Huishoudelijk reglement van de Vereniging Facet Actuarissen, opgericht bij notariële akte van 24 november 2005. Dit reglement beoogt nadere regels voor toelating vast te leggen en regels en/of gedragcodes vast te stellen waaraan ieder lid gebonden is zich te houden. Het reglement kan geen ontkrachtingen van de statuten bevatten en indien toch, zullen de in de statuten geformuleerde uitgangspunten en doelstellingen prevaleren. De regels die vastgesteld worden betreffen in deze fase van het bestaan van de vereniging de volgende onderwerpen; A) Ballotage B) Collegiale toetsing C) Permanente educatie D) Beroepsuitoefening E) Kwaliteitsbewaking Alle onderwerpen die aan de orde komen zullen eerst ingeleid worden met het doel dat ermee gediend wordt. Daarna zal worden aangegeven langs welke weg het doel bereikt dient te worden en hoe de toetsing van het resultaat zal plaats vinden. A) Ballotage Doel: Het verkrijgen van een evenwichtig en elkaar in kennis en ervaring aanvullend ledenbestand dat in goede harmonie de doelstellingen van de vereniging weet uit te dragen en te verwezenlijken. In dat kader wordt voor toetreding van leden het volgende proces doorlopen. Stap 1 Een potentieel lid meldt zich bij het bestuur. Stap 2 Het potentieel lid wordt voorgedragen aan de reguliere Facet meeting. Niet aanwezige leden worden afzonderlijk gehoord. Indien door een van de leden gegronde bezwaren worden ingebracht zal het potentieel lid in principe niet worden toegelaten en hiervan op de hoogte worden gebracht. Stap 3 Het bestuur benoemt een ballotagecommissie, waarin tenminste een bestuurslid zitting neemt. Stap 4 Het potentieel lid krijgt een gesprek met de ballotagecommissie. Stap 5 De ballotagecommissie toetst het potentieel lid aan de voorwaarden en geeft een positief of negatief advies.
Stap 6 De overige leden worden in een reguliere Facet meeting op de hoogte gebracht van het advies waarna het bestuur, gehoord de leden, beslist inzake de toelating. Stap 7 Het bestuur brengt het potentieel lid op de hoogte van het besluit en verstrekt in het geval van toelating een inschrijfformulier. Voorwaarden van ballotage De voorwaarden van ballotage zijn enerzijds objectief te meten en anderzijds subjectief te beoordelen. De objectieve voorwaarden betreffen het lidmaatschap van actuaris AG, een bewijs van zelfstandig ondernemerschap (denk hierbij aan een geldige VAR en een uittreksel KvK) en minimaal 1 jaar ervaring als zelfstandig actuaris. De subjectieve voorwaarden zijn minder concreet. Doel is, dat ieder lid een relevante inbreng heeft, waarmee de vereniging als geheel sterker/kwalitatief beter wordt. De vereniging heeft alleen bestaansrecht indien de leden het gevoel hebben dat het lidmaatschap iets oplevert. Dit kan bijvoorbeeld zijn toegang tot kennis, maar ook collectieve voordelen. Dit betekent dat ieder potentieel lid als een verrijking moet voelen voor de vereniging alvorens hij/zij kan toegelaten worden. Hieronder volgen enkele abstracte bewoordingen om een indruk te geven waarop de subjectieve voorwaarden betrekking hebben: Persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling; Verbreding in aandachtsgebied; Toegevoegde waarde leveren op (vak)inhoudelijk of mentaal vlak; Motivatie lidmaatschap; Relevante werkervaring. B) Collegiale toetsing Doel: Het optimaal waarborgen van de goede kwaliteit van de actuariële adviezen en certificeringen, gemeten naar inhoud, onderbouwing, vorm en actualiteit van de stand van de actuariële wetenschap. De collegiale toetsing geldt altijd voor certificeringsopdrachten ongeacht de geïnterpreteerde zwaarte ervan en ongeacht de aard van de certificering (bv: DNBstaten, tarifering, financiële beoordelingen). Een en ander in aanvulling op het vierogen-principe als genoemd in het Reglement van Orde van het Actuarieel Genootschap. De collegiale toetsing is niet altijd van toepassing op adviseringopdrachten. De volgende adviesvragen dienen als maatman in de beoordeling of een uit te brengen advies wel of niet onder de regels van collegiale toetsing valt: Advisering m.b.t. te hanteren statistische grondslagen, rekenrente, kostenopslagen, winstdelingsregelingen en/of kortingssystemen bij tarifering van een (nieuw) verzekerings-, pensioen- en/of beleggingsproduct; Advisering m.b.t. het totaal van het herverzekeringsbeleid van een verzekeringsonderneming of pensioenfonds;
Advisering m.b.t. waarderingen van verzekeringsportefeuilles bij overnames en/of samenwerkingsverbanden; Advisering bij opzet/aanschaf van een administratiesysteem voor een complexe verzekeringsportefeuille. Indien er sprake is van meerdere te toetsen opdrachten welke bestaan uit aantoonbaar identieke processen, kan met de toetsing van een aantal ervan worden volstaan. Er zal een verklaring worden afgegeven inzake de identificatie van deze opdrachten. B-1) College van Toezicht Het bestuur benoemt een College van Toezicht die primair is belast met het toezicht op de collegiale toetsing. Het College van Toezicht wordt telkens voor twee jaar benoemd en bestaat uit drie leden, niet zijnde bestuursleden. Leden die in aanmerking willen komen voor benoeming tot lid van het College van Toezicht kunnen dit melden aan het bestuur. B-2) Verplichte melding Leden zijn verplicht om die opdrachten die vallen onder de werking van collegiale toetsing te melden bij het College van Toezicht als onderdeel van de jaarlijkse controle (zie ook onder E). Op het moment dat onduidelijk is of collegiale toetsing dient plaats te vinden, zal de opdracht aan het College van Toezicht worden voorgelegd, die daarop een bindende uitspraak doet. B-3) Verplichtingen m.b.t. de uitvoering In principe zal de opdrachtnemer binnen de leden van Facet een kandidaat zoeken voor de toetsing. Mocht er sprake zijn van, hetzij a. onvoldoende noodzakelijke capaciteit qua kennis met betrekking tot de specifieke inhoud van de opdracht binnen de Facet-leden, hetzij b. de eis van de opdrachtgever om de toetsing door een niet-facet lid te laten uitvoeren, hetzij c. een conflict of interest, dan zal worden uitgeweken naar een niet-facet lid. Hierbij zal gelden dat het niet-lid als onpartijdig deskundige te boek staat. Van alle uitgevoerde collegiale toetsingen zal een korte standaard rapportage worden opgemaakt door degene die de toetsing heeft uitgevoerd met daarin opgenomen de eindconclusie van de toetsing. Deze rapportage zal door de opdrachtnemer bij de opdracht worden bewaard en als onderdeel van de jaarlijkse controle aan het College van Toezicht worden verstrekt, dan wel op eerder verzoek ter inzage aan het College van Toezicht worden geboden. B-4) Controle Periodiek zullen de opdrachten van de leden gecontroleerd worden of de juiste keuzes zijn gemaakt terzake het al dan niet uitvoeren van collegiale toetsing. Deze controle zal jaarlijks door het College van Toezicht worden gedaan bij alle leden (zie ook onder E). De leden van het College van Toezicht zelf zullen door het bestuur gecontroleerd worden. Het College van Toezicht zal de uitkomsten van deze controle middels een schriftelijke rapportage aan het bestuur terugkoppelen. B-5) Sancties op niet na-leving Indien uit de jaarlijkse controle is gebleken dat een lid één of meer opdrachten heeft uitgevoerd zonder toepassing van collegiale toetsing terwijl dit wel plaats had
moeten vinden en zonder hierover vooraf in overleg te zijn getreden met het College van Toezicht, dan ontvangt het lid hiervoor één waarschuwing per opdracht. Indien een lid meer dan drie waarschuwingen heeft ontvangen over de afgelopen twee jaren, zal het betreffende lid door het bestuur worden ontzet uit het lidmaatschap conform artikel 6 lid 4 van de statuten. Ingeval van ontzetting uit het lidmaatschap staat de betrokkene beroep open op de algemene ledenvergadering conform artikel 6 lid 5 van de statuten. B-6) Financiële compensatie Voor de uitvoering van collegiale toetsing kan een bijdrage worden gevraagd. Deze bijdrage zal met de opdrachtnemer dan wel rechtstreeks met de betreffende cliënt worden verrekend. C) Permanente educatie Doel: Het optimaal waarborgen van een adequaat en actueel kennisniveau noodzakelijk voor het uitoefenen van het beroep van zelfstandig actuaris op het eigen specialisatie gebied gemeten naar de actuele stand van de actuariële wetenschap. Naast het voldoen aan de richtlijnen van het Actuarieel Genootschap voor permanente educatie wordt van ieder lid gevraagd om op regelmatige basis een bijdrage te leveren aan de Facet meetings met een vakinhoudelijk karakter. D) Beroepsuitoefening Doel: Het aantoonbaar leveren van meerwaarde aan opdrachtgevers als lid van en erkend door de vereniging Facet Actuarissen. Bovenstaande wordt bereikt middels expliciete aandacht voor de volgende punten: een integere uitvoering op kwalitatief hoog niveau van opdrachten als zelfstandig actuaris; het in voorkomende gevallen bieden van maximale continuïteitswaarborgen voor de opdrachtgever middels afspraken met een collega ten behoeve van back-up; het streven naar het hanteren van uniforme leveringsvoorwaarden zoals opgesteld door de vereniging. E) Kwaliteitsbewaking Doel: Het aantoonbaar maken van de permanentie in de eisen die onder andere middels dit reglement opgelegd zijn aan de leden van de vereniging Facet Actuarissen en die dienen als grondslag voor erkenning. Bovenstaande wordt bereikt middels uitvoering van de volgende activiteiten: Jaarlijks dient vóór 1 februari een overzicht te worden aangeleverd bij het College van Toezicht met de uitgevoerde en in uitvoering zijnde opdrachten, waarbij het gaat om de soort, een korte beschrijving van de opdracht en of er collegiale toetsing heeft plaatsgevonden. De opdrachtgever mag daarbij anoniem blijven. Van de opdrachten waar collegiale toetsing heeft plaatsgevonden dient tevens de bijbehorende rapportage te worden overlegd;
Het College van Toezicht zal steekproefsgewijs een aantal leden uitnodigen voor een review gesprek inzake de uitgevoerde opdrachten. De review treedt niet in de plaats voor de eigen verantwoordelijkheid van het betreffende lid inzake kwaliteit en methode van uitvoering maar kan wel leiden tot advisering van het betreffende lid omtrent deze zaken. Indien uit de review de conclusie getrokken moet worden dat betrokkene duidelijk steken laat vallen met betrekking tot de kwaliteit van de uitvoering van de opdracht(en) zal in eerste instantie een verbeterplan met betrokkene worden opgesteld en een mentor worden gezocht voor de begeleiding van de implementatie; Het bestuur toetst elke twee à drie jaar de voorwaarden voor het lidmaatschap van Facet Actuarissen.