Aanleveren van digitale bestanden

Beknopte handleiding AANLEVEREN VAN DIGITALE BESTANDEN

1. ALGEMEEN Bestandsnamen Bij de naamgeving van alle geleverde bestanden (opmaakbestanden, logo's, illustraties, pdf s, enz ) mogen GEEN vreemde tekens gebruikt worden. Voorbeelden van vreemde tekens zijn (bijna) alle leestekens en vooral "/", "\", "*", " ", "<", ">", "+", " ". Vermijd spaties. Tekens die eventueel kunnen gebruikt worden om een naam in te delen zijn _ (underscore) en - (koppelteken). Vb. niet: Aff. Proef: 1 Deel 1 2002 WEL: AFF_PROEF1_DEEL1-2002 Vermijd te lange bestandsnamen ( 30 tekens) en gebruik liefst volledig hoofdletters óf volledig kleine letters. Maak gebruik van een logische onderverdeling en indeling van de diverse bestanden. Onze structuur is erop gericht alle bestanden in één hoofdmap onder te brengen met daarin submappen Opmaak, Beelden, Fonten, waarin de diverse bestanden zich bevinden. Deze submappen kunnen desgewenst nog verder ingedeeld worden, bv. per hoofdstuk. Bestanden afkomstig van Windows (PC) dienen de juiste bestandsextensies te vermelden (.qxd,.tif,.eps,.txt,.doc,.indd). Illustratiemateriaal Belangrijke opmerkingen i.v.m. kleuren Hou er rekening mee dat Pantone-kleuren (PMS-kleuren) die in CMYK afgedrukt worden, er anders uitzien dan het PMS-kleur op het scherm. In de praktijk zullen overigens alle kleuren op een beeldscherm afwijken van de kleuren in druk, alleen al door de verschillende kleuromgeving (RGB - CMYK). Gebruik de correcte én slechts één benaming voor de PMSkleuren. De naamgeving kan variëren (CV-CVC-...) tussen verschillende programma s en moet eenvormig gemaakt worden. Illustraties worden het best aangeleverd als TIFF- of EPS-file in quadri-waarden (CMYK-mode voor vierkleurendruk) of in grijswaarden (Grayscale-mode voor éénkleurendruk). De minimum resolutie dient minstens 300 dpi te zijn voor CMYK- en Grayscale-mode (foto s) en tussen 800 en 1270 dpi voor illustraties in Bitmap-mode (lijntekeningen). LET OP: Gebruik enkel 8-bits/kanaal en GEEN 16-bits/kanaal afbeeldingen! Fonts/lettertypen - Verzamel alle fonts die in het project gebruikt worden in een afzonderlijke map. LET OP: vergeet niet de fonts mee te leveren welke gebruikt werden in geplaatste eps-files (bv. vanuit Illustrator en/of Photoshop) als deze niet omgezet werden naar lettercontouren. - Wij prefereren het gebruik van Postscript-fonts of Type1-fonts en GEEN TrueType-fonts. Soms worden TrueType-fonts vervangen door Type1-fonts met een identieke naam. Dit kan verloop veroorzaken in opmaakbestanden door de verschillende diktewaarden die gebruikt worden. - MultipleMaster-fonts worden door onze workflow niet ondersteund. - Gebruik nooit de stijlfuncties die bepaalde programma s bieden (bv. elektronisch vet/bold of cursief/italic) maar zorg ervoor steeds het vereiste font met de juiste stijl of het juiste gewicht te gebruiken. Als bij een font de printerfonts ontbreken voor vet/bold of cursief/italic, dan zullen deze op het scherm wel correct afgebeeld worden (door het schermfont) maar zullen ze NIET vet/bold of cursief/italic worden afgedrukt. 2 Orders>02 Lopende Orders>***Walleyngraphics>WG Interne documenten>02 PrePress>DIGI Aanleveren 25-08-2006

- De meeste opmaakprogramma's melden bij het openen van een document welke fonts ontbreken, MS-Word doet dat niet. MS-Word vervangt automatisch het niet-geleverde lettertype door een font die het vindt op het systeem. Tekstverloop is dan zeer waarschijnlijk. - Zorg ervoor de volledige fonts-bestanden mee te geven. TrueType-fonts (PC) en Systeemfonts (Mac) bestaan uit slechts één bestand. Postscript-fonts (Type1-fonts) bestaan uit minimum twee bestanden, nl. een scherm- én een printerfont (kofferbestand): wij hebben BEIDE nodig. - Vermijd het gebruik van fonts met een ingebouwde auteursrechtelijke code. Deze kunnen enkel op de eigen systemen en niet door derden gebruikt worden. Comprimeren van bestanden (ZEKER bij doorsturen via E-mail en FTP) Wanneer bestanden doorgestuurd worden hetzij via e-mail of ftp, kan het gebeuren dat de files veranderingen ondergaan (vb. eps-files of fontbestanden worden omgezet in.txt bestanden). Om dit te vermijden vragen wij om alle bestanden (en ZEKER alle MacIntoshbestanden) te comprimeren door gebruik te maken van BinHex of Stuffit Deluxe (te downloaden via www.allume.com en dit zowel voor Mac als voor PC). Een bijkomend voordeel van het comprimeren is dat de bestandsgrootte tot een minimum gereduceerd wordt wat het doorsturen versnelt. Werkwijze Stuffit Stop alle bestanden in één map (die mag verder onderverdeeld zijn in submappen). Laat deze map via drag&drop vallen op het icoontje van Stuffit Dropstuff en de rest verloopt volledig automatisch. Op dezelfde plaats waar de originele map staat verschijnt een nieuw bestand met dezelfde naam als deze map maar met de extensie.sit erachter. Dit gecomprimeerde bestand kan via E-mail of FTP aangeleverd worden. Bestanden doorsturen via e-mail Gebruik een duidelijke en eenvoudige naamgeving. Zorg ervoor dat de grootte van de bestanden (samengeteld) niet groter is dan 5 Mb. Wil in de mail ook duidelijk aangeven voor welke drukopdracht de bestanden bestemd zijn. Bestanden doorsturen via FTP (File Transfer Protocol) Twee manieren om gecomprimeerde bestanden aan te leveren via FTP (uploaden): 1. Via browser Internet Explorer : Indien geen frequent gebruik - PC-gebruikers : via internetbrowser (Explorer,...) bestanden sturen naar de algemene map Host. Ga via de internetbrowser naar het volgende adres: ftp://host:host@mail.walleyngraphics.be (pas op: hoofdlettergevoelig!). De bestanden kunnen via drag&drop rechtstreeks naar de map Host gesleept worden. Indien frequent gebruik voorzien wij een exclusieve map met een eigen password en login. Gelieve ons hiervoor te contacteren. 25-08-2006 Orders>02 Lopende Orders>***Walleyngraphics>WG Interne documenten>02 PrePress>DIGI Aanleveren 3

2. Via het gebruik van een FTP-programma Op internet kunnen diverse FTP-clients (vb. SmartFTP, BulletProof FTP, CuteFTP,...) gedownload worden. Dit zijn tamelijk eenvoudige applicaties. Geef het Adress (mail.walleyngrapics.be), het Login (Host) en het Password (Host) in (de login en het paswoord zijn hoofdlettergevoelig). De bestanden kunnen dan via drag&drop rechtstreeks in de map Host gesleept worden. - MAC-gebruikers : enkel via FTP-clients (Fetch, Rbrowser,...) Uiteraard kunnen bestanden ook nog steeds op de klassieke dragers aangeleverd worden Wij beschikken over hardware voor het lezen van volgende dragers: Syquest 40 MB - CD DVD Optical MO (128, 256 en 640 Mb) ZIP100 Mb JAZZ BELANGRIJK Voor elk niet-conforme bestand zal aan de klant een rapport met de tekortkomingen worden doorgefaxt of verzonden per e-mail. Er zijn dan twee mogelijkheden: - de klant herwerkt de file zelf en stuurt ons correcte bestanden terug of - de klant laat (als dit technisch mogelijk is) onze diensten de bestanden herwerken tegen bijkomende kostprijs die vooraf in een bestek aan de klant worden medegedeeld. 4 Orders>02 Lopende Orders>***Walleyngraphics>WG Interne documenten>02 PrePress>DIGI Aanleveren 25-08-2006

2. PDF Inleiding Om een drukklare PDF -file te bekomen, dient deze zeker aan de volgende eisen te voldoen: - het document dient gecentreerd te worden - het document dient voorzien te zijn van snijtekens - alle fonten in het document dienen volledig embedded te zijn - het document moet als composite-cmyk weggeschreven worden. 1 Wij raden het exporteren naar PDF vanuit native programma s als QuarkXpress, Pagemaker, Microsoft Word, enz ten zeerste af, uitgezonderd de bestanden van Adobe Indesign CS en CS2 met correct gebruik van de PDFX1a instellingen (screenshots p. 11). De correcte werkwijze om PDF-files aan te maken is de volgende: print het bestand vanuit het native programma naar een PostScript-file (.ps - file (Mac) of.prn -file (PC)) en laat deze PostScript-file distillen naar PDF door Adobe Acrobat Distiller met de correcte jobopties. 2 Van de aangeleverde pdf-bestanden maken wij een geripte proef te vergelijken met de vroegere blauwdruk, die wij aan de klant ter beoordeling voorleggen. Deze proef is te beschouwen als een drukplaatklaar bestand. Indien op deze proef nog correcties aangebracht worden, dienen deze bij voorkeur in de native programma s (QXP, INDD, PM, WORD,...) te gebeuren, waarna een volledig nieuwe pdf-file gemaakt en aangeleverd wordt. Enkel minimale laatste correcties kunnen eventueel op de pdf-file uitgevoerd worden. Grote aanpassingen en correcties op een pdf-file zijn erg tijdrovend en kunnen ook tot gevolg hebben dat de structuur van de pdf-file onherroepelijk beschadigd raakt. Overzicht werkwijze Om een Postscript-file te maken heb je een driver voor een postscriptprinter nodig. Beschik je niet over een Postscript-printer, dan kan je op de website van Adobe een Postscriptdriver ophalen (http://www.adobe.nl/support/downloads/main.html). Voor je de Postscript-file aanmaakt dien je ervoor te zorgen dat alle gebruikte fonts geladen zijn én dat alle geïmporteerde beelden gelinkt zijn. Een Postscript-file maken is eigenlijk printen naar een bestand. Selecteer de Postscript-printer en indien nodig klik printen naar bestand aan. Stel de papiergrootte in (= gesneden formaat + 10 mm extra rondom) en klik snijtekens aan. Dit kan niet in MS Word, bijgevolg kunnen er in MS Word ook geen aflopende beelden geplaatst worden en stel je als papiergrootte het gesneden formaat in. In sommige programma s kun je ook de afloop instellen. Druk daarna af in hoge resolutie. De resulterende.ps -file kun je dan in Acrobat Distiller omzetten naar PDF. 25-08-2006 Orders>02 Lopende Orders>***Walleyngraphics>WG Interne documenten>02 PrePress>DIGI Aanleveren 5

In de volgende voorbeeldstappen gaan wij uit van een document met als gesneden eindformaat A4 = 21 x 29,7 cm. STAP 1 Postscript-file aanmaken a vanuit QuarkXpress 4 en 5 (zie screenshots op pagina 7) > Archief > Pagina-instelling... 1 Printer... 2a Printer: Selecteer de Postscript printer 2b Doel : Bestand 3 Postscript-instellingen: zie screenshot 4. Printinstellingen : zie diverse screenshots (4a-e) Opgelet - bij instelling (4b) papierbreedte en papierhoogte 10 mm rondom bijrekenen (= eindformaat + 20 mm)! b vanuit Adobe Indesign (zie screenshots op pagina 8) > Archief > Pagina-instelling... 1 Printer... 2a Printer: Selecteer de Postscript printer 2b Doel : Bestand (Save as File) 3: Printinstellingen: zie diverse screenshots (3a-f) Opgelet - bij instelling (3a) papierbreedte en papierhoogte 10 mm rondom bijrekenen (= eindformaat+ 20 mm)! STAP 2 Postscript-file distillen met Acrobat Distiller (PDF/X-1a compatibel) Zie screenshots op pagina 10 Onze Apogee PDF-workflow werkt met bestanden die compatibel zijn met Acrobat 4 (PDF1.3). 6 Orders>02 Lopende Orders>***Walleyngraphics>WG Interne documenten>02 PrePress>DIGI Aanleveren 25-08-2006

25-08-2006 Orders>02 Lopende Orders>***Walleyngraphics>WG Interne documenten>02 PrePress>DIGI Aanleveren 7

Aanleveren van digitale bestanden 8 Orders>02 Lopende Orders>***Walleyngraphics>WG Interne documenten>02 PrePress>DIGI Aanleveren 25-08-2006

Aanleveren van digitale bestanden 10 Orders>02 Lopende Orders>***Walleyngraphics>WG Interne documenten>02 PrePress>DIGI Aanleveren 25-08-2006

3. NATIVE BESTANDEN Vooraf Zorg dat ALLE gebruikte fonts/lettertypen, afbeeldingen en document-files van het project meegestuurd worden. Stuur echter enkel die fonts en die afbeeldingen mee die in het project ook effectief gebruikt worden om te vermijden dat verkeerde fonts of afbeeldingen kunnen gebruikt worden. Bezorg ook zoveel mogelijk info over hoe het project vervaardigd werd (welke programmatuur en -versies, op welk platform, enz...) zodat wij het project snel en foutloos in onze workflow kunnen opnemen. A. QUARKXPRESS-BESTANDEN (QXP) en ADOBE INDESIGN (IDD) - Het beeldmateriaal in QXP dient als TIFF-CMYK of EPS-CMYK geplaatst te worden. De beelden mogen binnen QXP maximaal tot 130% vergroot en minimaal tot 20% verkleind worden zonder noemenswaardig kwaliteitsverlies. De geïmporteerde beelden ALTIJD meeleveren. D.w.z. alle illustraties die in de opgemaakte pagina's geplaatst zijn ook apart meeleveren in dezelfde map als het QXP-bestand. Op die manier kunnen wij, mochten er problemen ontstaan, deze illustraties aanpassen en terugplaatsen. - Voor het aanleveren van een QXP-bestand is het aangeraden de functie Verzamel voor Servicebureau toe te passen. Alle gerelateerde bestanden van het project worden hierdoor verzameld in één map. - Indien opgemaakt werd met OPI, dienen alle hoge-resolutie-beelden in de QXP-file aanwezig te zijn. - Eventuele gebruikte 'Paste Board XT' (dit zijn extra modules die gebruikt kunnen worden in QuarkXPress) alsook andere extensies dan de standaard en de XPress Preference -file meeleveren als deze noodzakelijk zouden zijn om het document exact te kunnen openen. - KLEURGEBRUIK Indien Pantone-kleuren niet als steunkleur worden gebruikt, dienen deze omgezet te worden naar CMYK-kleuren. Dit kan door in de menubalk wijzig, kleuren te selecteren, model CMYK te kiezen én steunkleur af te klikken. De naamgeving voor eigen kleuren gebeurt het best door de CMYK-waarden te vermelden (C10M70Y10K30) en niet roodbruin of koningsblauw. Indien het document enkel bestaat uit CMYK dienen alle gekleurde teksten, lijnen en vlakken op uitsparen te staan. Ook alle witte teksten, lijnen en vlakken hebben uitsparen nodig. Alle zwarte teksten, lijnen en vlakken, daarentegen kunnen beter op overdruk worden gezet. Gebruik de juiste én slechts één benaming voor Pantone-kleuren (dus niet Pantone 300, Pantone 300CV en Pantone 300CVC in één opmaak gebruiken). - AFLOOPMARGE (bij foto s of pagina-elementen die tot tegen de rand van het papier komen) gelieve bij de opmaak reeds rekening te houden met de afloopmarge: voor covers en stofwikkels is dit 5 mm buiten het gesneden documentformaat voor binnenwerken is dit 3 mm buiten het gesneden documentformaat. - Zeker NOOIT QXP-documenten als eps-file bewaren en terug in QXP importeren! 12 Orders>02 Lopende Orders>***Walleyngraphics>WG Interne documenten>02 PrePress>DIGI Aanleveren 25-08-2006

- Maak voor geïmporteerde beelden geen gebruik van de optie spiegelen of roteren in QXP. Doe dit in het creatieprogramma. Ook détourages (vrijstellingen) dienen eveneens zoveel mogelijk in het creatieprogramma en niet in QXP te gebeuren. - Maak geen gebruik van haarlijnen en zorg steeds voor een minimale dikte van 0,3 mm voor volle lijnen en 0,5 pt voor stippellijnen. - RUGDIKTE BOEKEN EN STOFWIKKELS De rugdikte wordt bepaald door het te gebruiken papier en het aantal pagina s van het binnenwerk van het boek. Die rugdiktes kunnen bij ons opgevraagd worden voor om het even welke papiersoort. Maak de cover en de stofwikkel van een boek op als één pagina. Dus breedte van achterplat, rug en voorplat naast elkaar. Hou hierbij ook rekening met de eventuele flap aan achteren/of voorplat. B. ADOBE ILLUSTRATOR (AI) en COREL DRAW (CDR) - Gebruik zoveel mogelijk CMYK-kleuren. Indien u eigen kleuren maakt geef deze dan een naam met de gebruikte CMYK-percentages (vb. C10M20Y90K30). - Om fontproblemen te vermijden, is het aangewezen om alle tekst te selecteren en in het menu Tekst, Lettercontouren maken aan te klikken. Hierdoor worden alle lettertekens omgezet in een vectoriële tekening en is het gebruikte font niet meer noodzakelijk om te kunnen afdrukken. - Bij het bewaren als dient Illustrator EPS geselecteerd te worden en in het venster indelingsopties bij compatibiliteit de hoogste versie, bij de voorvertoning als indeling TIFF (8 bits-kleur) en klik Transparant aan. - Bij Opties klik inclusief documentfonts en CMYK-postscript aan. - Gebruik de hoogst mogelijke Postscript Level (hoogste is momenteel versie 3). - CorelDraw-bestanden worden best bewaard als Adobe Illustrator EPS-files. - CorelDraw-patronen (patterns) zijn zeer onvoorspelbaar wat resultaat betreft en wij adviseren dan ook deze niet te gebruiken. C. ADOBE PHOTOSHOP (PS) - Vierkleurenbeelden verwerken in CMYK (géén RGB). - Indien bij het creëeren van het beeld in PS gebruik werd gemaakt van lagen en/of maskerkanalen, gelieve dan vooraleer het beeld te bewaren in het menu Lagen, Flatten Image toe te passen. - Bewaren als TIFF met LZW-compressie voor Mac geniet de voorkeur. - Indien bewaard als EPS dan als monofile, binair en zonder compressie. - Alle halftoonbeelden (Grayscale en CMYK) dienen een minimum resolutie van 300 DPI te hebben op 1/1-formaat. Alle lijntekeningen (Bitmap) dienen een resolutie tussen 800 en 1270 te hebben op 1/1-formaat. 25-08-2006 Orders>02 Lopende Orders>***Walleyngraphics>WG Interne documenten>02 PrePress>DIGI Aanleveren 13

- Beelden in het GIF- en BMP-formaat (meestal gekopieerd van websites) kunnen NIET verwerkt worden wegens een zeer slechts eindresultaat. LET OP: maak enkel gebruik van 8-bits/kanaal en GEEN 16-bits/kanaal (dit controleert u in het menu Beeld, Mode ). D. MICROSOFT WORD, EXCEL, PUBLISHER, PAINT, POWERPOINT - Vaak worden foto s digitaal aangeleverd door deze in een Word-file te importeren. MS Word kan foto s wel importeren maar niet exporteren. Het origineel, in MS Word geïmporteerde fotobestand moet ook apart aangeleverd worden. - MS Word-documenten kunnen via afdrukken naar bestand, gemakkelijk door Acrobat Distiller omgevormd worden tot een drukklaar PDF-document. - Indien kleuren gebruikt worden in Word (en dit geldt voor zowat alle MicroSoft programma s), dan worden deze omgezet naar RGB-kleuren. 14 Orders>02 Lopende Orders>***Walleyngraphics>WG Interne documenten>02 PrePress>DIGI Aanleveren 25-08-2006