Financieringsstatuut Openbaar Lichaam Drechtsteden

Transcriptie

1 Financieringsstatuut Openbaar Lichaam Drechtsteden Versie

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING Doel financieringsstatuut Wettelijke voorschriften WAT WILLEN WE BEREIKEN MET FINANCIERING Doelstellingen financiering Beheersen van financiële risico s Zorgdragen voor een effectief en efficiënt kasbeheer Minimaliseren van de financieringskosten Zorgdragen voor een goed relatiebeheer Richtlijnen financieringdoelstellingen 5 3. FINANCIERING-ORGANISATIE Inleiding Financiering binnen het openbaar lichaam Verantwoordelijkheden en bevoegdheden financiering Taken financiering Verantwoordelijkheden financieringbeleid Bevoegdheden financieringtaken 8 4. PLANNING EN CONTROL Taken planning en control INFORMATIEVOORZIENING Versie 1.0 Pagina 2 van 10

3 1. INLEIDING 1.1 Doel financieringsstatuut Dit financieringsstatuut geeft de meerjarige financieringsdoelstellingen van het Openbaar Lichaam Drechtsteden weer. Daarnaast geeft dit financieringsstatuut een beeld van de financierings-organisatie inclusief de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en informatievoorzieing. Het financieringsstatuut stelt de kaders Daarnaast zal, conform de Wet fido, een financieringsparagraaf bij de begroting worden opgeleverd. 1.2 Wettelijke voorschriften Met betrekking tot financiering dient het openbaar lichaam zich te houden aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet fido). In de Wet fido zijn voor de decentrale overheden voorschriften opgenomen over: onderscheid korte en lange financiering; kasgeldlimiet; renterisiconorm; transparantie financieringbeleid. 2. Wat willen we bereiken met Financiering. 2.1 Doelstellingen Financiering De financieringfunctie is het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, financiële geldstromen, financiële posities en de hieraan verbonden risico s. De financieringsfunctie dient uitsluitend de publieke taak. Bankieren is niet toegestaan. De hoofddoelstelling van de financieringfunctie is: Het waarborgen van de financiële continuïteit van het Openbaar Lichaam Drechtsteden. Om aan de hoofddoelstelling praktische invulling te geven, zijn in dit financieringsstatuut vier subdoelstellingen onderkend: 1. Het beheersen van financiële risico s. 2. Het zorgdragen voor een effectief en efficiënt kasbeheer. 3. Het minimaliseren van de financieringskosten. 4. Het zorgdragen voor een goed relatiebeheer. Hieronder worden de subdoelstellingen verder uitgewerkt Beheersen van financiële risico s Financiële risico s zijn het renterisico en het kredietrisico. Bij het openbaar lichaam gaat het voornamelijk om de rentebaten en dus om de vergoeding die voor het uitzetten van geld ontvangen wordt. Beheersing van het risico heeft betrekking op het terugontvangen van de hoofdsom. Versie 1.0 Pagina 3 van 10

4 De financieringsfunctie zal trachten om het jaarlijkse renterisico op de vaste schuld door (her)financiering c.q. rente-aanpassing te beperken tot maximaal 20% van de restant hoofdsom van de leningenportefeuille of het lagere percentage voorgesteld in een nieuwe ministeriële regeling. De berekening van het renterisico gebeurt conform de in Wet fido beschreven toets aan de renterisiconorm. Tevens zal het openbaar lichaam per kwartaal de gemiddelde netto vlottende schuld beperken tot maximaal de in Wet fido bepaalde hoogte van het kasgeld van 8,2% van het begrotingstotaal. Bij aanpassingen van het percentage van de kasgeldlimiet vanuit het ministerie zal dit percentage gelden. Volgens de begroting 2007 bedraagt de kasgeldlimiet ruim 14 miljoen euro hetgeen op de verwachte positieve liquiditeitspositie ruim voldoende is. Daarnaast kan het openbaar lichaam tevens tegenpartijrisico lopen, doordat zij overtollige middelen tijdelijk belegt. Bij het uitzetten van overtollige liquide middelen tegen officiële euribortarieven hebben de deelnemende gemeenten van het openbaar lichaam een voorkeurspositie. Het openbaar lichaam treedt op als verlengd lokaal bestuur. Overigens vindt uitzetting bij andere partijen plaats. Deze tegenpartijrisico s moeten beheerst worden. Hiertoe zet de Drechtsteden haar gelden op de lange resp. korte termijn slechts uit bij partijen die wat betreft kredietwaardigheid minimaal beschikken over de volgende ratings. Ook aan woningcorporaties die aangesloten bij het Waarborgfonds Sociale Woningbouw kan in het kader van de publieke taak worden uitgeleend. Voor korte en lange termijn-transacties : A-rating (Standard & Poors) of A2-rating (Moody s); Naast de bovengenoemde risico s zal het openbaar lichaam zorgen voor voldoende (korte)kredietfaciliteiten bij banken of de deelnemende gemeenten om te allen tijde aan haar verplichtingen te kunnen voldoen en onverwachte uitgaven op te vangen Zorgdragen voor een effectief en efficiënt kasbeheer Het betalingsverkeer dient zodanig ingericht te worden dat het kosteneffectief kan worden beheerd, waarbij voor zover mogelijk de externe bankkosten geminimaliseerd worden. Hiertoe wordt de bankrelatie van het Openbaar Lichaam Drechtsteden minimaal eens per 4 jaar geëvalueerd. Verder zal financiering zorgen voor het goed liquiditeitenbeheer door middels kasgeld en deposito s het saldo naar een ondergrens te sturen, rekeninghoudend met de risicorichtlijnen Minimaliseren van de financieringskosten De financieringskosten dienen bij het aantrekken van middelen zo laag mogelijk te zijn. Financieringskosten worden mede bepaald door de rentetypische looptijd en de beschikbaarheid van de lening. Ook moeten de mogelijkheden van alternatieve financiering onderzocht worden indien dit tot lagere financieringskosten kan leiden. Van belang is verder dat de tegenpartij waarvan het openbaar lichaam het vreemd vermogen aantrekt maatschappelijk aanvaard is. In geval van (tijdelijk) overtollige middelen is het mogelijk om een deel van de beschikbare middelen liquide aan te houden dan wel zodanig te beleggen tegen aanvaardbare risico s. richtlijnen: risicobeheersing) dat deze zonder al te veel kosten snel liquide te maken zijn Zorgdragen voor een goed relatiebeheer Het zorgdragen voor een goed relatiebeheer is vooral van belang om de (product) ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkt te monitoren. Hierbij moet onder andere gedacht worden aan ontwikkelingen op de rentemarkt en financiële innovaties. Versie 1.0 Pagina 4 van 10

5 2.2 Richtlijnen financieringdoelstellingen In deze paragraaf zullen per financieringdoelstelling de richtlijnen worden vastgesteld. A Risicobeheersing De financieringtaak risicobeheersing stuurt de financiële risico s die de regio loopt. In de renterisicobeheersing worden zowel de opgenomen gelden als eventueel uitgezette gelden aan derden gezamenlijk beoordeeld waarbij tevens wordt ingegaan op de samenstelling van korte, middellange en lange financiering. In de beheersing van de overige risico s aan derden wordt bij beleggingen het tegenpartijrisico beoordeeld. De richtlijnen aangaande de risicobeheersing bepalen het aanvaardbare financiële risicoprofiel. Om het risicoprofiel te bepalen voor het Openbaar Lichaam Drechtsteden worden de volgende richtlijnen vastgesteld. 1. Op basis van de korte liquiditeitsplanning ( 1 jaar) zullen toereikende kortkredietfaciliteiten of liquide middelen worden aangehouden om aan de korte termijn verplichtingen te kunnen voldoen. 2. Het uitzetten van gelden is toegestaan onder de voorwaarde dat de hoofdsom van de uitzetting wordt gegarandeerd. 3. Kredietrisico s worden beperkt door uitsluitend gelden uit te zetten bij de deelnemende gemeenten van de gemeenschappelijke regeling. Daarna bij financiële instellingen of te beleggen in producten met een minimale kredietwaardigheid voor de lange looptijden van A en voor de korte looptijden van A-1/P-1 ratings. 4. Een kredietwaardigheidbeoordeling wordt verkregen van een erkend rating bureau zoals Standard & Poor s of Moody s. B Kasbeheer De financieringtaak kas- en saldobeheer stuurt de bankrekeningenstructuur, het gebruik van verschillende betaalinstrumenten, de totale kosten van het betalingsverkeer en zorgt voor het afromen van saldi op de diverse rekeningen-courant. Verder wordt op basis van een korte liquiditeitsplanning het saldo middels dag- en kasgeld en deposito s naar nul gestuurd. De richtlijnen betreffende het geldstromenbeheer spitsen zich toe op de bankrekeningstructuur en de toegestane betaalinstrumenten en condities. 1. Het selecteren van die betaalinstrumenten die de bankkosten en interne verwerkingskosten minimaliseren. 2. Het periodiek evalueren of de tarieven voor de betaalinstrumenten concurrerend zijn met de tarieven bij andere banken. 3. Het streven naar een optimaal gebruik van het electronic banking systeem voor zowel ontvangsten als betalingen. 4. Het minimaliseren van het aantal rekeningen met het oog op transparantie en efficiëntie van de bankrekeningstructuur. 5. Zorgen voor een goed saldo- en liquiditeitenbeheer op basis van adequate planningen en met in achtneming van de richtlijnen ten aanzien van het risicobeheer. Versie 1.0 Pagina 5 van 10

6 C Financiering. De taak financiering zorgt voor de invulling van de liquiditeitsbehoefte. De basis voor de financieringsbehoefte is de liquiditeitsplanning. Deze planning bepaalt wanneer, hoeveel en hoelang financiering nodig is. Daarnaast kunnen speciale financieringsconstructies in de analyses betrokken worden. De nadruk in het kader van de publieke taak dient vanuit het gezichtspunt verlengd lokaal bestuur echter te liggen op de optimalisatie van het financieringsresultaat. De richtlijnen betreffende de financiering met als doelstelling het minimaliseren van de financieringskosten zijn: 1. Halfjaarlijks dient een korte liquiditeitsplanning opgesteld te worden om zodoende het korte financieringstekort of overschot in kaart te brengen. 2. Voor het opvangen van onverwachte uitgaven zal altijd minimaal een korte kredietfaciliteit aangehouden worden bij een financiële instelling ter hoogte van de toegestane kasgeldlimiet 3. Een kort financieringstekort wordt tegen zo laag mogelijke kosten naar nul gestuurd. 4. Het aantrekken van lange financiering geschiedt tegen zo laag mogelijke kosten door 3 offertes op te vragen. 5. De verschillende aan te trekken financieringen worden zodanig gekozen, dat deze passen binnen het renterisicobeleid (zie: A risicobeheersing). 6. Langdurige overschotten worden uitgezet tegen een zo hoog mogelijk rendement, met inachtneming van de richtlijnen inzake het risicobeheer. D Beheer marktrelaties De financieringtaak beheer marktrelaties heeft betrekking op het onderhouden van relaties met banken, financiële instellingen en geldmakelaars. In de praktijk is deze relatie voor de eigen kennis van de rentemarkten onontbeerlijk. De richtlijnen betreffende het beheer marktrelaties zijn: 1. Voor het beheer van marktrelaties dient als richtlijn dat de relaties met banken en andere partijen op de geld- en kapitaalmarkt onderhouden moeten worden. 2. Hierbij wordt één verantwoordelijke, namelijk de adviseur Financiën, aangesteld die fungeert als het enige aanspreekpunt voor het openbaar lichaam richting marktrelaties. 3. Marktveranderingen worden actief gevolgd. 3 Financiering-organisatie 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt de financiering-organisatie van het Openbaar Lichaam Drechtsteden besproken. Allereerst wordt de positie van financiering binnen het openbaar lichaam uitgewerkt.. Om deze financieringtaken administratief organisatorisch te kunnen uitvoeren moeten de verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden geregeld. 3.2 Financiering binnen het openbaar lichaam Een financieringfunctie heeft in veel gevallen de volgende (organisatorische) kenmerken: Een financiering-organisatie met bescheiden omvang die (betrekkelijk) los van de andere organisatieonderdelen staat. De noodzaak snel en flexibel te moeten inspelen op (markt-) ontwikkelingen. Versie 1.0 Pagina 6 van 10

7 Grote transactievolumes. De financieringfunctie binnen het Openbaar Lichaam Drechtsteden dient centraal georganiseerd te zijn dan wel elders te worden ingekocht. Hiervoor zijn de volgende argumenten te geven: - schaalvoordelen - vereiste specialistische kennis en expertise voor financiering-activiteiten Decentraal binnen de organisatieonderdelen ligt de verantwoordelijkheid voor de aanlevering van adequate liquiditeitsplanningen. Centraal worden deze planningen geconsolideerd tot één liquiditeitsplanning voor het openbaar lichaam. Financiering is een specialisme, dat doorgaans door een klein team binnen een organisatie wordt uitgevoerd. Hierbij is de functiescheiding tussen de beschikkende rol, de registrerende rol en de controlerende/autoriserende rol belangrijk. 3.3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden financiering Taken financiering Binnen de financiering-organisatie is sprake van de volgende taken: risicobeheersing, kas- en saldobeheer, financiering, beheer marktrelaties, planning & control en advies Verantwoordelijkheden financieringbeleid De Drechtraad STELT het financieringsstatuut vast waarmee het kader is bepaald waarbinnen Financiering opereert. De zakelijk directeur is verantwoordelijk voor de financieringfunctie. De dagelijkse uitvoering is in handen van de adviseur Financiën. Deze wordt hiërarchisch aangestuurd door de zakelijk directeur. Het drechtstedenbestuur is verantwoordelijk voor het financieringbeleid. De drechtraad controleert achteraf het uitgevoerde beleid. De financieringtaken zullen binnen de organisatie van het Openbaar Lichaam Drechtsteden worden door de adviseur Financiën uitgevoerd of worden extern ingekocht 1. De administrateur rapporteert onder verantwoordelijkheid van de zakelijk directeur. In de onderstaande tabel worden de verantwoordelijkheden van de verschillende financieringtaken overzichtelijk in tabelvorm gepresenteerd. Taken Verantwoordelijkheid Gemandateerde verantwoordelijkheid Verantwoordelijk voor uitvoering Uitvoering Risicobeheersing Drechtsteden bestuur Adviseur Financiën Kas- en saldobeheer Financiering van de regio Beheer marktrelaties Planning & control Drechtsteden bestuur Adviseur Financiën Drechtsteden bestuur Adviseur Financiën Drechtsteden bestuur Adviseur Financiën Drechtsteden bestuur Adviseur Financiën Versie 1.0 Pagina 7 van 10

8 Advies Drechtsteden bestuur Adviseur Financiën Tabel 2 Matrix financieringtaken en verantwoordelijkheden De uitvoering van de in tabel 2 weergegeven financieringtaken zal gebeuren binnen de richtlijnen zoals gesteld in paragraaf Bevoegdheden financieringtaken Wanneer uit de financieringtaken financiële transacties voortkomen, is een duidelijke, transparante functiescheiding van belang. In onderstaande tabel wordt aangegeven hoe de bevoegdheden binnen de regio verdeeld zijn: Taken Bevoegdheden Uitvoering 2 Autorisatie 3 Risicobeheersing Aangaan renteinstrumenten Adviseur Financiën 4 Langdurig uitzetten van gelden Adviseur Financiën Geldstromen -beheer Betalingen op aangewezen rekeningen Stafdiensten Dienstcontroller/administrateur Openen van bankrekeningen Transacties in geldmarkt (tot 1 jaar) Transacties in kapitaalmarkt (langer dan 1 jaar) Tabel 3 Matrix bevoegdheden financiering Met transacties in de geld- en kapitaalmarkt wordt zowel het aantrekken als het uitzetten van geld bedoeld. De registratie van de hierboven genoemde financieringstaken wordt verzorgd door de administrateur/controller van de Drechtsteden. De controle achteraf ligt bij de adviseur Financiën. Het doel van het inzetten van rente-instrumenten is het bereiken van de gewenste spreiding van het renterisico. De bevoegdheid tot het aangaan van rente-instrumenten is neergelegd bij de adviseur Financiën. Transacties in de geldmarkt worden geïnitieerd door de ADMINISTRATEUR en vooraf goedgekeurd door de controller en geautoriseerd door de. Met betrekking tot transacties in de kapitaalmarkt is de administrateur bevoegd en de controle vindt plaats door de adviseur Financiën; autorisatie vindt plaats door de zakelijk directeur. Versie 1.0 Pagina 8 van 10

9 Zoals aangegeven hebben bij het uitzetten van overtollige middelen deelnemende gemeenten een voorkeurspositie. Bij uitzettingen aan gemeenten wordt de rentevergoeding op basis van het euribortarief. Volgens de bepalingen van dit statuut vindt daarna uitzetting plaats op basis van offertes bij instellingen. Voor maximaal rendement is het instellen van limieten ongewenst. De risico s vanwege ongelimiteerde bevoegdheden worden ondervangen door de bepalingen van dit statuut over de financiële kwaliteit/solvabiliteit van de instellingen. De bevoegdheid voor de betalingen op bankrekeningen is gelegd bij de afdeling financieel beheer. (mits voldoende functiescheiding is gewaarborgd tussen de registrerende en de beschikkende functie). De bevoegdheid voor het openen van bankrekeningen is gelegd bij de administrateur van bureau Drechtsteden. Hiervoor is gekozen om dergelijke operationele taken ook op een laag en bereikbaar niveau in de organisatie te houden. 4 planning en control 4.1 Taken planning en control Om te zorgen voor een goede planning van de activiteiten vooraf en het afleggen van verantwoording achteraf, zal de Financiering een aantal documenten opleveren. Taak Uitvoering Autorisatie Gemandateerd verantwoordelijk Opstellen aanpassen financieringstatu ut Adviseur Financiën Eindverantwo ordelijk n.v.t. Drechtsteden bestuur; vaststelling door Drechtraad Omschrijving Meerjarige doelstellingen financiering. AO/IC, bevoegdheden Transactie rapport Adviseur Financiën Drechtsteden bestuur Overzicht van verschillende offertes, keuze en argumentatie Halfjaarrapportage voor marap Adviseur Financiën Drechtsteden bestuur Overzicht financieringactiviteiten vergeleken met financiering jaarplan Financieringpara Graaf Adviseur Financiën Drechtsteden Bestuur Financiering in P&C-cyclus Tabel 4 Matrix planning & control Van elke transactie wordt een verslag gemaakt. Bij alle langdurige transacties op de kapitaalmarkt geldt dat minimaal drie offertes worden aangevraagd. Uiteraard mogen het financieringsstatuut nooit overtreden worden bij het afsluiten van transacties, tenzij er goedkeuring is verkregen middels een uitzonderingsvoorstel. Zowel in de begroting als in de jaarrekening wordt een financieringparagraaf opgenomen. Op deze wijze wordt financieringsbeleid en verantwoording onderdeel van de P&C-cyclus. Versie 1.0 Pagina 9 van 10

10 5. INFORMATIEVOORZIENING Eén van de belangrijkste voorwaarden voor de Financiering om goed te functioneren is het ter beschikking hebben van juiste, tijdige en volledige informatie. Deze informatie kan worden gesplitst in: - operationele informatie - interne verantwoordingsinformatie - informatie richting toezichthouder In de onderstaande tabellen wordt aangegeven welke informatie met name van belang is inclusief de frequentie van de informatievoorziening en de betrokken personen: A. Operationele informatie Informatie Informatieverstrekker Informatie-ontvanger Frequentie 5 liquiditeitsplanning per sector Dienstcontrollers en Adviseur Per halfjaar Financiën liquiditeitsplanning geconsolideerd Adviseur Financiën Per halfjaar Analyse leningen- en beleggingsportefeuille (Rente)risicoanalyse (indien van toepassing) Marktontwikkelingen: rentevisie, nieuwe producten, ontwikkelingen in de sector Adviseur Financiën Per jaar Adviseur Financiën Drechtstedenbestuur en drechtraad Per jaar in marap en financieringspara graaf Uit dit financieringsstatuut volgt dat de in tabel 5 weergegeven operationele informatie van belang is ter ondersteuning van de uitvoering van de financieringtaken. Tabel 5 Matrix operationele informatie B. Verantwoordingsinformatie De verantwoordingsinformatie is met name de informatie die aangeeft of de gestelde doelen gerealiseerd zijn en of de uitvoering van de financieringfunctie heeft plaatsgevonden binnen de kaders van het financieringsstatuut. De verantwoordingsinformatie wordt opgenomen in de Managementrapportage Informatie Informatieverstrekker 6 Informatieontvanger Realisatie vs. planning Adviseur Financiën Zakelijk directeur Frequentie Bij maraps en in de jaarrekening Versie 1.0 Pagina 10 van 10