ALGEMENE VOORWAARDEN EERSTELIJNSDAG STANDHOUDERS Artikel 1 ALGEMENE BEPALINGEN 1. In deze voorwaarden wordt onder -- het evenement -- verstaan: De Eerstelijnsdag als ook alle binnen en buiten de halaccommodatie georganiseerde bijeenkomsten en presentaties die in het kader van dat evenement eraan voorafgaand, tijdens of erna plaatsvinden. 2. In deze voorwaarden wordt onder -- de organisator -- verstaan: Van Muylwijck s Beurzen en Evenementen BV, verder te noemen de organisator alsmede haar bevoegde vertegenwoordigers. De organisator is statutair en feitelijk gevestigd te Groningen. 3. In deze voorwaarden wordt onder -- de deelnemer -- verstaan: Diegene, die blijkens de ondertekening van de deelnamebevestiging de overeenkomst van deelname met de organisator is aangegaan, alsmede haar bevoegde vertegenwoordigers. De in dit lid bedoelde ondertekening, ook indien deze bij desbetreffende firma of instelling gedaan is door een niet-bevoegde, zal de organisator beschouwen als de medeondertekening door een bevoegde en zal dientengevolge deelnemer verplichten alle consequenties voortvloeiend uit deze overeenkomst te aanvaarden. 4. In deze voorwaarden wordt onder --gehuurde ruimte, -- standruimte -- of --oppervlakte -- verstaan: Het in m2 uitgedrukte, door deelnemer gehuurde oppervlak waarvan de plaats, de vorm, het oppervlak en het volume via de orderbevestiging door de organisator wordt aangegeven. 5. De inschrijving voor deelname is bindend en kan op de verschillende manieren geldig tot stand komen: Ten eerste door de ondertekening met de handtekening van het inschrijfformulier, ten tweede bij de online inschrijving via de website van de organisator, door de deelnemer, door het aanklikken van de verzendinstructie onderaan de online bevestiging, na het typen van het woord: AKKOORD. Ten derde door het met duidelijke bewoordingen fiatteren van de door de organisator via de e-mail aangeboden online bevestiging. De deelnemer verklaart zich daardoor ook akkoord met deze algemene voorwaarden. Artikel 2 REGELEMENT 1. Dit reglement vormt een geïntegreerd deel van iedere door de organisator met deelnemer ter zake van deelname gesloten overeenkomst. 2. Deelnemer kan tegenover de organisator geen rechten ontlenen aan overeenkomsten ter zake van deelname, strijdig met dit reglement tenzij van een dergelijke overeenkomst blijkt uit een door de organisator getekend geschrift. 3. Derden kunnen tegenover de organisator aan dit reglement geen rechten ontlenen. Artikel 3 ANNULERING DOOR ORGANISATIE 1. De organisator beslist over het al dan niet houden van de beurs en stelt de plaats en tijd vast waarop deze zal plaatshebben. 2. De organisator behoudt zich te allen tijde het recht voor wegens overmacht en andere onvoorziene omstandigheden te hare beoordeling, de vastgestelde data te wijzigen, dan wel een reeds vastgestelde beurs geen doorgang te laten vinden. In geval de vastgestelde data gewijzigd worden, blijft de met de deelnemer gesloten overeenkomst van deelname ongewijzigd van kracht, 3. tenzij deelnemer binnen acht dagen per aangetekende brief kenbaar maakt de overeenkomst te willen beëindigen. 4. Ingeval de vastgestelde beurs geen doorgang vindt, vervalt de overeenkomst van deelname van rechtswege, waarbij de organisator recht heeft op vergoeding van de door haar tot dan toe gemaakte kosten. In geen van de beide hierboven genoemde gevallen kan deelnemer recht doen gelden op vergoeding van de schade, zoals vervolgschade of schade in welke vorm dan ook. 1
Artikel 4 VERTEGENWOORDIGING 1. Indien niet anders uitdrukkelijk is overeengekomen is deelnemer gehouden aan het evenement deel te nemen in de hoedanigheid en met de artikelen die contractueel, of per aanvullend geschrift is overeengekomen. 2. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator is het is niet toegestaan de standruimte(n) zelf of enigerlei wijze van gebruik van de inrichting van de standruimte(n) deels of geheel ter beschikking te stellen aan andere personen, instellingen of ondernemingen dan de deelnemer waarmee de organisator de overeenkomst van deelname is aangegaan. 3. De organisator behoudt zich het recht voor om van deelnemer te verlangen, dat hij / zij op een door organisator te bepalen manier aantoont dat hem / haar de vertegenwoordiging is opgedragen. Artikel 5 BEPERKINGEN 1. Deelnemer is gehouden de inlichtingen te verstrekken, die van hem worden gevraagd op het gebied van- en in verband met zijn deelname. 2. De organisator behoudt zich het recht voor om deelnemer beperkingen op te leggen ter zake van de door deze deelnemer te voeren producten of te verlenen diensten. Artikel 6 INDELING / NON-EXCLUSIVITEIT 1. Deelnemer heeft recht op de door hem gehuurde oppervlakte op een door de organisator toe te wijzen plaats. 2. De organisator houdt zich het recht voor, te allen tijde voor opening van de beurs voor desbetreffende bezoekers ter zake waarvan de overeenkomst van deelname is gesloten, wegens bijzondere omstandigheden te hare beoordeling minder standruimte vast te stellen dan waarvoor was ingeschreven, of tot wijziging van reeds vastgestelde ruimte te besluiten dan wel een reeds verleende vaststelling in te trekken. In dat geval kan deelnemer geen recht doen gelden op vergoeding van door hem geleden schade. 3. Exclusiviteit ten aanzien van het door deelnemer tentoongestelde wordt niet verleend, tenzij in speciale gevallen, die door de organisator worden beoordeeld. De deelnemer kan zich er nimmer op beroepen, dat hij stilzwijgend van mening was- met uitsluiting van anderen - alleen gerechtigd te zijn. Artikel 7 ONDERHUUR 1. Het is deelnemer zonder de uitdrukkelijke toestemming van de organisator niet toegestaan het gehuurde oppervlak geheel of gedeeltelijk aan derden te verhuren, of deze geheel of gedeeltelijk aan derden ten gebruik af te staan of deze ruimte met die van andere deelnemers te verruilen, of te gebruiken voor een ander doel dan in de overeenkomst van deelname is bepaald. De organisator behoudt zich het recht voor medehuurders of onderhuurders in de standruimten van de deelnemer te weigeren, of daaraan nadere voorwaarden te verbinden alvorens de toestemming wordt verleend. De bepalingen rond het gebruik van de stand zijn onverminderd van toepassing. Artikel 8 BETALING 2. De huurprijs en alle overige betalingen dienen te geschieden binnen 14 dagen na datum van de nota, tenzij een en ander nadrukkelijk anders is bepaald door de organisator of schriftelijk is overeengekomen tussen partijen. 3. Deelnemer is aansprakelijk voor de betaling van alle aan de organisator verschuldigde kosten in de meest ruime zin, verband houdend met zijn deelname, onverschillig of deze zijn veroorzaakt door de deelnemer zelf, dan wel door derden, ingeschakeld bij de verzorging van zijn deelname. 4. Bij gebreke van tijdige betaling zullen de achterstallige bedragen door of namens de organisator worden geïncasseerd, verhoogd met de wettelijke interest, welke interest wordt verschuldigd na het verstrijken van veertien dagen na factuurdatum, zonder dat daarvoor een ingebrekestelling is vereist. Alle hieruit voortvloeiende kosten, zowel in als buiten rechte, zijn voor rekening van de betrokken deelnemer. 2
Artikel 8 BETALING 5. Indien de betaling niet voorafgaand aan het evenement op de bovengenoemde termijn is ontvangen, staat het de organisator vrij de gehuurde standruimte(n) anders in te delen, het standmodel en het standformaat aan te passen of zelfs aan een ander ter beschikking te stellen. 6. Deelnemer is niet gerechtigd om de door hem te betalen huurprijs te verrekenen met een vordering op de organisator. Artikel 9 KORTINGEN EN TOESLAGEN 1. Uitsluitend de organisatie beslist of een korting of een toeslag al dan niet wordt toegekend en op welke bestelling of bestellingen deze betrekking heeft. 2. Kortingen kunnen worden toegekend op basis van de status van een onderneming. 3. Herinneringen en aanmaningen voegen, per keer dat zij verzonden moeten worden, een bedrag toe van 25 euro exclusief BTW aan administratiekosten. 4. Bestellingen die in de maand van het evenement nog worden gedaan, of tijdens de voorbereiding of uitvoering van het evenement, zijn onderhevig aan een toeslag van 50 % op de normale huur of koopprijs. 1. Artikel 10 REKLAMEREN EN KLACHTEN 1. a. Reclameren voorafgaande aan het evenement over al dan niet geleverde zaken of specificaties rond leveringen worden alleen in behandeling genomen aan de hand van een aan de organisator gericht schrijven per brief of per email. De organisator stuurt hiervan omgaand een aanvraagbevestiging, met daarin het aanvraagnummer. 1. b. Reclameren gedurende het evenement, dus gedurende de opbouw, de inrichting of de beursdagen worden alleen in behandeling genomen bij melding aan de organisatiebalie tijdens het evenement. De organisator voorziet ter plaatse in een aanvraagbevestiging. 2. De organisator beantwoordt de aanvraag schriftelijk en voorziet bij de beslissing met de reden waarom een aanvraag wordt toegewezen of wordt afgewezen. 3. Reclames die na het eindigen van het evenement worden ingediend en betrekking hebben op leveringen gedurende het evenement, worden niet meer in behandeling genomen. Artikel 11 INCASSO 1. Indien deelnemer na daartoe in gebreke te zijn gesteld de huurprijs, of enig ander aan de organisator verschuldigd bedrag niet, niet geheel, of niet tijdig voldoet, heeft de organisator het recht de overeenkomst van deelname onmiddellijk ontbonden te verklaren, onverminderd de gehoudenheid van deelnemer tot betaling van de op het tijdstip van die verklaring in verband met 2. zijn deelname op zijn verzoek te zijnen behoeve of door tussenkomst van de organisator gemaakte kosten, een en ander zonder dat deelnemer recht kan doen gelden op restitutie van reeds betaalde huurpenningen of op vergoeding van de schade, in welke vorm, of uit welke oorzaak die ook mocht zijn geleden. Artikel 12 GEBRUIK VAN DE STAND 1. De standopbouw en -inrichting moeten aan de veiligheids-, praktische-, en esthetische eisen voldoen die daarvoor door de organisator worden gesteld. Steeds zijn verplicht nette vloerbedekking en deugdelijke standwanden. 2. Het is deelnemer niet toegestaan gebruik te maken van de wanden van de aangrenzende stand. Ten aanzien van de hoogte van de stand heeft deelnemer zich te houden aan de door de organisator te geven voorschriften. 3. Deelnemer dient er voor te zorgen dat zijn stand gereed is op het door de organisator vastgestelde tijdstip. Evenzo dient deelnemer ervoor te zorgen dat de stand afgebroken is, en de standplaats ontruimd is op het door de organisator vastgestelde tijdstip. Indien de deelnemer zich hier niet aan houdt, is de organisator gerechtigd zonder enige formaliteit of gerechtelijke tussenkomst de gehuurde ruimte te ontruimen en te ontdoen van aanwezige standbouw en inrichting en de geëxposeerde artikelen te doen opslaan een en ander op kosten van de deelnemer. 3
4. Deelnemer is verplicht tijdens de beurs de door hem gehuurde ruimte met artikelen en bedienend personeel bezet te houden gedurende tijden dat de beurs voor bezoekers is opengesteld. Artikel 13 AANSPRAKELIJKHEID, RISICO, VERZEKERING 1. Goederen die zich bevinden in het tentoonstellingsgebouw of op de bijbehorende terreinen zijn voor rekening en risico van deelnemer. De organisator belast zich niet met het verzekeren daarvan. De organisator aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor welke schade dan ook, door van buiten komende onheilen, noch voor door derden veroorzaakte schade. 2. Deelnemer is zelf aansprakelijk voor de schade, die door toedoen, of nalatigheid van hemzelf, zijn personeel of zijn lasthebbers dan wel door zijn inzendingen aan de organisator worden toegebracht. 3. De organisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade welke is veroorzaakt door het handelen of nalaten van een van deelnemers. 4. Deelnemer moet verzekerd zijn tegen het risico van wettelijke aansprakelijkheid. Daarnaast verdient het aanbeveling een tijdelijke uitbreiding op de bedrijfsinboedelverzekering aan te vragen gedurende periode van de overeenkomst van deelname. 5. Indien een presentatie zodanig is dat hiervoor speciale verzekeringen vereist zijn dan dienen deze te worden afgesloten en dient deelnemer op verzoek een bewijs hiervan te zenden aan de organisator. Artikel 14 BEURSMAGAZINE EN INTERNET 1. De organisator is niet aansprakelijk voor eventuele fouten of omissies, welke in de publicaties mochten voorkomen. Noch aanvaardt zij jegens derden aansprakelijkheid wegens opname van onjuiste gegevens van deelnemers. Artikel 15 DIVERSE VERBODSBEPALINGEN Het is deelnemer zonder uitdrukkelijke toestemming niet toegestaan om: 1. Goederen, meubilair, uithangborden zgn. blikvangers of andere reclamemiddelen, van welke aard ook buiten of boven de door hem gehuurde ruimte te plaatsen of aan te brengen. 2. Het gesproken woord door luidsprekers of anderszins te versterken, of muziek ten gehore te brengen of te doen ten gehore brengen. 3. Prijscouranten, circulaires, reclame biljetten, relatiegeschenken, gimmicks enz. buiten de door hem gehuurde ruimte uit te reiken, of op enigerlei wijze aan te bieden. 4. Een zodanig gebruik te maken van de hem toegewezen standruimte, dat daardoor voor andere deelnemers, of voor bezoekers hinderlijk geraas, belemmering van toe- en of doorgang, lichtval, uitzicht of andere hinder of gevaar of schade kan ontstaan, een en ander ter uitsluitende beoordeling van de organisator. 5. Licht ontvlambare en ontplofbare stoffen of anderszins voor het publiek direct gevaar opleverende stoffen in de stand aanwezig te hebben of open vuur in de stand te branden. 6. Welke Horeca-activiteiten dan ook te voeren, of door een ander te doen voeren. 7. Stilstaand water in open bassins te gebruiken als decoratie of water te vernevelen in stomers sproeiers, fonteinen, of andere apparaten Artikel 16 PUBLICITEITSRECHTEN 1. De organisator behoudt zich het recht voor in het gebouw tekeningen, video- en fotografische opnamen of andere afbeeldingen te maken, als haar eigendom te beschouwen en deze voor door de organisator te bepalen doeleinden te gebruiken. Artikel 17 ANNULERING 1. a. De deelnemer heeft het recht binnen 8 werkdagen na dagtekening van de Email bevestiging een aangetekend schrijven te sturen aan de organisator. Alleen de melding van het feit dat hij / zij de bindende inschrijving ongedaan wenst te maken volstaat voor een geldige annulering zonder enige vorm van kosten. 4
1. b. De organisator behoudt zich het recht voor binnen 8 werkdagen na dagtekening van het ontvangen online inschrijfformulier of binnen 8 werkdagen na postdatum van het ontvangen inschrijfformulier de overeenkomst van deelname zonder opgave van reden per aangetekend schrijven te annuleren. De deelnemer kan geen recht doen gelden op enige vorm van vergoeding van kosten. 2. Indien deelnemer door bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de organisator, verhinderd is van de door hem gehuurde ruimte gebruik te maken kan hij de overeenkomst annuleren, onder gehoudenheid tot betaling van een bedrag gelijkstaande met 50 % van de huurprijs vermeerderd met de op het tijdstip van de annulering in verband met zijn deelname te zijnen behoeve door-, of door tussen- komst van de organisator gemaakte kosten en aangegane verplichtingen. 3. In afwijking van het voorgaande lid, is een deelnemer die binnen een termijn van vier weken voor de aanvang van de beurs annuleert aan de organisator 100% van de huurprijs verschuldigd vermeerderd met de op het tijdstip van annulering in verband met zijn deelname te zijnen behoeve door of door tussenkomst van de organisator gemaakte kosten en aangegane verplichtingen. Artikel 18 VERSTEK 1. In geval deelnemer op de beurs verstek laat gaan heeft de organisator het recht de overeenkomst met deelnemer zonder rechtelijke tussenkomst onmiddellijk als ontbonden te verklaren waarbij de organisator recht heeft op 100% van de reeds betaalde of verschuldigde huurprijs vermeerderd met in verband met zijn deelname te zijnen behoeve door, of door tussenkomst van de organisator gemaakte kosten en aangegane verplichtingen. Artikel 19 FAILLISSEMENT EN SURSCEANCE VAN BETALING 1. In geval deelnemer voor de aanvang van de periode ter zake waarvan de overeenkomst van deelname is gesloten in staat van faillissement wordt verklaard, ongeacht of het vonnis van faillietverklaarde in kracht van gewijsde is gegaan, dan wel surseance van betaling heeft gekregen, heeft de organisator het recht de overeenkomst met deelnemer zonder rechtelijke tussenkomst onmiddellijk als ontbonden te verklaren. Artikel 20 OVERIGE REGELINGEN 1. De organisator zorgt voor de handhaving van de orde, en voor de bewaking binnen het beurscomplex. Zij geeft via onder meer de post, als faxbericht, per email en website zodanige voorschriften, bepalingen of aanwijzingen als zij in het belang van een ordentelijk verloop van de beursvoorbereiding-, uitvoering en veiligheid nodig acht. De deelnemer wordt steeds geacht zich tijdig op de hoogte te hebben gesteld van deze berichten en regelgevingen. De organisator regelt en beperkt zo nodig de openstelling voor het publiek, en stelt de eventuele toegangsprijs vast. Deelnemers zijn verplicht zich te gedragen overeenkomstig de door-, of namens de organisator uitgevaardigde voorschriften, bepalingen en aanwijzingen, onverminderd de verplichting zich te gedragen naar de door de overheid in het belang van de veiligheid, openbare orde enz. te geven of gegeven voorschriften. 2. Aan deelnemer die de orde verstoort of zich niet overeenkomstig de voorschriften gedraagt, zoals aangegeven in de vorige artikelen, kan het recht van toegang tot de gebouwen en de terreinen van het beurscomplex door de organisator worden ontzegd, terwijl hij terstond daaruit kan worden verwijderd. De organisator is in dit geval tevens gerechtigd alle noodzakelijk geachte voorzieningen te treffen, zonder enige formaliteit of gerechtelijke tussenkomst de overeenkomst van deelname als onmiddellijk ontbonden te beschouwen, de gehuurde ruimte te ontruimen en te ontdoen van de aanwezige standbouw en inrichting en de geëxposeerde artikelen te doen opslaan, zomede het wegnemen van al hetgeen door deelnemer in strijd met de bedoelde voorschriften, bepalingen en aanwijzingen is geplaatst, gebouwd of aangebracht, een en ander op kosten van deelnemer, zonder dat deze enig recht kan doen gelden op restitutie van huurpenningen of op vergoeding van schade in welke vorm, of uit welke oorzaak die ook mocht zijn geleden, doch onverminderd de door deelnemer jegens de organisator aangegane verplichtingen. 3. De organisator garandeert geen bezoekersaantallen en/of verkoopresultaten. Artikel 21 DOMICILIEKEUZE 5
1. Ten aanzien van de uitvoering van dit reglement van de door de organisator krachtens dit reglement gegeven voorschriften en bepalingen en van andere overeenkomsten ter zake van deelname tussen deelnemer en de organisator kiest deelnemer domicilie ten kantore van de organisator. 2. Alle geschillen, ontstaan uit deelname of uit de toepassing van dit reglement dan wel van andere overeenkomsten ter zake van de beurs of krachtens dit reglement door de organisator gegeven voorschriften en bepalingen worden beoordeeld naar Nederlands recht en zonodig onderworpen aan het oordeel van de daartoe bevoegde rechter, in eerste aanleg te Groningen. Artikel 22 AANVULLENDE VOORWAARDEN VOOR DE FARMACEUTISCHE INDUSTRIE 1. De deelnemer en organisatie houden zich aan de CGR (Code Geneesmiddelen Reclame): 2. De deelnemer zal op geen enkele wijze invloed uitoefenen op de opzet, inhoud en de vorm van de bijeenkomst (congres) 3. In ruil voor de financiële ondersteuning zal Van Muylwijck s Beurzen en Evenementen BV de deelnemer in de gelegenheid stellen met een stand op een door Van Muylwijck s Beurzen en Evenementen BV te bepalen plaats in een aangrenzende ruimte aanwezig te zijn bij de bijeenkomst (congres). Artikel 23 ONVOORZIENE GEVALLEN 1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de organisator. Dit reglement is te allen tijde kosteloos te downloaden op www.eerstelijnsdag.nl of op te vragen bij de organisator. 6