Hulpdocument aanvraag en verantwoording van resultaten en activiteiten Pagina 1-12
Inleiding De directie Jeugd en Onderwijs en een vertegenwoordiging van de kinderopvangorganisaties die voorschoolse educatie uitvoeren met subsidie van de gemeente Rotterdam hebben overleg gevoerd over de aanvraag, en verantwoording van subsidie voor voor- en vroegschoolse educatie (vve) uitgevoerd door vve-kinderdagverblijven (niet zijnde voormalige peuterspeelzalen) De harmonisatie van de vve wordt in kinderdagverblijven vanaf 1 september 2016 gefaseerd ingevoerd. Dit betekent dat een deel van de vve-kinderdagverblijven wel in 2016 zullen harmoniseren en een deel nog niet in 2016 maar per 1 januari 2017 (of in de loop van 2017). De verantwoording van de subsidie 2016 voor geharmoniseerde vve-kinderdagverblijven en voor niet-geharmoniseerde vve-kinderdagverblijven is niet gelijk. Daarom zijn twee hulpdocumenten opgesteld. In dit hulpdocument zijn de afspraken en voorwaarden opgenomen met betrekking tot de aanvraag, en verantwoording van de subsidie voor het kalenderjaar 2016 voor niet-geharmoniseerde vve-kinderdagverblijven.de wijze van verantwoording voor 2016 is nagenoeg gelijk aan de verantwoording voor 2015. De juridische grondslag voor dit hulpdocument zijn de Beleidsregel Rotterdams Onderwijs Beleid 2015-2016, de Aanvulling Beleidsregel Rotterdams Onderwijs Beleid 2015-2016, de Nadere regels subsidie voorschoolse educatie met vve en de Subsidieverordening Rotterdam 2014 (SVR 2014). Als basis geldt dat de subsidieontvanger prestatieafspraken met de gemeente heeft gemaakt, die na afloop van een subsidieperiode verantwoord moeten worden. Aan deze verantwoording zijn voorwaarden gekoppeld die zijn opgenomen in de SVR 2014. In de Beleidsregel en de aanvullende beleidsregel Rotterdams Onderwijs Beleid 2015-2016 zijn afspraken opgenomen die de gemeente heeft gemaakt met een vertegenwoordiging van schoolbesturen en instellingen die vve uitvoeren. Deze afspraken zijn in 2015 ingegaan en hebben betrekking op: - een analyse van de ouderpopulatie en ouderplan per locatie; - de wijze waarop inzicht wordt verkregen in de opbrengsten van de voorschoolse educatie en over de resultaten van de vroegschoolse educatie; - de verbetering van opbrengstgericht werken; - de taalvaardigheid van pedagogisch medewerkers op mbo- en hbo-niveau. Dit document dient als handleiding bij het opstellen van de subsidieverantwoording en bevat, naast enkele begripsdefinities, een hulpschema waarin staat aangegeven over welke zaken verantwoord moet worden en wat de rol van de accountant hierin is. Over de volgende zaken moet worden verantwoord: 1. prestaties / activiteiten; 2. subsidievoorwaarden Het model verantwoordingsformulier is als bijlage 2 bij dit hulpdocument opgenomen. Pagina 2-12
Algemene richtlijnen voor de verantwoording Hulpdocument aanvraag en verantwoording van resultaten en activiteiten Voor de verantwoording van de subsidie is, op grond van artikel 14 SVR2014 en het bijbehorende Subsidiecontroleprotocol, een inhoudelijke verantwoording en tevens een financiële verantwoording vereist (bij subsidies vanaf 25.000). Bij instellingen die subsidie ontvangen boven de 50.000,- wordt over de inhoudelijke verantwoording een assurancerapport gevraagd, met beperkte dan wel redelijke mate van zekerheid. In het verantwoordingsschema is vanaf pagina 3 uitgewerkt over welke delen uit de inhoudelijke verantwoording het assurancerapport moet worden aangeleverd. Over de financiële verantwoording wordt geen accountantsproduct gevraagd. De financiële verantwoording wordt door de gemeente beoordeeld.subsidieontvangers behoren met hun accountant in overleg te treden over de te controleren subsidievoorwaarden en hierop de administratie aan te passen. Als de accountant geen oordeel kan geven, behoort deze dit te melden en aan te geven welk deel van de administratie niet te beoordelen is. Bij subsidiebedragen tot 25.000,- zijn de volgende gegevens benodigd: - een inhoudelijke verantwoording Bij subsidiebedragen vanaf 25.000,- tot 50.000,- zijn de volgende gegevens benodigd: - een inhoudelijke verantwoording - een financiële verantwoording Bij subsidiebedragen vanaf 50.000,- tot 200.000,- zijn de volgende gegevens benodigd: - een inhoudelijke verantwoording - een financiële verantwoording - een assurancerapport over de inhoudelijke verantwoording met een beperkte mate van zekerheid Bij subsidiebedragen vanaf 200.000,- zijn de volgende gegevens benodigd: - een inhoudelijke verantwoording - een financiële verantwoording - een assurancerapport over de inhoudelijke verantwoording met een redelijke mate van zekerheid Pagina 3-12
Betekenis van begrippen: - Resultaat: de meetbare opbrengst van de activiteiten die worden uitgevoerd. - Prestatie: een uit te voeren activiteit, waar mogelijk meetbaar. - Assurancerapport: is een verklaring van een accountant waarin hij in overleg met de subsidieontvanger (onderdelen van de) subsidievoorwaarden van de verleningsbeschikking controleert op behaalde aantallen. Hierin kijkt de accountant of de realisatiegegevens (meetbare prestaties/ resultaten) van de inhoudelijke verantwoording juist zijn weergegeven en of de afgesproken activiteiten zijn uitgevoerd. De realisatiegegevens zijn de gegevens van de meetbare prestaties of resultaten zoals vermeld staan in de bijlage met resultaatafspraken van de subsidiebeschikking. - Inhoudelijke verantwoording: beschrijving van de uitvoering van het beleid (wat ging goed en waar zijn knelpunten ervaren) en het effect ervan op de realisatie van de doelstellingen. De werkelijke realisatie van de subsidiabele meetbare prestaties, moet in de inhoudelijke verantwoording, worden afgezet tegenover de bij subsidieverlening overeengekomen prestaties. Afwijkingen van meer dan 10% worden hierin naar aard,omvang en beïnvloedbaarheid toegelicht. Wanneer de afgesproken resultaten niet zijn gehaald, wordt beschreven wat hiervoor de verklaring is en wordt beschreven welke consequenties dat heeft voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten van het kalenderjaar dat op het moment van de verantwoording al loopt en voor het daaropvolgende kalenderjaar. Financiële verantwoording: de subsidieontvanger maakt inzichtelijk welke kosten zijn gemaakt ten behoeve van de uitvoering van vve. In de financiële verantwoording geeft u een overzicht van de werkelijke subsidiabele lasten en de daarmee gerelateerde baten afgezet tegenover de bij de subsidieverlening vastgestelde financiële begrotingvoor vve en voor het convenant inzet hbo er als coach in de vve. Afwijkingen van meer dan 10% per begrotingsonderdeel worden hierin toegelicht. De financiële verantwoording voor vve 2016 is geen onderdeel van de accountantscontrole. Handleiding verantwoordingsschema In onderstaand schema staat per gestelde voorwaarde met een kruisje aangegeven of en zo ja, op welke wijze verantwoord moet worden. Ook staat aangegeven of dit onderwerp moet worden getoetst door de accountant. In de kolom toelichting en werkwijze staat aangegeven wat er van de verantwoording verwacht wordt. Pagina 4-12
Kader en vormgeving Voorschoolse voorzieningen die een vveprogramma uitvoeren met subsidie van de gemeente Rotterdam registreren naam, geboortedatum, adres, woonplaats, aanmeldingsdatum, eerste bezoekdatum en laatste bezoekdatum (indien van toepassing) van het kind bij de voorschoolse voorziening en of het kind een doelgroepkind is. Een daartoe bevoegd persoon ondertekent deze lijst. De lijst wordt bij de houder bewaard en getoond voor eventuele controle. Als er sprake is van een digitaal registratiesysteem dan is een papieren lijst met ondertekening niet vereist. In dat geval verklaart een daartoe bevoegd persoon dat de hiervoor genoemde gegevens in het digitale registratiesysteem zijn opgenomen. Wanneer in Rotterdam een registratiesysteem voor voorschoolse voorzieningen is ingevoerd, verstrekken instellingen de overeengekomen gegevens via dit systeem. Voor registratie van doelgroepkind door de vve-instelling in 2015 geldt een overgangsregeling (zie bijlage 1). Aantal twee- en driejarige peuters aan wie een vve-programma is aangeboden. Inhoudelijke verantwoordi ng Assurance - rapport (indien van toepassing ) Toelichting en werkwijze (definitieboekje) Indien van toepassing: De accountant controleert of de lijst aanwezig is bij de houder en is ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. In geval van een digitaal registratiesysteem is een papieren lijst met ondertekening niet vereist, maar controleert de accountant of er een verklaring is waarin staat dat de gegevens in het digitale registratiesysteem zijn opgenomen. De verklaring is ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. Inhoudelijk: Aantal twee- en driejarige peuters aan wie gedurende de subsidieperiode een vve-programma is aangeboden. Dit aantal wordt vastgesteld door het aantal twee- en driejarige peuters te tellen dat is ingeschreven voor het vve-programma dat is aangeboden in twee telweken en vervolgens het gemiddelde Pagina 5-12
te nemen van de beide telweken. Bij de berekening van het gemiddelde worden decimalen afgerond op het eerstvolgende gehele getal. Voor de verantwoording 2016 gelden de volgende twee telweken: - eerste telweek: de week van 1 tot en met 5 februari 2016; - tweede telweek: van 3 tot en met 7 oktober 2016. De registratie van de twee- en driejarige peuters in de genoemde telweken wordt ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. Indien van toepassing: De accountant controleert of de getekende registratie aanwezig is en of de namen op de registratie overeenkomen met de namen van ingeschreven peuters en of de berekening van de gemiddelde realisatie juist is uitgevoerd. In geval van een digitaal registratiesysteem is een papieren lijst met ondertekening niet vereist, maar controleert de accountant of er een verklaring is waarin staat dat de gegevens in het digitale registratiesysteem zijn opgenomen. De verklaring is ondertekend door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. In dit geval controleert de accountant of de getekende verklaring aanwezig is en of de namen in het digitaal registratiesysteem overeenkomen met de namen van ingeschreven peuters en of de berekening van de gemiddelde realisatie juist is uitgevoerd. Aantal weken dat het vve-programma gedurende de subsidieperiode is aangeboden. Het aantal weken dat het vve-programma is aangeboden in de periode van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2016. Pagina 6-12
De hierna volgende onderdelen worden niet gecontroleerd door de accountant. Voorschoolse voorzieningen zijn opgenomen in het Register Kinderopvang GGD Rotterdam- Rijnmond en voldoen aan de voorwaarden gesteld in de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen, de Wet ontwikkelingskansen voor kwaliteit en educatie, het Besluit basisvoorwaarden kwaliteit voorschoolse educatie, de Verordening peuterspeelzaalwerk Rotterdam 2011 of de meest recent vastgestelde verordening en andere terzake relevante wet- en regelgeving, zoals wordt gecontroleerd door Toezicht en Handhaving bij de inspectiebezoeken. Op de vve-groep staan leidsters met minimaal een mbo-opleiding (mbo 3 of 4) en zij zijn in het bezit van een vve-certificaat voor de uitvoering van een integraal vve-programma of zijn hiervoor in opleiding (gedurende maximaal 2 jaar). Dit wordt gecontroleerd door Toezicht en Handhaving bij de inspectiebezoeken. Dit wordt gecontroleerd door Toezicht en Handhaving bij de inspectiebezoeken. Aantal dagdelen per week dat het vveprogramma gedurende de subsidieperiode is uitgevoerd. De kwaliteit van educatie en de inrichting van de kwaliteitszorg is als voldoende beoordeeld door de GGD en/of Inspectie van het Dit wordt gecontroleerd door Toezicht en Handhaving bij de inspectiebezoeken. Dit wordt door de gemeente bij de subsidieaanvraag gecontroleerd op basis van de beschikbare rapporten van de GGD en/of de Onderwijsinspectie. Pagina 7-12
Onderwijs. Met ingang van 1 januari 2015 voldoet per instelling, zijnde de houder, ten minste 90% van de pedagogisch medewerkers die een vveprogramma uitvoeren met subsidie van de gemeente Rotterdam aan de landelijke eisen voor Nederlandse taalvaardigheid: minimaal niveau 3F voor spreken, gesprekken voeren, luisteren en leesvaardigheid en minimaal niveau 2F voor schrijfvaardigheid en taalverzorging. Aanwezigheidspercentage twee- en driejarige peuters tijdens het vve-programma. Instellingen waarvan de voorschool aansluit op de vroegschool van een school met een In de inhoudelijke verantwoording voor vve 2016 geven instellingen aan in hoeverre zij voldoen aan de landelijk gestelde eisen aan de taalvaardigheid van pedagogisch medewerkers. Het aanwezigheidspercentage wordt per groep vastgesteld aan de hand van de telling van het aantal ingeschreven tweeen driejarige peuters dat werkelijk aanwezig is in de groep en aan wie een vve-programma wordt aangeboden in de twee telweken. Het aantal aanwezige peuters wordt afgezet tegen het totaal aantal ingeschreven peuters aan wie een vveprogramma wordt aangeboden in deze twee telweken. Het aanwezigheidspercentage is het gemiddelde percentage over de beide telweken. Voor de verantwoording 2016 gelden de volgende twee telweken: - de week van 1 tot en met 5 februari 2016; - de week van 3 tot en met 7 oktober 2016. De tellingen worden gedaan aan de hand van de presentielijsten. De presentielijstenzijn getekend door de pedagogisch medewerker van de groep en door een persoon die bevoegd is namens het bestuur documenten voor de verantwoording van de subsidie te ondertekenen. De gemeente toetst dit bij de aanvraag. De vve-instelling neemt in de onderbouwing van de aanvraag op hoe hier Pagina 8-12
regulier onderwijsconcept maken gebruik van een van de door het Nederlands Jeugd Instituut erkende vve-programma s Ko-totaal, Piramide, Kaleidoscoop of Basisgoed/Startblokken. Instellingen waarvan de voorschool aansluit op de vroegschool van een school met een specifiek onderwijsconcept (zoals montessori onderwijs), maken gebruik van een door de Inspectie van het Onderwijs goedgekeurd programma. Voor de kinderopvang zijn de erkende vveprogramma s Ben ik in Beeld en Uk en Puk. Iedere voorschoolse voorziening die een vveprogramma uitvoert met subsidie van de gemeente Rotterdam heeft een ouderbeleid dat: - afgestemd is op de ouderpopulatie van de groep; - past bij de vve-methode die wordt gebruikt; - voldoet aan het standaardprogramma Groep nul, met uitzondering van het daarin verplichte huisbezoek. Voor kinderopvang met een vve-programma geldt een uitzondering voor de wekelijkse ouder-kindactiviteiten. Daaraan geven zij invulling door in het ouderbetrokkenheidsplan van de instelling duidelijk te maken hoe zij ouders stimuleren, informeren en betrekken bij de dor de instelling georganiseerde ouderkindactiviteiten. In de Beleidsregel Rotterdams Onderwijs Beleid 2015-2016 zijn aanvullende afspraken gemaakt voor de analyse van de ouderpopulatie en het ouderplan per locatie. uitvoering aan wordt gegeven. De gemeente toetst dit bij de aanvraag. De vve-instelling neemt in de onderbouwing van de aanvraag op hoe hier uitvoering aan wordt gegeven. In de inhoudelijke verantwoording neemt de vve-instelling op hoe het ouderbeleid is gerealiseerd en wat de bevindingen zijn in het licht van het gestelde bij de aanvraag. De resultaten van de peuters worden De organisaties met voor- en/of vroegschoolse educaties Pagina 9-12
bijgehouden door middel van een observatieinstrument voor jonge kinderen. Met de instellingen zijn afspraken gemaakt over het inzichtelijk maken van de resultaten van de voorschool. Deze resultaten zijn af te leiden uit het observatie-instrument en vormen in het kader van de overdracht naar de basisschool input voor het leerlingvolgsysteem van de school. In het document Kwalitatieve afspraken vooren vroegschoolse educatie: Inzichten in opbrengsten voorschoolse educatie & Resultaatafspraken vroegschoolse educatie, Rotterdam, 2015-2017 zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop inzicht wordt verkregen in de opbrengsten van de voorschoolse educatie en over de resultaten van de vroegschoolse educatie. Deze afspraken zijn opgenomen in de Beleidsregel Rotterdams Onderwijs Beleid 2015-2016. Voorschoolse voorzieningen die een vveprogramma uitvoeren met subsidie van de gemeente Rotterdam werken mee aan het opstellen van de vve-monitor door OBI. Wanneer in Rotterdam een registratiesysteem voor voorschoolse voorzieningen is ingevoerd, verstrekken instellingen de benodigde gegevens via dit systeem ter vervanging van de OBI-monitor. leveren bij de verantwoording aan de gemeente een managementrapportage: - waarin de resultaatgegevens op peildatum 1 oktober 2016, zoals vastgelegd in het document Kwalitatieve afspraken vooren vroegschoolse educatie: Inzichten in opbrengsten voorschoolse educatie & Resultaatafspraken vroegschoolse educatie, Rotterdam, 2015-2017 zijn opgenomen; - waarin de 1-meting per oktober 2016 wordt vergeleken met de 0-meting van oktober 2015; - en de nieuwe doelen en/of acties die op basis van die bevindingen zijn geformuleerd; - en vermeldt van welk observatieinstrument dan wel van welk meetinstrument gebruik is gemaakt. De vve-instellingen ontvangen van het OBI formulieren om de gevraagde gegevens te verstrekken, tenzij de gevraagde gegevens reeds zijn geleverd aan het Rotterdamse registratiesysteem. Pagina 10-12
BIJLAGE 1. Overgang oude en nieuwe doelgroepdefinitie voorschoolse periode (vve) gemeente Rotterdam Oude doelgroepdefinitie vve Een kind valt binnen de doelgroep voor vve als tenminste één van de ouders in een niet-westers land is geboren of een ouder een opleidingsniveau heeft dat overeenkomt met maximaal 2 jaar lbo/vbo. Nieuwe doelgroepdefinitie vve per 1 januari 2015 Er is sprake van een doelgroepkind voor de vve wanneer een kind verschenen is op consult (14 of 24 maanden) bij het CJG en: de thuistaal van het kind niet de Nederlandse taal is OF beide ouders/ verzorgers of de ouder/ verzorger die met de dagelijkse zorg is belast een opleidingsniveau heeft maximaal lbo/vbo, praktijkonderwijs of vmbo basis- of kaderberoepsgerichte leerweg. Oude doelgroepdefinitie tot en met 31 december 2014 Inschrijving en plaatsing vóór 31 december 2014. De instelling heeft volgens de oude doelgroepdefinitie bepaald of een kind tot de doelgroep behoort en geregistreerd of een kind wel of geen doelgroepkind is. De registratie van kinderen die in het verleden (tot 1 januari 2015) volgens de oude doelgroepdefinitie zijn geplaatst en geregistreerd blijft onveranderd in het systeem staan. Vve instelling NIEUWE DOELGROEPDEFINITIE per 1 januari 2015 CJG (Centrum Jeugd en Gezin) Pagina 11-12
1. Inschrijving of plaatsing na 1 maart 2015 ( 14 of 24 maanden consult CJG) Bij de intake door de vve instelling vraagt de instelling de ouder wanneer men bij het CJG is geweest voor het 14 of 24 maanden consult. Is men bij het CJG geweest na 28 februari 2015, dan vraagt de instelling aan de ouder om een indicatiebrief en registreert of het kind wel of geen doelgroepkind is. Is men niet bij het CJG geweest dan verwijst de vve instelling de ouder naar het CJG. Mocht de ouder het CJG niet willen bezoeken, dan behoort het kind niet tot de doelgroep. Vanaf 1 maart 2015 zal het CJG bij het 14 of 24 maanden consult de doelgroepbepaling doen aan de hand van de nieuwe doelgroepdefinitie en aan de ouder een indicatiebrief verstrekken wanneer een kind een doelgroepkind is. 2. Inschrijving en plaatsing vve instelling per 1 januari 2015, waar punt 1 niet van toepassing is. De vve instelling bepaalt de doelgroep volgens de nieuwe doelgroepdefinitie en registreert of het kind wel of geen doelgroepkind is. Informatie gemeente Rotterdam: vvemo@rotterdam.nl BIJLAGE 2 Het Model verantwoordingsformulier 2016 is als afzonderlijk exceldocument bijgevoegd. Pagina 12-12