Afdeling Inhoudstafel DOSSIERBEHEER... 2 OPMAKEN ZORGSTRATEGISCH DOSSIER... 2 Serie: Zorgstrategische dossiers ziekenhuizen... 2 Serie: Zorgstrategische dossiers rustoorden... 3 Serie: Zorgstrategische dossiers Bijzondere Jeugdbijstand... 4 OPMAKEN SUBSIDIEDOSSIER... 5 Serie: Subsidiedossiers ziekenhuizen... 5 Serie: Subsidiedossiers rustoorden... 6 Serie: Subsidiedossiers Bijzondere Jeugdbijstand... 7 Serie: Subsidiedossiers Bijzondere Centra Algemeen Welzijnswerk... 8 Serie: Subsidiedossiers Centra Geestelijke Gezondheid... 9 Serie: Subsidiedossiers Centra Beschermd Wonen... 10 Serie: Subsidiedossiers voor voorzieningen van kinderdagopvang... 11 Serie: Subsidiedossiers voorzieningen voor personen met een handicap... 12 Serie: alternatieve investeringsdossiers voor de ziekenhuissector... 13 Serie: alternatieve investeringsdossiers voor de rusthuissector... 14 Serie: alternatieve investeringsdossiers voor de psychiatrische ziekenhuizen... 15 Serie: alternatieve investeringsdossiers voor de sector van Personen met een handicap... 16 OPMAKEN DOSSIERS BOUWKALENDER... 17 Serie: Dossiers bouwkalender... 17 FINANCIEEL BEHEER... 18 VASTLEGGINGEN... 18 Serie: Vastleggingsfiches... 18 BETALINGEN... 19 Serie: Vorderingsstaten en facturen... 19 Serie: Betalingen van de leningen van alternatieve financiering voor rustoorden en service flats... 20 Serie: Waarborgdossiers... 21 Serie: Begroting... 22 ADMINISTRATIEF BEHEER... 23 VERSLAGLEGGING... 23 Serie: Verslagen van de maandelijkse coördinatiecommissies... 23 Serie: Verslagen van de commissies zorgstrategie... 24 JAARVERSLAGEN... 25 Serie: Jaarverslagen... 25 OMZENDBRIEVEN... 26 Serie: Omzendbrieven... 26 TECHNISCHE COMMISSIE BRANDVEILIGHEID WVG... 27 Serie: Aanvragen afwijking brandweernormen... 27 1 oktober 2010 1
Dossierbeheer Opmaken zorgstrategisch dossier A. BESCHRIJVING Serie: Zorgstrategische dossiers ziekenhuizen B. DRAGER E. DATERING 1998- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Aanvraag zorgstrategisch plan door de initiatiefnemer Advies van het functioneel agentschap Advies van de financieel deskundige van Vipa Aanwezigheidslijst externe commissieleden Verklaring op erewoord - onverenigbaarheid Verslag van de commissie zorgstrategie Advies aan de minister Beslissing van de minister Chronologisch in mapjes Werkplek Tijd van bouwen archiefruim te middenker n 10 archiefruim 10 na eindafrekening te archiefruim te Wet op de Rijkscomptabiliteit Wanneer de administratieve bewaartermijn is verlopen volstaat het de notulen van de commissie te bewaren De commissies zorgstrategie worden vanaf 1 januari 2008 gehouden door het Agentschap Zorg en Gezondheid 1 oktober 2010 2
A. BESCHRIJVING Serie: Zorgstrategische dossiers rustoorden B. DRAGER Aanvraag zorgstrategisch plan door de initiatiefnemer Advies van het functioneel agentschap Advies van de financieel deskundige van Vipa Aanwezigheidslijst externe commissieleden Verklaring op erewoord - onverenigbaarheid Verslag van de commissie zorgstrategie Advies aan de minister Beslissing van de minister Chronologisch in mapjes E. DATERING 1998- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Werkplek Tijd van bouwen 10 10 na eindafrekening Wet op de Rijkscomptabiliteit Wanneer de administratieve bewaartermijn is verlopen volstaat het de notulen van de commissie te bewaren De commissies zorgstrategie worden vanaf 1 januari 2008 gehouden door het Agentschap Zorg en Gezondheid 1 oktober 2010 3
A. BESCHRIJVING Serie: Zorgstrategische dossiers Bijzondere Jeugdbijstand B. DRAGER E. DATERING 2002- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Aanvraag zorgstrategisch plan door de initiatiefnemer Advies van het functioneel agentschap Advies van de financieel deskundige van Vipa Aanwezigheidslijst externe commissieleden Verklaring op erewoord - onverenigbaarheid Verslag van de commissie zorgstrategie Advies aan de minister Beslissing van de minister Chronologisch in mapjes Werkplek Tijd van bouwen 10 10 na eindafrekening Wet op de Rijkscomptabiliteit Wanneer de administratieve bewaartermijn is verlopen volstaat het de notulen van de commissie te bewaren De commissies zorgstrategie worden vanaf 1 januari 2008 gehouden door het Agentschap Jongerenwelzijn 1 oktober 2010 4
Opmaken subsidiedossier A. BESCHRIJVING Serie: Subsidiedossiers ziekenhuizen B. DRAGER E. DATERING?- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Subsidiebelofte Subsidiebeslissing per projectfasen Gunning per projectfasen Advies vorderingstaten Betaling Vorderingstaten Advies eindafrekening Betaling eindafrekening Chronologisch in mapjes Werkplek Tot afsluiten dossier Bouw- + Admin. dossier: 20 Bouwtechnisch dossier: 5 Wet op de Rijkscomptabiliteit; Besl.Vl.Reg.8.VI.1999 houdende de procedureregels inzake de infrastructuur voor persoonsgebonden aangelegenheden (B.S.10.IX.1999), art. 41. Besl.Vl.Reg.8.VI.1999 tot vaststelling van de totale investeringssubsidie en de bouwtechnische normen voor de verzorgingsinstellingen (B.S.31.VIII.1999), art. 12. Enkele stalen van moederdossiers te bewaren Te bewaren: dossiers van ziekenhuizen uit de provinciehoofdplaatsen. 1 oktober 2010 5
A. BESCHRIJVING Serie: Subsidiedossiers rustoorden B. DRAGER E. DATERING?- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Subsidiebelofte Subsidiebeslissing per projectfasen Gunning per projectfasen Advies vorderingstaten Betaling Vorderingstaten Advies eindafrekening Betaling eindafrekening Chronologisch in mapjes Werkplek Tot afsluiten dossier Bouw- + Admin. dossier: 20 Bouwtechnisch dossier: 5 Wet op de Rijkscomptabiliteit Besl.Vl.Reg.8.VI.1999 houdende de procedureregels inzake de infrastructuur voor persoonsgebonden aangelegenheden (B.S.10.IX.1999), art. 41. Besl.Vl.Reg.8.VI.1999 tot vaststelling van de totale investeringssubsidie en de bouwtechnische normen voor voorzieningen voor beden en voorzieningen in de thuiszorg (B.S.31.VIII.1999), art. 9. Het gaat om dubbels en om éénmalige operaties 1 oktober 2010 6
A. BESCHRIJVING Serie: Subsidiedossiers Bijzondere Jeugdbijstand B. DRAGER E. DATERING?- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Subsidiebelofte Subsidiebeslissing per projectfasen Gunning per projectfasen Advies vorderingstaten Betaling Vorderingstaten Advies eindafrekening Betaling eindafrekening Chronologisch in mapjes Werkplek Tot afsluiten dossier Bouw- + Admin. dossier: 20 Bouwtechnisch dossier: 5 Wet op de Rijkscomptabiliteit Besl.Vl.Reg.8.VI.1999 houdende de procedureregels inzake de infrastructuur voor persoonsgebonden aangelegenheden (B.S.10.IX.1999), art. 41. Besl.Vl.Reg.19.IV.2002 tot vaststelling van de totale investeringssubsidie en de bouwtechnische normen voor de voorzieningen van de bijzondere jeugdbijstand (B.S.7.VI.2002), art. 11. 1 oktober 2010 7
A. BESCHRIJVING Serie: Subsidiedossiers Bijzondere Centra Algemeen Welzijnswerk B. DRAGER E. DATERING?- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Subsidiebelofte Subsidiebeslissing per projectfasen Gunning per projectfasen Advies vorderingstaten Betaling Vorderingstaten Advies eindafrekening Betaling eindafrekening Chronologisch in mapjes Werkplek Tot afsluiten dossier Bouw- + Admin. dossier: 20 Bouwtechnisch dossier: 5 Wet op de Rijkscomptabiliteit Besl.Vl.Reg.8.VI.1999 houdende de procedureregels inzake de infrastructuur voor persoonsgebonden aangelegenheden (B.S.10.IX.1999), art. 41. Besl.Vl.Reg.8.VI.1999 tot vaststelling van de totale investeringssubsidie en de bouwtechnische normen voor het algemeen welzijnswerk (B.S.07.IX.1999), art. 10. 1 oktober 2010 8
A. BESCHRIJVING Serie: Subsidiedossiers Centra Geestelijke Gezondheid B. DRAGER E. DATERING?- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Subsidiebelofte Subsidiebeslissing per projectfasen Gunning per projectfasen Advies vorderingstaten Betaling Vorderingstaten Advies eindafrekening Betaling eindafrekening Chronologisch in mapjes Werkplek Tot afsluiten dossier Bouw- + Admin. dossier: 20 Bouwtechnisch dossier: 5 Wet op de Rijkscomptabiliteit Besl.Vl.Reg.8.VI.1999 houdende de procedureregels inzake de infrastructuur voor persoonsgebonden aangelegenheden (B.S.10.IX.1999), art. 41. Besl.Vl.Reg.8.VI.1999 tot vaststelling van de totale investeringssubsidie en de bouwtechnische normen voor de preventieve en de ambulante gezondheidszorg (B.S.15.IX.1999), art. 16. 1 oktober 2010 9
A. BESCHRIJVING Serie: Subsidiedossiers Centra Beschermd Wonen B. DRAGER E. DATERING?- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Subsidiebelofte Subsidiebeslissing per projectfasen Gunning per projectfasen Advies vorderingstaten Betaling Vorderingstaten Advies eindafrekening Betaling eindafrekening Chronologisch in mapjes Werkplek Tot afsluiten dossier Bouw- + Admin. dossier: 20 Bouwtechnisch dossier: 5 Wet op de Rijkscomptabiliteit Besl.Vl.Reg.8.VI.1999 houdende de procedureregels inzake de infrastructuur voor persoonsgebonden aangelegenheden (B.S.10.IX.1999), art. 41. Besl.Vl.Reg.8.VI.1999 tot vaststelling van de totale investeringssubsidie en de bouwtechnische normen voor de preventieve en de ambulante gezondheidszorg (B.S.15.IX.1999), art. 16. 1 oktober 2010 10
A. BESCHRIJVING Serie: Subsidiedossiers voor voorzieningen van kinderdagopvang B. DRAGER E. DATERING 2007-... F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Subsidiebelofte Subsidiebeslissing per projectfasen Gunning per projectfasen Advies betalingsstaat Bewijs van effectieve betaling Advies eindafrekening Betaling eindafrekening Chronologisch in mapjes Werkplek Tot afsluiten dossier Bouw- + Admin. dossier: 20 Bouwtechnisch dossier: 5 Wet op de Rijkscomptabiliteit; Besl.Vl.Reg.8.VI.1999 houdende de procedureregels inzake de infrastructuur voor persoonsgebonden aangelegenheden (B.S.10.IX.1999), art. 41; Besl.Vl.Reg.8.VI.1999 tot vaststelling van de totale investeringssubsidie en de bouwtechnische normen voor de kinderdagopvangsector (B.S.15.IX.1999), art. 11. 1 oktober 2010 11
A. BESCHRIJVING Serie: Subsidiedossiers voorzieningen voor personen met een handicap B. DRAGER E. DATERING 2007- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Subsidiebelofte Subsidiebeslissing per projectfasen Gunning per projectfasen Advies betalingsstaat Bewijs van effectieve betaling Advies eindafrekening Betaling eindafrekening Chronologisch in mapjes Werkplek Tot afsluiten dossier Bouw- + Admin. dossier: 20 Bouwtechnisch dossier: 5 Wet op de Rijkscomptabiliteit Besl.Vl.Reg.8.VI.1999 houdende de procedureregels inzake de infrastructuur voor persoonsgebonden aangelegenheden (B.S.10.IX.1999), art. 41. Besl.Vl.Reg6.VII.1994 tot vaststelling van de totale investeringssubsidie en de bouwtechnische normen voor de voorzieningen voor de sociale integratie van personen met een handicap (B.S.30.VIII.1994), art. 9. 1 oktober 2010 12
A. BESCHRIJVING Serie: alternatieve investeringsdossiers voor de ziekenhuissector B. DRAGER Advies van Zorgstrategische commissie aan de Minister Beslissing van de minister en goedkeuring zorgstrategisch plan Ontvankelijkheidsverklaring van het door de initiatiefnemer ingediend technisch financieel plan Functioneel advies Financieel advies Bouwtechnisch advies Advies van Coördinatiecommissie aan de Minister Beslissing minister tot goedkeuring van Technisch Financieel plan en principieel akkoord Bevel tot aanvang van de werken door de initiatiefnemer Goedkeuring van het aanvangsbevel der werken en bepaling van de lijkse gebruikstoelage Chronologisch in mapjes E. DATERING 2007- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Werkplek Administratief dossier: tot afsluiten dossier Bouwdossier: tot afsluiten dossier Adm. + Bouwdossier: 5 na afsluiten dossier Wet op de Rijkscomptabiliteit Besl.Vl.Reg.1.IX.2006 tot regeling van de alternatieve investeringssubsidies verstrekt door het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden (B.S.24.X.2006), art. 49 en 51. 1 oktober 2010 13
A BESCHRIJVING Serie: alternatieve investeringsdossiers voor de rusthuissector B. DRAGER Advies van Zorgstrategische commissie aan de Minister Beslissing van de minister en goedkeuring zorgstrategisch plan Ontvankelijkheidsverklaring van het door de initiatiefnemer ingediend technisch Financieel plan Functioneel advies Financieel advies Bouwtechnisch advies Advies van Coördinatiecommissie aan de Minister Beslissing minister tot goedkeuring van Technisch Financieel plan en principieel akkoord Bevel tot aanvang van de werken door de initiatiefnemer Goedkeuring van het aanvangsbevel der werken en bepaling vazn de lijkse gebruikstoelage Chronologisch in mapjes E. DATERING 2007-... F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Werkplek Administratief dossier: tot afsluiten dossier Bouwdossier: tot afsluiten dossier Adm. + Bouwdossier: 5 na afsluiten dossier Wet op de Rijkscomptabiliteit Besl.Vl.Reg.1.IX.2006 tot regeling van de alternatieve investeringssubsidies verstrekt door het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden (B.S.24.X.2006), art. 49 en 51. 1 oktober 2010 14
A. BESCHRIJVING Serie: alternatieve investeringsdossiers voor de psychiatrische ziekenhuizen B. DRAGER Ontvankelijkheidsverklaring van het door de initiatiefnemer ingediend technisch financieel plan Functioneel advies Financieel advies Bouwtechnisch advies Advies van Coördinatiecommissie aan de Minister Beslissing minister tot goedkeuring van Technisch Financieel plan en principieel akkoord Bevel tot aanvang van de werken door de initiatiefnemer Goedkeuring van het aanvangsbevel der werken en bepaling van de lijkse gebruikstoelage Chronologisch in mapjes E. DATERING 2007-... F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Werkplek Administratief dossier: tot afsluiten dossier Bouwdossier: tot afsluiten dossier Adm. + Bouwdossier: 5 na afsluiten dossier Wet op de Rijkscomptabileit Besl.Vl.Reg.1.IX.2006 tot regeling van de alternatieve investeringssubsidies verstrekt door het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden (B.S.24.X.2006), art. 49 en 51. 1 oktober 2010 15
A. BESCHRIJVING Serie: alternatieve investeringsdossiers voor de sector van Personen met een handicap B. DRAGER Ontvankelijkheidsverklaring van het door de initiatiefnemer ingediend technisch financieel plan Functioneel advies Financieel advies Bouwtechnisch advies Advies van Coördinatiecommissie aan de Minister Beslissing minister tot goedkeuring van Technisch Financieel plan en principieel akkoord Bevel tot aanvang van de werken door de initiatiefnemer Goedkeuring van het aanvangsbevel der werken en bepaling vazn de lijkse gebruikstoelage Chronologisch in mapjes E. DATERING 2007-... F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Werkplek Administratief dossier: tot afsluiten dossier Bouwdossier: tot afsluiten dossier Adm. + Bouwdossier: 5 na afsluiten dossier Wet op de Rijkscomptabiliteit Besl.Vl.Reg.1.IX.2006 tot regeling van de alternatieve investeringssubsidies verstrekt door het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden (B.S.24.X.2006), art. 49 en 51. 1 oktober 2010 16
Opmaken dossiers bouwkalender A. BESCHRIJVING Serie: Dossiers bouwkalender B. DRAGER E. DATERING 1988 (?) - F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Het systeem van de bouwkalender komt erop neer dat de gemeenschappen lijks een lijst moeten laten goedkeuren door de federale overheid. Deze lijst vermeldt alle gesubsidieerde projecten van dat met hun afschrijvingsbedragen in de verpleegdagprijs. De federale minister keurt deze lijst dan goed op basis van de met de gemeenschappen afgesproken budgetten. De dossiers bouwkalender bestaan uit de fiches van de bouwkalender en kopieën van de bijhorende documenten uit het subsidiedossier. Chronologisch Werkplek Tot afsluiten dossier 5 33 De documenten moeten minimum 33 bewaard worden owv. de afschrijvingsperiode van ziekenhuizen. 1 oktober 2010 17
Financieel beheer Vastleggingen A. BESCHRIJVING Serie: Vastleggingsfiches B. DRAGER E. DATERING 1994- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Geviseerde vastleggingsfiches en de bijhorende beslissing tot vastlegging Het gaat om vastleggingen voor ziekenhuizen, rustoorden, gemeenschapsinstellingen, centra algemeen welzijnswerk, centra voor geestelijke gezondheid, beschut wonen, wijkgezondheidscentra, centra voor bijzondere jeugdbijstand Chronologisch in mapjes per sector Werkplek 1 5 10 na eindafrekening Wet op de overheidsopdrachten Geviseerde vastleggingsfiches = vastleggingsfiche met de handtekening van de controleur van de vastleggingen. Indien deze handtekening ontbreekt is het bedrag voor de werken niet vastgelegd. 1 oktober 2010 18
Betalingen A. BESCHRIJVING Serie: Vorderingsstaten en facturen B. DRAGER E. DATERING?- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Betalingen voor alle sectoren, ziekenhuizen, rustoorden, gemeenschapsinstellingen, centra algemeen welzijnswerk, centra voor geestelijke gezondheid, beschut wonen, wijkgezondheidscentra, centra voor bijzondere jeugdbijstand Chronologisch in mapjes per sector per betaaldatum Werkplek 1 tot na de controle van het Rekenhof 5 10 na eindafrekening Facturen: Overeenkomstig het KB van 1952 bedraagt de bewaartermijn voor originele facturen 6. Met de inwerkingtreding van het Vlaams Comptabiliteitsdecreet, die is voorzien tegen 1 juli 2007 zal de termijn worden opgetrokken tot 10. De bewaartermijn voor het schaduwarchief bedraagt 1. 1 oktober 2010 19
A. BESCHRIJVING Serie: Betalingen van de leningen van alternatieve financiering voor rustoorden en service flats B. DRAGER E. DATERING?- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Goedkeuring van de minister toekenning van de lening Leningsovereenkomst tussen de bank, de instelling, ondertekend door het Vipa Betalingsbewijs per Chronologisch in mapjes per sector Werkplek 1 tot na de controle van het Rekenhof 5 10 na uitbetaling van het saldo van de lening 1 oktober 2010 20
A. BESCHRIJVING Serie: Waarborgdossiers B. DRAGER Het gaat om de leningen waarvoor Waarborgverlening werd verleend voor alle sectoren. Elk dossier kan volgende documenten bevatten: Principieel akkoord. gegeven door het Vipa Leningsovereenkomst tussen de bank, de instelling, medeondertekend door het Vipa Briefwisseling aan de instelling Brief van de bank aan Vipa wijzigingen aan contract of de intrestvoet D - ORDENING Chronologisch in mapjes per sector E - DATERING F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Werkplek 1 tot na de controle van het Rekenhof 30 Verantwoordingsplicht 1 oktober 2010 21
A. BESCHRIJVING Serie: Begroting B. DRAGER de begrotingsfiches en tabellen die lijks door het worden opgemaakt Chronologisch in mappen per E. DATERING?- F. BEWAARNIVEAU Dep WVGFinanciële cel Werkplek 3 5 10 1 oktober 2010 22
Administratief beheer Verslaglegging A. BESCHRIJVING Serie: Verslagen van de maandelijkse coördinatiecommissies B. DRAGER E. DATERING?- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Verslagen van de maandelijkse coördinatiecommissies. De coördinatiecommissie is een vergadering met vertegenwoordigers van het kabinet van de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, het IVA Zorg en Gezondheid en het. De beslissing van deze commissie is bepalend voor de subsidiëring van de verschillende instellingen. Chronologisch in mapjes per maand en per Werkplek 5 5 Bewaren 1 oktober 2010 23
A. BESCHRIJVING Serie: Verslagen van de commissies zorgstrategie B. DRAGER E. DATERING?- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Verslagen van de commissies Ziekenhuizen Rustoorden Bijzondere Jeugdbijstand Chronologisch in klasseermappen per sector en per Werkplek 10 Bewaren Deze documenten worden in 2008 overgeheveld naar het IVA ZG en het IVA JW 1 oktober 2010 24
Jaarverslagen A. BESCHRIJVING Serie: Jaarverslagen B. DRAGER Server Rapportering van de werking van het Vipa over het afgelopen dienst Chronologisch Chronologisch E. DATERING 1995- F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Werkplek 5 20 15 Bewaren 1 oktober 2010 25
Omzendbrieven A. BESCHRIJVING Serie: Omzendbrieven B. DRAGER server E. DATERING 1996 -... F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Omzendbrieven Basisregelgeving Omzendbrieven Sectorale regelgeving Omzendbrieven inzake ecologisch bouwen Omzendbrieven inzake energieboekhouding Het gaat om omzendbrieven die door het worden opgemaakt en aan de instellingen gecommuniceerd worden. Deze worden gevalideerd door de voogdijminister. Chronologisch Chronologisch Werkplek 5 5 10 10 20 Bewaren Deze documenten kunnen een beleidsmatige betekenis hebben 1 oktober 2010 26
Technische commissie brandveiligheid WVG A. BESCHRIJVING Serie: Aanvragen afwijking brandweernormen B. DRAGER server E. DATERING 5 juni 2009 - F. BEWAARNIVEAU Dep WVG Aanvraag initiatiefnemer voor afwijking van brandweernormen. Verslag met advies Technische commissie. Kopie van Ministerieel besluit of besluit van Administrateur-generaal. Chronologisch Chronologisch Werkplek 5 20 5 10 Conform bewaartermijn serie aanvragen afwijking brandweernormen bij Kind en Gezin. De originele ministeriële besluiten en de besluiten van de Administrateurgeneraal worden op de kanselarij bewaard 1 oktober 2010 27