Het Archiefdecreet nu en in de toekomst COP Documentbeheer en archivering 10 maart 2010
Even voorstellen Departement Bestuurszaken Afdeling Proces- en Informatiebeleid Coördinerende archiefdienst business intelligence bedrijfsarchitectuur ICT-beleid beleidsvoorbereiding beleidsevaluatie Vlaamse overheid ondersteuning van het Departement http://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid 9 maart 2011 7
Genese van het decreet 1970-2006 2007 2008 2009 2010 pleiten voor wijziging Archiefwet politieke keuze voor een decreet opmaak RIA consultatie en opmaak tekst adviesinwinning en parlementaire weg eerst Archiefwet wijzigen... toenemend besef over bevoegdheidskwestie uitgebreide omgevingsanalyse consultatie van VVP, VVSG, VP, VGC, VVPW strategische adviesraden VLABEST en SARC dan samenwerkingsakkoord afsluiten eerst eigen decreet... desk research informele consultatie van VVBAD Privacycommissie en Raad van State resolutie om bevoegdheidskwestie uit te klaren dan samenwerkingsakkoord afsluiten survey van 308 gemeenten en OCMW s politieke bespreking politieke bespreking en goedkeuring Archives Without Borders (Archiefkunde 12) 9 maart 2011 8
Waarom een decreet? archiefwezen levende archief dode archief = semistatisch archief = statisch archief onderdeel van organisatie bevoegdheid= organieke werking onderdeel van samenleving bevoegdheid= cultureel patrimonium decreetgever is bevoegd voor gemeenschaps- en gewestbevoegdheden: Archiefdecreet wetgever is bevoegd voor federale bevoegdheden: Archiefwet 9 maart 2011 9
Op wie is het van toepassing? polders en wateringen 94 polders wateringen Vlaamse Gemeenschap en Gewest en administratieve rechtscolleges 131 Vlaamse overheid en VOI s Milieuhandhavingscollege gemeenten en hun instellingen 499 gemeenten en districten gemeentebedrijven en agentschappen intergemeentelijke samenwerkingsverbanden 200 opdrachthoudende en dienstverlenende verenigingen tijdelijke en projectverenigingen provincies en hun instellingen 22 provincies provinciebedrijven en agentschappen OCMW s en hun instellingen 387 OCMW s agentschappen en ziekenhuizen instellingen voor het beheer van de erkende erediensten 2117 7 erkende erediensten centrale kerkbesturen 9 maart 2011 10
Toepassingsgebied Vlaamse overheid departementen strategische 13 andere instellingen adviesraden 13 9 IVA s zonder rechtspersoon 31 eigen vermogens onthaalbureaus inburgeringsbeleid 4 7 IVA s met rechtspersoon 12 Vlaamse Openbare Instellingen 5 publiekrechtelijke EVA s 17 Vlaamse instellingen van openbaar nut (vzw) 5 privaatrechtelijke EVA s 10 9 maart 2011 11
Inhoud van het decreet Archiefdecreet van 9 juli 2010 duidelijke toewijzing van bestuurlijke verantwoordelijkheid moderne en realistische kwaliteitscriteria voor archiefbeheer eenvoudigere en efficiëntere vernietiging van archiefdocumenten adequate ondersteuning van de zorgdragers verbeteren van de toegang tot archiefdocumenten gerichte handhaving 9 maart 2011 12
Bestuurlijke verantwoordelijkheid archiefzorg uitbesteding kan niet dynamische fase semistatische fase statische fase archiefbeheer: levensloop van archiefdocumenten uitbesteding kan wel geen verplichte overdracht meer 9 maart 2011 13
Kwaliteitscriteria goede, geordende en toegankelijke staat archiefregeling bij opheffing of samenvoeging raadpleegbaar begrijpelijk betrouwbaar authentiek archiefbeheer vastgelegd in procedures deskundige archiefbeheerders archiefbeheerders onderworpen aan deontologische code integer toegangen zijn openbaar 9 maart 2011 14
Vernietiging van archiefdocumenten vernietigt zorgdrager levert leden selectiecommissie gemeenten stelt vast algemene selectielijst stelt op selectiecommissie provincies selectiecommissie VO stelt vast stelt vast algemene selectielijst algemene selectielijst specifieke selectielijst biedt aan... stelt vast... 9 maart 2011 15
Ondersteuning van zorgdragers Steunpunt bestuurlijk-administratieve archiefwerking praktijkondersteuning praktijkontwikkeling ondersteunt informeert zorgdrager communicatie Rijksarchief VVBAD ondersteuning van de selectiecommissies beheer van het centrale register werkt samen met FARO edavid provinciale bestuursscholen... 9 maart 2011 16
Toegang tot archiefdocumenten Rijksarchief werkt samen steunpunt beheert centraal register bevoorraadt zorgdrager werkt samen raadpleegt wetenschappelijk onderzoek ouder dan 30 jaar jonger dan 30 jaar Archiefbank Vlaanderen burger vraagt op 9 maart 2011 17
Wetenschappelijk onderzoek - nog niet openbaar - niet openbaar onderzoeker vraagt toegang zorgdrager adviseert steunpunt stemt toe - wetenschappelijk doel - wetenschappelijke methode weigert - geheimhouding - vertrouwelijke commerciële en industriële informatie Archiefdecreet, memorie van toelichting 9 maart 2011 18
Gerichte handhaving externe auditor audit zorgdragers afgestemd met Rijksarchief afgestemd met bestaande externe auditcyclus 9 maart 2011 19
Wat brengt de toekomst? 2011 2012 2013... opmaak 1ste uitvoeringsbesluit opmaak 2de uitvoeringsbesluit inwerkingtreding 2de uitvoeringsbesluit monitoring en evaluatie kwaliteitscriteria, selectie, steunpunt externe audit, centraal register consultatie doelgroepen consultatie doelgroepen inwerkingtreding 1ste uitvoeringsbesluit 9 maart 2011 20
En voor de VO? Implementatie van het decreet vanaf 2012 goede, geordende en toegankelijke staat door: digitaal depot Vilvoorde herziening interne regelgeving omzendbrief 2008 9 maart 2011 21
9 maart 2011 22