Accountantsvoortgangsverslag Avalex jaarrekeningen 2010 en 2011 Presentatie Algemeen bestuur Den Haag, 28 juni 2012
Schriftelijke communicatie over de accountantscontrole - Voortgangsrapportage accountantscontrole 2010 d.d. 21 november 2011 - Update voortgangsrapportage accountantscontrole 2010 d.d. 3 april 2012 - Managementletter 2011 d.d. 2 maart 2012 - Boardletter 2011 d.d. 8 juni 2012 - Accountantsvoortgangsverslag 2010 en 2011 d.d. 26 juni 2012 1
Boardletter 2011 d.d. 8 juni 2012 Avalex in 2010 en in 2011 niet in control 1. Geen risicoanalyse als basis voor de procesinrichting 2. Geen vastgelegde procesopzet en onvoldoende risico-mitigerende maatregelen 3. Geen interne controle op naleven procesafspraken en aanbrengen correcties 4. Tekortkomingen in inrichting van de automatiseringsomgeving (Pfister en SAP) 5. Geen betrouwbare managementinformatie, ontoereikende verschillenanalyses. Belangrijkste verbeteringen in 2011 Overall: merkbaar toegenomen enthousiasme in team Finance en in MT 1. Gestart met risicoanalyse 2. De belangrijkste (7) financiële processen beschreven 3. Intern controleplan geschreven voor uitvoeren interne controles 4. Goede opzet gemaakt voor managementinformatie en P&C cyclus beschreven 5. Inrichting van SAP verbeterd in september 2011 en in 2012: vereenvoudiging in afrekensystematiek met gemeenten 2
Boardletter 2011 d.d. 8 juni 2012 Hoe verder in 2012 1. Risicoanalyse uitbreiden en explicieter maken (concrete risico s benoemen) 2a. Key-controls en andere interne beheersmaatregelen in de (7) belangrijkste processen beschrijven en functievermengingen opheffen 2b. De overige financiële processen beschrijven 3. Intern controleplan en werkprogramma s aanscherpen, uitbreiden met rechtmatigheidscontroles en frequenter uitvoeren + rapporteren aan management 4a. SAP verder inrichten zodat managementinformatie sneller beschikbaar komt 4b. Pfister bevoegdhedenstructuur herinrichten en beveiligen 5. Managementinformatie tijdiger opstellen, liquiditeitsprognose toevoegen, kwaliteit van analyses verbeteren, prognose year-end opnemen en voorspellende kracht vergroten Overige aanbevelingen - functie van concerncontroller herinvoeren, afhankelijkheid van externen afbouwen, zelf kennis borgen Uw wens als toezichthouder voor 2012 - Helder verbeterplan met stappen per kwartaal en monitoring van voortgang verbeteringen met rapportage aan uw bestuur - Early check betrouwbaarheid Q1/Q2 cijfers 2012. Niet wachten tot oktober 2012 met interim-controle. - Verbeteren financiële positie Avalex 3
Status accountantscontrole 2010 en bevindingen Status accountantscontrole 2010 - de controle op de concept jaarrekening is afgerond, definitieve jaarrekening op 27 juni 2012 ontvangen - saldo resultaatinvloed van ruim 20 correcties 172.000 N ( 886.000 N en 714.000 V) Openstaande punten 2010 met mogelijke resultaatinvloed - geen Belangrijkste bevindingen 2010 met invloed op oordeel - Tekortkomingen in de inrichting van Pfister en SAP* - Ontoereikende controle-informatie over juistheid/volledigheid doorbelasting aan gemeenten* - Ontoereikende controle-informatie over de volledigheid van omzet bij derden* - Onzekerheid over de juistheid van de verwerkingskosten* - Ontoereikende functiescheiding in inkoopproces bij overige bedrijfskosten* - EU-aanbestedingsrichtlijnen niet nageleefd - Onzekerheid over rechtmatigheid betalingen aan SKD - Overnamesom containers Midden Delfland niet volgens AB besluit - Rechtmatigheid aangetrokken leningen op 28 juni 2012 door AB te behandelen 4
Status accountantscontrole 2011 en bevindingen Tijdpad oplevering jaarrekening 2011 - op 15 mei 2012 concept jaarrekening 2011 ontvangen voor pré-check - op 7 juni 2012 aangepaste concept jaarrekening 2011 ontvangen voor controle - definitieve jaarrekening 2011 nog niet beschikbaar Nog door Avalex te verwerken aanpassingen in de definitieve jaarrekening 2011 - aanpassingen in jaarverslag door te voeren - financiële correcties door te voeren - lasten Ryck zijn nog verdeeld over de programma s - toelichtingen en analyses in jaarrekening nog aan te passen, w.o. continuïteit - overzicht incidentele baten en lasten nog aan te passen - rechtmatigheidsverslag nog aan te passen Nog door Deloitte uit te voeren controles 2011 - beoordelen enkele interne controles door Avalex op 21 juni 2012 opgeleverd - materiële vaste activa, eigen vermogen, voorzieningen - beoordelen door Avalex te verwerken aanpassingen in de definitieve jaarrekening 2011 Voorlopige bevindingen 2011 - grotendeels gelijk aan bevindingen 2010 (zie bevindingen met *) - begrotingsonrechtmatigheid lasten en investeringen Ryck - rechtmatigheid aangetrokken kasgeldleningen op 28 juni 2012 door AB te behandelen 5
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte Network ) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication.