Zoekprocedure van het CAB in de sectoren Welzijn & Werk (augustus 2014) Fase 1 : Aankomen van de tolkaanvraag in het CAB en het verspreiden van de tolkaanvraag bij de tolken Het CAB controleert minstens vier keer per werkdag of er nieuwe tolkaanvragen zijn: 1. Via de webapplicatie. Op elke nieuwe aanvraag die bij het CAB aankomt, staat het woord ingediend (= status van aanvraag). De verantwoordelijke bediende bekijkt nieuwe aanvragen chronologisch. De tolkaanvragen worden gecontroleerd. Als alle noodzakelijke info op de aanvraag staat, verandert het CAB de aanvraag van ingediend in goedgekeurd. (Als de aanvraag niet volledig is, vraagt het CAB de ontbrekende info aan de gebruiker.) Op dat ogenblijk wordt de aanvraag automatisch aan alle tolken getoond. Er zijn wel enkele uitzonderingen : - wanneer de gebruiker in zijn aanvraag schrijft reeds afgesproken met tolk X, dan ziet alleen tolk X die aanvraag - wanneer de gebruiker tolk Y in zijn tabblad ongewenste tolken heeft ingeschreven, zal tolk Y de aanvraag niet zien. Opgelet : als de gebruiker in zijn tolkaanvraag schrijft dat alleen zijn voorkeurtolken de opdrachten mogen zien, dan zien de andere tolken de opdracht natuurlijk niet. 2. Via het (oude) elektronisch tolkaanvraagformulier, via gewone email of via fax. De bediende controleert de aanvraag. Daarna wordt ingediend veranderd in goedgekeurd. Voor het vervolg : zie punt 1 hierboven. Fase 2 : Antwoorden van de tolken en verwittigen van de gebruiker als een tolk gevonden is 1. De tolkaanvraag bevat namen van voorkeurtolken. Voorkeurtolken zien gelijktijdig op hun pc een V staan bij de tolkopdracht. Zo weten voorkeurtolken dat de gebruiker graag wil dat zij tolken. Bv. gebruiker A schrijft in zijn aanvraag in volgorde de namen van voorkeurtolken : X, Y, Z. Dan weet het CAB dat gebruiker A liefst X als tolk heeft, daarna Y en daarna Z. Opgelet : de gebruiker en het CAB zien de volgorde van X,Y,Z. De 3 tolken X,Y,Z zien de volgorde niet. Ook de andere tolken zien de aanvraag van A, maar bij hen staat geen V. Alle tolken die de aanvraag zien, kunnen accepteren. Dit wil zeggen : zij stellen zich kandidaat voor de tolkopdracht. Het CAB ziet op de applicatie dat de tolk accepteert. Voorkeurtolken krijgen minstens 24u (weekend en feestdagen niet meegerekend) om te antwoorden. Bv. het CAB keurt op dinsdag 03/06 om 14.00 een binnengekomen tolkaanvraag goed. Dan hebben de voorkeurtolken minstens tijd tot de volgende werkdag om 14.00 om te accepteren ; in ons voorbeeld is dat tot woensdag 04/06 om 14.00. Ondertussen mogen ook andere tolken accepteren. Die andere tolken weten dat zij van het CAB niet onmiddellijk antwoord ontvangen, omdat eerst de voorkeurtolken 24u tijd krijgen om te accepteren.
Als een voorkeurtolk accepteert, dan antwoordt het CAB aan die voorkeurtolk. Het CAB antwoordt door de tolkaanvraag te veranderen in toegekend. Het CAB streeft ernaar om binnen de 24u, die volgen op de acceptatie door de voorkeurtolk, te antwoorden (weekend en feestdagen niet meegerekend). Bij een dringende opdracht antwoordt het CAB sneller aan de tolk (bv. via gsm). Zodra het CAB de tolkaanvraag heeft toegekend, ziet de gebruiker in de applicatie de naam van de tolk (tenzij het om een tolkaanvraag gaat in de verre toekomst. In dat geval moet de gebruiker eerst nog de datum in zijn filter instellen). Ook de tolk ziet direct dat hij de opdracht mag uitvoeren. Wanneer de gebruiker zijn tolkaanvraag niet met de applicatie heeft ingediend bij het CAB, dan wordt hij binnen de 24u (weekend en feestdagen niet meegerekend) na de toekenning verwittigd. Dat gebeurt via email of fax (naargelang hij zelf email of fax heeft gebruikt). Hij leest dan minstens : naam tolk, datum en uur tolkopdracht, adres tolkopdracht. Bij dringende tolkaanvragen gebeurt dit vlugger (bv. sms). 2. De tolkaanvraag bevat geen namen van voorkeurtolken of de voorkeurtolken accepteren niet. Als andere tolken geaccepteerd hebben, dan zal het CAB (na die eerste 24u) kijken welke tolken dicht wonen bij de tolkplaats. Wat de sector Werk betreft, kent het CAB de tolk toe binnen de eerstkomende 24u (weekend en feestdagen niet meegerekend) nadat de tolk heeft geaccepteerd. Het CAB kent de tolkopdracht toe aan de meest nabije tolk. Het CAB antwoordt aan de tolk door de tolkaanvraag te veranderen in toegekend. Samengevat : indien een tolk accepteert, dan kent het CAB de tolk toe vanaf 24u na de goedkeuring van de opdracht (weekend en feestdagen niet meegerekend). n. b. Bij een dringende opdracht antwoordt het CAB sneller aan tolk (bv. via de gsm). Wat de sector Welzijn betreft, waar de dove gebruiker de reiskost zelf moet betalen : daar kan de tijd van toekenning aan de tolk langer worden. Wanneer de tolk verder dan circa 25 km van de tolkplaats woont (cf. routeplanner), dan verwittigt het CAB de gebruiker hoeveel de reiskost is (bv. de tolk woont 32 km ver. 32 km heen en terug = 64 km x 0,20 euro = 12,8 euro). Als de gebruiker de reiskost te hoog vindt, kan hij de tolkopdracht afgelasten. Hij kan ook vragen om de tolkaanvraag op de applicatie op goedgekeurd te laten staan, tot een tolk accepteert die dichter woont. Dan wordt de zoekprocedure verlengd. In die situatie wordt de eerst gevonden tolk weer afgelast. De oorspronkelijk gevonden tolk krijgt een mail met uitleg van het CAB en krijgt opnieuw de status niet toegekend. Van zodra het CAB de tolkaanvraag heeft toegekend, ziet de gebruiker in de applicatie de naam van de tolk. Ook de tolk ziet direct dat hij de opdracht mag uitvoeren. Gaat het om een teamopdracht met meerdere tolken, dan geeft het CAB de naam van de andere meewerkende tolk/tolken door aan de toegekende tolk. Ook de betrokken gebruiker wordt hierover geïnformeerd. In geval geen freelance tolk gevonden wordt en de vlindertolk is nog vrij, kan eventueel de vlindertolk de tolkopdracht uitvoeren. Dat hangt af van verschillende voorwaarden, zie het document De werking van de vlindertolk 2013. Eventuele fase 3 : Verwittigen van de gebruiker als (nog) geen tolk gevonden is Wat gebeurt er als geen tolk gevonden wordt?
Dankzij de applicatie kan de gebruiker op gelijk welk tijdstip zien of een tolk gevonden werd. Het is niet nodig om de gebruiker een apart email bericht te sturen (dit kost ook teveel tijd aan het CAB). Wanneer de gebruiker de dag voor de tolkopdracht in de applicatie ziet dat nog geen tolk gevonden is, ontvangt hij automatisch het volgend bericht : Het CAB heeft uw tolkaanvraag automatisch aan alle tolken bezorgd. Alle tolken konden bij het openen van www.tolkaanvraag.be uw tolkopdracht zien. Helaas heeft tot nu toe geen enkele tolk positief geantwoord. Ook de vlindertolken zijn spijtig genoeg niet vrij. Er zal dus GEEN TOLK aanwezig zijn bij de volgende opdracht. - Als u nu beslist om niet naar deze opdracht te gaan, dan moet u deze opdracht nu afgelasten. - Als u toch wilt naar de opdracht gaan, dan laat het CAB uw tolkaanvraag op www.tolkaanvraag.be staan. Misschien kan een tolk plots opnieuw vrij zijn (bv. omdat een andere opdracht niet doorgaat). Dan kan die tolk uw tolkopdracht vlug aannemen. Als het CAB nog een tolk vindt, dan stuurt het CAB u een sms om u te verwittigen. Als de dove gebruiker de applicatie niet kent/gebruikt, ontvangt de gebruiker de werkdag voor de tolkopdracht een email bericht dat geen tolk gevonden is (indien geen email : via fax). Bv. opdracht gaat door op 4 mei. Als geen tolk gevonden is, stuurt het CAB emailbericht/fax op 3 mei tussen 15.30 en 16.00). Wanneer het om een dringende laat ingediende tolkaanvraag gaat, communiceert het CAB sneller (gsm of noodlijn). Eventuele fase 4 : Tolkaanvraag wordt gewijzigd of afgelast door de gebruiker Het is mogelijk dat de gebruiker zijn tolkaanvraag wijzigt (bv. : gesprek wordt uitgesteld, of adres tolkplaats wijzigt). Dan moet de gebruiker het CAB verwittigen via de applicatie (of via een email/fax als de gebruiker de applicatie nog niet kent). Als het CAB al een tolk heeft toegekend, dan kan de gebruiker de opdracht niet meer wijzigen via de applicatie. Dan stuurt de gebruiker via de webapplicatie een bericht naar het CAB waarin hij uitlegt wat er moet gewijzigd worden. Wanneer de gebruiker via de applicatie afgelast (en er was al een tolk gevonden), dan ontvangt de tolk ook automatisch een bericht van de afgelasting en de reden van de afgelasting. Zo wordt de tolk vlug verwittigd. Als de gebruiker niet kan afgelasten via de applicatie, dan kan hij een mail of een sms (0473/92 33 11) sturen naar het CAB. Maar als de tolkopdracht heel dichtbij is (bv. de tolkopdracht is gepland op 4 juli om 08u30 en de gebruiker wil afgelasten op 3 juli na de kantooruren van het CAB), dan moet de gebruiker toch iets extra doen, want het is mogelijk dat de tolk de applicatie op die dag niet meer bekijkt. Als de gebruiker een opdracht voor s avonds of de volgende ochtend wil afgelasten na de kantooruren van het CAB, dan moet hij de noodlijn (0476/22 91 75) van het CAB verwittigen via sms. Als een afgelasting het CAB bereikt binnen de laatste 48u voor het tijdstip van de start van de tolkopdracht (weekend en feestdagen niet ingerekend), dan heeft de tolk recht op de vergoeding voor alle bij het CAB geboekte opdrachten die binnen die 48u vallen. De tolk heeft ook recht op een vergoeding voor de eventueel al afgelegde reisweg heen en terug. Indien het CAB de tolk een geldige vervangopdracht aanbiedt en de tolk aanvaardt deze opdracht, dan wordt een verrekening gemaakt. De tolk mag in geen geval een financieel verlies lijden. Een geldige vervangopdracht is gelijk welke opdracht in gelijk welke sector (Werk, Welzijn, Onderwijs), tenzij het om een soort van opdracht of sector gaat waarbij de tolk weigert en verwijst naar zijn/haar gegevensfiche tolken inzake vervangingsopdrachten, waarin staat dat men dit soort van opdracht, of in die sector, helemaal niet wil tolken.
De uren van de vervangopdracht (verplaatsingstijd inbegrepen) vallen binnen de uren van de oorspronkelijke opdracht (verplaatsingstijd inbegrepen). Bijvoorbeeld : een tolk die zich bij het CAB vooraf niet opgegeven heeft als onderwijstolk hoeft geen onderwijsopdracht te aanvaarden ter vervanging van een opdracht in Werk. Een tolk die zich zowel voor Onderwijs als Werk & Welzijn heeft opgegeven, moet die wel aanvaarden. Aanvaard de tolk een geldige vervangopdracht niet, dan wordt de geannuleerde tolkopdracht niet vergoed. Wanneer de tolk de vervangopdracht aanvaardt, maar deze neemt minder tolkuren in beslag dan de oorspronkelijke opdracht, wordt de tijd verrekend. Bijvoorbeeld : de oorspronkelijke opdracht duurde 4 tolkuren en de vervangopdracht maar 3. In dat geval zal de tolk toch het honorarium voor 4 tolkuren ontvangen. Eventuele fase 5 : Tolkaanvraag wordt gewijzigd of afgelast door de tolk - Bij afgelasting Een tolk kan om tal van redenen een aangenomen tolkopdracht afgelasten. De tolk gebruikt hiervoor de applicatie, en die stuurt automatisch een email bericht naar de gebruiker. (De gebruiker ziet trouwens ook in de applicatie dat de tolk heeft afgelast.) Uw tolkaanvraag wordt opnieuw aan alle tolken bezorgd. Alle tolken kunnen bij het openen van www.tolkaanvraag.be opnieuw uw tolkopdracht zien. - Als een andere tolk aanvaardt (accepteert), geeft het CAB de opdracht aan die tolk. Dan ziet u de naam van de nieuwe tolk op www.tolkaanvraag.be - Als het CAB geen andere tolk vindt : Voor opdrachten in Welzijn Werk Derden : u ontvangt de dag voor de opdracht een email : GEEN TOLK gevonden Voor opdrachten in onderwijs : u ziet op www.tolkaanvraag.be geen naam van een andere tolk. Opgelet : als u voor de tolkaanvraag bij het CAB zelf had afgesproken met de tolk, dan zien andere tolken uw aanvraag nu niet. Het CAB zal u eerst een email sturen : mag het CAB een andere tolk tolken zoeken voor u? Als de tolkopdracht heel dichtbij is (bv. de tolk wordt ziek de avond voor de dag van de tolkopdracht), dan moet de tolk ook snel de noodlijn van het CAB verwittigen, omdat het CAB de applicatie buiten de kantooruren niet ziet. Indien de tolk een opdracht laattijdig (dit is binnen de 48u voor de tolkopdracht doorgaat weekend en feestdagen niet ingerekend) afgelast met als doel om op hetzelfde moment van de tolkopdracht een andere tolkopdracht te aanvaarden, dan wordt die alternatieve tolkopdracht niet vergoed door de overheden. Het CAB mag die alternatieve opdracht evenwel toch vergoeden met tolkuren als de tolkaanvrager van de oorspronkelijke opdracht ermee akkoord gaat dat de tolk de alternatieve opdracht voor een andere gebruiker gaat uitvoeren. Als de dove gebruiker de applicatie niet kent/gebruikt, ontvangt de gebruiker een email bericht van het CAB dat de tolk heeft afgelast (of desgewenst een fax). Wanneer het om een dringende en laat ingediende tolkaanvraag gaat, communiceert het CAB vlugger. Als er nog voldoende tijd over is, zal het CAB een andere tolk zoeken. - Bij wijziging De gebruiker ontvangt een bericht van de wijziging door de tolk. Uitzonderingsfase 6 : versnelde zoekprocedure Bij een dringende tolkaanvraag, die bv. 2 dagen voor het tijdstip van de tolkopdracht wordt ingediend, wordt de zoekprocedure ingekort. Het CAB gebruikt niet enkel de applicatie om
de tolkaanvraag te verspreiden, maar mailt ook naar (voorkeur)tolken. Bij hoogdringendheid wordt ook gebeld. De gebruiker wordt op de hoogte gehouden via mail of sms. ------------------------