wijzigingen, maar in elk geval jaarlijks 2, stelt het Bestuur het Beleggingsstatuut opnieuw vast, waarna het ter goedkeuring wordt aangeboden aan de Raad van Toezicht. 2. Doelstelling beleggingsstatuut Het beleggingsstatuut legt de spelregels vast ten behoeve van de invulling van de treasury-functie, specifiek t.a.v. beleggingen binnen corporatie XXX. Het beleggingsstatuut geeft in hoofdlijnen het beleidskader, de doelstellingen en uitgangspunten rondom beleggingen weer zoals dit voor corporatie XXX, dochters en haar deelnemingen / verbindingen geldt. Het bevat de randvoorwaarden en het beleidsinstrumentarium waarbinnen de beleggingsfunctie m.b.t. beleggingen dient te voltrekken. 2 Dit is verstandig om jaarlijks te doen, maar niet strikt noodzakelijk. 5

6 Het beleggingsstatuut waarborgt een adequate uitvoering van het beleggingsbeleid zoals weergegeven in de Beleidsregels verantwoord beleggen evenals een adequaat toezicht op opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie hieromtrent. Verantwoorden en concipiëren van operationele activiteiten vindt plaats in de beleggingscommissie en op basis van het beleggingsbeleidsplan, afgeleid van de formeel vastgestelde begroting en passend bij de organisatie. 3. Doelstelling en hoofdlijnen van het beleggingsbeleid. Het beleggingsbeleid en beheer van corporatie XXX is dienstbaar aan het realiseren van de gewenste volkshuisvestelijke doelstellingen, en is op transparante wijze gericht op de financiële continuïteit. Dit wordt door corporatie XXX vormgegeven door: - het aantrekken en afstoten van beleggingen is uitsluitend ingegeven op het beperken van risico s van het financiële beleid en beheer en op de financiële continuïteit; - uitsluitend risicomijdend te beleggen; - het niet hanteren van een rentevisie op basis waarvan beleggingsbesluiten worden genomen; - het uitsluitend beleggen van de niet voor lopende betalingen benodigde middelen. Er moet niet alleen gehandeld worden naar de letter maar ook naar de geest van dit statuut Eisen aan nieuwe beleggingen Algemeen: beleggingen zijn geen kernactiviteit van de corporatie. Eisen ten aanzien van het aangaan van nieuwe beleggingen na 1 februari Near - banking activiteiten zijn verboden (het aantrekken van middelen met het doel deze met winst uit te zetten). - Beleggingen, al dan niet middels waardepapieren, voor een periode van meer dan drie maanden, worden uitgezet bij financiële ondernemingen, die: a. gevestigd zijn in een lidstaat die ten minste beschikt over een AA-rating afgegeven door ten minste twee van de drie ratingbureaus Moody s, Standard and Poor s en Fitch; b. voor henzelf en voor de door hen uitgegeven waardepapieren kunnen aantonen dat ze ten minste over een AA-minusrating beschikken, afgegeven door ten minste twee van de drie ratingbureaus Moody s, Standard and Poor s en Fitch. 2. Indien de beleggingen worden uitgezet voor een periode van minder dan drie maanden, tonen de financiële ondernemingen aan dat ze, voor henzelf en voor de door hen uitgegeven waardepapieren, ten minste over een A-rating, afgegeven door ten minste twee van de drie ratingbureaus Moody s, Standard and Poor s en Fitch, beschikken. 3. Beleggingen hebben een maximale looptijd van 5 jaar. 4. Beleggingen in waardepapieren is uitsluitend toegestaan: a. indien op einddatum een inleg- of hoofdsomgarantie is afgegeven; b. in Euro s 3 ; 5. De looptijd van een belegging dient in verhouding te staan tot de periode waarin de belegde middelen feitelijk niet benodigd zijn om aan de lopende financiële verplichtingen te kunnen voldoen, zoals blijkend uit de kasstroomprognose. 6. De intentie van de belegging is dat deze tot aan het eind van de looptijd wordt aangehouden. 7. Beleggen in aandelen en achtergesteld papier zijn niet toegestaan bij financiële instellingen Eisen aan de bestaande beleggingsportefeuille De bestaande beleggingsportefeuille, op moment van in werking treden van de Beleidsregels verantwoord beleggen, dienen te voldoen aan deze beleidsregels. Te weten: 1 tm 8 van bovenvermelde paragraaf Ter voorkoming van valutarisico s 4 Achtergestelde leningen bij dochterorganisaties zijn wel mogelijk. 6

7 De bestaande beleggingsportefeuille wordt dan ook geanalyseerd en indien blijkt dat er beleggingen niet voldoen, dan stelt de beleggingscommissie een plan van aanpak op, en legt deze voor aan het CFV, om de beleggingsportefeuille voor wat betreft deze beleggingen binnen een redelijkerwijs haalbaar te achten termijn af te bouwen Contractuele voorwaarden beleggingen Corporatie XXX mag geen overeenkomst aangaan waarin clausules worden gehanteerd die op enigerlei wijze de uitoefening van het toezicht op de corporatie XXX kan belemmeren. 4. Administratieve organisatie 4.1. De beleggingsfunctie De interne organisatie dient op adequate wijze te zijn ingericht. De beleggingsfunctie omvat het geheel van verantwoordelijkheden gericht op de beleggingen, in relatie tot de financiële planning, beleggingsstatuut en het risicomanagement op dat gebied. Tot de belangrijkste hoofdtaken horen: - beheer beleggingen; - beheer van de risico`s betreffende: - beschikbaarheid; - tegenpartijen; - relatiemanagement Organisatorische inrichting De beleggingsfunctie is gepositioneerd bij de afdeling XXXX. De verantwoordelijkheid ligt bij de functionaris XXX. De functionaris belast met beleggingen (naam functie) valt hiërarchisch onder XXX. Deze functionaris is ten aanzien van de uitvoering en rapportage van het beleggingsbeleid verantwoording verschuldigd aan de XXX (veelal beleggingscommissie danwel Bestuurder). Ten behoeve van de noodzakelijke controle-technische functiescheiding zijn de onderscheiden verantwoordelijkheden belegd bij diverse afdelingen / functionarissen: - beleggen: front-office activiteiten (vormgeven beleid, uitvoeren transacties, opzetten en onderhouden plannen, contacten); - administratie: mid-office, back-office, bank en giro-administratie; - control: ondersteunen en monitoring van beleggingsactiviteiten; - beleggingscommissie: voorbereiden beleid, evaluatie en controle op uitvoering genomen besluiten t.a.v. beleggingen; - Bestuur: stelt het beleggingsbeleid vast en biedt ter goedkeuring het beleggingsbeleid aan alsook beleggingsjaarplan. - RvT: keurt de stukken goed Beleggingscommissie De beleggingscommissie bestaat tenminste uit: - Bestuurder - Manager financiën - Belegger - Controller Besluitvorming door de beleggingscommissie geschiedt door de Bestuurder. Voordat het besluit daadwerkelijk wordt genomen, toetst de controller of het Besluit voldoet aan de bepalingen, opgenomen in het beleggingsbeleid. In geval van afwezigheid van de Bestuurder kunnen de Manager financiën samen met functionaris XXX schriftelijk, voor de vergadering, door de Bestuurder gemachtigd worden tot het nemen van besluiten. Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt inclusief genomen besluiten dat formeel door de beleggingscommissie wordt vastgesteld. Deze wordt aan de RvT (danwel Auditcommissie) en Bestuur ter beschikking gesteld. In ieder geval dienen bij de besluitvorming minimaal twee personen betrokken te zijn. 7

8 De beleggingscommissie komt minimaal een keer per kwartaal bijeen aan een vooraf bepaald vergaderschema. Op initiatief van ieder lid van de beleggingscommissie kan een extra vergadering worden uitgeschreven. De beleggingscommissie kan zich laten adviseren en bijstaan door een onafhankelijke externe adviseur. Deze neemt deel aan de bijeenkomsten, waarbij vooraf helder gedefinieerd is wat de rolverdeling is. Van de adviezen wordt goede nota genomen. De toegelaten instelling gaat na dat de onafhankelijke adviseur integer handelt richting de corporatie en niet tevens wordt betaald door een bank/derden Professioneel beleggen Omdat beleggingsactiviteiten erg specialistisch van aard zijn en daarmee gedegen kennis van de materie noodzakelijk is, is er een beleggingscommissie ingesteld. De beleggingscommissie moet als collectief aantoonbare kennis van beleggingsproducten hebben of die binnen 6 maanden na 1 februari 2015 opdoen. Minstens XXX leden van de beleggingscommissie moeten aantoonbaar inzicht hebben in aard, werking en risico`s van de in dit statuut toegestane beleggingen. Zolang art. 4.4 lid b niet is ingevuld, dient de beleggingscommissie een extern adviseur te betrekken bij besluiten over wijzigingen in de beleggingsportefeuille Maatregelen van interne controle Naast de reguliere controlemaatregelen die zijn ingebed in de organisatie (zoals functie-scheiding, aan- en verkoopbeleid, mandaatregeling), vereist het beleggen een betrouwbaar stelsel van interne controle. Vandaar dat er specifieke aanvullende controlemaatregelen zijn genomen: - maatregelen van organisatorische aard: het Bestuur kan de controller / interne auditafdeling / externe accountant / xxx opdracht geven tot het verrichten van audits ten aanzien van procesbeheersing en naleving mandatering van de beleggingsfunctie. - De algemene uitgangspunten ten aanzien van beleggen zijn in deze beleidsregels vastgelegd. Hier is o.a. vastgelegd dat er niet risicovol wordt belegd, primair de financiële continuïteit centraal staat en dat er sprake is van een defensief beleggingsbeleid. - Jaarlijks wordt dit statuut geactualiseerd (dan wel geïntegreerd in het treasurystatuut) en wordt het beleggingsjaarplan vastgesteld door het Bestuur en ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht. In het beleggingsjaarplan worden o.a. de navolgende zaken vastgelegd: - dat er wordt gewerkt conform de Beleidsregels verantwoord beleggen; - vertaling van de meerjarenbegroting naar beleggingsactiviteiten voor de duur van het begrotingsjaar; - markt- en portefeuille ontwikkelingen; - formulering beleggingsbeleid; - actiepunten en operationele activiteiten; - voortgang Plan van Aanpak afbouw bestaande beleggingen die niet voldoen aan beleidsregels beleggingen; - limieten aan liquiditeiten en beleggingen; - controle technische functiescheiding; - de manier waarop wordt aangesloten op het beoordelingskader van CFV. Binnen corporatie XXX zijn de volgende functies te onderscheiden die een rol spelen bij beleggingen: - beschikkende functie: toegewezen aan XXXX, of beschrijving van de organisatie. - registrerende functie: toegewezen aan XXXX, of beschrijving van de organisatie. - beherende functie: toegewezen aan XXXX, of beschrijving van de organisatie. - bewarende functie: toegewezen aan XXXX, of beschrijving van de organisatie. - controlerende functie: toegewezen aan XXXX, of beschrijving van de organisatie. - monitorende functie: toegewezen aan XXXX, of beschrijving van de organisatie. 8

9 4.6. Mandaatregelingen/procuratiebevoegdheden De bevoegdheden van alle functionarissen binnen corporatie XXX met een beschikkende, beherende en bewarende functie zijn vastgelegd in een mandaatregeling, eveneens als de functie / rol t.a.v. de belegger. Hierin is nauwkeurig vastgelegd ten aanzien van welke verantwoordingsgebieden de beschikkende functionaris de organisatie mag binden en tot welk maximum bedrag. Deze mandaatregeling wordt ook extern aan relevante marktpartijen bekend gemaakt. Ook moet een toereikende functiescheiding tussen bovengenoemde functies zijn Procedures en instructies Voor de af te sluiten beleggingstransacties zijn procedures vastgesteld waarbij het uitgangspunt is dat deze direct na afsluiten van een transactie in de administratie worden vastgelegd. Hierbij is tevens overeengekomen dat tegenpartijen deze transacties bevestigen. De volgende procedures zijn in dit kader vastgesteld: - beleggingstransacties; - beleggingsbeleid; - beleggingsjaarplan; - advisering; - controle op adequaat toepassen beleidsregels beleggen Verantwoordingsinformatie In het jaarverslag (of in het overzicht met gegevens, bedoeld in artikel 26, lid 3 van BBSH) wordt op een transparante, complete en inzichtelijke wijze, over het gevoerde beleggingsbeleid verslag gedaan van: - beleggingsstatuut: het beleid en de uitvoering ten aanzien van het beleggen in relatie tot dit beleggingsstatuut. - beleggingsportefeuille: - de samenstelling en omvang en marktwaarde (ontwikkeling) van de beleggingen. - De looptijden van de beleggingen. - De risicobeheersing rond de beleggingen in relatie tot marktwaarde, liquiditeits- en renterisico`s. - bestaande portefeuille: voortgang / verantwoording Plan van Aanpak afbouw bestaande beleggingen die niet voldoen aan beleidsregels beleggingen. - de interne organisatie rond beleggingen, procesgang, mandatering, interne controle en verantwoording en betrokkenheid externe accountant en interne toezichthouder. 9