GEMEENTERAAD - ONTWERPBESLUIT OPSCHRIFT Vergadering van 17 maart 2014 Besluit nummer: 2014_GR_00261 Onderwerp: Nieuwe afsprakennota tussen de Sportadviesraad Gent vzw en de Stad Gent. - Goedkeuring Beknopte samenvatting: Aan de gemeenteraad wordt gevraagd een nieuwe afsprakennota tussen de Sportadviesraad Gent vzw en de Stad Gent goed te keuren en de voorgaande afsprakennota op te heffen. Bevoegd: Daniel Termont Betrokken: Resul Tapmaz Bestemd voor: Commissie Algemene Zaken, Intercommunales en Bevolking DE COMMISSIE ALGEMENE ZAKEN, INTERCOMMUNALES EN BEVOLKING AANHEF De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid: Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, 1. De beslissing wordt genomen op grond van: Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 200. Bijgevoegde bijlage(n): afsprakennota versie goedkeuring op 20 december 2010 nieuwe afsprakennota MOTIVERING Volgende feiten gaan aan de beslissing vooraf: Bij de oprichting van de Sportadviesraad Gent vzw op 8 december 2001 werd ook een afsprakennota tussen de Stad Gent en de Sportadviesraad Gent vzw opgemaakt waarin alle praktische afspraken werden vastgesteld. De afsprakennota werd op 28 januari 2002 door de gemeenteraad goedgekeurd, en gewijzigd op 15 december 2003, 23 maart 2009 en 20 december 2010. p 1 van 7
Het college van burgemeester en schepenen vroeg te onderzoeken wat de mogelijke alternatieven zijn in functie van het financieel ondersteunen van de adviesraden, rekening houdend met de huidige budgettaire ruimte. Parallel aan deze vraag uitte het college de nood aan een inzicht in het inhoudelijk functioneren van deze raden. Begin 2013 werd een beknopte e-mailbevraging naar de diverse adviesraden doorgestuurd. Uit deze bevraging bleken vele andere verwachtingen en verzuchtingen zodat werd besloten een diepgaandere consultatieronde met de adviesraden op te starten waarin zowel werd stilgestaan bij het juridisch, procedureel kader als bij het inhoudelijk functioneren van de adviesraden. Naast een financieel traject zal er nog een inhoudelijk langetermijntraject lopen dat in de loop van 2014 met de diverse adviesraden zal opgestart worden. Deze beslissing wordt genomen om volgende redenen: Wat het financiële traject betreft, voorziet de Stad in een budget dat de adviesraden in staat stelt hun opdracht naar behoren uit te voeren. Op basis van de input die werd verkregen tijdens de gespreksrondes met de adviesraden, werd een gediversifieerd voorstel van werkingsbudgetten per adviesraad uitgewerkt, opgemaakt op basis van 4 sleutels of parameters: - aantal adviezen per jaar - techniciteit van de adviezen - formulering spontane adviezen (naast verplichte) - initiatieven naar de ruimere samenleving. Door het toekennen van een werkingsbudget, dat naar eigen behoren aangewend kan worden (presentiegelden, werkingsbudget of een combinatie van beiden), kan de eigenheid van karakter van de verschillende adviesraden behouden blijven. De toegekende werkingsbudgetten zullen na 3 jaar geëvalueerd worden. De gewijzigde manier van het vrij besteden van de werkingsbudgetten vraagt om een wijziging van hetzij de statuten, hetzij een huishoudelijk reglement, hetzij een afsprakennota afgesloten tussen de stad en de adviesraad. Wat de Sportadviesraad Gent vzw betreft, worden de afspraken rond besteding van het budget opgenomen in een afsprakennota, die op 23 september 2013 door de gemeenteraad werd goedgekeurd. De Sportadviesraad Gent vzw heeft ervoor gekozen om de toegekende middelen te besteden aan presentiegelden en werkingsmiddelen. Omdat de afsprakennota hieraan diende te worden aangepast en omdat van de gelegenheid gebruik werd gemaakt nog een aantal andere aanpassingen aan de afsprakennota door te voeren - onder andere ten gevolge van decretale verplichtingen opgelegd door het Decreet houdende het stimuleren en subsidiëren van een lokaal sportbeleid van 6 juli 2012, is het aangewezen de bestaande afsprakennota op te heffen en een nieuwe afsprakennota goed te keuren. Zo wordt in de nieuwe afsprakennota ook omschreven in welke gevallen het stadsbestuur decretaal verplicht is de Sportadviesraad Gent vzw te betrekken en/of advies te vragen. p 2 van 7
Beslist het volgende: VOORSTEL Artikel 1: Heft de afsprakennota op tussen de Sportadviesraad Gent vzw en de Stad Gent, goedgekeurd op 28 januari 2002 en waarvan de laatste aanpassing dateert van 20 december 2012, zoals gevoegd in bijlage. Artikel 2: Keurt goed de nieuwe afsprakennota tussen de Sportadviesraad Gent vzw en de Stad Gent, die met ingang van 1 januari 2014 in werking treedt, zoals gevoegd in bijlage die integraal deel uitmaakt van dit besluit. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Diensten van de Stadssecretaris Bestuursondersteuning Dit besluit kadert in volgende activiteit: AC34734 STOP 1.1.1. - Ondersteunen bestuursorganen, mandatarissen en adviesorganen (DBO) Visum van de financieel beheerder: Het visum is niet van toepassing BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT nieuwe afsprakennota p 3 van 7
afsprakennota SAR Gent_definitief.doc AFSPRAKENNOTA TUSSEN DE SPORTADVIESRAAD GENT VZW EN DE STAD GENT Artikel 1. De Sportadviesraad Gent vzw, waarvan de oprichting plaatsvond op 8 december 2001 en de statuten ter publicatie aan het Belgisch Staatsblad werden overgemaakt dd. 28 december 2001, wordt beschouwd als de erkende gesprekspartner bij deze afsprakennota, dit in uitvoering van het Decreet houdende het stimuleren en subsidiëren van een lokaal sportbeleid van 6 juli 2012. Artikel 2. Het stadsbestuur zal de Sportadviesraad Gent vzw verzoeken autonoom advies te geven over alle beleidsaangelegenheden inzake het beleidsveld sport. Als beleidsaangelegenheden worden onder meer beschouwd: de begroting (buitengewone dienst) met betrekking tot sportaangelegenheden; het tarief- en toewijzigingsbeleid; de gebruiksmodaliteiten inzake sportaccommodaties, inclusief die beheerd door een externe partner; het erkennings- en subsidiëringsbeleid; de toewijzing van de subsidies met betrekking tot het ondersteuningsbeleid; de opmaak, de uitvoering, het jaarlijks verslag en de evaluatie het sportbeleidsplan; het personeelsbeleid van de Sportdienst. Het stadsbestuur is decretaal verplicht de Sportadviesraad Gent vzw met betrekking tot het beleidsveld sport: te betrekken bij de opmaak van de strategische meerjarenplanning; advies te vragen over de strategische meerjarenplanning; jaarlijks de door de gemeente opgemaakte jaarrekening te laten bespreken. Artikel 3. In het kader van een geïntegreerd beleid is het wenselijk dat het stadsbestuur ook advies vraagt voor alle beleidsaangelegenheden inzake het beleidsveld sport die niet door de schepen met bevoegdheid sport of de Sportdienst worden geïnitieerd. Artikel 4. de Sportdienst de vragen om advies over de beleidsaangelegenheden, opgenomen in artikel 2, steeds schriftelijk stellen met een duidelijke omschrijving van: de concrete vraag waarover advies dient te worden gegeven; de datum waarop het advies uiterlijk wordt ingewacht met een voorziene termijn van maximum zes weken of korter indien de hoogdringendheid wordt ingeroepen; een opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarbinnen de adviesverlening moet gebeuren. Hiertoe zal iedere adviesaanvraag gepaard gaan met het ter beschikking stellen van de nodige informatie en documenten. Artikel 5. Afsprakennota SAR Gent_RvB_2014.02.04 1 p 4 van 7
De Sportadviesraad Gent vzw zal zijn adviezen steeds schriftelijk bezorgen aan de fractiesecretariaten van de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen via de schepen met bevoegdheid sport of de Sportdienst. In die adviezen dient melding gemaakt te worden van: de wijze waarop het advies tot stand kwam met duidelijke opgave welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden; de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies; een duidelijke weergave van het standpunt van de adviesraad met vermelding van de afwijkende meningen of minderheidsstandpunten. De tekst van de adviezen maakt steeds deel uit van het desbetreffende dossier dat wordt voorgelegd aan de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen. Artikel 6. Eventuele afwijkingen op het door de Sportadviesraad Gent vzw uitgebrachte advies zullen door de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen via de schepen met bevoegdheid sport of de Sportdienst binnen een termijn van 4 weken volgend op de datum waarop het desbetreffende gemeenteraadsbesluit of collegebesluit werd genomen, schriftelijk aan de Sportadviesraad Gent vzw gemotiveerd worden. Artikel 7. De Sportadviesraad Gent vzw kan steeds, op eigen initiatief, autonoom advies geven aan het stadsbestuur over alle aangelegenheden die zij belangrijk acht in het kader van het sportbeleid. Zij kan daartoe steeds informatie opvragen aan de schepen met bevoegdheid sport of de Sportdienst die deze informatie steeds zo snel mogelijk ter beschikking zal stellen, tenzij er wettelijke bezwaren zijn. Artikel 8. de Sportdienst alle gemeenteraadsbesluiten en collegebesluiten met betrekking tot sportaangelegenheden aan de Sportadviesraad Gent vzw bezorgen binnen een termijn van 4 weken volgend op het nemen van het gemeenteraadsbesluit of het collegebesluit. Artikel 9. de Sportdienst elke schriftelijke en mondelinge vraag vanwege een lid van de gemeenteraad m.b.t. sportaangelegenheden samen met het verstrekte antwoord ter informatie bezorgen aan de Sportadviesraad Gent vzw binnen een termijn van 4 weken volgend op het verstrekte antwoord. de Sportdienst de uitnodiging en het verslag van de gemeenteraadscommissie sport evenals van het voorafgaand vragenuur ter informatie bezorgen aan de Sportadviesraad Gent vzw binnen een termijn van 4 weken volgend op de definitieve goedkeuring van het verslag. Artikel 10. De Sportadviesraad Gent vzw zal de uitnodiging en het verslag van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur ter informatie bezorgen aan de fractiesecretariaten van de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen via de schepen met Afsprakennota SAR Gent_RvB_2014.02.04 2 p 5 van 7
bevoegdheid sport of de Sportdienst binnen een termijn van 4 weken volgend op de definitieve goedkeuring van het verslag. De Sportadviesraad Gent vzw zal het verslag van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur ter informatie op de webpagina van de Sportadviesraad Gent vzw van de webstek van de Stad Gent plaatsen via de Sportdienst binnen een termijn van 4 weken volgend op de definitieve goedkeuring van het verslag. Artikel 11. 1 Het stadsbestuur zal de Sportadviesraad Gent vzw ondersteunen door: -het jaarlijks ter beschikking stellen van werkingsmiddelen om de Sportadviesraad Gent vzw in staat te stellen hun opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren; -het ter beschikking stellen van administratieve en logistieke middelen (o.a. ambtenaarverslaggever van de Sportdienst, vergaderlokaal, apparatuur, e.d.) 2 De werkingsmiddelen kunnen worden besteed aan één of meerdere van de volgende posten: -presentiegelden ten belope van 25 euro per bijgewoonde vergadering op voorwaarde dat het lid minstens drie vierden van de vergadering aanwezig is en de beraadslaging uitzit. Er worden presentiegelden uitbetaald met een maximum van één Algemene Vergadering en tien Raden van Bestuur. -vergaderkosten (broodjes, drank, huur zalen, uitnodigingen ) -organiseren van acties in functie van de uitbouw van de expertiserol van de Sportadviesraad Gent vzw (voorbeeld: vormingen) -organiseren van acties in functie van de uitbouw van de klankbordfunctie van de Sportadviesraad Gent vzw -organiseren van acties in functie van de representativiteit van de Sportadviesraad Gent vzw. 3 De Sportadviesraad Gent vzw kan geen acties uitvoeren die in concurrentie treden met de reguliere werking van de stedelijke diensten. Artikel 12. De ambtenaar-verslaggever van de Sportdienst verzorgt het secretariaat en zorgt voor de logistieke ondersteuning van de Sportadviesraad Gent vzw, met name o.a.: het reserveren van de lokalen voor de vergaderingen; het opmaken en verzenden van de agenda en de uitnodigingen van de vergaderingen; het notuleren van de vergaderingen; het opmaken en verzenden van de adviezen conform de bepalingen in deze afsprakennota; het opmaken en verzenden van de verslagen van de vergaderingen conform de bepalingen in deze afsprakennota; het plaatsen van de verslagen op de webpagina van de Sportadviesraad Gent vzw van de webstek van de Stad Gent conform de bepalingen in deze afsprakennota; het opmaken van het jaarverslag, de jaarrekeningen en de begroting; het bezorgen van informatie, o.a. de in deze afsprakennota bepaalde stukken; het archiveren van documenten; Artikel 13. Op de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur van de Sportadviesraad Gent vzw worden de schepen met bevoegdheid sport of zijn afgevaardigde, de leidend ambtenaar van de Sportdienst of zijn afgevaardigde, een ambtenaar-verslaggever van de Sportdienst, de leidend ambtenaar van de Sportdienst van de provincie Oost-Vlaanderen of zijn Afsprakennota SAR Gent_RvB_2014.02.04 3 p 6 van 7
afgevaardigde en de leidend ambtenaar van de inspectiedienst van Bloso of zijn afgevaardigde uitgenodigd. De voorzitter nodigt desgevallend op deze vergaderingen waarnemers en/of adviseurs uit. Met betrekking tot de openbaarheid van de werkzaamheden van de Sportadviesraad Gent vzw is de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen en de wet van 11 april 1994 op de openbaarheid van bestuur van toepassing. Artikel 14. De controle op de aanwending van het ter beschikking gestelde werkingskrediet zal jaarlijks gebeuren door het college van burgemeester en schepenen. Artikel 15. De Sportadviesraad Gent vzw zal elke wijziging aan de statuten voor aktename voorleggen aan de gemeenteraad binnen een termijn van 4 weken volgend op de goedkeuring van de statutenwijziging door de Algemene Vergadering. Artikel 16. Deze afsprakennota tussen de Sportadviesraad Gent vzw en de Stad Gent heft de voorgaande afsprakennota op en is geldig vanaf 1 januari 2014 tot aan de ondertekening van een nieuwe afsprakennota maar maximaal tot 31 december 2019. Gent, Sportadviesraad Gent vzw Het college van burgemeester en schepenen Dirk Van Haelter Voorzitter Resul Tapmaz Schepen van Welzijn, Gelijke Kansen, Gezondheid en Sport (bij delegatiebesluit van 3 januari 2013) Afsprakennota SAR Gent_RvB_2014.02.04 4 p 7 van 7