Decreet integrale jeugdhulp Decreet rechtspositie minderjarige Wet verwerking persoonsgegevens (wet privacy) Overige hulpverleningsgegevens Wet patëntenrechten. Decreet GIS Code geneesk.plichtenleer Gezondheidsgegevens Wetgeving Toegangsrecht tot het individueel dossier Soort informatie Wie vraagt toegang? Persoonlijke notities beroepsbeoefenaar gezondsheidszorg Gegevens over cliënt met een therapeutische exceptie Gegevens over gezondheid van derde(n) Overige gezondheidsgegevens cliënt Cliënt zelf (minderjarig of meerderjarig) Vertegenwoordiger (ouder, voogd, ) van cliënt Vertrouwenspersoon is (nu) bekwaam is (nu) onbekwaam cliënt is bekwaam of belangenconflict cliënt is onbekwaam geen beroepsbeoefenaar gezondheidszorg is beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg [1] [2] [3] [4] [5] [6] Geen (wel via [6] aangeduid Geen Geen (wel via [6] Geen door - toen bekwame - cliënt) aangeduid door vert.) Geen (wel via [6] aangeduid Geen Geen (wel via [6] Geen door - toen bekwame - cliënt) aangeduid door vert.) Ouder heeft wel inzage Geen Geen Geen Geen Geen (tenzij privacyexceptie > via [6]) Bijstandspersoon (enkel voor minderjarige) Gegevens enkel over cliënt Geen Geen Gegevens over interactie minderjarige in cliëntsysteem (contextuele gegevens) Geen Toegang beperkt tot gegevens over zz via rapportage Toegang beperkt tot gegevens over zz en cliënt via rapportage Gegevens over interactie cliënt derde(n) Gegevens enkel over derde(n) of enkel over andere leden van het cliëntsysteem Gegevens met vertrouwelijkheidsexceptie Informatie door cliënt verstrekt als vertrouwelijk Gegevens met een agogische exceptie t.o.v. minderjarige Stuk opgesteld ten behoeve van het gerecht (tenzij privacyexceptie > via rapportage) Geen Geen Geen (tenzij privacyexceptie > via rapportage) Toegang beperkt tot gegevens over zichzelf via inzage of rapportage Geen Geen Geen Geen Geen Geen Geen (tenzij via bijstandspersoon) Geen Geen Geen (niet via hulpverleningsdossier, ev. wel via gerechtelijk dossier, zie regelgeving m.b.t. het gerechtelijk dossier, o.a. art. 55 Jeugdbeschermingswet). (tenzij privacyexceptie > via rapportage) Toegang beperkt tot gegevens over zichzelf via inzage of rapportage Iedereen heeft steeds toegangsrecht tot de informatie die men zelf verstrekt heeft én tot gegevens over zichzelf via inzage of rapportage, incl. verbeterrecht (wet privacy). Hulpverleners met een gedeeld of een gezamenlijk beroepsgeheim mogen (niet: moeten), in het belang van de cliënt, informatie uitwisselen, maar beperkt tot die informatie die relevant en noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taken (wet privacy; code van geneeskundige plichtenleer). In de mate van het mogelijke dient de hulpverlener geïnformeerde instemming te verkrijgen van de personen op wie de gegevens betrekking hebben. Na overlijden van de cliënt hebben de partner en de bloedverwanten tot en met de tweede graad inzagerecht in de gezondheidsgegevens via een door hen aangewezen beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg ook in de persoonlijke notities en gezondheidsgegevens betreffende derden - op voorwaarde dat hun verzoek voldoende gemotiveerd en gespecifieerd is én de overleden cliënt zich hiertegen niet uitdrukkelijk heeft verzet. 2002-005 Toegangsrecht individueel dossier Versie 6 (juli 2011) - 1
Toelichting bij dit schema Zie volgende bladzijden Bronnen Decreet rechtspositie minderjarigen (DRP) en parlementaire memorie van toelichting (2004) Werkmap Aan de slag met het decreet rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp Website Rechtspositie Minderjarigen (www.rechtspositie.be) en OSBJ (www.osbj.be) Decreet Integrale Jeugdhulp (2004) Website Integrale Jeugdhulp (wvg.vlaanderen.be/jeugdhulp/) Wet Patiëntenrechten (2002) Wet op de privacy (1992) (wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzicht van de verwerking van persoonsgegevens) (http://www.privacycommission.be/nl) Code van geneeskundige plichtenleer (http://www.ordomedic.be/nl/code/hoofdstuk/het-medisch-dossier) Decreet bijzondere jeugdbijstand (2008) Decreet gezondheidsinformatiesysteem (GIS) (2006) dat echter nog niet in werking is getreden Put, Johan (2007). Advies Werken met gezondheidsgegevens in de integrale jeugdhulp, 67 p., http://www.law.kuleuven.be/isr/onlinepublicaties.html Besluit van de Vlaamse Regering van 4 februari 2011 betreffende de algemene erkenningsvoorwaarden en kwaliteitszorg van voorzieningen voor opvang, behandeling en begeleiding van personen met een handicap: art. 23-26 handelen over het dossier Luc Vanherck, stafmedewerker Dit is versie 6 (juli 2011). De eerste versie werd nagelezen en gecorrigeerd door de faculteit rechten van de Universiteit Antwerpen (september 2009), de tweede en derde versie door de juridische en medische dienst van het VAPH (februari 2010), de vierde versie door het OSBJ (Steunpunt Jeugdhulp, september 2010), waarvoor dank! Versie 5 (februari 2011) werd verspreid door het VAPH als bijlage 1 bij de omzendbrief van 29 juni 2011 over het BVR van 4-02-2011 betreffende de algemene erkenningsvoorwaarden en kwaliteitszorg van VAPH-voorzieningen. In versie 6 werd het BVR van 4 februari 2011 verwerkt. 2002-005 Toegangsrecht individueel dossier Versie 6 (juli 2011) - 2
Toelichting 1: Soort informatie A. Gezondheidsgegevens Vormen samen het patiëntendossier (wet patiëntenrechten) of gezondheidsdossier (decreet gezondheidsinformatiesysteem) Toegang tot het patiëntendossier wordt bepaald door de wet op de patiëntenrechten, de wet verwerking persoonsgegevens, het decreet gezondheidsinformatiesysteem en voor het medisch dossier ook door de code van geneeskundige plichtenleer. De wet op de patiëntenrechten geldt voor iedereen die gevraagd of ongevraagd gezondheidszorg krijgt (zonder onderscheid min- of meerderjarigen). Gezondheidsgegevens = gegevens verzameld door een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg of gegevens opgenomen in een medisch verslag: Beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg = niet enkel de arts, maar alle medische en paramedische beroepsbeoefenaars die diensten verstrekken met het oog op het bevorderen, vaststellen, behouden, herstellen of verbeteren van de gezondheidstoestand van een patiënt of om de patiënt bij het sterven te begeleiden (zie wet patiëntenrechten) Concreet gaat het om: - artsen, tandartsen, vroedvrouwen, apothekers, verpleegkundigen, zorgkundigen, kinesitherapeuten, logopedisten, ergotherapeuten, diëtisten, bandagisten, orthesisten, prothesisten, audiologen en audiciens, orthoptisten, podologen, farmaceutisch-technische assistenten, technologen medische beeldvorming, medisch laboratorium technologen - beroepsbeoefenaars van homeopathie, chiropraxie, osteopathie en acapunctuur Medisch dossier = opgesteld en bewaard door een geneesheer; onderdeel van het patiëntendossier Persoonlijke notities van de beoefenaar in de gezondheidszorg: enkel toegankelijk voor hem persoonlijk en voor een door de cliënt aangeduide beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg van zodra ze meegedeeld zijn aan anderen, zijn het geen persoonlijke notities meer; persoonlijke notities maken in feite geen deel uit van het dossier In ieder geval is het zeker niet toegelaten dat een arts alles beschouwt als persoonlijke notities (advies van de orde van 18/9/2004) men mag dit veralgemenen naar alle hulpverleners en stellen dat, conform de wet patiëntenrechten, losse notities als geheugensteun geen deel uit maken van het dossier (zie ook: decreet gezondheidsinformatiesysteem art. 8). Therapeutische exceptie (wet patiëntenrechten art. 7 4) = betekent dat je (ev. tijdelijk) geen toegang krijgt tot bepaalde gezondheidsgegevens uit je dossier wanneer de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg oordeelt dat dit op dat moment beter is voor je gezondheid. Dit kan enkel indien hij bepaalde criteria in acht neemt: vooraf een collega raadplegen, zijn beslissing schriftelijk motiveren en toevoegen aan je patiëntendossier, je vertrouwenspersoon informeren. Indien MJ onbekwaam: ouders hebben toegang tot deze gegevens in het kader van het ouderlijk gezag; andere vertegenwoordigers via beroepsbeoefenaar. 2002-005 Toegangsrecht individueel dossier Versie 6 (juli 2011) - 3
B. Overige hulpverleningsgegevens Vormen samen het cliëntdossier Overige hulpverleningsgegevens = gegevens verzameld door wie geen beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg is, zoals begeleider-opvoeder, psycholoog, (ortho)pedagoog, Cliëntsysteem = minderjarige + ouders (d.i. titularissen van het ouderlijk gezag) + opvoedingsverantwoordelijken (d.i. alle andere personen dan de ouders, die op een duurzame wijze de feitelijke bewaring hebben over de persoon van de minderjarige, bijvoorbeeld de grootouders, de stiefouder, de partner van één van de ouders of om het even welke derde die de minderjarige feitelijk opvoedt, eveneens de personen bij wie de minderjarige is geplaatst, bv. pleegouders; het moet hierbij om een natuurlijke persoon gaan; een hulpverlener in een voorziening valt niet onder deze definitie) + personen die met de minderjarige samenwonen op het ogenblik van de uitoefening van het recht op toegang (inwonende broer, zus, grootouder, ) Contextuele gegevens = gegevens die tegelijk de minderjarige cliënt én één of meerdere andere personen uit het cliëntsysteem betreffen Vertrouwelijkheidsexceptie = Een derde of een persoon die deel uitmaakt van het cliëntsysteem kan vragen dat zijn identiteit en/of (delen van) de informatie die hij aanreikt als vertrouwelijk wordt behandeld (valt dan onder het beroepsgeheim van de hulpverlener). De cliënt kan hier dan op geen enkele wijze kennis van nemen. De hulpverlener moet zelf beoordelen of het dan wel nuttig is om deze informatie in het dossier op te nemen. De hulpverlener moet personen informeren over de mogelijkheid van deze vertrouwelijkheidsexceptie. Ook medewerkers van een VAPH-voorziening kunnen gebruik maken van de vertrouwelijkheidsexceptie (BVR 4/02/2011 art.26). Als zij gegevens verstrekken en die als vertrouwelijk bestempelen, kunnen die alleen ingezien worden na hun akkoord. Agogische exceptie = betekent dat je (ev.tijdelijk) geen toegang krijgt tot bepaalde gegevens uit je dossier wanneer de hulpverlener oordeelt dat het niet in het belang van de minderjarige is te worden geïnformeerd over deze gegevens; de bijstandspersoon van de bekwame minderjarige kan wel kennis nemen van deze gegevens; de vertegenwoordiger enkel indien het om een onbekwame minderjarige gaat Opmerkingen Beschouw het patiëntendossier (A) en het cliëntdossier (B) niet als strikt gescheiden dossiers! Gezondheidsgegevens (A) en overige hulpverleningsgegevens (B) moeten herkenbaar onderscheiden worden, maar niet persé gescheiden (mag in één multidisciplinair dossier). Gevolg is dat gezondheidsgegevens en overige hulpverleningsgegevens niet zomaar mogen gemixt worden, bv. in een verslag. Over de begrippen gezondheid en beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg bestaat nog geen absolute rechtszekerheid (zie Johan Put, 2007, Advies Werken met gezondheidsgegevens in de integrale jeugdhulp pa. 31 e.v.). 2002-005 Toegangsrecht individueel dossier Versie 6 (juli 2011) - 4
Toelichting 2: Wie vraagt toegang? A. Cliënt zelf Een wilsbekwame meerderjarige oefent steeds zelf(standig) zijn toegangsrecht tot het dossier uit, zonder vertegenwoordiger. Ook de minderjarige wordt geacht dit recht zelfstandig uit te oefenen, maar enkel indien hij in staat is om op een redelijke wijze te oordelen wat in zijn belang is, rekening houdend met zijn leeftijd en maturiteit. Volgens het DRP wordt de minderjarige van 12 jaar of ouder vermoed hiertoe in staat te zijn. (Het decreet gezondheidsinformatiesysteem legt de leeftijdsgrens op 14 jaar, maar dit is nog niet in werking) Consequentie: de algemene regel is dat ouders geen toegang hebben tot het dossier van hun bekwame minderjarige. (Met uitzondering van de gegevens die enkel zichzelf betreffen, want daar hebben ze toegang toe op basis van de wet verwerking persoonsgegevens.) Ouders hebben enkel toegang mits de uitdrukkelijke toestemming van de bekwame minderjarige, gegeven aan één of beide ouders (staat niet letterlijk in DRP, maar zie FAQ op www.rechtspositie.be). Die ouder krijgt dan toegang tot deze gegevens waartoe de bekwame minderjarige zelf toegang heeft, met uitzondering van de contextuele gegevens waarbij een ouder enkel toegang krijgt tot deze contextuele gegevens die hemzelf én het minderjarige kind betreffen. B. Vertegenwoordiger Rol vertegenwoordiger: oefent de rechten van de cliënt/patiënt (zoals het toegangsrecht tot het dossier) uit wanneer die zelf niet (ev. tijdelijk) / niet meer bekwaam is om dit te doen; kan beslissingen nemen, maar kan nooit ingaan tegen de uitdrukkelijke wilsverklaring van de cliënt/patiënt Vertegenwoordiger = wettelijke vertegenwoordiger of door de cliënt/patiënt benoemde vertegenwoordiger Wettelijke vertegenwoordiger = ouders of voogd (geldt voor minderjarigen en voor meerderjarigen met beschermingsstatuut) Door de cliënt/patiënt benoemde vertegenwoordiger (wet patiëntenrechten art. 14 1): - kan enkel optreden als vertegenwoordiger op het moment dat de cliënt/patiënt zelf niet in staat is om beslissingen te nemen over de aan hem of haar te verstrekken gezondheidszorgen en niet zelf zijn rechten als patiënt kan uitoefenen. - schriftelijk aangesteld door cliënt/patiënt toen hij nog bekwaam was (model: zie bijlage) - indien geen vertegenwoordiger werd aangesteld: dan gaat dit recht achtereenvolgens naar de partner > (indien geen partner of partner wenst dit niet op te nemen) meerderjarig kind > ouder > meerderjarige broer of zus > betrokken beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg na multidisciplinair overleg. Minderjarig = jonger dan 18 jaar. (DRP) Meerderjarig met beschermingsstatuut (wet patiëntenrechten) Onbekwaam? (vanaf geboorte, geworden op latere leeftijd, tijdelijk) In principe bekwaam tenzij de hulpverlener in overleg met de minderjarige en zijn ouders op basis van leeftijd en maturiteit oordeelt dat de minderjarige onbekwaam is om zijn toegangsrecht zelf(standig) uit te oefenen voor het volledige of een deel van het dossier.de onbekwaamheid wordt gemotiveerd in het individueel dossier. Zijn steeds onbekwaam: Statuut verlengde minderjarigheid: een beschermingsstatuut voor personen met een ernstige verstandelijke handicap van bij de geboorte of de eerste levensjaren Statuut onbekwaamverklaring: bedoeld voor personen die zeer ernstig en aanhoudend psychisch ziek zijn én personen met een zeer diepe verstandelijke handicap. Vertegenwoordiger Indien onbekwaam, wordt zijn toegangsrecht tot het dossier uitgeoefend door zijn ouders of door de voogd. Toch moet men de minderjarige zoveel als mogelijk betrekken. Toegangsrechten worden uitgeoefend door de ouders of de voogd. Toch moet men de meerderjarige zoveel als mogelijk betrekken. 2002-005 Toegangsrecht individueel dossier Versie 6 (juli 2011) - 5
Wilsonbekwaam (wet patiëntenrechten) Tijdelijk onbekwaam, bv. door coma, dementie, : beperkt tot de duur dat de cliënt niet in staat is zelf(standig) zijn rechten uit te oefenen. Of iemand wilsbekwaam is of niet, wordt door een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg beoordeeld. Vertegenwoordiger, al dan niet schriftelijk aangesteld door de cliënt toen hij nog bekwaam was. Toch moet ook de wilsonbekwame cliënt zoveel mogelijk betrokken worden. Belangenconflict: moet opgevat worden als een uitzonderlijke situatie, bv. in context van kindermishandeling (waarin ouder van onbekwame minderjarige toch het toegangsrecht tot het dossier van zijn kind wordt ontzegd). C. Vertrouwenspersoon, bijstandspersoon, belangrijke betrokken derde rol beperkt tot informatieuitwisseling en bijstand/advies, kan geen beslissingen nemen (vertegenwoordiger kan dit wel) dit zijn niet noodzakelijk dezelfde personen (enkel mogelijk indien de persoon voldoet aan de gecombineerde voorwaarden) Vertrouwenspersoon Bijstandspersoon Belangrijke betrokken derde wet Wet patiëntenrechten 2002 DRP minderjarigen 2004 BVR erkenningsvoorwaarden en kwaliteitszorg 4-02-2011 van toepassing op taken alle leeftijden gezondheidszorg (diensten verstrekt door beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg) Je bijstaan in volgende situaties: Als je informatie krijgt: kan je vragen om samen met je vertrouwenspersoon die informatie te ontvangen of kan je vragen dat de informatie aan je vertrouwenspersoon wordt meegedeeld. Als je weigert om zelf geïnformeerd te worden: moet de dokter je vertrouwenspersoon informeren en raadplegen vóór hij beslist om jou tegen je wil in toch te informeren. Als de beroepsbeoefenaar je informatie onthoudt omdat hij denkt dat die informatie je gezondheid kan schaden: zal de beroepsbeoefenaar de informatie meedelen aan (onder meer) je vertrouwenspersoon. Als je je patiëntendossier wil raadplegen: mag je vertrouwenspersoon samen met jou of met jouw toestemming het dossier inkijken; mag je vertrouwenspersoon, als hij een beroepsbeoefenaar is, ook de persoonlijke notities van de zorgverstrekker inkijken. minderjarigen jeugdhulp De minderjarige bijstaan in alle contacten met de jeugdhulpaanbieders, de toegangspoort en de trajectbegeleiding in de uitoefening van zijn rechten uit het DRP De bijstandspersoon moet zich bij elk optreden legitimeren. alle leeftijden iedereen die beroep doet op een voorziening die erkend of vergund is door het VAPH De gebruiker bijstand verlenen bij de individuele dienstverleningsovereenkomst: de belangrijke betrokken derde van de gebruiker heeft (op gelijk welk moment) informatierecht en hoorrecht over de individuele dienstverleningsovereenkomst. Kan aanwezig zijn op besprekingen over de individuele dienstverleningsovereenkomst of los daarvan informatie opvragen of gehoord willen worden over die individuele dienstverleningsovereenkomst. Heeft dus een adviserende rol, beperkt tot de individuele dienstverleningsovereenkomst, waaruit we afleiden dat deze persoon mbt het dossier niet dezelfde rechten heeft als de bijstandspersoon voor minderjarigen. Suggestie ivm dossier: ga uit van de regels voor de bijstandspersoon, maar beperk dit tot de individuele dienstverleningsovereenkomst. 2002-005 Toegangsrecht individueel dossier Versie 6 (juli 2011) - 6
Aan welke voorwaarden moet een persoon voldoen om één van deze rollen op te nemen? En is het mogelijk dat één en dezelfde persoon deze rollen combineert? Voor minderjarigen Voor meerderjarigen Voorwaarden Vertrouwenspersoon Bijstandspersoon (enkel voor minderjarige) Belangrijke betrokken derde (enkel voor gebruiker van VAPH-voorziening) Combinatie bijstandspersoon + belangrijke betrokken derde Combinatie bijstandspersoon + belangrijke betrokken derde + vertrouwenspersoon Combinatie belangrijke betrokken derde + vertrouwenspersoon Vrij gekozen door X X X X X X cliënt/gebruiker (1) Wijze van aanstellen Schriftelijk Onduidelijk Akkoord gebruiker, op Akkoord gebruiker, Schriftelijk Schriftelijk (2) gelijk welke wijze op gelijk welke wijze (3) Geen professionele begeleider X X X X X van de gebruiker (niet rechtstreeks betrokken bij de hulpverlening) Gebonden door het X X X beroepsgeheim of personeelslid zijn van de school waar de minderjarige onderwijs volgt Facultatief: (X) (X) (X) beroepsbeoefenaar in de (4) (4) gezondheidszorg (1) indien de minderjarige dit niet zelf kan, aangewezen door de ouders; maar indien de minderjarige en de ouders tegenstrijdige belangen hebben, of indien niemand het ouderlijk gezag uitoefent, kan de hulpverlener een bijstandspersoon aanstellen die in de plaats van de ouders het toegangsrecht uitoefent. Wanneer de (onbekwame) minderjarige een jeugdadvocaat kreeg toegewezen door de stafhouder van de balie, kan deze sowieso optreden als bijstandspersoon van de minderjarige. (2) Hoe aanstellen? Onduidelijk (De Vlaamse regering bepaalt de nadere regels ). Schriftelijke aanstelling is (voorlopig?) geen voorwaarde. (3) Schriftelijk aangesteld: volg procedure vertrouwenspersoon (zie bijlage bij document Toegangsrecht tot het individueel dossier ) (4) Geen absolute voorwaarde, maar indien deze persoon tevens beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg is, heeft hij ook toegang via inzage tot de persoonlijke notities van de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg en tot de gegevens met een therapeutische exceptie (wet patiëntenrechten) (3) (4) 2002-005 Toegangsrecht individueel dossier Versie 6 (juli 2011) - 7
Toelichting 3: Hoe toegang verlenen? Dit vergt een degelijke voorbereiding: de hulpverlener krijgt echter de tijd om het dossier klaar te maken. Na aanvraag (mondeling of schriftelijk). Men moet zijn identiteit kunnen bewijzen en men moet verduidelijken tot welke informatie men toegang wenst. Zo snel mogelijk maar ten laatste binnen de 15 dagen Wetgeving: Gezondheidsgegevens: binnen de 15 dagen (wet patiëntenrechten art.9 2), binnen de 45 dagen (decreet gezondheidsinformatiesysteem art.46) of binnen een redelijke termijn (wet privacy art.10 3) Overige gegevens: binnen de 15 dagen (DRP art.22 2) of binnen de 45 dagen (wet privacy art.10 1) Bij tegenstrijdigheden in de diverse wetgevingen hebben de verplichtingen die voor betrokkene het gunstigst zijn, voorrang (diegene die het meest zijn belangen dient; zie voor minderjarigen: DRP artikel 20): dus wordt de richtlijn binnen de 15 dagen. Hoe? steeds in aanwezigheid van een hulpverlener die toelichting geeft. Men heeft ook het recht de herkomst van de gegevens te kennen (privacywet). Via inzage: voor gegevens waartoe men rechtstreeks en volledig toegang heeft inzage = papieren dossier inkijken of elektronisch dossier op computerscherm bekijken, ter plaatse onder begeleiding van een hulpverlener die de nodige toelichting verstrekt (zeker aan wie niet of nauwelijks kan lezen). Via rapportage: voor gegevens waartoe men onrechtstreeks of gedeeltelijk toegang heeft rapportage = een mondelinge toelichting door een hulpverlener over wat in het dossier staat, gedeeltelijke inzage (delen bedekken) of geschreven rapport met een samenvatting van de wel toegankelijke gegevens Privacy-exceptie: komt voor in twee betekenissen Voor gezondheidsgegevens (wet patiëntenrechten art. 15 1): je vertegenwoordiger krijgt (ev. tijdelijk) geen toegang tot bepaalde gegevens uit je dossier wanneer de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg oordeelt dat dit op dat moment zou indruisen tegen de bescherming van jouw privacy oplossing: de vertegenwoordiger kan dan een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg aanstellen om zijn recht op inzage of afschrift uit te oefenen Voor overige gegevens (DRP art. 22 3): de cliënt krijgt geen volledige inzage tot gegevens over een derde indien de hulpverlener oordeelt dat dit afbreuk zou doen aan het recht van die derde op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer (uitzondering: een minderjarige heeft wel recht op de contextuele gegevens) oplossing: toegang tot de toegankelijke gegevens via rapportage Informatie meegeven op papier: op verzoek en tegen kostprijs (KB 2-02-2007: max. 10 cent per pagina en max. 5 euro per gekopieerd beeld (medische beeldvorming) met een max. van 25 euro in totaal, of max. 10 euro indien volledig digitaal); alhoewel de wet het niet voorschrijft, lijkt het wenselijk om eerst mondeling toe te lichten en dan pas een afschrift mee te geven Afschrift: afdruk van gegevens waartoe men rechtstreeks en volledig toegang heeft via inzage Rapport: samenvatting van gegevens waartoe men onrechtstreeks of gedeeltelijk toegang heeft via rapportage Expliciet toevoegen dat afschrift en rapport strikt persoonlijk en vertrouwelijk zijn, en enkel mogen gebruikt worden voor de doelstellingen van de hulpverlening (dus niet in bv. een echtscheidingsprocedure). Je mag dit weigeren als je duidelijke aanwijzingen hebt dat de cliënt onder druk wordt gezet om een afschrift van zijn dossier aan derden mee te delen. Noteer in het individueel dossier: wie, wat, wanneer, hoe toegang gegeven. 2002-005 Toegangsrecht individueel dossier Versie 6 (juli 2011) - 8
Toelichting 4: Consequenties voor de inhoud van een dossier Gegevens die wettelijk verplicht in het dossier moeten staan (in het kader van het toegangsrecht): de identiteit van je vertegenwoordiger de identiteit van je vertrouwenspersoon (indien aangesteld) motivering van onbekwaamheid om zelf(standig) het toegangsrecht tot je dossier uit te oefenen je eventuele verzoek om zelf geen informatie te ontvangen over je gezondheidstoestand motivering door hulpverlener om bepaalde informatie voor jou achter te houden (therapeutische exceptie; agogische exceptie) de toestemming voor een behandeling (enkel indien cliënt, zijn vertegenwoordiger of de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg hierom verzoekt) gegevens over een spoedbehandeling die zonder toestemming werd uitgevoerd documenten/gegevens waarvan de cliënt heeft verzocht om ze aan zijn dossier toe te voegen (bv. een aanvulling of zijn interpretatie van de feiten) Hoe in een dossier schrijven? beschouw het dossier vooral als een communicatiemiddel om over de hulpverlening te communiceren met de cliënt schrijf over mensen zoals je zou willen dat er over jou, je ouders of kinderen zou worden geschreven maak een duidelijk onderscheid tussen feiten en interpretaties / hypothesen zorg ervoor dat de gegevens nauwkeurig en volledig zijn: je moet je actief inzetten om onnauwkeurige gegevens te corrigeren of te wissen; wis ook irrelevante gegevens, d.i. irrelevant voor het bieden van een kwaliteitsvolle hulpverlening (wet privacy art. 4 1, 4 ) implementatie wetgeving: hulpverleners en voorzieningen dienen hun dossiers geleidelijk aan dusdanig te structureren dat ze een vlotte toepassing van de principes m.b.t. het toegangsrecht mogelijk maken. Toelichting 5: Bewaartermijnen Voor gegevens in het algemeen: Wet privacy art. 4 1, 5 : persoonsgegevens mogen in identificeerbare vorm niet langer worden bewaard dan nodig in verhouding tot het nagestreefde doel; nadien 2 opties: ofwel wissen, ofwel anoniem maken; doet men dit niet, kan een boete worden opgelegd van 100 tot 100.000 euro (wet privacy, art. 39) Voor gezondheidsgegevens: Wet patiëntenrechten art. 9 4: geeft geen termijn op voor het bewaren van gezondheidsgegevens, maar stelt wel dat na overlijden van de cliënt de partner en de bloedverwanten tot en met de tweede graad inzagerecht hebben in gezondheidsgegevens via een door hen aangewezen beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg ook in de persoonlijke notities en gezondheidsgegevens betreffende derden op voorwaarde dat hun verzoek voldoende gemotiveerd en gespecifieerd is én de overleden cliënt zich hiertegen niet uitdrukkelijk heeft verzet. Code van geneeskundige plichtenleer art. 46: medisch dossier (= dossier opgesteld en bewaard door een geneesheer; enger dan het patiëntendossier opgesteld door gelijk welke beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg) moet tot 30 jaar na het laatste contact bewaard worden Decreet Gezondheidsinformatiesysteem art. 12: het individuele gezondheidsdossier, opgesteld en bewaard door een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg, wordt 30 jaar bewaard Voor overige hulpverleningsgegevens: BVR Bijzondere jeugdbijstand: in de vrijwillige jeugdbijstand worden dossiers tot 5 jaar na de meerderjarigheid van betrokkene bewaard (art. 108 5); in de gerechtelijke jeugdhulp worden dossiers tot 5 jaar na het beëindigen van de pedagogische maatregel (dus: na het laatste contact) bewaard (art. 134). 2002-005 Toegangsrecht individueel dossier Versie 6 (juli 2011) - 9
Bijlage Aanwijzing van een vertegenwoordiger in het kader van de vertegenwoordiging van de patiënt Art. 14 1 van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt Ik ondergetekende wijs hierbij de volgende persoon aan als mijn vertegenwoordiger indien ik zelf niet in staat ben om beslissingen te nemen over de aan mij te verstrekken gezondheidszorgen en niet zelf mijn rechten als patiënt kan uitoefenen. Identiteitsgegevens van de patiënt: Voornaam en naam: Adres: Telefoonnummer: Geboortedatum: Identiteitsgegevens van de vertegenwoordiger: Voornaam en naam: Adres: Telefoonnummer: Geboortedatum: Opgemaakt te Datum: Handtekening patiënt: Ik aanvaard de aanwijzing als vertegenwoordiger en zal naar best vermogen de patiënt bijstaan indien hij/zij daar zelf niet toe in staat is. Opgemaakt te Datum: Handtekening vertegenwoordiger: Aanwijzing van een vertrouwenspersoon in het kader van de vertegenwoordiging van de patiënt Art. 7 2 van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt Ik ondergetekende wijs hierbij de volgende persoon aan als mijn vertrouwenspersoon. Identiteitsgegevens van de patiënt: Voornaam en naam: Adres: Telefoonnummer: Geboortedatum: Identiteitsgegevens van de vertrouwenspersoon: Voornaam en naam: Adres: Telefoonnummer: Geboortedatum: Opgemaakt te Datum: Handtekening patiënt: Ik aanvaard de aanwijzing als vertrouwenspersoon en zal naar best vermogen de patiënt bijstaan. Alle informatie vernomen in het kader van het uitoefenen van de functie als vertrouwenspersoon is strikt vertrouwelijk en kan niet worden gedeeld met derden, tenzij mits uitdrukkelijk akkoord van de patiënt. Opgemaakt te Datum: Handtekening vertrouwenspersoon: 2002-005 Toegangsrecht individueel dossier Versie 6 (juli 2011) - 10