Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018

Postbus 21000 (058) 233 83 88 8900 JA info@sdfryslan.nl Leeuwarden www.sdfryslan.nl Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 Procesbeschrijving conversie Jeugd voor de gemeenten: Achtkarspelen Ameland het Bildt Dantumadiel Dongeradeel Ferwerderadiel Franekeradeel De Fryske Marren Harlingen Heerenveen Kollumerland c.a. Leeuwarden Leeuwarderadeel Littenseradiel Menameradiel Ooststellingwerf Opsterland Schiermonnikoog Smallingerland Súdwest- Fryslân Terschelling Tytsjerksteradiel Vlieland Weststellingwerf. Na 1 januari 2018 worden enkele van deze gemeenten samengevoegd

INHOUDSOPGAVE 1. WAAROM DIT PROTOCOL EN VOOR WIE IS DIT PROTOCOL BESTEMD?... 4 2. CONTEXT... 5 3. UITGANGSPUNTEN... 7 4. BASIS OP ORDE... 7 5. INTREKKEN BESTAANDE TOEWIJZINGEN OP 31-12-2017... 8 6. BEPALING DUURZAME EN HERSTELGERICHTE CLIËNTEN IN PROFIEL EN INTENSITEIT IN 2018... 9 7. STAPPEN IN DE CONVERSIE... 10 7.1. LIJST... 10 7.2. BESLUIT GEMEENTEN... 10 7.3. TOEWIJZEN OP BASIS VAN INKOOP 2018... 11 8. DECLAREREN AFGESLOTEN DBC S, TRAJECTEN EN INSPANNINGSGERICHTE VOORZIENINGEN... 12 9. HOE TE HANDELEN IN DE PERIODE 15 NOVEMBER 2017 T/M 31 DECEMBER 2017... 12 10. VANAF 1 JANUARI 2018... 12 Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 2

Wijzigingsbeheer Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 Dit document is aan wijziging onderhevig. De laatste versie zal steeds gepubliceerd worden op een nader te noemen website; versie Gewijzigde hoofdstukken, beknopte inhoud Geldig per datum 0.1 Concept 21 september 2017 0.2 Wijziging na bespreking 22 september 2017 0.3 Wijziging na bespreking zorgaanbieders 29 september 2017 0.4 Wijziging na bespreking zorgaanbieders 4 oktober 2017 Dit document is geschreven in opdracht van Sociaal Domein Fryslân Auteur: Werkgroep Bedrijfsvoering Inkoop 2018 Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 3

1. WAAROM DIT PROTOCOL EN VOOR WIE IS DIT PROTOCOL BESTEMD? Dit protocol beschrijft de wijze waarop we de bestaande toewijzingen gaan converteren naar de nieuwe inkoop 2018 en welke stappen de gemeenten en zorgaanbieders daarin moet nemen. Per stap staat toegelicht wat er precies verwacht wordt, van wie er wat verwacht wordt en wanneer. Het protocol geldt voor alle opdrachtnemers in de Jeugd die gecontracteerd zijn door de gemeenten in de regio Fryslân. Let op: met ingang van 1 januari 2018 zijn er een aantal gemeenten die gaan fuseren. Het betreft de percelen Specialistische Jeugdhulp, Dyslexie en Pleegzorg. Hoogspecialistische Jeugdhulp valt buiten dit protocol, omdat we op het moment van schrijven te weinig informatie hebben. Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 4

2. CONTEXT Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 In onze regio kiezen wij voor een overgang naar een meer resultaatgeoriënteerde vorm van bekostiging, zodat meer aandacht voor kwaliteit en zorgvernieuwing leidt tot de gewenste vormen van zorginhoudelijke transformatie. Voor de gemeentelijke gebiedsteams en de directe verwijzers betekent deze andere benaderingswijze dat zij zich niet langer richten op de inspanningen van de zorgverleners (dus op de hoe -vraag), maar zich kunnen concentreren op het te bereiken resultaat (de wat -vraag). Het hoe laten de gemeenten over aan het professionele inzicht van de zorgverlener, uiteraard in overleg met cliënt/ouder. Door de aanbieders vrij te laten in het hoe en verantwoordelijk te maken voor het resultaat, is de verwachting dat daadwerkelijke samenwerking en nieuwe dwarsverbanden tussen aanbieders tot stand komen. Met ingang van 1 januari 2018 gaan de Friese gemeenten werken met deze nieuwe bekostigingssystematiek. Als onderdeel van de voorbereiding op de overgang naar de nieuwe systematiek is het nodig om ons huidige bestand te herzien. Daarvoor heeft de werkgroep Bedrijfsvoering Inkoop 2018 drie scenario s onderzocht. Namelijk uitsterven, afkopen en omkatten (zie voor een beschrijving bijlage). Deze scenario s hebben wij voorgelegd aan een groep geselecteerde (en representatieve) aanbieders. Het raadplegen van de aanbieders is een essentieel onderdeel in het advisering- en besluitvormingstraject. De voorgenomen conversie kan namelijk alleen soepel plaatsvinden indien er overeenstemming is tussen de opdrachtgever (de gemeenten) en de opdrachtnemer (aanbieders). Tijdens de bijeenkomst hebben de aanbieders een duidelijke voorkeur uitsproken voor een variant op het scenario omkatten, in het overzicht scenario 3b genoemd. Vertrekpunt hierbij van de aanbieders is dat ze zo snel mogelijk over willen stappen naar een administratieve inrichting op basis van de inkoop 2018. De overige scenario s brengen naar het oordeel van de aanbieders te veel aanvullende uitvoeringskosten met zich mee en sluiten niet aan bij het inrichten van de systemen per 2018. De wens is om zo snel uit zorginhoudelijke motieven te gaan werken op basis van de uitgangspunten van de inkoop 2018. Daarnaast kan geconstateerd worden dat het voorstel van de aanbieders aansluit bij het landelijk advies van de VNG, istandaarden, de VDSD en over de beëindiging van het gebruik van de DBC-systematiek. In dit protocol zal worden beschreven wat de uitgangspunten zijn van het conversiescenario en welke stappen er gezet moeten worden. Per stap zal uitlegt worden wie, wat, wanneer dient uit te voeren. Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 5

De stappen zijn: 1. Aanbieders streven er naar om uiterlijk 15 november 2017 alle cliënten aan te geven die in behandeling zijn, en doorlopen in 2018. 2. Aanbieders geven voor alle cliënten aan welke productcode (volgens bijlage) zij inschatten; 3. Gemeenten ontvangen de lijst en streven er naar om uiterlijk 15 december een beslissing te nemen. 4. Gemeenten trekken alle lopende trajecten in per 31 december 2017 en wijzen de cliënten opnieuw toe in de benoemde productcode Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 6

3. Uitgangspunten Alle lopende trajecten worden op 31-12-2017 afgesloten en de geleverde zorg tot die datum wordt gedeclareerd. Alle lopende trajecten worden gesplitst in duurzaam en gericht op herstel. De duurzame voorzieningen worden per 01-01-2018 omgezet naar een duurzame profiel/intensiteit in de inkoop 2018. De oorspronkelijke einddatum blijft in tact. De hersteltrajecten worden door de zorgaanbieder ingeschat op resterend volume vanaf 01-01-2018 benodigde zorg. Het totaal van dat resterend volume wordt naar een bijpassende profiel/intensiteit gericht op herstel gerekend. Er wordt geen einddatum ingegeven. Besloten is onderscheidt te maken in trajectfinanciering met een vaste prijs en overige zorg. Voor trajecten met een vaste prijs gestart in 2017, welke doorlopen in 2018 is het voorstel om gehele traject in 2017 uit te betalen en uit te dienen tot in 2018. Deze mogen ook niet meer geconverteerd worden naar de nieuwe Inkoop 2018. Alle nieuwe instroom in 2018 zal geschieden in het inkoopkader 2018. Mocht voor een bestaande klant een nieuwe indicatie/zorgtoewijzing nodig zijn, dan gebeurt dat in het nieuwe inkoopkader. 4. Basis op orde Voordat de onderstaande stappen kunnen worden uitgevoerd is het noodzakelijk om het huidige cliëntenbestand op te schonen. Ondanks dat deze actie in juni 2017 al heeft plaatsgevonden blijkt dat dit toch niet het gewenste effect heeft gehad. Dit kan belemmerend werken bij de conversie en zal dus ook opgelost moeten worden. De onderstaande acties vinden plaats tussen 9 oktober en 10 november 2017. Actie SDF: format bestandscontrole versturen naar de zorgaanbieders Overzicht meesturen van contactgegevens gemeenten, inclusief welke gemeenten een link voor beveiligde gegevensoverdracht kunnen toesturen. Actie zorgaanbieders: format invullen voor de cliënten waarvan nog een 301-bericht mist voor zorg in 2017 of eerder (toewijzingen voor 2018 komen later) format beveiligd terugsturen naar de gemeente Actie gemeenten: format verwerken en direct 301-berichten versturen voor alle goedgekeurde regels de afgekeurde regels verzamelen en na afwikkeling van de hele lijst, bespreken met de zorgaanbieder Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 7

format terugsturen naar de zorgaanbieder met daarop vermeld: de 301-berichten zijn verzonden per regel de reden van afkeur per regel Product-dienstencatalogus 2018 invoeren in gemeentelijke software zodanig dat vanaf 15 november 2017, toewijzingen op die PDC voor 2018 verstuurd kunnen worden. NB1: Er zijn gemeenten die een voorziening hebben om beveiligd bestanden over te dragen. De meeste van die voorzieningen werken zo dat de gemeente naar de aanbieder een link stuurt waar de aanbieder de bestanden kan uploaden. De gemeenten die dit kunnen, vindt u op een lijst. U kunt de contactpersonen van die gemeenten een email sturen met het verzoek om een link. 5. Intrekken bestaande toewijzingen op 31-12-2017 De lopende zorg zal worden afgesloten en omgezet worden naar de nieuwe inkoopsystematiek 2018. Hierop zijn twee uitzonderingen. 1. trajecten met een vooraf gedefinieerde vaste prijs die in 2017 zijn gestart en doorlopen tot in 2018. Deze trajecten worden uitgediend. 2. Zorg bij aanbieders die in 2018 niet meer gecontracteerd zijn. Deze zorg wordt nog uitgediend tot uiterlijk 30-06-2018. Alle andere zorg wordt dus beëindigd per 31-12-2017 en vervangen door een nieuwe toewijzing vanaf 01-01-2018. Vanuit de gemeenten zullen deze openstaande voorzieningen die doorlopen in 2018 (behalve genoemde trajecten en de niet gecontracteerde/gegunde partijen) worden afgesloten met de einddatum van 31 december 2017. De daarbij gebruikte reden wijziging toewijzing is; reden 10 Overgang naar nieuwe bekostigingssystematiek (WJ002 = 10) Deze actie zal plaatsvinden tussen 4 december en 11 december 2017. Gemeenten en zorgaanbieders kunnen op basis van de reden wijziging een lijst genereren waarmee zij later een controle kunnen uitvoeren. NB2: Er zijn zorgaanbieders waarvan de software vereist dat de zorgaanbieder zelf het traject stopt. Indien dat bij u het geval is, dan heeft u tot 4 december de tijd om het beëindigingsbericht te sturen. Gebruik hierbij reden beëindiging externe omstandigheden (JZ588 = code 35) NB3: Voordat de voorzieningen afgesloten worden is het misschien handig om een complete lijst te draaien met daarop de einddatum van de voorziening. Deze is immers nodig bij de duurzame trajecten. Daarbij blijft de oorspronkelijke einddatum gehandhaafd. Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 8

Actie gemeenten: lijst genereren waarop de huidige einddatum staat per voorziening einddatum 31-12-2017 opvoeren bij alle openstaande voorzieningen die doorlopen in 2018, behalve de trajecten met een vaste prijs en de niet gecontracteerde/gegunde partijen reden wijzingen is code 10 Overgang naar nieuwe bekostigingssystematiek (beschikbaar per 1 oktober 2017) 301-bericht beëindiging per 31 december 2017 versturen naar de zorgaanbieders Actie zorgaanbieders: Lijst genereren op 6 november waarop de huidige einddatum staat per voorziening voordat de 301-berichten worden ingelezen. Alle 301-berichten verwerken met datum beëindiging per 31 december 2017 6. Bepaling duurzame en herstelgerichte cliënten in profiel en intensiteit in 2018 Voor het bepalen van de duurzame en herstelgerichte voorzieningen is het nodig om de definitie te weten. Definitie van Herstel en Duurzaam: Herstel: zorg gericht op duidelijke ontwikkeldoelen waarbij er voor het kind nog een uitgesproken ontwikkelperspectief is. Duurzaam: zorg gericht op consolideren, dat wil zeggen het behouden en versterken van de eigen zelfredzaamheid en het vergroten van sociale participatie, rekening houdend met evt. beperkingen van het kind. Actie zorgaanbieders: De zorgprofessional bepaalt volgens het afwegingskader: herstel of duurzaam resterende zorgbehoefte vanaf 1 januari 2018 bij herstel profiel en intensiteit (voor zowel duurzaam als herstel) productcode (zie bijlage) NB4: Dit geldt voor alle cliënten waarvoor duidelijk is dat de zorg doorloopt tot in 2018. Bij duurzame cliënten moet de oorspronkelijke einddatum worden gehandhaafd. Indien u van mening bent dat zelfs daarna de zorg nog door moet lopen, kunt u te zijner tijd een JW315 indienen. Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 9

7. Stappen in de conversie 7.1. Lijst De gemeente (SDF) levert een format aan. De zorgaanbieders vullen deze lijst in en leveren deze lijst aan via een beveiligd kanaal (streefdatum 15 november 2017, uiterlijk 1 december). Deze lijst kan in 2 delen worden aangeleverd wanneer het niet lukt om de volledige lijst voor 15 november aan te leveren. Indien u nog een vervolglevering stuurt, geeft u dat aan op de lijst. Hou er alstublieft rekening mee dat cliënten niet op beide lijsten moeten voorkomen. NB5: het kan zijn dat u een cliënt in behandeling heeft waarvoor u nog geen toewijzing heeft maar waarvan u nu al weet dat deze wel in behandeling zal blijven in 2018. U kunt deze cliënten op de conversielijst opvoeren en dan kunt u alleen het beschikkingsnummer niet noemen want dat heeft u niet. Dat veld laat u dan leeg. Indien de conversie-lijst niet binnen is op 1 december, dan schuift het vervolgproces ook op. Het beoordelen van deze lijst zal dan gebeuren op volgorde van binnenkomst. Actie gemeenten (SDF): Format versturen aan de zorgaanbieders Overzicht meesturen van contactgegevens gemeenten, inclusief welke gemeenten een link voor beveiligde gegevensoverdracht kunnen toesturen. Actie zorgaanbieders: Lijst invullen (zie hoofdstuk 6) Lijst vóór 1 december 2017 beveiligd versturen naar de gemeente 7.2. Besluit gemeenten De gemeenten gaan de lijsten beoordelen (bij de toewijzing via het gebiedsteam zal het gebiedsteam hierbij betrokken kunnen worden). De gemeenten moeten formeel een akkoord geven (streefdatum 4 weken na ontvangst van de conversielijst), De gemeenten doen dit op lijst-niveau omdat niet per 1 januari 2018 alle 301-berichten kunnen zijn verstuurd en verwerkt (denk bijvoorbeeld weer aan de herindelingsgemeenten). Gemeenten sturen hun bevindingen dus terug naar de aanbieders in 2 vormen. 1 ondertekende lijst in pdf en 1 digitaal spreadsheet-bestand zonder handtekening. Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 10

Wat beoordelen we? bij toewijzing via het gebiedsteam of het profiel logisch is en niet naar duurzaam of herstel of de zorgaanbieder gecontracteerd is voor het profiel/intensiteit of de cliënt bekend is met een voorgaande voorziening. Mocht er een verschil van inzicht over alleen het profiel zijn tussen de gemeente en zorgaanbieder kan er ook gedeeltelijk akkoord worden gegeven op de lijst tussen 15 november en uiterlijk 31 december. De verschillen zullen in gezamenlijkheid worden besproken en bepaald. Voor het financieel akkoord verwijzen wij naar de afspraken die zijn opgenomen in het contract. Actie gemeenten: Lijsten beoordelen Bij eventuele vragen contact zoeken met de betreffende zorgaanbieder Akkoord geven op cliëntniveau Geaccordeerde lijst beveiligd retour sturen naar de zorgaanbieder in pdf en als spreadsheet-bestand. 7.3. Toewijzen op basis van Inkoop 2018 Actie gemeenten: op basis van de lijst met het beschikkingsnummer kan er direct een 301- bericht worden afgegeven (geen woonplaatsbeginselcheck). De streefdatum is om dit vóór 14 februari 2018 af te ronden voor de verzoeken die op 1 december binnen waren. Bij de duurzame producten dient er een check worden uitgevoerd op de einddatum. NB6: Let op. Er worden in de provincie Friesland een aantal gemeenten heringedeeld. Sommigen worden samengevoegd met een bestaande, sommigen worden samengevoegd met anderen tot een nieuwe en een gemeente wordt zelfs verdeeld in 3 delen. Voor alle nieuw te vormen gemeenten geldt dat zij een nieuwe gemeentecode krijgen per 01-01-2018. Pas nadat zij die code hebben ontvangen en deze is geactiveerd in het GGK, kunnen zij u berichten sturen namens die nieuwe gemeente. Dat zal pas in januari 2018 gebeuren. Het gevolg is dat zorgaanbieders van deze gemeenten, de toewijzingen voor 2018 pas in 2018 zullen ontvangen. Eerder kunnen deze niet verstuurd worden. Het gevolg is ook dat deze gemeenten vanaf 2018 geen JW-berichten meer kunnen verzenden namens de rechtsvoorgangers. Zij kunnen nog wel ontvangen namens de rechtsvoorgangers. Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 11

8. Declareren afgesloten DBC s, trajecten en inspanningsgerichte voorzieningen Actie zorgaanbieders: DBC s: alle geleverde zorg tot en met 31 december 2017 kan worden gedeclareerd via een 321 of 303 bericht (op basis van de oude systematiek). Hierbij moeten de validatieregels, die gesteld zijn door i- Sociaal Domein in samenwerking met VNG en GGZ Nederland, worden toegepast. http://i-sociaaldomein.nl/publicaties/invulinstructie-entechnische-validatieregels-bij-hard-afsluiten-dbc-en-basis-ggz-jeugd. Trajecten met een vaste vooraf gedefinieerde prijs: al deze trajecten kunnen worden gedeclareerd in 2017. De zorg zal echter wel doorlopen in 2018 en kunnen niet op basis van de nieuwe systematiek worden gedeclareerd. Wanneer de zorg stopt stuurt de zorgaanbieder een 307- bericht. Inspanningsgerichte voorzieningen: deze kunnen op basis van de huidige systematiek worden gedeclareerd tot en met 31 december 2017. 9. Hoe te handelen in de periode 15 november 2017 t/m 31 december 2017 Bij nieuwe cliënten die in zorg komen in de periode van 15 november t/m 31 december 2017 spreken we het volgende af: Bij een directe verwijzing geeft de zorgaanbieder twee 315-berichten af, namelijk één voor 2017 en één voor 2018. Bij verwijzingen via het gebiedsteam geeft de gemeente één 301-bericht af voor 2017 en één voor 2018. Voor 2018 zal de intensiteit in samenspraak met de zorgaanbieder worden bepaald. NB7: Ook hier geldt dat gemeenten die worden heringedeeld, de toewijzingen voor 2018 namens de nieuwe gemeente, pas in 2018 versturen. Zie ook de NB bij hoofdstuk 7.3. 10. Vanaf 1 januari 2018 Vanaf 1 januari 2018 gelden de gemaakte afspraken die zijn verwerkt in het administratieprotocol. NB8: Cliënten die zich melden in 2017 maar waarvan duidelijk is dat deze pas in zorg zullen worden genomen in 2018, worden bij voorkeur door gemeenten toegewezen vanaf 02-01-2018. Hiermee zijn deze administratief herkenbaar ten opzichte van de overgangscliënten en financieel maakt het voor de zorgaanbieders niet uit. Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 12

Tot slot Op grond van de inkoop 2016/2017 kunnen meerdere aanbieders gelijktijdig zorg bieden aan kind en/of ouders. Binnen de conversie gemaakte wordt deze zorg door de betrokken aanbieder omgezet naar een voor deze vorm van zorg passend profiel en intensiteitscombinatie op basis van de uitgangspunten van de Inkoop 2018. Dit betekent dat we 2018 te maken krijgen met meerdere aanbieders die gelijktijdig zorg leveren aan kind en/of ouder, of te wel stapeling van zorg. Dit is niet geheel in overeenstemming met de uitgangspunten van de Inkoop 2018 en het Administratieprotocol 2018 maar is in het kader van het ordentelijk uitvoeren van de conversie, onontkoombaar. Dit betekent dat in 2018 de individuele gemeente, samen met kind en/of ouders en aanbieders, op casusniveau vast moeten stellen welke stappen gezet kunnen worden om te komen tot één (hoofd)aanbieder met een passend resultaat en profiel en intensiteit combinatie. Bijlage: 1. Draaiboek 2. Format bestandscontrole ontbrekende toewijzingen 3. Format conversie (incl. Productcodes & Codes trajecten met een vaste prijs die doorlopen in 2018) 4. Afwegingskader Conversieprotocol Jeugd 2017 naar 2018 13