Statuut middelenbeheer en betalingsverkeer

Transcriptie

1 Inleiding In dit document worden de uitgangspunten voor het middelenbeheer en betalingsverkeer van vastgesteld. Het statuut wordt gebruikt om de afspraken tussen Stichting, Cedar B.V. en vermogensbeheerders/banken voor het beheer van de liquide middelen te formaliseren. De is opgericht op 4 december 1974 door organisaties van auteurs en uitgevers. Vertegenwoordigers van deze groeperingen vormen het bestuur van de stichting. Doel van is het innen van de verschuldigde vergoedingen voor kopiëren van auteursrechtelijk beschermde werken en de verdeling hiervan onder de daarvoor in aanmerking komende auteurs en uitgevers. Uitgangspunten betalingsverkeer heeft substantiële inkomende en uitgaande geldstromen, vanaf de aanvang van de incasso bij het Nederlandse bedrijfsleven gemiddeld bijna 19 mln per jaar. Het gemiddeld beschikbare saldo liquide middelen bedroeg over de afgelopen twee jaar ongeveer 35 mln. Het beheer van liquide middelen is inherent risicovol. Girale tegoeden kunnen zonder afdoende administratieve organisatie en interne controlemaatregelen relatief eenvoudig frauduleus overgeboekt worden. Een adequate administratieve organisatie en procuraties zijn hierbij onmisbaar. heeft de uitvoerende werkzaamheden met betrekking tot (ondermeer) de inkomende en uitgaande geldstromen uitbesteed aan Cedar. Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden is Cedar tekenbevoegd voor de bankrekeningen van. Binnen Cedar zijn de tekenbevoegdheden conform onderstaand schema toegekend: Stichting Naam Limiet individueel Limiet met twee handtekeningen Directeur Onbeperkt Manager Bedrijfsvoering / Controller Binnen zijn de Voorzitter en Penningmeester rekeninghouder en gezamenlijk onbeperkt bevoegd. Andere bestuursleden hebben geen tekenbevoegdheden. Cedar zal zorgdragen voor de benodigde functiescheidingen tussen het vaststellen van de uit te betalen bedragen en de daadwerkelijke betalingen. Betalingen mogen uitsluitend plaatsvinden op basis van door het Bestuur van vastgestelde repartitiereglementen, goedgekeurde externe overeenkomsten of facturen van handelscrediteuren waarvan de kosten binnen de goedgekeurde begroting vallen. Uitgaande betalingen worden vooraf gecontroleerd door de administrateur van de stichting, waarna de gecontroleerde betalingen worden geautoriseerd cf. bovenstaand autorisatieschema.

2 Uitgangspunten middelenbeheer beheert een relatief groot vermogen. Het beheer hiervan is een belangrijke functie, zowel in het kader van risicobeheersing als in het kader van te behalen rendement voor de Stichting en/of haar rechthebbenden. De hoogte van het te behalen rendement op beleggingen is vooral een afweging van de te lopen risico s. Een belegging met een hoog rendement zal normaliter een hoog debiteurenrisico kennen. Anders gezegd: een debiteur met een laag risico zal een relatief geringe opslag voor het risico dat hij niet aan zijn verplichtingen kan voldoen moeten betalen aan zijn geldschieters. Het nastreven van een zo hoog mogelijk rendement is daarmee vrijwel altijd inherent aan het lopen van een relatief groot debiteurenrisico. Voor het middelenbeheer worden de onderstaande uitgangspunten gehanteerd: Instandhouding hoofdsom Het beleggingsbeleid van de Stichting is gericht op instandhouding van de middelen die de stichting nodig heeft om aan haar auteursrechtelijke- en andere verplichtingen te kunnen voldoen. De beleggingen van de Stichting dienen een hoge mate van zekerheid te geven met betrekking tot het garanderen van ingelegde hoofdsommen (op einddatum van de belegging). De beoordeling hiervan wordt gedaan op basis van de criteria zoals vastgelegd in de Wet FIDO, tenzij het Bestuur schriftelijk aangeeft hiervan al dan niet op onderdelen te willen afwijken. Aanvaardbaar rendement Ter uitvoering van haar beleid, gericht op instandhouding van de middelen die de stichting nodig heeft om aan haar auteursrechtelijke- en andere verplichtingen te kunnen voldoen, wenst de Stichting een aanvaardbaar rendement te behalen. Als aanvaardbaar geldt hierbij een rendement dat bij voorkeur de jaarlijkse inflatie overstijgt. Maximale beleggingstermijn Om te kunnen voldoen aan haar verplichtingen tegenover auteursrechthebbenden dienen voldoende relatief liquide gelden aangehouden te worden. De maximale beleggingstermijn bedraagt vijf jaar. Positieve beleggingscriteria De middelen van de Stichting wordt beheerd via spaarrekeningen, bankdeposito s, kapitaalgegarandeerde producten en obligatieleningen. Voor het beheer worden door het Bestuur van de Stichting bindende richtlijnen afgegeven voor de maximale aandelen per beleggingscategorie en per product. Negatieve beleggingscriteria De Stichting kiest ervoor om te beleggen in maatschappelijk aanvaardbare producten, diensten en organisaties. Beleggingen worden uitgesloten indien ernstige negatieve effecten kunnen ontstaan op het gebied van natuurlijke hulpbronnen, ecosystemen, dierenwelzijn, volksgezondheid, milieu en/of mensenrechten. De Stichting kiest ervoor om uitsluitend in Euro s te beleggen en om geen gebruik te maken van financiële derivaten. Wet FIDO Alle (individuele) producten waarin middelen belegd worden dienen te voldoen aan de criteria zoals gedefinieerd in de Wet Financiering Decentrale Overheid. Verantwoordelijkheid en uitvoering middelenbeheer De verantwoordelijkheid voor het middelenbeheer en het beleggingsresultaat ligt bij het Bestuur van de Stichting. Risico s als gevolg van keuzen binnen het vastgestelde beleid voor middelenbeheer liggen bij de Stichting. De uitvoering van het door het Bestuur vastgestelde treasurybeleid ligt bij de directie en de controller van Cedar B.V, die binnen de grenzen van dit statuut beschikkingsbevoegd zijn. De samenstelling van de

3 beleggingsportefeuille wordt in overleg met de adviseur van de vermogensbeheerder vastgesteld door de controller van Cedar, die zich voegt naar de door het Bestuur nader aangegeven uitgangspunten van beleid. De vermogensbeheerder dient mede toe te zien op naleving van dit statuut. Rapportage Door Cedar B.V. zal binnen 4 weken na afloop van ieder kwartaal een overzicht van de beleggingen (indien van toepassing) alsmede de behaalde rendementen aan het Bestuur worden verstrekt. Beleggingsmix De opbouw van de beleggingsportefeuille moet zodanig zijn dat er steeds een optimale verhouding bestaat tussen rendement en risico. Daarbij moet opbouw van de portefeuille rekening houden met de verschillen in liquiditeit welke gedurende het jaar danwel structureel kunnen optreden. De mate van liquiditeit van de beleggingen is hierbij een belangrijk sturingsmiddel. beheert een kapitaal van gemiddeld meer dan 30 mln. Door de gekozen repartitiesystematiek worden de gelden die in de loop van jaar 1 geïncasseerd worden eind jaar 2 gereparteerd aan rechthebbenden. Dit impliceert dat de stichting afhankelijk van het daadwerkelijke moment van facturatie en incasso - gemiddeld bijna 1½ jaar over de gelden beschikt. Daarnaast zijn er enkele uitkeringsrubrieken welke niet jaarlijks uitgekeerd worden, zijn er reserveringen voor landen waaraan (nog) niet uitgekeerd wordt en heeft de stichting een Algemene Reserve. Rekening houdende met de momenteel bekende factoren betreffende de ontwikkeling van de beschikbare middelen wordt door de Stichting de onderstaande beleggingsmix gehanteerd: Type rekening Aandeel Initieel bedrag Rekening-courant Overloop PM Spaarrekeningen & bankdeposito s 100 % Obligaties 0 % 0 Kapitaalgegarandeerde producten 0 % 0 De beleggingsmix zal minimaal driejaarlijks opnieuw worden vastgesteld. Voor aan- en verkoop van Obligaties en Kapitaalgegarandeerde producten is toestemming vooraf van de penningmeester vereist. Rekening-courant Het gedeelte van de liquide middelen dat benodigd is voor het reguliere betalingsverkeer wordt beheerd via rekening-couranten. De rating van de banken waar rekeningen aangehouden worden moet voldoen aan de eisen van de wet FIDO. Rekening-couranten leveren een relatief laag rendement op, maar hebben een zeer laag risico en bieden maximale flexibiliteit zonder koers- of valutarisico s, etc. Voor de rekening-courant wordt op basis van afspraken met ING Bank een rentevergoeding ontvangen welke gebaseerd is op het Euribor rentetarief (dagelijks gemeten 1 maands Euribor -/- 0,15%). Spaarrekeningen en bankdeposito s De liquide middelen die op korte tot middellange termijn benodigd zijn worden beheerd via spaarrekeningen en/of bankdeposito s. De rating van de banken moet voldoen aan de eisen van de wet FIDO. Spaarrekeningen leveren een iets hoger rendement dan rekening-courant op, maar bieden een grote zekerheid over het zonder risico en op korte termijn zonder koers- of valutarisico,

4 etc. kunnen opnemen van de gelden. Het in de beleggingsmix opgenomen bedrag voor spaarrekeningen is indicatief: Spaarrekeningen worden gebruikt om tijdelijke pieken en dalen in de liquiditeiten op te vangen. Voor de spaarrekeningen wordt op basis van afspraken met ING Bank een rentevergoeding ontvangen welke veelal gedeeltelijk gebaseerd is op een vaste basisrente en een bonusrente voor saldi die minimaal een volledig kalenderkwartaal hebben uitgestaan. Bankdeposito s worden gebruikt om gelden welke met zekerheid gedurende minimaal een iets langere periode (3 tot 12 maanden) niet benodigd zijn vast te zetten tegen een vooraf vastgestelde rente. Obligaties Gelden die voor een wat langere (bekende) termijn beschikbaar zijn kunnen belegd worden in obligaties. Hierbij wordt gekozen voor een spreiding over minimaal vijf leningen aan verschillende debiteuren en met variërende resterende looptijden. De resterende maximale looptijd bedraagt vijf jaar. Alle debiteuren moeten een rating hebben welke voldoet aan de eisen van de wet FIDO. maakt in principe geen gebruik van beleggingen in obligaties. Indien uit overleg tussen de penningmeester en de controller de wenselijkheid hiervan naar voren komt zal hiervoor separaat toestemming gevraagd worden aan het Dagelijks Bestuur van de stichting. Kapitaalgegarandeerde producten Voor langere tijd beschikbare middelen kunnen worden belegd in kapitaalgegarandeerde producten. Kapitaalgegarandeerde producten zijn door de middelenbeheerder uitgegeven producten waarbij hoofdsomgaranties worden afgegeven op beleggingen in aandelenindexen. maakt geen gebruik van beleggingen in kapitaalgegarandeerde producten. Uitvoering middelenbeheer De uitvoering van het middelenbeheer wordt door het Bestuur gedelegeerd aan de penningmeester. De penningmeester dient vooraf goedkeuring te verlenen aan de beleggingsvoorstellen zoals deze door Cedar (in overleg met de vermogensbeheerder) wordt voorgesteld. Deze goedkeuring kan via gegeven worden. Na goedkeuring door de penningmeester zijn de directeur en controller van Cedar B.V. gemachtigd om de daadwerkelijke opdracht aan de bank/vermogensbeheerder te verstrekken. Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van d.d. 17 juni 2009, namens het Bestuur Mw. drs. M.J. Sanders - ten Holte Voorzitter Dhr. J.A.M. van der Meer Penningmeester Voor akkoord namens Cedar B.V,

5 Y. Looye A.D. Koudijs Directeur a.i. Controller