Bibliotheek Zoutleeuw V. Betsstraat 16, 3440 Zoutleeuw T 011 78 45 48 bibliotheek@zoutleeuw.be zoutleeuw.bibliotheek.be VERSLAG VERGADERING BEHEERSORGAAN 13.06.2017 Aanwezig Verontschuldigd Afwezig Ilse Beelen (schepen van de bibliotheek) Lutgarde Denivel Fien De Plancke Henk Foriers José Helaers Michel Herremans Jan Laporte Gaston Pulinckx (voorzitter) Hilda Vandevelde Elke Lambilotte (secretaris) Etienne Heeren Renée Huybrechts Nicole Krahy Vanessa Peerenbooms 1. Verslag vorige vergadering dd. 02/05/2017 Het verslag van de vergadering van 2/05/2017 wordt goedgekeurd zonder vragen of opmerkingen. 2. Stand van zaken project RFID zelfuitleen - Wijziging planning: de beslissing om te bestellen via raamcontract VERA moet ook op GR komen (gepland op GR 4/7). Hierna kan de gepersonaliseerde offerte aangevraagd worden en de bestelling geplaatst worden. Deadline voor publiek komt niet in het gedrang omdat periode voor tagging heel ruim genomen was. - Voorbereiding: afvoer waar nodig om geen tags en tijd te verspillen aan verouderde materialen. Gaston Pulinckx merkt op dat we moeten opletten dat er niet te veel afgevoerd wordt. De bibliothecaris legt uit dat de afvoer gebeurt aan de hand van nullijsten. Materialen die gedurende een groot aantal jaren niet meer werden uitgeleend én die geen klassiekers zijn of niet voorkomen op leeslijsten van scholen of waarvan de informatie verouderd is, kunnen gerust worden afgevoerd.
3. Stand van zaken project herinrichting Inkom: De prijs van een gewone deur versus een elektronische schuifdeur: wordt vergeleken. Opgelet: bij een elektronische schuifdeur komen er nog kosten bij voor het voorzien van stroom aan de inkom. vast raam 465,27 schuifdeuren incl. plaatsing 6 641,25 deur naar buiten draaiend 2 005,66 sleutelschakelaar (optie) 133 vast raam 465,70 drukknop (optie) 40 Plaatsen 290 paniekbeslag (optie) 1 440 antipaniek klink (optie) 475 Uitbreken en meenemen oude ramen 195 uitbreken en meenemen oude ramen 195 Siliconen 45,35 Siliconen 45,35 Pleisterwerk 170 Pleisterwerk 170 Totaal 4 111,98 Totaal 8 664,60 BTW 21% 863,52 BTW 21% 1 819,57 TOTAAL INCL BTW 4 975,50 TOTAAL INCL BTW 10 484,17 De verschillende voor- en nadelen van beide mogelijkheden worden uitgebreid besproken. Voordelen gewone deur: gaat niet te pas en te onpas open. Minder lawaai en minder kou die binnen komt. Minder problemen bij elektrische storing, brand, technische defecten, Prijs is meer dan de helft goedkoper. Voordelen elektronische schuifdeur: rolstoelgebruikers en mensen met kinderwagens kunnen makkelijker binnen komen. Visueel aantrekkelijk. De meeste aanwezigen vinden dat een gewone deur zeker volstaat. Jan Laporte voegt toe dat bij de installatie moet gelet worden op de pompdruk zodat het voor rolstoelgebruikers en mensen met koetsen makkelijk is om de deur te openen. De huidige deuren zijn namelijk te zwaar afgesteld. Het is ook aangewezen om een draadloze bel te installeren zodat mensen met een beperking kunnen bellen om geholpen te worden. Advies: het beheersorgaan adviseert unaniem om een gewone deur te laten installeren in plaats van een elektronische schuifdeur.
Masterplan: de aangepaste plannen van de firma Schulz worden getoond op het scherm en in detail besproken. Algemeen: Er zijn duidelijk zichtbare wijzigingen, leuke en frisse ideeën, komt overeen met de huidige situatie van het gebouw en grotendeels met de situatie van de collectie. Het concept wordt leuk bevonden. - Balie & dvd s: o Infobalie centraal in de Bib gelegen, maar iets verder van de RFID zelfscans. Het meubel is nieuw. Netwerkaanpassing nodig. Het beheersorgaan ziet geen problemen in de ligging van de infobalie. o Meubel dwarsliggers is nieuw. o Misschien nog extra presentiemeubel? o Dvd s: huidige meubels blijven behouden. Wandrekje in de kijker: gekleurde boxen. o Strips langs de muur en raam opgesteld: bestaande bakken. - Inkomzone: o RFID zelfuitleen toestellen, inleverrekjes en inleverbus voor dvd s en reservaties (subsidie) o losse tafels en stoelen om kranten en tijdschriften te lezen (nieuw): Misschien nog iets meer tafeltjes en stoelen nodig o tijdschriftentorens (nieuw) o koffiewand en krantenhanger (nieuw). Kranten op stokken is niet handig. o Ontbreekt: presentatie veelgevraagde materialen bij inkom. - Jeugdzone: op het plan zijn evenveel legborden voorzien als nu in de jeugdafdeling voorhanden zijn. Bestaande rekken worden hergebruikt in een andere opstelling. Adolescenten romans verhuizen naar volwassenen. o Is er wel voldoende ruimte tussen de rekken? Rekken staan dicht bij elkaar. Eventueel op te vangen door een rek naar de wand tussen patio en toilet te verhuizen en de bakken samen te zetten. o Voorleesruimte creëren door rekken en bakken weg te rollen. De voorleeszetel is een leuke eyecatcher. o Inleverbus aan zicht onttrokken door luik (laten maken)
o Technische zuil (brandalarm, lichten, tikklok, sleutelkastje, ) wordt aan het zicht onttrokken. (laten afkasten) o Ruimte onder trap is leuk ingevuld. o Leuke zitplekjes en accentmeubels voor presentatie blikvangers. - Volwassenen: o Adolescenten (Young Adults) in ruimte bij romans volwassenen. Fien De Plancke merkt op dat de stap van jeugd- naar adolescentencollectie nu wel heel groot is. Een locatie dichter bij de jeugdafdeling is niet direct mogelijk, maar de wand achter het rek schilderen in een opvallende kleur zoals bij de jeugdcollecties is wel een mogelijke oplossing. Valt meer op, trekt aan en zorgt voor een visuele link tussen jeugd en adolescenten. Ze vraagt zich af of het ook niet nodig is om voor deze collectie meer ruimte te voorzien gezien het groeiend aanbod op de markt. Wordt besproken tijdens de terugkoppeling naar Schulz. o Strakke opstelling rekken: non fictie bij ramen links, fictie rechts. De plaatsing op die manier heeft te maken met de grootte van de collecties. o Tegen de wanden: Makkelijk lezen en Daisy samen, poëzie, Waargebeurd, Grote letter, Franstalige boeken, Leeuws Hoekje (beter: 2 laatste omwisselen) o Strips: volwassenen en adolescenten samen in rekken (met bestaande bakken) o Presentatiemeubel nieuwe materalen: is dit meubel wel groot genoeg om alle nieuwe materialen te plaatsen. o Zitruimte bij de ramen zoals gevraagd. o Computers voor bezoekers (netwerkaanpassing nodig) o Aantal leggers: blijft gelijk behalve: Strips volwassenen: strips adolescenten komen erbij, beetje plaatsmaken door afvoer op basis van nullijsten (materialen die niet werden uitgeleend de voorbije 9 jaar).
Volwassenen informatie: van 169 naar 160. Nu al 7 lege leggers en verschillende leggers amper gevuld. Deze aanpassing kan in principe makkelijk gebeuren zonder veel afvoer. Volwassenen romans: van 240 legborden naar 220. Opmerking: 220 was het oorspronkelijke aantal dat voorzien was in 2006 na de uitbreiding van de Bib. De voorbije 10 jaar werden twee dubbelzijde rekken met 20 leggers bijgezet. Er wordt wel constant afgevoerd, maar voor de uitvoering van het concept van dit voorgestelde masterplan is het noodzakelijk om dit grondiger te doen. Het beheersorgaan overweegt de pro s en contra s van het inkrimpen van bepaalde collecties, meer bepaald de volwassen romans. Bij sommigen leeft de ongerustheid dat er te veel gewied zal worden en dat het aanbod hierdoor te beperkt wordt. De meerderheid is echter akkoord om bewust af te voeren o.b.v. nullijsten om op die manier plaats te maken voor de uitvoering van het concept van het masterplan. Een collectie die te weinig verandert, nodigt na een tijd niet meer uit om in te grasduinen. Om het aantal afgevoerde boeken te beperken, maar toch meer dynamiek in de collectie te brengen stelt Henk Forriers voor om een rek te voorzien voor presentatie van een dynamische collectie: wisselen van boeken van open rek naar magazijn en omgekeerd. Dit is wel arbeidsintensief maar zorgt voor een constante wijziging van de collectie. Kostprijs masterplan: Helaas heeft de firma Schulz de prijs voor uitvoering van het masterplan niet tijdig doorgegeven. De uitvoering van een gelijkaardig masterplan van een andere leverancier gaat echter ongeveer een gelijkaardige kost zijn. Het beheersorgaan moet vandaag een keuze maken tussen twee opties: - Optie1: Het voorgestelde masterplan wordt verder uitgewerkt samen met de firma Schulz. Schulz maakt dit masterplan gratis omdat we al klant zijn. - Optie 2: Er wordt gevraagd aan de firma Biblidesign om een masterplan op te stellen. De kostprijs hiervan bedraagt 1.815,00 incl. 21% BTW voor een
2D plan en 2.420 incl. 21% BTW voor een 3D plan. De kost valt weg als het plan wordt uitgevoerd. Advies: Het beheersorgaan adviseert om het huidige masterplan verder uit te werken bij de firma Schulz en geen masterplan te bestellen bij een andere leverancier zijnde Biblidesign. Er moet wel gestreefd worden om het aanbod zo weinig mogelijk te verminderen door creatieve oplossingen toe te passen zoals bijvoorbeeld het dynamisch maken van een stuk van de collectie. 4. E-readers: reglement Het reglement wordt overlopen op het scherm. Samenvatting: het uitlenen van e-boeken komt grotendeels overeen met het uitlenen van boeken. Enkel reserveren en verlengen is om praktische redenen niet toegestaan. Er zijn een aantal wijzigingen ten opzichte van het voorstel eerder ontvangen via mail: - schrappen bepalingen reserveringen en verlengingen - Schrappen van bedrag boete en verwijzen naar retributiereglement. Op die manier moet het reglement niet worden aangepast bij een tariefwijziging. Timing: SC 15/6 en GR 4/7 Beslissing: het beheersorgaan gaat akkoord met reglement zoals voorgesteld. 5. Varia - Bib-ster: online spel dat kan gebruikt worden bij klasintroducties, de Jeugdboekenmaand, de Leeszomer enz. Overeenkomst met vzw Cultuurconnect: 270/jaar. De Bib wil dit spel graag inzetten vanaf volgend schooljaar. - Maandelijks voorlezen op woensdag wordt opgeschort. Na de herinrichting proberen we het opnieuw te lanceren in een vernieuwde voorleeshoek. Momenteel zijn er te weinig deelnemers.